Verksamhetsplan 2014 VGR IT

Verksamhetsplan 2014 VGR IT

Innehåll Vår historia 2 Vår plats i Västra Götalandsregionen 2 IS/IT-styrmodell 3 Vår organisation 4 Styrande dokument 5 Styrande principer 5 Strategiska principer 6 Vår vision 6 Vår verksamhetsidé 6 Instyrning av uppdrag 7 Ständiga förbättringar - Lean 7 Ledningssystem för IT-tjänster 8 Värdegrund 8 Ledarskap 8 Budget 9 Viktiga aktiviteter 2014 9 Styrkort: Kund 10 Styrkort: Process 10 Styrkort: Medarbetare 11 Styrkort: Ekonomi 11 Vår historia Västra Götalandsregionen bildades 1999 och varje förvaltning ansvarade för sin IT-avdelning. 2005 började man titta på hur en framtida organisation skulle kunna se ut och i april 2006 tog regionfullmäktige beslut om att bilda en gemensam IT-avdelning för hela regionen. Regionfullmäktiges beslut blev verklighet när VGR IT bildades 1 januari 2007. I september 2011 tog man beslut om en ny IS/ITstrategi för Västra Götalandsregionen. Genom att samla både strategisk och operativ verksamhet i en och samma organisation togs ett helhetsansvar för IS/IT i regionen och Nya VGR IT bildades 1 april 2012. Från och med 1 januari 2013 heter Västra Götalandsregionens gemensamma IS/ITorganisation återigen VGR IT. Vår plats i Västra Götalandsregionen VGR IT är Västra Götalandsregionens gemensamma IS/IT-organisation. Organisatoriskt sett är vi en avdelning inom Regionkansliet. Regionkansliet innehåller Västra Götalandsregionens ledningsfunktioner och är ett stöd till den politiska organisationen. Kansliet hanterar frågor om hälso- och sjukvård, ekonomi, personal, IT, säkerhet, information och kommunikation. Kansliets uppdrag är av regionövergripande och strategisk karaktär med inriktning på finansiär och ägarperspektiven. Styrning av IS/IT Västra Götalandsregionens IS/IT-styrmodell utgör ramverket för IS/IT-styrningen i regionen. Styrmodellen beskriver roller, ansvar, beslutsforum/beslutsstruktur, vägar för eskalering och en övergripande organisation för IS/IT. Styrningen av IS/IT utgår från IS/IT-huset som beskriver den övergripande strukturen och grunden för hur vi vill arbeta med IS/IT inom Västra Götalandsregionen. Huset utgör grunden för beslutsfattande, finansiering och arbetssätt. Målet är en verksamhetsstyrd IS/ IT-utveckling och en effektivt samlad IS/IT-verksamhet. 2

IS/IT-styrmodell Styrmodellen bygger på att krav och behov av IS/IT-stöd uppstår i kärnverksamheterna och kompletteras med krav från lagstiftning, nationella krav, ägare och branschernas behov etc. Dessa samordnas, prioriteras och beslutas inom respektive bransch som ansvarar för att skapa förutsättningar för utveckling, förvaltning (förbättringar/ändringar på befintliga objekt/ system) och drift. Realiseringen av besluten sker inom VGR IT med stöd av kärnverksamheterna. IS/IT-huset Det kommer att krävas fortsatt arbete innan IS/ITstyrmodellen är införd och realiserad fullt ut inom Västra Götalandsregionen. Ansvaret för införandet ligger nu hos linjen och arbetet kommer att fortgå under år 2014. VGR IT kommer främst fokusera på att säkerställa att organisation och arbetssätt är rätt anpassade till styrmodellens förutsättningar. Översikt IS/IT-styrmodell 3

Vår organisation December, 2014 4

Styrande dokument Modellen beskriver VGR IT:s struktur för styrande dokument. Styrande principer VGR IT:s övergripande strategi är Västra Götalandsregionens IS/IT-strategi. Strategiarbetet integreras i budgetarbetet. Målstyrning anger den strategiska inriktningen för IS/IT i regionen och utifrån IS/IT-strategin formulerar VGR IT sina konkreta mål och aktiviteter i en verksamhetsplan samt handlingsplaner för respektive enhet. Inom ramen för VGR IT:s strategiska mål och beslut samt budget har enheterna ansvar och befogenheter att forma sina konkreta strategier och aktiviteter så att verksamheten bidrar till att nå VGR IT:s och därmed också IS/IT-strategins samlade mål. Budgetansvar för respektive enhetschef är en viktig del i styrningen. Enhetscheferna är ansvariga för att hålla sin budget och för att löpande ha kontroll på verksamhet, ekonomi och personal. Styrning sker genom kontinuerlig visuell mätning och uppföljning på alla nivåer. För att nå uppsatta mål krävs det att våra medarbetare har relevant kunskap, både med formell kompetens och med applicerad kunskap. Detta kräver kontinuerlig kompetenshöjning och individuella utvecklingsplaner upprättas för våra medarbetare där hänsyn tas såväl till regionens behov som till individers potential och intresse. Alla förändringar i organisation/bemanning måste planeras, beskrivas och riskbedömas med hänsyn till processer och leveranser VGR IT följer Västra Götalandsregionens delegationsordning samt upprättade policies, regler, riktlinjer, instruktioner och rutiner som gäller för Västra Götalandsregionen, regionkansliet samt de avdelningsspecifika som finns framtagna för verksamheten. 5

Strategiska principer För att Västra Götalandsregionen ska nå det börläge som verksamheter, branscher och VGR IT strävar mot, krävs ett gemensamt förhållningssätt. Ett antal principer ska gälla vid anskaffning av IT-stöd, liksom vid ny- och vidareutveckling. IT behandlar information som behöver vara åtkomlig på olika sätt och från olika typer av IT-stöd. Information ska kunna användas för fler ändamål, utan dubbelregistrering och dubblerad lagring. En enhetlig informationsstruktur, gemensamma begrepp och termer samt beslutade kodverk ska användas oavsett var informationen registreras, lagras och används. Originaldata ska bara finnas på ett ställe. Det ger en högre informationskvalitet samtidigt som kostnaderna för hantering och lagring minskar. En sammanhållen arkitektur krävs både avseende verksamhetsstöd, information och teknik. För att möjliggöra återanvändning krävs strukturerad integration och väl definierade gränssnitt. Gemensamt utvecklade nationella lösningar ska användas i första hand. Säkerhets- och integritetskrav ska vara styrande för åtkomst till information. Informationen ska vara tillgänglig via olika presentationsgränssnitt. Vår vision Nöjda kunder genom att med IS/IT ge inflytande, inspiration och utveckling. Inflytande IS/IT ger inflytande genom att vara enkel och skapa möjlighet till påverkan, delaktighet, kunskapsspridning och utveckling. IS/IT ger möjlighet till regiongemenskap och dialog. Inspiration IS/IT ger inspiration genom att vara enkel, smart och tillgänglig när och där den behövs i rätt omfattning. IS/IT ger stöd för beslutsfattande och informationen är pålitlig och säker. IS/IT ger inspiration genom att ligga i framkant och ge förutsättningar för öppenhet. Vår verksamhetsidé Vi får nöjda kunder genom att: Ta befälet och vara ansvariga för all IS/IT i Västra Götalandsregionen Leda och styra samt ligga steget före och påvisa nya möjligheter inom IS/IT för att Västra Götalandsregionen ska nå sina mål Stå för kostnadseffektiv IT och göra det som är bäst för hela Västra Götalandsregionen Leverera vad vi lovat - ha örnkoll på vår verksamhet och leverera vad vi lovat i rätt tid och med rätt kvalitet Utveckling IS/IT skapar utveckling och värde genom att tillgängliggöra information och kommunikation när och där den behövs. IS/IT ger förutsättningar för ökad tillväxt i regionen, effektivitet, lärande, kreativitet och skapande. 6

Instyrning av uppdrag För att få en tydlig styrning av projekt och portföljhantering med koppling till Västra Götalandsregionens IS/IT-styrmodell, används projektmodellen Projektilen 3.0 inom Västra Götalandsregionen. Västra Götalandsregionen använder pm3 som förvaltningsmodell rörande IT-stöd. pm3 är en modell för förvaltning och affärsmässig styrning av verksamhetsprocesser och IS/IT-system. IT-systemen grupperas i objekt med utgångspunkt i verksamhetsprocesser och arbetssätt. Ett objekt omfattar en grupp av system med beröringspunkter. Varje objekt har ett förvaltningsuppdrag som beskriver vad som ska utföras under året. Uppdraget finns beskrivet i en objektplan, planen godkänns och finansieras av branschledningen, vilket ger en samordnad och tydlig styrning. Ständiga förbättringar - Lean Vi arbetar ständigt med att förbättra vår verksamhet med hjälp av Lean som metodik för att nå nöjda kunder. VGR IT:s bärande Leanprinciper: Sträva efter nöjda kunder Leverans i rätt tid från mig Rätt från början från mig Ständiga förbättringar och standardiserade arbetsätt Visuell styrning, mätning och uppföljning Engagerade och delaktiga medarbetare Värdegrund och ledarskap Samverkan mellan objekten sker i de systemgränsöverskridande styrgrupper - objektledning. Besluten fattas av objektledning och IS/IT-ledning bransch (styrgrupp för objektfamiljen). Projektmodellen Projektilen 7

Ledningssystem för IT-tjänster Ett ledningssystem för IT-tjänster utgår från IT-systemets strategiska affärsvärde och behovet av att erbjuda IT-tjänster av högsta kvalitet, så väl internt som för kund. VGR IT:s ledning har beslutat att inom organisationen arbeta processorienterat och kvalitetsmedvetet enligt ISO/IEC 20000, den första internationella standarden för ledningssystem för ITtjänster. Standarden är anpassad till och helt förenlig med ITIL (Information Technology Infrastructure Library). VGR IT lutar sig mot ITIL edition 2011 och ledordet är Kunden i fokus. Det finns ett antal processledare utsedda med uppdrag att arbeta tvärs organisationen och varje process har en utsedd processägare. Samtliga arbetssätt och processer i VGR IT:s verksamhet ska finnas beskrivna och visualiserade i en gemensam processkarta på avdelningens intranät. Värdegrund Inom VGR IT värderar vi: Professionalism Levererar åtaganden i tid, effektivt och med god kvalitet Uppträder ansvarsfullt och är förtroendegivande Följer fattade beslut Serviceanda Har kunden i fokus Följer upp och återkopplar till kollegor och kunder Har gott bemötande och visar respekt Engagemang Tar initiativ, är kreativa och arbetar proaktivt Förbättrar ständigt arbetsmetoder och rutiner Delar aktivt med sig av sin kunskap Ledarskap VGR IT:s ledarskap bygger på Västra Götalandsregionens chefskriterier: Värdegrundsbaserat chefskap Mål och resultatorienterat chefskap Utvecklingsorienterat chefskap Kommunikativt chefskap VGR IT:s ledarskap ska präglas av: Tydlig vision, mål och strategier Tydliga och enkla processer och arbetssätt Mätning och styrning Leverera vad vi lovat i rätt tid och med rätt kvalitet VGR IT står för professionella och engagerade medarbetare med hög serviceanda! 8

Budget VGR IT:s verksamhetsbudget för år 2014 uppgår till 772,7 mnkr. VGR IT är en tjänsteleverantör där samtliga intäkter baserar sig på leverans av tjänster. Stort fokus har lagts på kostnadseffektivitet och kostnadstransparens. 510 mnkr avser leverans av tjänster till bransch och 159 mnkr tjänster direkt mot förvaltningarna. Utöver detta avser 104 mnkr leverans av projekt och uppdrag mot bransch. Under 2014 påbörjas effekthemtagning av Gemensam IT-plattform (GIT) genom återbetalning av lån med en kostnad av 19 mnkr. Detta finansieras genom intern kostnadseffektivisering enligt ursprunglig plan. Under 2014 kommer VGR IT investera 15 mnkr för datahallar och reinvestera 45 mnkr i nätverksutrustning, lagringsutrustning, servrar och telefoniutrustning. Resultaträkning VGR IT Budget 2014 tkr Verksamhetens intäkter 772 685 Personalkostnader Lokalkostnader Interna kostnader Externa kostnader Avskrivningar - 332 481-47 702-82 104-249 347-54 977 Verksamhetens kostnader - 766 611 Finansiella intäkter/kostnader - 6 074 Resultat 0 Viktiga aktiviteter 2014 VGR IT strävar efter nöjda kunder och efter att vara ett effektivt och värdeskapande stöd till invånarna i Västra Götalandsregionen och Västra Götalandsregionens verksamheter. Under 2014 kommer VGR IT fokusera på ett antal olika områden, så som att: öka förtroendet för organisationen anpassa VGR IT till IS/IT-styrmodellen öka vår effektivitet och förbättra produktionsstyrningen förbättra vår målkvalitet nästa generations vårdinformationsmiljö Genom att fortsätta definiera, mäta och följa upp leveranstider för prioriterade beställningar och tjänster samt följa upp projekt/uppdrag och framtagna SLA, tar VGR IT ytterligare steg i arbetet för att öka förtroendet för organisationen. För att säkerställa att styrmodellen för IS/IT förverkligas och genomförs fullt ut, kommer VGR IT främst fokusera på att organisationen är rätt anpassad, samt utbilda och säkerställa kunskapen om styrmodellen bland medarbetare. VGR IT kommer även att tydliggöra vägen in till organisationen och se över hur projekt, uppdrag och mikrouppdrag lämnas över till verksamhetssidan. Arbetet med IS/IT-basmiljön kommer successivt under året gå över till att fokusera på nästa generations vårdinformationsmiljö. VGR IT kommer under 2014 och framåt ta fullt ansvar för regionens samlade applikationsportfölj samt avtal med leverantörer. Detta ger förutsättningar att på bästa sätt nyttja den samlade IS/IT-kompetens som finns inom Västra Götalandsregionen. Under 2014 kommer vi arbeta för att ha en fungerande arkitekturledning. Ett antal strategier kommer att färdigställas som exempelvis strategier för åtkomst, mobilitet och visualisering. VGR IT:s konsekventa processutveckling kommer att fortgå för att säkerställa gemensamma rutiner och arbetssätt. För att ständigt förbättra verksamheten använder vi oss av Lean. För att möjliggöra kostnadseffektiv IT fortsätter arbetet med standardisering av infrastruktur, som bland annat omfattar servermiljöer och en enhetlig PC-miljö samt konsolidering av datahallar. Under 2014 kommer VGR IT också fokusera på att stärka regionens IT-säkerhet genom prioriterade aktiviteter samt genom att öka säkerhetsmedvetenheten i vår verksamhet. Ytterligare ett antal större projekt kommer att genomföras, så som IP-telefoni, Single Sign On och självservicefunktioner. Andra fokusområden är att införa nationella säkerhetstjänster och att arbeta vidare med att göra ett antal områden Sourcing Ready för bedömning av vad som ska hanteras internt/externt. VGR IT kommer, precis som tidigare, strukturerat arbeta vidare med kommunikation, ledar- och medarbetarutveckling, kompetensförsörjning, värdegrund och bemötande. Vi kommer även fortsätta arbetet med friskvård, åtgärder för att förbättra vår psykosociala arbetsmiljö och att se hälsa som en strategisk kompetens. VGR IT kommer dessutom att verka för ökad miljömedvetenhet i organisationen med minskat resande, grön IT med mera. En målsättning är att fortsätta det påbörjade nationella samarbetet med övriga regioner och landsting för att på så sätt hitta smarta och kostnadseffektiva lösningar gällande IS/IT. 9

Styrkort: Kund Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Aktiviteter Lösningar för interaktivitet, dialog och medskapande Högt förtroende för VGR IT Beskriva åtaganden från bransch i SLA Enkelt och säkert att nå rätt information för rätt intressenter Effektiva och ändamålsenliga IT-stöd för medarbetarnas dagliga arbete Tydlig väg in till VGR IT Hög leveransprecision i projekt och för beställningar Vidareutveckling av kundwebb, självservice och beställning av IT-tjänster Vidareutveckla resurs- och produktionsplanering Följa och vidareutveckla våra processer Mäta och följa upp projekt och uppdrag, utbilda styrgrupper och projektledare Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Nöjd kund 90% Kvartal Svarstid i Service Desk Medelvärde 3 minuter Vecka Leveransprecision i projekt och uppdrag 90% Vecka Styrkort: Process Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Aktiviteter Snabba reaktioner och leveranser på identifierade behov Effektiva arbetssätt Beskriva och vidareutveckla metoder, verktyg och processer Hög nyttjandegrad av de system som finns Kvalitetssäkrade system- och applikationsförändringar Effektivisera berednings- och realiseringsprocessen Ökat fokus på proaktivt säkerhetsarbete Förbättrade metoder för mätning och uppföljning Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Lösningsgrad i första linje support 80% Månad Genomförda förändringar utan 95% Månad störning Lösningsgrad av incidenter mot SLA 95% Vecka 10

Styrkort: Medarbetare Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Aktiviteter Attrahera och utveckla IS/ITkompetens Nöjda medarbetare Aktivt arbeta med utfallet av den regionala medarbetarenkäten Rätt IS/IT-kompetens Ta fram kompetensstrategi och kompetensförsörjningsplan Friska medarbetare Förebyggande friskvårdsaktiviteter Hög servicekultur baserad på vår värdegrund Arbeta aktivt med VGR IT:s värdegrund och chefskriterier i dagligt arbete Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Nöjd medarbetare 90% Tre gånger per år Hållbart medarbetarengagemang 80% År (HME) Individuella handlingsplaner 100% År Sjukfrånvaro < 3% Månad Styrkort: Ekonomi Övergripande IS/IT-mål VGR IT:s mål Aktiviteter Kostnadseffektiv IS/IT-struktur Ökad andel utveckling i förhållande till förvaltning Ekonomi i balans Kostnadseffektiv IS/IT Regelbundet följa upp och prognostisera mot budget och utfall Säkerställa rätt konsultnyttjande Mäta och följa upp effektivitets- och produktivitetsförbättring i leveranser och tjänster Samla och effektivisera regionens IT-avtal Samordna drift och förvaltning av applikationer och system Mätetal Målvärde Uppföljningsfrekvens Ekonomiskt resultat +-0 mnkr Månad Antal konsulter 60 Månad Avvecklade system 10 Kvartal Kostnadseffektivisering av tjänst och leverans 5% Kvartal 11

Västra Götalandsregionen, 405 44 Göteborg Tel: 010-441 00 00, e-post: info.vgrit@vgregion.se