Pensionsadministration

Förfrågningsunderlag 2011-09-29 Upphandlingsansvarig Upphandling Laholms kommun Pensionsadministration Ellinor Nilsson Löfving KS 2011-341 Sista anbudsdag: 2011-11-08 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Pensionsadministration 1. Allmän information 1.1. Omfattning Laholms kommun inbjuder er att lämna anbud avseende upphandling av pensionsadministration. Avtal tecknas med en leverantör. 1.2. Bakgrund Laholms kommun Aktuell statistik per 2010-12-31 Antal tillsvidareanställda: 0-19 år 0 20-29 år 92 30-39 år 256 40-49 år 423 50-59 år 566 60-67 år 229 68-99 år 0 Antal visstidsanställda: 0-19 år 0 20-29 år 28 30-39 år 40 40-49 år 32 50-59 år 31 60-67 år 6 68-99 år 0 Antal timavlönade: 0-19 år 44 20-29 år 203 30-39 år 66 40-49 år 108 50-59 år 82 Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 1 av 16

60-67 år 69 68-99 år 26 Icke färdigaktualiserade personer :8 % Arvoderade förtroendevalda: 6 AGF-KL ersättningar: Efterlevandepensioner: 49 Lokala avtal (utbetalningsuppdrag av pensionsförstärkning): 22 Sjukpensioner Särskilda avtalspensioner: 1 Visstidspensioner: 2 Ålderspensioner: 510 Totalt antal anställda: 2301 Antal anställda med lön över 8,07 inkomstbasbelopp (420 447): 56 Nuvarande pensionsadministrationsleverantör: KPA Lönesystem: Heroma Logica Lokala överenskommelser: Pensionspolicy fastställd av kommunfullmäktige 22 juni 2005, uppdaterad 18 juni 2008 och 10 november 2009 Någon volym kan ej garanteras utifrån statistiken utan kan ses som en fingervisning avseende uppdragets omfattning. 1.3. Avtalstid och volym Upphandlingen skall resultera i ett avtal gällande pensionsadministration för perioden 2012-04-01 2015-03-31 med möjlighet till 1+1+1 års förlängning med ett år i taget t o m 2018-03-31. Avtal kommer att tecknas med en leverantör. 1.4. Upphandlande myndighet Laholms kommun (organisationsnummer 21 20 00-1223) Den upphandlande myndigheten benämns "kommunen" nedan. För mer information om Laholms kommun se www.laholm.se. 2. Anbudet 2.1. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, öppet förfarande. Förfarandet tillåter ej förhandling. Kommunen ersätter inte anbudsgivare för upprättande av anbud. 2.2. Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är: 2011-11-08 2.3. Helt eller delat anbud Anbud kan bara lämnas på hela upphandlingen. Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 2 av 16

2.4. Reservationer Anbud får inte innehålla några reservationer. Alla krav måste accepteras. 2.5. Anbudets form Laholms kommun använder elektronisk anbudsgivning via TendSign. Systemet är kostnadsfritt för anbudsgivare som kan registrera sig på www.tendsign.com för att få lämna anbud. Via TendSign ges även stöd vid anbudsgivningen. Anbudsgivaren kan även få hjälp att kontrollera att anbudet är komplett vid avlämnandet. Telefonnummer till TendSign support är 013-47 47 570 Anbudet förkastas om inte samtliga krav i förfrågningsunderlaget godtas. Svar lämnas på anvisad plats för respektive fråga och inte som separat bilaga. Det gäller dock inte bilagor som efterfrågas särskilt som exempelvis prisbilagor. Anbudspråk är svenska. 2.6. Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt fyra månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbuden vara giltiga tills domen vinner laga kraft. 2.7. Frågor om upphandlingen Om någonting i förfrågningsunderlaget är otydligt eller anbudsgivaren har andra synpunkter på föremålet för upphandlingen är det viktigt att anbudsgivaren kontaktar Laholms kommun. För att alla leverantörer skall behandlas lika skall anbudsgivaren ställa sina frågor genom funktionen "frågor och svar" på TendSigns hemsida www.tendsign.com. Kommunen får besvara frågor till och med sex dagar innan anbudstidens utgång. Det är därför viktigt att frågor ställs i så god tid att de hinner besvaras. Kommunen publicerar svar på frågor och förtydliganden så att alla anbudsgivare underrättas om dessa via systemet. 2.8. Anbudsinlämning Anbud lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Anbud tas ej emot på annat sätt. 2.9. Kompletteringar och förtydliganden av anbud Kommunen får rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller andra uppenbara fel i anbuden. Kommunen får även begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydligande kan innebära att uppgifter begärs in så att anbuden kan nollställas och bli jämförbara. 2.10. Prövning av anbudsgivare och anbud Förfrågningsunderlaget innehåller krav både avseende anbudsgivare och efterfrågad produkt. Samtliga obligatoriska krav måste uppfyllas. Se vidare punkt 3 kravspecifikation, punkt 4 kontroll av leverantörens lämplighet och punkt 5 Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 3 av 16

tilldelning av kontrakt nedan. 2.11. Avbrytande av upphandling Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om det inträffar omständigheter som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Samtliga anbudsgivare underrättas om upphandlingen avbryts. 2.12. Sekretess Anbud som lämnats in till kommunen är allmänna handlingar. Anbudsgivaren skall i anbudet ange om den önskar sekretess för uppgifter i anbudet. För det fall anbudsgivaren önskar sekretess skall den motivera på vilka grunder uppgiften/uppgifterna anses omfattas av sekretess. Om anbudsgivaren inte anger någonting utgår kommunen ifrån att anbudsgivaren medger att anbudet lämnas ut i sin helhet. Ett anbud kan dock komma att lämnas ut trots anbudsgivarens uttryckliga önskan om sekretess. Kommunen prövar i varje enskilt fall om en specifik uppgift omfattas av sekretess. Önskar anbudsgivaren sekretess för någon uppgift i anbudet? Om ja, ange vilken uppgift samt motivera varför. 2.13. Tilldelningsbeslut Efter anbudsutvärdering fattar kommunen ett beslut om tilldelning som visar resultatet av upphandlingen. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare till den e-postadress som angetts i TendSign vid anbudslämnandet. Anbudsgivare ansvarar för att kontrollera att e-postadressen är korrekt och bevakas. Tilldelningsbeslutet är inte något civilrättsligt bindande avtal, utan avtal tecknas tidigast tio dagar från den dag som informationen har nått anbudsgivaren då avtalsspärren upphört. Bindande avtal uppstår först då kommunen och leverantören undertecknat skriftligt kontrakt enligt de villkor som anges i förfrågningsunderlaget. 3. Kravspecifikation 3.1. Uppdragets omfattning Upphandlingen omfattar pensionsadministration av KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande pensionsreglementen för förtroendevalda samt AGF-KL ersättningar eller framtida alternativ som ersätter AGF-KL. I uppdraget ingår även att administrera det individuella valet inom avtalspensionen. Anbud skall omfatta samtliga arbetstagare som är/har varit anställda, pensionstagare samt de förtroendevalda som omfattas av kommunala pensionsbestämmelser. Statistikuppgifterna i den allmänna informationen anges utifrån nu kända förhållanden. Någon volym garanteras kan ej garanteras utifrån statistiken. Uppfylls skallkrav avseende uppdragets omfattning? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 4 av 16

3.2. Organisation Leverantören skall redovisa den del av organisationen som kommer att utföra arbete mot kommunen. Kompetens och erfarenhet hos de personer som kommer att arbeta mot kommunen redovisas i anbudet. Uppfylls skallkrav avseende organisation? (/ svar) Vilken del av organisationen som kommer att utföra arbete mot kommunen? Redovisa kompetens och erfarenhet hos de personer som kommer att arbeta mot kommunen 3.3. Implementering Anbudsgivarens system skall vara igång och fungera senast den 1 april 2012. Plan för implementering skall bifogas anbudet där en tidsåtgång specificeras.kostnaden för implementering skall ingå i priset. Ställda skallkrav skall vara uppfyllda senast vid start. Försenad driftstart är förenad med vite. Se bifogat avtalsförslag. Eventuella kostnader förenade med överföring av uppgifter från kommunens personalsystem Heroma till pensionsadministratören bekostas av leverantören. Uppfylls skallkrav avseende implementering? (/ svar) Har implementeringsplan med specificerad tidsåtgång bifogats anbudet? (/ svar) 3.4. Systemintegration med kommunens löne- och PA-system Tjänsten skall utföras genom ett webbsystem. Anbudsgivarens system skall fungera tillsammans med kommunens löne- och PA-system. Kommunens nuvarande löne och PA-system är Heroma(logica). Anbudsgivarens system skall klara av registrering av pension från kommunens lönesystem för kommunens timanställda utan att manuella justeringar måste göras. Anbudsgivaren skall ange en referenskund som har Heroma i kombination med anbudsgivarens system för pensionsadministration. Referenskunden kommer att intervjuas och få ranka anbudsgivarens tjänst enligt bilaga vid anbudsutvärderingen. Vid förändringar i systemet, uppgraderingar mm skall dessa aviseras i god tid för att störningar i den dagliga verksamheten skall undvikas. Anbudsgivaren skall beskriva hur denne arbetar med uppgraderingar och hänsyn till pågående verksamhet. Uppfylls skallkrav avseende systemintegration med kommunens löne- och PA-system? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 5 av 16

Ange referenskund med kontaktperson, e-postadress och telefonnummer. Beskriv hur ni arbetar med systemförändring och uppgradering för att undvika onödiga störningar för kunden. 3.5. Krav på pensionsadministratören A. Mycket god kunskap krävs om lagstiftning och kollektivavtal som rör pension/anställning och försäkring, inom den kommunala sektorn för att anbudet skall kunna antas. Även kunskap om pensionsavtal före KAP-KL är nödvändig. Det förutsätts att pensionsförvaltaren aktivt följer diskussioner om och genomförandet av förändringar inom pensionsområdet och anslutande frågor. B. Leverantören skall kunna göra anpassningar i system och rutiner till förändringar i lagstiftning och kollektivavtal. Kostnader för genomförandet av förändringar skall ingå i lämnat pris. Förändringarna skall vara genomförda vid den tidpunkt lag/avtal gäller. Information ges fortlöpande till kommunens kontaktperson. C. Leverantören skall ha en hemsida med möjlighet för arbetsgivaren att söka information. Hemsidan skall innehålla arbetsverktyg i form av blanketter, broschyrer, lathundar mm. D. Leverantören skall sköta underhåll och vidareutveckling av pensionsförvaltningen. Anbudet skall innehålla en beskrivning av pensionsförvaltarens IT-miljö samt gällande föreskrifter för behörighet och säkerhet. E. Anställnings- och löneuppgifter skall kunna rapporteras in via fil eller motsvarande från de kommunens personalsystem Heroma. Rapporteringen skall kunna ske både helår och delår i enlighet med kommunens önskemål. Tjänsten skall ingå i priset. F. Leverantören skall ge råd och hjälp till kommunens pensionshandläggare, såväl i frågor av allmän och övergripande karaktär som i enskilda fall, t ex tryggandeformer, pensionsskuld, bolagsbildningar, IT-stöd, komplicerade individuella pensionslösningar och liknande ärenden. Tjänsten skall ingå i priset. Uppfylls skallkrav avseende krav på pensionsadministratören? (/ svar) Beskriv IT-miljö samt gällande föreskrifter för behörighet och säkerhet 3.6. Krav på pensionsadministration 3.6.1. Anställda A. Leverantören skall föra register över kommunens arbetstagare som är eller varit anställda och för vilka pensionsbestämmelser gäller. Leverantören skall även fortlöpande registrera de uppgifter (anställningstider, pensionsgrundande lön mm) som påverkar den förmån som skall beräknas. B. Pensionsregistret skall endast vara åtkomligt genom särskild behörighet. Kommunen är ägare till all information som omfattar dess personal och skall ha tillgång till registret. Vid byte av administratör skall informationen kostnadsfritt övergå till den nye administratören. C. Leverantören skall tillhandahålla On-linetjänst där kommunens anställda finns registrerade. I denna tjänst skall finnas möjlighet för inrapportering av anställningstider, rättelser, simulering och beräkning av olika pensionsförmåner. Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 6 av 16

D. Leverantören skall utreda och värdera medförd pensionsrätt till anställda senast vid 60 års ålder. Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva hur aktualisering sker samt eventuella procentuella garantier för att information om samtliga anställda kan erhållas. E. Leverantören skall lämna årlig pensionsprognos till samtliga anställda med rätt till avtalspension. Informationen skall minst vara anpassad efter den skyldighet som arbetsgivaren har enligt KAP-KL och innefatta uppgift om intjänad pensionsrätt, förmånsbestämd ålderspension samt eventuell pensionsbehållning som arbetstagaren tjänat in i anställningen hos kommunen. Med detta avses summan av de årliga avgifter som arbetsgivaren förfogar över samt intjänad pension tillsammans med eventuell förändring av Pensionsnämnden. F. Leverantören skall beräkna och registrera årliga pensionsavgifter samt redovisa till kommunen en sammanställning över dessa totalt och på individnivå. Uppfylls skallkrav avseende anställda? (/ svar) Beskriv hur redovisning och avräkning sker 3.6.2. Individuella valet A. Leverantören skall skriftligt och objektivt informera alla nyanställda arbetstagare om det individuella valet enligt KAP-KL. Detsamma gäller anställda som under aktuellt år uppnår åldersgräns för att omfattas av det individuella valet enligt KAP-KL. Informationen skall vara anpassad efter de skyldigheter arbetsgivaren har enligt kollektivavtal och innefatta uppgift om intjänad pensionsrätt och förmånsbestämd ålderspension. B. Valblankett avseende det individuella valet skall skickas till nyanställda och anställda som under aktuellt år omfattas av den avgiftsbestämda ålderspensionen. C. Leverantören skall årligen förmedla pensionsavgift för den avgiftsbestämda ålderspensionen till det försäkringsbolag arbetstagaren valt. Leverantören skall när så krävs tillhandahålla möjligheten till korrigering av pensionsavgift. D. Leverantören skall tillhandahålla en kundtjänst som kan besvara arbetstagarnas frågor om det individuella valet. Tjänsten skall ingå i priset. E. Leverantören skall informera arbetstagare skriftligen om gjorda val. F. Leverantören skall svara för att erforderliga avtal tecknas med de försäkringsbolag som är valbara enligt KAP-KL. G. Leverantören skall tillhandahålla tjänst som redovisar vilka arbetstagare som har lägre pensionsavgift än 1 % av årets inkomstbasbelopp. H. Anbudsgivaren ska registrera avgiftsprocent och pensionsavgifter för avgiftsbestämd ålderspension i enlighet med KAP-KL och PFA. Rapportering av avgifternas storlek ska ske årligen. Uppfylls skallkrav avseende individuella valet? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 7 av 16

3.6.3. Pensionsskuldsberäkning och analys A. Leverantören skall på kommunens begäran beräkna pensionsskulden samt, göra prognoser och analyser för kommande år som skall ligga till grund för kommunens redovisning och den ekonomiska planeringen. Prognoser skall också göras för utbetalning av pensioner. Av beräkningarna skall framgå fördelning mellan ansvarsförbindelse och skuldavsättning samt fördelning på lika typer av pensionsförpliktelser. B. Beräkning skall ske enligt den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande lagstiftning, god redovisningssed samt enligt den metod som rekommenderas av Sveriges Kommuner och Landsting. C. Som hjälpmedel för att budgetera pensionskostnaderna skall kommunen ha möjlighet att göra egna simuleringar med olika antaganden om ex personalförändringar, löneutveckling och inflation. D. Två pensionsskuldsberäkningar per år med femårsprognoser skall ingå i priset. E. Pensionsskuldsberäkningar för längre tid (upp till 40 år) skall kunna levereras efter anmodan. F. Anbudsgivaren skall redovisa möjligheter till simuleringar av pensionsskuldsberäkningar. Analys, långtidsprognoser och annat av betydelse. Uppfylls skallkrav avseende pensionsskuldsberäkning och analys? (/ svar) Redovisa möjligheter till simuleringar av pensionsskuldsberäkningar. Analys, långtidsprognoser och annat av betydelse. 3.6.4. Bevaka, beräkna och utbetala A. Leverantören skall bevaka anställdas och tidigare anställdas rätt till ålderspension enligt KAP-KL/PFA och PA- KL samt enligt tidigare reglementen och avisera senast 6 månader före 65-årsmånaden eller den månad kommunen begär. Leverantören skall även bevaka andra pensionsförmåner såsom inkomstbevakning för de som uppbär garantipension, visstidspension eller särskild ålderspension enligt PFA eller särskild avtalspension enligt KAP-KL. B. Leverantören skall på kommunens begäran lämna förhandsbesked om pensionsförmånens storlek (t ex PA-KL). C. Leverantören skall inför uttag av pensionsförmån räkna fram anställdes och tidigare anställdas avtalspension. D. Leverantören skall utbetala fastställd pensionsförmån samt samordna med annan pensions- och/eller socialförsäkringsförmån när sådan samordning skall ske. E. Leverantören skall bevaka rätten till familje-/efterlevandepension efter avliden anställd, pensionstagare eller arbetstagare som avgått med hel sjukersättning. F. Leverantören skall besvara samordningsförfrågningar från andra pensionsförvaltare. G. Leverantören skall tillämpa finansieringsöverenskommelser, huvudmannaskapsförändringar, bolagisering eller annan verksamhetsövergång. Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 8 av 16

H. Leverantören skall administrera övergångsregler med garantiregler enligt avtal, bland annat uträkning av sammanvägt basbelopp för förmånsbestämd avtalspension. I. Leverantören skall framställa pensionsbrev för godkännande där beräkningsgrunderna redovisas senast sex veckor före pensionsavgång. Vid begäran av omräkning pga ytterligare pensionsgrundande tid eller att arbetstagaren vill tidigarelägga/uppskjuta sitt uttag skall omräkning ske utan extra kostnad. J. Leverantören skall utan särskilt beslut från kommunen omräkna utgående förmån, vid ändring som grundar sig på ev. central överenskommelse, lokal överenskommelse, ändrad lagstiftning eller indexuppräkning. Pensionstagaren skall meddelas om denna omräkning. K. Leverantören skall verkställa inkomstsamordning för anställda som slutat i organisationen med särskild avtalspension, pension för förtroendevalda, lokalt avtal eller liknande där inkomstsamordning skall ske. L. Leverantören skall framräkna dröjsmålsränta vid försenad utbetalning. Kostnaden belastar administratören om ej kommunen orsakat förseningen. M. Leverantören skall inleda handläggning av återkrav på för mycket utbetald kommunal avtalspension till pensionstagare. Kostnaden belastar administratören om ej kommunen orsakat felaktigheten. N. Leverantören skall lämna en sammanställning till kommunen över utbetalda förmåner, dels varje månad och dels per år. Sammanställningen skall redovisa kostnadsbidrag. O. Leverantören skall innehålla och inbetala preliminärskatt och eventuella avgifter för pensionstagare. P. Leverantören skall årligen framställa och till pensionstagaren översända kontrolluppgift. Q. Leverantören skall redovisa hur och när kommunen skall överföra medel för utbetalning av pensionsförmåner och inbetalning av innehållna skatter. Kommunen godtar både avräkning mot ett preliminärt saldo, konto hos leverantör eller faktura som underlag för utbetlning av pension. Dock skall färdigställt beräkningsunderlag redovisas för kommunen senast 6 veckor innan den dag då utbetalning av pension skall ske. Köparen skall även kunna göra förändringar i senare underlaget senare än detta datum om så krävs p g a oförutsedda händelser. Anbudsgivare skall i fritext nedan ange med vilken framförhållning (antal dagar innan utbetalning) sådan justering kan ske och rutiner för detta. R. Leverantören skall kunna betala ut pensionsförmåner månadsvis, årsvis och/eller som engångsbelopp. S. Anbudsgivare ska, för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar i KAP-KL, utföra alternativa beräkningar. Dessutom ska anbudsgivaren i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala protokollsanteckningar. Uppfylls skallkrav avseende bevaka, beräkna och utbetala? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 9 av 16

Redovisa hur och när kommunen skall överföra medel för utbetalning av pensionsförmåner och inbetalning av innehållna skatter. Ange även med vilken framförhållning (antal dagar innan utbetalning) justering kan ske och rutiner för detta. 3.6.5. Övrigt A. Pensionsadministratören skall erbjuda kontinuerliga årliga användarträffar för erfarenhetsutbyte mellan såväl kunder som kund/leverantör. Kommunen skall ha rätt att skicka en person kostnadsfritt på leverantörens användarträffar. (Ev resor och boende betalas av kommunen) B. För anställda gäller även kollektivavtal om avgångsförmåner AGF-KL som omfattar engångsersättning och periodisk avgångsersättning. Leverantören skall kunna beräkna denna för mån. Vid nytt avtal där beräkningsbar ersättning ingår skall även denna kunna beräknas. Anbudsgivaren ska i sitt anbud presentera ytterligare service som kan erbjudas kommunen samt eventuella kostnader för denna. Dessa tillval kommer ej att utvärderas. Uppfylls skallkrav avseende övrigt? (/ svar) Presentera ytterligare service som kan erbjudas kommunen samt eventuella kostnader för denna 3.7. Handläggningstjänst Kommunen har periodvis behov av handläggning av pensionsadministration. Anbudsgivaren skall kunna erbjuda handläggning vid behov. Kommunen har idag en pensionshandläggare anställd som sköter pensionsärenden. Vid semester och om intern organisationsförändring, sjukdom eller andra förändringar skulle ske under avtalstiden skall kommunen kunna att köpa pensionshandläggning av anbudsgivare. Pensionshandläggningen skall innebära att leverantören: - Ger service till kommunens personalavdelning och anställda i pensionsfrågor. - Bevakar och ser till att rapportering av anställningsuppgifter sker enligt gällande tidsplan hos pensionsadministratören och Pensionsvalet AB. - Rättar felaktiga uppgifter som kan uppstå i samband med de maskinella uppdateringarna av anställningsuppgifter. - Kontrollerar att korrekta uppgifter lämnas till Pensionsvalet AB samt sköter kontakterna med dessa. - Registrerar ändringar och beställer rättelse på förmedlade premier. - Bevakar arbetstagares pensionsavgång. Tar kontakt med den anställde minst 6 månader före arbetstagen fyller 65 år. - Besvarar frågor om tjänstepensionen och gör förhandsberäkningar på den kommande pensionen. Simulerar olika pensionslösningar vid efterfrågan från arbetstagare. Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 10 av 16

- Kontrollerar pensionsberäkningen. - Utreder dödsfall enligt TGL-KL. Sköter konstakter med dödsboet och skatteverket samt ansöker om TGL-KL och efterlevandepension. - Samråder med personal på kommunens PA-enhet om vilka rättelser som skall ska göras i lönesystemet. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga en beskrivning av sin handläggningstjänst. Uppfylls skallkrav avseende handläggningstjänst? (/ svar) Har en beskrivning av handläggningstjänsten bifogats anbudet? (/ svar) 3.8. Framtidsvisioner för offererat system Anbudsgivaren skall i anbudet övergripande beskriva företagets verksamhet med avseende på bl. a. vision, affärsidé, kundkategorier, framtidsplaner, organisation och eventuella underleverantörer mm. I de fall anbudsgivaren utgör en del av en större organisation skall beskrivningen dels omfatta hela organisationen, dels den del av organisationen som avser att teckna ramavtal. Det är viktigt för kommunen att avtal tecknas med en leverantör som har långsiktiga planer för offererat system på marknaden. Uppfylls skallkrav avseende framtidsvisioner för offererat system? (/ svar) Beskriv framtidsvisioner och organisation enligt ovan 3.9. Tilläggstjänst 3.9.1. Annan pensionslösning Anbudsgivaren skall kunna beräkna s.k. frilagd premie för personer som kan komma att omfattas av alternativa pensionslösningar. Anbudsgivaren skall även kortfattat kunna beskriva hur den frilagda premien hanteras samt ev. kostnad för beräkning. Uppfylls skallkrav avseende annan pensionslösning? (/ svar) Beskriv kortfattat hur den frilagda premien hanteras samt ev. kostnad för beräkning. 3.10. Aktualiseringsgrad Vid utgången av avtalsperioden skall aktualiseringsgraden vara enligt följande; - 95 % för personal under 55 års ålder. - 99 % för personal från 55 års ålder och uppåt Uppfylls skallkrav avseende aktualiseringsgrad? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 11 av 16

3.11. Service mot kund Leverantören skall kunna ge god service mot kommunen. Med god service menas god tillgänglighet per telefon under kontorstid (kl. 08,00 17,00). Anbudsgivaren skall presentera sin kundtjänst, hur många personer som kommer att vara kommunens kontaktpersoner samt hur många övriga kunder kontaktpersonerna kommer att ha under avtalstiden. Leverantören ombeds även presentera vilken övrig service som erbjuds mot kund. Kontakt skall även kunna tas via fax, e-post och brev. Ange även med vilken framförhållning svar i normalfallet kan lämnas. Vid frågor skall någon form av återkoppling kunna ske samma dag som frågan ställs. Svar skall normalt kunna ges senast tre arbetsdagar från det att frågan ställs. Uppfylls skallkrav avseende service mot kund? (/ svar) Presentera er kundtjänst enligt ovan ställda krav. Presentera vilken övrig service som erbjuds mot kund Ange med vilken framförhållning svar i normalfallet kan lämnas 3.12. Kontaktperson Ansvarig kontaktperson hos leverantören skall uppvisa kompetens och erfarenhet av pensionsadministration. Kontaktpersonen skall namnges. Kommunen fäster stor vikt vid att denne är lämplig för sitt uppdrag. Uppfylls skallkrav avseende kontaktperson (/ svar) Namnge kontaktpersonen och beskriv kort kompetens hos denne 3.13. Krav på utbildning, dokumentation och information 1. Pensionsförvaltaren skall redovisa sitt utbildningsutbud och kunna erbjuda bra utbildningsmaterial och kvalificerade utbildare. Om kommunen så begär skall kurs kunna anpassas till kommunens önskemål och förläggas till Laholms kommun. Om prislista finns över utbildningsutbud kan den bifogas men kommer inte att utvärderas. Under avtalstiden skall kommunens pensionshandläggare få två dagars utbildning/fortbildning per år. Utbildningstillfällena skall ingå i anbudspriset och utgöras av valfria kurser från pensionsadministratörens normala utbildningsutbud. 2. Dokumentation och handböcker skall vara tydligt och lättfattligt skrivna samt uppdateras kontinuerligt och åtkomst bör även finnas via on-linesystemet. 3. Skriftlig information om förändringar och nyheter skall vara tydlig och, om möjligt, vara kunden tillhanda i god tid före förändringens ikraftträdande. Nyheter bör även kunna hittas via On-linetjänst. 4. Pensionsförvaltaren skall tillhandahålla lättförståelig information om pensionsförmåner m.m. till anställda och pensionstagare. 5. Pensionsförvaltaren skall vid 1-2 tillfällen à totalt 8 timmar årligen informera blivande pensionärer på plats i Laholms kommun. Informationen förläggs enlig överenskommelse med kommunen och skall ingå i årskostnaden. Kostnad för ev boende, resor mm ersätts ej separat utan skall ingå i anbudspriset. Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 12 av 16

Uppfylls skallkrav avseende utbildning, dokumentation och information? (/ svar) Redovisa utbildningsutbud som erbjuds kommunen 3.14. Underleverantör Om leverantören har för avsikt att delar av uppdraget skall utföras av underleverantör, skall namn på tilltänkt underleverantör jämte uppgift om hur stor andel av uppdraget som är tänkt att hanteras av respektive underleverantörer presenteras. Underleverantörer skall klara de krav som ställs på uppdragstagaren i förfrågningsunderlaget. Underleverantörer skall godkännas skriftligen av kommunen innan uppdrag påbörjas av underleverantör. Skall underleverantör anlitas? Om ja ange namn på tilltänkt underleverantör jämte uppgift om hur stor andel av uppdraget som är tänkt att hanteras av respektive underleverantör. 3.15. Räntekostnader Anbudsgivaren skall ange räntevillkor vid för hög respektive låg inbetalning. Vid överskott på konto skall ränta utbetalas. Ange nuvarande ränta och principer för ränteberäkning. Vid underskott på konto kan skuldränta debiteras. Ange nuvarande ränteberäkning och principer för ränteberäkning. Eventuella räntekostnader/ränteintäkter skall kopplas till stibor 1 W. Eventuella påslag/avdrag anges i anbudet. Uppfylls skallkrav avsende räntekostnader/ränteintäkter? (/ svar) Ange principer för ränteberäkning Ange räntesats: 3.16. Dokumentation och utlämnande av uppgifter Dokumentation skall ske på ett för uppdraget godtagbart och fackmannamässigt sätt. All dokumentation som är framtagen för uppdragets genomförande är kommunens egendom. Leverantören har inte rätt att sprida eller använda framtaget resultat utan kommunens godkännande. Leverantören skall acceptera att på begäran och utan kostnad utlämna fribrevs- och samordningsuppgifter m m till kommunen eller till annan aktör till vilken kommunen har utställt fullmakt att inhämta sådana uppgifter, både under avtalstiden och efter att avtalet upphört. Leverantören skall vidare acceptera att till medarbetare eller före detta medarbetare hos kommunen på begäran och utan kostnad utlämna uppgifter om intjänad pensionsrätt hos kommunen, både under avtalstiden och efter att avtalet upphört när kommunen så begär. Uppfylls skallkrav avseende dokumentation och utlämnande av uppgifter? (/ svar) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 13 av 16

3.17. Option löneväxling Som ett led i kommunens arbete med att framstå som en attraktiv arbetsgivare och därmed stärka möjligheten att rekrytera och behålla personal, erbjuder Laholms kommun samtliga tillsvidareanställda möjlighet att växla lön mot pension. Hittills har kommunen inga arbetstagare som utnyttjar möjligheten men kommunens ambition är att informera och uppmuntra till löneväxling under avtalstiden. Leverantören skall därför som option kunna tillhandahålla löneväxlingsbeloppet till en tjänstepensionsförsäkring under avtalstiden. Pris för löneväxling med utbetalning månatligen med minst ett dussin placeringsmöjligheter skall därför anges och ingå i anbudspriset. Vidare skall anbudsgivaren beskriva de möjligheter till löneväxling som en kan erbjuda. (Utbetalningsfekvens och placeringsmöjligheter.) Anbudsgivaren skall även informera anställda som vill löneväxla om deras möjligheter och hur det fungerar. Löneväxlingen sker via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Det överenskomna beloppet betalas via en tjänstepensionsförsäkring. Löneväxlingen ska vara kostnadsneutral för kommunen. Anställda som löneväxlar får därför ett tilläggsbelopp på närvarande 7 %. Tilläggsbeloppet betalas tillsammans med det överenskomna löneväxlingsbeloppet till en tjänstepensionsförsäkring. Lägsta belopp att växla är 400kr och högst 10 000kr/månad, dock maximalt 20% av bruttolönen/månad. Den anställde väljer själv om beloppet ska sparas i traditionell försäkring eller fondförsäkring och om försäkringen ska tecknas med återbetalningsskydd. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Uppfylls skallkrav avseende löneväxling? (/ svar) Beskriv de lösningar för löneväxling som anbudsgivaren kan erbjuda. 3.18. Pris Priset skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Eventuella uppläggningsavgifter, expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande godkänns inte. Priset skall omfatta samtliga kostnader förenade med uppdraget. Kostnader för resor och traktamenten mm skall ingå. Pris lämnas dels som ett totalpris per år för hela uppdraget, dels som pris för tillkommande tjänster som kommunen vill kunna köpa på option enligt nedan. För totalpriset skall en redovisning av hur priset räknats fram lämnas. Konsultation utöver den som ingår i totalpriset kan exempelvis avse framtagande av pensionspolicy mm. Priserna är fasta under avtalets första 24 månader. Villkor för eventuell prisjustering därefter framgår av avtalsvillkoren. Ange totalpris per år: (Prisruta) Hur har totalpriset räknats fram? Timpris för konsultation utöver den som ingår i totalpriset (Prisruta) Pris/mån för handläggningstjänst enligt punkt 3.7 (Prisruta) Ange pris per person och år för löneväxling enligt kraven i Option löneväxling (Prisruta) Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 14 av 16

3.19. Anbudspresentation Under anbudsutvärderingen kan anbudsgivarens kontaktperson ovan samt valfri representant från anbudsgivarens organisation att bjudas in till anbudspresentation om 1 timme hos kommunen. Anbudspresentationen skall vara kostnadsfri för kommunen och ske på plats i Laholms kommun. Om det vid presentationen framkommer att ställda skallkrav inte uppfylls kan anbud komma att förkastas. Uppfylls skallkrav avseende anbudspresentation? (/ svar) 3.20. Avtalsvillkor 3.20.1. Avtalsvillkor Avtalsvillkor som framgår av bilaga skall godkännas. Observera att avtalet kommer att kompletteras med uppgifter från förfrågningsunderlaget. Godkänns avtalsvillkoren? (/ svar) 4. Leverantörskvalificering 4.1. Registreringar, skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren skall uppfylla sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalning av sociala avgifter och skatter i Sverige eller i hemlandet enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Om anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra tjänster som uppdragits skall även dessa uppfylla samma krav som ställts för anbudsgivaren ovan. Kommunen samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera att lämnade uppgifter är korrekta. Utländsk anbudsgivare skall på begäran kunna visa motsvarande dokumentation.. Uppfylls krav på registeringar, skatter och sociala avgifter enligt ovan? (/ svar) 4.2. Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas och ha en god betalningsförmåga både på kort och på lång sikt. Uppgift om anbudsgivaren kommer av kommunen att begäras in från kreditupplysningsföretag. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet? (/ svar) Eventuell förklaring: Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 15 av 16

4.3. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha och visa att den har dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Detta skall framgå av anbudet där en kort beskrivning av det anbudsgivande företaget skall ges. Anbudsgivaren skall ha rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås. Beskrivning av hur detta krav tillgodoses skall lämnas i anbudet. Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från tidigare utförda uppdrag av liknande art och omfattning utförda under de tre senaste åren. Anbudsgivaren skall ange 2 referenskunder från den offentliga sektorn under de senaste tre åren. I anbudet skall namn på kontaktperson hos referenskunden anges samt dennes telefonnummer Kort beskrivning av det anbudsgivande företaget: Beskrivning av rutiner för kvalitetssäkring: Bedömer kommunen att anbudsgivaren uppfyller kraven i kontroll av leverantörens lämplighet? (/ svar) Referens 1 kund, namn på kontaktperson och telefonnummer Referens 2 kund, namn på kontaktperson och telefonnummer 4.4. Uppgifter om anbudslämnande företag Fyll i följande uppgifter: Företagsnamn, adress, telefonnummer, webbplats: Kontaktperson för anbudet med e-postadress och telefonnummer: Kontaktperson för avtalet med e-postadress och telefonnummer: Kontaktperson för avrop med e-postadress och telefonnummer: Avtalstecknare med namn, titel och postadress: Kan företaget skicka e-faktura enligt Svefakturastandard? 5. Tilldelning av kontrakt 5.1. Grund för tilldelning av kontrakt Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommunen med hänsyn till följande kriterier: Anbudspris 75 % Utvärdering av tjänsten 25 % Se bilaga för definition av anbudspris samt frågor och poängsättning för utvärdering av referenskund Utskrivet: 2011-09-29 10:34 Sida 16 av 16