Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till KPMG att genomföra en granskning av kommunens, se bifogad rapport. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 31 mars 2016. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För s revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan 10 www.ange.se 0690-250 100 5274-3994 212000-2387
Revisionsrapport KPMG AB Advisory Antal sidor: 11 Antal bilagor: 1 Rapport styrande dokument.docx
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Styrdokument en överblick 3 10. Rutiner 5 11. Uppföljning 6 Rapport styrande dokument.docx
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens styrande dokument. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. En kommuns utgör en viktig del i den övergripande ledningen och styrningen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens publicerade är gällande, samt att beslutade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen under 2014 och 2015 är publicerade. använder en rad olika för att reglera och styra sina verksamheter i form av policyer, strategier, planer och program. En sammanställning av kommunens publicerade finns i bilaga 1. Totalt finns 78 olika på hemsidan exkl. bilagor. Av dessa är 19 stycken över 10 år gamla, 6 stycken över 15 år och ett är över 20 år gammalt. Det finns också som är tidsbegränsade och som löpt ut men ändå finns publicerade på hemsidan t ex Jämställdhetsplan 2011-2013. Vid en genomgång av protokoll från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har vi funnit att det finns fastställda som inte är publicerade på hemsidan. Två exempel är Regional utbildningsstrategi 2013-2020 som fastställdes i kommunfullmäktige 2014-05-05 och Strategi för våld i nära relationer som fastställdes 2014-02-27. Vi ser positivt på att många av en finns tillgängliga på hemsidan för både allmänheten och anställda. Vi kan dock konstatera att det finns politiskt fastställda som inte finns på kommunens hemsida. Då det enligt uppgift inte finns någon separat förteckning eller kompletterande förteckning utöver hemsidan är det väsentligt att fastställda politiska blir publicerade. Vad gäller de kommunala bolagen är det otydligt vilka som de är ålagda att följa. Vi anser att den otydligheten riskerar att leda till besvärande skillnader mellan anställda i kommunen och anställda i de kommunala bolagen. Vi noterar att det i hög grad saknas skriftliga rutiner vad gäller hanteringen av kommunens. Vi ser en risk i att det inte finns en systematik kring revidering av en då de riskerar att bli inaktuella eller att det fastställs mål eller inriktningar som krockar med befintliga Enligt uppgift finns inga skriftliga rutiner för att följa upp en som sådana eller eventuella mål eller åtgärder. 2014 genomförde dock kommunen en inventering av målen i externa. Vi ser positivt på att en målinventering i de externa en har genomförts. Vi anser att det är viktigt att följa upp inventeringen med någon form av statusgenomgång och en bedömning om målen fortfarande är aktuella och hur de kan följas upp på bästa sätt. Rapport styrande dokument.docx 1
Sammanfattningsvis rekommenderar vi kommunstyrelsen att: 2. Bakgrund 3. Syfte - upprätta en fullständig förteckning över kommunens alla politiskt fastställda, se avsnitt 9, - överväga om de tidsbegränsade som löpt ut ska förnyas, se avsnitt 9, - förtydliga de kommunala bolagens tillämpning av kommunens, se avsnitt 9, - fastställa riktlinjer och rutiner för hanteringen av kommunens, se avsnitt 10, - följa upp samtliga genom att löpande inventera en samt utvärdera och bedöma statusen på fastställda mål och åtgärder, se avsnitt 11. Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens styrande dokument. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. En kommuns utgör en viktig del i den övergripande ledningen och styrningen. s revisorer bedömer att det är väsentligt att kommunens finns tillgängliga och följs upp regelbundet. Revisorerna ser en risk med att inte används och/eller blir inaktuella med felaktiga uppgifter vilket kan leda till bristande ledning och styrning och i förlängningen bristande måluppfyllelse. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens publicerade är gällande, samt att beslutade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen under 2014 och 2015 är publicerade. Vi har därför granskat om om om om det finns rutiner för hanteringen av kommunens, det finns rutiner för att säkerställa att en hålls uppdaterade och aktuella, kommunens finns tillgängliga på hemsida och/eller intranät samt att de publicerade dokumenten är de som är gällande, det finns rutiner som säkerställer att uppföljning sker i enlighet med en. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat s samtliga interna och externa styrande dokument. Rapport styrande dokument.docx 2
5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av Elin Rapp, kanslichef, Catharina Norberg, ekonomichef, samt Stefan Wallsten, tf kommunchef. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Kristoffer Bodin, kommunal revisor, under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Styrdokument en överblick använder en rad olika för att reglera och styra sina verksamheter i form av policyer, strategier, planer och program. Kommunen har valt att dela upp en i interna, externa samt reglementen. Kommunen har på hemsidan definierat externa som övergripande policys, strategier, planer och program medan interna är de som reglerar hur kommunen ska genomföra sina uppdrag. Reglementen är bestämmelser antagna av kommunfullmäktige utöver det som föreskrivs i olika lagar t ex kommunallagen. En sammanställning av kommunens publicerade finns i bilaga 1. Totalt finns 78 olika på hemsidan exkl. bilagor, Av dessa är 19 stycken över 10 år gamla, 6 stycken över 15 år och ett är över 20 år gammalt. Det finns också som är tidsbegränsade och som löpt ut men ändå finns publicerade på hemsidan t ex Jämställdhetsplan 2011-2013. I dokumentet Mål och prioriteringar Budget 2015 finns ett avsnitt under Styrning och ledning som heter Fullmäktiges. Där presenteras 15 innehållande en långsiktig inriktning för olika verksamheter som kommunen bedömt som aktuella. Det framgår också att utöver dessa långsiktiga har kommunen också reglementen, arbetsordningar, handlingsplaner, regler och policydokument. De 15 en finns på hemsidan och framgår av bilaga 1. Rapport styrande dokument.docx 3
Enligt uppgift från kommunen ska hemsidan fungera som en heltäckande förteckning över aktuella och någon annan förteckning av aktuella utöver hemsidan finns inte. Vi har gått igenom kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges protokoll för 2014 och 2015 för att kontrollera att fastställda är publicerade. Vid genomgången har vi funnit att det finns fastställda som inte är publicerade på hemsidan. Två exempel är Regional utbildningsstrategi 2013-2020 som fastställdes i kommunfullmäktige 2014-05-05 och Strategi för våld i nära relationer som fastställdes 2014-02-27. Hur de kommunala bolagen ska förhålla sig till kommunens regleras i ägardirektiven som är antagna av kommunfullmäktige 2014-05-05, 37. I båda ägardirektiven finns ett avsnitt som heter Policys, riktlinjer och. Där framgår att bolagen ska tillämpa de som kommunfullmäktige antar och som omfattar bolagen. Det finns tre där det tydligt framgår att bolagen omfattas. Vidare framgår av avsnittet Personalsocialt bokslut och personalpolicys att policy i personalfrågor ska vara densamma i hela kommunen. Om bolaget vill avvika från detta ska det ske genom ett styrelsebeslut efter samråd med kommunens personal- och organisationsutskott. Det finns inget dokument som heter personalpolicy och det är inte mer definierat vilka dokument som ingår i begreppet policy i personalfrågor. Ägardirektiven finns inte publicerade under planer och på hemsidan men återfinns under kommunfakta och avsnittet kommunala bolag. Kommentarer Enligt uppgift ska hemsidan fungera som en förteckning över alla. Vi ser positivt på att många av en finns tillgängliga på hemsidan för både allmänheten och anställda. Vi anser dock att det finns utrymme för att förbättra uppställningen och sorteringen på hemsidan för att underlätta för användare att hitta rätt dokument. Vi saknar också en tydlig definition av respektive typ av. Vidare kan vi konstatera att det finns politiskt fastställda som inte finns på kommunens hemsida. Då det enligt uppgift inte finns någon separat förteckning eller kompletterande förteckning utöver hemsidan är det väsentligt att fastställda politiska blir publicerade. Vi har inte heller fått någon uppgift om att det finns förvaltningsspecifika förteckningar över beslutade på nämnds- och verksamhetsnivå. Vi bedömer att detta försvårar en överblick över kommunens, uppföljning av åtagande samt vilka som är aktuella och vilka som inte längre gäller. Vi kan också konstatera att det finns publicerade som löpt ut men som fortfarande är publicerade och vi ser en risk med detta då användaren inte vet vad i det utgångna dokumentet som är aktuellt och vad som inte längre gäller. Vad gäller de kommunala bolagen är det otydligt vilka som de är ålagda att följa. Vi bedömer att det endast är tre där det tydligt framgår att de även gäller bolagen. Det handlar om riktlinjer för kontakt med massmedia, regler om stöd till det politiska arbetet samt policy mot mutor. Rapport styrande dokument.docx 4
I övrigt är det en tolkningsfråga vilka som gäller för bolagen och vi anser att den osäkerheten riskerar att leda till besvärande skillnader mellan anställda i kommunen och anställda i de kommunala bolagen. I saklighetsgranskningen har det påpekats från kommunen att det finns ett avsnitt på hemsidan under interna som heter Arbetsmiljö och personal och att det är dessa som gäller utifrån bolagens ägardirektiv. Vi står dock kvar vid vår bedömning att formuleringarna i ägardirektiven är sådana att kopplingen mellan ägardirektiven och kommunens är otydlig. Utifrån detta rekommenderar vi kommunstyrelsen att: - upprätta en fullständig förteckning över kommunens alla politiskt fastställda, - överväga om de tidsbegränsade som löpt ut ska förnyas, - förtydliga de kommunala bolagens tillämpning av kommunens. 10. Rutiner Det övergripande ansvaret för hanteringen av kommunens ligger på kommunstyrelsen. Enligt deras reglemente ska kommunstyrelsen leda och samordna arbetet och utformningen av mål, riktlinjer och ramar för styrning av hela den kommunala verksamheten. På förvaltningsnivå finns inget uttalat ansvar men det övergripande ansvaret ligger på kommunkansliet enligt kanslichefen. Det finns inget dokument som övergripande reglerar hanteringen av kommunens. Det finns således inga skriftliga rutiner kring hur och var en fastställs, vem som har ansvaret för dokumenten, vad som gäller för publicering och gallring av dokument eller hur uppföljning och revidering ska ske. Utifrån kansliets generella uppdrag är det kansliet som har ansvaret för att publicera och gallra på hemsidan. Ett arbete har dock påbörjats och det finns ett utkast till standard för dokumentstruktur med t ex, syftet med olika typer av, vilken beslutsnivå som kan fastställa dokumenten, vilka benämningar som kan användas samt när de ska revideras. Standarden för dokumentstrukturen är enligt uppgift relativt ny och är endast behandlad i kommunens ledningsgrupp. Som framgår av avsnitt 9 är 24 % av de publicerade en äldre än 10 år och det finns enligt uppgift inga rutiner för hur och när äldre bör revideras utan det sker i samband med att det uppmärksammas att det skett en förändring på något område. Kommentarer Vi noterar att det i hög grad saknas skriftliga rutiner vad gäller hanteringen av kommunens. Vi ser flera fördelar med övergripande riktlinjer som klargör vem som ansvarar för olika delar i processen att ta fram en, hur de ska fastställas, vem som ska göra det, hur de ska följas upp och när de ska revideras eller gallras bort. Vi ser positivt på att det ändå påbörjats ett arbete för att hitta en fungerande struktur men vi anser att detta arbete bör ingå i ett större mer heltäckande arbete. Rapport styrande dokument.docx 5
Vi ser en risk i att det inte finns en systematik kring revidering av en då de riskerar att bli inaktuella eller att det fastställs mål eller inriktningar som krockar med befintliga. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: - fastställa riktlinjer och rutiner för hanteringen av kommunens. 11. Uppföljning Enligt uppgift finns inga skriftliga rutiner för att följa upp en som sådana eller eventuella mål eller åtgärder. Dock uppger kanslichefen att även om kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret ligger det ett ansvar på respektive nämnd och enhet att följa upp de mål och riktlinjer som finns i en och det finns en ambition att åtminstone se över de 15 stycken som nämns i Mål och prioriteringar Budget 2015. Den instans som fastställt en har inga skriftliga rutiner för återkoppling av fastställda mål och åtgärder men enligt kanslichefen sker en viss återkoppling genom årsredovisningen. Flera av en innehåller som sagt mål, åtgärder eller inriktningar och 2014 genomförde kommunen en inventering av målen i externa. I den inventeringen framkom att det finns drygt 180 mål i 26 stycken externa. De interna en ingick inte i inventeringen. Inventeringen sammanställer endast målen och nämner ingenting om status eller uppföljning av målen. Kommentarer Vi ser positivt på att en målinventering i de externa en har genomförts. Vi anser att det är viktigt att följa upp inventeringen med någon form av statusgenomgång och en bedömning om målen fortfarande är aktuella och hur de kan följas upp på bästa sätt. Vidare anser vi det viktigt att det fastställs hur en och dess innehåll ska följas upp och återkopplas framöver, se även rekommendation i avsnitt 10. Vidare rekommenderar vi kommunstyrelsen att: - följa upp samtliga genom att löpande inventera en samt utvärdera och bedöma statusen på fastställda mål och åtgärder. KPMG, dag som ovan Kristoffer Bodin Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor Rapport styrande dokument.docx 6
BILAGA 1 Styrdokument från hemsidan Dokument Antaget Beredande nämnd * nämns i budget Interna Arbetsmiljöpolicy för Kf 2007 Kommunstyrelse Handlingsplan för hot och våld mot förtroendeman och Kf 2010 Kommunstyrelse tjänsteman Handlingsplan mot kränkande särbehandling och Kf 2006 Kommunstyrelse sexuella trakasserier Handlingsprogram - friskvård Ks 2007 Kommunstyrelse Handlingsprogram - missbruk Ks 2007 Kommunstyrelse Jämställdhetsplan 2011-2013 Kf 2011 Kommunstyrelse Jämställdhetspolicy för anställda i Kf, Pou 2005 Kommunstyrelse Lönepolicy Kf 2003 Kommunstyrelse Policy för ledarskap och medarbetarskap i Ånge Kf 2003 Kommunstyrelse kommun - En kommun att trivas och utvecklas i Policy mot mutor, för anställda och förtroendevalda i Kf 2013 Kommunfullmäktige och de kommunala bolagen Riktlinjer för bisyssla i Ks 2012 Kommunstyrelse Resepolicy Kf 2008 Kommunstyrelse Riktlinjer för särskilda erbjudanden och åtgärder vid Ks 2014 Kommunstyrelsen rekrytering, under anställningstid och vid verksamhetsförändringar Samverkansavtal Ks 2004 Kommunstyrelse Regler om stöd till det politiska arbetet i Kf 2014 Kommunstyrelsen samt dess bolag Informations- och kommunikationspolicy för Ånge Kf 2007 Kommunstyrelse kommun med riktlinjer för information och kommunikation Riktlinjer för sponsring 2000 Strategi och riktlinjer för sociala media Chefsgruppen 2011 s och de kommunala bolagens riktlinjer 2006 för kontakter med massmedia Intern kontroll - systematisk styrning och ledning Ks 2011 Kommunstyrelse kommunstyrelsen Intern kontroll - systematisk styrning och ledning Sn 2009 Socialnämnd socialnämnden Intern kontroll - systematisk styrning och ledning byggoch miljönämnden Bom 2010 Bygg- och miljönämnden Internkontrollplan 2011 Tekniska nämnden Tn 2011 Tekniska nämnden Internkontroll - systematisk styrning och ledning humanistiska nämnden Humanistisk nämnd IT-strategi 2003 Ks 2002 Kommunstyrelse Informationssäkerhetspolicy Kf 2009 Kommunstyrelse Rapport styrande dokument.docx 7
Policy för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Ks 2000 Kommunstyrelse Kvalitetspolicy - systematisk styrning och ledning * Policy för det interna säkerhetsarbetet i Handlingsprogram - trafiksäkerhet Policy upphandling och inköp Kf 2009 Kommunstyrelse Riktlinjer för upphandling och inköp Ks 2015 Kommunstyrelse Externa Alkohol- och drogpolitiskt program för Kf 2001 Kommunstyrelse * Energi- & klimatstrategi - för ett hållbart Ånge 2009-2015 Bilaga till energi- och klimatstrategi 2009-2015. Handlingsplan energi- och klimatstrategi 2013 samt uppföljning 2013 Kf 2009 Kommunstyrelse * Ks 2013 Kommunstyrelsen Delårsrapport för 2014-08-31 Kf 2014 Kommunstyrelsen Investeringsreglemente Kf 2014 Kommunstyrelsen Finanspolicy Kf 2013 Kommunstyrelse * Mål och prioriteringar budget 2015, ekonomisk plan 2016-2017 Mål och prioriteringar budget 2016, ekonomisk plan 2017-2018 Kf 2014 Kommunstyrelsen * Kf 2015 Kommunstyrelsen Regler för s borgensåtagande Kf 1999 Kommunstyrelse Årsredovisning och koncernbokslut 2014 Kf 2015 Kommunstyrelsen Kulturplan 2011-2014 Kf 2011 Humanistisk nämnd * Riktlinjer för bygdeavgiftsmedel Ks 2013 Kommunstyrelsen Folkhälsoprogram för Kf 2012 Kommunstyrelsen * Principer för internationellt samarbete för Ånge kommun Kf 1999 Kommunstyrelse IT-infrastrukturprogram för 2004-2008 Kf 2005 Kommunstyrelse * Kommunikationspolicy för Kf 2015 Kommunfullmäktige Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Ånge kommun Kartor till Allmänna lokala ordningsföreskrifter Kf 2010 Kommunstyrelse Avfallsplan för Kf 2004 Teknisk nämnd * VA-redovisning Kf 2014 Teknisk nämnd Lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Lokala ordningsföreskrifter för torghandel i Ånge kommun Kf 2013 Kommunstyrelsen * Kf 2014 Teknisk nämnd Regler för hemsändningsbidrag Ks 2005 Kommunstyrelse Policy för s revisorer vid genomförande av den samordnade revisionen Kf 2000 Revision Policy för avgifter i skolan Kf 2011 Humanistisk nämnd * Rapport styrande dokument.docx 8
Handlingsprogram för skydd mot olyckor 2012-2015 Räddningstjänst förbund 2011 Medelpads - Bilaga 1 Lagar, förordningar, uppdrag Medelpads - Bilaga 2 Olycks- och riskanalys Medelpads - Bilaga 3 Organisation förebyggande Medelpads - Bilaga 4 Räddningstjänst Varning, Alarmering, Hamnar Medelpads - Bilaga 5 Utdrag av delmål i MRP 2012 Medelpads Krisledningsplan för inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Kf 2011 Kommunstyrelse Pandemiplan för Ks 2009 Kommunstyrelse Principprogram för det brottsförebyggande arbetet samt handlingsplan 2005-2006 Kf 2004 Kommunstyrelse * Risk- och sårbarhetsanalys för 2011 Säkerhetsgruppen Plan för tillgänglighet och delaktighet 2014-2020 Kf 2013 Kommunstyrelse * Framtid Ånge - Strategi för utveckling i 2014 2020 Kf 2013 Kommunstyrelse * Policy för synpunkts- och kritikhantering Kf 2001 Kommunstyrelse Servicegarantier i Kf 2012 Kommunstyrelse Översiktsplan för utveckling av öppnas i nytt fönster Kf 2004 Kommunstyrelse * Reglementen Arbetsordning för kommunfullmäktige Kf 2014 Kommunstyrelse Arkivreglemente för Kf 1995 Kommunstyrelse Attestreglemente för kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner Kf 2014 Kommunstyrelsen Tillämpningsanvisning till attestreglemente Ks 2015 Kommunstyrelsen Kommunalförbundsordning för Medelpads Reglemente för intern kontroll - systematisk styrning och ledning av kommunal verksamhet Ks 2009 Kf 2003 Kommunstyrelse Kommunstyrelse Reglemente för krisledningsnämnd Kf 2004 Kommunstyrelse Reglemente pensionärs- och handikappråd Kf 2015 Kommunstyrelsen Reglemente för ungdomsrådet Kf 2013 Humanistisk nämnd Revisionsreglemente Kf 2006 Revision Skolskjutsreglemente för Kf 2010 Humanistisk nämnd s reglementen från 2015-01-01 Kf 2014 Kommunstyrelsen Reglemente Överförmyndarnämnden Kf 2012 Kommunstyrelsen 78 dokument exkl. bilagor och karta Rapport styrande dokument.docx 9