Anbudsförfarande gällande öppenvårdsterapi för personer med svår funktionsnedsättning för avtalsperioden 2015 2018 FPA 5.2.2014 Informationsmöten för serviceproducenter
Upphandling av rehabiliteringstjänster - lagstiftning FRPL 53 : FPA kan ordna rehabilitering antingen genom att själv producera tjänsterna eller genom att upphandla dem hos andra serviceproducenter FPA kan upphandla rehabiliteringstjänster hos en offentlig eller därmed jämförbar producent endast om det inte annars är möjligt att fullgöra skyldigheten att ordna rehabilitering enligt lagen om FPArehabilitering 2
Meddelat på www.kela.fi 6.11.2013 Yhteistyökumppanit > Kuntoutuspalvelut > Ajankohtaisohjeet > Avoterapiat 06.11.2013 FPA:s upphandling av öppenvårdsterapi för personer med svår funktionsnedsättning 2014 för avtalsperioden 2015 2018 FPA:s försäkringsdistrikt ordnar 3.3.2014 29.4.2014 anbudsförfaranden gällande terapi i öppen vård för personer med svår funktionsnedsättning. När anbudsförfarandet inletts publiceras det anbudsmaterial som gäller upphandlingen av öppenvårdsterapin på FPA:s webbplats www.kela.fi/kuntoutuspalvelut under > Hankinnat > Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2015 2018. Preciseringar i de de här uppgifterna är möjliga. 3
Jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna Enligt upphandlingslagen ska anbudsgivarna behandlas jämlikt och utan diskriminering. Vid upphandlingen av öppenvårdsterapi ger FPA alla anbudsgivare samtidigt samma information om kommande anbudsförfaranden och/eller om frågor som gäller anbudsförfarandet: www.kela.fi /kuntoutuspalvelut>ajankohtaistiedotteet>avoterapiat www.kela.fi/kuntoutuspalvelut under > Hankinnat > Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2015-2018 >Hankeryhmän sivut 4
Projektgrupperna / www.kela.fi/kuntoutuspalvelut under > Hankinnat > Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2015-2018 Hankinnat>Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2015-2018 Etelä-Suomi (Södra Finland) Etelä-Pirkanmaa/Tampere (Södra Birkaland/Tammerfors) Itä-Sumi (Östra Finland) Lappi/Oulu/Pohjois-Pohjanmaa (Lappland/Uleåborg/Norra Österbotten) Lounais-Suomi (Sydvästra Finland) Länsi-Suomi (Västra Finland) Hankinnat>Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2011-2014 - Eventuell tilläggsupphandling för avtalsperioderna 2011 2014 - Andra eventuella uppdateringar 5
Upphandlingsprocessen 1 Upphandlingsannons (www.hilma.fi) 2 Anbudsbegäran och anbudsmaterial (www.kela.fi-sidorna) 3 Absolut gräns för när anbuden ska lämnas in anges i anbudsförfrågan 4 Anbuden behandlas vid upphandlingsenheten 5 Beslut om upphandling 6 Delgivning av upphandlingsbeslut + anvisning om ansökan (mottagaren anses ha fått del av beslutet inom 7 dagar) 7 Verifierande av tillförlitliga utredningar (tidsfristen anges i anbudsförfrågan) 8 Uppgörande av ramavtal (efter 21 dagars väntetid) 9 Avtalen verkställs 6
Information under anbudstiden Enligt anbudsförfrågan är anbudsgivaren skyldig att följa eventuella meddelanden om anbudsmaterialet medan anbudsförfarandet pågår och att beakta dem i sitt anbud. Meddelandena publiceras på FPA:s finskspråkiga sidor www.kela.fi/kuntoutuspalvelutunder Tiedotteet> avoterapiatiedotteet och under Hankinnat > Avoterapiahankinnat sopimuskaudelle 2015 2018 > hankeryhmän sivut. 7
Om anbudsmaterialet Allt relevant framgår av anbudsförfrågan och de bifogade blanketterna* och bilagorna I två separata anbudsförfrågningar med delvis separata blanketter och bilagor Urvalsgrund är anbudens fördelaktighet totalekonomiskt sett så att det viktade värdet för kvaliteten är 50 % och för priset 50 %. Som faktorer med betydelse för kvaliteten beaktas utbildning, erfarenhet, lokaler och övriga faktorer som ska poängsättas. * Alla blanketter som används i anbudsförfarandet har förnyats, de nya blanketterna har datumet 03/2014, och bara dessa ska användas. 8
Två separata anbud (1) individuell terapi (2) gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi och dagrehabilitering Separat material Individuell terapi Anbudsbegäran, individuell terapi Blankett KU 136r Samlingsblankett, individuell terapi Blankett KU 122r Prisanbud, individuell terapi Blankett KU 125r Behörighetsvillkor för anbudsgivaren och servicen, individuell terapi Poängsättningspromemoria, individuell terapi Avtalsutkast, individuell terapi Gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi och dagrehabilitering Anbudsförfrågan, grupperna ovan Blankett KU 137r Samlingsblankett, grupperna ovan Blankett KU 133r Prisanbud, grupperna ovan Blankett KU 135r Behörighetsvillkor för anbudsgivaren och servicen, grupperna ovan Poängsättningspromemoria, gruppterapi Poängsättningspromemoria, multidisciplinär gruppterapi Poängsättningspromemoria, dagrehabilitering Avtalsutkast, grupperna ovan Gemensamt material FPA:s standard för terapi i öppen vård, terapi i öppen vård för personer med svår funktionsnedsättning, gäller från 1.1.2015 Blankett KU 115r Utredning om lokaler, utrustning och redskap och om hur terapin genomförs Blankett KU 124r Utredning om neuropsykolog-, musikterapeut- och psykoterapeutbehörighet Blankett KU 116r Utredning om fysio-, tal- och ergoterapeutbehörighet Blankett KU 126r Uppgifter om bidrag för ombyggnad som beviljats av FPA 9
Samlingsblankett KU 136r (individuell terapi)* För varje terapiform, särskild terapiform eller terapislag inom den individuella terapin lämnas separat anbud på samlingsblanketten (KU 136r) och separata blanketter och bilagor som lämnas in med den. Observera också punkt 2.2 i anbudsförfrågan. Verksamhetsställena => Sammanställer anbuden => Om samlingsblanketten saknas i anbudet förkastas det * Blankett KU 137r för gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi och dagrehabilitering fungerar på motsvarande sätt. 10
Individuell terapi som upphandlas genom anbudsförfarande fysioterapi vattenterapi, lymfterapi och ridterapi (särskilda former av fysioterapi) musikterapi neuropsykologisk rehabilitering talterapi ergoterapi ridterapi (som särskild form av ergoterapi) psykoterapi bildkonstterapi (som särskild form av psykoterapi) familjeterapi (som ett slag av psykoterapi) 11
Individuell terapi minuter och hembesökstillägg Anbudet ges enligt grundpriset för ett 45 minuters besök fysioterapi, musikterapi, neuropsykologisk rehabilitering, ergoterapi, psykoterapi, familjeterapi och bildkonstterapi priser fastställs också för 60 och 90 minuters besök och tillägg för hembesök talterapi och lymfterapi pris fastställs också för 60 minuters besök och tillägg för hembesök vattenterapi och ridterapi pris fastställs också för 60 minuters besök 12
Individuell terapi tillägg för hembesök (gäller inte vattenterapi och ridterapi FPA fastställer priserna för andra antal minuter. Priserna räknas utgående från det offererade grundpriset för 45 minuter (se punkt 2.1.2) på följande sätt: 60 min = grundpriset plus 25 % 90 min = grundpriset plus 60 % Priset på hembesök beräknas på antalet minuter för individuell terapi enligt följande (hembesökstillägget gäller varken ridterapi eller vattenterapi): resor under 36 kilometer = priset på antalet minuter plus 50 % resor 36 70 kilometer = priset på antalet minuter plus 70 % resor över 70 kilometer = priset på antalet minuter plus 100 %. 13
Individuell terapi separata reseersättningar Förutom tillägg för hembesök betalas en separat reseersättning till serviceproducenten för en hembesöksresa som företas för ett enda terapibesök och som överstiger 100 kilometer i en riktning. Separat resekostnadsersättning betalas i enlighet med skatteförvaltningens gällande kilometerersättningar. Om en serviceproducent exempelvis beger sig från sitt verksamhetsställe i Uleåborg till Kajana för att ge terapi orsakas serviceproducenten en resa på 180 km i en riktning. FPA betalar ersättning för terapibesöket genom ett hembesökstillägg och därtill separat reseersättning till serviceproducenten för 80 km, dvs. 80 km x 0,45 euro (skatteförvaltningens reseersättning 2013). 14
Gruppterapi som upphandlas genom anbudsförfarande Fysioterapi, vattenterapi, musikterapi, neuropsykologisk rehabilitering, psykoterapi, talterapi och ergoterapi 60 90 minuters terapibesök Former av genomförande enligt standarden för öppenvårdsterapi: En grupp för barn och unga (4 17 år) som leds av en terapeut: 2 4 barn/unga (gäller inte vattenterapi) En grupp för barn och unga (4 17 år) som leds av två terapeuter: 4 6 barn/unga En grupp för vuxna som leds av en terapeut: 3 5 vuxna (gäller inte vattenterapi) En grupp för vuxna som leds av två terapeuter: 4 8 vuxna 15
Multidisciplinär gruppterapi som upphandlas genom anbudsförfarande Fysioterapi, musikterapi, neuropsykologisk rehabilitering, psykoterapi, talterapi och ergoterapi 60 90 minuters terapibesök Former av genomförande enligt standarden för öppenvårdsterapi: En grupp för barn och unga (4 17 år) med 4 6 barn/unga En grupp för vuxna med 4 8 vuxna 16
Dagrehabilitering som upphandlas genom anbudsförfarande Fysioterapi, vattenterapi, musikterapi, neuropsykologisk rehabilitering, psykoterapi, talterapi och ergoterapi Dagrehabilitering omfattar 5 timmar program I enlighet med standarden för öppenvårdsterapi ska dagrehabiliteringen innehålla minst två av de ovan nämnda formerna av individuell terapi som godkänts av FPA och minst två timmar annat funktionsinriktat rehabiliteringsprogram. 17
Serviceproducentens egen målblankett eller GASblankett Målen för terapin antecknas på serviceproducentens egen målblankett eller på blanketten för måluppställning (GAS). FPA rekommenderar utbildning i GAS-metoden för de terapeuter som använder metoden i öppenvårdsterapi för personer med svår funktionsnedsättning. Det har varit möjligt att delta i utbildningen på kurser som FPA ordnat åren 2010 2011. I framtiden kan man delta i utbildningen på kurser som ordnas av yrkeshögskolor (3 sp) eller serviceproducenter på verksamhetsställen eller i form av annan planenlig och verifierbar utbildning. Närmare information om GAS-metoden finns i GAS-handboken (www.kela.fi/yhteistyökumppanit). FPA kräver inte att GAS-metoden inkl. blanketter används under avtalsperioden 2015 2018 => under avtalsperioden 2019 är GAS obligatorisk också inom öppenvårdsterapin. 18
Förstahjälpsfärdigheter och Trim-kurs Terapeuten har avlagt Finlands Röda Kors grundkurs Fhj 1 eller motsvarande utbildning och har giltig utbildning åtminstone i livräddande första hjälpen eller repetitionskurs eller en kurs av motsvarande längd och innehåll. Information om förstahjälpskurser får man bl.a. på Röda Korsets webbplats http://www.rodakorset.fi. I bassängutrymmena kan övervakaren antingen vara en separat badvakt eller den terapeut som ger vattenterapin. Övervakaren förutsätts ha avlagt minst Trim-kurs enligt Finlands Simundervisningsoch Livräddningsförbund rf eller en kurs av motsvarande längd och innehåll. 19
Verksamhetsställen vid individuell terapi För varje verksamhetsställe ges ett separat anbud. Anbudet ska lämnas inom ramen för anbudsförfarandet i det försäkringsdistrikt inom vars område serviceproducentens verksamhetsställe finns. Serviceproducenten kan äga eller hyra verksamhetsstället. Att verksamhetsstället hyrs betyder att det betalas gängse hyra för lokaliteterna och att det finns ett gällande hyresavtal. Som verksamhetsställe betraktas inte t.ex. en husbil. De serviceproducenter som saknar verksamhetslokaler deltar som regel i anbudsförfarandet i det försäkringsdistrikt där de bor. Om de terapitjänster en serviceproducent tillhandahåller helt och hållet ges inom ett annat försäkringsdistrikt än det där serviceproducentens boningsort är belägen, ska serviceproducenten lämna in sitt anbud inom anbudsförfarandet i det försäkringsdistrikt där tjänsterna ges. 20
Exempel på anbud per verksamhetsställe Serviceproducentens första verksamhetsställe ligger i Helsingfors och det andra i Vanda => anbudsgivaren lämnar anbud gällande det första verksamhetsstället till Helsingfors försäkringsdistrikt och gällande det andra verksamhetsstället till försäkringsdistriktet för Vanda-Borgå Serviceproducenten har inga verksamhetslokaler och bor i Vanda => anbudet lämnas till Vanda Serviceproducenten har inga verksamhetslokaler och bor i Kyrkslätt. Terapitjänsterna inriktas i sin helhet på Esbo försäkringsdistrikts område => anbudet lämnas till Esbo försäkringsdistrikt Serviceproducenten tillhandahåller vattenterapi i Backasbrinkens simhall mot simhallsavgift (betalar alltså inte hyra för användning av lokalerna) = anbudet lämnas till Helsingfors utan uppgift om lokal 21
Verksamhetsställen och lämnande av anbud på gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi och dagrehabilitering För varje verksamhetsställe ges ett separat anbud enligt följande: Anbudet ska lämnas inom ramen för anbudsförfarandet i det försäkringsdistrikt inom vars område serviceproducentens verksamhetsställe finns. Serviceproducenten kan äga eller hyra verksamhetsstället. Att verksamhetsstället hyrs betyder att det betalas gängse hyra för lokaliteterna och att det finns ett gällande hyresavtal. Om serviceproducenten i stället för egna eller hyrda lokaler använder lokaler för vilka gängse hyra inte betalas (t.ex. en läroanstalts eller vårdcentrals lokaliteter), lämnas anbudet inom ramen för anbudsförfarandet i det försäkringsdistrikt där den lokal finns som serviceproducenten använder vid terapin. 22
Underleverans Anbudsgivaren svarar inför FPA för de tjänster som underleverantörerna producerar som för sina egna. För underleverantörerna gäller samma behörighetsvillkor och samma grunder för uteslutning enligt lagen om offentlig upphandling som för anbudsgivaren. Anges på samlingsblanketterna KU 136r eller KU 137r. Om anbudsgivaren anlitar en underleverantör ska anbudsgivaren på samlingsblanketten förbinda sig att med underleverantören göra upp ett skriftligt avtal om underleverans, i vilket underleverantören förbinder sig att hela upphandlingsavtalsperioden 2015 2018 iaktta de förfaranden och de villkor gällande föremålet för upphandlingen och serviceproducenten som anges i anbudshandlingarna och standarden för öppenvårdsterapi samt FPA:s anvisningar. 23
Tillförlitlig utredning Om anbudsgivaren vid den tidpunkt då anbudet lämnas in inte har alla förutsättningar att tillhandahålla servicen (t.ex. regionförvaltningsverkets tillstånd och försäkringar) ska det i anbudet skriftligen lämnas en tillförlitlig utredning om att villkoren för upphandlingen kommer att uppfyllas senast 1.11.2014. Med tillförlitlig utredning avses en sådan utredning att upphandlingsenheten kan försäkra sig om att behörighetsvillkoren för anbudsgivaren och servicen är uppfyllda vid nämnda tidpunkt. Om den terapeut som ska ge servicen har ett annat modersmål än finska eller svenska ska anbudsgivaren lämna en tillförlitlig skriftlig redogörelse för att terapeuten har tillräckliga språkkunskaper för att ge FPA-klienterna rehabilitering enligt standarden för öppenvårdsterapi på finska eller svenska. 24
Understöd från FPA anges på blankett KU 126r. I enlighet med 64 i lagen om offentlig upphandling beaktas vid anbudsjämförelsen ekonomiskt stöd som beviljats av FPA och som påverkar anbudspriset. Ekonomiskt stöd som erhållits från FPA kalkyleras på upphandlingsenhetens försorg in i priset på tjänsten i jämförelseskedet. Som bidrag beaktas alla FPA-bidrag för ombyggnad som lyfts 1.3.1998 och därefter. Upphandlingsenheten kan kontrollera uppgifterna i FPA:s system. Serviceproducenten ska ange på blankett KU 126r hur stor andel av lokalerna vid rehabiliteringsinrättningen som används av serviceproducenten under avtalsperioden (ett år) i anslutning till anbudet (terapiform, särskild terapiform eller terapislag). Om serviceproducenten använder bara en del av rehabiliteringsinrättningens lokaler beaktas bidraget endast för de rum som serviceproducenten använder. Närmare information om hur bidrag beaktas finns i anbudsförfrågan. 25
Anbudsgivning Anbuden avfattas på finska eller svenska. Anbuden ska gälla till 31.12.2014. I anbudet ska på blankett KU 115r anges det antal kunder som anbudsgivaren kan ge service under ett år (kundkapacitet). Anbudsgivaren förbinder sig i sitt anbud att upprätthålla den offererade kundkapaciteten varje år under hela avtalsperioden 2015 2018. Vid behandlingen av anbuden används bara de uppgifter som lämnats i anbudet och på anbudsblanketterna. FPA kontrollerar dock i företags- och organisationsdatasystemet (FODS) om anbudsgivaren har ett gällande utdrag ur förskottsuppbördsregistret i enlighet med vad som uppges på blanketterna Behörighetsvillkor för anbudsgivaren och servicen. 26
Ramavtal och delanbud Ramavtal Rehabiliteringstjänsterna köps på basis av FPA:s rehabiliteringsklienters egna val hos serviceproducenter som godkänts för ramavtalet. I anbudsförfarandet accepteras inga delanbud. Ett delanbud är ett anbud som gäller terapi endast för en viss kundgrupp, t.ex. ergoterapi för barn. Ett delanbud kan också vara ett anbud som gäller en del av terapitjänsterna, t.ex. endast handledningsbesök eller terapi som ges via video. 27
Prisanbud i anbudsförfarandet Anbudsgivaren ska lämna ett prisanbud för åren 2015 2018. Samma pris ska offereras för hela avtalsperioden och priset höjs inte under avtalsperioden. Ett fast pris för gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi och dagrehabilitering Vid gruppterapi och multidisciplinär gruppterapi kan en terapeut delta i klientens nätverksbesök. För nätverksbesök* betalas ett fast pris. Priset för ett nätverksbesök anges i anbudsförfrågan som xx euro/60 minuter *nätverksbesök = FPA:s standard för terapi i öppen vård för personer med svår funktionsnedsättning, version 6 samarbetsöverläggning 28
Förfrågningar enligt anbudsförfrågan Frågor rörande anbudsförfrågan ska skickas per e-post till den adress som anges i anbudsförfrågan, senast den angivna dagen. För att garantera likabehandling av anbudsgivarna besvarar FPA inte frågor per telefon. Frågor som gäller anbudsförfrågan kan ställas både på finska och svenska. Frågor som ställts på finska besvaras på finska och frågor som ställts på svenska besvaras på svenska. De finska och svenska frågorna och svaren publiceras senast de datum som anges i anbudsförfrågan. Frågorna och svaren publiceras på de finskspråkiga sidorna om rehabiliteringstjänster www.kela.fi på en adress som anges i anbudsförfrågan. Endast de svar som getts på denna adress är bindande för upphandlingsenheten. Svar som gäller anbudsförfrågan och som har getts på något annat sätt (t.ex. per telefon eller e-post) är inte bindande för upphandlingsenheten. 29
Inte möjligt att komplettera eller förbättra anbuden i efterhand Ytterligare utredningar inhämtas bara undantagsvis och kan endast bestå av preciseringar av de uppgifter som redan lämnats i anbuden. Att i efterhand komplettera eller förbättra anbuden är inte möjligt. Om ett anbud inte motsvarar anbudsförfrågan, om ett pris är oklart eller om anbudet i övrigt innehåller en väsentlig brist kan det förkastas. 30
Lämnande av anbud Anbudet ska lämnas in i ett slutet kuvert i enlighet med anbudsförfrågan. Anbudet ska vara mottagaren tillhanda senast det datum och klockslag som anges i anbudsförfrågan. Ett anbud som skickats in per e-post eller fax eller annars lämnats i strid med punkt 2 utesluts ur anbudsförfarandet. På kuvertet ska skrivas: Försäkringsdistriktets namn Anbudsförfarande, öppenvårdsterapi för personer med svår funktionsnedsättning 2015 2018 Ett omnämnande av vilket slags service anbudet gäller (gruppterapi, multidisciplinär gruppterapi eller dagrehabilitering) Namnet på den serviceproducent som lämnat anbudet. 31
Uteslutande ur anbudsförfarandet En anbudsgivare som har underlåtit att betala skatter eller lagstadgade socialförsäkringsavgifter kan uteslutas ur anbudsförfarandet. FPA får fram uppgifter om anbudsgivaren i förskottsuppbördsregistret i skatteförvaltningens företagsdatasystem på internet. Ett separat utdrag ur förskottsuppbördsregistret behöver därför inte fogas till anbudet. Upphandlingsenheten utesluter en anbudsgivare från anbudsförfarandet om anbudsgivaren berörs av de grunder för uteslutning som avses i 53 i lagen om offentlig upphandling. Upphandlingsenheten kan också besluta att utesluta en anbudsgivare från anbudsförfarandet på de grunder för uteslutning som avses i 54 i lagen om offentlig upphandling. 32
Avtal Utifrån de inkomna anbuden väljer FPA serviceproducenter och fastställer priserna på tjänsterna. Upphandlingsenheten ingår avtal i den omfattning som motsvarar behovet av tjänster. Efter att anbuden behandlats meddelar FPA med ett skriftligt upphandlingsbeslut om anbudet har godkänts eller förkastats. Avtalen görs upp skriftligt för tiden 1.1.2015 31.12.2018, varefter de upphör utan uppsägning. Om serviceproducenten byter ort och det blir omöjligt att genomföra avtalet i praktiken kan det sägas upp eller hävas under pågående avtalsperiod. FPA kan inte förplikta en klient att anlita rehabilitering som ordnas utanför Finlands gränser, eftersom klienten alltid själv måste stå för resekostnaderna i samband med rehabilitering utomlands (FRPL 16 5 mom.). 33
Sammanställ ett bra anbud 34 Ta till dig den relevanta FPA-standarden för terapi i öppen vård och se till att anbudets kvalitet svarar mot standarden. Reservera tillräckligt med tid för att sätta dig in i anbudshandlingarna. Läs alla anbudshandlingar med bilagor omsorgsfullt och försäkra dig om att du förstår innehållet. Beakta all information som ingår i upphandlingsmaterialet då du skriver anbudet. Starta förberedelserna för anbudet så fort upphandlingsförfarandet inleds. Om du har frågor, ställ dem under den angivna tiden. Följ, enligt vad som anges i anbudsförfrågan, det som publiceras på adressen www.kela.fi. Fyll i anbudsblanketterna noggrant. Kontrollera ännu en gång! Ta lärdom av de misstag du gjorde under föregående omgång. Tidsfristerna i anbudsförfrågan måste följas.
35 Tack!