Delårsrapport 2 Familjerättsnämnden FRN/:14
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Ansvarsområde... 3 3 Uppföljning av målen... 3 3.1 Kund - nöjd väsbybo... 3 3.2 Samhälle och miljö - hållbart Väsby... 5 3.3 Medarbetare - attraktiv arbetsgivare... 6 3.4 Ekonomi god ekonomisk hushållning... 7 4 Avstämning av nämndspecifika uppdrag... 11 5 Omvärldsanalys... 11 5.1 Framåtblick... 11 5.2 Riskbedömning... 12 Bilagor Bilaga 1: verksamhetsmått januari-augusti Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 2(12)
1 Sammanfattning Totalt sett har ingen större förändring skett vad gäller ärendevolymerna, jämfört med motsvarande period förra året. Inom området vårdnad-, boende och umgänge har en ökning skett i antalet utredningar till domstol. Ökningen är inte av sådan omfattning att den föranleder några särskilda åtgärder på kort sikt. Erfarenheter från tidigare år är att måttliga variationer i volymer tenderar att jämna ut sig på årsbasis. Fortsatt uppföljning kommer att ske under hösten. en för helåret bedöms dock i nuläget inte avvika från fastlagd budget. Under den redovisade perioden har de för verksamheten uppställda målen uppfyllts i stort sett helt. Familjerättsnämnden redovisar per sista augusti ett positivt resultat med 543 tkr. Överskottet beror på lägre personalkostnader mot budget under årets första fyra månader. 2 Ansvarsområde Ordförande: Kontorschef: Karolina Windefalk Barbro Johansson Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har fr.o.m. 1 januari 2005 inrättat en gemensam nämnd för familjerättsliga frågor i de tre kommunerna. Verksamheten bedrivs under benämningen Familjerättsbyrån för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner med den sistnämnda kommunen som värdkommun för verksamheten. Familjerättsbyråns ansvarsområden är reglerade i lagstiftning och avser främst frågor rörande faderskap, adoption samt vårdnad, boende, umgänge. 3 Uppföljning av målen 3.1 Kund - nöjd kommuninvånare 3.1.1 Kunden i fokus 3.1.1.1 Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande. et är uppfyllt Kundnöjdhet och tillgänglighet mäts med hjälp av en väntrumsenkät under en tvåveckorsperiod varje termin. Samtliga besökare erbjuds då att svara på enkäten. Årets första mätning gjordes i april månad med gott resultat och hög svarsfrekvens. Årets andra mätning sker i november månad. Nytt för i år är att enkäten kompletterats med en fråga gällande bemötande per telefon, samt att nöjdhet avseende besökstider redovisas som en egen del. Andel som är nöjda med bemötandet i samband med personligt besök, i procent Andel som är nöjda med tillgängligheten, i procent Andel som är nöjda med bemötandet per telefon, i procent Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 3(12) T2 96 89 89 T1, ÅR 89 89 89 T1, ÅR 92 92 T1, ÅR
Andel som upplever sig ha fått en besökstid inom rimlig tid, i procent T2 82 82 T1, ÅR Säkra att besökare får ett gott bemötande De som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska få ett gott bemötande. Tillgängligheten skall vara god. Gemensam genomgång av mätresultat i arbetsgruppen. 3.1.1.2 Korta handläggningstider skall eftersträvas et är uppfyllt Rättssäkerhet och effektivitet mäts bl.a. utifrån handläggningstider för ärenden inom de tre stora verksamhetsområdena. Under den aktuella tidsperioden har målen uppfyllts helt, eller nästan helt. Andel ärenden avseende fastställande av faderskap där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent Andel medgivandeutredningar vid adoption där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent Andel remisser från tingsrätten avs. vårdnadsfrågor där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent Endast fyra medgivandeutredningar har gjorts under perioden varav en har överskridit målvärdet. T2 94 97 95 97 83 90 75 90 84 85 88 85 Regelbunden uppföljning av handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider inom varje område. Utredningar som överskrider sex månader skall rapporteras till nämnden. 3.1.2 Valfrihet och mångfald 3.1.3 Kunskap och lärande En god fysisk och psykisk hälsa är en förutsättning för en fungerande skolgång med ett gott lärande. Familjerättsnämnden verkar inom ramen för sitt område för att barn i målgruppen, och i samtliga tre kommuner, ska må så bra som möjligt. Detta sker bl.a. genom erbjudande av frivilliga råd/stöd kontakter samt möjlighet till deltagande i gruppverksamhet för barn till separerade föräldrar. et är inte mätbart. Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 4(12)
3.1.4 Social hållbarhet, trygghet och hälsa 3.1.4.1 Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd et är uppfyllt Av målen för gemensamma nämndens verksamhet framgår att barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån skall erbjudas stöd. Som ett led i det erbjuds barn till separerade föräldrar möjlighet att delta i en gruppverksamhet som följer ett för ändamålet framarbetat program. Gruppledarna har särskild utbildning på området. Inför planerades 3 grupper att hållas, vilket är en utökning med en grupp jämfört med föregående år. Årets första två grupper har avslutats och den tredje påbörjas i oktober månad. T2 Antal uppstartade barngrupper 2 3 3 T1, ÅR Andel barn som upplevt att de har mått bättre efter deltagande i barngrupp, i procent 83 83 83 ÅR Starta fler barngrupper 3.1.4.2 Barn ska ha rätt att uttrycka sin mening i frågor som rör dem et kan ej bedömas Barn som är aktuella för utredning avseende vårdnad, boende och umgänge skall beredas möjlighet till samtal med ansvarig utredare. De barn som inte uppnått sådan ålder och mognad att enskilda samtal med utredare är lämpligt/möjligt skall beredas möjlighet att träffa utredaren under andra former, t.ex. vid hembesök i förälders närvaro. Metoder för samtal med barn har varit ett återkommande tema under senaste års metod- och planeringsdagar, något som kommer att fortgå. Andelen dokumenterade samtal med barn i vårdnadsutredningar, i procent T2 94 100 100 T1, ÅR Vidareutveckla metoder för samtal med barn Metoder ska vidareutvecklas för barnets rätt att komma till tals. 3.2 Samhälle och miljö - hållbart Väsby Familjerättsbyråns verksamhet är i huvudsak kontorsbunden. Resor i tjänsten förekommer och ska i första hand företas med allmänna färdmedel. Merparten av hushållsavfallet sorteras. Material- och energiförbrukning ska regelbundet ses över och i möjligaste mån minskas. Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 5(12)
För året har ett nytt nyckeltal avseende minskning av pappersförbrukning införts. Uppföljning av miljömålen sker i årsrapport. 3.2.1 Hållbar tillväxt 3.2.2 Miljö och klimat 3.2.2.1 I upphandlingar, beställningar och uppdragsgivande ska krav ställas på efterlevnad av kommunens miljöpolicy och beaktande av betydande miljöaspekter et kan ej bedömas Andel upphandlingar, beställningar och uppdrag där krav ställs på efterlevnad av kommunens miljöpolicy, i procent T2 100 100 100 ÅR Säkerställa att miljöpolicyn efterlevs Genom att ställa krav och följa alla avtal att kommunens miljöpolicy efterlevs. 3.2.2.2 Material- och energiförbrukning skall hållas på så låg nivå som möjligt. et kan ej bedömas Förbrukning av kontorspapper, minskning i procent T2 0 5 5 ÅR Minska förbrukningen av kontorspapper 3.3 Medarbetare - attraktiv arbetsgivare 3.3.1 Stolta medarbetare 3.3.1.1 Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare. et kan ej bedömas Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 6(12)
För att garantera kvalité och utveckling i verksamheten skall alla anställda ges kompetensutveckling under motsvarande minst tre dagar per år. Alla anställda skall ha en individuell kompetensutvecklingsplan som följs samband med medarbetarsamtal under hösten. Medarbetarundersökning görs varje höst. et gås igenom i arbetsgruppen och eventuella förbättringsområden identifieras och följs upp. Senaste års resultat har varit positiva och överstiger kommunens genomsnitt (bemötandeindex och hållbart medarbetarengagemang). Personalomsättningen har varit liten de senaste åren. Den interna organisationen strävar efter att på olika sätt skapa möjlighet för medarbetarna till stor delaktighet, inflytande och eget ansvar kring verksamhetens och den egna utvecklingen. Bemötandeindex (BMI) för familjerättsbyrån Hållbart medarbetarengagemang (HME) för familjerättsbyrån Frisknärvaro, andel medarbetare som har sjukfrånvaro 40 timmar eller mindre på ett år T2 91% 86% 86% ÅR 92% 84% 84% ÅR 81% 81% ÅR sjukfrånvaro 6,4 6,4 ÅR andel anställda som får den kompetensutveckling man anser sig behöva för att kunna utföra arbetet på ett bra sätt, i procent 80% 80% ÅR kompetensutvecklingsplan Alla anställda skall ha en kompetensutvecklingsplan som följs upp årligen. Medarbetarundersökning genomförs varje höst och följs upp, varpå eventuella handlingsplaner görs. 3.4 Ekonomi god ekonomisk hushållning 3.4.1 Ekonomiskt resultat 3.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans et är uppfyllt Nämndens ekonomi är i balans. et visar ett visst överskott för årets andra tertial. T2 avvikelse av omslutning, i procent 5,4 0 5 0 T1, T2, ÅR Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 7(12)
3.4.1.2 räkning Intäkter/kostnader (belopp i mkr) INTÄKTER (+) Bokslut Budget januari-augusti Avvik. Intern kommunersättning 2,8 2,9 1,9 2,9 0,0 Intern täckningsbidrag Försäljning och avgifter Hyror och arrenden Bidrag 0,1 Försäljn verksamhet / entreprenad 6,3 7,0 4,7 7,0 0,0 Summa intäkter 9,2 9,9 6,6 9,9 0,0 KOSTNADER (-) Buffert Bidrag Entreprenad / köp av verksamhet Övrigt material och tjänster -1,7-1,5-0,9-1,8-0,3 Personalkostnader -6,6-7,5-4,6-7,2 0,3 Lokal- och markhyror -0,7-0,9-0,6-0,9 0,0 Övriga fastighetskostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avskrivningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Intern ränta 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Intern täckningsbidrag Intern kommunersättning Summa kostnader -9,0-9,9-6,1-9,9 0,0 Finansiering 0,2 0,0 0,5 0,0 0,0 till resultaträkningen en för helåret avviker inte från fastlagd budget. Personalkostnaden kommer att öka i och med tillsättning av vakanser samt lönerevisionen. Kostnaden för familjerättsnämnden har fördelats mellan mellan de tre kommunerna enligt följande: Hälften av kostnaden fördelas utifrån invånare i respektive kommun per den 1 november föregående verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån nyttjandegrad föregående verksamhetsår. Ett eventuellt över/underskott fördelas på samma sätt. Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 8(12)
3.4.1.3 per verksamhet Budget Verksamhet Gemensam familjerätt Summa verksamheter Kom. ers. Fsg av verksam. Intäkter Övr. int. Summa Köp av verksam. Kostnader Övr. kostn. Summa 2,9 7,0 9,9-9,9-9,9 0,0 2,9 7,0 9,9-9,9-9,9 0,0 Delår 2 Verksamhet Gemensam familjerätt Summa Verksamheter Kom. Ers. Fsg av verksam. Intäkter Övriga int. Summa Köp av verksam. Kostnader Övriga kost. Summa 1,9 4,7 6,6-6,1-6,1 0,5 1,9 4,7 6,6-6,1-6,1 0,5 Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor visar efter augusti ett positivt resultat mot budget med 543 tkr. Det positiva resultatet beror på lägre personalkostnader pga vakanser samt lägre kostnader för utredningsuppdrag. Lokalhyrorna har ökat med över 100 tkr mellan år -. Budget för har därför justerats med motsvarande neddragning av personalkostnader för att lokalkostnaden ska rymmas inom budgetram. Verksamhet Gemensam familjerätt Summa Verksamheter Kom. Ers. Fsg av verksam. Intäkter Övriga int. Summa Köp av verksam. Kostnader Övriga kost. Summa 2,9 7,0 9,9-9,9-9,9 0,0 2,9 7,0 9,9-9,9-9,9 0,0 en för helåret avviker inte från fastlagd budget. Följande risker kan dock urskiljas i prognosen: Osäkert hur stor kostnaden blir för det nya verksamhetssystemet Pulsen Combine. Om uppdragen ökar inom verksamheten kan det bli svårt att finansiera eventuella personalökningar kontra fler konsulter för utredningsuppdrag. 3.4.1.4 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Verksamhetsmått Bokslut Budget Delår 2 Avvikelse totalt antal barn vars föräldrar någon gång varit aktuella i 587 640 399 640 0 Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 9(12)
Verksamhetsmått Bokslut Budget Delår 2 Avvikelse samarbetssamtal, snabbyttrande, vårdnads-, boende eller umgängesutredning antal medgivandeutredningar i samband med adoptioner antal barn för vilka fastställande av faderskap har skett genom bekräftelse 13 20 4 15-5 904 910 558 910 0 till volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor redovisar tämligen oförändrade volymer jämfört med motsvarande period föregående år sett till antal barn som kommit i kontakt med verksamheten. Inom området adoption har antalet unika ärenden minskat medan en ökning har skett inom området faderskap, och framförallt antalet vårdnads-, boende- och umgängesutredningar som är verksamhetens mest resurskrävande område. Erfarenhet från tidigare år är att ärendemängden tenderar att plana ut under årets sista månader. Se även bilaga "verksamhetsmått" 3.4.1.5 Investeringsuppföljning Familjerättsnämnden har inga investeringar att följa upp. 3.4.1.6 Känslighetsanalys Gemensamma nämndens budget är liten i förhållande till övriga nämnders budget. En mindre procentuell ökning av kostnader slår därför hårt. Känsligheten för volymökningar är hög och någon buffert som kan hantera detta finns inte. Nämndens budget består till 76 procent av lönekostnader (förra året till 85 procent men pga lokalkostnaden ökade har den procentuella andelen minskat betydligt). Förändrade uppdrag pga lagändringar inom det familjerättsliga området kan medföra en ökad arbetsbelastning som i sin tur medför ett behov av personalförstärkning. En utökning av en tjänst inom familjerätten motsvarar en merkostnad på drygt 500 tkr. En löne- och prisökning med 1 procent motsvarar en kostnadsökning på 100 tkr. 3.4.2 Effektivitet Hög rättssäkerhet, korta handläggnings- och väntetider ska eftersträvas. Brukarna ska ha insyn och få tillräcklig information om handläggningen av sitt ärende. Årets första brukarundersökning visar att 88 procent anser att de fått en besökstid inom rimlig tid och att 93 procent är nöjda med den information de fått gällande handläggandet. Se även avsnitt 3.1.1.2 för handläggningstider. 3.4.2.1 Internkontroll Kontorschefens rapport Kontrollområde Kontrollmoment Mutor och Förhindrande av av kontrollmoment: Medarbetarna ska ha kännedom om kom- Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 10(12)
Kontrollområde bestickning Kontrollmoment mutor och bestickning munens policy mot mutor och bestickning. Information om denna är ett led i introduktionen av nyanställda. Policydokument ska gås igenom en gång per år i samband med personalmöte. Hittills i år har ingen ny personal anställts. Genomgång av policyn kommer att ske under hösten. Stickprover visar att kännedomen om denna är god. Noterade avvikelser: Attester och firmateckning Attest av leverantörsfakturor Åtgärder: av kontrollmoment: Kontroll av att närmast överordnad chef attesterat kostnader för representation samt kurser och konferenser korrekt. Samtliga 21 fakturor har granskats. Av dessa avsåg 9 fakturor kurser och konferenser. Noterade avvikelser: Ingen avvikelse. Attestreglementet har följts. Åtgärder: Internkontroll Identifiera viktiga processer/rutiner/system för utveckling av internkontrollrutiner inkl. känslighets- /riskanalys av kontrollmoment: Verksamhetens handlingsplan mot hot och våld ska vara känd av medarbetarna och uppdateras regelbundet. Genomgång av handlingsplanen är en del av introduktionen till nyanställda. Hittills i år har ingen ny medarbetare anställts. En revidering av handlingsplanen påbörjades i augusti och kommer att slutföras i samband med planeringsdagar i oktober månad. Noterade avvikelser: Åtgärder: 4 Avstämning av nämndspecifika uppdrag Familjerättsnämnden har inga specifika uppdrag att redovisa. 5 Omvärldsanalys 5.1 Framåtblick Familjerättsbyrån fortsätter att utveckla verksamheten utifrån de möjligheter som en större kommungemensam verksamhet ger. Inför planerades en utökning av barngruppsverksamheten vilken löper på planenligt. Sannolikt kommer fler ledare för gruppverksamheten att behöva utbildas under hösten för att klara ökningen. Behovet bedöms i nuläget vara större än vad verksamheten klarar att tillgodose, något man behöver beakta och ta ställning till när planering framåt görs. Den umgängesstödsverksamhet som nu pågått i fem år kan sannolikt utvecklas för att bättre tillgodose familjernas behov. En egen utvärdering pågår och ett nätverk håller på att skapas med de två största familjerättsenheterna i Stockholms stad som idag bedriver liknande verksamheter. Detta för att kunna dra nytta av de sammantagna erfarenheter som finns. Ett möte är inplanerat under hösten i syfte att utbyta erfarenhet och tankar kring utveckling. Möten med barn kommer att vara ett fortsatt fokusområde också inom den dominerande myndighetsutövande delen av verksamheten. Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 11(12)
Tre medarbetare har genomgått en mera omfattande fördjupningsutbildning i metoder för samtal med barn. Det förväntas bidra till ytterligare metodutveckling inom området. Införandet av arbetsmodellen "konflikt och försoning" inom området vårdnadsutredningar har påbörjats i samråd med Attunda tingsrätt och kommer att utvärderas kontinuerligt. En handfull ärenden har hittills hanterats i enlighet med modellen. Antalet vårdnadsutredningar ökade med 15 procent och har hittills i år ökat ytterligare. Om ökningen fortsätter i samma takt över längre tid kan omprioriteringar bli nödvändiga för att möta behovet inom ramen för befintliga resurser. Positivt i sammanhanget är att den mångåriga trenden med stadiga ökningar av antalet vårdnadstvister i domstol på nationell nivå bröts under förra året. Rimliga väntetider och så korta handläggningstider som möjligt kommer också framåt att vara prioriterade mål. 5.2 Riskbedömning Risken för att inte nå de för verksamheten uppställda målen är nära förknippad med arbetsbelastning i kombination med bemanning. Verksamheten är till största delen lagstyrd och påverkas därför av lagändringar och ändrade riktlinjer. Ett ökat antal domstolsbeslut gällande t.ex. vårdnadsutredningar och umgängesstöd medför både ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för familjerättsnämnden. Riskerna för förändringar på kort och lång sikt bedöms framförallt genom bevakning av rättsläget inom det familjerättsliga området. Det är viktigt att tjänsterna vid familjerättsbyrån är bemannade med kompetent personal och att det inte uppstår några längre vakanser, särskilt eftersom det har blivit allt svårare att bemanna sådana med tillräckligt erfaren och kompetent personal. I händelse av brist på personal riskerar målen att inte nås. De senaste åren har personalsituationen vid familjerättsbyrån varit stabil vilket är en styrka i verksamheten. På kort sikt bedöms inte ärendemängden öka markant på grund av lagändringar. Familjerättsnämnden, Delårsrapport 2 12(12)