Handledning Handledningen är utarbetad av Upphandlingsenheten för att vara till stöd för institutionerna i inköpsarbetet. Syftet med denna handledning är att öka medvetenheten, kunskapen och på ett enkelt sätt att beskriva tillämpningar av reglerna inom upphandlingsområdet. Det är dock var och ens skyldighet att informera sig om vad som står i lag. Innehållet baseras på Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och Lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Under stycket 2.2 Upphandlingsnivåer och i Upphandlingsregler beskrivs ansvarsfördelningen i förhållande till upphandlingsvolym. När Upphandlingsenheten anlitas och tar ansvar för ett upphandlingsärende tas avgift inte längre ut. Se konsistoriets beslut om resursfördelning och uppdrag år 2012. 1. Allmänt 1.1 De grundläggande principerna All upphandling ska göras med beaktande av följande principer. 1. Likabehandlingsprincipen - alla anbudssökande och anbudsgivare behandlas lika. 2. Icke-diskrimineringsprincipen anbudssökande och anbudsgivare från t.ex. andra länder eller orter behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. 3. Principen om transparens denna innebär att upphandlingar ska genomföras på ett öppet sätt. 4. Proportionalitetsprincipen - man ska inte ställa högre krav än nödvändigt för att nå det eftersträvade målet. 5. Principen om ömsesidigt erkännande - godkännande av t.ex. intyg från andra länder. Dessa principer ska iakttas i alla faser av upphandlingsförfarandet enligt 1 kap. 9 LOU. 1.2 Upphandlande enhet (2 kap. 19 LOU) KI är en upphandlande enhet. Det innebär att i värdeberäkning vid upphandling av definierad vara eller tjänst skall KIs alla institutioners upphandlingar av denna typ av vara eller tjänst under året räknas samman. 1.3 Sekretess Upphandlingen är inte offentlig utan affärssekretess råder tills dess beslut fattats och avtal/beställning undertecknats av båda parter. Anbuden skall förvaras inlåsta. De som deltar i utvärderingen får naturligtvis ta del av anbuden men skall göras medvetna om att sekretess råder till dess upphandlingen är klar.
1.4 Muta och bestickning Man skall vara uppmärksam på att förmåner oavsett värde som en leverantör lämnar i samband med en upphandling är att betrakta som bestickning. Läs mer i "Farliga Förmåner" som går att beställa genom Institutet mot mutor. 1.5 Jäv Den som skall handlägga ett ärende är jävig om saken angår honom själv eller någon nära anhörig eller närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv, (Förvaltningslagen 11 ). Den som är jävig är skyldig att själv "anmäla jäv" och avsäga sig uppdraget. 1.6 MBL/arbetarskydd Frågor rörande MBL ansvarar Institutionerna själva för. Före start i upphandlingsprojekt skall nödvändiga MBL-förhandlingar vara genomförda. Detta skall bekräftas av prefekt eller administrativ chef. 1.7 Ramavtal Innan man startar en upphandlingprocedur skall man undersöka om det finns ramavtal tillämpliga för varan eller tjänsten som söks. Finns sådana ramavtal kan man beställa direkt, om man hänvisar till avtalsbeteckningen. Ramavtal, både statliga och KIs egna, söks under "Avtal" i informationsrutan. 1.8 Miljö och etik Enligt gällande lagar, förordningar och riktlinjer; bör KI beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta (Lag om ändring i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, SFS 2010:571) skall KI miljöanpassa sina upphandlingar i den mån en sådan anpassning är möjlig (Förordning om miljöledning i statliga myndigheter (SFS 2009:907)) skall KI ställa miljö- och trafiksäkerhetskrav vid köp, hyra och leasing av fordon (Förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1)) bör KI sträva efter att köpa in utrustning med effektiv energianvändning i alla lägen, även i viloläge (Förordning om energieffektiva åtgärder för myndigheter (SFS 2009:893)) bör KI sträva efter att upphandla/avropa/köpa in energieffektiva ITprodukter och IT-tjänster (IT för en grönare förvaltning - agenda för ITmiljön 2010-2015, regeringskansliet). Enligt KIs riktlinjer för miljö och hållbar utveckling; skall KI ställa miljökrav och etiska krav vid upphandlingar och inköp i den mån det är tekniskt möjligt och ekonomiskt rimligt.
Kravställande vid upphandling. För att stödja myndigheter i arbetet med att ställa miljökrav och etiska krav vid upphandling har Miljöstyrningsrådet tagit fram kriteriedokument för ett antal olika produkter och tjänster. Dessa kriteriedokument och dess avancerade krav ska användas som utgångspunkt vid relaterade upphandlingar vid KI. Kraven ska i största möjliga utsträckning ställas som skallkrav. Inköp. Vid inköp ska miljösortiment och etiskt sortiment väljas då det är tekniskt och kunskapsmässigt möjligt samt ekonomiskt rimligt. Till exempel ska produkter som är miljömärkta (Svanen, Bra Miljöval, KRAV, EU-blomman etc), energimärkta (Svanen, Energy Star, TCO-märket etc), rättvisemärkta och/eller med mest effektiv energianvändning i alla lägen köpas in. 2. UPPHANDLINGSFORM 2.1 Val av upphandlingsform Denna bestäms av upphandlingens totala värde exkl moms. Över ett av EUkommissionen fastlagt värde, tröskelvärdet, genomförs upphandling enligt EUdirektiv. Värdet omförhandlas regelbundet och läggs in i KIs handledning. Dessa sk EU-upphandlingar skall genomföras av Upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet finns det enligt LOU tre upphandlingsformer: Förenklad, urvals- och direktupphandling. Enligt LOU gäller direktupphandlings nivå ca. 287000 kr. Direktupphandling är en formellt enklare procedur. Beräkning för val av procedur vid upphandling av vara eller tjänst skall beräknas sammantaget för hela KI. Enskilda upphandlingars värde får inte styras av KIs övergripande nivå för direktupphandling. För institutionernas upphandlingar vars värde ligger under direktupphandlingsnivån skall upphandlingen genomföras enligt nedan.
2.2 Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet = EU-upphandling -- Upphandlingsenheten. Mellan tröskelvärdet och 287 000 kr = Förenklad och urvalsupphandling -- Under ledning av Upphandlingsenheten. Dessa upphandlingar ska annonseras. 287000 LOU = Gräns för direktupphandling. bb = basbelopp. 287000-100000= Upphandling av varor får göras av institutionen om kompetens finns. Tjänsteupphandlingar görs i samråd med upphandlingsenheten. Genomförs enligt förenklad upphandling. Mellan 100' och 10' = Denna nivå får göras av institutionen. Ska ske med skriftlig beställning och dokumenteras. För tjänsteupphandling används KIs konsultmall och mall för allmänna villkor.(se under blanketter i informationsrutan ). Upp till 10' = Denna nivå får ske muntligt. Bör dokumenteras. 2.3 Förenklad upphandling Förenklad upphandling är skriftlig och är den normala upphandlingsformen när upphandlingens värde är lägre än tröskelvärdet för EU-upphandling, men överstiger gräns för Direktupphandling.
2.3.1 Marknadsundersökning Vid en marknadsundersökning skall man upplysa de firmor man kontaktar att man inte vill ha anbud utan endast information om tekniska prestanda samt ungefärliga priser, s k budgetoffert. Marknadsundersökning kan aldrig ersätta anbudsförfarande. Ge inga löften om framtida beställning. 2.3.2 Förfrågningsunderlag/anbudsförfrågan Anbudsföfrågan skall vara skriftlig. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget utformas med omsorg. Ange tydligt omfattning och krav. Ange även vilka andra omständigheter som tillmäts betydelse om möjligt också angelägenhetsgrad. Begär om möjligt anbud från så många firmor att konkurrens etableras. En leverantör som inte tillfrågats, har rätt att på begäran få förfrågningsunderlaget, för att på lika villkor delta i upphandlingen. Förfrågningsunderlag/anbudsinfordran skall innehålla: Kravspecifkation med information om mängd och prestanda på den vara eller tjänst som skall upphandlas. För okomplicerade produkter kan man ibland hänvisa till ett visst fabrikat, i så fall måste formuleringen "eller likvärdig " finnas med. Förutsättningen är att detta inte blir konkurrensbegränsande. Annan viktig upplysning kan vara önskemål om kort leveranstid (rimlig), servicevillkor, manualer, utbildning m m. En väl utarbetad kravspecifikation underlättar nollställning av anbuden (dvs jämförelse av pris för likvärdig prestanda). Upplysning till anbudsgivarna hur anbuden kommer att utvärderas: Antingen att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas (dvs det med lägst totalkostnad med hänsyn till kostnader för drift, funktion, ergonomi, miljöpåverkan, service, livslängd m m) eller att det anbud som har lägst pris kommer att antas. Om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet avses att antas skall de omständigheter som tillmäts betydelse anges och om möjligt även vilken angelägenhetsgrad de har. Upplysning om att anbuden kan komma att antas utan föregående förhandling. Adress dit anbuden skall skickas eller lämnas. Sista anbudsdag då anbuden skall vara inkomna (alltid kl 24.00, om inte annat anges). Upplysning hur anbudet och kuvertet skall märkas, det skall vara lätt att se, även på utsidan att försändelsen avser ett anbud, (ANBUD, Nr XXXX ), upplysning om projekt eller motsvarande kan vara till stor hjälp för den lokala administrationen. Giltighetstid, hur länge anbuden skall vara giltiga, (normalfallet, ca 2 mån, krav på lång giltighetstid kan medföra högre kostnad). Upplysning om att anbud som lämnas i form av telegram eller telefax omgående skall bekräftas med undertecknad handling. Upplysning om att anbudsgivaren skall lämna uppgifter om att företaget är: registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter (lokala skattemyndigheten) och fri från skulder för svenska skatter och socialavgifter. (Blankett från lokala skattemyndigheten bifogas anbudsförfrågan. Se under Blanketter). Om leverantören nyligen tillfrågats behöver man inte göra denna kontroll vid varje upphandling. Är man osäker på leverantörens förmåga att klara sitt åtagande måste man självklart be att få denna information.
Omfattning, produkter/tjänster (beskriv så noga som möjligt). Leveransvillkor Det finns flera standardbestämmelser som branschgodkänts. ALOS 81 t.ex.används ofta inom den offentliga sektorn som leveransvillkor för leverans av varor. Det är ibland nödvändigt att göra egna tillägg, t ex att forskningsutrustning skall levereras till anvisad plats på institutionen. Detta för att undvika tvister om utrustningen försvinner eller skadas i samband med leveransen. Staten försäkrar ej!! Andra tilllägg vad gäller t ex garantier och vite, läs villkorstexten. För tjänsteupphandling vid KI skall kontraktsmall och KIs mall för allmänna villkor användas (se under blanketter i informationsrutan ). Exempel på andra leveransvillkor: Montage 85, när stor del av köpet avser installation, AB 92 och ABK 96 är allmänna bestämmelser som gäller inom bygg och entreprenadbranschen. Det finns ytterligare ett flertal leveransvillkor som används. När man åberopar ett branschvillkor skall detta helst bifogas (gäller inte AB 92 och ABK 96 som är mycket omfattande och väl känt i branschen). Läs alltid själv igenom de villkor ni ev. åberopar i en upphandling. Betalningsvillkor utformas olika med hänsyn till varans karaktär, 30 dagar netto efter godkänd faktura och godkänd leverans är minimikravet. I vissa fall är det rimligt att betalning sker först efter godkänt installationsprov eller acceptanstest. Om betalningen avser ett stort inköp (flera hundra tusen kronor) är det vanligt att betalningen delas upp 90/10 % eller 80/20 % (80 % vid godkänd leverans och resterande 20 % vid godkänd acceptanstest). Övrigt av betydelse kan vara inbyte, överenskommen utbildning, applikationshjälp, pris på servicekontrakt efter garantitidens utgång etc. 2.3.3 Annonsering Alla förenklade upphandlingar där värdet överstiger 287000, skall annonseras i en offentligt tillgänglig databas. KIs upphandlingar annonseras via intranätet genom ett samarbete med AnbudsJournalen (se informationsrutan). 2.3.4 Anbudsöppning Huvudregeln är att anbud skall öppnas så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Vid anbudsöppningen skall minst två utsedda personer delta och protokoll skall föras. 2.3.5 Prövning av anbud Man får inte pröva anbud som kommit in för sent och inte heller anbud som lämnats av leverantör som är dömd för brott avseende yrkesutövningen. Brottet skall ha vunnit laga kraft i dom. Dessutom finns ett antal skäl som gör att man kan utesluta en leverantör. Dessa är framför allt om leverantören är i konkurs eller inte fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter, sociala avgifter, eller
liknande (LOU 6 kap 9 ). Man får inte heller anta ett anbud om leverantörer inte är registrerad i aktiebolags- handels- eller föreningsregistret. Efter s k nollställning/jämförelse av anbuden skall det anbud antas som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller har lägst pris beroende på vad som angivits i förfrågningsunderlaget. Ett anbud med orimligt lågt pris får förkastas, om inte godtagbar skriftlig förklaring kan lämnas av anbudsgivaren. Man får medge och bör begära att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning i anbudet eller något annat uppenbart fel i anbudet. Man får också medge att anbud förtydligas och kompletteras. Detta måste dock alltid ske på sakliga grunder. Alla anbudsgivare måste behandlas objektivt och få samma rättigheter. 2.3.6 Beslut Sammanfatta och skriv ner vilka skäl som ligger till grund för beslutet. Beslutet skall skrivas under av beslutsfähig person. Från dag för avtalstecknande har "marknaden" ett år på sig att överklaga beslutet i allmän domstol. 2.3.7 Tilldelningsbeslut När beslut i ärendet är fattat skall de leverantörer som inte blivit valda meddelas beslutet. Efter 10 arbetsdagar kan avtal tecknas med vald leverantör. Under mellanperioden har leverantörer rätt att ifrågasätta upphandlingen. 2.3.8 Tullfrihet för vetenskapliga instrument och apparater Institutioner kan få tullfrihet för vetenskapliga instrument och apparater om de inte importeras för ett kommersiellt ändamål. Institutionen måste ansöka om tillstånd hos Tullverket för att få tullfrihet. Det är viktigt att ansöka i god tid. Detta kan ta max 3 veckor. Meddelande om beviljad ansökan sänds från Tullverket per post till institutionen. Ansökan måste vara beviljad när varan anländer till tullstation och speditören skall då ha ett ärendenummer att åberopa. En kopia av ansökan bör sändas till leverantören som vunnit upphandlingen. Utan tillstånd förtullas varan om den kommer från land utanför EU-gemenskapen. Observera att man inte kan få tillbaka tullkostnaden i efterskott. Läs mer om hur du ansöker om tillstånd: Tullfrihet för vetenskapliga instrument eller apparater - har du användning för det? Ansökningsblankett: Ansökan om tillstånd till tullfri import för undervisningsmateriel, vetenskapligt och kulturellt materiel samt vetenskapliga instrument och apparater. Vid ifyllande av blanketten krävs ett s.k. KN nummer. Se länk: Varans KN nummer (8 siffror). 2.3.9 Beställning = Order = Avtal Beställningen skall vara skriftlig och skall ske så snart som möjligt efter det att beslut om leverantör fattats. Naturligtvis måste beställning ske inom den tid som anbudet är bindande. Skulle tidsnöd uppstå kan man anhålla om att anbudens
giltighetstid förlängs. Beställningen skall bekräftas skriftligt av leverantören, s k orderbekräftelse. Beställningen skall ta upp allt som överenskommits. Om orderbekräftelsen inte överenstämmer med beställningen, s k oren accept, måste detta rättas till. 2.3.10 Förskott En leverantör kan ibland begära förskott. Medge aldrig förskott om produkterna finns i lager eller om leveranstiden är kort (mindre än 6 mån). Endast om synnerliga skäl föreligger, såsom utveckling av vara eller liknande, kan förskott medges. Medges förskott skall säkerhet krävas i form av bankgaranti. Begärs förskottet i anbudet måste naturligtvis räntekostnaden för förskottet räknas in vid nollställning av anbuden. Har inte förskott begärts i anbudet utan vid förhandling kan ränteersättning krävas för förskottsbetalning. 2.3.11 Dokumentation Hela upphandlingen måste dokumenteras noga. Anteckningar bör föras under hand, allt av vikt skall antecknas. Efter avslutad upphandling skall alla handlingar förvaras samlade och arkiveras och diarieföras. 2.4 Urvalsupphandling Är en form av förenklad upphandling, där man bjuder in anbudslämnare genom annonsering i allmänt tillgänglig elektronisk databas. Tiden för ansökan får inte vara kortare än 10 dagar från publicering i databas. I annonsen (ansökningsinbjudan) lämnas information om de kvalifikationskrav som skall ligga till grund för urval av anbudssökande. Urvalsproceduren skall ske enl LOUs riktlinjer. Efter att urval av de anbudssökande skett, sänds inbjudan till anbudsgivning till utvalda anbudssökanden. Antal som kan bli utvalda skall framgå av annonsen. Prövning av anbud sker som för förenklad upphandling. Urvalsupphandling är lämplig om man kan förutse att det finns ett allt för stort antal potentiella anbudsgivare. Konkurrensutsättning är ett krav, men upphandlingsprocessen får inte bli ohanterlig. 2.5 Direktupphandling - vid KIs institutioner Vid direktupphandlingar får inköp göras utan att en formell upphandlingsprocedur genomförs. Upphandlingen skall ändå ske affärsmässigt och dokumenteras skriftligt. Det är viktigt att dokumentera skälen till varför man gjort direktupphandling framför allt om inte varans värde är lågt, dvs om man använt direktupphandling när man anser att det finns synnerliga skäl. OBS! Att man råkat i brådska pga bristande planering räknas inte som synnerligt skäl. Begär en offert på fax Kontrollera omfattning av beställning Tala om från början eller begär ny offert med följande inkluderat ALOS 05 vid köp av vara (lev bestämmelser för offentlig sektor. Se under Blanketter) KIs allmänna villkor för köp av konsulttjänst (se under Blanketter)
Levereras fritt anvisad plats på KI (leveransvillkor) Betalning, 30 dagar netto efter godkänd leverans (alt godkänd installation) och godkänd faktura (betalningsvillkor) Garantitid enligt KIs önskemål. Beställning sker genom att fax skickas med referens till offert. Härmed beställs XX... enligt Er offert daterad XX XX XX. Undertecknad... 3 Övrigt Alla frågeställningar går inte att få med i en kortfattad handledning som denna. Vid oklarheter, kontakta någon med upphandlingserfarenhet.