2015-05-21 1(8) PROJEKTPLAN Vårdnära service, utökad pilot
2015-05-21 2(8) Innehållsförteckning 1. Grundläggande information... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Verksamhetsstrategi... 3 2. Mål och Verksamhetsnytta... 4 2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt... 4 2.2. Projektmål... 4 3. Krav på projektet... 4 3.1. Förutsättningar... 4 3.2. Avgränsningar... 4 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter... 5 5. Planer... 5 5.1. Tidplan... 5 6. Budget... 5 6.1. Projektkostnader... 5 6.2. Projektfinansiering... 6 7. Projektorganisation... 6 7.1. Organisationsplan... 6 7.2. Roller, ansvar och befogenheter... 6 7.3. Externa kontakter... 6 8. Kommunikation... 7 8.1. Kommunikation och rapportering inom projektet... 7 8.2. Kommunikationsplan utanför projektet... 7 9. Kvalitet... 7 9.1. Jämställdhetsintegrering... 7 10. Risker och möjligheter... 7 11. Överlämning och leverans (BP4)... 7 12. Projektavslut (BP5)... 8 13. Referenser och bilagor... 8
2015-05-21 3(8) Ändringshistorik Datum Version Författare Kommentar 2013-06-24 0.1 <Författare> 0.2 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Norrbottens läns landsting står inför en rad utmaningar där kompetensväxling- och utveckling samt att vara en attraktiv arbetsgivare är centrala frågor. Inom vården kan vardagen upplevas som hektisk och många uppgifter utanför den direkta vården som ex. städning, diskning, matservering m.m. ska utföras simultant med omvårdnadsuppgifter av vårdpersonal på en avdelning. Majoriteten av dessa uppgifter ingår inte i utbildning för under- eller sjuksköterskor och en del av dessa kräver i dagsläget viss form av utbildning. Dessa uppgifter har bakats in i yrkesrollen och man förväntas inom sin profession kunna utföra även dessa. FM (Facility Management) handlar om att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla landstingets stödtjänster inom fastighets- och serviceområdet i syfte att främja kärnverksamheterna och den totala nyttan för landstinget. En del i FM är vårdnära servicetjänster. Idag utför vården flera olika typer av servicetjänster för att kärnverksamheten skall fungera på avdelningarna. Själva utförandet av dessa uppgifter (städ, kost, transporter, förråd m m) är på flera sätt inte effektiv, ekonomisk, arbetsmiljöfrämjande, riskmedveten m.m. Dessa uppgifter är stödverksamhet och skall utföras av utbildad och predestinerad servicepersonal. Norrbottens läns landsting har under perioden september 2014 mars 2015 bedrivit ett pilotprojekt kring vårdnära servicetjänster i syfte att underlätta för vårdpersonal, höja kvalitén inom vården, kostnadseffektivisera samt skapa en mer gynnsam miljö för specifik kompetensutveckling inom olika vårdyrken. Under första kvartalet 2015 har landstingsledningen fastställt att denna pilot skall utökas med ytterligare två vårdavdelningar i Sunderbyn samt att vården skall se över sin organisation vid dessa avdelningar i samband med den utökade piloten. 1.2. Verksamhetsstrategi Projektet har en tydlig förankring i divisionens mål och strategi med FM processen. Vidare är detta projekt drivande i det strategiska utvecklingsarbetet i divisionen mellan vård och service. Till stora delar är projektet även grunden för det utvecklingsarbete som sker inom service idag, i synnerhet vad avser våra serviceprocesser materialförsörjning, kosthantering, lokalvård.
2015-05-21 4(8) 2. Mål och Verksamhetsnytta (För aktiviteter se bilaga 4) 2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Projektet skall aktivt och tillsammans med vården, söka innovativa lösningar på hur uppgifter som idag utförs av kärnverksamheten istället kan flyttas över till Vårdnära service. Förväntade effekter av denna förskjutning av uppgifter är en effektivisering av utförandet av uppgifterna och därmed minskade kostnader, tydligare arbetsfördelning av uppgifter på vårdavdelningen och därmed förbättrad arbetsmiljö och en ökad kundnöjdhet. Metoder, rutiner och resultat från första delen av projektet skall användas som underlag för planering och införande av Vårdnära service i projektet. Med syftet att därigenom snabbare komma till rätt organisation och fördelning av uppgifter. Vårdens arbete med konsekvensanalys med anledning av Vårdnära service, förväntas ge en planerad och organiserad kompetensförskjutning som i sin tur leder till ökad patientsäkerhet, patientkontakt och kvalitetshöjningar inom såväl service som vården. 2.2. Projektmål 2.3. Projektmål Projektets resultat ska ligga som grund för beslut om breddinförande av Vårdnära service i Norrbottens läns landsting. Genomförande av nya arbetssätt och metoder som innebär förskjutning av arbetsuppgifter från sjuksköterska till undersköterska, samt förskjutning av service-uppgifter från undersköterska till service-personal Skapa en ny yrkeskategori inom Norrbottens läns landsting Skapa en grund för att få en mer inkluderande rekryteringsprocess Skapa en plan för utbildnings/fortbildnings-insatser för under- och sjuksköterskor Ge förslag till en riktad Vårdnära serviceutbildning 2.4. Förväntade effektmål Bidra till landstingets kompetensförsörjningsmål Bidra till landstingets jämställdhetsmål (de som är relevanta för projektet) Öka attraktiviteten inom vårdyrket Öka kvalitén på vården och servicen inom Norrbottens läns landsting Öka patientsäkerheten Förbättrad patient- och personalupplevelse Öppna stängda vårdplatser 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar En avgörande faktor för projektet är vårdens deltagande och ansvar i arbetet med såväl införande, förankring och utveckling av vårdnäraservicepersonal på predestinerade avdelningar samt vårdens eget ansvar i översynen av kompetensförskjutningen samt organisationsöversynen. Ett utvecklande och konstruktivt samarbete mellan vård och servicekedjan där respekt, ansvar och vilja måste känneteckna arbetsklimatet. Frågan om kostnader i projektet skall placeras på styrgruppsnivå och alla beslut skall placeras där.
2015-05-21 5(8) 3.2. Avgränsningar Projektet skall endast ge förslag för hur utbildningen ska bedrivas framöver. Projektet innefattar inte den administrativa delen i arbetsförskjutningen. Projektet ska inte ta fram förslag för kompetensförskjutning från läkare till sjuksköterska. 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Projektet är kopplat till flera projekt inom division service och i dessa skall samverkan och samordning ske. Projektledaren skall samverka med projektsamordnaren inom division service för att säkerställa att nyttoeffekter och samordningsvinster tillvaratas. Exempel på andra projekt är patienttransportorganisation, översyn kost i Sunderbyn samt drift och vaktmästeri avtalen. Inom landstinget skall projektsamordnaren i sin samverkan med andra divisioner vara lyhörd för samordningsvinster och vikten av informationsspridning om projektet för att minimiera krockar. Exempel på projekt som påverkas inom landstinget av projektet är om och tillbyggnad av Sunderby sjukhus. 5. Planer 5.1. Tidplan Genomförs Aktivitet 2015 Mars Planering och organisering av projektet samt tillsättning av projektorganisation för projektet. 2015 april Planeringsarbete Rekrytering av VNS personal samt EC. 2015 maj Utbildning och inskolning av ny personal 2015 juni Projektstart av utökad pilot på avdelningar 2015 augusti Delrapport 1 (måluppfyllnad och utveckling) 2015 oktober Delrapport 2 (måluppfyllnad och utveckling) 2015 december Projektavslut med slutrapport 6. Budget 6.1. Projektkostnader Personalkostnader VNS Utbildningskostnader VNS 7.9 mkr 51 tkr Resurser i projektet Huvudprojektledare 100 % HR partner 100 % Controller stab 10 % Verksamhetsutvecklare Vård 50 % Enhetschef för service Sunderbyn 100 %
2015-05-21 6(8) 6.2. Projektfinansiering Division service finansierar projektet. Ett separat projektkonto upprättas och redovisas månadsvis under och efter projekttiden separat. Controller på stabsnivå följer upp ekonomin under och efter projektets slut. 7. Projektorganisation 7.1. Organisationsplan Uppdragsgivare- Landstingdirektör Projektägare- Stefan von Below Styrgrupp- Stefan von Below, Teija Joona, Per Berglund, Ylva Sundkvist, Lisa Lundgren, Michael Dahlberg. Adjungerande medlem- Ulrika Sundquist Projektledare- Verksamhetsutvecklare vård- Mats Andrén Projektmedlemmar- Ann-Sofi Tedestam, Magdalena Bäcklund, Maria Anttila, Elisabeth Lass, Elisabeth Brännvall, Anna Johansson, Astrid Lindberg, Helen Lundqvist, Anna-Karin Vidgren, Magnus Skott, Helena Jakobsson, Ann-Catrin Randeblad Samordningsgrupp vård- Elsa Lehtonen, Annika Åström, Mats Andrén Controller- Jonna Ekblom, Henrik Sjödin Referensgrupp- Camilla Andersson, Marianne Engberg, Kia Karlman, Patientorganisation, Ann-Sofi Schäufele 7.2. Roller, ansvar och befogenheter Projektet är beställt av landstingsdirektören. Styrgruppen tar beslut i projektspecifika strategiska frågor. Vissa strategiska frågor lyfts till landstingsdirektören. Projektledaren har ansvaret att lyfta frågor för beslut till styrgruppen. Samordningsgruppen tar beslut i operativa frågor som tas fram av arbetsgrupperna, projektledare och verksamhetsutvecklare samordnar den gruppen tillsammans. Verksamhetsutvecklare tar tillsammans med vårdens representanter fram förslag för vårdens reorganisation och lyfter dessa frågor till samordningsgruppen. Controller följer upp projektet ekonomisk och redovisar månadsvis till projektledare. Projektmedlemmarna från vården och service lyfter frågor till projektledare som i sin tur lyfter det som ska lyftas till styrgrupp respektive samordningsgrupp. Referensgruppen får information en till två gånger under projekttiden av projektledare. 7.3. Externa kontakter Potentiella samverkanspartners utanför landstinget består av organisationer som arbetsförmedlingen och leverantörer. Dessa kommer att involveras i tidigt skede i form av
2015-05-21 7(8) dialogmöten för att se över framtida mer konkret samverkan kring bl.a. rekrytering och utbildning av Vårdnära servicemedarbetare. 8. Kommunikation 8.1. Kommunikation och rapportering inom projektet Delrapport med måluppföljning inlämnas av projektledare till projektägare två gånger under projekttiden. Delrapporten lämnas i skriftlig form via mail. Alla frågor som uppkommer av projektmedlemmar under projekttiden ska kanaliseras via projektledare som i sin tur lyfter frågor som inte kan besvaras till projektägare alternativt styrgrupp. Facklig samverkan sker i CIF. Styrgruppen har månadsvisa möten. Huvudprojektgruppen har kontinuerliga möten varannan vecka. Projektmöten mellan projektledare och olika projektgrupper bestäms under projekttiden. Protokoll från alla möten i projektet lagras i VIS på angiven projektplats (PPP). Slutrapport lämnas till projektägare i skriftlig form via mail och fysisk rapport. 8.2. Kommunikationsplan utanför projektet Kommunikationsplan upprättad av kommunikatör och projektledare i landstinget. 9. Kvalitet För att säkerställa kvalité i projektet har en tydlig och representativ organisation skapats enligt ovan, se bilaga. En tydlig mötesstruktur på samtliga nivåer har skapats. Lagstiftning som styr arbetet är HSL. 9.1. Jämställdhetsintegrering Projektet följer i alla sina aktiviteter jämställdhetspolicyn för NLL. Projektet kommer att se över hur vi i framtiden kan uppnå jämställdhetsmålen för Norrbottens läns landsting. Förslag för hur detta ska gå till ska presenteras i slutrapporten. 10. Risker och möjligheter Risk och konsekvensanalys är genomförd i första delen av projektet. I detta steg ska en ny analys genomföras avseende kosthanteringen. 11. Överlämning och leverans (BP4) Utvärdering av vård- och Vårdnära servicepersonalens upplevelser ska göras. Projektets resultat ska överlämnas till styrgruppen. Styrgruppen lämnar förslag till eventuell implementering av Vårdnära service implementeras i länet. Därefter ska projektrapporten
2015-05-21 8(8) överlämnas till landstingsdirektören som i sin tur fattar beslut om fortsättning/implementering av Vårdnära service i Norrbottens läns landsting. Projektet ska innan överlämning följt upp: Ekonomi- kostnad för VNS personal vårdpersonal och inhyrd personal, nuläge och kostnadsläge efter pilot Arbetade timmar för VNS och vårdpersonal Kvoten bemanning/patient för sjuksköterskor, undersköterskor och VNS Antalet öppna vårdplatser Kostnad per vårdplats Medelvårdtid Beläggning på pilotavdelningarna Vårdrelaterade infektioner Kvalité på städ (ATP och INSTA 800) Kvalitativa upplevelser av VNS personal, vårdpersonal och enhetschefer 12. Projektavslut (BP5) Pilotprojektet kommer att avslutas 31 december 2015 och i samband med det avvecklas denna projektgrupp. Resultatet redovisas med en slutrapport som överlämnas till projektägaren. 13. Referenser och bilagor 1. Projektdirektiv Vårdnära service i Norrbottens läns landsting 2. Projektrapport Vårdnära service- pilot 3. SWOT analys 4. Handlingsplan 5. Projektorganisation