sida 1 (6) Bilaga till Kapitel 13 Samarbetsbeskrivning mellan sektionen för Hematologi och remittenter samt konsulterande verksamhet inom Akademiska sjukhuset XD224 Autolog HSCT, ansvarsbeskrivning mellan sektionen för Hematologi och remittenter Inledning I processen autolog blodstamcellstransplantation (HSCT) ingår flera delmoment där ansvaret för utförandet ligger antingen på remitterande klinik eller sektionen för Hematologi (HEM) vid Akademiska sjukhuset. Detta dokument beskriver ansvarsfördelningen vid autolog HSCT för utredning, transplantation och uppföljning av patient. Dokumentet ska vara åtkomligt för alla som handlägger patienter och hanterar blodstamceller i HSCT-programmet. Termer och förkortningar AS BMT BONK HEM HSCT HSCT-programmet Akademiska sjukhuset Blod och märg transplantation Sektionen för Barnonkologi Sektionen för Hematologi Hematopoetisk stamcellstransplantation Samlingsbenämning för verksamheter vid Akademiska sjukhuset involverade i HSCTverksamheten - HEM, BONK, aferesverksaheten och stamcellslaboratoriet. Ansvar remittenter Uppsala-Örebroregionen samt ev. övriga remittenter Vid vuxen (>18 år) patient ansvarar patientansvarig läkare i Uppsala- Örebroregionen för att: anmäla patienten till HSCT-listan ge patienten viss information om HSCT skriftlig remiss skicka specialistvårdsremiss bedöma tandstatus och ev. påbörja tandsanering på klinisk indikation utföra hjärt- och lungutredning hålla BMT-läkare uppdaterad uppföljning enligt nedan.
sida 2 (6) Muntlig anmälan Anmälan av patient till HSCT-programmet sker genom kontakt med Blodmottagningen 50C, sektionen för Hematologi (HEM), Akademiska sjukhuset (AS). Optimalt ska kontakten ske när tanken på transplantation uppkommer. Informera patient På ett översiktligt sätt ge information om transplantationsprocedur, syfte med HSCT och risker såsom återfall i grundsjukdom och infertilitet. Mer omfattande information får patienten vid sitt första besök vid HEM. Skriftlig remiss till BMT-mottagningen, sektionen för Hematologi, Uppsala Information om diagnos, diagnostidpunkt, sjukdomsstadium/ utbredning vid diagnos, tidigare givna och aktuell behandling, samt respons på givna behandlingar ska framgå i remiss. Samtliga journalkopior, inklusive laboratorieanalyser och undersökningar kommer att rekvireras av sekreterare från HEM i händelse av utomlänspatient. C-länspatienter har journal i patientjournalsystemet Cosmic. Specialistvårdsremiss Specialistvårdsremiss ska skickas för utomlänspatienter. Vid behov rekvirerar sekreterare vid HEM specialistvårdsremiss för vårdtillfället på HEM. Tandsanering Bedömning av tandstatus och ev. tandsanering utförs på hemorten i god tid inför planerad HSCT. Uppdatering/förändring BMT-läkare i Uppsala hålls informerad om patienten under behandlingstiden fram till transplantationen via journalkopior, per telefon eller i samband med telemedicinsk konferens. Förändring från tidigare gjord planering ska dokumenteras och motiveras samt meddelas respektive parter. Mobiliseringskur Om inget annat är överenskommet ansvarar remittent för att mobiliseringskur inför stamcellskörd ges på eget sjukhus eller länssjukhus. Uppföljning Uppföljning efter autolog HSCT görs vid remitterande klinik om ingen annan överenskommelse gjorts. Patientens fortsatta tillstånd rapporteras till HEM på särskilt formulär för att rapportering till EBMT:s internationella register ska kunna genomföras, se rubrik Rapportering.
sida 3 (6) Sektionen för Barnonkologi (BONK) Vid minderårig (< 18 år) patient ansvarar patientansvarig läkare på sektionen för Barnonkologi (BONK) för att: anmäla patienten till HSCT-listan information om HSCT journalföring skicka specialistvårdsremiss (om aktuellt) bedöma tandstatus och ev. påbörja tandsanering hålla BMT-läkare uppdaterad uppföljning enligt nedan Detta gäller även då patienten är en utomlänspatient. Muntlig anmälan Anmälan av patient till HSCT-programmet görs muntligt till Blodmottagningen 50C, sektionen för Hematologi, Akademiska sjukhuset. Optimalt ska anmälan ske när tanken på transplantation uppkommer. Informera patient Läkare på BONK informerar patient och vårdnadshavare enligt verksamhetens dokument som för närvarande är under uppbyggnad. Journal Information om aktuell behandling, sjukdomsstadium eller aktivitet och respons på given behandling ska framgå i aktuell journalanteckning eller separat bilaga. Samtliga journalkopior, inklusive laboratorieanalyser och undersökningar rekvireras av sekreterare på BONK i händelse av utomlänspatient. Patientansvarig läkare på BONK sammanfattar pretransplantationsutredning i journal, och skickar kopia på checklista för pretransplantationsutredning till BMT-mottagningen, HEM. Specialistvårdsremiss Specialistvårdsremiss ska skickas för utomlänspatienter. Det behövs en för vård vid sektionen för barnonkologi och en för vård vid sektionen för hematologi. Sekreterare vid HEM rekvirerar specialistvårdsremiss för vårdtillfället på HEM. Tandsanering Bedömning av tandstatus och ev. tandsanering utförs i god tid inför planerad HSCT. Stamcellsskörd Ansvarar för att ordinera och administrera mobiliseringskur inför stamcellskörd. Remiss till KITM och patientverksamhet samt vård av patient i samband med stamcellskörd.
sida 4 (6) Uppdatering/förändring BMT-läkare i Uppsala hålls informerad om patienten under behandlingstiden fram till transplantationen via BMT-rond och per telefon. Förändring från tidigare gjord planering ska dokumenteras och motiveras samt meddelas respektive parter. Uppföljning Uppföljning efter autolog HSCT görs vid BONK enligt verksamhetens dokument som är under uppbyggnad. BMT-koordinator vid BONK ansvarar för att rapportera patientens fortsatta tillstånd till internationella register. För C-länspatient sker ett övertagningssamtal när patienten fyllt 18 år. Samtalet hålls med patient, vårdnadshavare, läkare vid BONK samt BMT-läkare vid HEM och den fortsatta vården utförs vid HEM om ingen annan överenskommelse gjorts. Rapportering till internationella register tas över av rapporteringsansvarig vid HEM, se rubrik Rapportering. Sektionen för Hematologi (HEM) Programansvarig läkare tillsammans med sektionsledare på HEM ansvarar för att patienter och blodstamcellskomponenter behandlas enligt JACIE-standard, enligt nedan. Remissvar Remiss bedöms av specialist i hematologi. Preliminärt svar på remissen skickas till remitterande läkare. Detta svar ska innehålla preliminär planering. Planeringen bör följa gällande vårdprogram och önskemål från behandlande och BMT-läkare. Slutsvar skickas som epikris efter genomförd HSCT. Journalkopior Journalkopior för utomlänspatient rekvireras av sekreterare vid HEM inför första besöket i Uppsala. Fullständig journalkopia inklusive alla laboratorieanalyser och undersökningar från diagnos skall finnas tillhanda. Förändring Avsteg från tidigare gjord planering ska dokumenteras och motiveras samt meddelas remittent och respektive parter inom HSCTprogrammet av BMT-läkare. BMT-rond Den gemensamma BMT-ronden hålls 1 gång/vecka och leds av BMTläkare. I BMT-ronden deltar representanter från HEM, BONK, klinisk immunologi och transfusionsmedicin (patientverksamheten och stamcellslaboratoriet) samt verksamhetsområde Onkologi. BMT-läkare BMT-läkare eller av denne utsedd kollega informerar och bedömer patient inför HSCT. Tar hand om patient som har uppföljningsbesök på
sida 5 (6) Rapportering BMT-mottagningen och handlägger provsvar, remisser, journalkopior etc. som inkommer till BMT-mottagningen. Väntelistan (BMT-listan) sköts av BMT-läkare. BMT läkare sammanställer pretransplantationsutredning och skörderesultat och ger klartecken för/avböjer transplantation. Ansvarar för remiss till KITM och patientverksamhet för stamcellsskörd. BMT läkare eller av denne utsedd kollega ansvarar för patient i samband med blodstamcellskörd. BMT-koordinator Pretransplantationsutredningen samordnas och sammanställs av BMTkoordinator samt samordnar perifer blodstamcellsskörd antingen via mottagningen eller också inläggning på avd. 50C. Ansvarar även för att planera inför inläggningen för HSCT och sköter de flesta kontakterna med patienten. Vård i samband med HSCT Patient är inskriven på avd 50C, formellt ansvarig är avd Öl men när pat är polikliniserad är det BMT läkaren som träffar patienten på mott. HEM jour har ansvaret under icke kontorstid. Tillhandahåller sängplats och sjukvårdspersonal. Rapporteringsansvarig Rapporteringsformulär skickas till uppföljande remitterande sjukhus/ verksamhet av rapporteringsansvarig enligt rutin, Rapportering till EBMT (SOP) XD360. Uppföljning av HSCT, ev. komplikationer samt sjukdomstillstånd efter HESCT rapporteras till internationella register efter HSCT enligt följande princip: 0-10 år sedan HSCT - 3 mån efter HSCT samt årligen efter HSCT 11-20 år sedan HSCT - vartannat år > 21 år sedan HSCT - var femte år Signerat samtycke inhämtas före HSCT från patienten och båda vårdnadshavare om patienten är < 18 år. Rapporteringsansvarig vid HEM sänder ut formulär till behandlande läkare vid HEM för rapportering enligt ovan intervall till remitterande klinik. Läkare eller annan utsedd fyller i formuläret som sedan sänds åter till HEM och uppgifterna förs in i databas. Minderårig patient rapporteras av SCT-koordinator vid BONK. Då övertagningsbesök till vuxenvården skett vid 18 års ålder tar HEM över rapporteringen. För detaljer se Rapportering till EBMT (SOP) XD360
sida 6 (6) Samverkan HEM ansvarar för att genomgång av årlig resultatsammanställning, avvikelserapporter samt genomgång av regiongemensamma dokument görs en gång per år på vårens regionmöte, då både sjuksköterskor och läkare från regionen är närvarande. Dokumenthistorik Version Orsak / ändring Senast ändrad av 1 Tydliggöra ansvarsförhållanden kring autolog HSCT. Vid behov av ändringar, kontakta kristina.carlson@akademiska.se alt. mereteadegunle@akademiska.se Författare: Merete Adegunle (kvalitetsutvecklare) Granskare: Lena Svärd (BMT-koord), Janet Lundqvist (kvalitetsansvarig ssk), Gun-Marie Jäger (BMT-ssk). Kompetensansvarig: Kvalitetsutvecklare för e-post Merete Adegunle 2014-06-09