Sammanfattande beskrivning av FI2002-projektet och av FFi

Bilaga 1 Sammanfattande beskrivning av FI2002-projektet och av FFi Författare: Civ.ing. och Tekn.dr. Kjell Svensson, teknisk samordnare i FI -projektet och sekreterare i Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi). Sammanfattning Projektet Förvaltningsinformation FI (även benämnt FI ) var ett utvecklingsprojekt vars syfte var att skapa bättre förutsättningar för fastighetssektorn att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare verksamhet och ökad kundnytta. Projektets strategi var att utveckla en branschgemensam och stabil grundstruktur för den centrala information som hanteras i förvaltningsverksamheten. Strukturen är tillämpad, testad och implementerad i olika delprojekt inom ramen för FI -projektet. I projektets vision ingick tanken att den utvecklade grundstrukturen (FI -modellen) kan vidareutvecklas till en defacto-standard. Projektets resultat kan också vara utgångspunkt för utveckling av kommersiella IT-system för förvaltning och för utveckling av nationell och internationell standardisering inom förvaltningsområdet. Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi) har skapats i syfte att förvalta och vidareutveckla en stabil grundstruktur (FI ) åt fastighetssektorn så att FI kan fungera som en defacto-standard för all informationshantering som uppstår under en fastighets hela livscykel. Projektets bakgrund Offentliga och privata fastighetsföretag lever i en alltmer informationskrävande värld där medarbetarnas tillgång till rätt information vid varje tillfälle kan vara en avgörande framgångsfaktor. Kommunikationsaspekterna blir allt viktigare när fastighetsföretagen konkurrerar med varandra bland annat genom att ge kunderna tillgång till nya servicekoncept. Relationerna mellan kunder och fastighetsföretagare kommer att kunna stärkas med hjälp av IT, vilket i slutänden leder till ett utvecklat partnerskap och långsiktiga avtal. Fastighetsföretagen kommer med hjälp av Internet och IT att utveckla koncept och lösningar som är anpassade för de enskilda kundernas unika behov. I relationen med hyresgästen kommer behovet att uppfylla individuella behov att bli allt tydligare. Det kan till exempel handla om individuellt anpassade klimat- och säkerhetskrav eller ett individuellt varierat utbud tjänster. Fastighetsföretagen kan komma att bli en naturlig länk mellan leverantörer och kunder, där kommunikationen sker över Internet och där den fysiska mötesplatsen är fastighetens utrymmen. Dessutom kommer kommunikationen med myndigheter, leverantörer, banker och andra intressenter att underlättas med hjälp av smarta kommunikationslösningar. Vid fastighetsöverlåtelser kommer viktig information om fastigheten och den verksamhet Bilaga 1 1

som utnyttjar byggnadsverket att på ett enkelt och strukturerat sätt föras över till den nye ägarens informationssystem. I ett alltmer service- och tjänsteinriktat fastighetsföretagande kommer informations- och kommunikationsfrågorna att få en avgörande betydelse för framgång och lönsamhet för alla inblandade intressenter. Det är bland annat mot bakgrund av denna pågående eller förväntade utveckling som projektet Förvaltningsinformation (FI ) ska ses. Projektets syfte, strategi och resultat FI -projektets syfte var att skapa bättre förutsättningar för fastighetsbranschen att utnyttja IT:s potential och därmed på ett avgörande sätt medverka till effektivare verksamhet och ökad kundnytta. Projektets strategi för att uppnå detta syfte (och därmed dess resultat) var att utveckla en branschgemensam och stabil grundstruktur för den centrala information som hanteras i verksamheten samt med utgångspunkt från denna utveckla anvisningar, rekommendationer, standarder med mera, för hur olika dokument och datoriserade informationssystem ska struktureras och redovisas. En viktig utgångspunkt i arbetet är FM-begreppet. FM (Facilities Management) är en verksamhet som samordnar stödtjänster med fysisk miljö (byggnadens utrymmen) för att medverka till att kundens verksamhet (primärverksamheten) kan uppnå sina strategiska mål. Andra grundläggande synsätt för FI -projektet som helhet beskrivs nedan. Grundläggande synsätt för projektet Helhetssyn som innebär att resultatet ska stödja FMsynsättet som står för ett samordnat stöd åt kundens primära verksamhet. Hela processen ska stödjas, från nyttjande, behovsanalys, program/design till FM, förvaltning och nyttjande. Dessutom ska alla typer av fastighetsföretag/fm-organisationer, från bostadsföretaget till den interna FM-organisationen i industriföretag eller offentlig organisation och från det mycket lilla till det mycket stora företaget, stödjas. Stödja utan att detaljstyra. Projektet ska stödja kreativitet och utveckling genom att tillhandahålla metoder och strukturer för det egna arbetet. Projektresultatet ger konkreta utgångspunkter för det företagsinterna eller branschgemensamma utvecklingsarbetet. Vara framtidsinriktat och ge stöd för de allt snabbare förändringar och anpassningar som krävs och kommer att krävas i framtiden. Framtidens företag har mindre behov av lokalyta men mer behov av kommunikation och IT-stöd. Alla svenska hushåll har tillgång till bredbandsteknik inom år. Allt fler branscher gör affärer och kommunicerar digitalt. Tillgodose olika intressenters/rollers informationsbehov med särskild fokus på kundroller, beställar-/ ägarroller och organisationsroller i fastighetsförvaltningsverksamheten. Stödja olika ledningssystem i företaget, till exempel system för verksamhetsstyrning, kvalitets- och miljöledning. Utvecklingen av ledningssystemen går mot helhetssystem där man värderar företagets verksamhet från olika perspektiv. Vanliga perspektiv är finansiellt-, kund-, internt affärs-, innovations- samt lärande- och medarbetarperspektiv. Samordning med nationell och internationell standardisering inom området för informationsstrukturering. Exempel på viktiga sådana standarder är IFC, STEP, CAD-lagerstandard samt standard för dokuments metadata. Samordning med annan parallell utveckling som medverkar till att skapa en gemensam grundstruktur för fastighets- och byggsektorns informationshantering. Exempel på sådan utveckling är tilllämpning av IFC i Sverige, branschgemensamma klassifikationssystem som stöder såväl projektering och byggande som förvaltning och användning (BSAB), terminologisamordning, utveckling av ny generation av branschgemensamt upphandlingsstöd (Aff Avtal för fastighetsförvaltning), kontoplantillämpningar såsom Fast BAS och revidering av Bygghandlingar. 2 FI2002 och FFi

Projektets genomförande Arbetet i projektet FI var uppdelat i fyra etapper: Etapp : Verksamhetsanalys, teknikutvärdering och branschinventering. Etapp : Vidareutveckla modeller och ge lösningsförslag. Etapp : Konkretisering och tillämpning av struktur för förvaltningsinformation. Etapp : Implementering och slutlig utvärdering. Projektet inleddes våren med etapp som omfattade en inventering av fastighetsverksamhetens problem, krav och behov, visioner och goda lösningar, informationskällor och tillgänglig expertis som grund för det fortsatta arbetet. Resultatet av inventeringsarbetet har redovisats i en sammanhållen rapport. Arbetet i etapp innebar att i aktiv samverkan med branschen och andra utvecklings- och standardiseringsprojekt analysera och vidareutveckla de preli minära resultat som togs fram i etapp. För att möta finansiärernas önskemål att projektet snabbt skulle resultera i för branschen direkt tillämpbara resultat (produkter), koncentrerades arbetet i etapp till fastighetsverksamhetens tre viktigaste kärnprocesser, planera och genomföra förändring, upplåta utrymmen med service och tillhandahålla fastighetsanknuten service. Resultatet av etapp redovisas i en dokumentserie om sju så kallade rekommendationer för förvaltningsinformation. Nyttan av de sju rekommendationerna kan sammanfattas enligt följande: Rekommendationerna är branschanvisningar som på olika sätt kan vara underlag för och till nytta i det enskilda fastighetsföretagets arbete med att utveckla sin verksamhet och sina informationssystem. Rekommendationerna är branschanvisningar som visar och exemplifierar hur beskrivningarna/anvisningarna i rekommendationerna kan tillämpas i tre olika kärnprocesser, vilka i sin tur kan vara underlag för det enskilda företagets utveckling av till exempel system för verksamhetsstyrning, kvalitetssystem, informationssystem och andra interna anvisningar eller stödrutiner som avser aktuella kärnprocesser. Huvudmålet för arbetet i etapp var att åstadkomma standardiserade informationsstrukturer för hantering av förvaltningsinformation under fastighetens hela livscykel. Det konkreta resultatet var en beskrivning av strukturen för en grundläggande och gemensam databas. Utgångspunkter för denna är bland annat processmodeller och objektmodeller utvecklade i etapp. Resultatet av etapp redovisades i en sammanhållen publikation Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur Etapp 1 1999 2000 2001 2002 Inventering Etapp 2 Modeller och lösningsförslag Etapp 3 Tillämpning och test Etapp 4 Implementering och slutlig utvärdering Resultat per etapp Branschrekommendationer, modeller Konkret- Isering /tillämpning struktur för förv.info Etapp 1 - Inventering kunskapsplattform Implementerade branschrekommendationer o system Bilaga 1 3

för förvaltningsinformation. Etapp -arbetet av FI -projektet innebar också viss revidering av etapp -resultat. Detta gäller specifikt för rekommendationerna och. I projektets etapp var syftet att påskynda och underlätta utvecklingen av informationssystem för fastighetssektorns processer så att den kundfokuserade fastighetsverksamheten, på både strategisk, taktisk och operativ nivå, kan uppnå uppställda mål av olika slag. Detta syfte leder till målet att i etapp, genom samverkan med fastighetssektorns aktörer, testa, anpassa och implementera FI -projektets resultat. Implementeringen avsåg såväl systemprogrammering som tillämpning i IT-strategiska aktiviteter (kravspecifikationer med mera). På föregående sida visas en översiktlig tidsplan med delresultat per etapp för projektet i sin helhet. Konkreta resultat Beskrivning och tillämpning av grundstruktur Exempel på konkreta resultat från FI -projektet är följande: Processanalyser. I projektet har informationsbehovet identifierats för väsentliga och generella processer i fastighetsföretagandet. Processanalyserna har bidragit till att strukturera informationsbehovet på ett påtagligt sätt. Informationen har också klassificerats utifrån primärverksamhetens premisser och de resultat som fastighetsföretaget åstadkommer för att stödja kunden. Processmodellbeskrivningar som innehåller heltäckande processkartor för hela FM-verksamheten och processmodeller för flertalet av FM-verksamhetens kärn- och ledningsprocesser. Mallar och checklistor för drift- och underhålls information. Arbetet med att ta fram och utveckla relevant drift- och underhållsinformation (fastighetsanknutna tjänster) är ett tydligt exempel på hur informationen klassificerats utifrån utrymmets kvalitéer och kundens behov. Ordlista. För att säkerställa att en enhetlig terminologi används har projektet successivt definierat termer och begrepp som är relevanta för fastighetsföretaget eller FM-verksamheten. Detta arbete har vidare samordnats med övriga intressenter i programmet IT Bygg och Fastighet och med standardiseringsarbete inom EU. Mallar och checklistor för programarbete och erfarenhetsåterföring. FI -projektet har också kartlagt och analyserat de speciella problem och möjligheter som uppkommer vid programarbete och erfarenhetsåterföring. För att strukturera informationen och kunskapen, som å ena sidan skapas i de tidiga skedena och som å andra sidan genereras i förvaltningsfasen, har en sammanställning gjorts i checklistor för informationen i verksamhetsbeskrivning, utrymmesprogram och byggnadsprogram. Mallar och checklistor för kvalitetssäkrad upplåtelse. Beskriver fastighetsföretagets övergripande marknadsförings-, försäljnings- och kundvårdsprocess och innehåller bland annat mallar för kvalitetssäkrad inhyrning och uthyrning. Objektmodeller som beskriver hur FM-verksamhetens information kan struktureras i verksamhetens olika informationssystem. Struktur för en gemensam databas för central förvaltningsinformation (en grunddatabas ) en vidareutveckling av objektmodellerna. Projektet har dels beskrivit databasens uppbyggnad/struktur och dels grunddatabasens innehåll genom olika katalogliknande sammanställningar av relevanta objektklasser och deras attribut. Implementering av grundstruktur Neutralt filformat. I etapp har verksamhetsmodellerna från etapp implementerats som ett XMLbaserat filöverföringsformat, FI XML. Detta filformat är vidare implementerat och testat genom prototyper som visar hur central förvaltningsinformation kan överföras mellan olika kommersiella 4 FI2002 och FFi

CAD- eller fövaltningssystem. FI -projektets process- och objektmodeller har vidare implementerats i form av operativt användbara mallar för upphandling av informationssystem. Dessa mallar har bland annat tillämpats vid framtagande av kravspecifikation för IT-stöd för programarbete. All dokumentation från FI -projektets olika etapper finns att tillgå i sin helhet på Internetadressen www.fi.se. Se även litteraturlista sist i detta dokument. Några slutsatser från FI2002-projektet De samlade erfarenheterna från FI -arbetet visade sammanfattningsvis att det finns en signifikant utvecklingspotential i fastighetsverksamheten genom informationsteknikens tillämpning, om man inom detta tillämpningsområde förmår att tillvarata den snabba utvecklingen av informationstekniken. Datorer och nätverk skapar stora potentiella möjligheter för IT-stöd i fastighetsverksamheten genom att tillhandahålla effektiva verktyg vid användning, administration och förvaltning av fastigheter och byggnader. En avgörande grundförutsättning är emellertid utvecklingen av en erforderlig grundstruktur i form av standardiserade informationsstrukturer och processbeskrivningar, utvecklade utifrån fastighetsverksamhetens behov. Medan den generella utvecklingen av hårdvaror, programvaror och nätverksteknik sker oberoende av om fastighetsbranschen engagerar sig eller ej är det bara genom aktiv och målmedveten medverkan från fastighetsverksamhetens intressenter som en sådan behövlig grundstruktur kan utvecklas. Det är viktigt att arbetet med att utveckla informationssystem för FM-verksamheten tar hänsyn till dagens situation inom tillämpningsområdet. Detta inkluderar till exempel hänsynstagande till att mycket av informationen finns som pappersdokument och att bygg- och förvaltningssektorsgemensam klassifikation och terminologi utnyttjas effektivt. Ytterligare en viktig faktor är tillämpning av relevant standardisering inom informationshanteringsområdet, såsom utvecklingen av IFC inom byggproduktmodellområdet och tillämpning av internationell standard för metadata för dokument. Utvecklingen av FI har också samordnats med andra utvecklare och leverantörer av informationsstödssystem, till exempel Aff och BSAB-systemet från Svensk Byggtjänst. Projektresultatets förvaltning och vidareutveckling Tidsbegränsat projekt med en vision FI -projektet pågick formellt under tidsperioden april till november. Finansiellt omsatte projektet totalt cirka, miljoner kronor. I praktiken har projektet en lång förhistoria i form av utvecklingsarbete som medlemmar i arbetsgruppen för FI -projektet arbetat med och vars resultat var direkt tillämpbara i FI -projektet. Det är i hög grad tack vare detta faktum som FI -projektets resultat har kunnat bli så pass omfattande och heltäckande som det blivit. Genom FI -projektet har flera goda förutsättningar för tillämpning av IT och utveckling av ändamålsenliga informationssystem för fastighetssektorn tillskapats. Hittills har fastighetssektorn saknat en gemensam informationsstandard och genom FI -projektet har ett stort steg mot en gemensam informationsstandard för fastighetssektorn tagits. Tongivande fastighetsföretag och organisationer har, med stöd av staten, utvecklat en grundstruktur för den centrala information som hanteras i olika delar av förvaltningsverksamheten. Strukturen avser både teknisk, ekonomisk och administrativ information. FI -projektets vision innehöll tanken att fastighetsverksamheten har tillgång till en effektiv informationshantering som bygger på en standardiserad infrastruktur för hantering av information som följer förvaltningsobjektet och dess användare Bilaga 1 5

under hela dess livscykel. Som ett viktigt steg i arbetet mot denna vision har ett förvaltningsorgan för FI -projeketets resultat tillskapats, nämligen Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi). FI -projektet bör också ha en organisatorisk fortsättning, annars är risken stor att nedlagda resurser i långa stycken har genererat resultat som inte kommer till användning på det sätt som det är tänkt. utvecklat, ska vidareutvecklas till en defacto-standard för fastighetssektorns informationshantering. Defacto-standarden säkerställes genom stor uppslutning från fastighets- och IT-sektorn. Därför finns FFi, som till medlemmar välkomnar företag, organisationer samt personer verksamma inom fastighetssektorn, vilka genom medlemskap vill stödja föreningens syften. Målet är att den grundstruktur/infrastruktur för förvaltningsinformation som FI -projektet Föreningen för Förvaltningsinformation (FFi) FFi:s syfte, eller om man så vill affärsidé, är att förvalta och vidareutveckla en stabil grundstruktur FI åt fastighetssektorn så att strukturen kan fungera som en defacto-standard för all informationshantering som uppstår under en fastighets hela livscykel. Föreningens långsiktiga mål är att FI är en etablerad defacto-standard för information i fastighetssektorn och att en stabil organisation för förvaltning och vidareutveckling av FI finns. Föreningens arbetsområden är, enligt dess stadgar, följande: Föreningen ska publicera FI samt utge revideringar av denna. Föreningen ska vidare verka för att kontinuerligt informera fastighetssektorn om förändringar i och den praktiska nyttan av FI. Föreningen ska sprida kunskap och skapa insikt om FI. Föreningen ska utgöra remissinstans och koordinator av forskning och utveckling av fastighetssektorns informationshantering och IT-stöd. Föreningen är öppen för medlemskap från hela fastighetssektorn, det vill säga organisationer eller individer som har relation till fastighetsverksamheten. Här återfinns: privata fastighetsföretag och offentliga fastighetsorganisationer såsom landsting och kommuner leverantörer till förvaltningsprocesserna, till exempel FM-leverantörer och FM-entreprenörer, men också leverantörer av IT-system för förvaltning (FM-verksamhet) olika omvärldsroller, till exempel olika intresseorganisationer, myndigheter och finansiärer/långivare (banker och dylikt). Viktigt och kännetecknande för FI och FFi:s verksamhet är bland annat följande: Användningen av FI ska vara kostnadsbesparande eller intäktsskapande. FFi ska genom att visa på lyckade tillämpningar av FI befrämja ökad spridning av FI. Tillämpningen av FI ska ge smarta och nyskapande koncept och arbetssätt. FI -genererade lösningar ska innebära enkelhet i användning. FFi ska erbjuda eller förmedla tjänster om FI. En delmängd av de konkreta resultat som FI projektet har åstadkommit ska utgöra kärnan i den defacto-standard för informationsstrukturering och informationshantering inom förvaltningsområdet som FFi hanterar. En mycket viktig del av defactostandarden är filöverföringsformatet FI XML. hyresgäster och brukare som köper och konsumerar fastighetsverksamhetens produkter 6 FI2002 och FFi

FI2XML FI XML är ett filformat för förvaltningsinformation baserat på XML och FI -modellen. XML är ett standardiserat verktyg för utbyte av data mellan olika system. XML kan användas för utbyte av data eller dokument och för databaskopplingar. Grundläggande utgångspunkt vid skapandet av FI XML är FI -modellen. Med utgångspunkt från denna objektmodell har ett XML-schema skapats som sedan kan användas för att generera XML-filer för informationsöverföring mellan produktions- och förvaltningssystem och mellan förvaltningssystem. Under våren har en ny version (version. ) av FI XML utarbetats i samverkan med medlemmar i FFi. Vidare har en stor grupp IT-systemleverantörer i bygg- och fastighetsbranschen gått samman som en intressegrupp inom FFi för att påskynda en kraft full IT-utveckling inom fastighetsbranschen med hjälp av standardiserad integration. Intressegruppen anser att grunden för integrationen ska vara FI XML. Litteraturlista Litteraturlista innehåller de olika dokument som producerats i etapperna av FI -projektet. Etapp 1 Svensson, K., Arremo, J. - O., Bergenudd, C. och Yngve, H. ( ): Projektplan för projektet Förvaltningshandlingar FH. Rapport. Byggstandardiseringen, Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C., Arremo, J.- O., Forslund, J. och Uhlin, S. ( ): Förvaltningshandlingar. Etapp Inventering. Slutrapport. Byggstandardiseringen, Etapp 2 Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C., Sandström, E., och Törnqvist, L. ( ): Förvaltningsinformation, Etapp Preliminära rekommendationer, del. Rapportserie. Byggstandardiseringen, Rapportserien innehåller följande sju så kallade rekommendationer. Nr och är reviderade versioner. Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C. och Sandström, ( ): nr : Processhandbok Processynsätt och processmodellering för FM. Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C. och Sandström, E. ( ): nr : Informationshandbok Rekommendationer och krav avseende informationsbehov och informationssystem. Yngve, H., Svensson, K., Sandström, E. och Bergenudd, C. ( ): nr : Produktmodeller och klassifikation Rekommendationer och krav avseende samverkan mellan informationssystem. Törnqvist, L., Svensson, K., Yngve, H., Bergenudd, C. och Sandström, E. ( ): nr : Ordlista Förslag till terminologi för fastighetssektorn. Bilaga 1 7

Bergenudd, C., Svensson, K., Sandström, E., Tyrefors, B. och Yngve, H. ( ): Fastighetssektorns reviderade rekommendation för förvaltningsinformation nr : Programarbete och erfarenhetsåterföring Skapa, ordna och använda information vid programarbete och erfarenhetsåterföring. Rapporten innehåller två delar: Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation Grunddatabas Modell- och textdel. Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation Grunddatabas Katalog- och exempeldel. Sandström, E., Yngve, H., Svensson, K., Bergenudd, C. och Tyrefors, B. ( ): Fastighetssektorns reviderade rekommendation för förvaltningsinformation nr : Drift- och underhållsinformation Skapa, ordna och använda drift- och underhållsinformation. Etapp 4 Svensson, K. och Tyrefors, B. ( ): Implementering och lansering av FI -modellen Avrapportering av etapp av FI -projektet. Slutrapport etapp. SIS, Swedish Standards Institute, Yngve, H., Svensson, K., Bergenudd, C. och Sandström, E. ( ): nr : Kvalitetssäkrad upp låtelse Skapa, ordna och använda information vid inhyrning och uthyrning. Forslund, J. och Svensson, K. ( ): Förvaltningsinformation en översikt över Fastighetssektorns rekommendationer för förvaltningsinformation. Häfte ( sidor), Fastighetsägarförbundet, Etapp 3 Svensson, K., Tyrefors, B., Bergenudd, C. och Sandström, E. ( ): Rekommendationer och krav avseende struktur och arkitektur för central förvaltningsinformation Grunddatabas. Slutrapport etapp. SIS, Swedish Standards Institute, Tarandi, V., Svensson, K. och Tyrefors, B ( ): Avsiktsförklaring avseende samverkan mellan IFC och FI. Bilaga till Slutrapport etapp. SIS, Swedish Standards Institute, Svensson, K. och Tyrefors, B. ( ): Slutrapport för projektet Förvaltningsinformation FI. Slutrapport hela FI -projektet. SIS, Swedish Standards Institute, Svensson, K. och Tyrefors, B. ( ): Mallar för upphandling av informationssystem. Avrapportering av ITBoF projekt nr, del av etapp av FI -projektet. SIS, Swedish Standards Institute, Löwnerts, K. och Tyrefors, B. ( ): Avsiktsförklaring avseende samverkan mellan Metadatamodell och FI. Dokumentet är publicerat på Metadataprojektets hemsida www.metadata.se. 8 FI2002 och FFi