Informatören som coach och strategisk partner eller Från informationsproducent till kommunikationsstrateg 18 juni Nina Åkermark
Nya högre krav! Uppdraget i verksamhetsplanen Strategisk kommunikationsplanering av MSB:s huvudprocesser: Förebygga Förbereda Hantera Lära
Vad är problemet? Antalet dödsolyckor har ökat Bristande robusthet och uthållighet i samhällsviktiga verksamheter fler sårbarheter och beroenden Bristande tvärsektoriell samverkan och samordning (Källa: Olyckor och kriser 2009/2010) Myndighetsövergripande budskap Vad gör vi? Till 2014 fokuserar vi på: Möt konsekvenserna av ett förändrat klimat Ta vara på samhällets samlade resurser Utveckla förutsättningarna för ledning och samordning Utveckla kommunernas arbete med samhällsskydd och beredskap Utveckla MSB:s myndighetsutövning mot enskild Tydliggör mål, ansvar och beroenden (Källa: Inriktning för planering 2010-2014) MSB utvecklar, tillsammans med andra, individens och samhällets förmåga att förebygga, hantera och lära av olyckor och kriser (Vår verksamhetsidé) genom kunskapsuppbyggnad, stöd, utbildning, övning, reglering, tillsyn och eget operativt arbete Huvudbudskap: Hur? i nära samverkan med kommuner, landsting, myndigheter, företag och organisationer för att uppnå ökad trygghet och säkerhet på alla samhällsnivåer från lokalt till globalt Vad vill vi uppnå? Vår vision: Ett säkrare samhälle i en föränderlig värld Mål (Skr 2009/10:124) - minska risken för och konsekvenserna av allvarliga störningar, kriser och olyckor, - trygga hälsan och den personliga säkerheten för barn, kvinnor och män och - hindra eller begränsa skador på egendom eller miljö. - bör även bidra till att minska lidande och skadeverkningar av allvarliga olyckor och katastrofer i andra länder. Vår värdegrund: MSB ska vara en öppen, drivande och kompetent myndighet med fokus på individen och samhället.
Ett utvecklingsarbete på avdelningen Nytt förhållningssätt kundens behov i centrum Leverera mer nytta för samma pengar Ny styrande roll Skapa utrymme för kvalitativt och strategiskt stöd
Hur? Genom att utveckla våra tjänster Kvantitativt stöd Kvalitativt stöd Strategiskt stöd Vad? Administrativa processer och flöden Hur? Styrande genom rutiner och/eller system Vad? Rådgivande, problemlösande, i dialog med kund Hur? Stödjande och inriktande Vad? Utredningar, analyser och uppföljningar Hur? Beslutsunderlag till ledningen
Övergripande mål Enklare för kunderna enklare för oss
Hur ska vi klara av de nya kraven? Vi valde att fokusera på fyra uppgifter!
Strategisk kommunikation Verksamhetsmålen Steg 1 Analys Steg 2 Målgrupper Steg 3 Kommunikationsmål Steg 4 Strategier Steg 5 Budskap, kanaler, aktörer Steg 6 Aktiviteter Steg 7 Utvärdera Nuläge/ situation. Vad ska vi åstadkomma? Är detta ett kommunikationsproblem? Kommunikationens roll. Möjligheter. Hot. Vilka är målgrupperna? Deras behov och attityd i ärendet? Prioriterade målgrupper. Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? Vilka strategier och metoder ska vi välja för att nå kommunikationsmålen? Handlings- och tidsplan. Vem gör vad? Utvärderingsplan. Når vi våra mål? Vilka effekter gav insatsen? Vad kan vi lära från denna process?
Strategi för att klara de nya kraven 1 Få kommunikation som en del i verksamhetsplaneringen 2 Erbjuda särskilt stöd till chefer 3 Stödja medarbetarnas förmåga att kommunicera 4 Erbjuda bra verktyg och guider hjälp till självhjälp
Verksamhetsplanering 1. Få in kommunikationen i verksamhetsplanen Budskap Kommunikation en förutsättning för att lyckas Tillvägagångssätt Ingå i ledningsgrupper Vad i verksamheten är kommunikationskritiskt? Exempel: En övergripande strategi för CBRNE ska tas fram tillsammans med övriga berörda myndigheter. En översyn av handlingsplanen för ökad jämställdhet och mångfald i kommunal räddningstjänst ska genomföras. Nytt koncept för RITS (räddningsinsats till sjöss) ska tas i drift. Överlämning till Sjöfartsverket
2. Särskilt stöd till chefer Kartlagt deras kommunikationssystem Föreslagit förbättringar Är proaktiva i ledningsgruppen Förmedlar interna och externa kommunikationsbehov Föreslår kommunikativa prioriteringar
3. Stödja medarbetarnas förmåga att kommunicera Från traditionell kommunikationsplanering med enskilda handläggare till workshops med grupper Skapa förankring och stödja medvetna val av kommunikationsaktiviteter Guider och verktyg tillgängliga på intranätet
4. Erbjuda bra verktyg och guider Kommunikationsplanering Formulera budskap Översätta övergripande budskap Utveckla ditt kommunikationssystem Kommunikation i förändring Dialogverktyget
Kommunikationsplanering Verktyg
Formulera budskap Verktyg
Översätta budskap Verktyg
Verktyg Aggregerad budskapsplattform Hela MSB Avdelning eller motsvarande Enhet eller motsvarande Nytt för avdelningen/enheten
Verktyg Utveckla kommunikationssystem 5. Handlingsplan 1. Aktörsinventering 4. Bruttolista över förbättringsidéer 2. Aktörstabell 3. Analysschema
Kommunikation i förändring Verktyg
Dialogverktyget
Kommunicera inte slentrianmässigt Sätt kommunikationsmål och utgå från dem! Hur långt ifrån målen står målgrupperna? Vilken förkunskap har de? Vilken kanal är lämplig? Vad ska vi säga för att nå effekt? Gör medvetna val då är chansen större att chefer och medarbetare ser nyttan och hur kommunikationen bidrar till att nå verksamhetens mål.
Olika mål kräver olika tillvägagångssätt! GÖRA KÄNNA VETA Träning/ feedback Dialog/ möten Frågor och svar Webb/ trycksak
Erfarenheter och tips! Skaffa en kommunikativ ledning Använd kommunikationsverktyg Learning by doing Ständig kompetensutveckling Låt informatörerna jobba i team Köp produktion