1 Minnesanteckningar från möte med 25 oktober 2006 Plats: Handelshögskolan, Stockholm Närvarande: Göran Sandberg, Umeå universitet, ordförande Annika Annemark, Blekinge tekniska högskola Lars Björnshauge, Lunds universitet Louise Brunes, Södertörns högskola Catarina Ericson Roos, Stockholms universitet Jette Guldborg, Malmö högskola Ulf Göransson, Uppsala universitet Mats Hagström, Gymnastik- och idrottshögskolan Mats Herder, Växjö universitet Terje Höiseth, Luleå tekniska universitet Kjell Jonsson, Umeå universitet Gunnar Lager, KTH Margareta Malmgren, Högskolan Dalarna Inger Melin, Högskolan i Jönköping Lena Moberg, Högskolan Gävle Berit Nilsson, Lunds universitet, sekreterare Karin Nordgren, Kungl musikhögskolan Marianne Nordlander, Linköpings universitet Agneta Olsson, Göteborgs universitet Lena Olsson, Högskolan i Skövde Annsofie Oscarsson, Mälardalens högskola Morgan Palmqvist, Mittuniversitetet Snorre Rufelt, Sveriges lantbruksuniversitet Anders Rydquist, Högskolan i Kalmar Staffan Sjöberg, Dramatiska Institutet Annika Sverrung, Chalmers Åsa Teglund, Danshögskolan Kerstin Tyllström, Karolinska institutet 1. Introduktion till SUHF Göran Sandberg presenterade SUHF:s verksamhet. SUHF är ett samarbetsorgan för Sveriges 42 universitet och högskolor. Kravet för att få vara med är att man har rätt att utfärda kandidatexamen. SUHF erbjuder universitet och högskolor en gemensam arena för diskussioner och åtgärder. Medlemmarna bidrar med finansiering efter omslutning. Högsta beslutande instans i SUHF är förbundsförsamlingen. Det finns en styrelse, ett presidium och ett kansli. SUHF rekommenderar regler och riktlinjer lärosätet beslutar för egen del. Arbetet inom SUHF sker bland annat i arbetsgrupper och nätverk där man bl a diskuterar policyfrågor inom specifika områden och kan därigenom råda SUHF hur man ska förhålla sig i olika frågor där det behövs specialkunskap. Det finns t ex arbetsgrupper för Bolognaprocessen, valideringsprojekt, lokalfrågor, full kostnadstäckning. Nätverk finns för redovisningsfrågor, kvinnligt akademiskt ledarskap, yngre administratörer, rektorssekreterare
2 och yngre akademiska ledare. Frågor kring bibliotek och informationsförsörjning är ett viktigt område för SUHF dels för att det är en dyr verksamhet för universitet och högskolor (1,5 miljarder kronor/år) och dels för att det är en verksamhet i stark förändring som alltmer får en plats i linjeorgansationen. 2. Samordning av U&H-bibliotekten 2.1 Synpunkter med utgångspunkt i Göran Sandbergs brev till bibliotekscheferna (bilaga) Göran Sandberg skrev i sitt brev att det är viktigt att slå fast att samordning av U&Hbiblioteken primärt är ett ärende för universitetens och högskolornas ledningar kanaliserat genom sin gemensamma organisation SUHF. Samtidigt har KB ett uppdrag inom området och man måste därför hitta bra samarbetsformer. 2.2 Reflektioner och diskussion efter Riksbibliotekariens möte med U&H-bibliotekscheferna (bilaga) Annika Sverrung presenterade sina reflektioner efter Riksbibliotekariens möte med U&Hbibliotekschefer på Långholmen 9-10 oktober 2006. Samarbeta, samverka, samordna är självklarheter som vår verksamhet har byggt på i alla år. Nationell samordning vad innebär det egentligen? Vilka är KB:s omvärldsrelationer? Den nationella samordnaren blir en viktig person. Den kanske viktigaste frågan är vad som ska samordnas. Här krävs en djuplodande diskussion mellan U&H-biblioteken. För visst vill vi samverka och samarbeta. Men framförallt måste vi kunna påverka. I diskussionen efter Annikas presentation betonades bl a att KB:s nationella referensgrupp är en viktig grupp för chans till påverkan. I gruppen ska ingå 5 ledamöter från U&H-sektorn. Dessa ledamöter nomineras av SUHF. I gruppen ska också finnas 5 ledamöter från andra användare (andra bibliotek, näringsliv etc). En annan kommentar var att mötet med KB hölls i positiv anda men att det finns många oklarheter beträffande rollen för den nationella samordnaren. Medinflytande för U&Hbiblioteken är viktigt. Ideologiska frågor och opinionsbildning ska kanske drivas i SUHFgruppen. Vikten av att ledamöterna i KB:s referensgrupp faktiskt representerar hela gruppen, och inte bara sitt eget lärosäte, betonades. Forum måste ha gemensamt förhållningssätt i olika frågor och gruppen måste gå igenom vilka områden man anser att KB ska samordna och vilket inflytande Forum vill ha. Enligt Göran Sandberg måste detta göras relativt snart så att man har en plan att arbeta efter och han för sin del är beredd att diskutera en sådan plan med KB och utbildningsministern. Styrgruppen kommer att bereda vilka samordningsfrågor som är aktuella och skicka ut ett underlag för diskussion till Forum. Därefter kommer Göran Sandberg att skicka brev till alla rektor och informera om vilka samordningsfrågor alla bibliotek är överens om. 2.3 Om U&H-bibliotekschefernas deltagande i externa samrådsgrupper etc gemensamt förhållningssätt i strategiska frågor Lars Björnshauge betonade vikten av att bibliotekschefer som deltar i externa samrådsgrupper
3 etc gör det utifrån ett gemensamt mandat från Forum, och utifrån ett gemensamt förhållningssätt i olika frågor. När representanter ska utses går detta genom styrgruppen. På detta sätt får representanterna stor legitimitet. 3. Om styrgruppens arbetssätt, arbetsfördelning, information och kommunikation Lars Björnshauge informerade från styrgruppens första möte, där man bl a diskuterade hur gruppen ska arbeta. Göran Sandberg rapporterar vidare från styrgruppen och Forum till SUHF. Lars Björnshauge håller ihop kommunikationen inom Forums olika grupper. Inom SUHF:s webbplats skapas interna sidor för Forum. Ett webbformulär skapas för att ge förslag och intresseanmälningar till Forums arbetsgrupper. Avsikten är att ha så öppen information och kommunikation som möjligt inom. Forum önskade också att en diskussionslista upprättas. 4. Om tillsättning av arbetsgrupper sammansättning (bredd & expertis), ekonomi, tillsättningsförfarande etc Lars Björnshauge informerade att ett antal arbetsgrupper föreslås inrättas. Gruppernas arbetsområden identifierades vid ett möte 2006-02-15 med U&H-bibliotekens chefer, då man diskuterade bildandet av Forum. Det är viktigt att arbetsgruppernas ledamöter representerar både expertis och bred kompetens inom områdena. Det innebär att inte enbart bibliotekarier bör finnas i grupperna. För vissa grupper kan det bli aktuellt att sätta tidsramar när arbetet ska vara klart. Intresseanmälan/förslag till ledamöter i respektive arbetsgrupp skickas via ett webbformulär till Berit Nilsson. Styrgruppen beslutar vid sitt möte den 23 november vem som ska ingå i arbetsgrupperna. Därefter skickas en förteckning ut till Forum. När grupperna är tillsatta får de själva tillfälle att ha synpunkter på formuleringarna av sina respektive uppdrag. När arbetsgrupperna är tillsatta och uppdragen formulerade skickas denna information, tillsammans med en formulerad vision för bibliotek och informationsförsörjning till universitetsledningarna, SUHF:s styrelse, utbildningsdepartementet m fl intressenter. Göran Sandberg ombesörjer detta. Lars nämnde ett par andra frågor som är intressanta för Forum att diskutera: - Länsbiblioteket i Västra Götaland arbetar med ett transportsystem, det är intressant att följa detta arbete. - Förslag från KB om nationell söktjänst. Utifrån diskussionen, där flera tveksamheter uttrycktes, formulerar styrgruppen ett svar till KB.
4 5. Uppdragsbeskrivningar för arbetsgrupper presentation av utkast (bilaga) och diskussion Högskolans elektroniska publicering Göra en kartläggning av hur det ser ut i dag på U&H. Inventera vilka system som används och av vilka. Sedan bör arbetsgruppen inventera hur arbetet med U&H:s e-publicering bör fortsätta, vilka rådgivnings- och stödtjänster det är lämpligt att samverka om och hur detta kan/bör organiseras också i relation till befintliga samordningsinitiativ organiserat av KB. Konstaterades att detta är frågor som SUHF äger själva. KB:s roll är bevarandeaspekten. En fråga är hur vi organiserar arbetet med elektronisk publicering om inte KB skulle samordna. Man kan definiera två delar, dels drift och utförande, dels långtidsbevarande. En ekonomisk fråga är de medel som utgår från KB. Det finns inget hinder att söka projektmedel från KB. En annan sak är vad KB själv väljer att satsa på. Noterades att många bibliotek har olika publiceringsformer, t ex ljud och bild. Kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet Arbetsgruppen bör komma med synpunkter och förslag i relation till den befintliga SCBstatistiken. Arbetsgruppen bör diskutera, inventera och sammanställa olika lämpliga indikatorer för bibliotekens nya verksamhetsområden (Bilaga med synpunkter från Christina Jönsson Adrial) Högskoleverket har skickat ett förslag till kvalitetssäkringssystem på remiss till lärosätena. Remissen finns på: http://www.hsv.se/kvalitet.4.5e403e5a10ab1ee23ee8000748.html Det svåra är komma fram till vad man ska utvärdera, vilka som är bibliotekens nyckeltal (inte hyllmeter!). Att utvärdera nyttan av biblioteken, fokusera på verklig kvalitet. Dock finns olika värderingar om vad som är kvalitet. Bibliotekets roll i utbildningen och pedagogisk utveckling Framkomma med tydliga rekommendationer till SUHF när det gäller informationskompetens, utvärdering av moment om informationskompetens, lämpliga samverkansaktiviteter och definition av bibliotekens roll i lärandeprocessen. Undersöka hur U&H lever upp till i högskolelagen. Påpekades att detta är lärarnas område, i arbetsgruppen bör ingå någon som inte är bibliotekarie. Biblioteken ska samarbeta med lärarna och vara en stödfunktion.
5 Gemensamma licenser till digitala informationsresurser Arbetsgruppen bör ta fram underlag för diskussioner inom Forum för Bibliotekschefer och rekommendationer för den framtida uppläggningen av licensarbetet med utgångspunkt U&H:s intressen KB arbetar med detta, men gränsdragningsfrågor kan diskuteras, vem ska sköta driften och vem ska arbeta med utvecklingen av hur licenserna utformas. U&H äger frågorna och kan välja vem som ska utföra arbetet. Bör någon från KB ingå i gruppen? Bibliometri Arbetsgruppen bör inventera läget på U&H vad angår organiseringen av arbetet med utvärdering av forskningspublicering (bibliometri) som element i utvärdering, system för resursallokering etc. och komma med förslag till evt. gemensamma satsningar. Bibliometri är i högsta grad intressant för universitets- och högskoleledningarna. Bör frågan integreras i lärosätena, t ex planeringsavdelningen, eller ska biblioteken värna om frågan? Området är i kraftig tillväxt och en dialog kan i första hand föras med förvaltningscheferna, som ev lägger beställning till biblioteken. Eftersom det handlar om fördelning av forskningsmedel är kanske intresset inte lika stort för alla högskolor? Kompetensutveckling Inventera behovet för fort- och vidareutbildning och även andra kompetensutvecklingsaktiviteter. Komma med förslag till hur vi gemensamt eller i samarbete med andra svenska, t ex bibliotekarieutbildningarna i Sverige eller utländska aktörer kan tillgodose behoven. Noterades att bibliotekarieutbildningarna inte har kontakt med biblioteken. Fort- och vidareutbildning anordnas inte. Kompetensbehoven har förändrats, det är inte säkert att fortoch vidareutbildning ska ges inom bibliotekarieutbildningarna. Utveckling och drift av gemensamma tjänster Utvärdera behovet för gemensamma tjänster, utvärdera befintliga tjänster, komma med synpunkter och förslag när det gäller framtiden för olika tjänster. Libris är en egen avdelning i KB:s nya organisation. Det pågår utredning om att även knyta lånesystem till Libris. Arbetsgruppen bör ha ett öppet sinne även för t ex ett gemensamt lånesystem. Viktigt att sådana frågor behandlas i KB:s referensgrupp.
6 Framtiden när det gäller katalogen: förvärv, katalogisering, registrering Att sammanställa den aktuella internationella diskussionen och komma med rekommendationer till hur vi kan förenkla förvärvs- och registreringsprocesser och på sätt frigöra resurser för andra ändamål. Katalogisering tillhör inte längre bibliotekens kärnkompetens, men biblioteken ska värna om uppgiften att organisera och strukturera information. Datamining och textmining är under utveckling och involverar andra aktörer. Visioner för den vetenskapliga informationsförsörjningen för U&H Ta fram underlag för ett visionsarbete om den framtida vetenskapliga informationsförsörjningen med särskilt sikte på samverkan mellan bibliotek och mellan bibliotek och forskarsamhället. Arbetsgruppen bör också diskutera behovet för större nationella satsningar och hur detta kan organiseras. Dessutom underlag för hur bibliotekens roll skall definieras i lärandeprocessen bl.a med tanke på internationaliseringen. Intressant är också biblioteksbyggnadens framtida roll som lär- och studiemiljö. Ytterligare en fråga att diskutera är bibliotekens framtida roll i publiceringsverksamhet och bibliometri. Evt. förbereda en konferens som SUHF arrangerar. Denna fråga väcktes av Göran Sandberg vid styrgruppens möte. Det är viktigt att fokusera på vilka frågor som är ur rektorernas synpunkt. 6. Tidpunkter och plats för kommande möte träffas nästa gång den 6 februari 2007 i Stockholm. Vid anteckningarna Berit Nilsson