Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna redovisade åtgärder och skicka dessa till Arbetsmiljöverket. att omedelbart justera paragrafen.

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (8) Datum 2014-03-24 Vår referens Marie-Louise Appelgren Utvecklingssekreterare Tjänsteskrivelse marie-louise.appelgren@malmo.se Inspektion Arbetsmiljöverket SOFN-2013-64 Sammanfattning Stadsområdesförvaltning Norr bildades den 1 juli 2013 genom en sammanslagning av flera verksamheter från Kirsebergs och Centrums stadsdelsförvaltningar. Under hösten 2013 genomförde Arbetsmiljöverket en inspektion i Stadsområdesförvaltning Norr i Malmö stad inom projekt HAK hållbar arbetsmiljö med kvinnor i centrum. Genomförandet har skett genom gruppintervjuer med fyra personalgrupper inom hemtjänstverksamheten varav tre grupper med omvårdnadspersonal och en grupp med arbetsledare. I rubricerat inspektionsmeddelande uppmanas stadsområdesförvaltningen att beskriva vilka åtgärder, med anlednings av redovisade brister och krav, som vidtagits. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna redovisade åtgärder och skicka dessa till Arbetsmiljöverket. att omedelbart justera paragrafen. Beslutsunderlag Tillsyn-kvinnors och mäns arbetsmiljö inom hemtjänst och enheter inom teknisk förvaltning Resultat av inspektionen Inspektionsmeddelande avseende resultat av inspektionen G-Inspektion Arbetsmiljöverket-tjänsteskrivelse Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2014-03-26 Ärendet I Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande till Stadsområdesförvaltning Norr delas ärendet upp i åtta avsnitt. Under varje avsnitt påtalas brister i verksamheten och ställda krav från Arbetsmiljöverket. Stadsområdesförvaltningen har under respektive avsnitt svarat på vilka åtgärder som verksamheten ska vidta respektive planerar att vidta. SIGNERAD

2 (8) Avsnitt 1 - Stress och arbetsbelastning. Brist Ni har inte undersökt orsaken till den upplevt höga arbetsbelastningen som er personal gav uttrycks för vid Arbetsmiljöverkets inspektion. Krav 1a. Ni ska undersöka orsakerna till den upplevda höga arbetsbelastningen som personalen påtalar och bedöma om orsakerna är förenade med risker för ohälsa eller olycksfall. Bedömningen ska dokumenteras skriftligt och innehålla en beskrivning av vilka förhållanden som bedöms vara förenade med risker för ohälsa och om riskerna är allvarliga eller inte. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta: arbetstagarnas tid för de arbetsuppgifter som ska utföras. restid/förflyttningstid mellan olika arbetsställen/brukare. tid för att hantera oförutsedda händelser och ta emot larm. möjligheterna till stöd och återkoppling i arbetet. arbetsrelaterad ohälsa och upplevda ohälsosymtom bland personalen. hur arbetet anpassas för varje arbetstagare utifrån dennes förutsättningar för att utföra arbetsuppgifterna. 1b. Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga att personal utvecklar ohälsa till följd av stress och hög arbetsbelastning. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när och vem som ska se till att planerade åtgärder genomförs. SVAR Företagshälsovården (Feelgood) har kontaktats och i samarbete pågår en dialog i syfte att genomföra en fördjupad undersökning. Malmö stads medarbetarenkäts resultat inväntas och resultatet kommer att analyseras och utmynna i en handlingsplan på chefs- och medarbetarnivå. I nuläget är verksamhetens fokus att på arbetsplatsträffarna diskutera inspektionsmeddelandet och de förbättringsåtgärder som ska vidtas. I tre hemtjänstgrupper provar medarbetarna att avsluta dagens arbete med att under femton minuter reflektera över sin arbetsdag. Verksamheten har också ett pågående arbete kring utökning av befintligt bemanningsteam. Avsnitt 2 - Riskbedömning, generell. Brist Ni saknar en övergripande riskbedömning av er verksamhet vilket kan innebära att det finns risker i er verksamhet som ni inte känner till och som ni därigenom inte kunnat förebygga. Krav 2a. Ni ska upprätta en rutin för hur ni ska genomföra er övergripande riskbedömning av verksamheten. Av rutinen ska framgå: när riskbedömningen ska göras. hur riskbedömningen ska göras och vilka hjälpmedel eller expertis som ska användas.

vem som ansvarar för riskbedömningen. Riskbedömningen ska omfatta minst: Belastningsergonomi AFS 2012:2. Ensamarbete AFS 1982:03. Smitta, toxinpåverkan, överkänslighet, AFS 2005:1 Mikrobiologiska arbetsmiljörisker. Hot och våld AFS 1993:02. 3 (8) SVAR Se bilaga 1 När/hur riskbedömning ska göras. Se bilaga 2 Riskbedömning ergonomi. Se bilaga 3 Riskbedömning hot, våld samt ensamarbete. Se bilaga 4 Riskbedömning smittorisk. Vid upprättande av en genomförandeplan för brukaren gör kontaktpersonen en riskanalys, se bilaga 5 Checklista för bedömning av arbetsmiljön i ordinärt boende. En gång om året genomförs en generell riskbedömning på varje arbetsplats. 2b. Ni ska genomföra en riskbedömning med tillhörande handlingsplan utifrån ovan rutin. SVAR På en arbetsplats har sektionschef och medarbetare tillsammans med skyddsombud genomfört en riskbedömning för våld och hot, ergonomi samt smitta, se bilagor 1-4. Arbetsmiljöverkets checklista har använts och responsen från medarbetarna har varit positiv. Denna riskbedömning ska samtliga personalgrupper inom hemtjänstverksamheten genomföra. Verksamhetens samtliga rutiner finns på Malmö stads intranät för att vara lättillgängliga, se bilaga 6 Hitta rutiner på Komin. För att säkra att inga inaktuella rutiner finns ute i hemtjänstpersonalens lokaler används därför inga pärmar till förvaring av rutinerna utan hänvisning sker till intranätet. Avsnitt 3 - Riskbedömning brukare/arbete i brukarens hem. Brist Ni saknar rutin för när, hur och vem som ska utföra en riskbedömning av arbete i brukares bostad. Krav 3a. Ni ska upprätta en rutin för hur ni ska genomföra er övergripande risbedömning av verksamheten. Av rutinen ska framgå: att riskbedömning ska genomföras minst då: när ni får in ny brukare eller brukare som har larm. vid försämrat tillstånd hos brukaren. minst en gång per år. hur riskbedömningen ska göras och vilka hjälpmedel eller expertis som ska användas. vem som ansvarar för riskbedömningen. Riskbedömningen ska omfatta minst: Belastningsergonomi AFS 2012:2. Ensamarbete AFS 1982:03.

Smitta, toxinpåverkan, överkänslighet, AFS 2005:1 Mikrobiologiska arbetsmiljörisker. Hot och våld AFS 1993:02. 4 (8) Rutinerna ska också tala om att riskbedömningar ska ange risken om allvarlig eller inte och att riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt. Riskbedömningen ska omfatta minst: SVAR Se bilaga 5 sidan 1 Checklista för bedömning av arbetsmiljön i ordinärt boende. 3b. Ni ska upprätta ett stöd/checklista som ska användas vid riskbedömning av brukare och dennes bostad. SVAR Se bilaga 5 Checklista för bedömning av arbetsmiljön i ordinärt boende. 3c. Med hjälp av den nya rutinen och checklistan ska ni ha genomfört minst en riskbedömning av brukares/dennes bostad till den 1 april 2014. SVAR Se bilaga 7 Genomförd riskbedömning inom ordinärt boende. 3d. De personer som får i uppgift att riskbedöma brukares/dennes bostad ska få denna uppgift tilldelad sig genom uppgiftsfördelning enligt föreskrifterna om Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), AFS 2001:1. Det är också viktigt att dessa personer har de kunskaper som behövs för uppgiften. Ni ska ge arbetstagare/skyddsombud möjlighet att medverka i framtagandet av rutiner och checklista. SVAR Se bilaga 5 sidan 1 Checklista för bedömning av arbetsmiljön i ordinärt boende. Avsnitt 4 - Rutiner för särskilda frågor. Brist Ni saknar rutiner för hanteringen av särskilda frågor inom er verksamhet. Krav 4a. Ni ska säkerställa att ni har skriftliga rutiner som ska gälla vid de särskilda situationer som hemtjänstpersonal kan ställas inför. Det finns exempelvis situationer hos brukare i form av hantering av husdjur, aggressiva hundar, rökning, mögelproblematik i brukares bostad, sexuella trakasserier och risk för spridande av smitta mellan brukare. Av rutinerna ska det framgå hur förvaltningens/hemtjänstens gränsdragning och bedömning ser ut beträffande ovanstående frågor och ansvarsfördelning.

SVAR Exempel på särskilda frågor. 5 (8) Se bilaga 8 Hot- och våldsplan för ordinärt- och särskilt boende. Se bilaga 9 Hot och våld mot personal inom hemtjänst. Se bilaga 10 Hantering då personal utsätts för rökning i brukares bostad. Se bilaga 11 Beredskap vid svår väderlek. Se bilaga 12 Dödsfall inom kommunal hälso- och sjukvård. Se bilaga 13 Hantering av hund hos brukare. Se bilaga 14 Brukare som inte kan nås vid utförandet av planerad hemtjänstinsats. Se bilaga 15 Brukare som försvunnit från sin bostad. Se bilaga 16 Basal hygienrutin. Se bilaga 17 Handläggning av stickskador i tjänsten. Se bilaga 18 Anvisning av ansvarsfördelning för patienter med vårdrelaterade infektioner. Se bilaga 19 Kontaktmannaskap. Se bilaga 20 Rutin vid byte eller prov av trygghetslarm under kvällar, nätter och helger. Se bilaga 21 Trygghetslarm och nyckelhantering. Se bilaga 22 Kommunikationsprocess vid hemtjänstinsatser. Malmö stad har en partsammansatt arbetsgrupp som under våren har ett prioriterat uppdrag. Gruppen ska arbeta fram ett kommungemensamt underlag som ska vara till stöd för utveckling av arbetsplatsträffar, en gemensam modell för medarbetarsamtal samt riktlinjer beträffande hot och våld, alkohol och droger samt kränkande särbehandling. Riktlinjerna avseende kränkande särbehandling planeras vara klara senast under april månad. 4b. Ni ska säkerställa att ni har skriftliga rutiner för samtal/krisstöd i er verksamhet i samband med sexuella trakasserier och hot och våld. Ni ska se till att chefer eller annan utsedd personal har tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna arbetet på lämpligt sätt på ert arbetsställe. SVAR Se bilaga 8 Hot- och våldsplan för ordinärt- och särskilt boende. En inventering av sektionschefernas, som är första linjens chefer, kunskaper om krisstöd visar att det finns behov av ytterligare kompetensutveckling. Verksamheten ska upprätta en plan för utbildning i krisstöd till samtliga sektionschefer. 4c. Ni ska säkerställa att all berörd personal får information om ovan angivna rutiner/instruktioner. Ni ska också förvissa er om att rutinerna/instruktionerna är väl kända i verksamheten. SVAR Det är sektionschefens ansvar att informera medarbetarna om vilka rutiner som finns och var dessa finns tillgängliga. Inom verksamheten pågår ett informationsarbete, vilket ska vara klart senast under maj månad. Se bilaga 6 Hitta rutiner på Komin.

Avsnitt 5 - Prioritering av arbetsuppgifter. 6 (8) Brist Ni har inte upprättat någon prioriteringslista/motsvarande som stöd för er personal då de måste prioritera i sina arbetsuppgifter på grund av hög arbetsbelastning. Krav 5a. Ni ska ge arbetstagare inom verksamheten en skriftlig instruktion som anger i vilken ordning arbetsuppgifter kan prioriteras respektive väljas bort vid arbetsanhopning. SVAR Se bilaga 23 Prioritering vid brist av personal i hemtjänstgrupp. Se bilaga 24 Rekrytering av hemtjänstpersonal under jourtid. 5b. Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtagit för att se till att ni har en bemanning som är anpassad till de arbetsuppgifter som ska utföras. Syftet med åtgärderna ska vara att förebygga att arbetstagare utvecklar ohälsa till följd av stress och överbelastning i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när samt vem som ska se till att planerade åtgärder genomförs. SVAR Uppdraget med beviljade biståndsinsatser, som medarbetarna får vid biståndsbeslut, är tydligt. När det föreligger behov av ändrade insatser/förändrat biståndsbeslut ska medarbetaren informera detta till berörd sektionschef och biståndshandläggare. I nuläget finns det i verksamheten en larmgrupp som måndag till fredag under dagtid avlastar omvårdnadspersonalen genom att åtgärda brukarnas larm. Verksamheten utreder möjligheten för att utöka bemanningen i befintlig larmgrupp för att även kunna tjänstgöra under kvällar och helger. Avsnitt 6 - Smitta. Brist Ni har inte riskbedömt er personals risker för att drabbas av smitta genom sitt arbete, vilket innebär att ni inte kan vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa hos er personal. Krav Ni ska riskbedöma smittorisker för era anställda. Riskbedömningen ska föras in i handlingsplanen. Utifrån resultatet av riskbedömningen ska ni upprätta instruktioner och rutiner som beskriver hur arbetet ska utföras för att minska risken för smittspridning mellan brukare, men också mellan brukare och personal. SVAR Se bilaga 3 Riskbedömning smittorisk. Rutiner finns avseende basal hygien och utbildad personal (undersköterskor) erhåller kompetens inom området genom behörig utbildning. Under året genomför verksamheten vid ett flertal tillfällen utbildning i basal hygien för samtliga personal, vilket tidigare har visat på effekter i hygienarbetet.

Avsnitt 7 - Stress och arbetsbelastning, sektionschefer. 7 (8) Brist Ni har inte undersökt orsaken till den upplevda höga arbetsbelastningen för era sektionschefer. Krav 7a. Ni ska undersöka orsakerna till den upplevda höga arbetsbelastningen som sektionscheferna påtalar och bedöma om orsakerna är förenade med risker för ohälsa eller olycksfall. Bedömningen ska dokumenteras skriftligt och innehålla en beskrivning av vilka förhållanden som bedöms vara förenade med risker för ohälsa och om riskerna är allvarliga eller inte. Undersökningen och riskbedömningen ska minsta omfatta: möjlighet till stöd och återkoppling i arbetet. arbetsrelaterad ohälsa och upplevda ohälsosymtom bland personalen. tillräcklig tillgång till administrativt stöd. 7b. Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga att er personal utvecklar ohälsa till följd av stress och hög arbetsbelastning. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan, där det framgår när och vem som ska se till att planerade åtfärder genomförs. SVAR Företagshälsovården (Feelgood) har kontaktats och i samarbete pågår en dialog i syfte att genomföra en fördjupad undersökning. Malmö stads medarbetarenkäts resultat inväntas och resultatet kommer att analyseras och utmynna i en handlingsplan på chefs- och medarbetarnivå. En översyn för att anpassa organisationen har medfört en utökning med ytterligare en sektionschef. Avsnitt 8 - Anlita företagshälsovård/utomstående expertis samt arbetstagares och skyddsombuds medverkan. Krav 8a. För att uppfylla samtliga ovanstående krav under punkterna 1-7 ska ni anlita sakkunnig från företagshälsovård/utomstående expertis med beteendevetenskaplig kompetens och förmåga att identifiera och bedöma samband mellan arbetsorganisatoriska förhållanden, psykisk ohälsa och psykosociala förhållanden. Där det behövs, utifrån kraven, ska ni också anlita persona med ergonomisk kompetens samt arbetsmiljöingenjör. Både arbetsgivare och arbetstagare ska ha förtroende för resursen. SVAR En process har påbörjats genom dialog med företagshälsovård i syfte att genomföra en fördjupad undersökning. 8b. Ni ska se till att arbetstagare och förekommande skydds- och huvudskyddsombud inom hemtjänsten får möjlighet att medverka i ert arbete med att uppfylla ovanstående krav under samtliga punkter 1-7.

SVAR Inspektionsmeddelandet har förts ut till samtliga berörda medarbetare genom information på arbetsplatsträffar. Omvårdnadspersonal, sektionschefer samt skydds- och huvudskyddsombud har deltagit i hela processen med arbetet att uppfylla punkterna 1-7- Detta genom deltagande på möten, arbete i olika arbetsgrupper, upprättande av olika checklistor och/eller genom medverkan vid genomförda riskbedömningar. Se bilaga 25 - Tidplan för arbetet med inspektionsmeddelandet. 8 (8) Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 1 (14) Distriktet i Malmö Patrik Nilsson, 010-730 9778 Malmö Stad 205 80 Malmö Resultatet av inspektionen Ert org. nr 212000-1124 Arbetsställe Stadsdelsförvaltning norr, Vård och omsorg Besöksadress Stora Nygatan 1, Malmö Besöksdatum 2013-09-18, 2013-09-26, 2013-10-03 Deltagare i inspektionen: Se bilaga 1. Ni ska före den 1 april 2014 informera Arbetsmiljöverket vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. I svaret bör ni särskilt beskriva: hur ni fört ut innehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och övrig personal har varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna Svaret bör undertecknas så att det framgår att den som är skyddsombud har tagit del av det. Var vänlig ange vår beteckning ISM 2013/29313 i svaret. Se 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att informera oss hur ni har åtgärdat våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har ställt krav mot er eller inte. Postadress: 112 79 Stockholm Besöksadress: Vattenverksvägen 47, Malmö Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100-2148

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 2 (14) Brister och krav 1. Stress och arbetsbelastning Vid inspektionen framkom att arbetsmängden är stor och att flera arbetstagare har svårigheter att hinna med förekommande arbetsuppgifter. Man anger att tiden hos vårdvårdtagarna inte är tillräcklig och att man inte har tid till förflyttningar mellan olika vårdtagare. 72% av era anställda anger att larm, akuta situationer och tillfällen då man måste kontakta sjuksköterskan förvärrar läget ytterligare. Personalen uppger att de känner stress, frustration och irritation. De har inte tid att prata med kollegor, de glömmer uppgifter som ska utföras och har svårt att koppla av hemma. Några arbetstagare upplever brist på stöd från sin närmste chef. De flesta arbetstagarna upplever arbetet som psykiskt och fysiskt tungt och flera, 61%, har upplevt symptom såsom sömnsvårigheter, magont och huvudvärk som de sätter i samband med sitt arbete. Perioder med hög sjukfrånvaro, influensatider, är perioder då de flesta arbetstagarna upplever en orimligt hög arbetsbelastning. Skälet till detta sägs vara att vikariepolen inte räcker till och att många vikarier är så dåligt utbildade att de snarare är en belastning än en tillgång. Er personal har vid intervjuer uppgett att stressen tar mig direkt och (stressen) följer med hem. Man har beskrivit att man i influensatider tar sömntabletter för att kunna sova efter en stressig arbetsdag. Arbetsmiljöverket bedömer att rådande förhållanden medför sådana psykiska påfrestningar att det finns stora risker att personal utvecklar ohälsa. Ni har inte undersökt förekomst, orsaker samt riskbedömt arbetsrelaterade hälsobesvär hos era arbetstagare. Förutom rutiner för arbetet kan det vara till hjälp för de anställda att det finns en arbetsledare i tjänst som kan prioritera arbetsuppgifter, ringa in vikarier (helger) eller fatta beslut i akuta frågor. En möjlig lösning kan vara att denna befattning roterar på alla hemtjänstområden inom Malmö Stad. Brist Ni har inte undersökt orsaken till den upplevt höga arbetsbelastningen som er personal gav uttryck för vid Arbetsmiljöverkets inspektion.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 3 (14) Krav 1a) Ni ska undersöka orsakerna till den upplevda höga arbetsbelastningen som personalen påtalar och bedöma om orsakerna är förenade med risker för ohälsa eller olycksfall. Bedömningen ska dokumenteras skriftligt och innehålla en beskrivning av vilka förhållanden som bedöms vara förenade med risker för ohälsa och om riskerna är allvarliga eller inte. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta: - arbetstagarnas tid för de arbetsuppgifter som ska utföras, - restid/förflyttningstid mellan olika arbetsställen/vårdtagare, - tid för att hantera oförutsedda händelser och ta emot larm, - möjligheterna till stöd och återkoppling i arbetet, - arbetsrelaterad ohälsa och upplevda ohälsosymtom bland personalen, - hur arbetet anpassas för varje arbetstagare utifrån hans eller hennes förutsättningar för att utföra arbetsuppgifterna 1b) Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga att personal utvecklar ohälsa till följd av stress och hög arbetsbelastning. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när och vem som ska se till att planerade åtgärder genomförs. Se 2 kap 1, 3 kap 2-3 arbetsmiljölagen (AML), 8 och 10 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 12 AFS 1994:1 om arbetsanpassning och rehabilitering. 2. Riskbedömning, generell. En av grundstenarna inom det systemastiska arbetsmiljöarbetet är riskbedömningen som sker efter att man identifierat riskerna i verksamheten. I er verksamhet finns flera risker att ta hänsyn till, så som belastningsergonomi, stress/ arbetsbelastning, hot och våld, smittor och ensamarbete. Till detta kommer transporter i arbetet. För att få ett fungerande system kring riskbedömningar måste man sätta upp regler (rutiner) för när riskbedömningar ska göras, hur dessa ska genomföras och vem som är ansvarig för riskbedömningen. När, kan vara periodiskt återkommande, till exempel en gång per år, eller i samband med förändringar i verksamheten.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 4 (14) Hur, kan vara att en viss checklista ska användas eller att specialkompetens, till exempel ergonom, ska användas vid vissa återkommande riskbedömningar. Vem, talar om vem som är ansvarig för att genomföra riskbedömningen. Eftersom riskbedömningen är en uppgift inom det systemastiska arbetsmiljöarbetet ska denna uppgift fördelas (delegeras) på ett sätt så att det tydligt framgår vilken uppgift som fördelats och att den som fått uppgiften tagit emot den (oftast genom att skriva under uppgiftsfördelningen). Av bestämmelserna i 6 och 7 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete framgår också att den som får en uppgift tilldelad sig inom det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ha de kunskaper och de resurser som uppgiften kräver. Det ska också finnas möjlighet att återlämna uppgiften. Observera att den som ansvarar för riskbedömningen inte behöver hitta lösningar till alla brister utan bara se till att det blir gjort. I flera av arbetsmiljöverkets föreskrifter finns angivet hur en riskbedömning ska göras inom just den föreskriftens tillämpningsområde, till exempel 4 AFS 2012:2 om belastningsergonomi. Efter att risken identifierats och bedömts ska adekvata åtgärder vidtas för att minska eller, i bästa fall, ta bort risken. En åtgärd kan vara att sätta upp rutiner eller instruktioner för hur arbetet ska utföras på ett säkert sätt. Brist Ni saknar en övergripande riskbedömning av er verksamhet vilket kan innebära att det finns risker i er verksamhet som ni inte känner till och som ni därigenom inte kunnat förebygga. Krav 2a) Ni ska upprätta en rutin för hur ni ska genomföra er övergripande riskbedömning av verksamhet. Av rutinen ska framgå: När riskbedömningen ska göras. Hur riskbedömningen ska göras och vilka hjälpmedel eller expertis som ska användas. Vem som ansvarar för riskbedömningen. Riskbedömningen ska minst omfatta:

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 5 (14) Belastningsergonomi, AFS 2012:2 Ensamarbete, AFS 1982:03 Smitta, toxinpåverkan, överkänslighet, AFS 2005:1 Mikrobiologiska arbetsmiljörisker Hot och våld, AFS 1993:02 2b) Ni ska genomföra en riskbedömning med tillhörande handlingsplan utifrån ovan rutin. Se 6-8 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, ändrad senast genom AFS 2003:4. 3. Riskbedömning vårdtagare/ arbete i vårdtagares hem. Ni har sedan tidigare en riskbedömningsmall för att bedöma risken för hot och våld, ergonomi med mera vid arbete i vårdtagares hem. Utifrån vad som framkommit i intervju grupperna brister dock rutinerna för när en riskbedömning ska göras. I de fall riskbedömning har gjorts saknas adekvata åtgärder för att minska risken för ohälsa alternativt att de beslutade åtgärderna inte efterlevs. Som exempel finns det ingen rutin för hur ofta personer med endast hemlarm ska riskbedömas, personerna är sjuka och riskerna vid hembesök hos en person kan se helt annorlunda ut 3 år efter att hemlarmet utdelats. En persons fysiska förmåga och volym kan också förändras radikalt över tid vilket medför andra risker för belastningsskador hos den personal som ska hantera personen i fråga. Flera av er personal uppgav att inköp av dagligvaror var belastande, tungt att bära livsmedelskassar upp för trappor med mera. Finns det behov av lyfthjälpmedel? Dramaten eller liknande? Ett annat exempel från intervjugrupperna var att man inte riskbedömt transporter av vårdtagare, finns eventuellt behov av två arbetstagare för att kunna hjälpas åt vid passage av dörrar eller liknande när vårdtagaren ska förflyttas.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 6 (14) Det har framkommit att vårdtagare med endast hemlarm inte riskbedöms och att det saknas rutin för hur dessa larm ska hanteras, ska man åka två personer, hur ofta ska larminnehavaren riskbedömas? Brist Ni saknar rutin för när, hur och vem som ska utföra en riskbedömning av arbete i vårdtagares hem. Krav 3a) Ni ska upprätta en rutin för hur ni ska genomföra er övergripande riskbedömning av verksamhet. Av rutinen ska framgå: Att riskbedömning ska genomföras minst då: - När ni får in en ny vårdtagare eller abonnent av hemlarm - Vid försämrat tillstånd hos vårdtagaren - Minst en gång per år. Hur riskbedömningen ska göras och vilka hjälpmedel eller expertis som ska användas. Vem som ansvarar för riskbedömningen. Riskbedömningen ska minst omfatta: Belastningsergonomi, AFS 2012:2 Ensamarbete, AFS 1982:03 smitta, toxinpåverkan, överkänslighet, AFS 2005:1 Mikrobiologiska - arbetsmiljörisker Hot och våld, AFS 1993:02 Rutinerna ska också tala om att riskbedömningar ska ange om risken är allvarlig eller inte och att riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt. 3b)Ni ska upprätta ett stöd, checklista, som ska användas vid riskbedömning av Vårdtagare och vårdtagares bostad. 3c) Med hjälp av den nya rutinen och checklistan ska ni ha genomfört minst en riskbedömning av vårdtagare/ vårdtagares boende till den 1 april 2014.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 7 (14) 3d) De personer som får i uppgift att riskbedöma vårdtagare/ vårdtagares hem ska få denna uppgift tilldelad sig genom uppgiftsfördelning enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, 6½ AFS 2001:1. De är också viktigt att dessa personer har de kunskaper som behövs för uppgiften. Ni ska ge arbetstagarna, skyddsombuden möjlighet att medverka i framtagandet av rutiner och checklista.. Se 5-8 och 10 i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om Systematiskt arbetsmiljöarbete, ändrad senast genom AFS 2003:4.1. Råd: De arbetstagare som utför undersökningarna i de enskilda boendena bör ha hjälp av en vägledande checklista där arbetsförhållandena bör värderas utifrån tydliga, konkreta frågeställningar (t.ex. måttangivelser) som beaktar samtliga arbetsmiljöaspekter. Se 10 i AFS 2001:1. 4. Rutiner för särskilda frågor Drygt 80 % av era anställda upplever sitt arbete som psykiskt tungt. Både rent känslomässigt när en vårdtagare blir allvarligt sjuk eller avlider men också hantering av anhöriga, husdjur och liknande kan vara psykiskt belastande. Det är viktigt att personer som arbetar med människor har möjlighet att diskutera sina uppleverser och känslor med kollogor eller expertstöd i form av handledning, allt i syfte att förebygga ohälsa. Brist Ni saknar rutiner för hanteringen av särskilda frågor inom er verksamhet. Krav 4a) Ni ska säkerställa att ni har skriftliga rutiner som ska gälla vid de särskilda situationer som hemtjänstpersonalen kan ställas inför. Det gäller exempelvis situationer hos vårdtagare i form av hantering av husdjur, aggressiva hundar, rökning, mögelproblematik i vårdtagarens bostad, sexuella trakasserier, risk för spridande av smitta mellan vårdtagare. Av rutinerna ska det framgå hur socialförvaltningens/ hemtjänstens gränsdragning och bedömning ser ut beträffande ovanstående frågor och ansvarsfördelning. Se 5 och 8 AFS 2001:1 senast ändrad i AFS 2003:4

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 8 (14) 4b) Ni ska säkerställa att ni har skriftliga rutiner för samtal/krisstöd i er verksamhet i samband med sexuella trakasserier och hot och våld. Ni ska se till att arbetsledare och chefer eller annan utsedd personal har tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna arbetet på lämpligt sätt på ert arbetsställe. 4c) Ni ska säkerställa att all berörd personal får information om ovan angivna rutiner/instruktioner. Ni ska också förvissa er om att rutinerna/ instruktionerna är väl kända i verksamheten. Se 4 och 5 AFS 2001:1 senast ändrad i AFS 2003:4. Samt 5 AFS 1999:7 om första hjälpen och krisstöd. 5. Prioritering av arbetsuppgifter Nära 80% av era anställda uppgav att de utför arbetsuppgifter som de egentligen inte ska göra. Nära 40% uppgav att de känner sig hindrade att utföra arbetsuppgifter som de anser behöver göras. Samtidigt säger drygt 70% att larm och oförutsedda arbetsuppgifter påverkar deras arbetsmiljö negativt och skapar stress. Brist Ni har inte upprättat någon prioriteringlista eller motsvarande som stöd för er personal då de måste prioritera i sina arbetsuppgifter på grund av hög arbetsbelastning 5a) Ni ska ge arbetstagarna inom vård och omsorg en skriftlig instruktion som anger i vilken ordning arbetsuppgifter kan prioriteras respektive väljas bort vid arbetsanhopning. 5b) Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtagit för att se till att ni har en bemanning som är anpassad till de arbetsuppgifter som ska utföras. Syftet med åtgärderna ska vara att förebygga att arbetstagare utvecklar ohälsa till följd av stress och överbelastning i arbetet.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 9 (14) Åtgärder som inte genomförts omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när samt vem som ska se till att planerade åtgärder genomförs. Se 8 och 10 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 2 kap 1, 3 kap 2-3 arbetsmiljölagen (AML). Kommentar: Exempel på åtgärder kan vara att minska arbetsuppgifterna eller att öka bemanningen. 6. Smitta Er personal beskriver hur de sticker sig på kanyler, sanerar efter magsjuka och har nära kontakt med vårdtagare som har andra smittsamma sjukdomar. Risken är att arbetstagare utsätts för smitta på jobbet och blir sjuk. Ni saknar riskbedömning för smitta. Risken att inte ha riskbedömningar och handlingsplaner är att ni inte i ett förebyggande perspektiv upptäcker arbetsmiljörisker som kan orsaka ohälsa och olycksfall. Ni har inga skiftliga instruktioner till era arbetstagare vad som gäller angående smitta, skyddskläder, vid vilka tillfällen era arbetstagare ska tex rengöra och när de ska överlåta rengöring till städbolag. Inte heller hur de ska rengöra. Det saknas också skriftliga instruktioner vad som gäller om man misstänker att man fått smittämnen på sig och hur man går vidare. Inom Malmö stad erbjuds alla fast anställda inom kommun teknik vaccination mot hepatit, risken att drabbas av smitta inom hemvården torde inte vara mindre. Brist Ni har inte riskbedömt er personals risker för att drabbas av smitta genom sitt arbete vilket innebär att ni inte kan vidta de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa hos er personal. Krav Ni ska riskbedöma smittorisker för era anställda. Riskbedömning ska föras in i handlingsplanen. Utifrån resultatet av riskbedömningen ska nu upprätta instruktioner och rutiner som beskriver hur arbetet ska utföras för att minska

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 10 (14) risken för smittspridning mellan vårdtagare men också mellan vårdtagare och personal. Se 8 och 10 AFS 2001:1, ändrad senast genom AFS 2003:4 samt 4 och 17 AFS 2005:1 om mikrobiologiska arbetsmiljörisker - smitta, toxinpåverkan, överkänslighet. 7. Stress och arbetsbelastning, enhetschefer Vid samtal med enhetscheferna framkom att man saknade stödfunktioner för hantering av anställningar, vikarieförsörjning, personalärenden, spridande av förebyggande information till kommuninnevånare och upphandlingar. Vissa stödfunktioner finns, men dessa är underdimensionerade, vilket medför att enhetscheferna får hantera problemen själva. Avsaknaden av stöd skapar stress och leder till hög arbetsbelastning. Det kan finnas samordningsvinster om man hanterar dessa frågor centralt och behovet lär finnas även inom andra förvaltningar inom kommunen. Till viss del är detta ett tillgänglighetsproblem då bristen på stöd ansågs mindre för de enheter som fysiskt är placerade i eller i närheten av stadsdelskontoret på Stora Nygatan. Man upplevde det problematiskt att krav från kunder, politiker och lagstiftning inte alltid var förenliga. 57% av enhetscheferna uppgav att deras chef inte hade kunskap om deras arbetsbelastning. Flertalet, 57%, av enhetscheferna uppgav att de under det senaste halvåret besvärats av sömnproblem, magproblem eller liknande symtom. Arbetsmiljöverket bedömer att rådande förhållanden medför sådana psykiska påfrestningar att det finns stora risker att personal utvecklar ohälsa. Ni har inte undersökt förekomst, orsaker samt riskbedömt arbetsrelaterade hälsobesvär hos era arbetstagare. Brist Ni har inte undersökt orsaken till den upplevda höga arbetsbelastningen för era enhetschefer. Krav 7a) Ni ska undersöka orsakerna till den upplevda höga arbetsbelastningen som enhetscheferna påtalar och bedöma om orsakerna är förenade med risker för

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 11 (14) ohälsa eller olycksfall. Bedömningen ska dokumenteras skriftligt och innehålla en beskrivning av vilka förhållanden som bedöms vara förenade med risker för ohälsa och om riskerna är allvarligta eller inte. Undersökningen och riskbedömningen ska minst omfatta: Möjlighet till stöd och återkoppling i arbetet Arbetsrelaterad ohälsa och upplevda ohälsosymtom bland personalen. Tillräcklig tillgång till administrativt stöd 7b) Ni ska redovisa vilka åtgärder ni vidtar på kort och lång sikt för att förebygga att personal utvecklar ohälsa till följd av stress och hög arbetsbelastning. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan där det framgår när och vem som ska se till att planerade åtgärder genomförs. Se 2 kap 1, 3 kap 2-3 arbetsmiljölagen (AML), 8 och 10 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 12 AFS 1994:1 om arbetsanpassning och rehabilitering 8. Anlita företagshälsovård/utomstående expertis samt arbetstagares och skyddsombuds medverkan. För att kunna göra riskbedömningar inom psykosociala och ergonomiska området krävs särskilda kunskaper. Krav 8a) För att uppfylla samtliga ovanstående krav under punkterna 1-7 ska ni anlita sakkunnig från företagshälsovården/utomstående expertis med beteendevetenskaplig kompetens och förmåga att identifiera och bedöma samband mellan arbetsorganisatoriska förhållanden, psykisk ohälsa och psykosociala förhållanden. Där det behövs utifrån kraven ska ni också anlita person med ergonomisk kompetens samt arbetsmiljöingenjör. Både arbetsgivare och arbetstagare ska ha förtroende för resursen. Se 7 kap 3 AML samt 12 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 12 (14) 8b) Ni ska se till att arbetstagarna och förekommande skyddsombud/ huvudskyddsombud på hemtjänsten får möjlighet att medverka i ert arbete med att uppfylla ovanstående krav under samtliga punkter 1-7. Se 4 AFS 2001:1. Inspektionen Inspektionen genomfördes inom Arbetsmiljöverkets projekt HAK- hållbar arbetsmiljö med kvinnor i centrum. Genomförandet har skett genom gruppintervjuer med 4 arbetsgrupper (3 arbetstagargrupper och en grupp med arbetsledare) inom hemtjänstområde Norr, Malmö Stad. Som referensverksamhet genomfördes under samma tid en motsvarande inspektion inom Kommunteknik Malmö stad. Det har, som arbetsmiljöinspektör, varit inspirerande att få ta del av personalens erfarenheter och stora engagemang för sitt arbete. Inte minst de berörda skyddsombuden har bidragit med konstruktiva tankar kring verksamheten. Information Ett inspektionsmeddelande är en uppmaning till er att vidta åtgärder för att undanröja de brister och risker som kom fram vid inspektionen. Kraven är ställda utifrån Arbetsmiljöverkets tillämpning av gällande arbetsmiljöregler. Om ni inte vidtar åtgärder kan Arbetsmiljöverket besluta om ett föreläggande eller förbud. Arbetsmiljöverkets föreskrifter utvecklar och preciserar arbetsmiljölagen inom arbetsmiljöområdet. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1 senast ändrad 2008:15) beskriver hur det går till att skapa en säker arbetsmiljö. Om ni saknar kunskap eller kompetens för det systematiska arbetsmiljöarbetet i den egna verksamheten ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande hjälp utifrån. Besök Arbetsmiljöverkets webbplats www.av.se när ni vill veta mer om oss och om lagar och föreskrifter om arbetsmiljö. Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter i pdf-format. Har ni frågor att ställa går det bra att kontakta oss.

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 13 (14) Hälsningar Patrik Nilsson Arbetsmiljöinspektör Kopia skickad till: Britten Synnergren, stadsområdesdirektör britten.synnergren@malmo.se Charlotte Glimskog, Avdelningschef vård och omsorg charlotte.glimskog@malmo.se Monica Smidje, HSO Kommunal, monica.smidje@malmo.se

INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning Sid 2013-10-30 ISM 2013/29313 ISM 2013/29236 ISM 2013/29237 ISM 2013/29238-39 14 (14) Bilaga 1, deltagande vid inspektionen. Deltagare vid inspektionen: Britten Synnergren, stadområdesdirektör, SOF Norr Malmö stad Charlotte Glimskog, avdelningschef vård och omsorg Carina Gerthel, enhetschef Anders Henriksson, HR chef Monica Smidje, HSO kommunal Lena Haglund, sektionschef Eva Elgan, sektionschef Åsa Minthon, sektionschef Birgitta Öberg, sektionschef Pia Svensson, sektionschef Arne Johan Hegdahl, sektionschef Joakim Larsson, sektionschef Lisbeth Ida Fast, vårdbiträde Vesna Vouikic, undersköterska Ingrid Pedersen, vårdbiträde Jörgen Nilsson, vårdbiträde Christer Berglund, vårdbiträde Sandra Ohlsson, undersköterska Monica Hänke, vårdbiträde, SKO Diana Rajala, undersköterska Ing-Marie Olsson, undersköterska Marika Carlsson, undersköterska Zoltan Rudolf, undersköterska An Christiansen, undersköterska Luzanna Mazur, undersköterska Jörn Madsen, undersköterska Malin Toth, undersköterska Anna Tofft, undersköterska Wafaa El-Shish, undersköterska Katarina Karlsson, undersköterska Ann-Mari Ekman, undersköterska Lena Lindskog, biträdande tillsynsdirektör, Arbetsmiljöverket Tyra Kälvesten, arbetsmiljöinspektör, Arbetsmiljöverket Patrik Nilsson, arbetsmiljöinspektör, Arbetsmiljöverket