Resultatet av inspektionen

Transkript

1 IRV 2014/ (11) Enheten för region väst Pia Hurtig, Mölndals kommun Skolförvaltningen MÖLNDAL Resultatet av inspektionen Ert org. nr Arbetsställe Skolförvaltningen Besöksadress Göteborgsvägen 17, Mölndal Besöksdatum och Deltagare i inspektionen Elisabeth Jacobsson, förvaltningschef Kajsa Hamnén, ordf skolnämnden Solveig Hallin, v ordf skolnämnden Annika Håkansson, fackl ombud LR/SACO Monika Karlsson, huvudskyddsombud Lärarförbundet Lena Gunnarsson, HR-konsult Barbro Nilsson, arbetsmiljöinspektör Pia Hurtig, arbetsmiljöinspektör Ni ska före den 30 mars 2015 informera Arbetsmiljöverket vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. I svaret bör ni särskilt beskriva: hur ni fört ut innehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och övrig personal har varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna Svaret bör undertecknas så att det framgår att den som är skyddsombud har tagit del av det. Var vänlig ange vår beteckning IRV2014/25965 i svaret. Se 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller Postadress: Stockholm Besöksadress: Rosenlundsgatan 8, Göteborg Telefon: Telefax: E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: Organisationsnummer:

2 IRV 2014/ (11) olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att informera oss hur ni har åtgärdat våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har ställt krav mot er eller inte. Brister och krav 1. Årlig uppföljning Syftet med årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet är att se om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1. Vidare är syftet att identifiera förbättringsmöjligheter samt att genomföra lämpliga åtgärder så att arbetsmiljöarbetet kan leda till en god arbetsmiljö. Ni får också en bild av om rutiner och dokument följs i verksamheten. Ni behöver utveckla rutiner för att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Att era rutiner inte fungerar kan medföra att ni inte uppmärksammar om det systematiska arbetsmiljöarbetet skulle brista och om arbetstagare till följd av detta utsätts för risker för ohälsa och olycksfall. Ni ska upprätta rutiner så att ni minst en gång per år gör en uppföljning av de olika aktiviteterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet inom skolförvaltningen. Utifrån resultatet av uppföljningen ska ni sedan besluta om de åtgärder som kan behövas för att förbättra arbetsmiljöarbetet. Ni ska säkerställa att en årlig uppföljning på alla ansvarsnivåer/ samverkansnivåer minst innefattar en genomgång och granskning av följande delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet: Arbetsmiljöpolicy och mål för arbetsmiljöarbetet Rutiner, metoder, verktyg för arbetsmiljöarbetet Riskbedömningar Handlingsplaner och att planerade åtgärder kontrolleras Uppgiftsfördelning och kunskaper om arbetsmiljöarbetet Utredning av olyckor och tillbud som inträffar i verksamheten. Utifrån resultatet av uppföljningen ska ni besluta om de åtgärder som kan behövas för att förbättra arbetsmiljöarbetet. Ni ska även återkoppla resultatet till berörda ansvars/samverkansnivåer. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Politikerna ska få det underlag som behövs för att de som ytterst ansvariga kan säkerställa att risker för ohälsa och olycksfall förebyggs.

3 IRV 2014/ (11) Se 5 och 11 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 2. Rektorernas arbetsbelastning Rektorsledarrollen kännetecknas i dag i större utsträckning än hittills av en planerande, samordnande och rådgivande funktion. I arbetsledningens uppgifter ingår att kunna ange olika insatser som krävs för att verksamhetens mål ska uppnås. Dessa insatser ska samordnas och uppgifterna fördelas utifrån tillgängliga resurser. Rektor har dessutom en unik position då man har två separata styrande organ dels staten och dels kommunen. Staten säger att alla elever ska få det stöd som behövs. Kommunen som huvudman står för de resurser som alla elever behöver. Vid inspektionerna framkom att många av rektorerna har hög arbetsbelastning. Antalet medarbetare varierar mellan olika rektorer. Inom er kommun finns medarbetare som ska gå rektorsutbildning. Utbildningen omfattar 3 år och det beräknas att den tar ca 20 % av en heltidstjänst i anspråk. Enligt uppgift går rektorerna in och täcker upp för varandra i dagsläget. Detta trots att arbetsbelastningen redan är hög. Vid besöket var det oklart om det finns några rutiner för att följa arbetsbelastningen för rektorer. Arbetsmiljöverket bedömer att ytterligare åtgärder behövs för att säkerställa att inte rektorerna drabbas av ohälsa. Ni ska upprätta rutiner, som innebär att ni följer upp att de resurser skolledaren/rektorn har till sitt förfogande motsvarar det befintliga arbetsåtagandet. Ni ska vidta åtgärder så att arbetets krav balanseras mot de resurser som står till rektorernas förfogande för att komma tillrätta med deras höga arbetsbelastning. Åtgärderna ska minst innebära: att arbetsuppdraget är tydligt för alla att arbetsuppdraget är anpassat till de resurser som står till förfogande. Ni ska klargöra i vilken ordning rektorerna ska prioritera sina arbetsuppgifter och vilka arbetsuppgifter som ska väljas bort, när den tillgängliga tiden inte räcker till för alla uppgifter.

4 IRV 2014/ (11) Ni ska följa arbetsbelastningen över tid för att se till att vidtagna åtgärder fungerar. Se 2 kap. 1 och 3 kap 2-3 arbetsmiljölagen samt 5, 10 och 11 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 3. Arbetsbelastning lärare och övrig personal Resultaten från de enkätundersökningar som genomförts har visat att det ofta finns en hög arbetsbelastning för lärare och övrig personal. Vid Arbetsmiljöverkets inspektioner framkom också att arbetsbelastningen ofta bedömdes som den största risken för ohälsa. Åtgärder har vidtagits för att komma tillrätta med den höga arbetsbelastningen men det är oklart om de får tillräcklig effekt. Ni ska, över tid, följa upp att de vidtagna åtgärderna mot ohälsosam arbetsbelastning får avsedd effekt. Uppföljningen ska inkludera samtliga arbetstagare som kan påverkas av åtgärdernas effekter. Om de inte fått avsedd effekt ska ni utreda orsakerna till detta och vidta åtgärder så att åtgärderna får den avsedda effekten. Se 8, 9 och 11 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Upplysning ( kopplad till krav 2 och 3) Risk för ohälsosam arbetsbelastning uppstår när arbetets krav inte överensstämmer med de resurser som står till arbetstagarnas förfogande. För att nå en balans behöver antingen kraven eller resurserna förändras. Exempel på resurser är avsatt tid för arbetsuppgifterna, antal personer att utföra arbetet, kunskap och kompetens för arbetsuppgifterna, tekniskt stöd, administrativt stöd, lokaler, kollegialt stöd, stöd från ledningen. Ett område där det kan behövas ytterligare kunskap kan te x vara barn med särskilda behov. Exempel på krav är arbetsmängd, svårighetsgrad/komplexitet, tidspress och otydlighet. Arbetsåtagandet är tydligt och klart om arbetstagarna vet: - vilka arbetsuppgifter som ligger på var och en, - när man gjort ett tillräckligt gott arbete avseende kvalitet och kvantitet - i vilken ordning arbetsuppgifter ska prioriteras.

5 IRV 2014/ (11) 4. Elevskyddsombud Det finns elevskyddsombud på en del av de skolor som inspekterades. Det framkom vid inspektionerna att det oftast är oklart hur elevskyddsombuden ska få arbetsmiljöutbildning för sitt uppdrag. Det saknas rutiner för utbildning av elevskyddsombud. Ni ska se till att nyvalda elevskyddsombud får arbetsmiljöutbildning som behövs för uppdraget. De ska också ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet. Se 6 kapitlet 18 arbetsmiljölagen. 5. Arbetsplatsförlagd utbildning - APU Skolan har ansvar för att APU-plats väljs så att inte eleven utsätts för risker under APU-tiden. Ni behöver komplettera era rutiner för hur ni säkerställer att alla valda praktikplatser har förutsättningar för en god arbetsmiljö samt att alla handledarna har kunskap om riskerna i arbetet. Ni ska komplettera era rutiner för APU: - Kontrollera att de praktikplatser som väljs har förutsättningar för en god arbetsmiljö under praktiktiden - Ni ska kontrollera att de personer som är utsedda till handledare under praktiken har god kunskap om arbetet och dess risker samt att de fortlöpande ser till att eleven arbetar på ett säkert sätt och har kunskap om riskerna i arbetet. - Av rutinen ska också framgå att ni ska se till att personerna har den tid avsatt som krävs för att kunna fullgöra uppgiften som instruktör/handledare. Se 5 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 10 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2012:3) om minderåriga. Upplysning Rutinerna för val av praktikplats bör minst ta upp följande aspekter: Information till praktikplatsen om elevens kunskaps- och färdighetsnivå elevens arbetstider hur man ser till att eleven får lämpliga arbetsuppgifter hur handledare utses omfattningen av introduktion

6 IRV 2014/ (11) att sådan skyddsutrustning som behövs tillhandahålls utan kostnad för eleven de särskilda regler som gäller för minderåriga elever hur praktikplatsen och skolan ska kommunicera om tillbud, olycksfall, sjukdom eller annat oförutsett inträffar. Skolan och den som har praktikplatsen har var för sig, men också gemensamt ett ansvar för att eleverna på praktik inte utsätts för risker i arbetsmiljön. Mer information finns på 6. Olycksfalls- och tillbudsrapportering Att ha ett fungerande system för tillbuds- och olycksfallsrapportering är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Tillbud är en allvarlig händelse där ingen kommit till skada, men som kunde ha resulterat i ohälsa eller olycksfall. Det är viktigt att regelbundet diskutera tillbuds- och olycksfallsrapporteringen för att alla ska förstå varför detta behöver rapporteras. Det är också viktigt att utreda händelserna och återkoppla till personalen vad som görs förebyggande utifrån de tillbud och olyckor som rapporterats. Strömstads kommun har ett system när det gäller detta. Vid inspektionerna framkom att det finns ett behov av att klargöra gränsdragningarna för vad som räknas som olycksfall, respektive tillbud. Ni ska förtydliga era rutiner för arbetstagarnas rapportering av inträffade olyckor och tillbud inom er verksamhet. Det ska tydliggöras var gränserna går för att tillbud/olyckor ska rapporteras, såväl internt, som till Arbetsmiljöverket. I rutinerna ska ingå hur resultatet av utredningarna, av inträffade olyckor och tillbud, återkopplas till berörda. Ni ska ha säkerställt att alla arbetstagare känner till: a) Att de ska rapportera tillbud/olycksfall till arbetsgivaren. b) Vad de ska rapportera som tillbud/olycksfall till arbetsgivaren. c) Hur de ska rapportera tillbud/olycksfall till arbetsgivaren. När tillbud/olycksfall inträffar i arbetet ska ni se till att: d) Undersöka de bakomliggande orsakerna. e) Bedöma om det behövs åtgärder för att förhindra liknande händelser och situationer. f) Informera arbetstagarna om det som inträffat och om aktuella åtgärder

7 IRV 2014/ (11) Se 4-5 och 9 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete samt 3 kap. 2a arbetsmiljölagen 7. Buller/hörselkontroller Vid inspektionen framkom att lärare i musik, idrott och träslöjd oftast har tillgång till anpassade hörselskydd. Ni saknar dock tydliga rutiner för att erbjuda arbetstagare, som utsätts för buller som kan vara lika med eller överstiga något av de övre insatsvärdena enligt 3 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2005:16 om buller, regelbunden hörselundersökning. Mätningar kan behövas för att göra dessa bedömningar. Risk finns för bullerrelaterad ohälsa. Ni ska inventera behovet och upprätta skriftliga rutiner, som innebär att berörda arbetstagare, som utsätts för buller som kan vara lika med eller överstiga något av de övre insatsvärdena enligt 3 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2005:16, erbjuds hörselundersökning. Tiden mellan undersökningarna ska anpassas till de rådande exponeringsförhållandena. Det kan även finnas andra yrkesgrupper än vad som nämns ovan som behöver omfattas av hörselundersökningar samt användning av hörselskydd. Se 3, 12 och16 Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2005:16 om buller och 5 AFS 2001:1. 8. Kunskap första hjälpen Det är viktigt att ni har en beredskap för olyckor och akuta sjukdomar. Snabba insatser för att ge första hjälpen kan i ett sådant skede vara livsavgörande. Vid inspektionerna framkom att det var oklart vilka rutiner som gäller för att säkerställa att tillräckligt många hade kunskaper i första hjälpen. Ni ska inventera och kartlägga verksamheternas utbildningsbehov då det gäller första hjälpen. Ni ska se till att det under skoltid alltid finns personer på skolorna, som kan ge första hjälpen. Erforderligt antal ska sedan utbildas i första hjälpen. Vilka det är ska vara känt för arbetstagare och elever på skolan. Denna utbildning behöver också repeteras med lämpliga intervall. Se 5-6 i föreskrifterna om första hjälpen och krisstöd AFS 1999:7.

8 IRV 2014/ (11) Upplysning Med första hjälpen menas de åtgärder som vid olycksfall, sjukdom eller annan nödsituation omedelbart måste vidtas på plats. Det är viktigt att det står klart för alla arbetstagare och elever vems uppgift det är att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö i övrigt uppnås. 9. Samverkan lokaler Vid inspektionerna framkom att vissa lokalfrågor tar lång tid att lösa eller förblir olösta. Man går en gemensam skyddsrond med lokalförvaltningen en gång per år. Vid de tillfällena är det oftast bara lokalförvaltningen som dokumenterar de brister som finns. Detta gör att det kan bli oklarheter om vilka brister som ska prioriteras. De verksamheter som berörs får inte alltid besked om hur och när frågan/frågorna ska lösas. Lokalfrågorna är en stor belastning för rektorerna och orsakar irritation och frustration i de berörda verksamheterna. För att rektorerna ska kunna ta sitt arbetsmiljöansvar är det viktigt att arbetsmiljörisker blir åtgärdade. Ni ska se till att samverkan mellan lokalförvaltningen och skolorna kring identifierade arbetsmiljöbrister i lokalerna resulterar i tidsatta handlingsplaner. Handlingsplanerna ska beskriva vilka åtgärder som ska vidtas för att eliminera identifierade arbetsmiljöbrister, när åtgärder ska vidtas och vem som är ansvarig. Genomförda åtgärder ska följas upp och kontrolleras. Ni ska även se till att rektorerna har tillräckligt stöd för att kunna hantera arbetsmiljöbrister i lokaler och/eller arbetsmiljöfrågor om drift och skötsel av lokaler. Se 6, 8 och 10 i AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. 10. Rutiner, aktiviteter utanför skolan Vid inspektionerna framkom att ni inte riskbedömer aktiviteter utanför skolan. Ni ska ta fram rutiner och göra generella riskbedömningar för de aktiviteter som bedrivs utanför skolan. Rutiner och riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt. Se 5 och 7 AFS 2001:1 samt kommentarerna till 7.

9 IRV 2014/ (11) 11. Uppgiftsfördelning Vid inspektionen framkom att arbetsmiljöuppgifter har fördelats skriftligt från områdeschef till rektor. Arbetsmiljöuppgifter har inte fördelats skriftligt från rektor till läraren/lärarna i idrott, NO och träslöjd. Detta behövs för att säkerställa arbetsmiljön. 2a) Ni ska upprätta en skriftlig fördelning av uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet på skolan till lärare i idrott, NO och träslöjd. Uppgiftsfördelningen ska klart ange vem eller vilka det åligger att förebygga och åtgärda risker för ohälsa och olycksfall i skolans verksamhet. 2b) Ni ska också se till att de har kunskaper och verktyg/checklistor för de uppgifter som fördelas till dem. Ni ska ge övriga arbetstagare och elever information om uppgiftsfördelningen. Se 6 och 7 AFS 2001:1om systematiskt arbetsmiljöarbete. 12. Ventilation Vid Arbetsmiljöverkets inspektioner har arbetsmiljöfrågor som rör ventilation och inomhusklimat tagits upp vid samtliga skolor som vanliga brister. Det finns ett pågående arbete där ni inom Mölndals kommun ser över ventilationen i era skolor. Inom er Lokalförsörjning håller man på att ta fram en tidsatt handlingsplan för de åtgärder som ska vidtas. Ni ska redovisa den tidsatta handlingsplan som visar vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att ventilationen och inomhusklimatet i kommunens skolor lever upp till gällande krav. Ni ska se till att ventilationen är så ordnad och har sådana system för luftväxling och uppfångande av luftföroreningar som alstras i lokalerna, att luftkvaliteten i vistelsezonen är tillfredsställande samt att inomhusklimatet inte innebär risker för ohälsa. Se och 29 AFS 2009:2 om arbetsplatsens utformning samt 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Upplysning Fläktstyrd till- och frånluft är det ventilationssystem som har de bästa förutsättningarna att klara en god luftkvalitet utan drag i alla lokaler. För att undvika drag kan uteluften behöva förvärmas under den kalla årstiden. Om uteluften är förorenad behöver den renas. För att luftkvaliteten i vistelsezonen ska anses som tillfredsställande ska uteluft tillföras med minst 7 l/s per person som

10 IRV 2014/ (11) normalt vistas i lokalerna samtidigt (både arbetstagare och elever) med ett tillägg på lägst 0,35 l/s och m² golvarea. 13. Rutiner storstädning Det framkom vid inspektionerna att det finns oklarheter om rutinerna angående storstädning. När och hur ofta det gjordes var olika på de olika skolorna. Ni ska upprätta rutiner för när och hur ofta storstädning ska genomföras. Se 114 AFS 2009:2 om arbetsplatsens utformning samt 5 AFS 2001:1. Inspektionen Inspektionen genomfördes inom ramen för Arbetsmiljöverkets nationella inspektionsaktivitet Skolan Information Ett inspektionsmeddelande är en uppmaning till er att vidta åtgärder för att undanröja de brister och risker som kom fram vid inspektionen. en är ställda utifrån Arbetsmiljöverkets tillämpning av gällande arbetsmiljöregler. Om ni inte vidtar åtgärder kan Arbetsmiljöverket besluta om ett föreläggande eller förbud i ärendet. Arbetsmiljöverkets föreskrifter utvecklar och preciserar arbetsmiljölagen inom arbetsmiljöområdet. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1 senast ändrad 2008:15) beskriver hur det går till att skapa en säker arbetsmiljö. Om ni saknar kunskap eller kompetens för det systematiska arbetsmiljöarbetet i den egna verksamheten ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande hjälp utifrån. Besök Arbetsmiljöverkets webbplats när ni vill veta mer om oss och om lagar och föreskrifter om arbetsmiljö. Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter i PDF-format.

11 IRV 2014/ (11) Har ni frågor att ställa går det bra att kontakta oss. Pia Hurtig Arbetsmiljöinspektör Kopia skickad till: Förvaltningschef Elisabeth Jacobsson: Ordf skolnämnd Kajsa Hamnén: V ordf skolnämnd Solveig Hallin: Fackl ombud Annika Håkansson: Huvudskyddsombud Monica Karlsson: HR-konsult Lena Gunnarsson: lena-gunnarsson@live.se