Bästa resultat med rätt organisation och rätt kompetens! RELEX SCM-seminarium 2014 Michael Falck E-post: michael.falck@relexsolutions.com Telefon: +358 44 5520 860 Adress: Gjuterivägen 27, Helsingfors
Vilka resurser, kompetens och organisation krävs för effektiv varustyrning? Resurser: I vilken grad kan arbetet effektiviseras med bättre systemstöd och ett hur stort varupåfyllningsteam behövs? Kompetens: Vilken bakgrund och profil fungerar bäst inom operativt beställande och prognostisering samt vidareutveckling av processen? Organisation: Hur fördelar man ansvaret inom teamet? Vilka arbetsuppgifter ska teamet ha ansvar för? Olika team för prognostisering och inköp eller inköp till centrallager och påfyllning till butik? Alla företag är olika, men det kan ändå vara lärorikt att titta på hur andra företag har valt att göra!
Globalt och lokalt i multinationella bolag
Multinationella organisationer: vad görs globalt och vad görs lokalt i länderna? Lokalt i länderna Globalt centraliserat Dagligt arbete I de flesta företag görs daglig flödesplanering och operativt inköp lokalt - med undantag av de företag som har samma koncept och sortiment på alla marknader Huvudanvändare En del företag har en global huvudanvändare eller ett huvudanvändarteam medan andra har huvudanvändare i länderna - inga klara trender Utveckling Utvecklingen som gäller RELEX är globalt centraliserad i alla organisationer utan undantag
Multinationella organisationer: vad görs globalt och vad görs lokalt i länderna? Centralisera utveckling som har med systemstödet att göra Arbetet kommer alla länder till godo Harmoniserade processer i olika länder Globala eller lokala huvudanvändare beroende på rollen Ifall fokus är på att stödja lokala planerare i det dagligt arbetet, är det naturligt att huvudanvändarrollen är lokal Ifall det finns en stark koppling till utveckling av processer, är det bättre med en global huvudanvändare En global huvudanvändare för utveckling av systemstöd, och lokala huvudanvändare som stödjer planerarna
Efterfrågeplanering och operativ varustyrning
Prognostisering vs. varupåfyllning Ansvar för prognostisering och varupåfyllning Samma team Separata team 23% 77% De flesta företag redigerar basprognoserna i väldigt liten grad. Separata team/ansvar för prognostisering tillämpas i de fall att man jobbar aktivt med prognoser.
Prognostisering vs. varupåfyllning Samma team speciellt om prognosernas betydelse för effektiv varustyrning är relativt liten Ifall ledtider är korta och leveransfrekvensen hög finns det inte heller stort behov att redigera basprognoserna Kategori- eller produktcheferna kunde ha en tydligare roll i planeringen och uppföljningen av kampanj- och säsongsvolymer Möjligen separata team då ledtider är långa, och artiklarna har ett högt värde Ifall livscykler är korta eller efterfrågan påverkas i stort grad av kundernas köpmönster är nyttan av aktivt redigera prognoser större I dessa vall bör produktchefer och/eller kundansvariga i sälj ha större ansvar för prognoser
Inköp till centrallager och varupåfyllning till butik
Inköp till centrallager och varupåfyllning till butik Centrallager Genomsnittligt antal aktiva produktplatser per planerare, i tusental Butiker Genomsnittligt antal aktiva produktplatser per planerare, i tusental 15 500 500 Större kedjor 10 400 300 250 Medeltal 280 Medeltal 3,7 Värdefulla specialprodukter 2 1,5 1 1 1 0,9 0,5 8 5 #1 #2 #3 #4 #7 #6 #5 #8 #9 #1 #2 #3 #4 #7 #6 #7
Resursbehov Kontinuerligt sortiment När allting rullar smidigt kan en planerare hantera upp till 200k 500k aktiva flöden i butiksledet Kampanj- och säsongssortiment Svårt att ge generella riktlinjer för resursbehovet för styrning av kampanjoch säsongsprodukter i och med att komplexiteten varierar stort mellan olika företag Centrallager 1000 produkter per planerare utgör ett lägsta antal, även då planeraren hanterar värdefulla produkter med långa ledtider 2000-5000 produkter per planerare är realistiskt med stöd från kategorioch produktchefer En planerare kan hantera till och med 10k billiga produkter
Separata team för inköp till centrallager och varupåfyllning till butik? Separata team för inköp till centrallager och varupåfyllning till butik? Ja Nej 14% 86% Majoriteten har separata team för inköp till centrallager och varupåfyllning till butik *) Enbart företag som utnyttjar RELEX systemstöd både för inköp till centrallager och butikernas varupåfyllning.
Arbetsfördelning inom varustyrning Uppdelning av ansvarsområden inom varustyrningsteamen Per leverantör 38% Per produktgrupp Per marknad (globala team) 23% 31% Det vanligaste sättet att dela upp ansvaret för varupåfyllningen är per leverantör eller varugrupp Endast en användare 8%
Utveckling och ledarskap
Huvudanvändare en av planerarna eller en skild roll? Huvudanvändarrollen Separat roll 62% En av planerarna 38% Huvudanvändaren utgör ofta en skild roll, som ibland kombineras med t.ex. ledning av varustyrningsteamet
Huvudanvändaren i nyckelposition RELEX systemstöd är konfigurerbart och kan effektivt styras genom regelverk som huvudanvändarna själva bygger upp Systemets huvudanvändare ska helst ha ett begränsat (eller inget) ansvar för orderläggning De förbättringar som en huvudanvändare kan göra påverkar hela varustyrningsteamets och varustyrningens effektivitet Viktiga uppgifter för huvudanvändare Analysera avvikelser och åtgärda dessa genom att uppdatera regelverk för parametersättningen Stödja planerarna i dagliga arbetet och införa förbättringar i arbetsrutiner Analysera varustyrningens nyckeltal och bakomliggande orsaker
Genom vilka nyckeltal (KPIs) leder man processen? Mätare (KPIs) som följs upp aktivt % av företagen, alternativen utesluter inte varandra Lagernivå 62% Tillgänglighet % 54% Tidsåtgång orderläggning 23% Lageromsättning 15% Prognosnoggrannhet Förlorad försäljning Svinn (% av intäkter) 8% 8% 8%
Klara mål och faktabaserade beslut ger bästa resultat! Mätbara målsättningar och uppföljning av nyckeltal behövs också efter införandefasen av ett nytt system Konkreta mål och prioriteringar styr varustyrningsteamets dagligt arbete
Bästa resultat med rätt organisation och rätt kompetens!
Bästa resultat med rätt organisation och rätt kompetens! Centralisera utveckling för systemstöd och processer Några mycket motiverade och kunniga systemanvändare ger en större effekt än en handfull mindre kompetenta användare För att anpassa arbetsuppgifterna till olika kompetensnivåer kan man dela upp arbetet i rutinuppgifter och uppgifter som huvudanvändaren sköter Reservera tid för analys och utveckling! Faktabaserade beslut istället för brandsläckning och den som skriker högst
Benchmark: Nordisk dagligvaruhandel med >500 butiker Extremt kompetent team på 6 personer 1 teamledare som ansvarar för intern kommunikationen och stödjer teamet 2 huvudanvändare som finslipar optimeringar, genomför simulering av olika scenarier och testar ny utveckling 3 varupåfyllningsplanerare som har hand om den dagliga varupåfyllningen och kommunikationen med butikerna. Återkommande eller allvarliga problem vidarebefordras till huvudanvändarna Kampanjer RELEX system beräknar automatiska kampanjprognoser som skickas till kategoricheferna för granskning
Tack! Frågor?