MÖTESHANDLINGAR till ordinarie föreningsstämma i Trollbodaskolans matsal onsdag den 16 mars 2016 kl. 19.00 Innehållsförteckning Dagordning...2 Verksamhetsberättelse för 2015...3 Balansräkning 151231...5 Resultaträkning 150101-151231...7 Revisionsberättelse...9 Verksamhetsplan och Budget 2016... 10 Motioner... 12 Förslag till debiteringslängd... 14 1
Dagordning Vid ordinarie föreningsstämma 16 mars 2016 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av dagordning 3. Stämmans behöriga utlysande 4. Fastställande av röstlängd 5. Val av ordförande för stämman 6. Val av sekreterare för stämman 7. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 8. Verksamhetsberättelse 2015 samt årsbokslut 2015 9. Revisorernas berättelse 10. Fastställande av årsbokslut 2015 samt ansvarsfrihet för styrelsen 11. Ersättning till styrelse och revisorer 12. Propositioner och motioner 13. Styrelsens förslag till budget 2016 och fastställande av debiteringslängd 14. Styrelsens sammansättning a. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter b. Val av valberedning c. Val av revisorer och suppleanter 15. Övriga frågor 16. Stämmans avslutande 2
Verksamhetsberättelse 2015 Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Sara Wiberg Nr 28 Kassör Pernilla Walldie Nr 92 Sekreterare Lisbet Markland Nr 128 Ledamot Mikael Danfelter Nr 32 Ledamot Malin Andersson Nr 98 Suppleant Lina Olsén Nr 96 Suppleant Anna Tisäter Nr 76 Under året har styrelsen sammanträtt 11 gånger, med protokollförda möten. Styrelsens grundläggande uppdrag Styrelsens uppdrag är att företräda de boende i Samfälligheten i frågor som är av gemensam angelägenhet. Automatiskt blir vi också den länk som boende kan använda sig av för att få svar på frågor samt information om än det ena än det andra. Som alla år innebär detta löpande kontakt i både stora och små frågor. Många gånger är det frågor av mer praktisk karaktär såsom lagar, regler och felanmälan men vi får också förmånen att diskutera trivselfrågor. Det kan handla om önskemål om gårdsförnyelse, skötsel av träd samt synpunkter på snöskottning och sandning. Vi vill påminna om att vi som tagit på oss ansvaret att representera samfälligheten i vår styrelse gör det på vår fritid. Detta kan självklart påverka det tempo vi kan förväntas ha för att bereda och genomföra olika typer av uppgifter. Vi är tacksamma för din förståelse för detta! Standarduppgifter som också genomförts detta år Meddelat länsstyrelsen om ändrad sammansättning av styrelse Arrangerat vår- och höststädning Arrangerat kräftskiva (och i år också jubileumsfest) Besiktigat och skött service av garageportar Bytt lampor på utomhusbelysningen på gårdarna Skrivit informationsblad, uppdaterat webben och Facebooksidan Välkomnat nya boende med blommor Särskilda fokusområden Lekplatsrenovering Vi har genomfört en besiktning av samtliga lekplatser och en uppfräschning av lekplatserna på gård 1 och 2. Dessa är slutbesiktigade och klara. Vi är mycket nöjda med företaget som åtog sig jobbet. Snabbt och bra arbetat. Näst i tur står gård 4 som fick vänta lite pga. olägenheter med träden på gården, se nedan. 3
Översyn träd Vi har under året tagit in tre oberoende översyner av våra träd och dess hälsa. Dessa har sammantaget pekat på att ett antal träd behöver åtgärdas, ett antal behöver plockas ner (för dålig kvalitet eller olämplig plats) och några har fått goda betyg. Detta kommer att åtgärdas, men vi vill samtidigt också ha en plan för återväxt. Beskrivning för åtgärder/nedtagning kan ges vid årsmötet. Allmänningen på gård 3 Vi har tagit in offerter på arbetet att lägga en gräsmatta i stället för den ogräsliknande yta som finns där nu. Vid senaste städningen anmälde några boende att de kan tänka sig att göra jobbet. Denna fråga tas upp under våren. Gårdsansvariga 1:ans gård Danny Wilkinson(nr: 30) 2:ans gård Tomas Olofsson (nr 50) 3:ans gård Stig Forsberg (nr: 90) 4:ans gård Erdem Bozatli (nr: 108) Styrelsen för samfälligheten, Hässelby 2016-02-09 4
Balansräkning 151231 Ing balans Perioden Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1110 Garage 474 824,00-48 700,00 426 124,00 1150 Sopanläggning 208 037,50-60 000,00 148 037,50 S:a Materiella anläggningstillgångar 682 861,50-108 700,00 574 161,50 S:a anläggningstillgångar 682 861,50-108 700,00 574 161,50 Omsättningstillgångar Fordringar 1510 Kundfordringar 25050,00-5 486,00 19564,00 1790 Övr interimsfordringar 13507,59-13 507,59 0,00 S:a Fordringar 38557,59-18 993,59 19564,00 Kassa och bank 1910 Kassa 18,60 0,00 18,60 1920 Postgiro 238 290,66-77 219,21 161 071,45 1930 Checkräkningskonto 16230,92-15 519,41 711,51 1960 SBAB 287 189,89 32475,95 319 665,84 S:a Kassa och bank 541 730,07-60 262,67 481 467,40 S:a Omsättningstillgångar 580 287,66-79 256,26 501 031,40 S:A TILLGÅNGAR 1 263 149,16-187 956,26 1 075 192,90 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2091 Balanserad vinst/förlust -185 405,15-178 179,01-363 584,16 2099 Redovisat resultat -178 179,01 268 181,27 90002,26 S:a Eget kapital -363 584,16 90002,26-273 581,90 Obeskattade reserver 2116 Reparationsfond -30 000,00-30 000,00-60 000,00 2117 Underhållsfond -117 000,00 0,00-117 000,00 2118 Vinterunderhållsfond -60 000,00 0,00-60 000,00 2119 Gårdsförnyelsefond -110 000,00 20000,00-90 000,00 S:a Obeskattade reserver -317 000,00-10 000,00-327 000,00 Långfristiga skulder 2399 Övr långfristiga skulder -511 685,00 91612,00-420 073,00 5
S:a Långfristiga skulder -511 685,00 91 612,00-420 073,00 Kortfristiga skulder 2710 Personalens källskatt -13 800,00 13800,00 0,00 2941 Upplupna sociala avgifter -14 453,00 14453,00 0,00 2990 Övr interimsskulder 0,00-54 538,00-54 538,00 2999 Övr uppl kostn/förutbet intäkter -42 627,00 42627,00 0,00 S:a Kortfristiga skulder -70 880,00 16342,00-54 538,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER -1 263 149,16 187 956,26-1 075 192,90 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00 6
Resultaträkning 150101-151231 Föreg år Ack Budget Rörelsens intäkter och lagerförändring Nettoomsättning 3020 Medlemsavgifter 693 000,00 726 000,00 726 000,00 3590 Påminnelseavgifter 50,00 0,00 0,00 S:a Nettoomsättning 693 050,00 726 000,00 726 000,00 S:a Rörelseintäkter och lagerförändring 693 050,00 726 000,00 726 000,00 Bruttovinst 693 050,00 726 000,00 726 000,00 Rörelsens kostnader Övriga extra kostnader 5020 El -33209,00-29071,18-45000,00 5170 Vinterunderhåll -63126,00-85588,00-75000,00 5180 Sommarunderhåll -3567,87-240,46-4000,00 5199 Com Hem -51496,00-52108,00-51496,00 5380 Vatten -123253,00-123387,00-115000,00 5410 Förbrukningsinventarier -9063,44-9682,00-5000,00 5460 Förbrukningsmaterial -1740,00-1279,00-1000,00 5500 Reparation och underhåll -165840,00-35777,00-25000,00 5600 Gårdsförnyelse -16500,00-175250,00-95000,00 5611 Vårstädning -3500,00-13850,00-15000,00 5612 Höststädning -11075,65-9918,00-10000,00 5710 Sophämtning -27171,00-47537,00-45000,00 6071 Möteskostnader -1916,60-2701,00-2500,00 6410 Styrelsearvode -46297,00-46297,00-46297,00 6420 Revisionsarvode -1900,00-1900,00-1900,00 6490 Övr förvaltningskostnder -2687,50-2781,25-3000,00 6570 Bankkostnader -1769,50-975,50 0,00 6982 Föreningsavg ej avdr gill -9900,00-9900,00-10000,00 6991 Övr avdr gill kostn 0,00-693,00 0,00 S:a Övriga externa kostnader -574012,56-648935,39-550193,00 Personalkostnader 7510 Arbetsgivaravgifter -14453,00-14453,00-14453,00 S:a Personalkostnader -14453,00-14453,00-14453,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm -588 465,56-663 388,39-564 646,00 Rörelseresultat före avskrivningar 104 584,44 62 611,61 161 354,00 Avskrivningar 7780 Avskrivningar enligt plan -72 176,00-108 700,00-108 700,00 S:a Avskrivningar -72 176,00-108 700,00-108 700,00 7
Rörelseresultat efter avskrivningar 32 408,44-46 088,39 52 654,00 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader 32 408,44-46 088,39 52 654,00 Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8300 Ränteintäkter 1621,57 2475,95 2000,00 S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 1621,57 2475,95 2000,00 Räntekostnader och liknande resultatposter 8400 Räntekostnader -25851,00-36226,00-42000,00 8422 Räntekostnader levskulder 0,00-163,82 0,00 S:a Räntekostnader och liknande resultatposter -25851,00-36389,82-42000,00 S:a Resultat från finansiella intäkter -24229,43-33913,87-40000,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 8179,01-80002,26 12654,00 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt 8 179,01-80 002,26 12 654,00 Bokslutsdispositioner 8816 Avs reparationsfond -30000,00-30000,00-30000,00 8817 Avs underhållsfond 0,00 0,00 0,00 8818 Avs vinterunderhållsfond 0,00 0,00 0,00 8819 Avs gårdsförnyelsefond 0,00 0,00 0,00 8826 Minskn reparationsfond 191000,00 0,00 0,00 8827 Minskn underhållsfond 9000,00 0,00 0,00 8829 Minskn gårdsförnyelsefond 0,00 20000,00 20000,00 S:a Bokslutsdispositioner 170 000,00-10 000,00-10 000,00 Resultat före skatt 178 179,01-90 002,26 2 654,00 Beräknat resultat 178179,01-90002,26 2654,00 8999 Redovisat resultat -178179,01 90002,26 0,00 8
Revisionsberättelse 9
Verksamhetsplan 2016 Styrelsen vill göra följande beskrivning av förvaltning och skötsel av samfälligheten under år 2016. Förslagen i planen finns också upptagna i den ekonomiska planeringen (budget). Sedvanlig förvaltning Under året kommer flertalet uppgifter som vi idag kategoriserar som löpande verksamhet att utföras. Det rör sig om att hålla koll och justera befintliga avtal, kontakt med företag vi idag köper tjänster ifrån, byte av glödlampor för gårdsbelysning, skötsel av garageportar och sopanläggning. Till detta kommer givetvis också de administrativa sysslor som ingår i styrelsens arbete. Vår- och höststädning Under vår- och höststädning sker sedvanlig skötsel och uppfräschning av gårdarna. Inför varje städning går vi igenom de aktuella behoven. Kallelse sker digitalt. Kräftskiva I vanlig ordning hoppas vi att ni sluter upp till kräftskivan som brukar genomföras i augusti. En kräftskiva är inte särskilt rolig utan festdeltagare, så packa bord och stolar, kom ut och var med! Renovering av lekplatser Kvarstår gör nu en upprustning av lekplatsen på gård 4. Där finns stora behov enligt besiktning, men som tidigare meddelats har vi avvaktat att sätta igång arbetet då träden på samma går kräver underhåll och borttagning. Renoveringen av lekplats gård 4 ligger med i budget och därmed här i verksamhetsplanen. Träd inom samfälligheten Vi har valt att göra en noggrann genomgång av träden i vår samfällighet. Tre olika arboristfirmor har fått besiktiga och ge förslag på åtgärder. Alla tre är samstämmiga i behoven. Utifrån detta har vi också varit i kontakt med trädgårdsarkitekt för att planera för återplantering. Åtgärder av de träd som har behov av fällning och underhåll måste ske tidigt under året. Vi vill förtydliga att eventuell återplantering inte finns med i årets budget. 10
Budget för år 2016 År 2016 Utfall 2015 2015 Medlemsavgifter 726 000,00 726 000,00 726 000,00 Ränteintäkter 3 000,00 2 476,00 2 000,00 Pengar in 729 000,00 728 476,00 728 000,00 El 35000,00 29071,00 45000,00 Vinterunderhåll 80000,00 85588,00 75000,00 Sommarunderhåll 2000,00 240,00 4000,00 Com Hem 53288,00 52108,00 51496,00 Vatten 120 000,00 123 387,00 115 000,00 Förbrukningsinventarier 5000,00 9682,00 5000,00 Förbrukningsmaterial 1300,00 1279,00 1000,00 Reparation och underhåll 35000,00 35777,00 25000,00 Gårdsförnyelse 95000,00 175 250,00 95000,00 Vårstädning 7000,00 13850,00 15000,00 Höststädning 10000,00 9918,00 10000,00 Sophämtning 45000,00 47537,00 45000,00 Möteskostnader 2500,00 2701,00 2500,00 Styrelsearvode 46297,00 46297,00 46297,00 Revisionsarvode 1900,00 1900,00 1900,00 Övr förvaltningskostnader 3000,00 2781,00 3000,00 Föreningsavg ej avdr gill 10000,00 9900,00 10000,00 Övr avdragsgilla kostnader 1000,00 693,00 0,00 Arbetsgivaravgifter 14453,00 14453,00 14453,00 Avskrivningar enligt plan 108 700,00 108 700,00 108 700,00 Räntekostnader 38000,00 36226,00 42000,00 Avs reparationsfond 8700,00 30000,00 30000,00 Minskning gårdsförnyelsefond 0,00-20 000,00-20 000,00 Pengar ut 723138,00 817338,00 725346,00 Årets överskott/underskott 5 862,00-88 862,00 2 654,00 11
Motioner Motion 1 Motion avseende att anlita en trädgårdsmästare vid vårstädningen Styrelsens kommentar Styrelsen föreslår att årsmötet avslår denna motion. Vi har redan tagit in arborist som har sett över området och kommit med rekommendationer, dessutom är det fel årstid vid vårstädningen att beskära träd. Har man synpunkter på ogräs som behöver tas omhand, ta upp det med gårdsansvarig inför vårstädningen. Motion 2 Motion avseende anslagstavlor Styrelsens kommentar Styrelsen föreslår att årsmötet avslår denna motion. Styrelsen informerar via våra digitala kanaler - hemsida, facebook och e-post. 12
Motion 3 Motion avseende att ta ner tallarna inne på den "röda gården" Styrelsens kommentar Styrelsen föreslår att årsmötet avslår denna motion. Vi har haft inne tre firmor under januari som har besiktigat träden. För gård fyra föreslår styrelsen att vi istället tar ner de träd som utgör en fara (baserat på besiktningsprotokollen två tallar och ett körsbärsträd) samt även fäller de tallar (två stycken) som kommer att störa den kommande lekplatsrenoveringen och sedan beskär resten. Fällning av träd som utgör en fara samt beskärning av övriga tallar gäller genomgående inom i hela samfälligheten. 13
Förslag till debiteringslängd 2016 Hus Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Totalt nr nr Namn 16-03-31 16-06-30 16-09-30 16-12-30 2016 2 66 Liljeholm, Roger & Sofia 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 4 65 Issa, Samer & Nansi 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 6 64 Zamore, Kristian / Kampenborg, Sofia 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 8 63 Klingberg, Claes / Gröndal, Ann-Christine 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 10 62 Wiren, Johan / Renheim,Ulrika 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 12 61 Bergström, Stig 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 14 60 Engström, Jonas / Larsson, Maria 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 16 59 Swerre, Mattias 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 18 58 Siim, Mari 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 20 57 Lafquist, Karin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 22 56 Johansson, Fredrik 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 24 55 von Bahr, Mikael / Hedman, Ulrika 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 26 54 Åse, Annacarin & Lars-Johan 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 28 53 Wiberg, Sara 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 30 52 Wilkinson, Danny & Catarina 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 32 51 Danfelter Mikael / Forsberg Anna 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 34 50 Eklund, Kenneth & Karin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 36 49 Westman, Mats & Inger 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 38 48 Thorén, Karin & Peter 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 40 47 Rashid, Allan & Sanna 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 42 46 Khelil, Houssam & Ninve 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 44 45 Majak, Joakim & Yasmin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 46 44 Perman, Hans / Jonasson, Kerstin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 48 43 Jawad, Fatima 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 50 73 Olofsson, Thomas 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 52 72 Bergqvist Björn / Fröberg, Ann-Lie 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 54 71 Wahlberg, Ingvar & Anita 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 56 70 Jansson, Jesper & Jennie 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 58 69 Forsberg, Per / Sharif Zadeh, Ameneh 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 60 68 Richloow, Jakob & Ingela 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 62 67 Björkheden, Andreas & Matilda 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 64 79 Hammarlund, Katarina 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 66 78 Forsberg, Gunnar & Siv 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 68 77 Ramström, Britt-Marie 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 70 76 Ricknäs, Björn & Katarina 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 72 75 Oscarsson, Susanne & Johnny 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 74 74 Engström, Johan & Marie 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 76 42 Tisäter, Jacob & Anna 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 78 41 Wiklund, Maud 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 80 40 Nordström, Peter 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 82 39 Skolling, Patrik & Sophia 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 84 38 Högman, Stefan & Elisabeth 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 86 37 Stiernerlantz, Tommy & Veronika 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 88 36 Powers, Michael / Nilsson, Bodil 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 90 35 Forsberg, Stig & Kirsti 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 14
Hus Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Totalt nr nr Namn 16-03-31 16-06-30 16-09-30 16-12-30 2016 92 34 Walldie, Johan & Pernilla 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 94 33 Gustafsson, Bengt / Lundblad, Marianne 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 96 25 Olsen, Lina / Lindberg, Johan 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 98 26 Andersson, Daniel & Malin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 100 27 Lindholm, Terje & Maria 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 102 28 Tångring, Stefan 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 104 29 Saleh, Shahla & Rebwar 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 106 30 Widell, Lennart & Monica 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 108 31 Bozatli, Erdem / Mengüc, Elin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 110 32 Rådberg, Micke / Fahlman, Anna 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 112 14 Allee, Harriet 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 114 15 Laasonen, Ari & Kerstin 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 116 16 Sundström, Regina 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 118 17 Vase, Jonas 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 120 18 Peters, Gert & Eva-Lena 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 122 19 Genfors, Lars & Ingrid 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 124 20 Anagrius, Kristina/ Barrionuevo, Juan 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 126 21 Enström, Stefan / Örnberg, Gun 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 128 22 Kinnunen, Mikael / Markland, Lisbet 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 130 23 Lundh, Staffan / Sellin, Gunilla 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 132 24 Wallnöfer, Johann / Fors, Anki 2 750 2 750 2 750 2 750 11000 Summa 181 500 181 500 181 500 181 500 726000 15