Kallelse till ordinarie stämma

Transkript

1 Kallelse till ordinarie stämma Måndag den 22 oktober 2018 kl 18:30 i Skogsängsskolans matsal 1. Mötets öppnande och val av mötesordförande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 4. Mötets utlysande enligt stadgarna 5. Godkännande av förslag på agenda samt anmälan av övriga frågor 6. Ekonomisk rapport Styrelsens och revisorernas berättelse 8. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 9. Styrelsens förslag till budget verksamhetsåret a. Budget b. Fondering c. Betalplan d. Reviderad underhållsplan e. Debiteringslängd 10. Motioner a. Infartsslänten b. Gräsklippning 11. Val av styrelse och styrelseordförande 12. Val av revisorer 13. Val av valberedning 14. Övriga frågor

2 Ekonomisk rapport budgetåret Arvodena är högre än budget då styrelsen består av 1 person mer än föregående år samt en förändring av arvoden sker varje år mot basbelopp från skatteverket. Ingen kostnad för kabel-tv av Com Hem under detta år då perioden juli-september betalades och kostnadsfördes på föregående års resultat. Övrig intäkt på kr avser kr som vi fått i ersättning av Vattenfall pga deras renovering av elkablar på samfällighetens mark kr är tillbakabokat för vinterunderhållet 16/17. Styrelsen hade i bokslutet bokat upp kr extra för vinterunderhåll då man väntade på faktura från Svensk Markservice men under 17/18 har ingen faktura kommit trotts att styrelsen kontaktat Svensk Markservice om fakturan. Enligt dem är inget obetalt eller ofakturerat för perioden 16/17. Dessutom en post på 331 kr bokats bort, en post som har funnits i bokföringen flera år. Kostnaderna för miljö och städdag hamnar under budget trots gediget arbete med vår utemiljö på Fasanstigen. Kassaflödet har varit jämnt under budgetåret och likviditeten har varit god. Salem den 3 oktober Styrelsen

3 Verksamhetsberättelse Under verksamhetsåret har styrelsen bestått av: Ordförande Catarina Ludwig Kassör Lisa Björkhav Sekreterare Camilla Thoursie ledamot Mattias Kallio ledamot Lennart Klangstedt suppleant Anna Creutzberg suppleant Marcus Andersson Styrelsen har sedan årsstämman 25 oktober 2017 och fram till den 2 oktober haft 14 styrelsemöten. En extrastämma genomfördes den 16 maj 2018, då diskuterades olika alternativ för att utöka antalet parkeringsplatser samt garagestatus. Vårens städdag genomfördes den 5 maj 2018 antal närvarande var xx, höstens städdag kommer att ske den 13 oktober. Under våren arbetade styrelsen med hur stämmobesluten avseende parkeringar skulle genomföras. Vid extrastämman redogjorde styrelsen för olika alternativ för att öka antalet parkeringar inom samfälligheten. Styrelsen fick i uppdrag att utreda saken vidare bland annat genom att anlita en oberoende konsult som kan ge alternativ till hur antalet parkeringar kan utökas. Likaså arbetade styrelsen med hur underhåll av garagen kan lösas. En elinspektion av några garage genomfördes (datum?) och resultatet rapporterades vid extrastämman. En förändring av förvaltning av garagen kommer att kräva ett nytt anläggningsbeslut. Det är oklart om en utbyggnad av parkeringar kräver nytt anläggningsbeslut. Under sommaren genomfördes ommålning av parkeringarna enligt stämmobeslut. Styrelsen träffade företrädare för P-service den 3 september och gick igenom förutsättningarna för att förändra reglerna för parkeringar. Uppmärkning av dedikerade platser enligt stämmobeslut kommer att ske på städdagen den 13 oktober. En konsekvens av detta är att det kommer att finnas tre gästparkeringsplatser. En mindre trimmer har köpts in, (är det gjort?). Under sommaren genomförde Vattenfall kabelbyte vilket medförde begränsad framkomlighet främst på övre Fasanen. Efterinspektion gjordes den 18 september och en del korrigeringar gjordes därefter.

4 Fasanens samfällighetsförening Resultatrapport och Budget Bokslut 30 Juni 2018 Vatten, Garage-el & Com Hem

5 Reviderad underhållsplan budgetåret Underhåll/ förnyelse 30-Jun År År År År Total målbild VVS-nät Avloppsledningar Vägar Förnyelse av grönområden Total

6

7 Betalplan Oktober: avgift Com Hem årsavgift beroende på avtal November: medlemsavgift 1400 kr December: kvartalsavgift vatten rörlig kostnad Januari 2019: medlemsavgift 1400 kr Februari: medlemsavgift 1400 kr Mars: kvartalsavgift vatten rörlig kostnad April: medlemsavgift 1400 kr Maj. Slutbetalning garage-el rörlig kostnad Juni Slutbetalning vatten rörlig kostnad Juli: Augusti: medlemsavgift 1400 kr September: kvartalsavgift vatten rörlig kostnad Oktober: avgift Com Hem årsavgift beroende på avtal Betalning sker till: Amvänd helst bankgiro Bankgiro eller Plusgiro Betalningsrutiner: Betala i tid för att slippa påminnelseavgift Betala det som står på fakturan Skriv rätt i meddelandefältet <fakturanummer>-<husnummer> t.ex Se till att reglera avgifter vid flytt

8 Fasanens samfällighetsföreningsida:1(1) BalansrapportUtskrivet: Preliminär15:17 Räkenskapsår: Senaste vernr:333 Resultatenhet: Hela föreningen Period: Ing balansperiodutg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1150Markanläggning asfaltering , , , Vattenmätare , , , Gatubeslysning, LED , , , Gungställningar, 3 st Hags (inköp april 2016)23 162, , ,00 S:a Materiella anläggningstillgångar , , ,00 S:a Anläggningstillgångar , , ,00 Omsättningstillgångar Fordringar 1510Kundfordringar31 198, , , Avräkning kostnader garage-el aktuell period1 980, , , Avräkning kostnader vatten aktuell vattenperiod54 048, , , Avräkning Com Hem gruppavtal aktuell period0, , , Observationskonto-18,0018,000,00 S:a Fordringar87 208, , ,57 Kassa och bank 1920Affärskonto , , , Affärskonto 2 Räntebärande konto60 269,150, , Räntebärande konto , , ,80 S:a Kassa och bank , , ,08 S:a Omsättningstillgångar , , ,65 S:A TILLGÅNGAR , , ,65 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2062 Fonderade medel, tomt yttre ändamål ,000, , Fonderade medel , , , Balanserade medel , , ,65 S:a Eget kapital , , ,65 Långfristiga skulder 2350Lån Nordea asfaltering , , ,00 S:a Långfristiga skulder , , ,00 Kortfristiga skulder 2710Styrelsens källskatt , , , Uppl arbetsgivaravgift , , , Övr kortfri skulder331,00-331,000, Övr upplupna kostn, förutbet intäkter , ,000,00 S:a Kortfristiga skulder , , ,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,65 BERÄKNAT RESULTAT***0,000,000,00

9 Fasanens samfällighetsföreningsida:1(2) ResultatrapportUtskrivet: Preliminär15:17 Räkenskapsår: Senaste vernr:333 Resultatenhet: Hela föreningen Period: PeriodenAckumuleratPeriod fg år Rörelsens intäkter mm Nettoomsättning 3112Intäkter medlemsavgifter , , , Öresavrundning-2,00-2,000,00 S:a Nettoomsättning , , ,00 Övriga rörelseintäkter 3990Övriga intäkter81 659, ,000, Påminnelseavgift1 901, , ,00 S:a Övriga rörelseintäkter83 560, , ,00 S:a Rörelseintäkter mm , , ,00 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 4110El trafik tomt , , , Vinterunderhåll/renhållning , , , Miljö/yttre skötsel , , , UnderhållI/förbrukningsmtrl , , , Kabel tv-1 200, , , Tomträttsavgäld-1 000, , ,00 S:a Råvaror och förnödenheter mm , , ,20 Bruttovinst , , ,80 Övriga externa kostnader 6310Försäkring , , , Övr kostnader0,000, , Administration , , ,80 S:a Övriga externa kostnader , , ,80 Personalkostnader 7210Arvoden , , , Arbetsgivaravgifter , , , Trivselpeng styrelsen-1 022, , ,30 S:a Personalkostnader , , ,30 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm , , ,30 Rörelseresultat före avskrivningar , , ,70 Avskrivningar 7824Avskrivning markanläggningar , , ,00 S:a Avskrivningar , , ,00 Rörelseresultat efter avskrivningar , , ,70 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader , , ,70 Resultat från finansiella investeringar Räntekostnader och liknande resultatposter 8400Räntekostnader-9 023, , ,00 S:a Räntekostnader och liknande resultatposter-9 023, , ,00 S:a Resultat från finansiella investeringar-9 023, , ,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader , , ,70 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt , , ,70 Resultat före skatt , , ,70

10 Fasanens samfällighetsföreningsida:2(2) ResultatrapportUtskrivet: Preliminär15:17 Räkenskapsår: Senaste vernr:333 Resultatenhet: Hela föreningen Period: PeriodenAckumuleratPeriod fg år Beräknat resultat , , , Redovisat resultat , , ,70

11 Motioner Gräsklippning Då många i vårt område (2) är äldre med nedsatt möjlighet för det tunga arbete det innebär att klippa gräset i sluttningen så vore det skönt med gräsklippning på entreprenad. Det blir mer arbete för de som kan klippa då bara ca 9 av 16 husägare är pigga och alerta. Jag misstänker att det kan se ut på liknande sätt i övriga områden. Det är varje husägares skyldighet att utföra gräsklippning enligt schema. Om man av olika anledningar inte kan så bör man leja någon att utföra klippningen. Därför vore det bra om gräsklippningen kunde upphandlas av föreningen så att kostnaden faller lika för alla hus både vad det gäller arbete och pengar. Siv Dannerud Hus 63 Styrelsens förslag till beslut: Styrelsen föreslår bifall till motionen och att stämman ger i uppdrag till styrelsen att upphandla gräsklippningstjänst för kommande gräsklippningssäsong upp till en kostnad av kr. Kostnaden kan tas från resultatet år , därefter utvärderas och läggas i ordinarie budget. Plantering slänt Bakgrund Slänten från åsnestigen mot Söderbyvägen består mest av ogräs och ytan är svår att klippa med gräsklippare vilket medför att slänten ofta förblir oklippt. Förslag till beslut Stämman föreslås besluta att: Göra en plantering likt infartsslänten också på denna yta. Genomförandet kan ske i samband med kommande städdag. Catarina Ludwig Hus 3 Styrelsens förslag till beslut: Styrelsen föreslår att stämman bifaller motionen och att arbetet inleds på vårens städdag 2019