-05-09 Ansvarsenhet 30-319, 32 Nuläge Verksamhet Huvudsaklig verksamhet har ansvar för den formella fysiska planeringsprocessen: översiktsplanering detaljplanering naturvårdsplanering bygglovgivning GIS (GeografiskaInformationsSystem) består av databaser där kartor, lägenhetsregister och mätning dokumenteras och som nämnden tillhandahåller för hela kommunen. Nämnden bidrar till att Alingsås kommuns vision uppnås: Alingsås har 42 000 invånare år 2019. Samhällsbyggnadskontoret planerar Alingsås, tillhandahåller kartor och utför mätning och ger bygglov. Vi samverkar med tekniska förvaltningen och miljöskyddskontoret för att stärka den kommungemensamma synen på samhällsbyggandet. Samhällsbyggnadskontorets verksamheter är till största delen intäktsfinansierade, vilket innebär vissa svårigheter i förutsägbarhet och budgetering. Plan och bygglagen förändrades 2014, dessa förändringar är implementerade på kontoret, men det har inneburit att kontorets arbete vad gäller t.ex. Attefallshus inte är fullt finansierade. Samhällsbyggnadskontoret håller på och kommer att fortsätta med genomgripande förändringar för hela verksamheten. Det avser t.ex. arbetsmetodik, rutiner och samverkan som har genomarbetats i en andra fas. Ständiga förbättringar och effektiviseringar pågår för att ge bästa tänkbara service, till rimliga kostnader. Det innebär att vi fortsätter att leverera bygglov, planer och kartor. Nyckeln är att utveckla digitala tjänster, både internt och externt. Kontoret kommer fortsätta med professionalisering genom riktad kompetenshöjning av medarbetare och kvalitetshöjande av verksamheten. Planverksamhetens handläggare kommer att fullfölja kompetensutveckling avseende budget och ekonomi i planprojekten. Arbetsbelastningen är hög, beroende på ökade kvalitetskrav, generationsväxling och ny lagstiftning. 1
-05-09 Åtaganden Alingsås kommun erbjuder goda möjligheter till arbete och företagande Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Ökat medarbetarengagemang Medarbetarengagemang, totalindex kommunen åtar sig att som arbetsmiljömål verka för en ökning av kontorets attraktivitet som arbetsgivare Nyckeltal: Nöjdmedarbetarindex Förvaltningen åtar sig att under revidera lönekriterierna samt ha fortsatt fokus på förbättrad rehabiliteringsprocess. Förvaltningen åtar sig även att slutföra processen avseende revidering och förankring av det lokala samverkansavtalet. Arbetet med revidering av lönekriterier är uppstartat och en arbetsgrupp bestående av chefer och fackliga representanter arbetar med frågan. Samverkansavtalen är påskrivna och förankringsarbetet lokalt är inlett. Arbetet med rehabiliteringsprocessen är uppstartat, och kommunledningskonto ret stöttar i detta. Bättre arbetsmöjligheter Medborgarnas bedömning av arbetsmöjligheterna, Nöjd-region-index åtar sig att delta i kommunens samlade arbete med utbildningsinsatser, feriearbete, praktikplatser m.m. Nyckeltal: antal praktikanter Förvaltningen åtar sig att medverka i övriga aktörers insatser, t.ex. studiebesök osv. Kontoret har tagit emot elever från Östlyckeskolan, som ett led i arbetslivsorientering. Bättre service till företagare Insikt/Nöjd-kundindex åtar sig att förbättra dialogen med företagskunder Nyckeltal: förbättrade omdömen gällande service och bemötande jämfört med enkätundersökning 2013. Förvaltningen åtar sig att anordna öppet hus med inriktning mot företag. Öppet hus, Byggdag, är planerat till den 10 maj. Åtagandet planeras slutfört vid utgången av. Bättre företagsklimat Företagarnas omdöme av företagsklimatet i kommunen, Svensk Näringslivs ranking åtar sig att förbättra dialogen med företagskunder Nyckeltal: förbättrade omdömen gällande service och bemötande jämfört med enkätundersökning 2013. Förvaltningen åtar sig att utifrån pågående enkät (Bygglov) vidta lämpliga åtgärder. Enkäter skickas tillsammans med beslut till samtliga kunder på bygglov, analysarbete pågår. Åtaganden planeras slutfört vid utgången av. 2
-05-09 Alingsås kommun bygger välfärden på god service, tillgänglighet och engagerade medarbetare Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Uppföljning Status Nöjda medarbetare Nöjd medarbetarindex åtar sig att som arbetsmiljömål verka för en ökning av kontorets attraktivitet som arbetsgivare Nyckeltal: Nöjdmedarbetarindex Förvaltningen åtar sig att under revidera lönekriterierna samt ha fortsatt fokus på förbättrad rehabiliteringsprocess. Förvaltningen åtar sig även att slutföra processen avseende revidering och förankring av det lokala samverkansavtalet. Arbetet med revidering av lönekriterier är uppstartat och en arbetsgrupp bestående av chefer och fackliga representanter arbetar med frågan. Samverkansavtalen är påskrivna och förankringsarbetet lokalt är inlett. Arbetet med rehabiliteringsprocessen är uppstartat, och kommunledningskontoret stöttar i detta. Nöjda medborgare Medborgarnas bedömning av kommunens verksamheter helheten, Nöjdmedborgar-index åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att förbättra kundmottagande samt utveckla digitalt mottagande. Start av ny inriktning på kundmottagning, som möjliggör digital bokning för bygglovrådgivning, planeras till den 1 juni. Bättre bemötande och tillgänglighet Medborgarnas bedömning av bemötande och tillgänglighet, Nöjdmedborgar-index åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att förbättra kundmottagandet samt utveckla digitalt mottagande genom e- tjänster. Arbetet är i uppstartskedet, handlingsplan planeras till maj eller början av juni. Start av ny inriktning på kundmottagning, som möjliggör digital bokning för bygglovrådgivning, planeras till den 1 juni. Bättre information på hemsidan Informationsindex kommunens webbplats, totalt åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Nyckeltal: antal områden/webbsidor där förbättringsinsatser gjorts Förvaltningen åtar sig att ta fram en handlingsplan för förbättrad information om förvaltningens olika verksamheter på hemsidan. Arbetet är i uppstartskedet, handlingsplan planeras till maj eller början av juni. 3
-05-09 Fler e-tjänster E-tjänster i kommunala verksamheter åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Nyckeltal: antal e-tjänster Förvaltningen åtar sig att utveckla digitalt mottagande genom e- tjänster. Start av ny inriktning på kundmottagning, som möjliggör digital bokning för bygglovrådgivning, planeras till den 1 juni. Alingsås kommun ger möjligheter för alla barn och ungdomar att växa upp i en trygg och utvecklande miljö Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Tryggare Medborgarnas bedömning av tryggheten i Alingsås kommun, Nöjdregion-index åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med trygghetsfrågor i planeringsprocessen Förvaltningen åtar sig att arbeta med medborgardialog inom detta område. Alingsås kommun utvecklar samhället tillsammans med medborgaren Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Större påverkan från medborgare Medborgarnas bedömning av möjligheterna till påverkan i kommunen, Nöjd-Inflytande-Index åtar sig att systematiskt och kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor, information och kommunikation om verksamheten Förvaltningen åtar sig att digitalisera arbetet med översiktsplaneringen. Förvaltningen åtar sig att arbeta med medborgardialog inom detta område 4
-05-09 I Alingsås kommun finns attraktiva bostadsmöjligheter för alla Kommunfullmäktiges styrindikator SBN:s åtagande och nyckeltal Förvaltningens åtagande Kommentar Status Bättre bostadsutbud Medborgarnas nöjdhet med bostäder i kommunen, Nöjd-regionindex åtar sig att prioritera detaljplaner med tänkta hyresrätter Förvaltningen åtar sig att arbeta för goda bostadsmiljöer samt enligt Byggpaktens riktlinjer. Fler hyresrätter Antal färdigställda hyresrätter under året åtar sig att vid markförsäljning, där så är lämpligt, ställa krav på hyresrätter. Ej framtaget på grund av beslut angående exploateringen. åtar sig att medverka i Byggpakten Nyckeltal: antal planerade hyresrätter Nyckeltal: antal markförsäljningar med krav på hyresrätter Förvaltningen åtar sig att arbeta enligt de riktlinjer från Byggpakten (enligt beslut SBN - 03-23) Intern kontroll Internkontrollplanen, som återfinns i bilaga till den av nämnden antagna flerårsstrategin för - 2018, består av 6 st. kontrollmoment som berör lika många processer. Enligt planering skall återkoppling och redovisning av arbetet med internkontrollplanen framställas i samband med delårsboksluten samt i årsbokslutet. Kontroller har påbörjats för samtliga identifierade kontrollmoment och kommer att genomföras löpnade under året. Bedömningen är att kontrollmomenten kommer att vara helt genomförda vid årets slut enligt plan. För ett par processer har detta redan nu medfört att åtgärder har vidtagits (t.ex. ekonomisk rapportering). Kontroller senare under året kan ge en bild av vilken effekten blivit. Eventuella övriga åtgärder bedöms kunna beslutas om längre fram under innevarande år. För att internkontrollplanen ska bli mer känd bland såväl personal och nämndledamöter kommer den att presenteras på kontorsmöten samt regelbundet följas upp som en egen punkt i samband med boksluten på nämndsammanträdena. 5
-05-09 Omedelbar åtgärd För att minimera riskområden har nämnden genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. Inga omedelbara åtgärder identifierades i denna process. Ekonomi Ansvar 30-319 Samhällsbyggnadskontoret Drift Belopp i tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget 2015 Verksamhetens intäkter 22 453 3 368 21 480-973 3 914 Personalkostnader -16 832-5 438-17 412-580 -6 114 Lokalhyror 0 0 0 0 Köp av tjänster -6 240-1 680-5 922 318-1 645 Gemensamma kostnader -9 164-2 866-9 164 0-1 474 Utdebitering personalkostn. 10 024 2 613 10 245 221 2 615 Övriga kostnader -13 752-3 952-14 025-273 -4 175 Verksamhetens kostnader -35 964-11 323-36 278-314 -10 793 Avskrivningar -562 Verksamhetens nettokostnader -13 511-7 955-14 798-1 287-7 440 Kommunbidrag 13 511 4 504 13 511 0 4529 Finansnetto* 0 0 0-135 Årets resultat 0-3 451-1 287-1 287-3 046 * Finansnetto avser de nämnder som erhåller ränta på fond. I tabellen ovan ingår: o Del av nämnd o Översiktsplanering o Naturvårdsplanering o Kulturvårdsplanering o Detaljplanering o Bygglov o GIS o Bebyggda fastigheter, ansvar 3131 6
Sammanfattning -05-09 Totalt förväntas ett negativt resultat på ca 1 287 tkr för helåret. Ytterligare förklaring återfinns under rubrikerna årsprognos och eventuella åtgärder. Förklaring till resultatet Utfallet januari april ligger på - 3 451 tkr. Enstaka försäljningar av fastigheter påverkar resultatet när de sker vilket gör att det ackumulerade utfallet inte är möjligt att räkna upp linjärt. Även intäkter från detaljplaneavtal (samt planavgifter) bokförs när de faktureras. De nya avtalen medger månadsfakturering vilket kommer att få större effekt 2017 och framåt. Årsprognos och eventuella åtgärder Intäkterna förväntas bli ca 973 tkr lägre än budgeterat. Bygglovsintäkterna budgeterades med en förväntad taxehöjning på 15 % från och med 1 januari. Prognosen utgår från en höjning med 15 % från 1 juli vilket motsvarar en minskning med ca 500 tkr. Lägre kostnader som förs på detaljplaneprojekten medför motsvarande intäktsminskning med ca 600 tkr. Utöver detta förväntas en ytterligare minskning av intäkterna med ca 400 tkr på grund av äldre avtal där inte nedlagda kostnader kan debiteras fullt ut. Ökade intäkter med 521 tkr på grund av utökad personalstyrka (se nedan under personalkostnader). Personalkostnaderna ökar med ca 580 tkr jämfört med budget. Orsaken är främst att ny roll som genomförandeexpert tillkommit på planavdelningen från och med 1 maj. Finansiering av detta kommer att ske genom debitering på detaljplaner vilket medför motsvarande ökning av utdebitering personalkostnader. Köp av tjänster i form av utredningar inom detaljplaneverksamheten utgör avvikelsen på ca 318 tkr. Utredningskostnader faktureras alltid i sin helhet och därför minskar intäkterna i motsvarande grad (se ovan). Gemensamma kostnader innefattar nämndkostnader, ledning, administrativ personal och lokalkostnader på Sveagatan (inklusive kontorsutrustning). I nuläget förväntas dessa ligga på samma nivå som budgeterat. Ingen hänsyn har tagits till de eventuella effekter som exploateringsverksamhetens nya organisationstillhörighet kan medföra. Beroende på hur överflytten sker i praktiken kan detta komma att få ekonomiska konsekvenser för alla verksamheter på Sveagatan. Exploateringsverksamheten tillhör kommunstyrelsens ansvar från och med 1 maj. Den prognosticerade avvikelsen av utdebitering av personalkostnader på 221 tkr är hänförbar till planavdelningen. Under de första månaderna på året är debiteringsgraden på projekt lägre än budgeterat. Ett arbete har påbörjats för att synliggöra och följa upp tidsredovisning på ett mer strukturerat sätt med syfte att verksamheten skall kunna vara självfinansierad. Dock medför ovan nämnda inrättande av roll som genomförandexpert på planavdelningen att jämfört med budget blir avvikelsen positiv. 7
-05-09 Övriga kostnader har en negativ avvikelse på ca 273 tkr vilket till största delen beror på att mer tid debiterats på detaljplanerna. Se även kommentar ovan (utdebitering av personalkostnader). Jämförelse mellan årets och föregående års resultat 2015 redovisades kapitalkostnader (avskrivningar och internränta) på samhällsbyggnad. Från och med återfinns dessa under kommunstyrelsen. Främst är det bebyggda fastigheter som påverkas av detta. Under redovisas den politiska verksamheten som gemensamma kostnader vilket främst även påverkar personalkostnaderna (arvoden), det vill säga gemensamma kostnaderna är högre och personalkostnaderna är lägre. Den största skillnaden mellan åren återfinns på gemensamma kostnader som är ca 1 392 tkr högre. Detta beror således delvis de politiska kostnaderna men även på att en felaktig omfördelning gjordes i delårsbokslutet 2015. Betraktas helårsresultatet för gemensamma kostnader för 2015, vilka uppgick till 7 354 tkr så borde en delårsbokning uppgått till ca 2 450 tkr. Rutinen för fördelning av gemensamma kostnader har kvalitetssäkrats sen dess. 8
-05-09 Investeringar Tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget 2015 Expansionsinvestering 0 -varav exploatering 0 - Imageinvestering 0 - Reinvestering Fastigheter Limit (oförutsett) 1 000 330 1 000 0 Brunnshuset (brandcentral) 75 47 75 0 Gräfsnäs slottscafé (entré m.m.) 600 600 0 Stampens kvarn (brandcentral) 75 27 27 48 Hålabäcksstigen (VA) 100 100 0 Alingsåsparken (tak entré) 150 150 0 Uppgradering IT-system (Miljö- och Byggreda), nytt ärendehanteringssystem 300 0 300 10002 It-utrustning 0 100-100 20 Övrigt (Inventarier, plotter m.m.) 300 200 100 Primärkarta (1 tredjedel varje år) 1 500 10 1 500 0 Laserscanning 400 400 0 Anpassningsinvestering 0 - Totalt utgifter 4 500 414 4 152 348 20 I nuläget prognosticeras en positiv avvikelse på 348 tkr jämfört med budget. När det gäller Stampens kvarn förväntas utfallet för bli ca 48 tkr lägre än budgeterat. För uppgradering ITsystem förväntas en positiv budgetavvikelse med 300 tkr. Avvikelsen beror på att uppgraderingen av Byggreda skjuts på framtiden då man nu utreder möjligheterna att eventuellt gå över till ett nytt ärendehanteringssystem. Skillnaden mellan åren beror på att under första halvåret 2015 bokfördes periodiskt underhåll inte som investering. Dessa utgifter fördes senare på året om till investeringsprojekt. 9
Ansvar 32 Exploatering -05-09 Drift Belopp i tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget 2015 Verksamhetens intäkter 2 937 430 1 173-1 764 8559 Personalkostnader -4 254-1 463-3 733 521-1 501 Lokalhyror 0 0 0 0 0 Köp av tjänster -198-159 -190 8-61 Gemensamma kostnader -1 908-593 -1 908 0-684 Utdebitering personalkostn. 5 890 1 940 5 890 0 1203 Övriga kostnader -2 467-746 -2 327 140-711 Verksamhetens kostnader -2 937-1 021-2 269 668-1 754 Avskrivningar -29 Verksamhetens nettokostnader 0-591 -1 096-1 096 6 776 Kommunbidrag 0 0 0 Finansnetto* 0 205 Årets resultat 0-591 -1 096-1 096 6 981 * Finansnetto avser de nämnder som erhåller ränta på fond. I tabellen ovan ingår: o o o o o Del av nämnd Administration (exploateringsingenjörer, ledning, mm) Markreserv Reglerings- och saneringsfastigheter Ej aktiverbara kostnader tillhörande exploateringsprojekt, t.ex. marknadsföring Sammanfattning Totalt förväntas ett negativt resultat på ca 1 096 tkr. Ytterligare förklaring återfinns under rubrikerna årsprognos och eventuella åtgärder. Förklaring till resultatet Utfallet januari april ligger på -591 tkr. På kostnadssidan ligger utfallet i nivå med budget. Enstaka försäljningar av fastigheter påverkar intäkterna och kostnaderna när de sker vilket gör att det ackumulerade utfallet inte är möjligt att räkna upp linjärt. Årsprognos och eventuella åtgärder 10
-05-09 Intäkterna förväntas bli ca 1 764 tkr lägre än budgeterat vilket delvis beror på att en försäljning av en bebyggd fastighet troligen inte genomförs under som planerat. Personalkostnaderna minskar med ca 521 tkr jämfört med budget. Orsaken är främst inrättandet av ny roll som genomförandexpert på planavdelningen från och med 1 maj. Gemensamma kostnader innefattar nämndkostnader, ledning, administrativ personal och lokalkostnader på Sveagatan (inklusive kontorsutrustning). I nuläget förväntas dessa ligga på samma nivå som budgeterat. Ingen hänsyn har tagits till de eventuella effekter som exploateringsverksamhetens nya organisationstillhörighet kan medföra. Beroende på hur överflytten sker i praktiken kan detta komma att få ekonomiska konsekvenser för alla verksamheter på Sveagatan. Exploateringsverksamheten tillhör kommunstyrelsens ansvar från och med 1 maj. Övriga kostnader avviker positivt med ca 140 tkr på grund av en utebliven fastighetsförsäljning (+150 tkr). För övrigt prognosticeras inga större avvikelser mot budget. Jämförelse mellan årets och föregående års resultat 2015 redovisades kapitalkostnader (avskrivningar och internränta) på samhällsbyggnad. Från och med återfinns dessa under kommunstyrelsen. Främst är det fastigheter som påverkas av detta. Även intäkter och kostnader från tomtförsäljning har flyttats till kommunstyrelsen från 1 januari, vilket förklarar den stora skillnaden på intäktsposten mellan åren. Att medarbetarna nu i större utsträckning debiterar tid på projekt och objekt återspeglas på utdebitering av personalkostnader. 11
-05-09 Investeringar Tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget 2015 Expansionsinvestering Hjortmarka 88 88-88 47 -varav exploatering - 0 Imageinvestering - 0 Reinvestering Fastigheter Toregården (: Värmesystem) 50 50 0 Inköp till markreserv 1 050 1 000 50 Västerbodarna 1:436 0 500 Anpassningsinvestering - 0 Totalt utgifter 1 100 88 1 138-38 547 Eventuellt kommer stora investeringsbidrag att betalas ut för Hjortmarka naturreservat. Detta är inte med i prognosen. In- och utbetalningsplan exploatering Belopp i tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Utgifter -21 034-670 -21 458 424 Inkomster 838 42 846-8 Summa in- och utbetalningsplan -20 196-628 -20 612 416 Stora utgifter för t.ex. vägar och gator i exploateringsprojekt väntas senare under året vilka väntas uppgå till ca 20 mnkr. Intäkter och kostnader från exploateringsprojekt 12
-05-09 Belopp i tkr Budget Prognos 1 Avvikelse prognos/budget Intäkter till resultaträkningen 25 878 2 163 23 878-2 000 Avgår beräknat bokfört värde -13 819-650 -14 221-402 Netto till resultaträkningen 12 059 1 513 9 657-2 402 Intäkter och kostnader från exploateringsprojekt bokförs på kommunstyrelsens ansvar men utfallet redovisas även i ovanstående tabell för samhällsbyggnaden. Den prognosticerade nettoeffekten på årets resultat jämfört med budget är 2403 tkr. Minskningen beror på tomtförsäljning som försenats i projekt Stadsskogen. I samband med att KF tog beslut om flerårsstrategi -2018 (KF 2015-11-25 183) beslutades att tomtförsäljningen redovisas centralt under finansieringen från och med. Detta innebär att reavinster/förluster redovisas under finansieringen. Resultatföring verkställs av ekonomiavdelningen på kommunledningskontoret, efter avstämning med samhällsbyggnadskontoret. 13
Personal -05-09 Arbetsmiljö Samverkan Ett av fokusområdena har varit den fortsatta utvecklingen av arbetsplatsträffarna inom förvaltningens olika avdelningar. Arbetsplatsträffarna ska fungera som ett givet och konstruktivt diskussions- och beslutsforum gällande verksamhetsplanering. Arbetsplatsträffarna ska vara effektiva och givande möten med bra struktur som ger förutsättningar för utveckling av verksamhetens och arbetsgruppens arbete. Förvaltningens samverkansgrupp har under första kvartalet av beslutat att avdelningschefer och enhetschefer kan komma att kallas till aktuella möten för att ge bredd och djup i aktuella diskussions- och beslutfrågor som rör deras verksamhet. Syftet är att skapa bättre förutsättningar för diskussioner samt effektivare och snabbare beslutsvägar. Medarbetarenkät 2015 Förvaltningarna på Sveagatan, det vill säga Samhällsbyggnadskontoret, Tekniska förvaltningen, samt Miljöskyddskontoret, har valt att upprätta en gemensam handlingsplan utifrån resultatet av medarbetarenkäten 2015. Syftet med en samfälld handlingsplan är framförallt att identifiera gemensamma utvecklingsområden. Förvaltningarna kan med hjälp av den gemensamma handlingsplanen medvetandegöra utvecklingsområden, jobba med frågorna i det dagliga arbetet samt göra gemensamma punktinsatser i form av utbildningar och workshops. Målet är att skapa samsyn, samarbete och förutsättningar för ökad trivsel och utveckling inom och mellan förvaltningarnas verksamheter. Medarbetarsamtalet Under första kvartalet av har förvaltningens arbete med att ta fram en ny mall för medarbetarsamtalet påbörjats, där både utvecklingssamtalet och lönesamtalet ingår. Syftet är att skapa en tydlig koppling mellan utvecklingssamtal och lönesamtal samt att aktualisera och revidera förvaltningens lönekriterier. Arbetet sker genom samverkan där arbetsgruppen består av två avdelningschefer, tre fackliga representanter samt HR-konsult. Gruppen förväntas att leverera ett färdigt förslag till förvaltningens samverkansgrupp under andra kvartalet av. I samband med implementeringen av nya lönekriterier planeras utbildning för chefer och fackliga representanter inom området Verksamhetsutvecklande lönesättning där syftet är att implementera och aktualisera lönesättningsinstrumentet som ett ledningsverktyg. Arbetsskador och tillbud Under första kvartalet av har endast en nollskada rapporterats in. Arbetsskadan var inte arbetsrelaterad och skedde på väg till jobbet. Det låga antalet arbetsskador och tillbud ser förvaltningen som positivt. Arbetet med att stärka och förtydliga vikten av att rapportera in händelser i LISA pågår och kommer att fortgå under resten av. Frågan diskuteras kontinuerligt på FSG och APT. 14
-05-09 Sjukfrånvaro 1 Sjukfrånvaro 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Samhällsbyggnadskontoret 2015 6,63% 5,40% 7,08% 6,10% 6,26% 5,15% 4,64% 5,07% 5,18% 4,09% 5,22% 4,99% Sjukfrånvaro T1 Dag 1-59 Jan Feb Mar Apr Samhällsbyggnadskontoret 2015 Sjukfrv %, vald månad 6,63% 5,40% 7,08% 6,10% Samhällsbyggnadskontoret Sjukfrv %, vald månad 6,12% 6,13% 5,59% 4,64% Kön Sjukfrånvaro T1 Alla kön 6,32% Kvinna 10,01% Man 1,06% Ålder Sjukfrånvaro T1 Alla åldrar 6,32% <=29 2,86% 30-39 12,40% 40-49 8,09% 50-55 14,96% >=56 0,89% 65-67 2,25% Den totala sjukfrånvaron låg på 5,48 % för 2015 och sjukfrånvaron ligger på totalt 6,32 % under första kvartalet av. Vi ser därmed ingen positiv utveckling sett utifrån ett sammanfattat T1, men vi kan ana en positiv trend för aktuella månader. De avdelningar med sjukfrånvaro har fortsatt att aktualisera gamla och nya rehabärenden och fortsatt arbetet med att hantera rehabprocesserna på ett mer kontinuerligt sätt. Det centrala gällande rehabärenden som pågått under en längre tid har varit att identifiera var i rehabprocessen sjukskrivna medarbetare befinner sig för att kunna arbeta vidare utifrån aktuellt läge, och därmed kunna arbeta framåt. Gällande nya rehabärenden har fokus legat på tidiga förstasamtal och telefonkontakt, samt närvarande chefer som uppmärksammar medarbetares behov av tillfälligt stöd eller anpassningar, för att identifiera ohälsa i tidigt skede. Dialog har även påbörjats inom förvaltningen gällande arbetsbelastning i förhållande till aktuella arbetsuppgifter. Syftet är att skapa en mer jämn arbetsfördelning inom 1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 15
-05-09 arbetsgrupperna, vilket är viktigt för att förebygga ohälsa på längre sikt. Förvaltningens sjuktal har framförallt sin grund i psykiska och psykosociala aspekter med inte sällan stress och arbetsbelastning som återkommande orsaksområden. Kön och ålder Vi kan se att det finns en tydlig skillnad mellan män och kvinnor gällande aktuell sjukfrånvaro under första kvartalet, kvinnorna ligger på 10,01 % och männen på 1,06 %. Frågan är en viktig del i det kommande analysarbete utifrån arbetsbelastning kopplat till arbetsmiljömålen och handlingsplanen för medarbetarenkäten 2015. Den inledande analysen är dock att kvinnor har större benägenhet att drabbas av stressrelaterade sjukdomar än män inom förvaltningen vid upplevd hög arbetsbelastning. Gällande ålder kan vi se att de som är 30-39 år samt 50-55 år har en högre benägenhet för sjukfrånvaro. Personal och kompetensförsörjning Genom tidigare nämnd förvaltningsövergripande handlingsplan, gjord utifrån medarbetarenkäten 2015, har följande fem områden identifierats: ledarskap, problemlösning, inflytande på verksamhetsplanering, medarbetarskap samt arbetsbelastning. Det finns behov av kompetensförstärkning och dialog gällande dessa områden. Verktyg och förutsättningar för att komma framåt i dessa frågor ska ges genom vidareutbildning och workshops för både ledare, medarbetare samt fackliga representanter och skyddsombud. Effekter som förväntas av kommande satsningar är bland annat trygga och närvarande ledare med en sund arbetsbelastning, tillåtande och lösningsorienterat diskussionsklimat där möten även ska utvecklas till att bli effektiva och målfokuserade samt prestigelöst samarbete inom och mellan arbetsgrupper. Satsningarna kommer att följas upp genom upprättad handlingsplan, genom utvärderingar efter genomförda aktiviteter samt i kommande bokslut. Kompetensförsörjning utifrån kommande pensionsavgångar 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Alla befattningar 1 6 1 1 2 2 1 Utredare 1 Expert 1 Administratör 1 Tillståndshandläggare 1 Planchef 1 Planarkitekt 1 Exploateringsingenjör 1 Mätningsingenjör 1 1 GIS-ingenjör 1 Byggnadsinspektör 1 GIS-tekniker 1 Förvaltningschef 1 Assistent 1 Vi ser ett behov av att bli en mer attraktiv arbetsgivare på arbetsmarknaden för kommande rekryteringsprocesser. 16
Sammanfattande analys vårbokslut -05-09 Samhällsbyggnadskontoret står inför flera stora utmaningar både avseende verksamhetsökning, ekonomi och bemanning. Bygglovverksamhetens uppdrag har ökat med ca 30 % under 2015. Detta har också påverkat arbetsmiljön för våra handläggare negativt. Det behöver byggas fler bostäder i Alingsås och det innebär att det finns ett hårt tryck även på detaljplanering. GIS-verksamheten behöver utvecklas för att möjliggöra digitala satsningar, som t.ex. digital översiktsplan och medborgardialoger på webben. Effekterna av det tidigare investeringstaket blir att det tar tid innan planeringsinsatserna kan öka till den nivå som är önskvärd idag. För bygglov och plantaxorna har föreslagit en höjning, då dessa taxor idag inte innebär full kostnadstäckning. Vår förhoppning är att i de nya samarbetsytor som upprättats med kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunledningskontoret, finns hållbara lösningar att finna tillsammans. Framtid Verksamhet, ekonomi och personal Swotanalys STYRKOR Trots svår konkurrens lyckas rekrytera kompetenser som saknats God ordning och uppföljning Gott samarbete med kommunala bolag Pensionerade medarbetare ställer upp som mentorer SVAGHETER Slimmad organisation Delvis underfinansierade verksamheter MÖJLIGHETER Tillväxt, stort tryck för bostäder och verksamheter Nya samarbetsarenor med kommunledningen Utveckla arbetsformer med intressenter HOT Otillräckliga kommunbidrag i förhållande till förväntningar Svårighet att få konsulthjälp Bostadsbristen i regionen påverkar vår vardag. Bygglovärendena ökar kraftigt och trycket på planeringen är stort och vi ser ingen avmattning. Överdäckning av E20 och planeringen av en ny stadsdel, nya verksamhetsområden, fullföljande av Stadsskogen, utvecklingen av Mjörnstranden är några projekt som är högt på agendan och det vore olyckligt om vi måste prioritera bort önskvärda satsningar. 17
-05-09 För att tydliggöra taxorna och klarlägga självkostnad kommer kontoret tillsammans med kommunledningskontoret se över finansieringen och i större utsträckning än nu särskilja taxe- och kommunbidragsfinansierad verksamhet. Kommunfullmäktiges beslut att flytta exploateringsverksamheten till kommunstyrelsen, tydliggör att finansieringen av detaljplanering för bl.a. allmänt intresse och omvandlingsområden behöver redas ut. Detta beslut kan också komma att påverka alla tre förvaltningarna på Sveagatan. Det ökade trycket på verksamheten har bidragit till negativ påverkan på arbetsmiljön men tack vare ett ökat fokus på såväl rehabiliteringsprocesser och dialog gällande arbetsbelastning i förhållande till aktuella arbetsuppgifter anas en positiv utveckling av sjuktalen. De väntande pensionsavgångarna tydliggör såväl behovet av en strategisk och aktiv kompetensförsörjning som att nämnden behöver bli en mer attraktiv arbetsgivare. 18