Datum Diarienummer 2017-01-25 DNRGS160030 Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan Beslut Driftnämnden beslutar att godkänna redovisningen samt att därefter överlämna rapporten till Regionstyrelsen. Ärendet Enligt Kommunallagen kap 6, 7 regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet. I december 2015 beslutade Driftnämnden Regionservice om Internkontrollplan för Regionservice för år 2016. Uppföljning av Internkontrollen ska göras i samband med i samband med et. Uppföljningen följer internkontrollplanens struktur. Område Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapport till Riskbedömning Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3) Internkontrollplan för 2016 i sin helhet bifogas.
Uppföljning Ekonomi Fakturaunderlag Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav EC inom två verksamhetsområden 13 stickprov har genomförts inom IT-service på fakturor som överstiger 50 000 kr och 11 stickprov inom Städservice. Resultat från stickproven inom IT-service visar att samtliga uppfyller redovisningskraven. Resultat från stickproven ifrån Städservice visar att ett (9%) av stickproven saknade fakturaunderlag. Med anledning av det goda resultatet så anser jag att det inte behöver ske någon uppföljning i närtid. Beställning, mottagande av vara Kontroll leverans av vara/tjänst - faktura EC inom två verksamhetsområden av leverantörsfakturor har gjorts inom två av verksamhetsområdena. Övergripande rutin för inköp i vårt ledningssystem behöver kompletteras med rutin för mottagningskontroll/leveranskontroll av beställd vara/tjänst. Det behöver även göras en kontroll att fakturerat belopp för erhållen vara/tjänst stämmer enligt beställning. Med anledning av behovet av kompletteringen så kommer kontrollmomentet att genomföras under verksamhetsåret 2017. Personal Arbetsmiljö Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar PC 2
är genomfört 2017-01-18 på 4 avdelningar (Städservice Varberg, Kostservice Varberg, Logistikservice Halmstad/Varberg och Städservice Kungsbacka). Städservice Varberg Enligt avdelningschef Anne Hedbris påverkas inte arbetsbelastningen nämnvärt vid normal sjukfrånvaro. Dock kan det vara något besvärligare då många är sjukskrivna samtidigt, exempelvis vid influensatider. För att uppfylla städservice uppdrag krävs ersättare vid såväl kort som lång sjukfrånvaro och detta sker dels genom timanställning och vid längre sjukperioder med vikarier. Viss omfördelning av personal kan ske vid kortare sjukfrånvaro. Städservice Varberg anser att man uppfyller sitt serviceuppdrag gentemot kund. Kostservice Varberg Enligt avdelningschef Suzanne Carselid påverkas inte arbetsbelastningen i någon större omfattning vid normal sjukfrånvaro. Ersättare krävs vid kort och lång sjukfrånvaro. Timanställda ersätter vid kortare sjukfrånvaro och vikarier vid längre sjukfrånvaro. Ibland kan det också bli fråga om omfördelning inom avdelningen. I vissa fall har man omfördelat personal från Caféet till produktionsköket. Kostservice Varberg anser att man uppfyller sitt serviceuppdrag gentemot kund. Logistikservice i Halmstad/Varberg Enligt avdelningschef Mikael Albrektsson krävs ersättare vid eventuell sjukfrånvaro. Speciellt känsligt är det inom transportsidan (bilförare) och skulle det vara så att man inte har tillgång till interna timanställda då får man hyra in bilförare från externa företag (exempelvis från företaget LT-resurs). Vid längre sjukfrånvaro ersätter man med vikarier. Om flera medarbetare är sjukskrivna samtidigt då kan det vara lite ansträngt men Logistikservice anser att man löser sina serviceuppdrag i länet gentemot kund. Städservice Kungsbacka Enligt tf avdelningschef Anne Hedbris påverkas inte arbetsbelastningen i någon större omfattning vid normal sjukfrånvaro. Det krävs ersättare vid i stort sett varje sjukdomstillfälle. Timanställda vid kortare sjukfrånvaro och vikarier vid längre sjukfrånvaro. Städservice Kungsbacka anser att man uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund då personalen är sjukskrivna. Slutsats: Av stickproven att döma föreligger behov av ersättare inom i stort sett samtliga avdelningar vid såväl kort som lång sjukskrivning hos medarbetarna, för att uppfylla de krav och behov som våra kunder ställer på våra servicetjänster. Arbetsbelastningen kan ibland vara ansträngd då flera medarbetare är sjuka samtidigt men samtliga anser att de uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund då medarbetarna är sjukskrivna. 3
Åtgärd: Vi anser inte att det behövs några specifika åtgärder i dagsläget men alla är medvetna om att läget snabbt kan förändras och då främst om det börjar bli svårt att rekrytera såväl timanställda som vikarier till service verksamheterna. I dagsläget har vi relativt god tillgång på arbetskraft men kraven på våra servicemedarbetare ökar för varje år i takt med att kunden ställer högre krav på service, kompetens, effektivitet, flexibilitet och tillgänglighet. Kommunikation och information Protokoll beslut som är I samband ledningsgr. styrande samt Jurist med UR1, information från UR2 samt ledningsgruppen når samtliga medarbetare Förvaltningschefens ledningsgrupp har ledningsmöten var tredje vecka. Minnesanteckningar med förvaltningschefens beslut skrivs från samtliga möten. Anteckningarna finns publicerade på Region Hallands intranät och finns tillgängliga för samtliga medarbetare inom Regionservice. Förvaltningschefen har för avsikt att beslut och inriktningsbeslut som är av särskild vikt att hantera ute i verksamheten ska vara kommunicerade och därmed kända. Från och med april 2016 ska betydande avsnitt i ledningsprotokollen vara grönmarkerade. Markeringen innebär att de chefer som ingår i ledningsgruppen har ett särskilt ansvar att förmedla informationen vidare inom sitt respektive ansvarsområde. Samtliga minnesanteckningar har gåtts igenom t.o.m. mitten av september månad 2016. Kontrollen visar då att beslut inte har grönmarkerats. Förbättringsmöjligheten påtalades i samband med Internkontroll till Uppföljningsrapport 2 (UR2) och redan i minnesanteckningarna från mötet den 19 september visar på en klar förbättring då grönmarkerade beslut är gjorda. Till denna Internkontroll har kontroll gjorts på beslut under perioden oktober till december. Grönmarkeringar är gjorda. har gjorts genom att medarbetare på avdelningar inom samtliga verksamhetsområden har fått svara på frågan: Har du kännedom om beslut//information tagna av förvaltningschef i samband med ledningsgruppens möten? Medarbetarna har svarat: Område: Stab/ledning Information ges av avdelningschefer. Medarbetarna har också uppmanats att ta del av minnesanteckningarna som finns på regionens intranät. 4
Område: Teknik och fastighet Får den information som berör området. Har fått information om var minnesanteckningarna finns på intranätet. Område: GAS/Kommunikation Några avdelningar får information av ansvarig avdelningschef. Har fått information om var minnesanteckningarna finns på intranätet. Någon medarbetare uppfattar inte att information ges och vet ej heller var man kan hitta informationen. Område: Närservice Avdelningschefer informerar på APT. Område: IT/Tele Har fått information om var minnesanteckningarna finns på intranätet. Slutsats Enligt kontrollen når informationen ut till medarbetaren i så gott som hela organisationen. Förvaltningschefens ambition är att samtliga medarbetare tar del av grönmarkerade beslut/information. Under 2017 ges därför fortsatt tydlig styrning kring denna kommunikation. Verksamhet Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion IT-behörigheter Informationssäkerhetssamordnare I samband med UR1, UR2 samt skontroll gjordes inför uppföljning 1 och 2. Kontrollen har gjorts genom urval från två av mapparna på Y:, dvs en för samtliga medarbetare inom Regionservice tillgänglig katalog. Kontrollen har gjorts av medarbetarnas behörighet för mapp och dokument. Det konstaterades att det saknas styrning för hur behörigheter ska ställas på denna katalogstruktur. I vissa mappar/dokument går det att ändra eller ta bort både mappar och dokument. Detta kan få till följd att viktiga dokument kan förvanskas eller tas bort. Förvaltningschefen har gett den administrativa chefen i uppdrag att göra en inventering och gallring i katalogerna Y: samt stab/lednings G:. Arbetet har påbörjats. Uppdraget ska resultera i ett förslag kring hur Regionservice fortsättningsvis arbetar med dokument- och ärendehantering inom den struktur som beslutats av Region Halland. 5
Område Kontrollmoment Frekvens Kontrollmetod Avtalstrohet Ramavtal Jurist Att ramavtal upphandlas och följs (gäller RGS) Riskbedömning Medel (2) Allvarlig (2) gjordes inför Uppföljning 1 när det gäller transporter. Regionen har avtal för flyttjänster, pakettjänster samt bemanningstjänster (förare). Avtal finns inte för transport med fordon + förare. Bedömningen var efter 4 månader att Regionservice avropar transporttjänster (fordon + förare) för ett värde som visar att en upphandling bör göras. Efter 8 månader gjordes en ny uppföljning som visar att antal avrop har minskat. Bedömningen efter 8 månader var att värdet på helår hamnar inom direktupphandlingsgränsen. Nu har en ny uppföljning gjorts och den visar att värdet på gjorda avrop inom transporttjänster (fordon + förare) är inom ramen för direktupphandling. har också gjorts inom området Teknisk service Förbrukningsmaterial. Efter 8 månader finns flera varugrupper som saknar upphandlat avtal. En uppföljning har nu gjorts för hela året. För några varugrupper köper Teknisk service för ett värde som är betydande, men som hamnar inom ramen för direktupphandling. Även inom direktupphandlingsgränsen ska upphandlingslagstiftningen tillämpas. Under 2017 bör dokumenterade direktupphandlingar göras för de större varugrupperna. Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef 6
Driftnämnden Regionservice - Internkontrollplan år 2016 Område Kontrollmoment Kontrollansvar Ekonomi Fakturaunderlag Beställning och mottagande av vara Personal Arbetsmiljö Kommunikation och information Protokoll från ledningsgruppen Verksamhet IT-behörigheter Avtalstrohet Ramavtal Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav Kontroll att det har skett leverans av vara/tjänst som överensstämmer med erhållen faktura Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar Att förvaltningschefens beslut som är styrande att nå samtliga medarbetare samt information från ledningsgruppen verkligen når samtliga medarbetare Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion Att ramavtal upphandlas och följs - gäller RGS verksamhetsområden Ekonomichef Ekonomichef Personalchef Jurist Informationssäkerhetssamordnare Jurist Frekvens Kontrollmetod inom två verksamhetsområden inom två verksamhetsområden Rapport till Riskbedömning Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3)