Sida 1 av 10 Avtal Mellan Post- och telestyrelsen (nedan PTS), med organisationsnummer 202100-4359 och..(nedan Leverantören), med organisationsnummer har följande Avtal slutits. 1 Bakgrund PTS ansvarar för upphandling av Tjänsten Posttjänster för äldre och för personer med funktionsnedsättning i glesbygd (nedan Tjänsten) och har genomfört upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, ur vilken detta Avtal härrör. 2 Omfattning Detta Avtal reglerar Leverantörens Uppdrag avseende information om, administration av och tillhandahållande av Tjänsten. Tjänsten riktar sig till personer som på grund av ålder (över 80 år) eller funktionsnedsättning inte har möjlighet att hämta sin post vid t ex en lådsamling enligt ordinarie lantbrevbärarservice. Uppdragets totala volym är svår att uppskatta och PTS förbinder sig därför inte till några volymer. Leverantören ska genomföra Uppdrag i enlighet med Kravspecifikationen, bilaga 2, under den angivna Avtalstiden. 3 Definitioner Nedanstående ord och begrepp ska i detta Avtal och dess bilagor ha den innebörd som ges nedan. Tjänsten Uppdrag Användare Avtalet Postservice till äldre och personer med funktionsnedsättning i glesbygd. Leverantören ska, i enlighet med Kravspecifikationen, bilaga 2, tillhandahålla 1. Information om Tjänsten 2. Administration av begäran om Tjänsten 3. Utförande av posttjänster till äldre och personer med funktionsnedsättning i glesbygd Användare av Tjänsten. Detta avtalsdokument inklusive dess bilagor.
Sida 2 av 10 4 Avtalsbilagor Följande bilagor ingår i detta Avtal: Bilaga 1: Förfrågningsunderlag 2: Kravspecifikation 3: Frågor & svar 4: Leverantörens anbud 5 Avtalstolkning Om det i avtalshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande ordning: 1. Skriftliga tillägg till Avtalet 2. Detta Avtal 3. Förfrågningsunderlag, bilaga 1 4. Kravspecifikation, bilaga 2 5. Frågor och svar daterade den, bilaga 3 6. Leverantörens anbud daterat den 2012, med ev. förtydliganden, bilaga 4 6 Avtalstid Avtalet gäller från och med undertecknande av båda parter, dock tidigast den 22 juni 2012. Avtalsperioden är för en tid av två (2) år med möjlighet till förlängning med ett (1) år i taget, om PTS senast två (2) månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt två (2) år. 7 Leverantörens åtagande Leverantören åtar sig att under Avtalsperioden utföra Uppdraget i enlighet med de villkor och mot de ersättningar som anges i detta Avtal, inklusive bilaga 2, kravspecifikationen. Uppdragstagaren åtar sig vidare att utföra Uppdraget i enlighet med gällande lagstiftning, förordningar och övriga föreskrifter, rekommendationer och myndighetskrav som kan anses vara tillämpliga på Uppdraget. 8 PTS åtagande PTS ska till Leverantören erlägga ersättning i enlighet med 10 nedan. 9 Leveranstid Uppdraget ska genomföras under hela Avtalsperioden. Om omständigheter uppstår som gör att tidsplanen inte kan hållas ska den andra parten meddelas om detta i god tid. Om förseningen beror på Leverantören, eller av denne anlitad underleverantör eller omständighet inom Leverantörens kontroll, innebär inte ett sådant meddelande att Leverantören befrias från avtalat vite.
Sida 3 av 10 10 Ersättning PTS ska erlägga ersättning till Leverantören enligt följande: Pris per km, räknat från ordinarie utdelningsställe till användarens mottagningsställe Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Angivet pris inkluderar samtliga med Uppdraget förenade kostnader. Prisjustering: Part har rätt att under Avtalstiden, och eventuell förlängningsperiod, årligen, fr.o.m. den månad som infaller ett (1) år efter avtalstidpunkten, justera priset för Tjänsten med SCB: s preliminära arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom privat sektor, SNI 2002, kolumn 1. Priset får justeras med det procenttal som motsvarar indexförändringen för den 12-månadersperiod som slutar tre (3) månader före den månad då prisjusteringen sker. Om AKI skulle upphöra under avtalsperioden ska parterna komma överens om nytt likvärdigt index. Leverantören kan en (1) gång årligen under avtalstiden begära att förhandling upptas mellan parterna om justering av avtalade priser P.g.a. ökade drivmedelskostnader, valutaförändringar och statliga pålagor utanför Leverantörens kontroll alternativt ta ut en avgift utöver överenskommet pris. Leverantören ska då verifiera de faktiska kostnadsökningarna. Sådan ökning eller förändring ska vara av onormalt slag och inte avse sådan del av kostnadsökningen som ingår i överenskommet index, I de fall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet eller i Tjänsten avsevärt förändras till följd av ny lagstiftning eller statliga beslut, Då Leverantörens priser för Tjänsten måste ändras p.g.a. prisreglering i författning eller myndighetsbeslut. 11 Fakturering Betalning ska ske mot faktura som utställs månadsvis i efterskott. Betalning ska ske senast 30 dagar efter ankommen och godkänd faktura. Vid dröjsmål med betalning utgår dröjsmålsränta enligt lag. Leverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller liknande avgifter. Fakturan ska referera till diarienummer 12-308 och till PTS kontaktperson samt ange arten och omfattningen av det arbete som utförts. PTS har rätt att hos Leverantören kontrollera att uppgifter om utfört och debiterat arbete överensstämmer.
Sida 4 av 10 Inledningsvis skickas fakturan till: Post- och telestyrelsen FE 187 838 80 Hackås Leverantören ska dock så fort som möjligt efter avtalstecknande övergå till att skicka fakturor i elektronisk form (e-faktura). E-faktura ska skickas som Svefaktura, vilket är det standardformat som statliga myndigheter använder. 12 Statistik Leverantören ska till PTS redovisa statistik enligt Kravspecifikationen, bilaga 2. 13 Ansvar Part ansvarar för skada som part vållat motparten p.g.a. avtalsbrott med iakttagande av den ansvarsfrihet och ansvarsbegränsning som anges i 14 nedan. Leverantörens ansvar för försändelse inträder när Leverantören tar emot försändelsen och upphör då försändelsen lämnats ut till den angivna mottagarens adress eller på annan plats som överenskommits med mottagaren, dock inte nödvändigtvis till den angivna mottagaren personligen. För försändelse som avhämtas på Leverantörens serviceställen eller annat utlämningsställe upphör ansvaret vid utlämnandet av försändelsen. Leverantörens ansvar upphör också när försändelsen är att anse som obeställbar och returneras till avsändaren eller sänts till PTS enligt postlagens bestämmelser. En obeställbar försändelse ska returneras till avsändaren på dennes bekostnad. Med försening av försändelse avses en försändelse som delas ut eller aviseras mottagaren väsentligt senare än den dag utdelning eller avisering normalt skulle ha skett. Med förlust av försändelse avses en försändelse som 30 dagar från det att försändelsen mottagits av Leverantören varken lämnats ut till mottagaren, mottagaren fått meddelande om finns för avhämtning, returnerats till avsändaren eller skickats till PTS som obeställbar. För utrikes försändelse gäller två (2) månader räknat från reklamationsdagen. 14 Ansvarsfrihet och ansvarsbegränsningar 14.1 Ansvarsfrihet Vid förlust, minskning eller skada på försändelse eller vid försening av försändelse är Leverantören fri från ansvar om förlusten, minskningen, skadan eller förseningen har orsakats av avsändarens eller mottagarens fel eller försummelse, felaktig eller ofullständig adressering eller märkning av försändelse, utebliven utdelning av försändelse p.g.a. att denna är obeställbar, felaktiga eller ofullständiga uppgifter om försändelse,
Sida 5 av 10 handhavande, lastning, stuvning eller lossning av försändelser som ombesörjts av avsändaren eller mottagaren eller någon som handlar för avsändarens eller mottagarens räkning, försändelses egen naturliga beskaffenhet att lätt fördärvas, t.ex. genom bräckage, läckage, självantändning, förruttnelse, rost, jäsning, avdunstning samt känslighet för kyla, värme eller fukt, frånvaro av förpackning eller bristfällig förpackning, att Leverantören inte kunnat lämna ut försändelse inom utfäst tid p.g.a. att sedvanlig kontroll av check eller annat betalningsmedel inte kunnat ske inom nämnda tid. Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra förpliktelse enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i omständigheter utanför parts kontroll som part inte kunnat undvika och vars följder part inte kunnat förebygga och son förhindrar fullgörandet av förpliktelsen (force majeure). Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befriande omständighet ska bl.a. anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd, konflikt på arbetsmarknaden. Part ska utan dröjsmål meddela den andra parten om force majeure. Endera parten kan säga upp avtalet i förtid om motpartens fullgörande av viss förpliktelse har försenats med mer än två (2) månader p.g.a. force majeure. Leverantören har inte något ansbar för en försändelse som innehåller farligt eller förbjudet gods. 14.2 Ansvarsbegränsning Part ansvar för skada som part vållat motparten p.g.a. avtalsbrott är alltid begränsat till tio (10) basbelopp per år enligt vid var tid gällande lag om allmän försäkring. Part ansvarar inte för uppkomna indirekta skador eller följdskador, t.ex. utebliven handelsvinst, förlorad marknad eller annan liknande skada eller förlust. 14.3 Beräkning av ersättning Om förlust av försändelse eller minskad eller skadad försändelse ger användare rätt till ersättning ska ersättningen beräknas efter det lägsta av försändelsens fakturavärde och marknadsvärde på inlämningsorten vid den tid då Leverantören tog emot försändelsen till befordran; vid minskning och skada dock högst till den del som motsvarar värdeminskningen. 15 Personal och samarbete Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget erforderligt antal personer med för uppgiften adekvat kompetens. Leverantören ska ansvara för att kontakten mellan Leverantörens och PTS medarbetare fungerar. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken PTS anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken PTS anser sig ha samarbetssvårigheter.
Sida 6 av 10 16 Underleverantör Önskar Leverantören anlita underleverantör för utförandet av viss del av åtagandet enligt Avtalet, får detta ske först efter skriftligt medgivande från PTS i varje särskilt fall. Underleverantörer får inte bytas ut utan PTS skriftliga medgivande. Anlitande av underleverantör befriar inte Leverantören från sina åtaganden enligt Avtalet, utan Leverantören ansvarar fullt ut såsom för egen prestation för av underleverantör utförda tjänster. 17 Information om förändringar Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för Avtalets genomförande. 18 Äganderätten till information PTS äger alla uppgifter och all information rörande PTS och Användares och dessas användning av Tjänsten. Detta innebär att Leverantören endast får använda sådan information för fullgörande av sina förpliktelser enligt detta Avtal. 19 Publicitet och marknadsföring Såvida inte annat följer av lag eller förordning äger Leverantören inte rätt att utan PTS i förväg inhämtade skriftliga medgivande: a) Göra pressutlåtanden eller annat offentligt uttalande med anledning av detta Avtal, dock utan åsidosättande av tryckfrihetsförordningens bestämmelser. b) Utnyttja PTS namn eller logotyp för marknadsföring av produkter och tjänster. Leverantören har inte rätt att distribuera marknadsföringsmaterial och erbjudanden direkt till Användare eller PTS personal utan medgivande från PTS. Leverantören får inte ordna aktiviteter med PTS personal utan att inhämta PTS godkännande. Leverantören ska överenskomma med PTS innan varje pressmeddelande eller annan informationsaktivitet rörande Uppdraget. 20 Personuppgifter Leverantören svarar för att all hantering av personuppgifter sker i enlighet med lag. 21 Sekretess Parterna åtar sig att inte utan andra partens skriftliga godkännande använda sig av eller låta annan ta del av sådan information som omfattas av bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) eller som annars är att bedöma som konfidentiell, i annan utsträckning än vad som erfordras för arbetets
Sida 7 av 10 genomförande. Vardera parten åtar sig att på nedan angivna villkor, dock utan inskränkningar av grundlagsstadgad rättighet, hålla information mottagen från andra parten konfidentiell, samt använda den mottagna informationen uteslutande för ändamålet med Avtalet. Den mottagande parten ska vidta de åtgärder som erfordras för att säkerställa att den mottagna informationen endast delges de personer inom den egna organisationen som berörs av ovannämnda ändamål med Avtalet. Därvid ska den mottagande parten iaktta minst samma omsorg som parten använder för att skydda egen information av samma vikt. Nu nämnda åtaganden ska inte gälla sådana delar av informationen - som är allmänt kända när dessa mottas från andra parten eller som blir allmänt kända utan den mottagande partens vållande, - som redan var kända av den mottagande parten när dessa mottogs från motparten, - som den mottagande parten sedermera erhåller genom sådan egen verksamhet som bevisligen inte har något samband med den mottagna informationen, eller från tredje man utan restriktioner i fråga om vare sig spridning eller användning. Sekretesskyldigheten gäller även om Avtalet i övrigt upphört. Leverantören är införstådd med att offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser och denna sekretessklausul även omfattar Leverantörens personal och underleverantörer. Leverantören är vidare skyldig att i tillämpliga delar informera sin personal om offentlighet- och sekretesslagens bestämmelser och fortlöpande tillse att erforderliga sekretessförbindelser upprättas. Det åligger därvid part att tillse att de anställda som kan antas komma i kontakt med konfidentiell information är bundna att hemlighålla denna information enligt Avtalet. 22 Inspektion och revision PTS har rätt att följa upp att Leverantören utför sina åtaganden i enlighet med Avtalet, samt riktigheten i Leverantörens debiteringar, varvid denne ska lämna skäligt biträde, samt tillgång till sina lokaler. Leverantören har rätt att närvara vid inspektion/revision, vilken ska utföras under normal arbetstid. Resultat av undersökning ska gemensamt granskas av parterna. Vid avvikelse från avtalat uppdrag ska leverantören vidta rättelse utan oskäligt uppehåll. Vid felaktighet avseende ersättning, gentemot PTS eller användare, ska Leverantören omedelbart korrigera felaktigheterna. Förutom vad som ovan stadgas, ska Leverantören efterkomma krav om granskning som påkallas av myndighet under vars tillsyn PTS verksamhet står. 23 Tillstånd Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden ha tillstånd att bedriva postverksamhet från Post- och telestyrelsen eller vara ombud för sådan tillståndshavare. Om sådant tillstånd inte längre innehavs, hävs avtalet med omedelbar verkan.
Sida 8 av 10 24 Försäkring Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring som täcker de skador som Leverantören är ansvarig för enligt Avtalet och gällande rätt. Leverantören ska vidare hålla produkter och utrustning erforderligt egendomsförsäkrad. Leverantören ska på begäran från PTS uppvisa bevis på sådan försäkring. 25 Särskilda villkor Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska följa de antidiskrimineringsregler som gäller i det land verksamheten bedrivs. Leverantören ska på begäran av PTS skriftligen redovisa de åtgärder som man, under avtalsperioden, vidtagit med anledning av förpliktelserna i första meningen. Uppgifterna ska redovisas till PTS inom en vecka efter begäran, om inte PTS och Leverantören kommer överens om annan tidsfrist. Om Leverantören använder underleverantör ska Leverantören ålägga underleverantören samma skyldighet som Leverantören har enligt första meningen i första stycket och Leverantören svarar för underleverantörens brott mot denna skyldighet. Leverantören ska också se till att PTS, på begäran, kan ta del av underleverantörs åtgärder för ovan nämnd skyldighet. Eftersom det är av stor betydelse för PTS att våra Leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar anser PTS att ett brott mot denna paragraf utgör ett väsentligt kontraktsbrott. PTS har därför rätt att häva avtalet om Leverantören, eller dennes underleverantör, bryter mot villkoren. PTS kan dock avstå från att häva avtalet om Leverantören omedelbart vidtar rättelse eller om andra särskilda skäl föreligger. 26 Överlåtelse av Avtal Leverantören har inte rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och/eller skyldigheter enligt detta Avtal utan PTS i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Oaktat det föregående ska part, utan motpartens godkännande, äga rätt att överlåta detta Avtal eller rättigheter och/eller skyldigheter enligt detta Avtal till bolag eller annan enhet inom samma koncern som parten ingår i. Den andra parten ska därvid omgående underrättas skriftligen om förändringen. Om den nya parten inte fullgör sina förpliktelser svarar den ursprungliga parten för förpliktelsernas fullgörande. För det fall leverantörens ägarförhållanden ändras väsentligt, ska PTS skriftliga godkännande till ägarövergången inhämtas i förväg. PTS kan därvid istället för att medge ägarövergången, välja att säga upp detta Avtal till upphörande i samband med ägarövergången.
Sida 9 av 10 27 Förtida upphörande PTS äger rätt att omedelbart häva detta Avtal om Leverantörens inställt sina betalningar eller försatts i konkurs eller är på obestånd. Part äger vidare rätt att säga upp detta Avtal om den andra parten bryter mot detta Avtal i väsentligt hänseende, och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar från den andra partens skriftliga meddelande därom. Utöver vad som framgår av ovan har PTS rätt att säga upp detta Avtal att gälla om sådan rätt finns enligt detta Avtal. Vid Avtalets eller del av Avtalets förtida upphörande har den part som påkallar det förtida upphörandet rätt till skadestånd för liden skada på grund av Avtalsbrottet. 28 Avtalets upphörande Det åligger Leverantören att aktivt medverka vid överlämnande till ny leverantör (leverantörer) som PTS därvid anvisar. Leverantören skall därvid vara behjälplig genom överlämnande av uppgifter, besvarande av förfrågningar e.t.c. Leverantören ska utan kostnad överlämna all information om Användare och deras nyttjande av Tjänsten till PTS i samband med Avtalets upphörande. Leverantören ska utan kostnad överlämna nummer och Internetadresser som Användare når Tjänsten genom till PTS i samband med Avtalets upphörande. Klausulerna rörande rätten till information och sekretess ska emellertid äga tillämpning även efter det att Avtalets giltighet löpt ut. 29 Kontaktpersoner Kontaktpersoner för detta Avtal är: För PTS: Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm För Leverantören: Eventuellt byte av kontaktperson skall meddelas motpartens kontaktperson skriftligen. 30 Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i Avtalet eller del därav befinnas ogiltig ska detta inte innebära att Avtalet i dess helhet är ogiltig. I den mån ogiltigheten väsentligen
Sida 10 av 10 påverkar Parts utbyte av eller prestation enligt Avtalet skall istället skälig jämkning av Avtalet ske. 31 Tvist och tolkning Detta Avtal skall tolkas och tillämpas enligt svensk rätt. Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor skall avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 32 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta Avtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av båda Parter. Tillägget ska innehålla uppgift om hur ändringen eller tillägget påverkar övriga delar av Avtalet. Avtalet med tillhörande bilagor har upprättats i två (2) likalydande exemplar av vilka Parterna tagit var sitt. För PTS Ort: Datum: För Leverantören Ort: Datum:............ Namnförtydligande Namnförtydligande