Uppdragsidé 1 (9) Uppdragsidé ehälsa 2013
Uppdragsidé 2 (9) Innehåll 1. Mål Dokumentera och komma åt information mobilt...3 1.1 Bakgrund och uppdragsidé...3 1.2 Avgränsningar...5 1.3 Kompetensbehov...5 1.4 Intressenter...6 1.5 Risker...6 2. Mål Digitalisera och kvalitetssäkra trygghetslarm...7 2.1 Bakgrund och uppdragsidé...7 2.2 Avgränsningar...8 2.3 Kompetensbehov...8 2.4 Intressenter...9 2.5 Risker...9
Uppdragsidé 3 (9) 1. Mål Dokumentera och komma åt information mobilt 1.1 Bakgrund och uppdragsidé Inom socialtjänsten finns ett stort behov av mobil åtkomst till dokumentation och information. Personalen har ett rörligt arbete med stor del av sin arbetsdag förlagd ute hos brukarna. Efter arbetspassets slut åker man till kontoret för att dokumentera det som gjorts under dagen. I lokalen finns oftast en eller flera gemensamma, fasta datorer som medarbetarna delar på. I den mån personalen har tillgång till mobiltelefon är den oftast av enklaste modell, som saknar Internet-koppling, GPS, kamera etc. Vi har i en utredning identifierat ett antal scenarier, varav några presenteras nedan, där mobil åtkomst till verksamhetssystemen skulle tillföra stor nytta till verksamheten. Vi har sett att en del av behovet naturligtvis är den tekniska lösningen, som måste finnas på plats, men vi måste även arbeta med andra frågor såsom att identifiera nödvändiga säkerhetslösningar. Annat som måste beaktas är till exempel processer, rutiner, utbildning, etc. Vi vill nu genomföra en eller flera piloter utifrån de behov vi sett i nedanstående scenarier. A. Dokumentation i samband med hembesök En medarbetare inom hemtjänst/boendestöd besöker flera brukare under arbetspasset. För var och en görs en liten handskriven notering och när besöken är avklarade åker medarbetaren till kontoret för att dokumentera alla besök med insatser under dagen. Nackdelar med detta arbetssätt är: Dubbelarbete. Åtgärder dokumenteras 2 gånger, först för hand och senare på kontorsdatorn. Risk att något skulle kunna inträffa för brukaren innan åtgärd hunnit dokumenterats. Medarbetaren har ingen tillgång till brukarens journal Med en bra mobil lösning skulle dokumentation kunna utföras på plats hos brukaren Med tillgång till kopplad datoriserad tidsplanering kan nytt besök bokas i samband med hembesöket. På detta sätt kan brukaren få snabbt besked på när nytt besök är möjligt eftersom medarbetaren har överblick på arbetsgruppens lediga kapacitet för nytt besök eller annan insats. Med tillgång till dataprogram ruttplanering kan medarbetaren på plats planera bästa och snabbaste färdväg till nästa brukare eller annat uppdrag. Info tillgänglig för alla på enheten. Med tillgång till mobilt stöd kan medarbetaren få snabb tillgång till rutiner, och telefonnummer eller annan angelägen omvärldsinformation för att kunna lösa en situation snabbt och på rätt sätt. En lösning som uppfyller nödvändiga krav på autentisering för att mata in sekretessbelagd informationen. B. Plan för genomförande Vid arbete med brukaren tas en genomförandeplan fram. Efter hembesök skrivs dokumentet ut på kontoret. Det finns då risk för missförstånd genom att man uppfattat samtalet och besöket olika. Att kunna dokumentera online vid samtal med brukaren när så är lämpligt
Uppdragsidé 4 (9) Mobil tillgång till verksamhetssystemet Möjlighet att kunna underteckna överenskommelsen direkt på plats hos brukaren C. Personliga assistenter Arbetsplatsen för personliga assistenter är där brukaren befinner sig och kan vara i brukarens hem eller någon annanstans. Assistenter jobbar oftast ensamma utan tillgång till datorer på sina arbetsplatser. Därmed förs dokumentation med papper och penna och sparas i pärmar i brukarens hem. För att personliga assistenter ska kunna jobba på liknande sätt som stödassistenter i andra delar av verksamheten måste de ha tillgång till samma datasystem och ha den tekniska utrustningen som möjligtgör detta. I arbetsuppgifterna ingår att dokumentera att ett arbetsmoment är utförd, vilket görs i någon form dagliga anteckningar. De flesta personliga assistenter har inte tillgång till datorer på sina arbetsplatser och om dessa finns har man inte tillgång till Stadens Intranät. En lösning på problemet är att ansluta datorer via mobil Internät samt VPN, för säkert anslutning. Detta förutsäger att varje assistent ska ha tillgång till en mobiltelefon. Ytterligare svårighet uppstår om det är fler än fyra personer som behöver logga in på en dator via VPN, för datorn tillåter inte detta. En fungerande men klumpig lösning är att varje person skall göra två inloggningar, först till datorn och sedan en personlig till Intranät, efter att man har identifierat sig via VPN. Här stöter man på problem att personalen, som ibland har bristande datorvanor, upplever systemet för obegripligt och blir trötta efter att bara har loggat in på en dator. Det krävs för mycket tid för detta och oftast har man bara korta stunder för att dokumentera i pauser mellan insatser som görs med brukaren. Att sedan det mobila nätet bryts och man måste göra hela inloggningen en gång till kan kräva mycket tid och tålamod från assistenten. Tillgång till datorer på arbetsplatsen, samt tillgång till Göteborg Stads Intranät. En smart mobil lösning som möjliggör tillgång till dokumentation och dagliga anteckningar även när de är utanför den enskildes hem. Säkra dataöverföring så att bara behöriga har tillgång till det. 1.1.1 Effektmål A. Dokumentation i samband med hembesök Verksamhetsnytta Tidsvinst för medarbetaren som slipper ta sig till kontoret för att dokumentera samma information en andra gång. Dokumentationen på plats minskar risk för att viktig information missas. Dokumentationen får högre kvalitet eftersom den görs direkt och kan tidsstämplas vilket leder till bättre service till brukaren. Brukaren har snabbare möjlighet till delaktighet av dokumentationen. Minskad restid för medarbetaren. Medarbetaren får enkel tillgång till uppdaterad brukardokumentation på plats, vilket är särskilt viktigt för vikarier.
Uppdragsidé 5 (9) Möjlighet för ansvarig chef att vid behov kunna följa ett uppdrag eller dagens uppdrag. B. Plan för genomförande Verksamhetsnytta Minskad risk för missförstånd Snabbare dokumentation/handläggning ger färre ändringar i efterhand Tidsvinst för medarbetarna som slipper dokumentera flera gånger Platsoberoende skapar flexibilitet C. Personliga assistenter Tidsbesparing på grund av att en del dubbelarbete undviks. Kvalitetssäkring då man har bättre kontroll att arbete är utfört. Dokumentationsföring följer de rutiner som gäller för övriga delar av verksamheten. Dokumentation förvaras i databasen där bara behöriga har tillgång i stället för i en pärm i brukarens hem som kan läsas av obehöriga. Personliga assistenter kommer närmare övriga delar av verksamheten och känner mer trygghet i sitt jobb. 1.2 Avgränsningar Eventuella ändringar som behöver göras i verksamhetssystemen ingår inte. Uppdraget omfattar bara att komma åt de system som används via befintliga gränssnitt. 1.3 Kompetensbehov Kompens Tänkbar roll med kompetensen Verksamhetsrepresentanter IT-personal, centralt och lokalt Hemtjänstpersonal Projektledning Processledare
Uppdragsidé 6 (9) 1.4 Intressenter Intressent Brukare Ansvarig chef, hemtjänsten Handläggare Hemtjänstpersonal/Utförarperso nal Personliga assistenter Verksamhetsrepresentanter IT-personal, centralt och lokalt Processägare Processledare Hemtjänstpersonal Lokal IT-personal Beskrivning/förklaring Större delaktighet och ökad trygghet Ökad möjlighet till kontroll Nya arbetsrutiner och verktyg Ny typ av utrustning 1.5 Risker Riskbeskrivning Ev åtgärder Låg IT-mognad hos vissa medarbetare Motstånd mot ökad kostnad för mobil utrustning Medel saknas till uppbyggnad av nödvändig IT-infrastruktur Utbildning Informera om nyttan Informera beslutsfattare
Uppdragsidé 7 (9) 2. Mål Digitalisera och kvalitetssäkra trygghetslarm 2.1 Bakgrund och uppdragsidé Idag är de allra flesta trygghetslarm som finns ute hos brukarna analoga. Detta förutsätter att det finns ett traditionellt telefonabonnemang hos brukaren, vilket inte längre kan förutsättas. Vi vill genomföra en pilot utifrån de behov vi sett i nedanstående scenarier. A. Kvalitetssäkring av trygghetslarm Maria larmar på sitt trygghetslarm för att hon ramlat. Den medarbetare som tar emot larmet heter Anna och är en erfaren undersköterska men hon är ny i den aktuella hemtjänstgruppen. Maria svarar inte på Annas försök att få kontakt och Anna ger sig genast av hem till Maria. Anna har inte tidigare varit hemma hos Maria och har svårt att hitta till den aktuella adressen. Efter 30 minuter har Anna med hjälp av att fråga folk på gatan och telefonsamtal till kollegorna hittat fram till Marias bostad. Anna hjälper Maria upp från golvet och ser till att hon har det bra. Maria har dåligt närminne och kommer inte ihåg telefonnumret till sin bror som hon skulle vilja ringa. När hennes bror ringer på kvällen berättar Maria att hon ramlat och att det dröjde flera timmar innan någon kom och hjälpte henne. Dagen efter ringer brodern till hemtjänstens enhetschef och är upprörd över att Maria blivit liggande på golvet hela dagen innan någon hjälpte henne upp. Ord står mot ord Med en mobil enhet kunde flera effektivitets och kvalitetsvinster vara möjliga. Larmet skulle förmedlas i mobil enhet med uppgifter om den som larmar, GPS-funktion med kartangivelse, uppgifter till anhöriga, portkod mm. I enheten skulle medarbetaren logga de åtgärder som utförts och som automatiskt förs in i daganteckningarna. Medarbetaren behöver ha tillgång till någon form av mobil enhet med koppling till verksamhetssystemet (läsa och skriva) och direkt kontakt med larmmottagningsfunktionen. Det behövs en loggningsfunktion för loggning av utförda insatser. Lösningen behöver uppfylla nödvändiga krav på autentisering. B. Digitalisering av trygghetslarm Idag går larmen från, de företrädesvis analoga, trygghetstelefonerna till en central Trygghetsjour i en av stadsdelarna. Personal där ringer då till tjänstgörande personal för det distrikt som larmet kommit från. Larmet skulle automatiskt kunna kompletteras med uppgifter om den som larmar, GPS-funktion med kartangivelse, uppgifter till anhöriga, portkod mm och förmedlas digitalt till rätt mobila enhet. Medarbetaren behöver ha tillgång till någon form av mobil enhet med möjlighet att ta emot larmmeddelanden. Det behövs något sätt för medarbetaren att kvittera att larmmeddelandet tagits emot. Den mobila enheten behöver uppfylla nödvändiga säkerhetskrav då de mottagna larmmeddelandena kan innehålla känslig information. Hela larmkedjan måste vara säkrad för att garantera att larm alltid omhändertas.
Uppdragsidé 8 (9) 1.1.2 Effektmål A. Kvalitetssäkring av trygghetslarm Verksamhetsnytta Larm från omsorgstagare skulle kunna besvaras snabbare. Loggning direkt på plats, tidsbesparande och kostnadseffektivt för verksamheten. Loggning av insatser/åtgärder kan begäras ut av omsorgstagare. Verksamheten kan säkerställa att larmen besvarats. Kontaktuppgifter i den mobila enheten skulle möjliggöra att medarbetaren kunde hjälpa brukaren med kontakt med ex. anhöriga. Vid behov söka hjälp på sjukvårdsupplysningen/1177 eller på annat sätt söka relevant information. B. Digitalisering av trygghetslarm Verksamhetsnytta Larm från omsorgstagare skulle kunna besvaras snabbare. Risk för missförstånd och onödiga fördröjningar minimeras. Verksamheten kan säkerställa att larmen besvarats. 2.2 Avgränsningar Trygghetsjouren administreras av SDF Majorna-Linné. 2.3 Kompetensbehov Kompetens Tänkbar roll med kompetensen Verksamhetsrepresentanter IT-personal Hemtjänstpersonal Kompetens från Trygghetsjouren Säkerhetsexperter Projektledning Processledare
Uppdragsidé 9 (9) 2.4 Intressenter Intressent Brukare Ansvarig chef, hemtjänsten Handläggare Hemtjänstpersonal Lokal IT-personal Processägare Processledare Beskrivning/förklaring Ökad trygghet Ökad möjlighet till kontroll Nya arbetsrutiner och verktyg Ny typ av utrustning 2.5 Risker Riskbeskrivning Ev åtgärder Låg IT-mognad hos vissa medarbetare Motstånd mot ökad kostnad för mobil utrustning Medel saknas till uppbyggnad av nödvändig IT-infrastruktur Säkerhetsrisker pga ny teknik Säkerhetsrisker pga nya rutiner Utbildning Informera om nyttan Informera beslutsfattare Tag in expertis och gör noggrann analys tidigt Skaffa god förståelse för nuvarande arbetssätt och inför det nya arbetssättet etappvis