Orust. Nulägesanalys samt förslag till åtgärder Pilotprojekt kommunal reserevision. Region Väst

Orust Nulägesanalys samt förslag till åtgärder Pilotprojekt kommunal reserevision Region Väst Postadress: öksadress: Telefon: Telefax: E-post: 405 33 Göteborg Lilla Bommen 8 031 63 50 00 031 63 52 70 vagverket.got@vv.se

Sida 2 av 34 Sammanfattning I denna rapport finns resultaten av de två utredningar av fordonsekonomi respektive transportlogistik som genomförts i Orust kommun under vintern 2003 2004 och våren 2004. Resultaten i rapporten ska ligga till grund för de förändringsarbete kommunen ska påbörja i nästa fas av projektet. Fordonsekonomi Orust kommun har ambitionen att kunna erbjuda personal i olika verksamheter effektiva transporter. Det innebär att transporterna ska ske kostnadseffektivt (dvs. till lägsta kostad i förhållande till nytta), säkert och med minsta möjliga miljöpåverkan. Transporternas karaktär, som t.ex. hemtjänstbesök, ställer stora krav på planering och administration av transporterna. Kommunen utnyttjar för sina transporter ett antal eget ägda fordon och leasade fordon, varav flera är specialutrustade. Därutöver nyttjas personalens egna bilar mot milersättning. För att få en optimal lösning på fordonsutnyttjande och dess kostnader föreslås följande: En rese- samt bilpolicy som reglerar det totala resandet, bilinnehav, rutiner och användandet av alla transporter inom Orust kommun upprättas och fastställs. Hanteringsrutiner som omfattar kommunens fordon utarbetas och fastställs. Kravspecifikation för fordon i förhållande till behov utarbetas och fastställs. Denna specifikation skall ligga till grund för upphandling och för upprättande av ramavtal med leverantörer. En funktion för ansvar och samordning av fordonen inrättas. I ansvaret ligger även hantering av en ev. inrättad bilpool. Möjligheten att införa en bilpool vid kommunhuset i Henån är stor och bör utredas ytterligare. Merparten av kommunens vinst står att finna i en tydlig kontroll av innehav, regelsystem, administration och skötsel av fordonen. Kostnadsuppföljning och kontroll av fordonen är eftersatt pga det decentraliserade ansvaret och borde med tanke på den totala kostnaden omfattas av en tydlig långsiktig plan. Exakt hur stor vinst kommunen kan göra genom en tydligare styrning är svårt att bedöma, men vår uppskattning är att besparingsmöjligheten på sikt är 10 15% av dagens fordonskostnad, främst genom en bättre kontroll av innehavet och ett samordnat ansvar. paringar kan göras genom att genomföra de åtgärder som föreslås i tabellerna nedan. Angivna besparingsbelopp ska ses som målsättningar. Åtgärderna kan göras både i ett kortare perspektiv (inom 1 2 år) och i ett längre perspektiv. I ett kortare perspektiv (inom 1 2 år) Däcksbyte och förvaring Service och reparationsavtal Nedskalning av del av fordonspark Rav4 från 36 till 24 månader Avtalskonstruktion finansbolag Justering av förlängningshyra, kapitaleffekt Försäkringsavtal Totalt (beloppet kan ses som en målsättning) paring (ca) 20 000 kr/år 50 000 70 000 kr/år 140 000 150 000 kr/år 25 000 kr/år 20 000 kr/år 15 000 kr/år 16 000 kr/år 286 000 316 000 kr/år

Sida 3 av 34 I ett längre perspektiv Omläggning av administration och ansvar Inrättande av bilpool Förändrat avyttringsförfarande Totalt (beloppet kan ses som en målsättning) paring (ca) 300 000 kr/år 100 000 kr/år 80 000 kr/år 480 000 kr/år Transportlogistik Hemtjänsten är indelad i sex distrikt med olika geografiska utgångspunkter och antal kunder och anställda. Städ utgår från Varekil och täcker hela kommunen med sin personal. De olika verksamhetsområdena saknar organiserad planering. Det finns inte heller någon, över verksamhetsområdena, gemensam organiserad planering för vårdtagare/patient/kund. Idag fungerar varje verksamhetsgren som en ganska isolerad planeringsorganisation, där hemtjänsten är indelad i två verksamhetsområde Hemtjänst och Städ. Fördelningen av arbetsuppgifterna ute hos vårdtagarna mellan Hemtjänsten och Städ är inte fullt klarlagda för respektive vårdare och städare, vilket kan medföra onödiga diskussioner och irritationsmoment. Det kan också medföra extra kostnader för tid och transport. Med ett intimare samarbete och planering, skulle med största sannolikhet hemtjänstpersonalen kunna avlasta sjuksköterskorna en hel del av de besök som dessa gör idag. Förbättringsförslag Utbilda och inför en planerare för i första hand hemtjänstorganisationen, med uppgift att planera verksamheten för alla vårdtagare och vårdare vecka för vecka. Lägg över transportplaneringen för dagcenterverksamheten på planeraren. Samordna transporterna för särskolebarnen med dagcenterverksamheten och utnyttja de specialfordon och minibussar som redan finns inom omsorgsförvaltningen. Samordna konstruktivt Hemtjänsten och Städ. Samordna konstruktivt hemtjänsten och kommunsjuksköterskorna. Se över och strukturera systemet med ansvar och delegering av medicinala arbetsuppgifter hos vårdtagarna. Starta en central bilpool. Se över möjligheterna för en central webbaserad beställningscentral för bilpool. Om föreslagna förbättringsförslag genomförs bedöms bl.a. följande effekter uppnås Drastisk minskning av mötestid Bättre arbetsplanerig Minskade kostnader för transporter Bättre yttermiljö Bättre arbetsmiljö Bättre personalutnyttjande Bättre tidsutnyttjande Inga glömda besök eller besök som inte hinns med. Bättre vårdservice Minskat antal fordon totalt Minskat användande av privata fordon i tjänsten Bättre kontroll på utnyttjandet av fordonen Bättre kontroll på service och underhåll av fordonen Lättare att boka fordon

Sida 4 av 34 Innehåll Sammanfattning... 2 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Pilotprojekt kommunal reserevision...5 1.3 Nuläge Orust...5 2 Fordonsekonomi... 6 2.1 Utgångsläge och metod...6 2.2 Bilinnehav...6 2.3 Orust kommuns vagnpark...9 2.4 Kommunens upphandling...11 2.5 Driftskostnader fordon...12 2.6 Finansiering...15 2.7 Försäkring...17 2.8 Policy...17 2.9 Organisation/administration...18 2.10 Bilpool...20 3 Transportlogistik... 24 3.1 Bakgrund...24 3.2 Logistikutredningens moment...24 3.3 Tidsbegrepp...24 3.4 Underlag för uträkningar...24 3.5 Sociala omsorgsförvaltningens organisation...25 3.6 Kommunsjuksköterskor...25 3.7 Boendestöd psykiatri...26 3.8 Dagcenterverksamheten...27 3.9 Hemtjänsten...28 3.10 Förslag...32 Bilagor Fordonsekonomi: Bilaga 1: Personalens spontana syn på kommunens fordon Bilaga 2: Förslag till struktur med avseende på bilpolicy Bilaga 3: Hanteringsrutiner Bilaga 4: Förvaltningsinterna fordon som skulle kunna ingå i bilpool Bilaga 5: Förslag till åtgärdslista/plan Transportlogistik Bilaga 6: Rapport Södra Morlanda Bilaga 7: Källförteckning

Sida 5 av 34 1 Inledning 1.1 Bakgrund Det finns tydliga fördelar med att hantera kommuners fordonsflotta på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Erfarenheter från tidigare utredningar visar att kommuner ofta kan göras väsentliga förbättringar vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt, planering av resor samt vägval. Kommuner som effektiviserar sina transporter kan minska sina kostnader och öka servicen. Effektivare transporter innebär också minska negativ miljöpåverkan, vilket alla vinner på. Det är också en arbetsmiljöfråga vilken bil kommunanställda färdas i och hur lång tid de vistas i trafiken. Bilpool är ett effektivt sätt att minska trafikens miljöbelastning och ett sätt bland flera att organisera sina fordon och tjänsteresor. En bilpool erbjuder ofta nyare bilar som har betydligt bättre miljöegenskaper än genomsnittsbilen. Dessutom är nyare bilar betydligt mer trafiksäkra än gamla och bidrar därmed till en säkrare arbetsmiljö. I Vägverkets uppdrag ingår att arbeta för att trafiken ska bli effektivare. Effektivare trafik betyder bland annat bättre framkomlighet, mindre utsläpp av växthusgaser samt ökad trafiksäkerhet. 1.2 Pilotprojekt kommunal reserevision Vägverket driver Pilotprojekt kommunal reserevision för att minska miljöpåverkan från trafiken och bidra till ökad trafiksäkerhet. Genom att stimulera kommuner att effektivisera sina transporter och på så sätt spara pengar, öka servicen och skapa en bättre arbetsmiljö, minskas även utsläpp av växthusgaser och buller. Mindre tid i bil och bättre bilar ökar dessutom trafiksäkerheten. Utifrån erfarenheter från utredningar i Orust och Marks kommuner ska en metod utarbetas och en handledning tas fram för förbättring av fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Denna handledning ska spridas till andra kommuner. Information om de erfarenheter som projektet gör ska även spridas under projekttiden. 1.3 Nuläge Orust I denna rapport finns resultaten av de två utredningar av fordonsekonomi respektive transportlogistik som genomförts i Orust kommun under vintern 2003 2004 och våren 2004. Resultaten i rapporten ska ligga till grund för de förändringsarbete kommunen ska påbörja i nästa fas av projektet. Revisionen av fordonsekonomin har utförts av Lars Peterson, Ynnor Tjänstebilsförlaget AB, telefon 0705 913116, e-post lars@ynnor.se. Revisionen av transportlogistiken har utförts av Jan Espekrona, ECE Network, telefon 0457 451065 / 0705 715981, e-post jan@espenkrona.se. En motsvarande rapport kommer att produceras för resultaten av översynen av fordonsekonomi och transportlogistik i Marks kommun.

Sida 6 av 34 2 Fordonsekonomi Avsnitt 2 är sammanställt av Lars Peterson, Ynnor AB. 2.1 Utgångsläge och metod Existerande leverantörsavtal, uppgifter om vagnparkens status samt intervjuer med ansvariga personer bildar grunden till analysen. Avtalen och användningen styr vad Orust kommun betalar för bilarna och vilka risker som tas av kommunen under innehavstiden och vid avveckling. Sammansättningen av vagnparken bestämmer i hög grad hur kostnaderna kommer att se ut på kort, medellång och lång sikt. Följande områden har inte studerats i utredningen: De fordon som ägs av kommunen och användes för speciella ändamål som räddningstjänsten (omfattar ett fåtal fordon) Fordon över 3,5 ton, lastbilar/bussar då projektet avser persontransporter i personbil. Miljöfordon, då det av infrastrukturella skäl är mindre aktuellt i nuläget. 2.1.1 Ingående material I analysen ingår följande material: Upphandlingsdokument och offerter/avtal från leverantörer (fordon och finans). Avtal för försäkring reglering av försäkringsvillkor. Övergripande kostnadsuppföljning information om fordonens totala driftskostnad. Hyrbilsavtal. Ersättningsregler för nyttjande av egen bil i tjänst samt kostnaden för denna transportform. Fordonsförteckning och geografisk spridning av dessa fordon. Intervjuer med personal, exempel på kommentarer finns i bilaga 1. 2.2 Bilinnehav 2.2.1 Allmänt Bilinnehav innebär normalt stora kostnader, i verksamheter av marknads- och servicekaraktär (inkluderat kommuner) är det den 3:e till 5:e största kostnadsgruppen, en kostnadsgrupp som blir allt viktigare att kontrollera, detta beroende på den kraftiga kostnadsutvecklingen för fordonsrelaterade kostnader som service och reparationer, bränsle och försäkringar. Kommunens ambition är att hålla kostnaderna på en låg nivå, utan att göra avkall på en hög servicenivå mot anställda och kommuninvånare, samtidigt som en hög säkerhetsnivå och en begränsad miljöpåverkan ska kunna uppnås. Det är inte enbart vid inköp som kostnaderna ska kontrolleras utan under hela innehavsperioden inklusive avveckling, den s.k. livscykelkostnaden. Nedan beskrivs de viktigaste faktorerna i denna innehavsprocess. 2.2.2 Inköp och rabatter Den vanligaste komponenten i ett avtalsförhållande mellan kunden och fordonsleverantören är rabatten på bilar, extra utrustning och service/reservdelar. Rabatten uppstår som en bonus då volymerna ökar, vilket sker vid en minimering av antalet avtal (fler enheter per leverantör). Viktigt är att utöver rabatter kunna förhandla sig till mervärden i form av försäkringslösningar, administration av vagnparken, hyrbilsavtal/lånebilar, hjälp med besiktning, däckadministration mm.

Sida 7 av 34 2.2.2.1 Kommunens position Orust kommun ingår i en samförvaltad upphandlingsorganisation mellan kommunerna Orust, Tjörn och Stenungsund; STO upphandling. Ramavtal har upphandlats (2002) och skrivits med två leverantörer. Ramavtalen upphör att gälla 2005 03 24. Följande leverantörer är aktuella: Ford genom Motorbolaget i Stenungsund AB. Avtalet är av standardtyp med normala rabattvillkor med avseende på antalet fordon. Leverantören kan ses som kommunens huvudleverantör med leveranser av fordon till flertalet förvaltningar, speciellt Sociala omsorgsförvaltningen. Följande bör noteras avseende detta avtal och kan ligga till grund för senare förhandlingssituation: - Fri lånebil vid service samt rabatt på reservdelar och fasta servicepriser är bra delar i avtalet och bör kunna utvecklas och överföras på andra leverantörer. - Kostnaden för förvaring och byte av däck bör kunna omförhandlas till väsentligt lägre priser (enligt jämförelse med likvärdiga avtal). Priset för förvaring och byte kan med stor sannolikhet halveras, motsvarande c:a 20 000 kr/år avseende 40 fordon. - En ytterligare rabatt om 1 2% på riktpriset bör kunna erhållas med den volym som STO totalt sett representerar (enligt jämförelse med likvärdiga avtal). - Avtalet bör skrivas med generalagenten för Ford alternativt garanteras av densamme (vad händer om Motorbolaget inte får behålla agenturen eller går i konkurs?). Toyota genom Ehrlings Bil i Uddevalla AB avseende framförallt specialfordon av typ 4WD till Sociala omsorgsnämnden. Avtalet är av standardtyp och erbjuder mycket bra rabatter på samtliga fordonstyper. Följande kan noteras: - Fri alternativt kraftigt rabatterad lånebil vid service bör kunna erbjudas. - Rabatt på reservdelar och servicearbete bör diskuteras och kunna erhållas vid ev. senare förhandlingssituation. - Avtalet bör skrivas med generalagenten, se ovan under Ford. Observera att ett avtal får ses som en helhet där rabatter, kringservice mm har ett (totalt) pris. Exempelvis den höga grundrabatten hos Toyota innebär med största säkerhet att man har svårt att erbjuda kompletterande lösningar med större prisreduktion. Båda avtalen är skrivna utifrån ett leverantörsperspektiv och tydliggör inte leverantörens totala ansvar, vad gäller exempelvis vid leveransförsening? Det rekommenderas att framtida avtal skrivs utifrån en gemensam avtalsmodell där kommunens krav och till avtalet kopplade mervärden tydligare framgår. Rabatten i samband med inköp övervärderas ofta och har relativt liten betydelse på fordonets livscykelkostnad. 1% extra rabatt innebär en årlig besparing per fordon på c:a 300 kr. I stället för hårda förhandlingar avseende rabattsatsen kan betydligt större mervärden erhållas med avseende på lägre servicekostnader, fri lånebil vid service, däcksbyte/förvaring mm. 2.2.3 Restvärde och avveckling Restvärdet bestämmer vad fordonet är värt efter avtalstidens slut. Det innebär alltid en risk att inte veta restvärdet tre till fyra år framåt vilket är normalfallet vid finansiell leasing. Det restvärde som åsätts fordonet i samband med leasingkalkylen är ett s.k. kalkylerat restvärde som inget har att göra med fordonets verkliga värde efter avtalstidens slut, även om värdet i kalkylen baseras på en erfarenhetsgrund. Kunden står i dessa sammanhang den fulla risken. Ett sätt att lösa risktagandet och som man bör förhandla sig till är att leverantören åtar sig att garantera restvärdet och till ett fastställt pris återköpa fordonet (gäller speciellt vid leasing) och beskriva vad som ingår i denna garanti. På så sätt kan kommunen bättre kontrollera hela finansieringskostnaden och veta vad bilen är värd (minimum) efter avtalsperioden. Detta innebär förutom en mer kontrollerbar kostnad över tiden att ett omfattande

Sida 8 av 34 avvecklingsarbete/försäljningsprocess undviks. Ett alternativt sätt att få ut ett maximalt värde för fordonet kan vara att utnyttja den tradingtjänst som bl.a. Nordea kan erbjuda (se avsnitt 2.6 Finansiering) och/eller använda ett auktionsförfarande som blivit mer etablerat i Sverige och idag används av ett stort antal företag (exempelvis Gatubolaget i Göteborg). 2.2.3.1 Kommunens position Orust kommun arbetar med strikt finansiell leasing utan garanterade restvärden. Avtalen skrivs normalt på 36 månader men merparten av avtalen har förlängts med 24 månader. Effekterna och riskerna med detta beskrivs mer under avsnitt 2.6 Finansiering. 2.2.4 Service/reparationer och övrig drift Det är under bilens drifttid de största kostnaderna uppstår och risken för s.k. kostnadsläckage under innehavstiden är uppenbar. Kostnadsläckaget uppstår när en fullgod kontroll över bränsleförbrukning och motiverade kostnader för service och reparationer mm saknas/är bristfällig. Detta är ofta fallet vid ett decentraliserat handhavande av fordonsparken och ett icke fullgott uppföljningssystem. Ett sätt att minska risken kan vara att centralisera ansvar, införa ett detaljerat uppföljningssystem, det senare kan erbjudas genom avtal om extern administration (s.k. Outsourcing). För ytterligare kontroll kan avtal tecknas med leverantören för service och reparationer. Kostnaden kan enklare kontrolleras och budgeteras. Dessutom ger det erfarenhetsmässigt ca 50 öre lägre kostnad per mil och fordon över innehavstiden och skulle kunna innebära en total besparing för kommunen om 60 70 000 kr/år baserat på 50 fordon. Det finns idag en stor osäkerhet med avseende på denna typ av avtal då EU-förändrade regler (Gruppundantaget) har inneburit en prispress på service och reparationer. Kommunen bör avvakta med denna åtgärd fram till dess att en ny upphandling genomförs. 2.2.4.1 Kommunens position Orust kommun har valt att löpande betala fordonens driftskostnader. Kommunen har vidare ett strikt decentraliserat ansvar för fordonens drift även om en mindre centralisering skett inom Sociala omsorgsförvaltningen. Baserat på den information som erhållits utifrån ekonomisystemet kan slutsatsen dras att noggrannheten i uppföljningen kan utvecklas. Exempelvis kan man ur objektredovisningen inte finna helt tillförlitlig information per fordon. Det syns som om samtliga fordonskostnader inte objektredovisas på korrekt sätt då alltför stor spridning med avseende på kostnadsbelastningen kan konstateras för likartade fordon med ungefär samma körsträckor. Avstämning har vidare gjorts mot en teoretisk kalkyl där merparten av kostnaderna är mer eller mindre kända (leasing, skatt, försäkring och bränsle) vilket förstärker ovanstående bedömning. Effekter och risker beskrivs närmare under avsnitten Driftskostnader fordon och Organisation/administration. 2.2.5 Innehavstid Under början av 1990-talet förlängde många företag sin innehavstid till 5 år eller mer för att sänka sina kostnader för vagnparken. De flesta har gått ifrån detta då totalekonomin över en längre period snabbt försämrades. Värdeutvecklingen på bilarna var dålig och service- och reparationskostnaderna ökade dramatiskt. Även aspekter som att vagnskadeförsäkringen upphör att gälla, vilket påverkar försäkringspremien, bidrar till att förstärka bilden av att innehavet bör maximeras till 36 månader, alt. 12 000 mil. Rekommendationen baseras på tidigare erfarenheter men måste värderas mer i detalj med avseende på kommunens specifika fordonsinnehav. Vid det som inträffar först bör bilen bytas. Innehavstiden kopplas till de avtal som i övrigt tecknas för fordonet som service- och reparationsavtal, garanterat restvärde och finansiering. Det är viktigt att innehavet kan styras (omfördelning av fordon) så att ev. tariffer på övermil (vid leasing) inte markant drabbar bilens driftskostnader.

Sida 9 av 34 2.2.5.1 Kommunens position Orust kommun arbetar strikt efter modellen 36 månader utan annan bestämning av miltalen än en årsnorm för bestämmande av kalkylerat restvärde. Mer om innehavstid kan studeras i avsnitt 2.6 Finansiering. 2.3 Orust kommuns vagnpark 2.3.1 Nuläge Orust kommun innehar idag 88 fordon, varav 28 st är registrerade som lätt lastbil. Av det totala innehavet (88 st) leasas 50 st, resterande ägs av kommunen. Tabellen nedan visar märkes-, modell- och åldersfördelning avseende fordonsinnehavet per november 2003 (mindre förändringar har skett sedan denna tidpunkt). Märke Modell Antal Andel 1 3 år >3 år LB-reg Ford Focus 38 st 43% 6 st 32 st Escort Express 6 st 7% 1 st 5 st 6 st Transit 10 st 11% 6 st 4 st 7 st Escort 1 st 1% 1 st Mondeo 1 st 1% 1 st Toyota Rav 4 5 st 6% 2 st 3 st Corolla 2 st 2% 2 st Övriga 6 st 7% 4 st 2 st 5 st Övriga Diverse 19 st 22% 3 st 16 st 10 st Totalt 88 st 100% 23 st 65 st 28 st 26% 74% 32% Fordonen används inom flertalet av förvaltningarna, merparten finns inom den sociala sektorn och används inom bl. a. äldreomsorgen. Genom inköpsförfarandet tillsammans med de enskilda förvaltningarnas individuella krav har kommunen idag totalt 6 olika bilmärken samt varianter av dessa. Fordonsparken karaktäriseras vidare av att genomsnittsåldern på fordonen är relativt hög, 74% är äldre än tre år och 20% äldre än 5 år. Detta är ett strategiskt val som kommunen gjort men innebär ett stort risktagande med avseende på driftskostnader och restvärden, samtidigt som säkerhets- och miljöaspekten kan bli föremål för diskussion. Observera att en stor andel av fordon äldre än 5 år är specialfordon (ex Räddningstjänsten). C:a 80% av fordonen finns samlade kring de två huvudavtal som finns (Ford och Toyota), resterande fordon är dels av äldre årgång men även anskaffade utanför existerande ramavtal, troligtvis baserat på speciella situationer/önskemål och behov. Fordonsfördelningen är normal i förhållande till verksamhetens art och föranleder inga större krav på förändringar, dock bör kommunen överväga att i en framtid tydligare inrikta sig mot få leverantörer (=de avtalsbundna). Utöver risken för ökande driftskostnader (inklusive försäkring), ev. stilleståndskostnader och meradministration kan en vagnpark som den kommunen har innebära följande: I samband med utbyte av fordonen kan driftkostnadsbudgeten kraftigt komma att ökas genom högre leasingavgifter då många fordon är i behov av utbyte vid ungefär samma tidpunkt. En markant risk finns att vid en förnyelse av vagnparken restvärdet på existerande fordon kan påverkas negativt då alltför många fordon och av samma typ samtidigt kan komma ut på marknaden.

Sida 10 av 34 Kostnadskontrollen kan bli eftersatt då kunskapen om service- och reparationskostnader minskar jmf med en mer enhetlig fordonspark. Kommunen bör snarast avveckla udda fordon i vagnparken som Nissan Almera och Chrysler Voyager. Anledningen är att kunskapen om denna typ av fordon är låg samt att handhavande mm i samband med service kräver ett mått av meradministration jämfört med etablerade kontakter med de större leverantörerna. Fordonens fördelning inom olika ansvarområden kan ses i tabellen nedan. Förvaltning Fordonstyp Antal Andel >3år Varav LB-reg Sociala Ford Focus 30 st 25 st Toyota Rav4 5 st 1 st Övriga 9 st 6 st 1 st Soc totalt 44 st 50% 32 st 1 st Tekniska Ford Focus 5 st 5 st Ford Escort 1 st Ford Express 6 st 6 st 6 st Transit 6 st 4 st 6 st Övriga 9 st 6 st 9 st Tekn totalt 27 st 31% 21 st 21 st R-Tjänsten 11 st 12% 8 st 8 st Övriga 6 st 7% 6 st Totalt 88 st 100% 67 st 30 st 2.3.2 Förslag En tydlig kravspecifikation utarbetas med avseende på fordon att användas inom olika verksamhetsområden. Kraven skall omfatta följande: - Utrymmeskrav med avseende på passagerare och lastförmåga. - Krav på säkerhetsnivå exempelvis i förhållande till EuroNCap och Folksam. - Miljökrav med avseende på bränsleförbrukning och/eller alternativt drivmedel. - Utrustningskrav fordonens standardutrustning samt extra utrustning efter behov. Genom en tydlig kravspecifikation underlättas upphandlingsförfarandet samt interna diskussioner kan minimeras i ett längre perspektiv (alla vet vad som gäller). Det grundläggande systemet med minst två leverantörer (dock ej fler än tre) bör bibehållas av bl.a. konkurrens- och kontrollskäl. Kommunen bör dock eftersträva att i så stor omfattning som möjligt långsiktigt enbart använda sig av de leverantörer med vilka det finns ett ramavtal. Utvalda leverantörer bör kunna leverera merparten av kommunens fordon i form av personbilar, bussar samt lätta lastfordon.

Sida 11 av 34 Nedan redovisas ett antal punkter som blir resultatet av införandet av ovanstående förslag och leder till ökad effektivitet i arbetet med vagnparken: - Förenklade rutiner i samband med leverantörskontakter. - Leverantören kan påläggas utökat ansvar för kommunens bilar. - Kommunen blir en viktigare kund. - Inköp och avveckling av hela vagnparken ligger på få avtal, vilket ökar kontroll och översikt Kommunen bör planera för att anskaffning av fordon sker kontinuerligt över tiden inom upprättade ramavtal. Genom en större anskaffning vid en tidpunkt, vilket samtidigt innebär en avyttring vid i stort sätt samma framtida tidpunkt kan restvärdet komma att påverkas negativt. I den position kommunen befinner sig i idag (med ett stort antal avyttringar inom närliggande tidsrymd) bör avyttringen av äldre fordon planeras så att de sker stegvis med ett fåtal fordon per tillfälle. Kommunen har genom att förlänga merparten av leasingavtalen under 2002 efter det att en framgångsrik upphandling genomförts, kommit i otakt med en effektiv innehavstid. Då merparten av fordonen är planerade att bytas under 2004 är kommunen hänvisad till gällande ramavtal vilket kan försvåra en mer långsiktig anpassning till alternativa märken/modeller. Förslaget kan vara att förlänga innehavet ytterligare så att det samverkar med ramavtalet. Undersök möjligheterna till ytterligare 1 års förlängning, gör ek analys, för de fordon vilka inte passerat 12 000 mil. 2.3.3 Specialfordon Avseende specialfordon kan separata avtal upprättas, dvs. enstaka fordon kan införskaffas från lämplig leverantör utanför de ramavtal som tecknats med billeverantörer, eller via ett för ändamålet upprättat ramavtal. Antalet specialfordon bör minimeras eftersom de är svåra att alternativanvända inom kommunen och förmodligen är kostnaden under innehavstiden relativt sett hög (en djupare analys av detta bör genomföras). Genom det nära samarbetet med grannkommunerna bör övervägas att införa en gemensam pool för exempelvis fordon av busstyp. Alternativet kan vara att ingå långsiktiga hyresavtal med lokala taxiföretag vilka kan överbrygga extra behov. 2.4 Kommunens upphandling Orust kommun har genom STO Upphandling upprättat ramavtal över en längre tidsperiod. Avtalen specificerar rabatter samt övriga villkor. I samband med nyanskaffnings- eller ersättningsbehov beställs fordon via STO vilka även hanterar avyttring av inbytesfordon. Slutlig beställning hos leverantör sker genom STO. Rutinen är väl fungerande baserat på dagens organisation men kan ses som administrativt komplicerad och resursslukande. Dessutom kan samordningen leda till en suboptimering är behoven likartade i de tre kommunerna? Rutinen med central inköpshantering kan ses ha en fördel i att avtalskontrollen (vart inköp) sker kontinuerligt. Genom en ramavtalskonstruktion samt ett mer uttalat och samlat ansvar över fordonsparken kan denna process minimeras. Vid en ev. förändrad organisation där en bilansvarig har ansvar och befogenheter kan hela beställnings- och avvecklingsprocessen placeras här. STO upphandling blir då enbart en professionell resurs i samband med upphandling och avtalsskrivande. I samband med framtida upphandling bör även ett tydligare ansvar åläggas respektive leverantör vilket underlättar beställningsförfarandet. Kopplat till ev. garanterade restvärden och/eller tradingverksamhet finns dessutom ej behov av omfattande internt avyttringsarbete.

Sida 12 av 34 2.5 Driftskostnader fordon 2.5.1 Allmänt Orust kommun har en årlig kostnad (2003) avseende sitt bilinnehav på c:a 3 850 000 kr exklusive avskrivningar på egna fordon och administrativa kostnader. Det innebär en genomsnittlig kostnad för vart fordon om c:a 45 000 kr per år. Kostnadsfördelningen per kostnadsslag kan ses i tabellen nedan. Kostnadsslag Sociala Tekniska R-tjänst Centralt Totalt Andel Leasinghyra 930 tkr 93 tkr 58 tkr 84 tkr 1165 tkr 30% Bränsle 626 tkr 294 tkr 114 tkr 38 tkr 1072 tkr 28% Reparationer 707 tkr 330 tkr 17 tkr 50 tkr 1104 tkr 29% Skatt/Förs. 277 tkr 153 tkr 53 tkr 24 tkr 507 tkr 13% Totalt 2540 tkr 870 tkr 242 tkr 195 tkr 3848 tkr % av total 66% 23% 6% 5% I jämförelse med andra kommuner uppvisar kostnadsfördelningen en normal struktur förutom att service- och reparationskostnader kan synas ligga i storleksordningen 3 000 kr/år och fordon högre än en jämförbar vagnpark. Snittkostnaden för service- och reparationer ligger på 12 500 kr/fordon och år och troligtvis med stora fluktuationer. Snittkostnaden per mil är 6,50 kr vilket kan, i en jämförelse med tillgänglig statistik anses som c:a 2 kr/ mil högre än en vagnpark med motsvarande fordonstyper. Den högre kostnaden motiveras av att kommunen valt att förlänga leasingkontrakten och därigenom öka riskexponeringen. Tillgänglig information har inte kunnat lämna underlag till en djupare analys. Baserat på tillgängligt material, speciellt i form av objektredovisningen, se ovan, har en exakt kostnadsuppföljning på fordon och fordonstyp inte kunnat genomföras. Nedanstående siffror är baserade på en teoretisk beräkning utifrån känt material som leasinghyror, skatt, försäkring och angivna mätarställningar samt erfarenheter av motsvarande fordon/vagnparker. Siffrorna får ses som en indikation med avseende på kostnader men avviker med stor sannolikhet inte nämnvärt från det verkliga förhållandet. Ansvarsområde Fordon Kostnad/fordon och år (snitt) Total kostnad/år Mil/år (snitt) Kostnad/mil Sociala Ford Focus 47 100 kr 1 415 000 kr 2 420 19,46 kr Rav 4 81 900 kr 410 000 kr 5 250 15,60 kr Övriga 41 500 kr 125 000 kr 1 550 35,60 kr (pers.bil) Övriga (buss) 86 700 kr 520 000 kr 2 650 32,70 kr Tekniska Ford Focus 43 500 kr 220 000 kr 1 800 24,16 kr Ford Express 32 000 kr 195 000 kr 1 500 21,33 kr Övriga ) 31 000 kr 525 000 kr 1 500 20,66 kr R tjänsten 243 000 kr Övriga/Centralt P-bil/buss 48 000 kr 195 000 kr 1 500 32,00 kr Totalt 43 700 kr 3 848 000 kr 2 000 21,85 kr

Sida 13 av 34 2.5.1.1 Sociala området Utnyttjandegraden för samtliga fordon är genomsnittligt hög vilket ger som resultat en låg milkostnad (ej medräknat ett ev lägre inbytespris då avyttringsdokumentation saknas). Den genomsnittliga körsträckan på standarfordon inom Socialförvaltningen är 2 450 mil/år, men med en spridning på årsbasis för enstaka fordon från 1 600 mil (Röra) till 3 100 mil (Stala). Ett aktivt arbete bör sättas in för att få så jämn milfördelning som möjligt över fordonen då detta leder till optimal kostnad över tiden. Miloptimeringen sker genom omflyttning av fordon mellan enheter vilket är ett naturligt inslag hos en central ansvarsorganisation. Personbilar utöver standard Ford Focus har ett mycket lågt milutnyttjande; en Toyota Corolla vid hemtjänsten i Ellös körs i snitt bara 950 mil per år. En värdering bör göras om detta fordon behövs i verksamheten eller om den enbart kan ses som en servicebil för de anställda. De fordon av busstyp som används inom området har en hög utnyttjandegrad, här avviker Orust på ett tydligt sätt mot flertalet andra kommuner. Körmönster har inte kunnat studeras men det finns en risk avseende denna typ av fordon de används som servicefordon i stor omfattning och inte till sitt egentliga syfte och därigenom till en alltför hög milkostnad. En mer noggrann utvärdering av denna typ av fordon bör genomföras. Alternativet kan vara att mer aktivt samarbeta med närliggande kommuner (för effektivare resursutnyttjande) och/eller knyta avtal med biluthyrningsföretag på orten (för ökad flexibilitet). 2.5.2 Fordonsbyte Orust kommun har genom att inte genomföra ett kontinuerligt utbyte i enlighet med grundavtalen låst in sig i en svårhanterlig situation, man har skjutit problemen på framtiden. Åtgärden har varit ett medvetet risktagande men kan innebära följande effekter i samband med utbyte av fordon: Då ett stort antal fordon planmässigt skall ersättas vid en gemensam tidpunkt kommer restvärdet på inbytesfordonen att kraftigt påverkas. Vår bedömning är att vid en samlad avyttring c:a 10 000 kr/fordon kan komma att förloras i inbytesvärde. Vår rekommendation är att en avyttring planeras noggrant och att ett fåtal fordon (4 5 st) omsättes per tillfälle och att omsättningen sker i ett vidare geografiskt område. Vid nyanskaffning av motsvarande fordon kan kostnadsnivån komma att öka inom de ansvarsområden som är aktuella för utbytet. Genom avtalskonstruktionen kan det fram till avtalens utgång (2005) vara svårt att förändra fordonsinnehavet med avseende på alternativa märken. 2.5.3 Anskaffningsalternativ Anskaffningen av nya fordon skall styras av det behov som definieras i organisationen (brukarna). Detta kan innebära att kommunen inte behöver vara låst vid exakt de modeller som innehas i nuläget. För att visa på alternativ kan följande tabell studeras. Angiven snitt- och totalkostnad är omräknad från verkliga förhållanden enligt ovan och anpassade till i tabellen angivna miltal som används som grund i en finansiell leasingkalkyl. Uppgifterna skall enbart ses som en information med avseende på ev. ekonomiska effekter. Vid ett slutligt val måste faktorer av säkerhetsmässig och miljömässig effekt studeras.

Sida 14 av 34 Märke Ford Ford Ford Toyota Toyota Toyota Suzuki Modell Focus Focus Fiesta Yaris Rav 4 Rav 4 Ignis Situation Nuläge Nyinvest Alt Alt Nuläge Nyinvest Alt Körsträcka/år 2 500 mil 2 500 mil 2500 mil 2500 mil 5000 mil 5000 mil 5000 mil Kostnad/år 48 700 kr 53 200 kr 44 000 kr 42 000 kr 81 000 kr 88 000 kr 74 000 Kostnad/mil 19:46 kr 21:28 kr 17:60 kr 16:80 kr 15.60 kr 17:60 kr 14:80 kr Övrigt 4WD 4WD 4WD Viktigt i samband med fordonsanskaffning är att studera kostnaden per insats, kostnad per mil inom respektive fordonsgrupp. Utgångspunkten är att det finns en grundmodell motsvarande en Ford Focus som kompletteras med fordon för speciella ändamål, exempelvis Toyota Rav4 med 4WD. Att beakta är att: Ett utbyte av existerande Ford Focus mot motsvarande typ/modell kan innebära en total kostnadsökning om 115 000 kr/år. Kommunen bör värdera ett alternativ i form av Ford Fiesta, vilken uppvisar i stort sett likartade utrymmessituation samt att nyare modell motsvarar en äldre (3 5 år) Focus säkerhetsmässigt. Kommunens kostnadsbesparing kan i detta alternativ uppgå till c:a 141 000 kr/år baserat på 30 fordon. Ytterligare besparing om c:a 40 000 kr/år kan erhållas vid byte till Toyota Yaris. Yaris är i nuläget en mycket populär fordonstyp inom kommunal verksamhet, framförallt beryktad för sin driftssäkerhet och i förhållande till storleken hög säkerhet. Vid utbyte av specialfordon av 4WD-typ mot motsvarande modell (Toyota Rav4) riskerar kommunen en kostnadsökning om totalt 35 000 kr/år. Som alternativ kan en ny modell på marknaden väljas, Suzuki, vilken idag har valts av ett antal kommuner som alternativ till de alltmer kostnadsintensiva 4WD-modellerna. paringseffekten för kommunen skulle kunna finnas i storleksordningen 35 000 kr/år (likvärdigt med dagens kostnadsnivå). Det finns p g a de geografiska förhållandena i kommunen ett behov av fordon med fyrhjulsdrift och högre markfrigång. Det är ett mode idag att anskaffa denna typ av fordon och kommunen bör göra en mycket noggrann analys med avseende på långsiktigt behov. Även om kommunens fordon i nuläget har en mycket låg milkostnad så uppvisar exempelvis en Ford Focus med motsvarande körsträcka en milkostnad som är c:a 2 kr/mil lägre. 2.5.4 Innehavstid Orust kommun har valt ett grundalternativ med 36 månaders leasing. Detta alternativ kan ses som optimalt med avseende på livscykelkostnad för fordonen. En ökning av innehavstiden till 48 månader med avseende på hemtjänstbilarna som skulle innebära en total körsträcka om 10 000 mil (4 x 2 500) kan innebära en årlig förtjänst per fordon om 1 000 kr och år men risktagandet är högre med avseende på service- och reparationer för att detta i nuläget skall rekommenderas men bör finnas med som en variabel i samband med ny framtida upphandling. Med avseende på de fordon av specialkaraktär (Toyota Rav4) som har en årlig körsträcka om drygt 5 000 mil bör kontrakten enbart omfatta 24 månader (2 år) då en icke oväsentlig ekonomisk effekt kan erhållas för kommunen beroende av andrahandsvärdet. Denna ekonomiska fördel kan värderas till c:a 5 000 kr per fordon och år.

Sida 15 av 34 2.6 Finansiering Vid anskaffning av ett fordon har man att välja mellan att finansiera med egna medel (eget ägande) alternativt genomföra köpet med ett leasingavtal. Merparten, c:a 90% av dagens fordon nyttjade av juridiska personer (företag m fl), finansieras via leasing då det ger en icke oväsentlig kostnadseffekt. I samband med leasing är 50% av momsbeloppet avdragsgillt i rörelsen (vilket inte gäller köpta, personbilsregistrerade, fordon). Kostnadseffekten för ett fordon med ett inköpspris om 150 000 kr är c:a 3 500 kr/år. 2.6.1 Finansieringsalternativ 2.6.1.1 Finansiell leasing Den på marknaden mest förekommande formen av finansiering är Finansiell leasing. Leasingformen står för c:a 65% av all leasing i Sverige och normalt använder sig kunden av sin etablerade bankrelation. I praktiken innebär leasingformen enbart att företaget lånar pengar för finansieringen av en anläggningstillgång med fordonet som säkerhet. Risken finns hela tiden hos kunden och då leasingkalkylen innefattar ett antal antaganden som helt är relaterade till kundens och/eller marknadens värdering (ränta, restvärde). 2.6.1.2 Operationell leasing En leasingform som är betydligt mer vanlig utanför Sverige är den Operationella leasingen. Den innebär i stort att större delen av ansvaret överföres på leverantören som i sin mest extrema form garanterar samtliga kostnader. Lösningen får ses som en form av försäkring där kunden betalar en riskpremie. Som motvikt till en normalt högre kostnad får ställas minskad intern administration samt förbättrad kunskap om kostnadsnivån ur ett budgetperspektiv. I den operationella leasingformen ingår ett stort ansvartagande från leverantörens sida (finansbolaget) avseende ränta, restvärde, driftskostnader och administration. 2.6.1.3 Alternativa leasingformer På marknaden erbjuds ett antal varianter av ovanstående leasingformer. Det kan vara: Finansiell leasing kompletterad med administrativa tjänster, ex Nordea med administrationsföretaget Bilreda. Fullserviceleasing där leverantören garanterar ett restvärde på fordonet samt bistår med avyttring av detsamma. Olika typer av delning av ev. vinst finns i dessa upplägg. Enbart tillhandahållande av administrativa tjänster som Bilreda. Normalt är detta ett sätt att avlasta den interna verksamheten samt att erhålla en mer stabil kostnadsuppföljning och kontroll. Uppfinningsrikedomen är mycket stor och varje alternativ bör noggrant värderas utifrån en totalkostnadskalkyl för företaget/organisationen. Hanteringsbolagen som oftast samarbetar intimt med finansbolagen och erbjuder sina tjänster i samband med finansiering tillhandahåller ett stort och varierat utbud av tjänster som ska avlasta kunden (outsourcing). Grundidén är att ta hand om alla fakturor som vagnparken ger upphov till. Kunden erhåller en faktura och ett konteringsunderlag. Till denna hantering finns normalt ett rapportsystem som ger detaljerade uppgifter om respektive objekt, hantering av försäkringar mm. Orust kommun har som sagts en inte helt stabil kostnadsuppföljning, denna kan utvecklas med ovanstående alternativ.

Sida 16 av 34 2.6.1.4 Avtalskonstruktion I samband med leasingavtalets tecknande betalas normalt leasinghyran från första månaden efter det att leverans har skett av fordonet. Mellanliggande dagar belastas med en ränta på insatt kapital. Leasinghyran bör inte betalas förrän månaden efter det att leasingföretaget betalar sin faktura till fordonsleverantören (oftast finns 30 dagars kredit) först då startar leasingföretagets egentliga åtagande mot kund. I praktiken kan detta beskrivas som (exempel): Fordonet levereras den 15 maj med 30 dagars fakturakredit. Finansbolaget betalar fakturan till fordonsleverantören den 15 juni. Finansbolaget har debiterat kunden leasinghyra från 1 juni samt ränta för perioden 16 31 maj. Leasingperioden omfattar 36 månader (normalfallet) från 20040601 20070531. Om istället leasingavtalet startar månaden efter det att finansbolaget betalat sin skuld till fordonsleverantören innebär detta att avtalets giltighet är; 20040601 20070630 m a o 37 månader, för vilket kunden betalar. I praktiken innebär det att kunden har nyttjanderätt i 37 månader mot dagens 36 månader men med samma totala leasinghyra. Vinsten består i en månads ytterligare nyttjande till en låg räntebaserad kostnad. Vinsten av detta kan beräknas till c:a 400 kr/år (netto) och bil vilket med 50 fordon som bas innebär 20 000 kr/år. Denna ekvation är inte enkel att förstå, men varför skall finansbolaget debitera en leasinghyra på ett objekt man inte finansierat/betalt? 2.6.2 Kommunens position Orust kommun har valt att finansiera en större del av sitt fordonsinnehav genom finansiell leasing. Detta innebär att ramavtal har tecknats med närstående bank (Nordea). Detta avtal är med avseende på räntebelastning mycket bra, Stibor 90 + 0,7% kan enbart erhållas inom kommunal verksamhet alternativt väsentligt större fordonsparker än den kommunen representerar. Kommunen har valt att inte komplettera finanstjänsterna med ett administrativt avtal, mer om detta kommenteras nedan under avsnitt 2.9 Organisation/administration. Finansavtalet innebär att kommunen står all risk med avseende på innehav och avyttring av fordonen. Kommunen har valt att förlänga merparten av avtalen med 24 månaders förlängd leasing. Problemet med denna typ av konstruktion är att restvärdessättningen styrs av finansbolaget och inte speglar det verkliga värdet på fordonet (enligt försäljningsstatistik, se www.bilweb.se). I samband med avtalsförlängningen om 24 månader har restvärdet satts till 25% av anskaffningspris vilket motsvarar 25 074 kr efter 5 års innehav (gäller Ford Focus). Marknadspris/inbyte avseende Ford Focus av 1999 års modell med en körsträcka om c:a 10 000 mil är (avräknat bilhandelns marginal) c:a 60 000 kr, att jämföra med 25 074 kr enligt ovan. Detta innebär, att kommunen under förlängningsperioden betalat alltför höga löpande avgifter. Omräknat efter ovanstående restvärde om 60 000 kr innebär det en löpande merkostnad om c:a 285 000 kr/år. Detta motverkas av en framtida ökad försäljningsintäkt men kan anses driftmässigt mindre motiverad då fokus på en avyttring normalt är begränsad. Den enda part som tjänar på en överdebitering är finansbolaget. Eftersom kunden står för hela risken kan detta inte anses vara korrekt mot kommunen. Vid avtalsförlängning skall alltid hänsyn tas till ett så nära marknaden verkligt värde, det finns inte anledning att löpande betala mer än vad priset på ett begagnat fordon representerar. Finansbolagen arbetar efter en schablon som inte visar sig stämma överens med verkligheten, speciellt vid avtalsförlängning. Finansbolagets motargumentation är att kunden accepterat konstruktionen men borde enligt vår uppfattning vara mer aktiva för att beskriva det verkliga värdet.

Sida 17 av 34 Om kommunen väljer att köpa ett fordon med det låga restvärde som åsatts av finansbolaget kan detta ur skatterättslig synvinkel ses som ett avbetalningsköp. Detta innebär, att det momsavdrag som erhållits under leasingperioden kan av Skattemyndighet ifrågasättas. Rekommendationen är att inte köpa fordon där restvärdet är satt så lågt i förhållande till marknadsvärde att det kan värderas som ett avbetalningssköp. Risken kan ligga i storleksordningen 8 10 000 kr om fordonet innehas 5 år. 2.7 Försäkring Försäkring är idag tecknad med IF genom försäkringsmäklare (Willis). Avtalet är svårt att värdera då det med avseende på fordonen starkt påverkas av kompletterande debitering avseende vagnskada. Den totala premien för 2003 är 361 000 kr motsvarande 4 100 kr/fordon För nyare fordon är genomsnittsdebiteringen 3 350 kr vilket kan bedömas som c:a 200 kr över den nivå ett finansbolag idag kan erbjuda (Nordea/Bilreda) vid ett gruppavtal i samband med administrativa tjänster. Den lägre prisnivån enligt ovan borde kunna appliceras på 80 fordon, detta skulle innebära en total besparing om 16 000 kr/år. Mer om administrationsavtal kan ses under i avsnittet 2.9 Organisation/administration. Antalet skador per år motsvarar under de senaste tre åren en skada per 4 fordon och år. Detta kan anses som högre än genomsnitt. Tillgänglig information tyder på ett stort antal vagnskaderelaterade händelser vilket kan indikera en stor andel småskador. Premienivån balanserar väl mot skadenivå för åren 2001 02 (2003 enbart preliminära avräkningar). Försäkringspremier är med avseende på fordon en mycket osäker post, det som är känt är att det totalt ökande skadutfallet i samhället kraftigt kommer att påverka premienivån. För att undvika dramatiska premiehöjningar bör kommunen inleda ett mer aktivt samarbete med försäkringsbolaget. Detta samarbete kan utmynna i anpassning av självrisknivåer vid olika typ av skada samt ett långsiktigt utbildningsprogram för undvikande av s.k. onödiga skador. Kommunen bör samarbeta direkt med försäkringsbolaget för att dels identifiera typen av skador, dels upprätta ett långsiktigt program för att minimera kostnadsutvecklingen för försäkringspremier. Detta kan ske genom: Analys av skadetyper och självriskbedömning utifrån skadetyp. Kommunen har merparten av sina skador med avseende på mindre vagnskaderelaterade skador vilket innebär att självrisken för denna typ av skador skulle kunna sänkas till förmån för glas, brand, stöld mm. Starta ett utbildningsprogram i syfte att minimera alla de mindre skador som nämns enligt ovan. En möjlighet kan vara en aktiv satsning på utbildning i sparsamt körsätt (Ecodriving) som både bidrager till lägre bränsleförbrukning (miljö) och mer aktsamt körsätt (säkerhet). Specialutbildning i samverkan med Vägverket, NTF m fl med avseende på fordonshandhavande kan rekommenderas. 2.8 Policy Kommunen har idag ingen resepolicy som reglerar resande och transporter. Ett förslag finns under arbete. En resepolicy kan ses som ett övergripande dokument som beskriver den viljeyttring och styrning som kommunen har med all typ av resor som företas inom kommunens ram med cykel, buss, bil, tåg, flyg mm. Resepolicyn skall vidare vara anpassad till övriga policys som miljöpolicy och säkerhetspolicy. Viktigt är att denna resepolicy ger en bild av kommunens egen situation och vilja, den blir ett Orustdokument och skall ej kopieras utifrån andra organisationers resepolicy.

Sida 18 av 34 Den övergripande resepolicyn bör kompletteras med regler avseende egna fordon då dessa normalt står för den större delen av transportvolymerna, och regler för upphandling av egna fordon och externt utförda transporter. 2.8.1 Förslag Regelverket/policyn avseende bilar kan kommenteras enligt följande: Resepolicyn färdigställs. En bilpolicy fastställs. Den föreslagna policyn reglerar de områden som är väsentliga för ett effektivt bilinnehav. Förslag till policyrubriker finns i bilaga 2. En handhavandeinstruktion fastställs. Handhavandeinstruktionen minskar enligt vår erfarenhet service- och reparationskostnader samt mindre och kostsamma försäkringsskador. Förslag till disposition av hanteringsrutiner kan lämnas. Förslag till hanteringsinstruktion finns i bilaga 3. Eftersom resepolicyn bl. a. reglerar oförutsedda händelser som kan uppstå i vagnparken och att den fungerar som ett stöd i beslutsprocesser etc. leder policyn på sikt till sänkta kostnader. De läckage som lätt uppstår i frånvaron av rutiner och regleringar kan undvikas och beslut kan fattas på den mest effektiva nivån i kommunen. Hur stora inbesparingar som kan göras är mycket svårt att fastställa eftersom det rör sig om interna handlägganden och situationer som inte uppträder regelmässigt. Vår erfarenhet visar dock på att en väl fungerande policy över tiden ger totala kostnadsbesparingar om 3 5% av den totala fordonskostnaden per år. 2.9 Organisation/administration 2.9.1 Nuläge Inom kommunen ansvarar respektive förvaltning för fordonen utifrån ett handhavandeperspektiv och därigenom ekonomiskt. Personal anställda för olika arbetsuppgifter ägnar en stor del av sin tid till att administrera fordonen, tid som bättre skulle kunna användas i kärnverksamheten. Inom kommunen finns resurser, som ev. med en mindre omfördelning, skulle kunna bidraga till en effektivare administration av kommunens fordonspark. Vid inköp av fordon nyttjas kommunens centrala kunskap, ett förhållande det inte finns anledning att förändra. Fakturahantering och kostnadsredovisning sker helt i intern regi och rapporter presenteras inom ramen för ekonomisystemet. Ovan har ifrågasatts noggrannheten och tydligheten i denna uppföljning. I nuläget finns inom kommunen ingen centralt uttalad organisation med ansvar över kommunens samtliga fordon. Den organisation som informellt utvecklats inom kommunen kan sammanfattas som: Inom hemtjänstorganisationen har en form av ansvar lagts på en vaktmästarfunktion. Den huvudsakliga uppgiften är att avlasta övrig verksamhet med praktiska detaljer som kontrollbesiktning och service/leverantörskontakter baserat på inrapporterade mätarställningar. En stor historisk kunskap finns inom den Tekniska förvaltningen där en stor del av det totala fordonsinnehavet, speciellt specialfordon, finns. Den Tekniska förvaltningen har tillgång till väl utbyggda lokaler samt utrustning. 2.9.2 Intern eller extern administration Kommunen arbetar strikt efter modellen Decentraliserat ansvar men har gradvis fört över olika typer av uppgifter på vissa befattningshavare som ett led i avlastning och förbättrad kontroll. I ett decentraliserat handhavande, där personal inte har bilhantering som sin huvudfunktion åtgår, vid kommunens antal fordon, sammanlagt mellan 1,5 2 heltidstjänster (baserat på tidigare). Anledningen till att siffran blir så hög är att personal som inte är vana vid biladministration oftast behöver mer tid

Sida 19 av 34 vid vart tillfälle för utförandet av arbetet då man inte dagligen hanterar bilfrågor (ref IBT tjänstemannaeffektivitet). Genom den interna hanteringen bedöms kommunen ha en total kostnad per år om minst 450 000 kr. Detta innefattar kostnadsregistrering (fakturor) och uppföljning av dessa kostnader (inklusive hantering av skattekvitton, bilbesiktningar mm). Bedömningen utgår från en fakturahanteringskostnad om 150 kr/faktura (Kommunförbundets bedömer kostnaden till c:a 350 kr/faktura). En stor del av det interna arbete som utförs kan överföras till ett externt administrationsbolag som tar hand om samtliga fordonsrelaterade fakturor och lämnar anpassad statistik till kommunen, per fordon, förvaltning mm. Ett administrationsföretag som Bilreda, som idag har ett etablerat samarbete med Nordea (kommunens finansbolag) kan vidare erbjuda tjänster med budgetering och avräkning, vilket innebär att administrationsföretaget tar ett aktivt ansvar över kostnadsutvecklingen fokuserar på de fordon som faller utanför budgeterad ram. Kostnaden för denna tjänst är förhandlingsbar men vår uppfattning är att den bör ligga i nivån 110 kr/bil och månad. Om samtliga fordon (diskussionsfråga) skulle hanteras på detta sätt med outsourcing skulle det innebära en besparing för kommunen om c:a 300 000 kr/år (450 000 kostnad för inköpshantering och viss fakturahantering). Detta förutsätter att frigjorda resurser kan användas på annat sätt. Nordea som finansbolag erbjuder vidare möjligheten till avyttring av fordonen. Fördelen med en sådan tjänst är att fordonen erbjuds till en bredare marknad jämfört med den lokala och därigenom ger ett högre pris. Effekten av Nordeaupplägget är utöver det troligt högre priset att en minskad intern administration via STO upphandling uppnås. Kostnaden för Nordea s insatser är att man tar ut ett pris, hälften av mellanskillnaden mellan verkligt och bokfört värde, samtidigt visar statistik att försäljningspriset med avseende på en Ford Focus ligger c:a 5 000 kr högre än hos den lokala bilhandeln. Vid ett normalt och kontinuerligt utbyte kan detta innebära en merintäkt om c:a 50 000 kr/år samt minskade interna kostnader för avyttringen som kan bedömas till c:a 30 000 kr/år, inalles 80 000 kr/år. Observera att olika varianter finns med avseende på det pris som tas ut i samband med avveckling (fast avgift, vinstdelning, maxpris mm) Vid en extern hantering (inklusive trading) av fordonsinnehavet kan kommunen göra en årlig besparing om storleksordningen 300 400 000 kr baserat på ovanstående antaganden. 2.9.3 Förslag I den löpande administrationen är det idag mycket svårt för berörda enheter att avgöra huruvida kostnadsbilden för enskilda fordon är rimliga. Det krävs löpande statistik som varnar när kostnader skjuter i höjden eller när fordonen i enlighet med fastställda och optimerade intervall bör bytas. Detta är ett relativt svårt arbete om det läggs på varje enhet. Risken för att förlora i effektivitet både när det gäller funktion hur ofta drabbas ett fordon av driftsstopp men även driftsekonomi. Följande förslås genomföras: En funktion/förvaltning utses att ansvara för kommunens totala fordonsinnehav. Enligt vår bedömning bör ansvaret placeras inom en förvaltning med erfarenhet av fordonshantering. I kommunens fall kan vaktmästartjänsten helt eller delvis överföras till den Tekniska förvaltningen där en god grundkunskap finns om fordon. För de tjänster som utföres av ansvarig enhet debiteras en månatlig servicekostnad. Denna kostnad är normalt enkel att motivera då förvaltningar (motsv) ej behöver använda egna resurser. En utveckling bör ske av nuvarande administrationssystem (ekonomisystem) och disciplin i detta för att kontinuerligt erhålla relevant information avseende kostnader per fordon, inklusive kostnad per körsträcka. Ett bättre alternativ är att anskaffa ett parallellt system som ger denna information, alternativt att externt köpa denna tjänst. Att följa upp fordonens kostnader i detalj kan bl.a. vara en grund för ett aktivt miljöarbete, ex vis kan bränsleförbrukningen bättre kontrolleras och åtgärdas.

Sida 20 av 34 Tydliga hanteringsrutiner för fordonen inklusive förarens ansvar införes. Rutinen är till för att underlätta för anställda i problemsituationer samt att krav kan ställas avseende dagligt handhavande/kontroll samt rapportering av avvikelser som skador, reparationsbehov mm. Effekterna av de föreslagna åtgärderna kan sammanfattas i följande punkter: Avvikelser kan enklare spåras. Ökad kompetens och specialisering hos bilansvarig leder till bättre kontroll. Större möjligheter till omlokalisering och optimering av fordon. Ett starkare mandat att agera som bilansvarig i leverantörsrelation. Överföring av praktiskt arbete från de som har att arbeta med kärnuppgifter. Större förståelse i organisationen med enhetliga regler och struktur. Ökad styrka gentemot leverantörer och internt. 2.10 Bilpool 2.10.1 Inledning Utredningen har inte till uppgift att konstruera ett komplett bilpoolssystem men att visa vilka förutsättningar och möjligheter som kan finnas inom kommunen. Baserat på det underlag som presenterats med avseende på främst milersättning för 2003 för den personal som arbetar i kommunhuset och dess närhet har följande material framtagits för ytterligare analys och beslut. Den metod som använts för att ge en indikation på besparingseffekter (ekonomi och miljö) är använd inom ett antal kommuner och har där varit underlag för beslut. En god dokumentation med avseende på resultat av bilpoolen saknas i nuläget då bilpoolerna verkat under alltför kort tid. 2.10.2 Fördelar med bilpool Vad är orsaken till att företag och offentlig verksamhet inför bilpoolssystem? Vögverkets uppfattning är: Ekonomiska faktorer en bilpoolsbil, rätt utnyttjad, kan innebära en väsentlig kostnadsbesparing jämfört med en tjänstebil eller milersättningsbil. En tjänstebil av normalt snitt kostar företaget inte sällan 40 50 kr/mil och milersättningen inklusive sociala avgifter kan uppgå till 30 35 kr/mil (jfr Orust 30,68). Bilpoolsbilens kostnad kan beräknas till c:a 20 25 kr/mil baserat på kommunens fordonstyp(er). Korrekt redovisning milersättning betyder i de flesta fall en möjlighet till överdebitering, en mil är inte alltid en mil. Kontrollen över verklig körsträcka i samband med milersättning är bristfällig i alla organisationer. Erfarenheter från det privata näringslivet där tjänstebilsjournaler har kontrollerats enlig den metod som Riksskatteverket (RSV) använder är att det finns en överdebitering om 10 12%, vilket i Orust fall skulle innebära c:a 150 000 kr/år. Som motvikt finns med stor sannolikhet tjänstemän vilka inte noterar kortare körsträckor i reseräkningen. Miljöfaktorer en poolbil är normalt ny och med låg bränsleförbrukning. Styrningen mot en bilpool innebär vidare större krav på aktiv planering = färre transportkilometer. Trafiksäkerhet säkerheten kan hållas på optimal nivå speciellt jämfört med milersättningsfordon, vilka är ett genomsnitt av den svenska vagnparken, 10 11 år. Säkerheten är vidare en arbetsmiljöfråga där kommunen som arbetsgivare är ansvarig, se www.amv.se. Kvalitet och profilering organisationen kan använda bilen ur reklamhänseende samt ev. visa ett miljöengagemang.