Fördjupad uppföljning av Lyckåsens gruppbostad SN-2014/305

Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Socialnämndens ordförande Datum SN-2014/305 2015-04-13 Socialnämnden Fördjupad uppföljning av Lyckåsens gruppbostad SN-2014/305 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna den åtgärdsplan Lyckåsens gruppbostad/frösunda omsorg AB har tagit fram utifrån de åtgärdspunkter som tidigare framkommit i den fördjupade uppföljningen Göran Nilsson (M)

Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Malin Eriksson Datum SN-2014/305 Strategiskt ledningsstöd 2015-04-09 Socialnämnden Fördjupad uppföljning av Lyckåsens gruppbostad SN-2014/305 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att Lyckåsens gruppbostad/frösunda omsorg AB måste komplettera checklistan för när kontakt med legitimerad personal ska initieras med följande tre punkter: smärta, fall och läkemedelsavvikelser. I övrigt godkänns åtgärdsplanen Sammanfattning Under oktober månad 2014 har en fördjupad uppföljning av Lyckåsens gruppbostad genomförts av verksamhetscontroller, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och utvecklingsledare vid vård- och omsorgskontoret. Vid uppföljningen har ett antal intervjuer med verksamheten genomförts samt att dokumentationsgranskning och kundundersökning har genomförts. Vid den genomförda fördjupade uppföljningen har ett antal utvecklingsområden identifierats. Dessa rör i huvudsak avtalets efterlevnad vad gäller inflytande och delaktighet hos brukarna, personalens delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet, utförarens avtalsföljsamhet avseende kommunfullmäktiges mål samt framtagande av kvalitetsberättelse. Utöver detta finns även ett antal utvecklingsområden framtagna av MAS avseende hälso- och sjukvård. Den nu inskickade åtgärdsplanen avhandlar hur dessa åtgärdspunkter ska åtgärdas. Bakgrund Inom socialnämndens ansvarsområden utförs delar av verksamheten av andra än kommunens egen organisation. Socialnämnden har ett ansvar att se till att de externa utförarna bedriver sin verksamhet i enlighet med gällande lagstiftning och utifrån ingångna avtal. Socialnämnden har beslutat om en modell för uppföljning och kontroll av kvalitet inom upphandlad och kundvalsstyrd verksamhet. Samma modell gäller för kommunens egna verksamheter (egen regi). Uppföljningen sker enligt en av socialnämnden fastlagd uppföljningsplan.

Sida 2 av 3 Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Mary Nilsson socialchef Beslutet ska expedieras till: Akten Frösunda omsorg AB Lyckåsens gruppbostad

Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Beslutet bedöms inte påverka barn då ärendet varken primärt eller sekundärt berör en verksamhet med barn under 18 år. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

Publiceringsdatum: 2015-02-16 Kvalitetsberättelse år 2014 för verksamheten Lyckåsens gruppbostad

2 (4) Organisatoriskt ansvar för det systematiska kvalitetsarbetet Verksamhetschefen är ytterst ansvarig för det systematiska kvalitetsarbetet på Lyckåsen. Vidare så är delar av det fortlöpande kvalitetsarbetet fördelat på medarbetare på så sätt att det på verksamheten finns ett skydds- och brandombud, ett hygienombud samt så ansvarar en medarbetare för livsmedelshygien. Övriga ordinarie anställda har andra ansvarsområden inom verksamheten. Frösundas ledningssystem är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och vilket alla medarbetare, ordinarie och vikarier har tillgång till via Frösundas intranät. Där finns all information om rutiner, processer samt företagets olika policys. Det är även här olika processer rapporteras in, exempelvis avvikelser. Allt som rapporteras in i Frösundas ledningssystem är en del av vårt systematiska kvalitetsarbete och det sammanställs löpande för att få fram underlag till framtida förbättringsåtgärder. Riskanalys På Lyckåsen har några yttre risker identifierats och bedömts och för dessa finns handlingsplaner framtagna för hur personal ska agera vid exempelvis otjänligt vatten, vattenläcka samt vid fel på brandcentralen. Dessa rutiner sitter i verksamhetens huspärm. De rutiner och handlingsplaner som finns för att hantera risker uppkomna pga den yttre och fysiska miljön är bra. Dock så behöver verksamheten upprätta fler, exempelvis handlingsplan vid värmebölja eller brandrök. Vad gäller kunderna på Lyckåsen så har risker identifierats för tre av de fem som bor här och för dessa finns riskanalyser och handlingsplaner upprättade i respektive kunds pärm. Dessa dokument ska vara levande och kontinuerligt uppdateras då riskerna kan förändras över tid. Detta är något som behöver förbättras på verksamheten. Uppföljning genom egenkontroll Den egenkontroll som utförts på Lyckåsen under 2014 är följande: Egenkontroll för kvalitet, kund och verksamhet i vilken sju olika områden med diverse punkter gås igenom. Denna utfördes i juni och det som framkom i denna var att inget tillstånd från IVO fanns för att bedriva verksamheten på Lyckåsen men ansökan var inskickad och det finns nu ett tillstånd från IVO. Vidare framkom också att de skriftliga rutinerna för avvikelsehanteringen inte följdes fullt ut av personalen vilket då skulle åtgärdas till i augusti 2014. Detta införlivades inte fullt ut utan endast en medarbetare blev introducerad i hur avvikelserna ska rapporteras in. Därmed har verksamhetschefen ansvarat för att rapportera in de skrivna avvikelserna i Frösundas eget ledningssystem. Vidare så har Frösunda kvalitetsråd 4 gånger per år. Då ses alla verksamhetschefer samt en representant ur personalgruppen från varje enhet och diskuterar igenom förbättringsmöjligheter och kvalitetsfrågor på våra enheter. Avvikelser Vård- och omsorgsavvikelser (inkl. missförhållanden/påtaglig risk för missförhållanden) Då en vård- och/eller omsorgsavvikelse uppstår ansvarar den personal som upptäcker händelsen för att rapportera den. Detta görs dels skriftligt via blankett från Knivsta kommun dels

3 (4) rapporteras händelsen in i Frösundas ledningssystem. Händelsen ska också dokumenteras i den enskildes journal. Blanketten från Knivsta lämnas sedan till omvårdnadsansvarig sjuksköterska för bedömning samt till verksamhetschef. I samband med att en vård- eller omsorgsavvikelse uppstår så kontaktas också sjuksköterskan direkt via telefon. Avvikelserna sammanställs och rapporteras per tertial till Knivstas MAS. Avvikelserna tas också upp vid varje APT då den ordinarie personalgruppen samt verksamhetschefen är närvarande. Under dessa träffar diskuteras de avvikelser som skrivits sedan senaste APT och tillsammans beslutas om fortsatta åtgärder som behöver vidtas. Vid behov kontaktas samverkanspartners såsom arbetsterapeut och sjukgymnast från Knivsta kommun för att vara behjälpliga då förslag på åtgärder tas fram. Totalt har 45 avvikelser rapporterats in på Lyckåsens gruppbostad under 2014. Av dessa handlade 26 stycken om fall och resterande 19 om medicinavvikelser. De fall som varit har skett bland annat på grund av kundernas försämrade hälsostatus. Även brist på rätt hjälpmedel kan ses som en orsak. För att förebygga att fler fall inträffar har kontakt tagits med kommunens sjukgymnast och arbetsterapeut som ska komma ut till enheten för att se över kundernas behov av hjälpmedel. Personalen ska också få gå på en utbildning i förflyttning tillsammans med Knivstas sjukgymnast. Hantering av klagomål och synpunkter All personal på Lyckåsen är medvetna om rutinerna för att ta emot och hantera ett klagomål eller en synpunkt och att det ska ske skyndsamt. Under 2014 har en företrädare lämnat muntliga synpunkter kring dennes huvudmans hygien och hur den sköts. Personalen har tillsammans med företrädare och kund diskuterat hur frågan bör lösas och fört in i genomförandeplanen hur personalen ska arbeta tillsammans med kunden för att säkerställa att kunden har en god hygien. Detta följs sedan upp kontinuerligt då genomförandeplanen utvärderas och uppdateras. En fördjupad avtalsuppföljning har genomförts via Knivsta kommun i vilken ett antal åtgärdspunkter framkom. Dessa jobbar Lyckåsens verksamhetschef samt personal med just nu för att ta fram en handlingsplan för hur de ska åtgärdas. Sammanställning och analys Att så få synpunkter och klagomål inkommit till verksamheten kan bero på olika orsaker. Vår upplevelse är att det beror på ett gott arbete och nöjda kunder. Vidare att en bidragande orsak är det nära samarbete som personalen har med anhöriga och företrädare vilket leder till en bra och kontinuerlig dialog där olika frågor löses eftersom de dyker upp. Att kunderna regelbundet erbjuds boendemöten där de får framföra sina åsikter och olika frågor tas upp bidrar också till nöjda kunder. Förbättrande åtgärder i verksamheten Utifrån de avvikelser som skrivits under 2014 framkom ett behov av att förbättra personalens kunskaper om lyft- och förflyttningsteknik varför kontakt är tagen med hemvårdens sjukgymnast för att boka in en föreläsning om detta. Det har också framkommit att det saknas en rutin för att säkerställa personalens kunskaper om munhälsovård. Rutin för detta ska upprättas.

4 (4) Samverkan Lyckåsen samarbetar med hemvårdsenheten i Knivsta kommun för att säkerställa att kunderna får tillgång till den vård som de behöver. Denna samverkan bör förbättras och tydligare rutiner och riktlinjer behöver tas fram. Lyckåsen samverkar också med de två övriga LSS-boendena som för närvarande finns i Knivsta vad gäller aktiviteter och samkväm. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Personalen på Lyckåsen är högst delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet som sker dagligen. Dock har de inte getts tillräcklig med information om vad det är som ingår i det kvalitetsarbetet och har därför varit delvis omedvetna om vad de faktiskt gör. För att åtgärda detta har det lagts in som en punkt på arbetsplatsträffarnas agenda. Då tar vi upp det och diskuterar vad som ligger i pipeline just nu samt vad vi gjort/gör löpande den månaden. Vidare så har medarbetarna på Lyckåsen nu under våren haft två utbildningsdagar varvid vi under den ena gick igenom Frösundas systematiska kvalitetsarbete för att säkerställa att alla har god kännedom om detta. Övergripande mål för verksamhetens kvalitetsarbete kommande år Det övergripande målet för Lyckåsen under 2015 är att förbättra personalens kunskap om Frösundas kontinuerliga och systematiska kvalitetsarbete. Vidare så står också en förbättring av den fysiska miljön på Lyckåsen på agendan för att säkerställa en så hemlik miljö som möjligt för våra kunder och på så vis höja kvaliteten Vidare arbetar vi också ständigt med att bibehålla goda relationer med anhöriga/god man och andra samarbetspartners för att på så sätt säkerställa god kvalitet i alla led för kunden. Emelie Thelin, verksamhetschef

Åtgärdsplan Lyckåsen Nedan följer en plan för hur vi på Lyckåsen ämnar arbeta med att förbättra de åtgärdspunkter som framkom i den fördjupade uppföljningen. Varje åtgärdspunkt avhandlas enskilt. Till vissa medföljer även separat bifogade dokument för att tydliggöra hur vi framöver ska arbeta med åtgärden i verksamheten. Avslutningsvis finns en handlingsplan för att ge en tydligare överblick över våra åtgärder samt tidsplanen för dessa. Knivsta 2015-04-09 Annika Vogel, regionchef Emilie Thelin, verksamhetschef Therese Asplund, bitr. verksamhetschef

Åtgärdspunkter avseende verksamhet och kvalitet - Frösunda omsorg AB måste säkerställa att brukare vid Lyckåsens gruppbostad garanteras delaktighet och inflytande i utförandet av insatser, i enlighet med avtalet mellan Knivsta kommun och Frösunda omsorg AB. Kommentar: Med hjälp av Frösundas värdeord engagemang, nyfikenhet och respekt ska personalen stötta och hjälpa kunderna till att få högsta möjliga livskvalitet. Kundernas självbestämmande är en återkommande fråga som diskuteras löpande i personalgruppen och på APT. För att kunna tillgodose personalens behov av handledning kring dessa frågor är det nu inbokat regelbundet med ett intervall om varannan månad. Detta för att säkerställa att de bemöter kundernas vilja och önskemål på ett korrekt sätt. För att säkerställa kundernas möjlighet till inflytande erbjuds de regelbundet att delta i boendemöten som hålls en gång i veckan. För att ytterligare strukturera upp dessa möten som tidigare har varit utan agenda har nu en mall tagits fram för att säkerställa att det som framkommer på dessa möten tas upp i personalgruppen för att planera hur vi ska kunna tillgodose kundernas önskemål. Under våren har två utbildningsdagar arrangerats för den ordinarie personalgruppen på Lyckåsen och Dadelvägen. Där har självbestämmande diskuterats i olika former. Bland annat i förhållande till LSS 9:9, FN-konventionen för personer med funktionsnedsättning samt i förhållande till begränsningsåtgärder och sekretess. Genomförandeplanerna som finns skrivna tillsammans med varje kund och/eller företrädare är det dokument som personalen utgår från i arbetet med kunderna. I dessa har kunderna själva varit med och formulerat vilken hjälp de behöver och på vilket sätt de vill få den. Då vissa kunder ej kan kommunicera via tal är personalen lyhörd för deras kroppsspråk och deras ansiktsuttryck då de ofta på detta sätt visar vad de vill och inte. Alla kunder har varsin kontaktperson utsedd i den ordinarie personalgruppen. I det uppdraget ingår att ge kunden ett omfattande socialt stöd och att alltid företräda kundens intressen. Kontaktpersonen ansvarar för att tillgodose praktiska bestyr som kunden önskar få hjälp med. Avslutningsvis har Frösunda en oberoende kundombudsman med uppdraget att fungera som en bro mellan kund och verksamhet i de fall man inte når hela vägen fram utifrån ett klagomål. Kundombudsmannen lyssnar och ger kunderna en extra möjlighet att komma till tals och få gehör för sina synpunkter. Information om kundombudsmannen samt kontaktuppgifter sitter uppe på verksamheten i utrymme som är tillgängligt för både kunder, närstående och företrädare. Bifogas: Protokoll boendemöte Lyckåsen - Medarbetarna vid Lyckåsens gruppbostad måste göras medvetna om det systematiska kvalitetsarbetet som genomförs i verksamheten av ledningen, samt att de måste vara delaktiga i arbetet. Enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är personalen skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete.

Kommentar: Frösundas ledningssystem är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och vilket alla medarbetare, ordinarie och vikarier har tillgång till via Frösundas intranät. Där finns all information om rutiner, processer samt företagets olika policys. Det är även här olika processer rapporteras in, exempelvis avvikelser. Allt som rapporteras in i Frösundas ledningssystem är en del av vårt systematiska kvalitetsarbete och det sammanställs löpande för att få fram underlag till framtida förbättringsåtgärder. Personalen är högst delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet men är ännu ej helt medvetna om det. Under den ena av våra två utbildningsdagar kommer Frösundas kvalitetsavdelning att närvara för att informera och utbilda personalen i hur det systematiska kvalitetsarbetet inom Frösunda är uppbyggt och hur de kontinuerligt är delaktiga i det. - Frösunda omsorg AB ska årligen, utan anmodan, skicka in en kvalitetsberättelse för Lyckåsens verksamhet i enlighet med avtalet med Knivsta kommun. Kvalitetsberättelsen ska utformas i enlighet med de krav som ställs i SOSFS 2011:9, 7 kap. 1, Allmänna råd. Kommentar: En verksamhetsberättelse har skrivits för 2014 och skickas in tillsammans med åtgärdsplanen och övriga dokument. Bifogas: Kvalitetsberättelse 2014 Lyckåsen - Frösunda omsorg AB måste säkerställa att Lyckåsens gruppbostad ställer sig bakom Knivsta kommunfullmäktiges mål för kommunal verksamhet, i enlighet med avtalet mellan Knivsta kommun och Frösunda omsorg AB. Kommentar: Lyckåsens verksamhetschef har nyligen varit på den första samverkansträffen mellan Knivsta kommun och övriga privata utförare inom LSS-verksamheter i Knivsta. Vid denna träff presenterades Knivsta kommunfullmäktiges mål och uppdrag och mer specifikt de uppdrag som åligger socialnämnden som Lyckåsen verkar under. För att förankra de av Knivsta kommunfullmäktige uppsatta målen hos personalgruppen kommer de att skrivas ut och sättas upp på verksamheten. Vidare kommer även målen att presenteras på en av våra två utbildningsdagar för Lyckåsen och Dadelvägen. Åtgärdspunkter avseende hälso- och sjukvård - Rutiner för samordnad individuell plan behöver säkerställas. Dokumentation av olika behov, planerade åtgärder och vem/vilka som ansvarar för uppgifterna måste förtydligas. Därmed behöver verksamheten även klargöra för när kontakt och informationsöverföring behövs mellan legitimerad personal och gruppbostad. Förslagsvis kan detta dokumenteras i den lokala instruktionen samt tas upp i samband med delegering men även i verksamhetens egna ledningssystem. Legitimerad personal skall kontaktas och informeras gällande omvårdnads- och rehabiliterade problem. Kommentar: I dagsläget finns inga skriftliga lokala rutiner för vad som gäller vid kontakt med sjuksköterska och övrig legitimerad personal i Knivsta. Dock är personalen väl medveten om att då en kunds

hälsotillstånd förändras eller behov uppstår tar de telefonkontakt med sjuksköterska. För att säkerställa att all personal har tillgång till denna information ska en skriftlig rutin för detta upprättas. I rutinen ska det tydliggöras vem som ska kontaktas och när. Exempelvis kommer det alltså att förtydligas vad ett förändrat hälsotillstånd kan innebära. Denna rutin är påbörjad och arbetas fram i samråd med Frösundas MAS. Rutinen ska vara klar senast den 24 april 2015. Vad gäller rutiner för SIP så följer Lyckåsen de av Uppsala län framtagna rutiner för detta. För att säkerställa att all personal får information om rutinen kring samordnad individuell plan i Uppsala län så har den framtagna rutinen för detta satts upp på verksamheten för all personal att läsa. Vidare har även rutinen tagits upp på ett APT med den ordinarie personalgruppen. Med anledning av att några av kundernas hälsotillstånd har förändrats kan det innebära att behov av en samordnad individuell plan finns. Verksamhetschefen har kontaktat biståndshandläggaren för de aktuella kunderna för att påtala behovet av SIP och inväntar därmed kallelse till ett möte för en samordnad individuell plan. Detta i enlighet med riktlinjen i vilken framgår att det är den huvudman inom kommun eller landsting som först får kännedom om eller uppmärksammar den enskildes behov av insatser både från hälso- och sjukvården och från socialtjänsten, som ska ta initiativ till att upprätta en individuell plan. Bifogas: Checklista för kontakt med legitimerad personal (1:a utkastet) - Inrätta hygienombud. Kommentar: En personal i den ordinarie personalgruppen har utsetts till hygienombud och är anmäld till den grundutbildning för hygienombud som hålls av Enheten för Vårdhygien i Uppsala län nu i april. - Rutiner för utbildning i munhälsovård behöver säkerställas. Kommentar: Ordinarie personal på Lyckåsen har under januari och februari månad genomgått utbildning i munhälsovård via företaget Oral Care. Personalen kommer fortsättningsvis erbjudas möjlighet att delta i sådan utbildning vartannat år eller vid behov för att underhålla de kunskaper de fått. För att säkerställa detta så har detta lagts in i varje personals individuella kompetensutvecklingsplan. Bifogas: Avidentifierad kompetensutvecklingsplan för 1 personal

Handlingsplan Åtgärdspunkter Frösunda omsorg AB måste säkerställa att brukare vid Lyckåsens gruppbostad garanteras delaktighet och inflytande i utförandet av insatser, i enlighet med avtalet mellan Knivsta kommun och Frösunda omsorg AB. Medarbetarna vid Lyckåsens gruppbostad måste göras medvetna om det systematiska kvalitetsarbetet som genomförs i verksamheten av ledningen, samt att de måste vara delaktiga i arbetet. Enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är personalen skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. Frösunda omsorg AB ska årligen, utan anmodan, skicka in en kvalitetsberättelse för Lyckåsens verksamhet i enlighet med avtalet med Knivsta kommun. Kvalitetsberättelsen ska utformas i enlighet med de krav som ställs i SOSFS 2011:9, 7 kap. 1, Allmänna råd. Frösunda omsorg AB måste säkerställa att Lyckåsens gruppbostad ställer sig bakom Knivsta kommunfullmäktiges mål för kommunal verksamhet, i enlighet med avtalet mellan Knivsta kommun och Frösunda omsorg AB. Rutiner för samordnad individuell plan behöver säkerställas. Dokumentation av olika behov, planerade åtgärder och vem/vilka som ansvarar för uppgifterna måste förtydligas. Därmed behöver verksamheten även klargöra för när kontakt och informationsöverföring behövs mellan legitimerad personal och gruppbostad. Förslagsvis kan detta dokumenteras i den lokala instruktionen samt tas upp i samband med delegering men även i verksamhetens egna ledningssystem. Legitimerad personal skall kontaktas och informeras gällande omvårdnads- och rehabiliterade problem. Inrätta hygienombud. Rutiner för utbildning i munhälsovård behöver säkerställas. Åtgärd Utbildningsdagar Boendemöten Handledning Gfp Kundombudsman Utbildningsdag Ledningssystemet Kvalitetsberättelse Utbildningsdag Uppsatta på verksamheten Lokal rutin Länsrutin för SIP förankras hos all personal Hygienombud utsett Kompetensutvecklingsplanerna Klart/ Klart senast 29 april 30 april Kontinuerligt Kontinuerligt Kontinuerligt 29 april Kontinuerligt 13 april 29 april 30 april 24 april 15 maj 18 mars 31 mars

Protokoll Boendemöte Datum: Närvarande: Enhet: Lyckåsen Sekreterare: Önskemål från boende: Ansvarig Uppföljning

Övrigt: Ansvarig Uppföljning