TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson 2012-11-28 BUN 2012/2352 0480-45 30 09 Barn- och ungdomsnämnden Avrapportering intern revision 2012 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden antog 2002-01-23 en särskild intern kontrollplan för granskning av de interna rutinerna inom förvaltningen. Resultatet av uppföljningen under 2012 redovisas nedan. Fr.o.m. 2008 ingår intern kontroll avseende de ekonomiska rutinerna som en del i den interna revisionen. Syftet är att säkerställa att de ekonomiska rutinerna följs och att minska riskerna för att oavsiktliga fel görs till exempel i redovisningen samt att få en ökad effektivitet. Under år 2012 har intern kontroll av de ekonomiska rutinerna skett vid följande enheter inom Barn- och ungdomsförvaltningen: Dörbyskolan 2012-02-15 Förskolan Lindsdal Lindeberga-Sjöängen 2012-02-20 Förskolan Lindsdal Pulpeten-Smedjan 2012-02-20 Rocknebyskolan 2012-02-21 Rinkabyholmsskolan 2012-02-21 Västra Funkaboskolan 2012-02-22 Förskolan Ögonstenen 2012-02-24 Falkenbergsskolan 2012-11-23 Granskningen har genomförts enligt den antagna kontrollplanen. Rutiner som har kontrollerats är hantering av handkassa och kontanter, moms, kontokort, attesträtt, leverantörs- och kundfakturor, bokföringsorder (kontering, attest, förvaring), förrådsrutiner, inventarieförteckning, rekvisitionsblock samt inköpsavtal. Avvikelser som har noterats handlar om rutinerna för leverantörsfakturor, moms, inköpsavtal samt inventarieförteckningar. Se vidare i respektive enhets revisionsrapport. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontor Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 30 30 sara.andersson@kalmar.se
BUN 2012/2352 2 (2) Avvikelser har följts upp inom avtalad tid efter det att den interna revisionen har utförts. Alla revisioner är avslutade förutom Falkenbergsskolans, vars rapport är skickad till enheten för handläggning. Sista avrapporteringsdatum är den 22 januari 2013. Avvikelserna på denna enhet gällde rutinerna kring leverantörsfakturor, moms och inköpsavtal. Mats Linde Förvaltningschef
Datum 2012-11-23 Revisionsrapport - internrevision Förvaltning Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Inköp Brandskydd Inventarieförteckning Revisorer Sara Andersson, Lillian Alverö Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Ja Nej Fastställt av Falkenbergsskolan 2012-11-23 Deltagare vid revisionen Anita Svensson, Marianne Bram, Peter Norlin, Katja Halén, Björn Wilmert Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisionen genomförs genom att vi kontrollerar att man följer de ekonomiska rutiner vi har samt de lagar som finns. Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Förbättringsförslag (läs avvikelserna först): 1. Vissa konteringar av fakturor görs inte enligt gällande kodplan. 2. Vid representation får moms dras på upp till 90 kr/person (90 kr exkl moms), resterande del ska bokföras som kostnad. För kringkostnader som exempelvis underhållning i samband med detta är motsvarande belopp 180 kr/person. Se rutin bu 612.11. 3.Vissa inköp följer inte kommunens inköpspolicy. I de fall där det finns inköpsställen som kommunen har avtal med ska vi handla hos dessa. Finns ingen leverantör som erbjuder det man efterfrågar får man gå till någon annan. Leverantörsförteckning finns på serviceförvaltningens hemsida. Där kan man även lämna synpunkter på leverantörerna. Rektor ska informera personalen om vad som gäller. I detta fall är det litteratur som har köpts in från annat inköpsställe än från Läromedia AB. 4. Fakturor avseende representation, resor och kurser följer inte alltid kommunens reglemente vad avser angivande av deltagare och syfte. 5. Beslutattestanter har fakturor som blir liggande utan att bli åtgärdade vid exempelvis semester. Ersättare för ordinare beslutsattestant ska gå in vid frånvaro så att förfallna fakturor undviks. 6. Systematiskt brandskyddsarbete på Falkenbergsskolan - Rektor, bitr rektor och vaktmästare är väl insatt i systematiskt brandskyddsarbe. Det finns skriftlig delegering till biträdande rektor och vaktmästare. Brandskyddspärmen finns på expeditionen, är uppdaterad och visar tydligt hur arbetet går till. Utrymningsövningar genomförs regelbundet, planen följs upp och dokumentation sker. Ansvariga har vid brandövning gula västar så att alla vet vem som räknar in elever och personal vid uppsamlingsplatsen (förbättringsförslag som kan spridas till fler skolor). Protokoll från brandskyddsronder förvaras i brandpärmen. Personalen är informerad om skolans brandskyddsarbete. Förteckning över på elevers och personals anhöriga finns på expeditionen, och uppdateras inför varje läsår. På kommungemensam vls under rubrik kris, finns en blankett som heter "första hjälpen och krisstöd", den kommer att sättas upp i personalrummet med aktuell information om kris och brand. Brandfarliga varor förvaras i säkerställt och låst skåp i trä/metallslöjden. HLR utbildning har genomförts. Förbättringsförslag - önskemål om en central kartläggning av alternativa lokaler som skolan kan använda vid brandskada. 7. Systematiskt brandskyddsarbete på förskolan Vallmon - brandskyddspärm saknas, förskolechef och vaktmästare på skolan är brandskyddsansvariga men skriftlig delegering till vaktmästare saknas, KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommunchef Roland Karlsson Kvalitetssamordnare Ann-Mari Nilsson 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument 2012-04-03 Internrevision
utrymningsövning på förskolan är inte genomförd, protokoll från brandskyddsronder saknas, det saknas dokumentation om vem eller vilka som gått brandskyddsutbildning. HLR utbildning har genomförts och förteckning på personalens och barnens anhöriga finns. Konstaterades några avvikelser? Nej Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? 1. Kontering av fakturor följer ej kontoplanen. Ja Nej 2. Avdrag för moms vid representation följer ej kommunens reglemente. Se rutin bu 612.11. Ja Nej 3. Inköp följer ej kommunavtalen. Se inköpsprocess i kommungemensam verksamhetshandbok. Ja Nej 4. Fakturor avseende representation, resor och kurser saknar deltagare och syfte. Ja Nej 5. Hanteringen av leverantörsfakturor är ej tillfredsställande (förfallna fakturor). Ja Nej 6. Brandskyddspärm saknas på förskolan Ja Nej 7. Utrymningsövning på förskolan är inte gjord Ja Nej 8. Dokumenterad brandskyddsutbildning för personal saknas på förskolan Ja Nej 9. Förskolan saknar skriftlig delegering till brandskyddsansvarig vaktmästare Ja Nej 10. Ja Nej Skicka nu, senast en vecka efter revisionstillfället, rapporten till berörd chef som ansvarar för att inom tre veckor från det att rapporten tagits emot fylla i orsak och korrigerande åtgärder, se nedan. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till berörd chef, datum 2012-11-27 Orsak till avvikelserna varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. (Fylls i av chefen) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 2 (4)
10. Korrigerande och förebyggande åtgärder vad gör ni för att det inte ska hända igen? (Fylls i av chefen) 1. Klart datum 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av revisorn) 1. Tillfredsställande Otillfredsställande 2. Tillfredsställande Otillfredsställande 3. Tillfredsställande Otillfredsställande 4. Tillfredsställande Otillfredsställande 5. Tillfredsställande Otillfredsställande 6. Tillfredsställande Otillfredsställande 7. Tillfredsställande Otillfredsställande 8. Tillfredsställande Otillfredsställande 9. Tillfredsställande Otillfredsställande 10. Tillfredsställande Otillfredsställande Avvikelsen stängd datum Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? 3 (4)
Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av revisorn) Nr Tillfredsställande Otillfredsställande Nr Tillfredsställande Otillfredsställande Nr Tillfredsställande Otillfredsställande Nr Tillfredsställande Otillfredsställande Avvikelsen stängd datum Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)