Praktikrapport Utvecklingsavdelningen, Stadsdelsförvaltningen Örgryte-Härlanda, Göteborgs Stad Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning, 30hp HT 2013
Kvalificerad arbetspraktik med samhällsvetenskaplig inriktning, 30hp Namn: Tidigare utbildning: Medie- och kommunikationsvetenskap (fristående kurser) 90hp, psykologi (fristående kurser) 90hp E-post: malin@blidkvist.se Praktikplats: Utvecklingsavdelningen, Stadsdelsförvaltningen Örgryte-Härlanda, Göteborgs Stad Besöksadress: Härlanda Park, Kålltorpsgatan 2 Postadress: Box 170 94, 402 61 Göteborg Min praktikplats Jag har praktiserat som kommunikatör på utvecklingsavdelningen i stadsdelsförvaltningen Örgryte-Härlanda. Förvaltningen är en del av Göteborgs Stad som totalt består av tio olika stadsdelsförvaltningar där varje förvaltning ansvarar för kommunal service till sina invånare. Verksamheten är uppdelad i fyra sektorer: utbildning, äldreomsorg samt hälso- och sjukvård, individ- och familjeomsorg samt funktionshinder och kultur och fritid. Till detta kommer också de så kallade stödfunktionerna där utvecklingsavdelningen, HR-avdelningen och ekonomiavdelningen ingår. Stödfunktionerna arbetar alla övergripande mot de fyra sektorerna. Totalt arbetar cirka 3500 personer i Örgryte-Härlandas verksamheter.
Utvecklingsavdelningen har cirka tjugo anställda. Förutom kommunikatörer arbetar där också utvecklingsledare inom områden som miljö, säkerhet, jämställdhet, IT, fastighet, folkhälsa, stadsutveckling och kvalitet. Till avdelningen hör också kansliet samt Grafiska Gruppen som står bakom produktionen av flera av de trycksaker som ges ut av Göteborgs Stad. Tillsammans har alla som arbetar på utvecklingsavdelningen i uppdrag att arbeta för att nå de mål som finns i budgeten och att ge chefer stöd i deras arbete. Målen i budgeten bestäms av politikerna i stadsdelsnämnden som styr organisationen. Tillsammans med övriga stödfunktioner har utvecklingsavdelningen sina lokaler i det som numera kallas Härlanda Park men som tidigare varit känt som Härlanda Fängelse. Byggnaden uppfördes i början av 1900-talet och användes som fängelse ända fram till 90-talet. Idag är byggnaden k-märkt vilket innebär att mycket från dess tid som fängelse finns bevarat, bland annat har många fönster fortfarande galler och på översta våningen finns fängelsekyrkan kvar. De flesta kontoren består av gamla celler, det gäller även det kontor som var mitt under praktiken. Att arbeta i en gammal fängelsecell var speciellt. Det var ett väldigt litet rum med ett fönster så högt upp vid taket att det inte gick att se ut men trots att rummet var litet fanns det ändå plats för ett skrivbord med dator, en hylla och en extra stol och eftersom korridoren utanför mestadels var väldigt lugn kunde dörren oftast stå öppen, vilket gjorde att rummet kändes större. De flesta som tillhör den ordinarie personalen har sina kontor i celler som slagits samman till större rum som de delar på två personer. Eftersom jag hade flextid under min praktik kunde jag i viss utsträckning styra mina arbetstider själv. Den vanligaste arbetstiden för anställda på utvecklingsavdelningen är 08:00 till 16:30, jag valde dock oftast att arbeta från 08:30 till 17:00. Mina arbetsuppgifter Min huvudsakliga arbetsuppgift (min praktikuppgift) var att göra en kartläggning av Örgryte- Härlandas internkommunikation, vilket jag arbetade kontinuerligt med under hela praktiktiden. Syftet med kartläggningen var att få en bild av hur den interna kommunikationen fungerar i stadsdelen efter den omorganisation som Göteborgs Stad genomgick 2011, där bland annat antalet stadsdelsförvaltningar halverades.
Jag och min handledare var tidigt överens om att en enkät var den mest lämpliga metoden för kartläggningen eftersom vi ville få med åsikter från så många som möjligt av de anställda. Några andra stadsdelar hade tidigare gjort enkätundersökningar för att undersöka sin interna kommunikation, så mitt arbete började med att sätta mig in i deras undersökningar för att identifiera frågor som passade att ha med även i den enkät jag skulle genomföra. Jag fick också formulera nya frågor specifikt utifrån Örgryte-Härlanda. Bland annat är Örgryte- Härlanda den enda stadsdelen som har en personaltidning och eftersom vi ville få en bättre bild av hur många som läser den fick den eget utrymme i enkäten, tillsammans med andra frågor om hur man upplever att den interna kommunikationen fungerar. När enkäten var klar skickades den ut via e-post till stadsdelens 3500 anställda. Enkäten fanns i två versioner, en för chefer och en för medarbetare. Enkäterna var i stort sett lika för att lätt kunna göra jämförelser mellan de båda grupperna. Chefsenkäten innehöll dock några extra frågor om interna kanaler som är specifika för chefer och inte används av andra medarbetare. Efter att svarstiden på enkäten gått ut sammanställde och analyserade jag resultaten i en rapport som kommer att användas som underlag för vidare arbete med att förbättra den interna kommunikationen i stadsdelen. Jag gjorde även en powerpoint-presentation som sammanfattade huvudresultaten, som jag också presenterade för olika arbetsgrupper. Under arbetet med enkäten lärde jag mig verktyget Defgo som används för att skapa webbenkäter. Det, tillsammans med mina tidigare erfarenheter av att göra enkäter, ledde till att jag fick arbeta tillsammans med en av stadsdelens kommunikatörer och en enhetschef för att ta fram en enkät med syfte att utvärdera en av stadsdelens verksamheter. Enkäten skulle finnas både i en webbversion och i pappersform, och jag var ansvarig för webbversionen av enkäten. En annan av mina större arbetsuppgifter under praktiken var att skriva artiklar och göra reportage för personaltidningen Hör Här och hushållstidningen Seniorliv som båda ges ut av stadsdelen. Jag skrev flera artiklar för båda tidningar och fick i arbetet med dem besöka arbetsplatser i stadsdelen för att intervjua personal och medborgare. Förutom att skriva och göra intervjuer ingick i arbetet också att fotografera till artiklarna, att arbeta med tidningarnas formgivning och layout samt korrekturläsning. Jag har också suttit med i båda tidningars respektive redaktionsråd där vi utvärderat föregående nummer och planerat inför kommande nummer av tidningarna.
Vidare har jag under min praktik fått prova på en mängd andra arbetsuppgifter som är vanliga inom kommunikatörsyrket, allt ifrån att hjälpa andra medarbetare formulera texter till att skriva egna texter och uppdatera information på Örgryte-Härlandas webb och intranät. Jag fick också följa med min handledare på olika möten vilket gav ytterligare inblick i kommunikatörsyrket samt stadsdelen och dess organisation. Utöver detta har jag också fått gå på ett antal inspirerande föreläsningar och seminarier, bland annat om visuell kommunikation, webbpublicering och webbkommunikation samt gott bemötande. Under min praktik fick jag också chansen att gå två olika utbildningar. Den första var en utbildning i klarspråk, ett verktyg som används i Göteborgs Stad för att skriva enkelt, tydligt och undvika byråkratspråk. Klarspråk används framförallt för texter som ska publiceras på webben men kan egentligen användas på alla typer av texter i olika kanaler, interna som externa. Den andra utbildningen var en kommunikationsutbildning för chefer som hölls under två heldagar på en konferensanläggning. På grund av utbildningens utformning kunde jag mest delta som observatör då många övningar byggde på att deltagarna skulle utgå ifrån sina egna erfarenheter av att vara chef. Vi fick dock också arbeta med kommunikationsplanering utifrån specifika case som tagits fram för utbildningen, vilket var roligt då jag kunde vara mer delaktig i dessa moment och även kunde använda många av de kunskaper jag har med mig från min utbildning. Kommunikationsutbildningen innehöll förutom gruppövningar också vissa teoretiska genomgångar som mestadels var repetition för mig, men det var intressant att ta del av de diskussioner som uppstod bland kursdeltagarna kring olika sätt att hantera kommunikation på. Utbildningen genomfördes vid tre tillfällen för olika grupper och efter varje tillfälle hjälpte jag min handledare att sammanställa de utvärderingsformulär som deltagarna fyllt i efter att ha avslutat utbildningen. Vad jag fått ut av min praktiktid och vilken nytta jag haft av min tidigare utbildning Jag har tidigare läst medie- och kommunikationsvetenskap och psykologi, och genom fristående kurser i de båda ämnena satt ihop min egen utbildning. Eftersom jag praktiserat som kommunikatör är det utbildningen i medie- och kommunikationsvetenskap som jag haft mest användning av under praktiken, men även psykologin har varit till nytta. Att göra en
termins praktik och få en chans att omsätta mina kunskaper i praktiken har verkligen varit ett perfekt komplement till min utbildning. Jag ser det som mycket värdefullt att ha med mig både teoretiska och praktiska kunskaper i mitt framtida arbetssökande och yrkesutövande. Den erfarenhet jag genom praktiken fått av kommunikatörsyrket har både bekräftat för mig att jag valt rätt utbildning och gett mig nya kunskaper som gör att jag känner mig bättre förberedd för att fortsätta jobba som kommunikatör. Jag anser att min utbildning på ett bra sätt förberett mig för att klara av praktiken men det är svårt att plocka ut enskilda delar av utbildningen som extra viktiga. Visserligen har jag under praktiken exempelvis haft användning för kunskaper om kommunikationsplanering, målgruppsanpassning och omvärldsanalys men jag upplever ändå att det viktigaste har varit att utbildningen som helhet gett mig en bra teoretisk grund att utgå ifrån och ett visst tänk kring kommunikation som gjorde att jag lätt kunde komma in i arbetet. En specifik erfarenhet från utbildningen som jag dock kan nämna är den enkätundersökning jag genomförde som en del av mitt examensarbete i psykologi. Att ha gjort en större enkätundersökning tidigare var en bra erfarenhet som gjorde att jag kände mig tryggare inför arbetet med enkäten i min praktikuppgift. Vidare har också kurser i forskningsmetodik och erfarenheter av att arbeta vetenskapligt, söka information och att kunna vara källkritisk varit värdefullt, särskilt i arbetet med praktikuppgiften som på många sätt påminde om att göra ett examensarbete. Även om jag anser att min utbildning gett mig en bra grund för att klara av praktiken har jag också saknat vissa delar. Framförallt hade det varit bra med fler övningar på att skriva olika typer av texter. Det mesta jag skrivit under min utbildning har varit vetenskapliga texter, men det hade varit nyttigt att också få skriva fler vanliga, mindre formella texter, och öva på att anpassa dem för olika målgrupper och kanaler. Jag upplever också att utbildningen är något riktad mot privat verksamhet och extern kommunikation, medan min praktik har varit i en offentlig organisation och fokuserat på intern kommunikation vilket innebär andra förutsättningar som gärna hade kunnat lyftas fram mer under utbildningen. En erfarenhet jag tar med mig från praktiken är hur viktigt det är att kunna vara flexibel då verkligheten inte alltid stämmer överens med teorin. Arbetet måste hela tiden anpassas efter de förutsättningar som finns på arbetsplatsen när det gäller ekonomi, tid, personaltillgång etc. men också situationer som uppstår under arbetets gång. Göteborgs Stad var exempelvis vid
flera tillfällen under tiden för min praktik aktuellt i media i olika sammanhang, vilket var något vi hela tiden var tvungna att förhålla oss till i arbetet och ibland gjorde att vi fick prioritera en akut fråga före det planerade arbetet. Sammanfattningsvis har arbetet under praktiken varit mycket varierat, vilket varit både givande och roligt. Jag har hela tiden haft ett bra stöd från min handledare och andra medarbetare i förvaltningen men också fått arbeta självständigt och ta eget ansvar för att planera och driva mitt arbete framåt. Förutom praktisk erfarenhet av att arbeta som kommunikatör har min praktik också gett mig en inblick i offentlig förvaltning och kommunalt arbete, vilket jag tror är bra kunskap att ha med mig oavsett var jag kommer arbeta i framtiden. Rekommendationer till framtida praktikanter Jag skulle varmt rekommendera framtida praktikanter att göra sin praktik i Örgryte-Härlanda stadsdelsförvaltning (eller i någon av de andra stadsdelsförvaltningarna i Göteborgs Stad). Det är en arbetsplats med god stämning, trevliga arbetskamrater och varierande arbetsuppgifter. Dessutom är Göteborgs Stad en organisation med stor erfarenhet av att ta emot praktikanter, vilket jag tror är en fördel. I och med att alla anställda är vana vid att det kommer praktikanter till arbetsplatsen brukar det aldrig vara problem att få sitta med på möten eller gå med på föreläsningar, utan man blir snabbt en naturlig del av organisationen. Några mer generella råd jag skulle ge är att som praktikant inte vara rädd för att ställa frågor. Oavsett vilken organisation man hamnar i kommer det vara mycket nytt att ta in i början och man behöver fråga för att förstå allt. Min erfarenhet är att de flesta gärna tar sig tid att visa och förklara sådant som kanske inte är självklart när man kommer som ny till en organisation. Dessutom är det oftast bättre att fråga för att undvika risken för missförstånd. Det också viktigt att kunna säga ifrån om man får en arbetsuppgift som man inte känner sig bekväm med eller har tid med. Samtidigt skulle jag också rekommendera att vara öppen för att pröva på olika typer av arbetsuppgifter för att få ut så mycket som möjligt av praktiktiden. Allt kanske inte verkar intressant eller roligt från första början men kan ändå visa sig leda till en positiv erfarenhet.