Användarmanual CLRS-system Fantastic Four 2011 Page 1
Innehållsförteckning 1.0 Inloggning... 4 1.2 Inloggad... 4 1.3 Logga ut/avsluta... 4 2.0 Arbeta i CLRS-system... 5 2.1 Huvudmeny... 5 3.0 Bokning... 5 3.1 Söka lediga lägenheter... 5 3.1.1 Ta bort reserverad logi... 6 3.2 Söka lediga campingplatser... 6 3.2.1 Ta bort reserverad camping... 7 3.3 Söka lediga konferensrum... 7 3.3.1 Ta bort reserverade konferensrum... 8 3.4 Gästhantering... 8 3.4.1 Befintlig privatgäst... 9 3.4.2 Befintlig Företagsgäst... 10 3.4.3 Ny privatgäst... 10 3.4.4 Ny företagsgäst... 11 3.5 Logipris och avbokningsskydd... 12 3.5.1 Rabatt... 13 3.5.2 Avbokningsskydd... 13 3.6 Bekräfta bokning... 13 3.7 Ny bokning... 14 3.8 Visa/Redigera bokning... 14 3.8.1 Söka bokning... 14 3.8.2 Ta bort bokning... 15 3.8.3. Ändra bokning... 15 4.0 Skidshop... 15 4.1 Uthyrning... 16 4.2 Kunduppgifter... 16 4.2.1 Befintlig Privatkund... 16 4.2.2 Ny Privatkund... 17 4.2.3 Befintlig Företagskund... 17 4.2.5 Ny Företagskund... 18 Fantastic Four 2011 Page 2
4.3 Utrustning... 18 4.3.1 Ta bort utrustning... 19 4.3.2 Bekräfta uthyrning... 19 4.4 Återlämning... 20 4.4.1 Registrera återlämning... 21 4.5 Skidskola... 22 4.5.1 Boka Grupplektioner... 22 4.5.2 Boka Privatlektion... 24 4.5.3 Utskrift av deltagarlista... 26 5.0 Administration och statistik... 27 5.1 Användare... 27 5.1.1 Söka efter användare... 27 5.1.2 Registrera ny användare... 28 5.2 Gäster... 29 5.3 Logi och konferens... 30 5.4 Utrustning och Skidskola... 31 5.5 Budget och statistik... 33 5.5.1 Budget... 33 5.5.2 Statistik... 34 Fantastic Four 2011 Page 3
1.0 Inloggning Bild 1. Inloggningsfönster För att få tillgång till CLRS-system måste man först logga in. Som användare har man ett eget specifikt användarnamn och lösenord, dessa skall anges för att få tillgång till systemet. 1. Skriv in ditt användarnamn i rutan ID 2. Skriv in ditt lösenord i rutan Lösenord 3. Logga in genom att trycka på knappen Logga in För att bli inloggad krävs det att användarnamnet och lösenordet är korrekta. Om de inte är det kommer du att få upp ett meddelande om detta. Tänk på att inte uppge ditt användarnamn och lösenord för någon eftersom dessa är personliga. 1.2 Inloggad När du loggats in öppnas huvudfönstret för dina arbetsuppgifter. Här finns även en huvudmeny där du kan navigera till de andra delarna av systemet som du har tillgång till. 1.3 Logga ut/avsluta Bild 2. Huvudmenyn som visar valen under arkiv Du kan när som helst välj att logga ut ur systemet igen vilket tar dig tillbaka till fönstret för inloggning till CLRS-system genom att klicka på Arkiv i huvudmenyn. I listan av alternativ som öppnas väljer du Logga ut. Detta kan göras från samtliga fönster i systemet förutom från Inloggningssidan. När du klickat på Loggat ut, kommer du automatiskt till inloggningssidan igen. Väljer du istället Avsluta under Arkiv i huvudmenyn kommer programmet att avslutas. Fantastic Four 2011 Page 4
2.0 Arbeta i CLRS-system 2.1 Huvudmeny Denna meny syns vart du än befinner dig i systemet. Genom dessa val kan du navigera dig igenom systemet. Beroende på vilken behörighet du har för systemet kommer inte alla val att vara tillgängliga, dessa går då ej att klicka på. Bild 3. Huvudmenyn som visas vart än man befinner sig. 3.0 Bokning Bild 4. Bokningsfönstret Här kan du boka gästernas önskade logier. Du kan antingen välja att först leta efter lediga logialternativ eller att söka efter gästen om det är en återkommande gäst. 3.1 Söka lediga lägenheter Kontrollera att fliken Boka är vald i övre vänstra hörnet precis under huvudmenyn samt att fliken Logi är vald under det. Se bilden nedan. Bild 5. Visar flikar valda för att boka lägenheter. Fantastic Four 2011 Page 5
Här väljer du den vecka samt period som gästen vill boka för i, sedan trycker du på knappen Sök. Antalet lediga lägenheter visas i listan Antal Lediga. De olika alternativen med priser för vald vecka visas i listan Antal Lediga. Vill gästen boka logi markerar du den typen av logi som gästen önskar och klickar sedan på knappen Lägg till. Dessa alternativ läggs nu till i listan Reserverad och är reserverade till dess att bokningen är slutförd. Nedan ser du en bild över de fält och knappar som beskrivits ovan i texten. Bild 6. Visar bokningsfönstret för bokning av lägenheter Vill du se mer information om de olika logialternativen kan du klicka på knappen, informationen visas då i fönstret Information, längst till höger i bild. Skulle du sedan vilja dölja informationen igen klickar du åter på samma knapp och informationen göms. 3.1.1 Ta bort reserverad logi Skulle du vilja ta bort någon av de logier som lagts till i reservations listan markerar du det val du vill ta bort i listan Reserverad. Sedan klickar du på knappen Ta bort, login tas då bort från reservationen. 3.2 Söka lediga campingplatser Kontrollera att fliken Boka är vald i vänstra hörnet och välj precis under den fliken Camping. Se bild nedan. Bild 7. Visar flikar valda för att boka camping För att boka campingplats väljer du om det är per dygn eller helvecka som det ska bokas för i boxarna Helvecka eller Dygn. Skall du boka för en helvecka väljer du sedan veckonummer i listan VeckoNr. Är det däremot dygn som skall bokas blir två kalendrar tillgängliga där du väljer från datum och till datum. När dessa val har gjorts klickar du på knappen Sök. Hut många lediga platser som finns visas då i listan Antal lediga. Priser för dessa visas i listan Pris. Vill gästen sedan boka platsen klickar du på knappen Lägg till. Valen hamnar då i listan Reserverad och är reserverade till dess att bokningen slutförs. Nedan ser du en bild över de listor, knappar och fält som beskrivits ovan i texten. Fantastic Four 2011 Page 6
Bild 8. Visar bokningsfönstret när Campingen har valts. 3.2.1 Ta bort reserverad camping Skulle du vilja ta bort någon av de campingplatser som lagts till i reservationslistan markerar du det val du vill ta bort i listan Reserverad. Sedan klickar du på knappen Ta bort, campingplatsen tas då bort från reservationen. 3.3 Söka lediga konferensrum För att söka efter lediga konferensrum skall du först se till att du valt fliken Boka och att precis under den skall fliken Konferens vara vald. Se bilden nedan. Bild 9. Visar de valda flikarna För att boka konferensrum väljer du om det är för en vecka, ett dygn eller per timme det skall bokas genom att bocka i rätt ruta. Har du kryssat i vecka får du sedan välja vilken vecka i listan VeckoNr. Har du valt dygn får du välja från och till datum i kalendrarna Från och Till som då blir tillgängliga. Har du valt timme får du välja datum i Från kalendern som är tillgänglig, du skall även välja tid i listorna Från och Till som blir tillgängliga. När du sedan har gjort dina val klickar du på knappen Sök. Antalet lediga konferensrum visas då i listan Antal Lediga. Priser och typer visas i listan Pris, där du också gör ditt val för att boka. Vill gästen boka ett konferensrum markerar du detta i listan Pris och klickar sedan på knappen Lägg till. Valen läggs då till i listan Reserverad och är reserverade till dess att bokningen slutförs. Bild 10. Visar bokningsfönstret när Konferens har valts. Fantastic Four 2011 Page 7
Även i detta fönster kan du välja att se mer information om logialternativen och konferensrummen. Denna information innehåller bland annat antal konferensrum samt antal platser i de olika rummen. Precis som i login klickar du på knappen på samma knapp en gång till., och informationen visas, vill du dölja den igen klickar du 3.3.1 Ta bort reserverade konferensrum Skulle du vilja ta bort något av de konferensrum som lagts till i reservationslistan markerar du det val du vill ta bort i listan Reserverad. Sedan klickar du på knappen Ta bort, konferensrummet tas då bort från reservationen. 3.4 Gästhantering Bild 11. Visar inom ringen den del som hanterar gästerna. Om gästen varit på centret tidigare finns de sparade i databasen, detta gör att du kan söka fram deras information. Var noga med att välja vilken typ av gäst det är som skall behandlas. Detta väljer du i flikarna under Gäst. Bild 12. Flikar för att välja typ av gäst Fantastic Four 2011 Page 8
3.4.1 Befintlig privatgäst Om det är en privatgäst som vill boka ser du först till att fliken Privat är vald i Gäst, sedan kan du välja att söka på gästnummer, förnamn och/eller efternamn. Detta görs genom att fylla i informationen i motsvarande fält. Gästnummer i rutan Gästnr eller förnamn i rutan Förnamn och/eller efternamn i rutan Efternamn. Klicka sedan på knappen Sök. Bild 13. Visar gästinformations delen när privatperson är vald Förnamn och efternamn kan till fördel sökas på tillsammans för att förminska sökresultatet. Söker du på gästnummer är sökning så specifik som den kan vara och enbart ett resultat visas i rutan Gästinformation. När du hittat den gäst du sökt efter dubbelklickar du på denna i listan och de relevanta fälten fylls i med gästens information. Gästens historik över gamla bokningar visas i listan Gästhistorik. Detta kan hjälpa dig att guida gästen till att hitta rätt lägenheter. Bild 14. Visar hur informationen fyllts i när gäst har valts. 3.4.1.1 Ändra befintlig privatgäst Du kan enkelt ändra en befintlig privatgästs uppgifter om denne t.ex. har bytt adress eller telefonnummer m.m. Detta gör du genom att söka in gästen enligt ovan. Sedan klickar du på knappen Ny/Ändra. Detta öppnar fälten för ändringar. När du utfört dina ändringar klickar du på knappen Spara gäst. Skulle du av misstag skrivit in fel värden i fälten blir du meddelad om detta annars är gästens nya uppgifter sparade. Fantastic Four 2011 Page 9
3.4.2 Befintlig Företagsgäst Är gästen en företagsgäst ser du först till att fliken Företag är vald i Gästinformation, sedan kan du välja att söka på gästnummer, organisationsnummer eller företagsnamn. Gästnummer i rutan Gästnr, organisationsnummer i rutan OrgNr eller företagsnamn i rutan Företag. Klicka sedan på knappen Sök. Sökresultatet visas nu i listan. Bild 15. Visar gästinformationsdelen när företag är vald När du hittat det företag du sökt efter, dubbelklickar du på denna i listan och de relevanta fälten fylls i med gästens information. Bild 16. Visar hur informationen fyllts i när företagsgäst har valts 3.4.2.1 Ändra befintlig företagsgäst Du kan enkelt ändra en befintligföretagsgästs uppgifter om denne t.ex. har bytt kontaktperson eller telefonnummer m.m. Detta gör du genom att söka in gästen enligt ovan. Sedan klickar du på knappen Ny/Ändra. Detta öppnar fälten för ändringar. När du utfört dina ändringar klickar du på knappen Spara gäst som visas först när knappen Ny/Ändra har tryckts på. Skulle du av misstag skrivit in fel värden i fälten blir du meddelad om detta annars är gästens nya uppgifter sparade. 3.4.3 Ny privatgäst Om det är en ny privatgäst som vill boka, se till att fliken Privat är vald. Tryck sedan på knappen Ny/Ändra, alla fält som skall fyllas i öppnas så informationen kan läggas till. Fantastic Four 2011 Page 10
Bild 17. Visar när knappen för ny gäst har tryckts och fälten för att fylla i uppgifter öppnats. 1. Skriv in gästens förnamn i rutan Förnamn 2. Skriv in gästens efternamn i rutan Efternamn 3. Skriv in gästens gatuadress i rutan Adress 4. Skriv in gästens postnummer i rutan Postnr 5. Skriv in gästens postort i rutan Ort 6. Skriv in gästens telefonnummer i rutan Telefon När du fyllt i gästens uppgifter klickar du på knappen Spara gäst. Skulle du av misstag fyllt i siffror i ett av fälten för förnamn, efternamn eller ort kommer ett felmeddelande angående detta att visas. Skulle du fyllt i bokstäver i ett fält för postnummer eller telefonnummer kommer ett felmeddelande att visas för detta. Dessa meddelanden specificerar även i vilket fält det felaktiga värdet finns. Är alla värdena rätt kommer gästen att sparas till databasen och ett nytt gästnummer dyker upp i rutan GästNr. Fälten för att fylla i uppgifter stängs även för redigering så att du ej av misstag kan ändra dessa. Du kan se på bilden nedan hur fälten ser ut när en ny gäst har sparats. Bild 18. Visar hur fälten har stängts och ny gäst har sparats 3.4.4 Ny företagsgäst Om det är en ny företagsgäst som skall registreras se till att fliken Företag är vald. Tryck sedan på knappen Ny/Ändra, alla fält som skall fyllas i öppnas så informationen kan läggas till. Fantastic Four 2011 Page 11
Bild 19. Visar när knappen för ny gäst har tryckts och fälten för att fylla i uppgifter öppnats. 1. Skriv in företagets organisationsnummer i rutan OrgNr 2. Skriv in företagets namn i rutan Företag 3. Skriv in namnet på företagets kontaktperson i rutan Referens 4. Skriv in företagets gatuadress i rutan Adress 5. Skriv in företagets postnummer i rutan Postnr 6. Skriv in företagets postort i rutan Ort 7. Skriv in företagets telefonnummer i rutan Telefon När du fyllt i gästens uppgifter klickar du på knappen Spara gäst. Skulle du av misstag fyllt i siffror i ett av fälten för företagsnamn, referens eller ort kommer ett felmeddelande angående detta att visas. Skulle du fylla i bokstäver i ett fält för postnummer eller telefonnummer kommer ett felmeddelande att visas för detta. Dessa meddelanden specificerar även i vilket fält det felaktiga värdet finns. Är alla värdena rätt kommer gästen att sparas till databasen och ett nytt gästnummer dyker upp i rutan GästNr. Fälten för att fylla i uppgifter stängs även för redigering så att du ej av misstag kan ändra dessa. Du kan se på bilden nedan hur fälten ser ut när en ny gäst har sparats. Bild 20. Visar när ny företagsgäst sparats 3.5 Logipris och avbokningsskydd När logialternativ valts visas summan för dessa i rutan Pris. Är det en företagsgäst visas även beloppet utan moms och momsbeloppet. Fantastic Four 2011 Page 12
Bild 21. Ringen visar rutan Pris 3.5.1 Rabatt Har gästen rabatt som finns sparad dras denna av automatiskt. Skulle det dock finnas behov av att ge gästen extra rabatt eller om den inte hade någon sparad med skall få rabatt kan detta skrivas in med en procent sats i rutan Rabatt. 3.5.2 Avbokningsskydd Väljer gästen att ta avbokningsskydd klickar du i rutan Avbokningsskydd. Beloppet för avbokningsskyddet läggs på den totala summan. Ångrar gästen detta val klickar du en gång till i rutan och beloppet dras bort från totalsumman. 3.6 Bekräfta bokning Bekräftar bokningen gör du genom att klicka på knappen Spara. Ett meddelande visas då med gästens bokningsnummer som bekräftar att bokningen är genomförd. Skulle något gå fel när bokningen genomförs kommer du få ett meddelande om vad som har gått fel. Bild 22. Visar rutan Pris där även knapparna för att spara och skapa ny bokning finns. Fantastic Four 2011 Page 13
3.7 Ny bokning Skulle du vid något tillfälle vilja avbryta bokningen eller skapa en ny när bokningen genomförts klickar du på knappen Nytt. Alla fälten töms och du kan börja skapa en ny bokning. 3.8 Visa/Redigera bokning För att utföra dessa uppgifter väljer du fliken Visa/Redigera i övre vänstra hörnet precis under huvudmenyn. Bild 23. Visar bokningsfönstret när flik Visa/Redigera har valts I denna vy kan man söka fram en bokning för att ta bort, ändra eller bara för att visa. 3.8.1 Söka bokning Du väljer först om det är en privat- eller företagsgästs bokning du söker genom att kryssa i respektive rutor. Beroende på vilken slags gäst du valt kommer olika sökalternativ att visas i listan Alternativ. För privatgäster kan du söka på bokningsnummer, gästnummer, förnamn eller efternamn. För företagsgäster kan du söka på bokningsnummer, gästnummer eller företagsnamn. När du valt det alternativ du vill söka på skriver du sedan in sökord i rutan Sökord. När du sedan klickar på knappen Sök visas bokningarna i listan till höger. Beroende på vilket sökord du valt kan det finnas flera olika bokningar. För att se mer information om bokningarna markerar du en i listan och klickar på knappen då i listan Logiinfo. Se bild nedan.. Informationen om bokningen visas Bild 24. Visar när en bokning valts för att se mer information. Fantastic Four 2011 Page 14
3.8.2 Ta bort bokning För att ta bort en bokning väljer du den bokningen som skall tas bort i listan genom att markera den. Sedan klickar du på knappen Ta bort, ett meddelande kommer upp för att kontrollera att du vill ta bort bokningen. Bild 25. Visar meddelande som visas för att bekräfta borttagning. Klickar du ja är bokningen borttagen, klickar du däremot nej förändras inget. 3.8.3. Ändra bokning För att ändra en bokning väljer du den bokning du vill ändra i listan genom att markera den. Sedan klickar du på knappen Ändra. Du förflyttas då tillbaka till bokningsfliken med de uppgifter som finns i bokningen ifyllda. Du kan härifrån göra de ändringar du vill och sedan spara bokningen på nytt. 4.0 Skidshop Detta fönster är till för de uppgifter som utförs i skidshopen. Här kan du hyra ut utrustning, registrera återlämnad utrustning samt boka in gäster till skidlektioner. Bild 26. Visar skidshopsfönstret men flik vald för utrustning. Fantastic Four 2011 Page 15
Fönstret är uppdelat över tre tabbar, i den första tabben utförs de uppgifter som har med utrustningen att göra, den andra är till för skidskolan. I den tredje och sista tabben kan du sköta fakturor för de företagskunder som valt detta betalningsalternativ. 4.1 Uthyrning Här kan du utföra alla de uppgifter som tillhör utrustningshanteringen. Längst till höger i fönstret finns en prislista för all utrustning för att underlätta arbete. 4.2 Kunduppgifter Här börjar du med att skriva in kundens uppgifter. Du får välja om det är en privatkund eller företagskund i tabbarna vid rubriken Kunduppgifter. Bild 27. Visar Kundinforutan för privatkund i utrustningsfönstret. 4.2.1 Befintlig Privatkund Är kunden en registrerad gäst på anläggningen kan dessa uppgifter hämtas genom att söka på föroch efternamn. Detta gör du genom att: 1. Skriv in kundens förnamn i rutan Förnamn 2. Skriv in kundens efternamn i rutan Efternamn. 3. Klicka på knappen Sök När du gjort detta dyker en tabell upp med sökresultatet. Se bild nedan. Bild 28. Visar sökresultat när sökning gjort på privatpersons förnamn Fantastic Four 2011 Page 16
För att välja kund i listan dubbelklickar du på denna. Kundens uppgifter fylls nu i respektive fält ovanför sökrutan. Du kan nu fortsätta uthyrningen genom att fylla i den utrustning som gästen önskar hyra. Se 4.3 Utrustning. 4.2.2 Ny Privatkund Är det en kund som inte är registrerad på anläggningen klickar du på knappen kundens uppgifter öppnas och du kan fylla i dem. Detta gör du genom att:. Rutorna för 1. Skriv in kundens förnamn i rutan Förnamn 2. Skriv in kundens efternamn i rutan Efternamn 3. Skriv in kundens gatuadress i rutan Adress 4. Skriv in kundens postnummer i rutan PostNr 5. Skriv in kundens postort i rutan Ort Du kan nu fortsätta uthyrningen genom att fylla i den utrustning som gästen önskar hyra. Se 4.3 Utrustning. 4.2.3 Befintlig Företagskund Detta görs i likhet med privatkunden. Är kunden registrerad kan du söka efter deras uppgifter genom att: 1. Skriva in företagets organisationsnummer i rutan OrgNr 2. Skriva in företagsnamnet i rutan Företag 3. Klicka på knappen Sök När du gjort detta dyker en tabell upp med sökresultatet. Se bild nedan. Bild 29. Visar sökresultat när sökning gjort på företagsnamn För att välja kund i listan dubbelklickar du på denna. Kundens uppgifter fylls nu i respektive fält ovanför sökrutan. Du kan nu fortsätta uthyrningen genom att fylla i den utrustning som gästen önskar hyra. Se 4.3 Utrustning. Fantastic Four 2011 Page 17
4.2.5 Ny Företagskund Nya företagskunder registreras inte i skidshopen utan skulle de inte finnas i databasen får du registrera uthyrningen på kunden som om den vore en privatkund. (Kunden kan bli registrera sig i receptionen vid behov) 4.3 Utrustning Här finns två olika rutor att fylla i uppgifter om den utrustning som skall hyras, vilken du skall använda beror på om det är enstaka utrustning som skall hyras eller om det är ett paket. Bild 30. Visar den delen av fönstret som är till för att hyra ut utrustning. I rutan för att hyra enstaka utrustning fyller du i det utrustningsid, som du hittar på utrustningen, i rutan ID. Sedan väljer du antalet dagar som utrustningen skall hyras i listan Antal dagar. Du väljer även om kunden valt att hyra stavar eller inte, detta gör du genom att bocka i rutan Stavar. När du gjort detta klickar du på knappen Lägg till. Skulle du av misstag skrivit in ett utrustningsid som inte finns registrerat kommer du att få ett felmeddelande som uppmanar dig att kontrollera att du fyllt i ett korrekt Id. Är uppgifterna rätt ifyllda kommer den att hamna i listan Uthyrningslista. Se bilden nedan. Bild 31. Visar när en enstaka utrustning lagts till i uthyrningslistan. I rutan för att hyra utrustningspaket utför du samma process som i rutan för enstaka. Här fyller du i utrusningsid för de delar som skall ingå i paketet i rutorna Skidor/Snowboard och Pjäxor/Skor. Du väljer även om kunden valt att ha stavar genom att bocka i rutan Stavar och sedan välja antalet dagar som utrustningen skall hyras i listan Antal dagar. Även här kontrolleras de både utrusningsid:na och skulle de vara felaktiga får du ett felmeddelande om detta. Fantastic Four 2011 Page 18
Är uppgifterna rätt ifyllda kommer uthyrningen att hamna i listan Uthyrningslista. Se bilden nedan. Bild 32. Visar när även ett paket lagts till i utrustningslistan. Summan för den utrustning som läggs i listan Uthyrningslista visas i rutan Summa precis under listan. Här kryssar du även i om det är en företagskund som skall hyra och vill få utrustningen fakturerad. Detta gör du i rutan Faktura. 4.3.1 Ta bort utrustning Skulle kunden under uthyrningens gång ångra sig kan du markera den utrustning som skall tas bort i listan Utrustning. Sedan klickar du på knappen Ta bort, och utrusningen tas bort från uthyrningen. 4.3.2 Bekräfta uthyrning När du lagt till utrustningen som skall hyras och fyllt i/hämtat kundens uppgifter kan du bekräfta uthyrningen. Detta gör du genom att klicka på knappen Bekräfta, ett uthyrningskvitto med detaljer över period samt vad som hyrts skrivs nu ut. Skulle några uppgifter inte ha fyllt i kommer du att få ett felmeddelande som uppmanar dig att kontrollera att alla uppgifter är ifyllda. När du fyllt i de saknade uppgifterna kan du bekräfta uthyrningen på nytt. När utrustningen är bekräftad skrivs ett uthyrningskvitto ut. Se bilden nedan. Bild 33. Visar uthyrningskvittot för utrustningen Fantastic Four 2011 Page 19
4.4 Återlämning Här registrerar du den utrustning som kunderna lämnar tillbaka. I listan Kvar att återlämna till höger i fönstret kan du se all den utrustning som skall lämnas tillbaka under dagen. Listan uppdateras då utrustning registreras som återlämnas. Bild 34. Visat återlämningsdelen av utrustningsfliken. För att registrera återlämning måste du först hitta den utrustning som skall lämnas tillbaka. Detta gör du antingen genom att skriva in uthyrningsnummer i rutan UthyrningsNr och klickar på knappen Visa eller så söker du på kunden. Använder du dig av uthyrningsnummer kommer den utrustning som kunden hyrt att visas i listan Uthyrningslista. Väljer du att söka efter kunden gör du det enligt anvisningar nedan. Söka på kund 1. Fyll i kundens för- och/ eller efternamn eller företagsnamnet i fältet Namn 2. Klicka på knappen Sök När du gjort detta visas sökresultatet i en lista. Se bilden nedan. Bild 35. Visar sökning på företag som har två uthyrningar. Här dubbelklickar du på den uthyrning i listan som stämmer med den kund som vill återlämna utrustning. Listan försvinner och kundens uthyrningar visas i rutan Uthyrningslista. Se bild nedan. Fantastic Four 2011 Page 20
Bild 36. Visar vald uthyrning med den utrustning som skall lämnas tillbaka i listan Uthyrningslista. 4.4.1 Registrera återlämning För att registrera att utrustningen lämnats tillbaka markerar du den i listan Uthyrningslista. Detta gör du genom att hålla nere ctrl-knappen på tangentbordet och klicka på de rader som skall lämnas tillbaka. Sedan trycker du på knappen Bekräfta. Utrustningen har nu registrerats som återlämnad och försvinner från listan. Ett kvitto på det som lämnats tillbaka skrivs ut, se bilden nedan. Bild 37. Visar återlämningskvitto Fantastic Four 2011 Page 21
4.5 Skidskola Här kan du boka både privatlektioner och grupplektioner. Bild 38. Visar Skidshopsfönstret när flik för Skidskola är vald. 4.5.1 Boka Grupplektioner Här kan du i de två listorna se de alternativ för grupplektioner som finns. I listan Antal Lediga, ser du de lektioner som det finns lediga platser på innevarande vecka. Vill kunden och det är en privatkund eller företagskund som skall betala kontant boka en lektion fyller du i deltagarens uppgifter enligt nedan: 1. Fyll i deltagarens förnamn i rutan Förnamn 2. Fyll i deltagarens efternamn i rutan Efternamn Därefter väljer du vilken grupp det är kunden vill boka i listan Grupp och för vilken period i listan Period. Sedan klickar du på knappen Lägg till. Nu kontrolleras det att alla fält som skall vara ifyllda är det, samt att du gjort de val som skall göras. Har du missat något kommer du att bli meddelad detta. Annars läggs personen till i listan Deltagarlista. Se ifyllda uppgifter i bilden nedan. Bild 39. Visar när uppgifter fyllts i och deltagare lagts till i deltagarlistan. Fantastic Four 2011 Page 22
Beloppet för de valda lektionerna räknas ihop i fältet Summa. För att sedan boka lektionerna trycker du på knappen Boka. Deltagarna är nu bokade på de valda lektionerna. 4.5.1.1 Grupplektion med fakturering endast företagskunder Vill en företagskund boka och det skall faktureras väljer du fliken företag. Se bilden nedan. Bild 40. Visar när flik företag har valts i grupp bokningen. Här fyller du i företagets namn i fältet Företag och klickar sedan på knappen Sök. En lista med sökresultatet visas nu till höger om kundinformationsrutan. Se bild nedan. Bild 41. Visar sökresultat när sökning gjort för företag i grupplektionsbokningen. När du hittat det företag du söker dubbelklickar du på denna i listan och de uppgifter som behövs är ifyllda. Sedan fyller du deltagarens förnamn i rutan Förnamn, deltagarens efternamn i rutan Efternamn och sedan väljer du vilken grupp som skall bokas i listan Grupp samt perioden i listan Period. Sedan klickar du på knappen Lägg till. Nu kontrolleras det att alla fält som skall vara ifyllda är det, samt att du gjort de val som skall göras. Har du missat något kommer du att bli meddelad detta. Annars läggs personen till i listan Deltagarlista. Se ifyllda uppgifter i bilden nedan. För att välja fakturering klickar du i boxen Faktura under deltagarlistan. Se bilden nedan. Bild 42. Visar vart du väljer fakturering som betalningsalternativ. För att sedan boka lektionerna trycker du på knappen Boka. Deltagarna är nu bokade på de valda lektionerna. Fantastic Four 2011 Page 23
4.5.2 Boka Privatlektion Här väljer du för vilken dag du vill boka privatlektion i listan Datum. De alternativ som finns för dagen visas nu i listan. I listan Ledigt kan du se vilka av den valda dagens tillfällen som är boka eller lediga. Se bild nedan. Bild 43. Visar Privatlektion för fredag vecka 22. Vill kunden och det är en privatkund eller företagskund som skall betala kontant boka en lektion fyller du i deltagarens uppgifter enligt nedan: 1. Fyll i deltagarens förnamn i rutan Förnamn 2. Fyll i deltagarens efternamn i rutan Efternamn Därefter skriver du in lektionens Id i rutan ID. Sedan klickar du på knappen Lägg till. Nu kontrolleras det att alla fält som skall vara ifyllda är det, samt att du gjort de val som skall göras. Har du missat något kommer du att bli meddelad detta. Annars läggs personen till i listan Deltagarlista. Se ifyllda uppgifter i bilden nedan. Bild 44. Visar när uppgifter lagts till och lagts till i listan Deltagare. Beloppet för de valda lektionerna räknas ihop i fältet Summa. För att sedan boka lektionerna trycker du på knappen Boka. Deltagarna är nu bokade på de valda lektionerna. Fantastic Four 2011 Page 24
4.5.2.1 Privatlektion med fakturering endast företagskunder Vill en företagskund boka och det skall faktureras väljer du fliken företag. Se bilden nedan. Bild 45. Visar när flik företag har valts i privatbokningen. Här fyller du i företagets namn i fältet Företag och klickar sedan på knappen Sök. En lista med sökresultatet visas nu till höger om kundinformationsrutan. Se bild nedan. Bild 46. Visar sökresultat när sökning gjort för företag i privatlektionsbokningen. När du hittat det företag du söker dubbelklickar du på denna i listan och de uppgifter som behövs är ifyllda. Nu fyller du deltagarens förnamn i rutan Förnamn, deltagarens efternamn i rutan Efternamn och sedan skriver du in privatlektionens Id i rutan ID. Sedan klickar du på knappen Lägg till. Det kontrolleras nu att alla fält som skall vara ifyllda är det, samt att du gjort de val som skall göras. Har du missat något kommer du att bli meddelad detta. Annars läggs personen till i listan Deltagarlista. Se ifyllda uppgifter i bilden nedan. För att välja fakturering klickar du i boxen Faktura under deltagarlistan. Se bilden nedan. Bild 43. Visar vart du väljer fakturering som betalningsalternativ. För att sedan boka lektionerna trycker du på knappen Boka. Deltagarna är nu bokade på de valda lektionerna. Fantastic Four 2011 Page 25
4.5.3 Utskrift av deltagarlista För att skriva ut deltagarlistor för grupplektioner och privatlektioner klickar du på knappen Skriv ut deltagarlistor. Se bilden nedan. Bild 44. Visar vart knappen skriv ut deltagarlista är lokaliserad Ett nytt fönster öppnas där du väljer den deltagarlista som skall skrivas ut. Se bilden nedan. Bild 45. Visar fönstret för att skriva ut deltagarlistor. Här väljer du för vilken grupp som deltagarlistan skall skrivas ut i listan Grupp. Väljer du privatlektion i listan behöver du inte göra några mer val utan klickar på knappen Sök. Väljer du däremot en grupplektion får du välja för vilken period i listan Period som då blir tillgänglig, sedan klickar du på knappen sök. De deltagare som är anmälda till lektionen förhandsvisas nu i listan. För att sedan skriva ut klickar du på knappen Skriv ut. Fantastic Four 2011 Page 26
5.0 Administration och statistik I detta fönster kan du, som har tillgång, ändra och lägga till användare, ändra gästers kredit och rabatt satser, ändra priser för logi, konferens, utrustning och skidskola samt utföra de uppgifter som har med budgeten och statistiken att göra. Bild 46. Visar fönstret administration Du kan välja att sortera de tabeller som finns genom att klicka på överskriften i den kolumn du vill sortera tabellen efter. 5.1 Användare Här kan du ändra en befintlig användares behörighet samt uppgifter och lägga till nya användare. Alla de användare som finns i systemet finns i listan redan när du startar programmet. Skulle de av någon anledning inte göra det klickar du enkelt på knappen Visa alla och alla användare laddas in i listan. 5.1.1 Söka efter användare För att hitta den användare du söker finns det olika alternativ du kan välja att söka på. Dessa är PersonalId, Förnamn eller Efternamn. Du väljer det alternativ du vill söka på i listan Alternativ. Sedan skriver du in det sökord du vill söka på i rutan Sökord och klickar på knappen Sök. Ditt sökresultat visas nu i listan. Se bilden nedan. Fantastic Four 2011 Page 27
Bild 47. Visar sökresultat vid sökning på användare via förnamn. När du hittat den användare vars uppgifter du vill ändra dubbelklickar du på denna i listan. Uppgifterna förs nu över till respektive fält till höger om listan. Du kan nu göra de ändringar du skall utföra. Intill fältet Behörighet finns en informations knapp. Trycker du på denna får du upp en ruta över de olika behörigheter som finns i systemet. Se bilden nedan. Bild 48. Visar meddelandet om behörighetsnivåer och vad de står för. När du gjort dina ändringar klickar du på knappen Spara. Skulle du ha missat att fylla i något av fälten eller om de har felaktiga värden kommer du att få ett meddelande om detta. Är alla fält rätt ifyllda sparas ändringarna och fälten töms. 5.1.2 Registrera ny användare Vill du registrera en ny användare av systemet trycker du på knappen Ny. Fälten öppnas och ett nytt personalid automatgenereras och visas i fältet PersonalId. Sedan fyller du i användarens uppgifter. Fantastic Four 2011 Page 28
Bild 49. Visar när knappen Ny tryckts enligt ovan. 1. Fyll i användarens förnamn i fältet Förnamn 2. Fyll i användarens efternamn i fältet Efternamn 3. Fyll i användarens behörighet i fältet Behörighet 4. Fyll i användarens behörighet i fältet Lösenord 5. Klicka på knappen Spara Skulle du av misstag fyllt i felaktiga värden kommer du att meddelas detta och uppmanas att ändra dem. Är alla uppgifter rätt ifyllda kommer användaren att sparas till databasen och har nu tillgång till systemet. 5.2 Gäster Här kan du ändra gästers rabattsats och kreditgränser. Fliken gäster är i sig uppdelad i två flikar, en för privatgäster och en för företagsgäster. Alla de gäster som finns i systemet finns i listorna redan när du startar programmet. Skulle de av någon anledning inte göra det klickar du enkelt på knappen Visa alla och alla gäster laddas in i listorna. Bild 50. Visar fönstret administration när fliken Gäster är vald Fantastic Four 2011 Page 29
Båda flikarna fungerar på samma sätt fast med olika alternativ för att söka. För att söka efter privatgäster kan du välja mellan gästnummer, för- och/eller efternamn. För att söka efter företagsgäster kan du välja mellan gästnummer, organisationsnummer eller företagsnamn. Dessa val gör du i listan Alternativ. När du gjort ditt val i skriver du in ditt sökord i fältet Sökord, sedan klickar du på knappen Sök. Ditt sökresultat visas nu i listan. När du hittat den gäst du söker dubbelklickar du på denna. Fälten till höger fylls nu i och du kan ändra gästens rabattsats och kreditgräns i fälten Rabatt och Kreditgräns. Se bilden nedan. Bild 51. Visar när gäst valts och värden kan ändras. Tänk på att du inte kan lämna nått av fälten tomma. När du är färdig klickar du på knappen Spara. Skulle du av misstag inte fyllt i enbart siffor i fälten får du ett meddelande om detta. Annars töms fälten och de nya värdena är sparade i databasen. Du kan se dessa ändringar med en gång i tabellen. 5.3 Logi och konferens Här kan du ändra priser för de logialternativ och konferensrum som finns på anläggningen. Bild 52. Visar administrationsfönstret med fliken Logi och Konferens vald. De två delarna i denna flik fungerar på samma sätt. Du väljer den typ av logi eller konferens som skall uppdateras i listorna Logityp eller Konferenstyp. Sedan väljer du vilken vecka det är du vill ändra priset för i listorna Vecka. När du gjort detta trycker du på knappen Sök (i den delen du befinner dig). Resultatet från din sökning visas nu i tabellen nedan. Fantastic Four 2011 Page 30
Bild 53. Visar när sökning gjorts på Lägenhets typ 1 för vecka 16. I tabellen väljer du vilken period du skall byta pris för. Detta gör du genom att dubbelklicka på raden i tabellen. Informationen visas nu i respektive fält till höger. Du kan nu skriva in det nya pris som skall sparas i fältet Nytt pris. Se bilden nedan. Bild 54. Visar när val gjorts och nytt pris fyllts i. När du skrivit in det nya priset klickar du på knappen Spara. Kontroller utförs för att se att du bara skrivit in siffror. Skulle det vara något fel meddelas du detta, annars är det nya priset sparat och tabellen uppdateras. 5.4 Utrustning och Skidskola Här kan du ändra priset på den utrustningen och skidskolan som finns lagrad i tabellerna. Bild 55. Visar administrationsfönstret med fliken Utrustning/Skidskola vald. De två delarna i detta fönster fungerar både på samma sätt. Du börjar med att välja vilken typ av utrustning eller skidskola som du skall ändra priset på i listorna Utrustningstyp eller Skidskoletyp. Sedan klickar du på knappen Sök. Se bilden nedan. Fantastic Four 2011 Page 31
Bild 56. Visar när sökning gjorts på utrustningstypen - längd paket För att välja för vilken period du skall byta pris dubbelklickar du på motsvarande rad, perioden står för antalet dagar. Informationen förs nu över till motsvarande fält till höger om tabellen. Du kan ny fylla i ett nytt pris för den valda perioden i fältet Nytt pris. Se bilden nedan. Bild 57. Visar när nytt pris fyllts i för vald period. När du skrivit in det nya priset klickar du på knappen Spara. Kontroller utförs för att se att du bara skrivit in siffror. Skulle det vara något fel meddelas du detta, annars är det nya priset sparat och tabellen uppdateras. Fantastic Four 2011 Page 32
5.5 Budget och statistik I detta fönster kan du skriva in budgeterade intäkter för de olika lägenhets- och konferensrumstyperna per vecka. Samt ta fram statistik över beräknade intäkter gentemot budgeterad intäkt samt beläggningsgraden. Bild 58. Visar administrationsfönstret när fliken Budget/Statistik är vald. 5.5.1 Budget I denna flik kan du lägga till den budgeterade intäkten för en viss lägenhets- eller konferensrumstyp och vecka. Detta gör du genom att välja för vilket år som det skall budgeteras i listan År samt för vilken vecka i listan Vecka. Sedan klickar du på knappen Sök. I tabellen nedan visas nu de olika typer som du kan välja på. Se bilden nedan. Bild 59. Visar när sökning gjorts på år 2011 och vecka 21. Du gör ditt val för budgetering i listan genom att dubbelklicka på raden. Respektive fält fylls i och du kan nu ange beloppet för budgeten i fältet Budgeterad intäkt. Se bilden nedan. Fantastic Four 2011 Page 33
Bild 60. Visar när lägenhetstyp 1 har valts och ny budgeterad intäkt fyllts i. När du skrivit in det nya priset klickar du på knappen Spara. Kontroller utförs för att se att du bara skrivit in siffor. Skulle det vara något fel meddelas du detta, annars är det nya priset sparat och tabellen uppdateras. 5.5.2 Statistik I denna flik kan du visa beläggningsgraden för de olika logi- och konferensrumstyperna. Du kan välja mellan att visa statistiken per säsong eller eget val av veckor. Bild 61. Visar Administrationsfönstret när flik Budget/Statistik med under flik Statistik är vald. Du klickar i boxen Beläggningsgrad, du får nu upp val där du får välja om det är per säsong du vill visa eller veckovis. Se bilden nedan. Fantastic Four 2011 Page 34
Bild 67. Visar de val som kan göras för period Väljer du att visa per säsong kommer listan Säsong att visas och du gör ditt val. Se bild nedan. Bild 68. Visar listan Säsong och de val som finns. Väljer du att visa veckovis kommer du att få se tre olika listor, en där du väljer från vecka, en till vecka och en för årtalet. Du måste göra ett val i varje lista. Se bilden nedan. Bild 69. Visar listorna från- och till vecka samt år. När du gjort dina val väljer du även vilken typ av logi eller konferensrum du vill se beläggningsgrader för. Detta gör du i listan Typ. Se bilden nedan. Bild 70. Visar listan med logi- samt konferenstyper När du gjort detta val klickar du på knappen Visa. Har alla val gjorts visas nu statistiken till höger. Skulle du ha missat något kommer du att få ett meddelande som specificerar vad som gått fel. Statistikvisningen kan du se nedan. Fantastic Four 2011 Page 35
Bild 71. Visar exempel på beläggningsgrad för lägenhetstyp 1 vecka 22-25 2011. Du kan närsomhelst välja att göra en ny sökning och denna statistik visas istället. Fantastic Four 2011 Page 36