M Kommunstyrelsens kontor

Tjänsteskrivelse M Kommunstyrelsens kontor 2008-01-13 U Demokrati och mångfald SÖOERTÄ,UE KOMMUN SÖDERTÄLJE KOMMUN Ko"" - ~~<._<,",,,::i sen 2003 -o 1-1 4 Emma Fagerstrand ---"--.. ----- Asyl och flyktingstrateg Dnr 1'( 08-550224 06 emma.fagerstrand@sodertalje.se Kommunstyrelsen Modell för budgetering och uppföljning av flyktingmottagandet Sammanfattning av ärendet I samband med att den tillfålliga projektorganisationen för asyl och flyktingarbetet antogs i april 2007, uttryckte kommunstyrelsen en önskan om tydligare styrning och kontroll över den statliga schablonersättningen för mottagna flyktingar. Kommunstyrelsens kontor har under hösten i samverkan med social - och arbetsmarknadskontoret arbetat fram en budgetmodell för styrning och uppföljning där syftet med modellen är en ökad kontroll över mottagning och introduktion av flyktingar. Modellen bygger på de ambitioner som anges i de av kommunstyrelsen antagna riktlinjerna, samt de målsättningar som anges i handlingsplanen. Mål för egenförsörjning, introduktionens längd samt fokus på tidiga insatser under det första introduktionsåret ges därmed stor betydelse när den statliga schablonersättningen och kommunens kostnader för flyktingmottagning fördelas över åren. Förvaltningen föreslår att modellen för budgetering och uppfciljning, inklusive uppsatta målsättningar, fastställs av kommunstyrelsen och att arbetslivsnämnden åläggs att använda modellen i sin budgetering och uppföljning av intäkter och kostnader för flyktingmottagande. I planeringsarbetet inför Mål&Budget 2009 2011 föreslås intäkter och kostnader för flyktingmottagande inarbetas i planeringsramarna i enlighet med modellen. Arbetslivsnämnden ges också i uppdrag att snarast vidta de åtgärder man finner lämpliga för att nå målen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse 2008-01-13 Kommunstyrelsens kontors PM 2008-01-13 Ärendet De senaste årens stora ökning av flyktingmottagandet ställer stora krav på den interna kommunala mottagningsverksamheten. Målsättningen är att de nyanlända så snabbt som möjligt skall uppnå egen försörjning för att det Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer 151 89 Södertälje 08-55021000 08-550221 00 34318-6 991-2148 01-212 000-0159. E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 kommunala försörjningsstödet inte skall belastas. Fram till idag har någon budgetering för flyktingmottagandet inte ägt rum och uppföljningen har varit ett konstaterande av faktiskt utfall. Idag finns det heller ingen tydlig avgränsning som anger vilka kostnader schablonintäkten avser täcka. För att stärka kommunstyrelsens styrning och kontroll över mottagning och introduktion av flyktingar krävs en modell för budgetering och uppföljning som utgår från kommunstyrelsens ambitioner som de beskrivs i Riktlinjer för flyktingmottagandet. Modellen speglar inte dagens flyktingmottagning utan syftar till att styra mot ett önskvärt tillstånd. Högre grad av egenförsörjning, kortare introduktion där de mesta av insatserna sker i början av introduktionen samt utökad satsning på samverkan med näringsliv och andra kommuner skall vara vägledande. De målsättningar som antas i modellen är följande: Introduktionstiden förkortas till 1,5 år. 70% når egen försörjning inom 1,5 år. Därav: 10% flyttar inom ett år till annan ort i landet eller länet. 10% kan relativt direkt matchas mot behov på arbetsmarknaden inom näringslivet. En kalkyl har tagits fram som ger ett antagande om kommunens kostnad för en vuxen flykting under ett och ett halvt år från och med uppehållstillståndet med målsättningen att flyktingen därefter ska ha egen försörjning (sysselsättning som inte belastar kommunens försörjningsstöd). Den schablonersättning kommunen får för mottagna flyktingar har i modellen antagits kunna finansiera kommunens kostnader för mottagna vuxna flyktingar under introduktionstiden. Målsättningarna i modellen rymmer ett antal stora utmaningar. Förvaltningens förmåga att ställa om till nya arbetssätt och utveckla nya metoder för mottagande kommer att vara avgörande för att flyktingmottagandet ska ge större utväxling i form av fler vuxna i egenförsörjning efter avslutad introduktion än vad som är fallet idag. Om inte verksamheten klarar den ambitionsnivå som modellen bygger på kommer kostnaderna för introduktionen i slutänden att belasta kommunens resultat och nämnden måste vidta åtgärder för att återupprätta den ekonomiska balansen. Den rapportering som arbetslivskontoret månatligen levererar till nämnden skall samtidigt delges även kommunstyrelsens kontor. Kommunstyrelsens kontors förslag till beslut: 1. Kommunstyrelsen fastställer modellen för budgetering och uppföljning av flyktingschablonen inklusive de målsättningar modellen bygger på. 2. Kommunstyrelsen ger i uppdrag åt arbetslivsnämnden att använda modellen i budgetering och uppföljning för flyktingmottagande i internbudgetarbetet 2008 och att månatligen följa upp och rapportera

3 utfall till och kommunstyrelsen från och med april 2008, samt att utvärdera och revidera modellen regelbundet. 3. Kommunstyrelsen ger i uppdrag åt arbetslivsnämnden att vidta nödvändiga förändringar i arbetet med flyktingmottagandet i syfte att nå målen samt att utarbeta rutiner och systemstöd för detta. ~g:lj'~ Ull~;ri;Hellenberg Kommundirektör Emma Fagerstrand Tf chef för avdelningen för demokrati och mångfald.

PM Kommunstyrelsens kontor 2008-01-13 U Demokrati och mångfald SODERTÄLIE KOMMUN Emma Fagerstrand Asyl och flyktingstrateg 08-550 224 06 Emma.fagerstrand@sodertalje.se Kommunstyrelsen Ekonomi - analys av nuläge och förslag till styrmodell Inledning Den stora kostnaden för kommunen när det gäller flyktingar uppstår om de som tas emot inte kommer ut i egenförsörjning utan istället får försörjningsstöd. Det sker i dag i allt för stor utsträckning, då endast ca 50% går från introduktion till egenförsörjning. För åren 2006 och 2007 har Södertälje tagit emot fler än 1000 flyktingar per år. Om endast 50% av dessa når egenförsörjning efter introduktionen innebär det att försörjningsstödet ökar med ca 15-20 mkr per år. Det är därför avgörande att vi lyckas med "introduktion i arbete". Enligt en studie genomförd av SKL, "Hinder i mottagande av nyanlända" fastnar de nyanlända i allt för stor utsträckning i långa introduktionsprogram som snarare får en inlåsningseffekt än leder till arbete. De senaste årens stora ökning av flyktingmottagandet ställer stora krav på effektiv introduktion och medvetna prioriteringar. För att stärka kommunstyrelsens styrning och kontroll över mottagning och introduktion av flyktingar har en modell för budgetering tagits fram av kommunstyrelsens kontor i samarbete med social- och arbetsmarknadskontoret. Modellen bygger på de förutsättningar som anges i de av kommunstyrelsen antagna riktlinjerna och de målsättningar som anges i handlingsplanen. Modellen, som kan tillämpas för flyktingar ankomna från och med 2008, speglar inte dagens flyktingmottagning utan syftar till att styra mot ett önskvärt tillstånd. För att undvika inlåsningseffekter sker det mesta av insatserna i början av introduktionen. I linje med de av kommunstyrelsen antagna riktlinjerna prioriteras också samverkan med andra kommuner samt näringsliv i syfte att skapa bättre möjligheter till egen försörjning för nyanlända flyktingar. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer 151 89 Södertälje 08-550210 00 08-550221 00 34318-6 991-2148 01-212 000-0159. E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 Nulägesbeskrivning Målsättningar Dagens introduktion har som målsättning att minst 60% av deltagarna i introduktionsprogrammet skall vara i egen forsöljning 6 månader efter avslutad introduktion. Tiden i introduktionsprogrammet är i dag max två år. Under de senaste åren har resultatet pendlat mellan 45 och 55% i egenfårsöljning, med undantag från mätningen i augusti 2007 då 74% nått egen försöljning. Deltagarna får sin försöljning genom en introduktionsersättning som ligger några hundra kronor över socialbidragsnivån. Närvaro krävs for full ersättning. Dessa resultat är jämförbara med t ex Huddinge och Stockholm som båda ligger på ca 50% när det gäller sysselsättning efter avslutad introduktion. Huddinges målsättning for 2008 är 60% i egen försöljning efter 2 år. Dagens modellför redovisning och uppföljning avflyktingmottagande Fram till idag har någon budgetering får flyktingmottagandet inte ägt rum och uppfoljningen har varit ett konstaterande av faktiskt utfall. Idag finns det heller ingen tydlig avgränsning som anger vilka kostnader schablonintäkten avser täcka. Om intäkterna för en årsgrupp understiger kostnaderna för en viss årsgrupp anlända flyktingar så är det oklart vilken verksamhet som kostnaderna ska belasta, ekonomiskt bistånd eller introduktionsersättning. Från och med 2006 har nya flyktingar kodats med en kod i redovisningssystemet som talar om vilket år flyktingen anlände. I oktober påböljades denna kodning direkt i verksamhetssystemet procapita, något som tidigare fått skötas manuellt. Den modell som används får de flyktingar som ankom 2006 och 2007 gör det möjligt att folja respektive årsgrupp. Därmed skapas möjligheter att får 2009 och åren därefter att folja vilka kostnader kommunen har for forsöljningsstöd för de flyktingar som inte gick ut i egen försöljning efter avslutad introduktion. Det finns en rad risker i dagens uppföljning som måste elimineras. Dagens modell får uppföljning bygger på mycket manuellt arbete vilket medför att fel lättare kan uppstå än om transaktionerna mellan verksamhetssystem och ekonomisystem sker per automatik. Idag är det ett fåtal personer som förstår modellen och är insatta i den manuella hanteringen vilket är en sårbarhet som just nu ses över och kommer att åtgärdas.

3 Förvaltningens förslag till ny modell för budgetering och uppföljning av flyktingmottagandet Målsättningar För att styra flyktingmottagningen mot önskat resultat krävs en mycket mer aktiv ekonomistyrning där budget och uppföljningen av densamma utgår från KF/KS uttalade viljeinriktning för verksamheten, inte som idag där uppföljningen är ett konstaterande av faktiskt utfall. Modellen utgår från ett framtida önskvärt läge, där flyktingmottagandet ger större utväxling än vad som är fallet idag. Flera antaganden har därför gjorts som bygger på nedanstående målsättningar, vilka skall inarbetas i nämndens verksamhetsplan. Introduktionstiden förkortas till 1,5 år. 70% når egen försöljning inom 1,5 år. Därav: 10% flyttar inom ett år till annan ort i landet eller länet. 10% kan relativt direkt matchas mot behov på arbetsmarknaden inom näringslivet. Möjlighet ska finnas att undantagsvis förlänga introduktionen ytterligare ett halvår om personen är i pågående aktivitet som väntas leda till egen försöljning inom 6 månader. Den schablonersättning kommunen får för mottagna flyktingar har i modellen antagits kunna finansiera kommunens kostnader för mottagna vuxna flyktingar under introduktionstiden. Kostnadskalkyl En kalkyl har tagits fram som ger ett antagande om kommunens kostnad för en vuxen flykting under ett och ett halvt år från och med uppehållstillståndet med målsättningen att flyktingen därefter ska ha egen försöljning (sysselsättning som inte belastar kommunens försöljningsstöd). Kalkylen har beräknats utifrån att kommunen tar emot 1 300 flyktingar och att ca 69 % av mottagna flyktingar är vuxna, ca 29 % är barn/ungdomar och ca 2 % är äldre. Kommunens kostnad beräknas uppgå till 255 000 kronor för en vuxen flykting under 1,5 år och det är en snittkostnad som även inkluderar introduktionsersättning (försöljning) för barn/ungdomar. I snittkostnaden ingår en kostnad för administration/introduktionsprogram, 45 tkr, för introduktionsersättning (försöljning) med 135 tkr samt medel för aktiviteter (SFI mm) med 75 tkr. För de 30 % som antas inte klara egen försöljning efter 1,5 år beräknas hälften av dessa, d v s 15 % kunna klara egen försöljning om insatser ges ytterligare ett halvår. Den tillkommande kostnaden för detta halvår beräknas uppgå till 70 tkr per flykting, varav 45 tkr avser försöljning. För de kvarstående 15 % av de mottagna flyktingarna, som inte bedöms kunna klara egen försöljning även om insatser skulle ges ytterligare ett halvår, d v s totalt 2 år, kommer introduktionstiden vara slut och personerna överförs till

4 försörjningsstöd (ekonomiskt bistånd). Kostnaden för försörjningsstöd beräknas till ca 90 tkr för en vuxen flykting per år. En risk vid denna hantering är att personen blir kvar i sitt försörjningsberoende om inga aktiviteterlinsatser sker inom ramen för försörjningsstödet. 15 % av de i kalkylen antagna mottagna vuxna flyktingarna innebär 135 personer, vilket innebär en belastning på försörjningsstödet med drygt 12 mkr per år. I kostnadskalkylen har beräknats att 10 % av de vuxna går direkt till näringslivet för anställning men att dessa ändå belastar kalkylen med kostnader för tre månader för administration och försörjning. 10 % av de vuxna flyktingarna förväntas flytta inom ett år varför kostnaden beräknas bli 13 miljoner kronor lägre än om de stannat kvar i kommunen. Då ett prioriterat område är ökad utflyttning till andra kommuner har de administrativa kostnaderna utökats för satsning på bland annat förstärkt näringslivskontor. Uppdraget är att skapa kontakter med näringsliv och andra kommuner som efterfrågar arbetskraft. Även kostnader för förstärkt kommunikationsavdelning är inräknat. Illtäktskalkyl Genom att det finns en överenskommelse om flyktingmottagande med migrationsverket får kommunen en ersättning med 534 900 kronor till administration av flyktingmottagandet (samma belopp gäller oavsett hur många flyktingar som tas emot). Kommunen får en schablonersättning för varje mottagen flykting utifrån om flyktingen är vuxen (16-64 år 178 300), barn/ungdom (under 16 år 109 500) eller äldre (över 65 år 65900). Modellen bygger på siffror för 2007 och kommer att revideras av förvaltningen när nya ersättningsnivåer är klara. Under 2007 har regeringen beslutat att kommunerna ska få en extra ersättning under förutsättningen att kommunen skriver avtal med migrationsverket för perioden 2007-2009. Den extra ersättningen är 10 000 kronor för varje flykting som tas emot under åren 2007, 2008 och 2009. Kommunen kan också få 20 000 kronor för varje flykting som tas emot under åren 2007-2009 och som fyllt 18 år men inte 65 år och uppfyller vissa villkor. Villkoren är bland annat om personen inom en tolvmånadersperiod haft arbetspraktik eller arbete genom anställning i minst 5 månader eller har uppnått minst betyget Godkänt i svenskundervisning för invandrare (SFI) utifrån vissa alternativa kurser. Den i kalkylen beräknade kostnaden för mottagna flyktingarnas introduktionsprogram finansieras genom den schablonersättning kommunen rar per mottagen flykting (vuxen, barn/ungdom och äldre). Schablonersättningen antas periodiseras på följande sätt: Schablonersättning vuxen Schablonersättning barn/ungdom Schablonersättning äldre År1 31 % 50% 50% År2 66% 50% 50% År3 3%

5 Antagandet om att 10 % flyttar har också påverkat intäktskalkylen, då kommunen inte får hela schablonersättningen för en flykting om personen folkbokför sig i någon annan kommun under introduktionsperioden. I intäktskalkylen har antagits att vi får halva schablonersättningen för de tio procenten som flyttar. Vid en målsättning om att 70 % av de vuxna flyktingarna klarar egen försöljning efter 1,5 år och att 30 % inte klarar egen försöljning efter den tiden utan 15 % ges möjlighet att få ytterligare insatser ett halvår till medan 15 % överförs direkt till försöljningsstöd beräknas statens schablonersättning plus extrapengarna på 10 tkr resp 20 tkr finansiera framtagen kostnadskalkyl. I kalkylen har antagits att kommunen får en extra tilldelning på 20 tkr per flykting för cirka 300 personer, vilket innebär 6 mkr. Då dessa extra pengar gäller för 2007-2009, och även andra förändringar kan bli aktuella på intäktssidan, bör kalkylen kontinuerligt revideras. Huvudmålsättning: 70 % av flyktingarna i arbetsför ålder skall ha uppnått annan försörjning inom 1,5 år Ilmii~~I~ Beräknad kostnad för en: Vuxen flykting inkl ev barn/ungdomar Adm/introd program Satsningar ink/ SF/ /ntrod ersättnlförsörjn stöd Äldre flykting (försörjn stöd) 15000 25000 45000 17500 30000 50000 90000 17500 --!.l (halvår) 70000 25000 45000 O Totalt 325000 45000 100000 180000 35000 Schablonersättning 2007 schabl ers Af1 Af2 Af3 Totalt (schablonen inkluderar 10 tkr extraerslfjykt) per flykt vuxen 188300 58373 124278 5649 188300 barn och ungdom 119500 59750 59750 O 119500 äldre 75900 37950 37950 O 75900

6 Beslut och genomförande För att stärka kommunstyrelsens styrning och kontroll över mottagning och introduktion av flyktingar krävs en modell för budgetering och uppföljning av flyktingmottagande som utgår från kommunstyrelsens ambitioner som de beskrivs i Riktlinjer ror flyktingmottagandet samt i handlingsplanen. Förvaltningen roreslår att modellen för budgetering och uppföljning fastställs av kommunstyrelsen och att arbetslivsnämnden ges i uppdrag att använda modellen i sin budgetering och uppföljning av intäkter och kostnader för flyktingmottagande i internbudgetarbetet för 2008. I planeringsarbetet inför Mål&Budget 2009-2011 föreslås intäkter och kostnader för flyktingmottagande inarbetas i planeringsramarna i enlighet med modellen. Därmed roljs ansvar och resurser för verksamheten åt. Det innebär att prognostiseras ett underskott i verksamheten ror flyktingmottagande måste nämnden vidta åtgärder för att återupprätta den ekonomiska balansen. Förvaltningens rormåga att ställa om till nya arbetssätt och utveckla nya metoder för mottagande kommer att vara avgörande för att flyktingmottagandet ska ge större utväxling i form av fler vuxna i egenförsörjning efter avslutad introduktion än vad som är fallet idag. Målen i modellen är högt ställda och kan i vissa fall kräva förändrade arbetssätt och metoder när det gäller introduktion av nyanlända. Därror bör arbetslivsnämnden ges i uppdrag att snarast vidta de åtgärder man finner lämpliga för att måluppfyllelse skall vara möjligt. Uppföljning Utöver ordinarie uppföljningstillfållen vid delårsbokslut och bokslut till kommunstyrelsen föreslås att arbetslivsnämnden ges i uppdrag att månatligen följa upp och rapportera utfall till kommunstyrelsen. Den rapportering som arbetslivskontoret månatligen levererar till nämnden skall samtidigt delges även kommunstyrelsens kontor. Utveckling av systemstöd och rutiner För att minimera de risker som finns med nuvarande uppföljning och redovisning samt ror att säkra uppföljningen av såväl budget som verksamhetsresultat, i enlighet med den nya modellen krävs ett utvecklat systemstöd. Nya rutiner för att säkerställa statistik och rapporteringen till nämnd och kommunstyrelse behöver också utarbetas. Arbetslivsnämnden bör åläggas att ansvarar för att detta genomförs. Arbetet är påbörjat och målsättningen är att en rorsta upproljning kan lämnas i samband med aprilbokslutet.