Beslutsprocess Kommunfullmäktige den 16 december 2010 Projektnamn: Färdplan Flen 2011 Projektägare: Kommunfullmäktige med delegering till Anders Berglöv Styrgrupp: Kommunstyrelsens Arbetsutskott, Lars Rådh, Karin Lindgren, Arne Fältin Projektledare: Karina Krogh Startdatum: Januari 2011 Slutdatum: December 2011 BP2 - Beslut att starta genomförandefasen Datum och underskrift Projektägare / finansiär Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 1 av 12
1 Direktivet...3 2 Beskrivning...3 2.1 Effektmål...3 2.2 Projektmål...4 2.3 Prioritering...5 2.4 Koppling till andra projekt/processer...5 2.5 Förutsättningar...6 2.6 Avvikelser...6 2.7 Konsekvenser för kommunens övergripande mål...6 3. Tidplan...6 4. Resursplan...7 5. Budget...8 6. Organisation...8 7. Risker...9 8. Kommunikation...11 8.1 Inom projektet...11 8.2 Kommunikationsplan...11 9. Avslut...12 9.1 Leverans och överlämning...12 9.2 Projektavslut...12 Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 2 av 12
1 Direktivet Färdplan Flen syftar till att skapa en positiv utveckling i Flens kommun genom ett långsiktigt och medvetet kommun- och varumärkesutvecklingsarbete i samverkan med näringsliv, föreningsliv och invånare i Flen. Faktorer som påverkar Flens Kommun i dag och som lägger bakom initieringen av Färdplan Flen inkluderar Ett sjunkande befolkningstal, från 18735 invånare i 1965 till 16133 i 2008. Detta medför en minskning av skatteintäkter på 117 miljoner kronor. Omstruktureringar i näringslivet från en hög andel industrisysselsättning till en allt större tjänstesektor En utveckling från ett fåtal stora arbetsgivare inom industrin till ett stort antal småföretag En minskning av det kommersiella utbudet Dåliga placeringar i nationella undersökningar i förhållande till boende, besök och näringsliv. Utifrån denna bakgrund har Kommunfullmäktiga under hösten 2009 beslutat att initiera projektet Färdplan Flen, ett 10-årigt kommun- och varumärkesutvecklingsprojekt för att bryta denna trend. I direktivet för Färdplan Flen får styrgruppen för Färdplan Flen i uppdrag att ta fram förslag till arbetsformer för arbetet med att ta fram en vision, mål och strategier samt genomförandeplaner/årliga verksamhetsplaner. Direktivet beskriver också hur Färdplan Flen kommer att genomföras i olika faser, med en planerings- och visionsfas under 2010 och 2011 för sedan att övergå till en implementeringsfas under 2011-2013. Detta dokument beskriver projektplanen för Färdplan Flen under 2011 som är en del av visions- och planeringsfasen. 2 Beskrivning 2.1 Effektmål Syftet med planerings- och visionsfasen av Färdplan Flen är att ta fram en vision för kommunen i dialog med invånare, förenings- och näringslivet. Dessutom ska kommunen tidigt under planerings- och visionsfasen involvera anställda i kommunen för att förändra och utveckla vår service och bemötande, samt genomföra konkreta stegvisa förbättringar i det dagliga arbetet och i kontakterna med invånare och näringsliv. Effektmålet för Färdplan Flen under 2011 är därmed en vision för Flens kommun som: har tydliga strategiska mål, är utvecklad i samverkan med och förankrad hos politiken, befolkningen, förenings- och näringslivet i Flen, kommer att utgöra färdriktningen för kommunens långsiktiga utveckling. Som en del av effektmålet har Flens kommun parallellt påbörjat utvecklingen av kompetenser och processer, som rustar organisationen att arbeta på ett effektivt, kompetent och bemötande sätt med den strategiska inriktningen. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 3 av 12
2.2 Projektmål en för Färdplan Flen 2011 inkluderar 5 delprojekt som tillsammans bidrar till att uppnå det ovanför beskrivna effektmålet: Färdplan Flen Flens Kommun 2019 Ortsutveckling Dialog och Delaktighet Effektivare Organisation Attraktiv Arbetsgivare För varje delprojekt kommer delprojektplaner att tas fram. Dessa kommer att gå genom ledningsgruppen för beredning och beslutas av styrgruppen för Färdplan Flen och därefter presenteras för kommunstyrelsen och kommunfullmäktiga. Se punkt 3 (tidsplan). Projektmål för Färdplan Flen 2011 inkluderar: Flens kommun 2019 Effektmål: Att ta fram en vision för Flens kommun med tydliga och kommunövergripande målbeskrivningar, utvecklat i nära samarbete med politiken, befolkningen, förenings- och näringslivet i Flen och baserat på en gedigen omvärldsanalys. Delprojektmål: 300 intervjuer med invånare i Flens kommun genomfört (löpande med deadline november 2011) 3 öppna möten minimum 120 deltagare (mars, jun, sept 2011) 4 omvärldsseminarier (feb, maj, aug, okt 2011) 1 informations- och 1 diskussionsseminarium med Kommunfullmäktiga (feb och dec 2011) 1 informations- och 1 diskussionsseminarium med Kommunstyrelse (jan och nov 2011) Sammanställning av insamlat material som ingår som underlag för planeringsdiskussioner inför 2013 (December 2011/Januari2012) Ortsutveckling Effektmål: Att i samarbete med föreningar, näringsliv och invånare utveckla en vision och handlingsplan för varje ort i kommunen. Delprojektmål: Vision ska vara framtagen för 2 orter och handlingsplan under utveckling (Hälleforsnäs och Sparreholm) december 2011 Samarbete inlett med 1 ort (Skebokvarn) hösten 2011 Ytterligare tre orter ska ha mottagit stöd i mobiliseringsfasen, (Flens tätort, Bettna och Mellösa) december 2011 Dialog och Delaktighet Effektmål: Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 4 av 12
Att i nära samarbete med Medborgardialogberedningen utveckla metoder och arbetsformer för att stärka medborgardialogen och dialogen och delaktigheten för medarbetare i kommunen. Delprojektmål: beslutad i Färdplan Flen styrgrupp (sommaren 2011) Synpunkthanteringen utvärderad i kommunen (hösten 2011) Kartläggning av existerande processer för medborgardialog (hösten 2011) Förstudie och projektplan för ungdomsinflytande beslutad (hösten 2011) Effektivare Organisation Att utveckla styrmodell, processer och arbetsformer som möjliggör att Flens Kommun som organisation arbetar så effektivt som möjligt med tydlig måluppföljning. Förstudie och projektplan för implementering av styrmodell beslutad (sommaren 2011) Förstudie och projektplan för förbättring av intranät beslutad (sommaren 2011) Implementering av projektmodell i kommunen med 35 personer utbildade som projektledare (hösten 2011) Behovsanalys utfört i kommunen med identifiering av potentiella förbättringsområden (hösten 2011). Attraktiv Arbetsgivare Effektmål: Att arbeta för att Flens kommun uppfattas som en attraktiv arbetsgivare med en professionell organisation och verksamhet med hög kvalitet Delprojektmål: Delprojektplan med inriktning på rekrytering, lönesättning, kompetensutvecklingsplan beslutad i styrgruppen (september 2011) 2.3 Prioritering Prioritering mellan tid, kvalitet och resurser kommer i första hand att göras inom de olika delprojekten och förhållande emellan dessa kommer att beskrivas i respektive delprojektplaner. 2.4 Koppling till andra projekt/processer Delprojekten inom Färdplan Flen 2011 ingår i som en helhet och i projektplanen och är därmed ömsesidig kopplat till varandra. Resultaten av delprojekten Attraktiv Arbetsgivare, Effektiv Organisation och Dialog och Delaktighet bidrar till att skapa de interna förutsättningarna som krävs för att kunna arbeta för implementeringen av kommunens vision och mål, som kommer att tas fram under 2011. Delprojekten Effektivare Organisation och Dialog och Delaktighet är beroende av den pågående omorganisationen och rekrytering till Kommunledningsförvaltningen. Eftersom både delprojekt kräver resurser från förvaltningen i form av projektägare och projektledare är omorganisationen en förutsättning för projektplaneringen av delprojekten kan påbörjas. Delprojekten Flens kommun 2019 och Ortsutveckling är kopplat till Översiktsplaneringen och kommer att ingå som en del av denna process. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 5 av 12
Delprojektet Dialog och Delaktighet är kopplat till den politiska beredningsgrupp om Medborgardialog och kan revidera sitt uppdrag utifrån beredningens inriktning. 2.5 Förutsättningar Inom de olika delprojekten kommer Lagen om offentlig upphandling att följas när externa konsulter anlitas. 2.6 Avvikelser Avvikelser från milstolpar och mål satt i respektive delprojektplaner kommer i första hand att rapporteras till delprojektets styrgupp genom statusrapporter. Delprojektets styrgrupp ansvarar för att göra en revidering utifrån resurser, tid och kvalitet. Värderar delprojektets styrgrupp att avvikelsen för delprojektet kommer att påverka effektmålet för det övergripande projektet kommer avvikelsen att rapporteras till styrgruppen för Färdplan Flen med förslag på åtgärder. 2.7 Konsekvenser för kommunens övergripande mål Färdplan Flen 2011 är direkt kopplat till kommunens övergripande mål Fler och nöjdare kommuninvånare. Slutresultatet kommer att påverka revideringen av kommunens mål genom den vision som är slutprodukten för Färdplan Flen 2011. 3. Tidplan Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Flens kommun 2019 300 intervju genomfört Öppna möten Omvärldsseminarier Informationsseminarium KF Diskussionseminarium KF Informationsseminarium KS Informationsseminarium KS Sammanställning av material levererat till KS Ortsutveckling Delprojektplan beslutad Styrgruppen Vision och handlingsplan för 2 orter Samarbete inlett med en ort 3 orter mottagit stöd i mobilisering Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 6 av 12
Dialog och Delaktighet Projektledning etablerat (beroende av omorganisering av KLF) beslutad i Färdplan Flen styrgrupp Synpunkthanteringen utvärderad Kartläggning av existerande processer för medborgardialog Förstudie och projektplan för ungdomsinflytande beslutad i styrgruppen Effektiv Organisation Förstudie och projektplan för implementering av styrmodell beslutad Förstudie och projektplan för förbättring av intranät beslutad Implementering av projektmodell i kommunen med 35 personer utbildad som projektledare Behovsanalys utfört Attraktiv Arbetsgivare Delprojektplan beslutad i styrgruppen 4. Resursplan Resurs/kompetens Källa Status Projektägare för de olika delprojekten Ledningsgrupp och KLF Delvis säkrade, beroende av omorganisation av och rekrytering inom KLF Projektledare KLF och de berörda förvaltningarna Delvis säkrade, beroende av omorganisation av och rekrytering inom KLF Projektkunskap Projektutbildning Delvis säkrad utbildning Projektadministration Nyanställning på 50% Färdplan Flen budget Planerad jan/feb 2011 Delvist säkrad - under rekrytering med förväntad Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 7 av 12
anställning senast våren 2011 Detaljerade resursplaner kommer att ingå i respektive delprojektplan. 5. Budget Kostnad för projektledning och delprojekt Flens Kommun 2019 är täckt inom budgeten för Färdplan Flen 2011. Kostnad för processtöd inom Ortsutveckling ligger också inom budgeten, tillika med en summa för projektmedel. Kostnad för delprojekt Attraktiv Arbetsgivare, Effektivare Organisation och Dialog och Delaktighet ligger inte inom budgeten för Färdplan Flen men täcks inom rambudgeten för respektive verksamhet. Post Beskrivning Kostnad Projektledning Personalkostnad och utvärdering 1.000.000 Kommunikation och Information Informationsmaterial, evenemang, 325.000 marknadsföring Kompetensutveckling och Utbildningar, seminarier, studiebesök, 150.000 omvärldsanalys konsulttjänster Undersökningar och 100.000 informationsinsamling Ortsutveckling Processtöd och projektpengar 200.000 Totalt 1.850.000 6. Organisation Projekt Projektägare Styrgrupp Projektledare Färdplan Flen Kommunfullmäktiga KSAU, Lars Rådh, Karina Krogh med delegering till Anders Berglöv Karin Lindgren och Arne Fältin Delprojekt Delprojektägare Styrgrupp Projektledare Flens kommun 2019 Anders Berglöv KSAU, Lars Rådh, Karin Lindgren och Arne Fältin Karina Krogh Ortsutveckling Lars Rådh Berit Robrandt Alhberg Tekniska förvaltning Extern förening Extern näringsliv Dialog och Delaktighet Attraktiv Arbetsgivare KLF Hans Lindberg Berit Robrandt Ahlberg Matthias Pfeill Marianne Rynefeldt Skog Michael Martinsson, Åsa Furen-Thulin, Rep. Från Framtidens Ledare Karina Krogh/Hans- Erik Eriksson KLF utses efter omorganisationen av KLF är på plats Eva Sjöberg Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 8 av 12
Effektiv Organisation Lars Rådh KLF KLF Ulrika Lernefalk utses av delprojektägaren (KLF) En projektgrupp kommer att sammankallas bestående av delprojektägarna med ansvaret för att driva och samordna verkställningen av projektplanerna. En referensgrupp med representanter från näringslivet och föreningslivet kommer att sammankallas med ansvar att ge råd om verkställningen av projektet och informera om projektet i sina olika nätverk. Ledningsgruppen i Flens kommun får en roll som beredningsgrupp för projektplaner inom Färdplan Flen. Lilla Partnerskapet är beteckningen för en grupp med representation från näringslivet, föreningslivet (referensgruppen), politiker, ledningsgruppen och tjänstemän i nyckelpositioner i Flens Kommun som kommer att sammanskallas som del av visionsprocessen. Ansvarsfördelningen för de olika roller Del/projektägare: Är ordförande och sammankallande i i projektstyrgruppen Föreslår projektledare och stödjer denna Upprättar direktiv i dialog med projektledaren och förankrar detta i ledningsgruppen Definierar effektmålen och förankrar dessa i ledningsgruppen samt ansvarar för att dessa mål uppnås och mäts Styrgruppen för projekt/delprojekt Säkerställer att projektets resultat är i linje med projektägarens direktiv Säkerställer att de resurser som är godkända i projektplanen finns Är resurs i projektet Beslutar om omfördelning och ändring i projektplanen Projektledare Tolkar projektdirektivet och skapar en projektplan och budget utifrån detta Ansvarar för projektets genomförande enligt mål och budget satt i projektplanen Rapporterar progress och förändringar gentemot planen till styrgruppen Kommer med lösningsförslag inom prioriteringen Ansvarar för projektdokumentationen Förankrar projektbudget och ekonomirutiner för projektet i projektgruppen Informerar alla projektets intressenter Förfogar över personal tilldelade projektet Förfogar över medel tilldelat projektet 7. Risker Styrgruppen för Färdplan Flen har identifierat en rad risker för projektet och åtgärder för att minimera dessa risker. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 9 av 12
Trovärdighet Att projektet inte upplevs som trovärdigt av viktiga intressenter i projektet har identifierats som en av projektets största risker. Orsaker till detta inkluderar bland annat erfarenheter av tidigare liknande projekt; bristande tilltro till uthållighet i det strategiska tänkandet och otillräcklig förankring i befolkningen, föreningslivet och näringslivet. Följande åtgärder kommer att göras för att minimera risken; En nulägesanalys kommer att tas fram för att skapa en gemensam utgångspunkt för projektet Projektets kommunikationsstrategi och plan säkrar att regelbunden information om utveckling och resultat till de olika intressenterna Visionsprocessen kommer att baseras på dialog och delaktighet för att engagera och involvera viktiga intressenter i kommunen En referensgrupp kommer att etableras med representation från närings- och föreningslivet. en inkluderar fortsatt ortsutveckling i fler orter. Otydlig vision och strategiska mål En annan stor risk som har identifierats som hög, är att projektet leder till bristande resultat därför att visionen och de strategiska målen inte är tydliga och inte följs upp regelbundet. För att minimera denna risk är följande åtgärder inkluderade i projektplanen: Implementering av styrmodell i kommunen Implementering av projektmodell i kommunen Synliggöra och uppskatta engagemang/förslag Brist på kompetens om projektledning och omvärldsanalys En risk som identifierats som medelhög är att kompetensen för att driva projekt inte är tillräcklig stor och att projekt därför inte drivs tillräckligt effektivt. En bristande omvärldsanalys innebär risken att projektmålen inte är formulerade utifrån de möjligheter och hot som finns i vår omvärld. För att minimera dessa risker är följande åtgärder inkluderade i projektplanen: Implementering av projektmodell i kommunen Löpande omvärldsanalys som en del av visionsprocessen Bristande kontinuitet vad gäller politisk förankring och beslutsförmåga Risken att projektet inte leder till utveckling därför att det inte har förankrats i den politiska beslutsprocessen har identifierats som hög. Följande åtgärder är inkluderade i projektplanen för att minimera denna risk: Regelbunden återkoppling till Kommunstyrelsen Aktiv involvering av Kommunfullmäktige i visionsprocessen En tydlig plan för överlämning av projektets slutresultat till politiken, så att rekommendationer till vision och strategiska mål integreras i den politiska processen under 2012. (Se punkt 9 för detalj). Otillräcklig rättvisa mellan orterna Risken att projektet inte förmår att inkludera alla orter på ett rättvist sätt har identifierats som medelhög. Följande åtgärder är inkluderade i projektplanen för att minimera denna risk: Fortsätta arbetet med ortsutvecklingen och sprida det till andra orter Fortsätta samarbetet med bygderåden genom Hela Sveriga Ska Leva (HSSL) i planeringen av ortsutveckling i kommunen. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 10 av 12
8. Kommunikation 8.1 Inom projektet Styrgruppen för Färdplan Flen kommer att sammankallas ungefär 1 gång i månaden under året för att besluta om delprojektplaner och ta emot statusrapporter som sammanfattar utveckling inom de olika delprojekteten. Protokoll från dessa möten och statusrapporter kommer att publiceras på kommunens hemsida. Styrgrupperna för de respektive delprojekten kommer att sammankallas efter behov. Delprojektägaren är tillsammans med delprojektledaren ansvarig för att sammanställa statusrapporter för projektet. All projektdokumentation kommer att sparas på K under Färdplan Flen mappen tills ett nytt intranät har utvecklats. Referensgruppen kommer att sammankallas ungefär varannan månad, och får möjlighet att ta del av statusrapporter för hela projektet. Förvaltningschefer har tillsammans med projektledaren ansvar för att sprida information om projektet i de olika förvaltningarna. Kommunfullmäktige kommer årligen att ta emot redovisningar och genomförande/verksamhetsplaner för projektet. 8.2 Kommunikationsplan I detta första skede av Färdplan Flen har styrgruppen identifierat följande som de viktigaste intressenterna i projektet: invånare i Flens kommun, föreningslivet, näringslivet, politiker och tjänstemän. Invånare kommer att informeras om hela projektet och olika delprojekten genom Glimten och månatliga Färdplan Flen nyhetsbrev. Dessutom kommer pressmeddelande att skickas till lokala media inför varje evenemang inom Flens Kommun 2019. Inbjudan till olika evenemang och aktiviteter kommer dessutom att gå ut till invånare genom affischer, föreningsnätverk, Glimten och lokala tidningar. På Flens Kommuns hemsida kommer Färdplan Flen att ha sin egen sida med regelbundna uppdateringar där det dessutom kommer att vara möjligt att bidra till projektet på olika sätt. Föreningslivet kommer att informeras genom de ovan beskrivna kanalerna. Dessutom kommer föreningslivet genom Hela Sverige Ska Leva (HSSL) nätverket att delta i referensgruppen för projektet och därmed informeras och ha en roll som rådgivande grupp. Föreningslivet kommer också att bjudas in att delta i delprojekten ortsutveckling och Flens Kommun 2019. Näringslivet kommer att informeras genom de ovanför beskrivna kanalerna. Näringslivet kommer också genom Forum Flen och företagen i Flens kommun att delta i referensgruppen för projektet och därmed informeras och ha en roll som rådgivande grupp. Näringslivet kommer också att bjudas in att delta i delprojekten ortsutveckling och Flens kommun 2019. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 11 av 12
Politiker i Flens kommun kommer att informeras om projektet genom Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. En workshop kommer att andordnas för Kommunfullmäktiga med särskilt syfte att informera och engagera kommunfullmäktige om delprojektet Flens Kommun 2019. Kommunstyrelsen kommer att uppdateras regelbundet och kommer att bjudas in att delta i Flens Kommun 2019. Tjänstemän kommer att informeras genom de ovanför beskrivna kanalerna. Dessutom kommer tjänstemän att informeras på Chefsdagar, APT och intranätet. Genom ledningsgruppen kommer information att spridas på de olika förvaltningarna. Tjänstemän kommer dessutom att bjudas in att delta i delprojekten Flens Kommun 2019, och beroende på arbetsuppgifter och roll i arbetsgrupper inom de olika delprojekten. 9. Avslut 9.1 Leverans och överlämning Fokus för överlämning av Färdplan Flen 2011 kommer att ligga på sammanställningen av allt material insamlat genom Flens Kommun 2019 som kommer att göras i slutet av 2011. Sammanställningen kommer att inkludera en analys av trender och möjliga strategiska fokusområden. Utifrån detta tar styrgruppen för Färdplan Flen i dialog med det lilla partnerskapet fram förslag till vision och strategiska mål. Projektägaren är ansvarig för att lägga detta fram till Kommunstyrelsen för diskussion och beslut för sedan att gå till Kommunfullmäktige. Visionen och de strategiska målen kommer därefter att ingå i budgetberedningens arbete inför 2013 som påbörjas i våren 2012. Projektägaren är ansvarig för denna del av överlämningen. Slutleveransen av de resterande delprojekt kommer att inkludera en slutrapport som beskriver de uppnådde målen och delleveranser och förslag till vidare åtgärder. Delprojektägaren är ansvarig för leveransen av dessa rapporter tillsammans med projektledaren. Förslag till nya åtgärder kommer att prioriteras i förhållande till visionen och de nya strategiska målen och ingå i projektplanen för 2012. 9.2 Projektavslut Färdplan Flen 2011 s slutprodukt är en vision och strategiska mål förankrat i politiken, befolkningen och förenings- och näringslivet i Flens kommun. Visionen och de strategiska målen kommer genom den politiska processen att vara ledstjärnan i utvecklingen av kommunen och därmed utgångspunkten i den vidare utvecklingen av Färdplan Flen. Dessutom kommer slutprodukten att inkludera nya arbetsprocesser inom de olika delprojekten som skapar förutsättningar för det framtidiga strategiska arbetet. Överlämning av dessa slutprodukter kommer att beskrivas i de respektive delprojektplanerna. Projektorganisationen för Färdplan Flen och delprojekten kommer under våren 2012 att revideras utifrån den framtagna visionen och de strategiska målen. Detta kan innebära upplösning av vissa delprojekt och omfördelning av ansvar. En ny projektorganisation kommer att tas fram för hela Färdplan Flen med inriktning på visionen och de strategiska målen. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 12 av 12