RISKANALYS FÖR 2015 Ange enhet: Utbildningsvetenskapliga fakulteten DATUM: Klicka här för att ange text. BESLUTAD AV: Dekanus Roger Säljö KONTAKTPERSON: Karin Timan
RISKANALYS Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största myndigheter måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisonen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07). Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll, har till ändamål att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta såväl externa och interna faktorer vilka på olika sätt kan äventyra verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga fakulteter, LUN och UB genomför riskanalyser av kärnverksamheterna utbildning, forskning och samverkan. Därutöver genomför den gemensamma förvaltningen riskanalys av administrativa nyckelprocesser. Utifrån inkomna riskanalyser utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna fastställs av styrelsen i december. Respektive organisation bestämmer de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas. Riskanalysarbetet 2015 För att tydliggöra riskanalysarbetets verksamhetsutvecklande roll, och för att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet, så är arbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande arbete med handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som organisationen anger i handlings- och verksamhetsplan ska de viktiga riskerna anges i bifogad mall. I mallen finns under rubriken Övrigt också möjlighet att ange andra typer av risker som organisationen särskilt vill lyfta fram. Det kan till exempel gälla risker inom administrativa processer eller andra risker som inte naturligt kan inordnas under mallens rubriksättning. För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det centralt att antalet risker är begränsat till ett fåtal under respektive rubrik. När riskerna har identifierats ska sannolikhet och konsekvens bedömas på skalan 1-4 där 1 är låg sannolikhet/konsekvens och 4 är högsta sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16). 2 (16)
Under rubriken Riskhantering hänvisas till vilken typ av angreppssätt (enligt lista nedan) man avser att hantera risken på. Observera att det för stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer inte alltid är effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. 1. Riskeliminering undvik risken genom att inte börja med eller fortsätta med de aktiviteter som ger upphov till risken 2. Riskreducering begränsa risken genom förebyggande och begränsande åtgärder så att sannolikheten för att risken ska inträffar minskar och att konsekvenserna om risken inträffar också reduceras. 3. Riskdelning risken överförs/delas exempelvis genom försäkring eller annat avtal 4. Riskacceptans behåll risken utan att vidta någon ytterligare åtgärd. Riskens påverkan kan till exempel vara minimal, åtgärderna för kostsamma eller risken beroende på externa faktorer/förutsättningar. Även accepterade risker måste fortlöpande bevakas. För frågor etcetera vänligen kontakta Magnus Petersson på Universitetsledningens stab via e-post: magnus.petersson@gu.se eller telefon: 031-786 4015. Ifylld riskanalys ska skickas i Word-format till registrator@gu.se senast den 31 oktober 2014. Slutligen ska anges med vilka åtgärder man avser att hantera risken samt vem som är ansvarig. Vad gäller åtgärder bör eftersträvas att de är uppföljningsbara, något som underlättar kommande års uppföljning. 3 (16)
FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning av risken Sanno -likhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Otillräcklig finansiering av forskningsverksamheten med hänsyn tagen till fakultetens stora ökande uppdrag inom lärarutbildningen. 4 4 16 2 Öka mängden bidragsansökningar till vetenskapliga råd och stiftelser. Fler medarbetare ska bidra till institutionernas vetenskapliga publiceringar. Diskussion kring hur forskningstid som finansierats med fakultetsmedel fördelas. Denna diskussion accentueras av att antalet professorer och docenter ökar mer än fakultetsanslaget. Kvalitetssäkra rapporteringen av 4 (16)
Risk att vår forskningsprofil och våra forskningsmiljöer inte är tillräckligt kända och att forskningen inte är tillräckligt konkurrenskraftig. Risk att nyrekrytering och befordran av forskningsledande kompetens inte lyckas i tillräckligt hög omfattning. ansökningar. 2 3 6 2 Synliggöra och tydligare profilera de forskningsmiljöer som finns vid fakultetens institutioner. Nyrekrytering som stärker institutionernas forskning. Fortsätta utveckla tvärande forskningsteman som har potential att leda till forskning med spets. 2 3 6 2 Effektiva rekryteringsprocesser Utveckla former för meriteringsstöd för nydisputerade, blivande docenter och professorer. Anta doktorander finansierade med fakultetsmedel. Stärka möjligheterna att aktivt planera för sammanhängande forskningsperioder vilket ger ett effektivare 5 (16)
Otillräcklig och oklar finansering av nationella databaser Inte tillräckligt stöd vid bidragsansökningar. Tillgängliga resurser för lärare/forskare för internationellt utbyte i enlighet med Vision 2020 är inte tillräckligt stora utnyttjande av forskningstid. 2 2 4 2 Aktivt arbete för fortsatt finansiering för att underhålla och utveckla databaserna. 2 2 4 2 Stärka det administrativa stödet vid bidragsansökningar. Etablera forskningsberedning med syfte att diskutera forskning och forskningsstrategier. 2 2 4 2 Avsättning av medel för internationellt utbyte i fakultetsstyrelsens budget för 2015 Fakultetsstyrelsen 6 (16)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning av risken Konse -kvens Sannolikhet Riskvärde Riskhanterin g Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Forskning och utbildning planeras inte gemensamt vad gäller lärarutbildningen, vilket riskerar att försämra kvaliteten i utbildningen. 3 3 9 2 Fortsatt dialog med LUN och Gemensamma förvaltningen. Lärarutbildningen styrs av den politiska kontexten och styrningen där förväntningar finns på att institutionerna på kort tid ska kunna skapa och erbjuda nya utbildningsplatser. 4 4 16 2 Kontinuerlig dialog mellan LUN och institutioner och fakultet samt längre framförhållning inför olika beslut som påverkar UFS verksamhet. Uppföljning av LUNs ändrade avräkningsprinciper Det är större svängningar från LUN än från styrelsen, vilket leder till organisatoriska svårigheter och ryckighet. Detta försvårar 7 (16)
personalplaneringen. Det är svårt att omfördela hst inom givet uppdrag eftersom fakultetens eget uppdrag är relativt litet. En utökning av fakultetens uppdrag behövs för att utveckla fakultetens utbildningar inom olika huvudområden. 3 3 9 2 Verka för att UFS erhåller ett större utbildningsuppdrag genom en omfördelning av det utökade lärarutbildningsuppdraget till /inom det utbildningsvetenskapliga området. Detaljstyrningen av lärarutbildningen är onödigt stor vilket kraftigt försvårar möjligheterna för prefekter att genomföra kurserna på ett kostnadseffektivt sätt. 3 3 9 2 Fortsatt dialog med LUN. Den högskolepedagogiska kompetensen är inte tillräckligt hög. Kvaliteten på utbildningarna är för låg. 2 2 4 2 Kvalitetssäkra institutionernas nomineringar till excellent lärare inom den första antagningsomgången. Fortsätta följa upp lärarnas högskolepedagogiska meritering. 2 4 8 2 Implementera ett fakultetsgemensamt kursvärderingssystem. Genomlysa överensstämmelsen mellan Prodekan Utbildningsledare 8 (16)
Risk att förlora examenstillstånd för master i ämnesdidaktik Fakultetens utbildningar präglas inte av en uttalad internationell profil knuten till ledande forskningsmiljöer i tillräckligt hög grad Risk finns att fakulteten inte erbjuder utbildningar som främjar bildning, lärande för hållbar utveckling, livslångt lärande och breddad rekrytering i tillräckligt stor omfattning Om antalet doktorander, finansierade med fakultetsmedel, fortsätter att sjunka, påverkas verksamhetens kvalitet och långsiktiga kompetensförsörjning negativt. Det får konsekvenser för nya handledare (nydisputerade) utbildningarnas förväntade studieresultat och examensmål. 1 3 3 2 Återgärder kommer att utarbetas och genomföras. Återrapportering till UKÄ via kvalitetsrådet. 2 2 4 2 Följa upp fakultetens engelskspråkiga utbildningar samt kursplanernas internationella perspektiv 3 3 9 2 Utvärdera fakultetens arbete med den GUgemensamma satsningen på kurser för fortoch vidareutbildning. Granska och följa upp institutionernas hållbarhetsmärkning av kurser och utveckling av en fakultetsgemensam verktygslåda för hållbar utveckling. 4 3 12 2 Strategisk avsättning av fakultetsanslaget till förmån för nyantagning av doktorander Prefekt Prodekan Utbildningsledare Prodekan Utbildningsledare Fakultetsstyrelsen 9 (16)
som går miste om erfarenhet av att handleda. För få doktorander minskar möjligheter att kunna erbjuda ett rikt kursutbud på forskarnivå. Färre doktorander i befintliga forskningsmiljöer påverkar även personalförsörjningen långsiktigt på ett negativt sätt. 10 (16)
SAMVERKAN SOM UTVECKLAR Kortfattad beskrivning av risken Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Kunskapsutbytet med det omgivande samhället är inte tillräckligt stort pga otillräckliga personella resurser. Samverkansarbete upplevs inte som tillräckligt meriterande för lärare och forskare. Alumnverksamhet en är inte 3 3 9 2 Anpassa andelen adjungerade lärare vid fakulteten till verksamhetens behov och förutsättningar. Stödja institutionernas etablering av alumnverksamhet för fakultetens programutbildningar bla genom att etablera ett fakultetsgemensamt elektroniskt nyhetsbrev. 3 3 9 2 I fakultetens beredande och beslutande instanser ta fram en fakultetsanspassad tolkning och konkretisering av samverkanskriteriet för antagning till excellent lärare. Kartläggning av arbetet med att, på olika sätt, ge samverkansuppdrag ett meritvärde vid fakultetens institutioner. 2 2 4 2 Fortlöpande bjuda in alumner från programutbildningarna till passande Prodekan 11 (16)
tillräckligt utvecklad Fakultetens forskning är inte tillräckligt synlig, lättillgänglig och spridd såväl vad gäller i vetenskaplig som i populärvetenskaplig form arrangemang vid Pedagogen. Etablera fakultetens eget elektroniska alumnnyhetsbrev. 2 3 6 2 Fortlöpande dialog med institutionerna vad prioritering av webbnyheter och pressmeddelanden samt vid framtagning av fakultetens populärvetenskapliga program m m. Informatör? 12 (16)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning av risken Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Brist på framtida chefer och ledare. 3 4 12 2 Fakultetsgemensamt mentorsprogram Risk kan finnas att medarbetare har en för hög arbetsintensitet och arbetsbelastning under hela eller delar av året. Risk att likabehandlingsdimensioner såsom breddad rekrytering, ökad mångfald och jämställdhet mellan könen inte uppnås inom alla 3 3 9 2 Fortsatt diskussion med bla LUN kring kursupplägg och periodisering av kurser. Ökad uppmärksamhet vad gäller stress och vid behov åtgärder för stresshantering. Verka för mer långsiktig planering 3 2 6 2 Fakultetens chefer genomgår chefs- och ledarutbildningar med särskilda inslag av likabehandlingsfrågor. Intensifiera likabehandlingsarbetet 13 (16)
medarbetarkategorier Risk att ändamålsenliga lokaler för personal och studenter i ljuset av fakultetens kraftigt utökade lärarutbildningsuppdrag inte finns i tillräckligt stor omfattning 3 4 12 2 Fortsätta inventera lokalbehovet ur ett långsiktigt perspektiv i samarbete med fastighetsenheten. 14 (16)
ÖVRIGT Kortfattad beskrivning av risken Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Fakultetskansliet och administrationen på institutionsnivå är slimmad vilket ger en organisation som är personberoende och sårbar vid sjukdom, pensionsavgångar etc. 3 3 9 2 Utöka den skriftliga dokumentationen för att underlätta för andra anställda eller nyanställda att göra arbetsuppgifter som är nya för dem. Etablerade nätverk för kunskapsutbyte Kanslichef Institutionerna och till viss del även fakultetskansliet får överta mer arbetsuppgifter från andra övriga delar av universitetet utan ekonomisk ersättning. 2 3 6 2 Se över dimensioneringen Kanslichef Planeringsinstrument såsom budget och prognoser har inte tillräckligt hög träffsäkerhet, vilket skapar osäkerhet kring ekonomiska förutsättningar. 3 3 9 2 Verka för mer långsiktigt stabila planeringsförutsättningar Fokusera en större del av resurserna på budget- och prognosarbete. Ekonomer 15 (16)
16 (16)