Förfrågningsunderlag 2013-09-24 Upphandlande organisation REGION GOTLAND Upphandling Psykoterapitjänster Gun Sävhammar 2012-146 Sista anbudsdag: 2013-10-21 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 5. Avtal Tjänster 5.1. Avtalsform Avtal har denna dag slutits mellan parter angivna i sidhuvudet. Avtalet består av detta dokument som undertecknats av parterna, samt kompletterande dokument enligt nedanstående bilageförteckning. 5.1.1. Bilageförteckning 1. Prisbilaga 2. Förfrågningsunderlag med bilagor (bifogas inte) 3. Anbud (bifogas inte) 5.2. Avtalsförlängning Vid eventuell förlängning av avtalet bör Köparen skriftligen anmäla förlängningen till Säljaren ca tre (3) månader innan avtalsperiodens utgång. Om förlängning inte sker, löper avtalet ut vid avtalsperiodens utgång utan uppsägning. Vid förlängning av avtalet kvarstår villkoren oförändrade. 5.3. Avtalsomfattning 5.3.1. Kvalitet och utförande Avtalet avser att tillgodose Region Gotlands behov av psykoterapi för patienter över 17 år. Uppdraget ska utföras i den omfattning, med den kvalitet och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget och i anbud lämnat för upphandlingen. Säljaren ska arbeta utifrån vetenskap och välbeprövade metoder. 5.3.2. Skydighet att ta emot uppdrag Säljaren är skyldig att inom ramen av sin avtalade volym ta emot nyinkomna uppdrag. Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 1 av 8
5.3.3. Egenavgift Egenavgiften är för närvarande 150 SEK och betalas till leverantören av patient. Egenavgiften kan komma att förändras vid beslut av Regionfullmäktige. Om patienten är befriad från egenavgift skall leverantören debitera kommunen egenavgiften. 5.3.4. Upphandlingsvolymer Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Köparen lämnar ingen garanti om avrop av vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Köparens avrop enligt detta avtal understiga respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Köparens sida utan Säljaren är skyldig att leverera det verkliga behovet. 5.3.5. Tjänster utanför avtalets tillämpningsområde Köparen förbehåller sig rätten att separat upphandla tjänster vilka Köparen bedömer ligger utanför avtalets tillämpningsområde. 5.4. Allmänna villkor 5.4.1. Regler och myndighetsbeslut Säljaren ska uppfylla i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Säljaren ska på begäran från Köparen kunna uppvisa dokument som styrker ovanstående. 5.4.2. Tillstånd Säljaren ska se till att verksamheten vid varje gällande tidpunkt bedrivs med vederbörliga tillstånd, och i förekommande fall även att av Säljaren anlitad underleverantör har sådana tillstånd. 5.4.3. Försäkringar Säljaren ska teckna företags- och ansvarighetsförsäkring i nödvändig omfattning för den verksamhet som omfattas av detta avtal. Skadestånd är begränsat till det belopp som Säljarens försäkring omfattar. På begäran ska Säljaren överlämna till Köparen bevis på försäkringsskyddets omfattning. Säljaren svarar gentemot Köparen enligt svensk lag och gällande rätt för skador som Säljaren, Säljarens anställda eller i övrigt av Säljaren anlitade, orsakat genom fel eller försummelse. Säljaren svarar således i förhållande till Köparen för skadestånd, som Köparen - p.g.a. vållande genom Säljaren eller dennes personal svarar för - kan förpliktigas utge till tredje man 5.4.4. Patientförsäkring Region Gotland har patientförsäkring enligt patientskadelagen (1996:799) och ansvarsförsäkring enligt avtal med Landstingets Ömsesidiga Försäkringsbolag, som täcker ersättningskrav mot Säljaren för patientskador som orsakats i direkt samband med hälsooch sjukvård i Sverige. Säljaren ska kostnadsfritt ställa till LÖF: s förfogande de underlag som LÖF behöver för sin handläggning av patientskadefall i Leverantörs verksamhet. Med stöd av Lag om patientnämndsverksamhet mm, SFS 1998:1656 handlägger Patientnämnden i Region Gotland ärenden, som enligt denna lag rör den hälso- och sjukvård Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 2 av 8
som Säljaren bedriver. Involverad personal och ansvariga för verksamheten ska bistå Patientnämnden med för handläggningen nödvändiga uppgifter. Patientnämnden svarar för information och återredovisning till Säljaren enligt samma rutiner som tillämpas gentemot Region Gotlands övriga verksamheter. 5.4.5. Verksamhetsförändringar Säljaren ska löpande och i god tid informera Köparen om planerade förändringar i Säljarens verksamhet, om och i den mån förändringarna kan komma att påverka Säljarens åtaganden enligt detta avtal. Köparen ska löpande och i god tid informera säljaren om planerade förändringar i Köparens verksamhet, om och i den mån förändringarna kan komma att påverka Säljarens åtaganden enligt detta avtal. 5.4.6. Sekretess Säljaren omfattas av absolut tystnadsplikt avseende de uppgifter och information som kommer Säljaren till del i samband med uppdraget. Säljaren ska även tillse att egen personal och/eller av Köparen godkända underleverantörer omfattas av denna tystnadsplikt. Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Bestämmelser om sekretess och förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift i det allmännas verksamhet regleras i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Enligt 2 kap.1 i Offentlighets- och sekretesslag gäller lagen även för person som på uppdrag av myndigheten deltar eller har deltagit i myndighetens verksamhet. Ålägganden enligt denna paragraf gäller även efter avtalstidens upphörande. 5.4.7. Underleverantörer Köparen tecknar avtal med Säljaren. Säljaren svarar för att Säljarens egen personal, eventuella underleverantörer, samt annan personal som Säljaren anlitar, följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet. All fakturering, alla kontakter och all dialog med Köparen avseende uppdrag ska ske mellan Säljaren och Köparen. 5.5. Personal 5.5.1. Personal Säljaren ansvarar för att erforderlig kompetens och kapacitet finns hos leverantören under hela avtalsperioden avseende samtliga de tjänster som omfattas av detta avtal. Terapeuter ska under hela avtalstiden inneha legitimation som psykoterapeut från Socialstyrelsen. Skulle terapeuten förlora sin legitimation under avtalstiden är Säljaren skyldig att snarast meddela regionens kontaktperson och beställare detta. Säljaren förbinder sig att vid genomförandet av uppdrag använda personal enligt anbudet. Säljaren får byta ut personer som arbetar med uppdraget endast efter skriftligt medgivande från regionen. Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 3 av 8
För personal som tillkommer under avtalsperioden ska säljaren till regionen skriftligen översända information som redovisar att personens kompetens och erfarenhet överensstämmer med krav i förfrågningsunderlag. 5.5.2. Arbetsgivaransvar Säljaren har fullständigt arbetsgivaransvar och är därmed ansvarig för att: - gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas - anställa, avlöna och säga upp personal - skatter och sociala avgifter betalas - skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. - personalen kontinuerligt får fort- och vidareutbildning så att åtagandet enligt detta avtal uppfylls. 5.5.3. Kollektivavtal Säljaren ska under avtalsperioden upprätthålla skriftliga kollektivavtal eller motsvarande avtal med berörda parter på arbetsmarknaden. 5.5.4. Meddelarfrihet Med anledning av Region Gotlands ansvar i form av offentlig huvudman förbinder sig Säljaren att tillförsäkra sina anställda meddelarfrihet enligt följande: Säljaren får inte ålägga sina anställda en sådan tystnads- eller lojalitetsplikt som inskränker deras möjlighet att lämna uppgifter till massmedia om allvarliga missförhållanden, som är av allmänt intresse, vad avser verksamhet enligt detta avtal. Säljaren förbinder sig att inte efterforska källan till en uppgift i massmedia av nyssnämnt slag. 5.6. Fel och brister 5.6.1. Fel och brister Vid fel och brister i uppdragets utförande ska Säljaren efter skriftlig tillsägelse från Köparen utan dröjsmål vidta rättelse. Säljaren ska utan dröjsmål underrätta Köparen när fel avhjälpts. Om Säljaren finner det sannolikt att Säljaren inte kan hålla avtalad tillgänglighet och avtalade svarstider ska Säljaren utan dröjsmål skriftligen meddela Köparen detta samt ange orsakerna till försämringen och när tillgängligheten beräknas vara återställd. Upprepade uppenbara fel och brister i förhållande till uppdraget och som inte avhjälps ska anses utgöra väsentligt avtalsbrott. 5.6.2. Vite Vid upprepade fel och brister i verksamhetens utförande som inte undanröjts trots påpekande har Köparen rätt att fullgöra uppdraget med egen eller andra leverantörers personal. Köparen har då rätt till ersättning av Säljaren för uppkomna merkostnader samt vite med femtio (50) procent av dessa merkostnader. 5.7. Uppföljning och statistik Säljaren ska, kostnadsfritt, en (1) gång per år, senast en (1) månad efter varje kalenderårs Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 4 av 8
slut, eller om annan tidpunkt överenskommits, lämna begärda statistikuppgifter. Statistiken ska redovisas uppdelad per inremitterande enhet (vårdcentral/klinik) Statistiken ska redovisa: - Antal inkomna remisser - Antal i behandling upptagna patienter, totalt och fördelat på män/kvinnor - Antal behandlingar totalt - Antal patienter fördelade i grupperna 1-5, 6-12, 13-20, 21-50 50-100 och över 100 behandlingar summerat över tid Vid förlängning av avtalet ska statistik lämnas enligt samma intervall. Motsvarande statistik ska även kunna lämnas av Säljaren på anmodan av Köparen exempelvis inför ny upphandling. 5.8. Kommersiella villkor 5.8.1. Priser Angivna priser i prisbilaga gäller i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Avtalade priser inkluderar Säljarens samtliga kostnader för fullgörandet av uppdraget. Inga övriga kostnader får tillkomma. 5.8.2. Prisjustering Avtalade priser är fasta under de första 12 månaderna, först 2015-01-01 kan justering ske. Möjlighet att indexjustera priserna finns högst en gång per tolv månader enligt nedanstående. Begäran om prisjustering skickas till Köparens kontaktperson minst fyra (4) veckor före det datum då de nya priserna ska träda i kraft. Prisjustering ska godkännas av Köparen innan de nya priserna kan tillämpas. Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte. Överenskomna prisjusteringar ska därefter gälla fasta under 12 månader. Om Säljaren gör generella eller tillfälliga prissänkningar under avtalstiden ska motsvarande sänkning göras på i denna upphandling avtalade priser oavsett tidpunkt för säkningen. 5.8.3. Prisjustering Vårdprisindex VPI Prisjustering sker i enligt förändring i VPI. Avtalade priser räknas upp med fastställt uppräkningstal för året. VPI fastställs per år och publiceras i slutet av året av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) på www.skl.se Prisjustering 2015-01-01 grundas på ökningen av indextalen mellan december 2013 och december 2014. För eventuella kommande förlängningsår tillämpas motsvarande. 5.8.4. Faktureringsupgifter Fakturering ska ske löpande i efterskott till resp beställare. Betalning sker i svenska kronor (SEK). Fakturering kan alternativt ske via elektronisk fakturering (e-faktura). Fakturan ska innehålla följande uppgifter: -Företagets namn och adress och organisationsnummer Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 5 av 8
-Fakturadatum -Fakturanummer -Referens, ZZ5040 (Referensen är specifik för Beställaren) -Beställarens namn -Referens till avtalsnummer och unikt ärendenummer (OBS ej personliga uppgifter) -Fakturabelopp -Plus-och bankgiro -Uppgift om F-skattsedel -30 dagars betalningsvillkor Inga generella avgifter som expeditions-och/eller faktureringsavgifter accepteras. Dessa kostnader ska vara inräknade i priset. Om referens saknas på fakturan kan det medföra försenad betalning. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Köparen. 5.8.5. Verifiering av faktura Säljaren ska, utan att särskild ersättning utgår, kunna styrka sin debitering. Köparen har rätt att på begäran erhålla kopior av verifikationer och annat redovisningsunderlag gällande de av Säljaren fakturerade kostnaderna. 5.8.6. Faktureringsadress Om E-faktura ej tillämpas ska pappersfaktura ställas ut på beställaren och sändas till nedanstående adress: Region Gotland, Box 1341 621 24 VISBY Observera: adressen är enbart till för fakturor. Det går inte att lägga annan post i samma kuvert eller att skicka separat övrig post till ovan angiven adress. 5.8.7. Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte före-ligger, sker betalning inom 30 dagar räknat från faktureringsdag. 5.8.8. Dröjsmålsränta Om Köparen inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta betalas enligt rän-te-lagens bestämmelser (f.n. referensräntan + 8 %). 5.9. Omförhandling Vid väsentliga förändringar av förutsättningarna för detta avtal har parterna rätt att begära nya förhandlingar om villkoren i avtalet. Begäran om omförhandling ska vara skriftlig. Part ska styrka de förändrade förutsättningarna 5.10. Överlåtelse Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 6 av 8
5.10.1. Kontraktet får inte helt eller delvis överlåtas på annan leverantör utan skriftligt godkännande av Köparen och kan enbart ske i enlighet med gällande lagstiftning. 5.11. Ändringar och tillägg 5.11.1. Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av Köparen. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos Säljaren under kontraktsperioden ska lämnas till Köparen. 5.12. Befrielsegrunder (Force Majeure) Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 5.13. Hävning 5.13.1. Vardera parten äger rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om part gör sig skyldig till väsentligt avtalsbrott. Vardera parten svarar för skador som de orsakat genom fel eller försummelse. Köparen har rätt att säga upp avtalet, utan att Säljaren kan rikta någon form av skadeståndsanspråk mot Köparen: Med omedelbar verkan - om Säljaren är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, - om Säljaren är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - om Säljaren är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, - om Säljaren inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet Efter tillsägelse - om Säljaren bryter mot andra punkter i gällande avtal än de som ovan angivits och inte, senast inom 1 månad, rättar sig efter skriftligt påpekande. - om Säljaren har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Beställaren kan visa detta och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse, eller - om Säljaren om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse. Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 7 av 8
I övrigt om rättelse inte skett inom rimlig tid efter skriftlig tillsägelse. Uppsägning av avtalet ska vara skriftligt och överlämnas till Säljaren på dennes, till Köparen, senast meddelade adress. 5.14. Handlingarnas inbördes ordning Som en integrerad del av avtalet ska nedanstående dokument ingå. Om motstridande uppgifter mellan avtal och tillhörande dokument skulle förekomma ska dessa tolkas i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, 2. Avtalet inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlag med ändringar och kompletteringar 4. Anbud med ändringar och kompletteringar 5.15. Tvist 5.15.1. Tvist angående tillämpning och tolkning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan resp part. Om förhandling inte leder till ett för båda parter godtagbart resultat, ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell tvisteförhandling äger i första instans rum i Visby. Utskrivet: 2013-09-24 12:38 Sida 8 av 8