Sammanställning av uppföljning kring åtgärder och fokusområden på Lindens äldreboende den 8 december 2015.

1 Dnr 2015/212 Sammanställning av uppföljning kring åtgärder och fokusområden på Lindens äldreboende den 8 december 2015. Närvarande: Håkan Borg, verksamhetschef, Ingegerd Holmberg, verksamhetssamordnare, Yesmin Camuz, samordnare, Jenny Järf, utredare samt Eva Wahtramäe Carlsson medicinskt ansvarig sjuksköterska. I de olika avsnitten nedan finns de krav på åtgärder angivna som ställdes på verksamheten efter uppföljningarna den 1 november 2012. Under dessa presenteras resultatet från uppföljningen av åtgärderna, den 8 januari 2015. Egenkontroll Egenkontrollen kan utvecklas så att den även innefattar de krav som finns i avtalet mellan Linden och Järfälla kommun då företaget även bör ha kontroll över att avtalet följs. En stor uppföljning görs en gång per år av externa medarbetare från Ansvar och Omsorg i Norrköping. De kommer till boendet för att följa upp och kontrollera många olika områden, bland annat: - Att avtal finns och efterlevs - Att olika rutiner finns och efterlevs - Att protokoll finns upprättade från olika möten - Granskning av dokumentation - Rutiner vid brand - Intervjuer med personal gällande arbetssätt och rutiner - Riskanalyser - Aktiviteteter Kontrollen utgår från bestämda områden. Utifrån de olika områdena räknas det ut kvalitetspoäng. Blir ett område inte godkänt, sätts en tidsgräns kring när bristen ska vara åtgärdad. Hur lång tid man får på sig att upprätta åtgärdsplanen beror på hur pass allvarlig bristen bedöms vara. En sammanfattning av de egenkontroller som har genomförts finns digitalt utifrån den årliga uppföljningen. Inom Ansvar och Omsorg utser man ett företag per år som utmärker sig som den verksamhet med högst kvalitet, baserat på uppföljningen och som har minst brister. Linden fick denna utmärkelse 2015. Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3, 3 tr. Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Jenny Järf, Utredare Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 293 79 (direkt) E-post: jarfalla.kommun@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se

Kvalitetsmöte hålls en gång per månad för genomgångar av olika områden och då följs också mervärdena upp. Det följs upp att krav uppfylls och att verksamheten har klarat av målen för månaden. Ansvarig chef från huvudkontoret i Norrköping kommer då till boendet. Egenkontroll görs av dokumentationen. Det ingår i den årliga uppföljningen av kvaliteten på boendet. Denna uppföljning innebär bland annat granskning av slumpmässigt utvalda genomförandeplaners innehåll. Utöver den årliga egenkontrollen sker löpande kontroll av olika medarbetare utifrån sina ansvarsområden. Exempelvis har kockarna egenkontroll på maten. Man följer upp och dokumenterar enligt olika checklistor. Resultatet kan sedan tas upp och diskuteras på arbetsplatsträffar och fredagsfika. I stort sett samtlig personal närvarar på fredagsfikat som hålls varje vecka och är ett viktigt forum för informationsspridning. 2 Riskanalys Underlagen för att förhindra missförhållanden bör utvecklas på så sätt att det även bör innefatta risk för tillbud förutom det som tas upp inom området som hälso-och sjukvårdslagen omfattar. Det underlag som används för att förhindra personalens risker i arbetsmiljön kan utvecklas på så sätt att det kan användas till att omfatta brukarens boendemiljö. Information från uppföljningen 2012: det finns rutiner för riskanalys samt handlingsplan för personalens arbetsmiljö i den boendes lägenhet. Rutiner gällande hälso-och sjukvårdslagen finns. Riskanalys görs utifrån de underlag man har vid inflytt. Efter uppföljningen 2012 har man vidareutvecklat riskanalysen och detta utvecklingsarbete gjorde med bland annat sjuksköterska, sjukgymnast och samordnare. En riskanalys upprättas vid inflytt samt uppdateras vid behov exempelvis om en boende har blivit sämre. Efter att en riskanalys har sammanställts återkopplar man detta till anhöriga. Riskanalyserna följs upp/ gås igenom på verksamhetens kvalitetsmöte när behovet uppstår. Vid allvarligare brister eller åtgärder informeras verksamhetschef omedelbart och denne kallar till möte för att lösa problemet eller åtgärden. Verksamheten har en mall för riskanalys som omfattar olika perspektiv. Det finns tydliga rutiner för upprättande av riskanalys, vilka frågor som ska besvaras av olika professioner. De som ingår i arbetet är kontaktperson, skyddsombud, sjuksköterska och rehabpersonal. Sjuksköterskan är sammankallande. Varje punkt i riskanalysen måste gås igenom och fyllas i, även om det inte är aktuellt vid tillfället. Granskning av dokument Mallen för riskanalys heter Riskanalys samt handlingsplan, för personalens arbetsmiljö i den boendes lägenhet. De områden/huvudrubriker som tas upp i riskanalysen är: fysiska samt ergonomiska förhållanden, hygieniska förhållanden och psykosociala förhållanden. I den sistnämnda tas eventuella risker upp kring psykiska hälsotillstånd, hot och våld, missbruksproblem, svåra livsöden (exempelvis suicidrisk), stressig miljö, ensamarbete, tobaksrök, allergi och

3 etiska dilemman. En bedömning görs kring om risken är låg, medel eller hög. Om risken är hög informerar personalen det vidare till verksamhetschefen som får i uppgift att skriva ned åtgärder. Den riskanalys som används är således en mall för att identifiera olika typer av risker. Både skriftliga rutiner och mall tydliggör dock att riskanalys och handlingsplan görs gällande arbetsmiljö för arbete i den enskildes bostad. Vidare åtgärder Det behöver tydligöras att mallen för riskanalys även omfattar risker som kan komma att drabba den enskilde. Personalen behöver således få information om skillnaderna mellan riskanalys avseende arbetsmiljö och risker som kan komma att drabba den enskilde. Genomförandeplan Vissa genomförandeplaner bör förtydligas hur en insats ska utföras för att uppnå ett visst mål samt även uppge det mål som ska uppnås, använd de goda exempel som finns för vissa brukare. Information från uppföljningen 2012: genomförandeplanen används för att planera verksamheten. Vid uppföljning granskas 10 % av genomförandeplanerna och det visar att vissa är mer beskrivande än andra, där det framgår tydligt hur brukaren vill att hjälpen ska utföras. Verksamheten har fortsatt att utveckla genomförandeplanerna. Ett ständigt arbete pågår kring att uppmana personalen att upprättande av genomförandeplaner är något som ingår i arbetet och skall göras. Här ingår också ett arbeta med att utveckla och sätta upp mål i genomförandeplanerna. Verksamhetssamordnaren gör kontinuerliga stickkontroller för att se kvaliteten i genomförandeplanerna och social journal. Det finns medarbetare som har ett särskilt dokumentationsansvar och som kan stödja kollegorna i arbetet med dokumentationen. De som är dokumentationsansvariga har gått utbildning. Fredagsfikat är ett forum där personalen kan skapa samsyn i arbetsgruppen kring vad och hur man ska dokumentera. Här kan goda exempel lyftas fram och man kan också diskutera hur man inte ska skriva. Man kan komma fram till vad som är händelser av vikt och vad ska journalantecknas. Genomförandeplanerna är ett verktyg för personalen att se hur den enskilde vill ha sin hjälp. Planen ska utgå från den enskildes behov. Utifrån denna kan personalen skapa förutsättningar i verksamheten så att behov och önskemål kan tillgodoses. Verksamheten kan ibland använda genomförandeplanen för att planera bemanning, till exempel om en boende har förändrade behov, då blir det tydligt utifrån ny information som har uppdaterats i genomförandeplanen. I annat fall utgår verksamheten ifrån en grundbemanning som kan utökas vid behov.

4 Dokumentation i social journal samt dokumentation av aktiviteter och utevistelse Förbättra dokumentationen gällande journalanteckningar på de avdelningar som ligger på bottenvåningen. Info från uppföljningen 2012: kontroll vid uppföljning av 10 % av dokumentationen. I vissa ärenden saknas det dokumentation för flera månader och i andra ärenden finns det dokumenterat så det lätt går att följa ärendet. Det som framkommer är att personalen på de avdelningar som har närmare till att dokumenteras gör det mer kontinuerligt. Förtydliga i dokumentationen aktiviteter som erbjuds samt när de utförs och/ eller avböjs. Vid granskning av dokumentationen så var det skillnad på hur det dokumenterades gällande aktiviteter och utevistelse, vilket är ett förbättringsområde. Rutiner för dokumentation finns digitalt. All personal har behörighet till verksamhetssystemet, det finns inget undantag för timanställda. Förutsättningarna för att dokumentera har blivit bättre för avdelningarna på bottenvåningen. En åtgärd man gjorde efter uppföljningen 2012 var att ordna med fast internetkoppling för dessa avdelningar för att underlätta dokumentationsarbetet. Det finns svårigheter med att komma in i verksamhetssystemet. Inloggningen sker i tre steg. Detta försvårar och gör att det tar lång tid att gå in och dokumentera. Verksamhetssamordnaren kan ordna med nytt lösenord, vilket är en förbättring då man tidigare fick vända sig till systemförvaltare. Verksamheten kommer att få fibernät i framtiden, men information som getts är att det kommer dröja och ingen tidplan finns i nuläget. Det finns inget bra dokumentationsutrymme för personalen. Nu sitter man i köksdelen. Nackdelen är att det kan vara svårt att koncentrera sig och när anhöriga kommer på besök har de inte alltid förståelse för att personalen måste sitta framför datorn på grund av sitt dokumentationsansvar. Det är för närvarande svårt att hitta andra lösningar på grund av brist på lokaler. Önskemål är ett avsatt utrymme där medarbetarna kan sitta och dokumentera ostört. Under våren 2015 var det en omfattande köksrenovering på boendet och då var det ännu svårare att dokumentera. Om man inte hinner dokumentera får man skriva ned anteckningen på papper och dokumentera vid annat tillfälle. Verksamhetssamordnaren går in och granskar kontinuerligt om journalanteckningar skrivs regelbundet för varje boende. Hennes upplevelse är att avdelningarna på nedre botten är bra på att göra löpande anteckningar, framförallt avdelningen för psykisk funktionsnedsättning. Där dokumenterar man minst en gång i veckan och de har en bra rutin för det. Exempelvis dokumenteras det på alla boenden under helgerna, även om det inte har hänt något för att ha bra överblick över alla boenden. På avdelningarna på övervåningen är det av varierad kvalitet. Det finns fyra dokumentationsombud, en per avdelning. För att stärka dokumentationskraven vill verksamhetschefen på sikt prova att ta bort den muntliga rapporten och istället hänvisa till vad som är dokumenterat i social journal kring händelser av vikt. Då måste varje medarbetare lära sig att hitta och bli bekväm med dokumentationen i verksamhetssystemet. Genom detta arbetssätt kan verksamhetschefen sätta krav på att alla medarbetare ska läsa och uppdatera sig på brukarnas aktuella situation, innan de går och arbetar praktiskt.

5 Att dokumentera fritidsaktiviteter och utevistelse i social journal är fortfarande ett utvecklingsområde. Här är dokumentationen av varierande kvalitet. Fokus har under senare år framförallt varit att utveckla dokumentationen av genomförandeplan. Verksamhetschefen har en planering för förbättringsåtgärder kring dokumentationen av aktiviteter och utevistelse. Genom medel från Järfälla kommun (via en bemanningssatsning), ska en aktivitetsansvarig anställas och arbeta på boendet fram till årsskiftet 2016, till att börja med. En av arbetsuppgifterna för denna medarbetare blir då att sammanställa och dokumentera alla aktiviteter som har genomförts, blivit erbjudna, eller att den enskilde tackat nej och skäl till det. Detta arbete ska göras i samarbete med kontaktpersonen. Det finns inget stöd i verksamhetssystemet kring att dokumentera avvikelser enligt SoL. Fokusområde granskning av innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar. Granskningen genomfördes 151130. Frågor besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner (4 stycken, 40 boenden). Framkommer det hur insatserna ska utföras för att nå målen? I tre av fyra genomförandeplaner är det övervägande tydligt beskrivet hur olika aktiviteter ska utföras i de olika behovsområdena samt vad den enskilde kan göra själv och vad denne behöver hjälp med från personalen. Är det beskrivet hur den enskilde vill ha det genom hela genomförandeplanen? I tre av fyra genomförandeplaner framkommer tydligt den enskildes behov och önskemål. Finns målsättningar uppsatta för insatser? I alla genomförandeplaner finns målformuleringar under varje huvudrubrik/ område. I tre av fyra genomförandeplaner är målen överlag individuellt utformade, konkreta och realistiska. Tidsbestämda mål saknas i alla genomförandeplaner. I en genomförandeplan är de flesta mål mer generella och kan brytas ned mer. Till exempel jag vill bibehålla de funktioner jag har. Där vill man veta mer; vad är särskilt viktigt, hur ska det ske? Framgår det när insatsen som helhet och/eller när olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp? I genomförandeplanerna finns datum när hela planen ska följas upp. Det framkommer inte när olika insatser ska följas upp. Övrigt I tre av fyra genomförandeplaner är inte en ruta i kryssad som ska informera om den enskildes delaktighet vid upprättandet av genomförandeplanen. Det finns inte heller angivet om företrädare eller andra personer har närvarat.

Utvecklingsområden avseende innehåll i genomförandeplaner och tillhörande journalanteckningar 6 Att arbeta vidare med att alla genomförandeplaner ska ge en beskrivning kring hur varje insats/aktivitet ska utföras samt vad den enskilde kan göra själv och behöver hjälp med. Att arbeta vidare med att alla genomförandeplaner tydligt ska beskriva den enskildes behov och önskemål. Genom att arbeta med att beskriva hur: et så kommer den enskildes behov och önskemål fram på ett tydligt sätt. Arbeta mer med målformuleringarna så att de beskriver hur den enskilde vill ha det i förhållande till nuet samt hur (mer konkret) personalen och den enskilde ska göra för att nå målet, eventuellt sätta vissa delmål. Att sätta datum för när olika aktiviteter ska följas upp i genomförandeplanen som utgår från de individuella behoven. Att dokumentera i social journal när genomförandeplanen har uppdaterats eller upprättats så att journalen blir som en röd tråd kring händelser av vikt som rör genomförandeplanen. Vidare åtgärder I genomförandeplanen måste det kryssas i en ruta om den enskilde varit delaktig vid upprättandet. Har den enskilde inte varit delaktig ska detta dokumenteras i journalen. Det ska även dokumenteras vilka andra personer som har varit delaktiga vid upprättandet. Fokusområde dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter Sammanställning av granskning av genomförandeplaner och journalanteckningar, Granskningen genomfördes 151130. Frågor besvarade med hjälp av stickprov cirka 10 % av social journal & genomförandeplaner (4 stycken, 40 boenden). Tas fritidsaktiviteter upp i genomförandeplanen?( individuella och gruppaktiviteter). I tre av fyra genomförandeplaner beskrivs både individuella - och gruppaktiviteter med fokus på de individuella aktiviteterna. I en genomförandeplan är det enbart dokumenterat att brukaren har behov av att bli påmind och vill vara med på de aktiviteter som erbjuds. Där saknas information kring vilka aktiviteter som den enskilde är särskilt intresserad av. Samtliga genomförandeplaner ger någon form av beskrivning kring behov runtomkring aktiviteterna. I tre av fyra genomförandeplaner saknas beskrivning överlag kring hur, när och frekvens.

7 Erbjuds aktiviteter efter den enskildes önskemål och behov? I samtliga journaler kan man se att aktiviteter erbjuds utifrån vad som är dokumenterat i genomförandeplanen. Det är dock svårt att granska denna punkt fullt ut då alla genomförandeplaner inte hade utförligt dokumenterat kring sociala behov. Erbjuds individuella aktiviteter? I samtliga journaler går det att se att individuella aktiviteter har genomförts. Dokumenteras det när utevistelse genomförs, när enskilde tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det? I samtliga journaler dokumenteras det när utevistelse genomförts. I en social journal förekommer anteckningar kring att den enskilde har erbjudits utevistele och denne har tackat nej. Skäl till att den enskilde tackat nej eller att insatsen blivit inställd finns inte dokumenterat i någon journal. Kommentar: Det står i en genomförandeplan och tillhörande journal att brukaren klarar promenader självständigt så då blir det irrelevant att dokumentera när enskilde tackar nej eller när det blir inställt och skäl till det. Dokumenteras när aktiviteter genomförs, när den enskilde tackar nej eller när det blir inställt samt orsak till det? I samtliga journaler dokumenteras det när aktiviteter genomförts och även anteckningar kring när den enskilde har erbjudits aktiviteter. I två av fyra journaler anges även skäl till att insatsen/aktiviteten inte blivit av. Utvecklingsområden avseende dokumentation av fritids- och kulturaktiviteter I genomförandeplanen ska det stå vilka individuella-och gruppaktiviteter som den enskilde önskar delta i samt när, var och hur detta ska ske. Vidare åtgärder Alla sociala journaler bör innehålla dokumentation kring när aktiviteter och utevistelse har genomförts samt när det har erbjudits och den enskilde har tackat nej, det har blivit inställt samt skäl till det. Aktiviteter och utevistelse Aktiviteterna är ett förbättringsområde enligt den enkätundersökning som genomfördes våren 2012. Verksamheten arbetar med att förbättra den delen. Information från uppföljningen 2012: brukarundersökning genomfördes i maj 2012 i enkätform. Resultatet visade på att maten & aktiviteterna var förbättringsområden. En åtgärdsplan var upprättad och verksamheten arbetade med att öka nöjdheten i dessa områden. Individuella aktiviteter sker i form av att kontaktpersonen har egentid med sin brukare med en omfattning av en timme i månaden. Kontaktpersonen är ansvarig för denna planering. Egentid kan planeras och skrivas in i den så kallade dagplaneringsmallen. Därefter ska det dokumenteras att man har haft denna egentid

8 med brukaren. I övrigt präglas vården och omsorgen av ett stödjande arbetssätt. Personalen försöker göra brukarna delaktiga i vardagssysslor. Under uppföljningen diskuteras det kring att personalen ofta kan ha höga förväntningar kring aktiviteters innehåll men att det viktigaste ändå är att ta sig tid att sitta ned och lyssna och prata med brukarna. Ett lyckat projekt under 2015 är införandet av Ipads i verksamheten. Det är speciellt en lyckad aktivitet på avdelningen med inriktning psykisk funktionsnedsättning. Man kan till exempel sätta på musik på brukarens hemspråk, titta på bilder från hemorten, läsa och ta del av intressen. Gruppaktiviteter erbjuds varje dag. Det finns en långsiktig planering för gruppaktiviteter som sker månadsvis. Sedan görs också en veckoplanering på varje avdelning, anpassade utifrån de boendes behov och önskemål. Exempel på aktiviteter är bingo, gymnastik, hjärnjympa och tipspromenader. Som sagt kommer det att satsas mer på aktiviteter och rutiner runtomkring det under 2016 då en aktivitetsansvarig ska anställas. Utöver börjar ytterligare en person på cirka en halvtidstjänst för att också stötta upp vid aktiviteter. Hon kommer arbeta tillsvidare, men till en början under ett halvår. Hon är bland annat väldigt kunnig på handarbete. Fokusområde Lex Sarah & klagomål Hur arbetar verksamheten kring detta för att utveckla verksamheten Rutiner finns för klagomålshantering och upplevs fungera bra. Generellt har det varit få klagomål under senaste åren. Verksamhetschefen är mån om att klagomålen ska lösas så snart som möjligt utan att behöva gå vidare till kommunen. När det kommer in ett klagomål tar verksamhetschefen upp det så snart som möjligt med berörda till exempel personal, brukaren och anhöriga. Verksamheten arbetar även förebyggande genom att fånga in frågor och återkoppla via olika mötesforum. Ett exempel var här senast när det uppkom frågor på boenderådet som verksamhetschefen gick vidare med. Nyanställda får ta del av rutinerna och innebörden av Lex Sarah. Lex Sarah finns inte som någon stående punkt på arbetsplatsträffar. Det förekommer att man vid behov går igenom komplexa ärenden för att utveckla tankesättet kring Lex Sarah och hur det kan bidra till att utveckla verksamheten. Det har inte kommit in några och Lex Sarah under 2015.

9 Uppföljning av mervärden 4.17.10. Matlagning nära de boende Utföraren skall tillaga mat från grunden och begränsa användningen av hel och halvfabrikat. Detta arbete innebär att maten skall tillagas nära den boende i varje fastighet eller på varje enhet. Svar: Här har en form av dispens getts eftersom kommunen inte har hållit sitt löfte om att förstärka upp utrustning i köken. Men nu finns förutsättningarna i och med att renoveringen av köken är färdigt. Det innebär att man från och med nu kan börja tillaga mat mer från grunden, nära den boende. Verksamheten avvaktar dock direktiv från kostkonsulten i kommunen. Det finns fortfarande delar som inte fungerar tillfredställande som till exempel ventilationen. Frukost och mellanmål skall alltid beredas på enheten. Gällande lunch och middag skall minst en av dessa måltider tillagas i fastigheten eller på enheten varje dag, årets alla dagar. Svar: Frukost och mellanmål tillagas på respektive avdelning och kockarna tillagar lunch och middag i fastigheten. Matlagningskunnig personal med formell kompetens som kock eller personal med minst fem års dokumenterad erfarenhet av matlagning i restaurang, storkök, eller på äldreboende skall ansvara för arbetsuppgiften. Svar: Ja det finns. Tre kockar lagar lunch och middag, sju dagar i veckan. 2,0 heltidsanställning har den kompetensen som krävs för kockyrket och 0,65 har den erfarenhet som krävs. Denna tjänst omfattar 1.0 heltidsanställning på vardera äldreboende, det vill säga totalt 2.0 heltidsanställning och är utöver grundbemanning i avsnitt 4.20. Svar: Det är mer än två heltidanställningar då man även har en kock som arbetar 65 procent för att även helger ska täckas samt de dagar i veckan när kockarna är lediga för att de ska arbeta under helgen. Kockarna arbetar varannan helg. 4.20. Kostombud med utbildning mot äldre Kostombuden skall ha särskild utbildning om mat för äldre, samt årligen ges vidareutbildning i ämnet. Svar: Det finns fyra kostombud och alla har gått en utbildning genom kommunen samt att de årligen får vidareutbildning. Företaget har haft en gemensam företagsutbildning för alla kostombud. Utbildningen anordnades av Hushållningssällskapet.Två kostombud är särskilt intresserade och har nu gått en två dagars utbildning i mat och måltider som kommunen höll i under hösten 2015. Kostombuden eller annan person med lämplig yrkesfunktion skall under minst en heldag per år informera om kost, nutrition och livsmedelshygien på respektive enhet till övrig personal. Svar: Informationen blir utspridd över året och totalt kommer de upp i en heldag. Det finns inga bestämda tillfällen utan informationen ges vid behov. Det är lite olika vem som ger denna information till övrig personal, det kan till exempel vara kostumbud, verksamhetschef, eller sjuksköterska. Kostombuden har möten en gång i

månaden. Ibland är kock med. Under brukarråden som hålls två gånger per år tas mat och måltider också upp. 10 4.20.1 Omsorgspersonal dagtid Utföraren skall utöver grundkraven på bemanning av omsorgspersonal ha minst en extra personal för hela huset minst 7.4 timmar dagligen, alla årets dagar. För att uppfylla kraven krävs en extra personal både på Linden respektive Lönnens äldreboende. Svar: Det finns en anställd samordnare och verksamhetssamordnare utöver grundkravet. Dessa två tjänster är tillsammans 1.5. Sedan tillkommer en extra kockanställd på 0,65. Nu ska också en aktivitetsansvarig anställas på 1.0. I kravet står inte specifikt att personen behöver arbeta i vården.