ANTAL SIDOR 1(11) Kungl. bibliotekets nationella referensgrupp 19 november 2008 Närvarande, referensgruppen: Lars Björnshauge, Kjell Jonsson, Gunnar Lager, Gunilla Lilie Bauer, Inger Melin, Kerstin Norén, Maria Hedenström, Libris (adjungerad), Gunilla Herdenberg, Gunnar Sahlin (ordf), Inger Klondiras (sekr) Anmälda förhinder: Martin Bjersby, Eva Hesselgren Mortensen, Inga Lundén, Johan Sterte Närvarande, övr. KB: Magdalena Svanberg (4a), Karl Isaksson (4c, 4d), Jan Hagerlid (p6), Christine Lindmark (p8) Närvarande, externa: Annette Johansson, utredningskonsult (p7), Tore Torngren, Lunds UB (p8). 1 Mötet öppnas Gunnar Sahlin hälsade alla välkomna till dagens möte. 2 Förslag till dagordning Dagordningen godkändes efter tillägg av två punkter som lades till p10 Övrigt; Förändringar i KB:s organisation. 3 Minnesanteckningar från föregående möte 10 september 2008 Angående p 5c, förslag till avveckling av ansvarsbibliotekssystemet, informerade riksbibliotekarien om ett förestående möte med utbildningsdepartementet i december. Han återkommer sedan i frågan till Nationella referensgruppen. Minnesanteckningarna lades till handlingarna. 1
ANTAL SIDOR 2(11) 4 Pågående aktiviteter/ej avslutade ärenden från möte 10 september: a) Dewey. Vid septembermötet med Nationella referensgruppen (minnesanteckningar: http://www.kb.se/dokument/bibliotek/prk_natref11sept2008.pdf ) presenterade Magdalena Svanberg Dewey Decimal Classification (DDC). Riksbibliotekarien konstaterade vid det tillfället att KB är positivt till en övergång till Dewey och efter en diskussion gav även Nationella referensgruppen sitt stöd för ett fortsatt arbete för en övergång. Vid dagens möte presenterade Magdalena Svanberg ett underlag med en konsekvensanalys, tidplan, kostnader etc. Det finns tre mål med en övergång; Sverige blir en del av ett internationellt sammanhang, klassifikationsarbetet kan rationaliseras genom att utländska poster kan utnyttjas fullt ut, och det innebär en kvalitetshöjning att använda Dewey. Sveriges bibliotek använder idag det nationella SAB-systemet. Klassifikationskoder i utländska poster kan därför inte återanvändas, och arbete måste läggas ner på att klassificera utländsk litteratur, trots att det redan gjorts i andra länder. Åttio procent av forskningsbibliotekens utländska förvärv är utgivet i länder där nationalbibliografin använder Dewey. Om KB väljer att över gå till Dewey, behöver delar av Dewey översättas till svenska och Svenska ämnesord kan mappas till Dewey. Att byta ett bekant klassifikationssystem mot ett som få känner till kräver även en omfattande utbildningsinsats. För de allra flesta räcker det dock med en kort introduktion. De centrala kostnaderna för en övergång är 7,5 miljoner kronor, varav översättning står för den största delen. Övergångskostnaderna på biblioteken innefattar utbildning och förändringar i hylluppställning. De löpande kostnaderna minskar dock på sikt, samtidigt som kvaliteten höjs. Arbetet med en svensk övergång till Dewey kan påbörjas under andra halvåret 2009 och är ett treårigt projekt. Biblioteken kan välja att byta till Dewey omgående, eller vänta tills KB:s projekt har avslutats. En övergång medför även att KB lämnar Svensk Biblioteksförenings kommitté för klassifikationssystem för svenska bibliotek. Vid den efterföljande diskussionen ställdes frågan om det är mödan värt att 2
ANTAL SIDOR 3(11) övergå till ett nytt klassifikationssystem, om vi ändå inte behöver klassificera i framtiden? Här konstaterade Gunnar Sahlin att KB gjort bedömningen att KB fortfarande behöver klassifikation för att kunna erbjuda våra användare strukturerade ämnessökningar och möjlighet till överblick. Det är aktuellt (för KB) att gå över just nu eftersom nationalbiblioteket är medlem i den internationella organisationen OCLC och därmed kan importera utländska poster från World Cat. KB:s internationella behov täcks inte av Nationalbibliografin. Frågan ställdes hur man kan påverka innehållet i Dewey och Magdalena Svanberg svarade att det finns två typer av frågor; dels koder för särskilda svenska företeelser som vi kan behöva, dels de fall där vi har olika syn på en företeelse. KB har redan varit i kontakt med Deweyredaktionen i en sådan fråga och sett att det går att påverka. Påpekades även vikten av att KB informerar och stöder biblioteken. Gunnar Sahlin svarade att han, i samarbete med KB:s kommunikationsstab, så fort som möjligt, ska skicka ut rekommendationer till forsknings- och folkbiblioteken om hur till exempel hylluppställning kan göras. Gunnar Sahlin och Gunilla Herdenberg kommer att ta kontakt med BTJ:s kommande nya vd Tomas Arvidsson. Riksbibliotekarien kommer att förbereda ett underlag för beslut snarast. b) Styrgruppen för nationella licenser för e-resurser förslag till uppdragsbeskrivning. Gunilla Herdenberg presenterade ett förslag som innebär att den styrgrupp som nu bildas, utgör en del av KB:s inflytandestruktur. Styrgruppen har dock en särställning i den mån att den kan ta strategiska beslut om licensverksamhetens inriktning. Riksbibliotekarien bekräftar därpå besluten genom att han undertecknar och har det yttersta ansvaret för alla enskilda avtal. Styrgruppen består av sju företrädare för universitet och högskolor (utses av SUHF), samt en företrädare för specialbiblioteken och en för KB. Styrgruppen har, liksom övriga expertgrupper, en mandatperiod på två år (med möjlighet till förlängning), samt håller två möten per år. Ett första möte sker i början av 2009. 3
ANTAL SIDOR 4(11) Samordnaren för BIBSAM- och Samsök-konsortierna är ständigt adjungerad i styrgruppen. Anders Söderbäck vikarierar som samordnare under Anna Lundéns tjänstledighet. Nationella referensgruppen föreslog ett tillägg med en mening i förslagstextens sista stycke: Styrgruppen utser inom sig en ordförande. Styrgruppen kan utse arbetsgrupper som arbetar med specifika frågor under en avgränsad tid. En sådan fråga kan vara urvalsfrågor och ämnesbehov. Gruppens mandatperiod är 2 år och den träffas minst 2 gånger per år. Följande medlemmar ingår i KB:s styrgrupp för nationella licenser: Christer Björklund, Karolinska institutet, Jette Guldborg, Malmö högskola, Ulf Göranson, Uppsala universitet, Kjell Jonsson, Umeå universitet, Margareta Malmgren, Högskolan Dalarna, Lena Nordholm, Högskolan Borås, Annika Sverrung, Chalmers, Susanne Berg, Patent- och registreringsverket, Gunilla Herdenberg, KB, Samordnaren för BIBSAM-konsortiet, KB (ständigt adjungerad och sekreterare). c) Ansvarsbibliotekssystemet vad händer nu? Karl Isaksson, som nu har tillträtt sin nya tjänst som utbildningssamordnare, informerade om vad som händer med de verksamheter som finns inom ansvarsbibliotekssystemet efter systemets avveckling från och med 2009. Ansvarsbiblioteksfrågan handläggs fortsättningsvis av Riksbibliotekarien tillsammans med Utbildningsdepartementet. AB-systemets samrådsgrupper avvecklas också från och med 2009. De bidrag som hittills har gått till samrådsgrupperna, kommer i motsvarande nivå att föras över till KB:s medel för projektbidrag. Samtliga Samverkansbibliotek kommer att kunna söka bidrag för kompetensutveckling från och med 2009. KB:s utbildningssamordnare kommer att handlägga bidragsansökningarna och lämna förslag till beslut till Riksbibliotekarien, efter samråd med Expertgruppen för kompetensfrågor. KB kommer att föra över medel i nivå med 2008 års tilldelning inom AB-systemet för detta. Sista ansökningstid för 2009 är 15 december 2008. 4
ANTAL SIDOR 5(11) När det gäller stöd till licensverksamheten innebär beslutet att de bibliotek som idag får stöd till distribuerad licensverksamhet inom ramen för AB-systemet, kan få fortsatt stöd även under 2009, efter ansökan om detta. KB kommer att föra över medel i nivå med 2008 års tilldelning inom ansvarsbibliotekssystemet för detta. Sista ansökningsdatum är 1 december 2008. KB:s licenshandläggare kommer att handlägga bidragsansökningarna. Den nuvarande distribuerade licensverksamhetsmodellen kvarstår även nästa år. Eftersom samrådsgrupperna avskaffas, kan de av dagens ansvarsbibliotek som fortsätter med distribuerat licensarbete under 2009, söka bidrag för ämnesgrupper. d) Fråga Biblioteket. Karl Isaksson rapporterade att chattjänsten fungerar bra mellan sektorerna och att möjligheten att remittera frågor mellan folk- och forskningsbibliotek ger bättre kvalitet på svaren. Under året har nyhetsbrev publicerats och annat marknadsföringsmaterial tagits fram. På förfrågan från Bok & Bibliotek har man även deltagit i Bok & Biblioteks informationspunkter på mässan, samt även haft en egen monter. Statistiken pekar på att användningen har gått ner under 2008. Den totala användningen ökade med tretton procent mellan 2006 och 2007. Karl Isaksson konstaterade också att fler frågor ställs under dagtid än på kvällar. En enkät om öppettiderna visar att de tillfrågade ser positivt på att folk- och forskningsbibliotek har samma öppettider för tjänsten (9-18 måndag-torsdag, och 9-16 fredag). En begränsad utvärdering av Fråga biblioteket ska göras efter årsskiftet av en extern utredare. Utvärderingen görs i samarbete med Kulturrådet och ska belysa nyttan samt undersöka eventuella jämförbara tjänster. Fråga biblioteket blir en punkt på dagordningen vid Nationella referensgruppsmötet 2-3 juni 2009. 5 Förlängning av mandatperioder för Nationella referensgruppen /expertgrupperna. Somliga expertgrupper är på god väg i sitt arbete, medan andra har kommit 5
ANTAL SIDOR 6(11) igång nyligen. Mandatperioden för KB:s expertgrupper är generellt två år, med möjlighet till förlängning. Nuvarande medlemmar i Nationella referensgruppen har suttit två år vid årsskiftet 2008-2009. Gunilla Herdenberg föreslog att mandatperioden för denna grupp förlängs med ett år. KB kommer att skicka ut en förfrågan till var och en av medlemmarna om de kan tänka sig delta även under 2009. 6 Ny modell för fördelning av projektmedel. Jan Hagerlid presenterade ett förslag till fördelning av projektmedel, enligt samma ansökningsmodell som den inom OpenAccess.se. Modellen innebär att KB använder sig av kompetensen inom expertgrupperna för att prioritera vilka insatser som är mest angelägna och vilka resurser dessa insatser kan medföra. Utifrån detta formulerar KB ett uppdrag eller ett område som utlyses. En för området lämplig expertgrupp tar därefter ställning till de ansökningar som kommer in; hur uppdraget ska genomföras och av vem. Tidplanen innebär att förslag till uppdrag lämnas till ansvarig för projektstöd vid Nationell samverkan senast den 1 december. Denne samordnar utlysningen och sista ansökningsdag sätts till 16 februari 2009. Resulterar en utlysning i att KB behöver göra prioriteringar, tar avdelningschefen beslut. Vid behov kommer diskussioner att föras med Nationella referensgruppen. Koordinering ska även ske med Expertgruppen för kompetensfrågor. Riksbibliotekarien poängterade vikten av att projekten koncentreras till några få större, styrda projekt, gärna med deltagande av andra finansiärer än KB. Referensgruppen föreslog KB att skicka ut en kortfattad information till expertgrupperna, med formalia/instruktioner angående den nya modellen. Därpå godkändes den nya modellen. 7 Fjärrlåneutredning. En förstudie. Annette Johansson, utredningskonsult.. Gunilla Herdenberg introducerade Annette Johansson och hennes presentation av förstudien Rätt bok eller rätt bibliotek? och konstaterade att de statligt finansierade forskningsbiblioteken årligen kompenseras med sammanlagt tio miljoner kronor för utlåningsöverskottet (antal utlån minus antal inlån). Behöver 6
ANTAL SIDOR 7(11) vi skicka böcker mellan biblioteken och hur används fjärrlånet? Hur kan det nationella stödet optimeras utifrån slutanvändarens behov? Uppdraget, vilket gavs till Annette Johansson, AnnJo Konsulteri, innebar att göra en förstudie inför en framtida utredning av den nationella fjärrlåneverksamheten. Utredningen skulle problematisera nuvarande principer för fjärrlån, utifrån slutanvändarens perspektiv. I uppdraget låg också att utgå ifrån att individen styrs av ett informationsbehov och inte av ett biblioteksbehov. Användaren styr idag själv sina fjärrlån och hanterar dem allt mindre via bibliotek. Förstudien skulle även blicka tillbaks till 1998 års fjärrlåneutredning och de problem som fanns då och som fortfarande är aktuella. En internationell jämförelse skulle också göras. Annette Johansson konstaterar att fler saker pågår just nu, med bäring på fjärrlånefrågan. Bibliotekslagen utvärderas, kulturutredningen samt Ansvarskommitténs arbete med regionalisering av bibliotek. Vad händer till exempel med länsbibliotek och lånecentraler och med fjärrlåneverksamheten när bibliotek knyts närmare varandra och när slutanvändarna själva väljer bibliotek? Hur många aktörer behövs, och vad ska uppdraget bestå av? Förstudien genomfördes september-november 2008 och omfattar alla olika typer av bibliotek, men gör inte någon fördjupad kartläggning av fjärrlåneströmmarna. Förutom en styrgrupp, en referensgrupp med representanter från olika bibliotekskategorier och KB, så har ett antal fjärrlåneansvariga från olika bibliotek utfrågats om nuvarande verksamhet. Utredaren har även samtalat med fjärrlåneaktörer i Finland, Danmark, Norge, Storbritannien och Nederländerna. Den nuvarande definitionen av ett fjärrlån bygger på allas lika tillgång till information, lån mellan två bibliotek som inte har samma huvudman. Som fjärrlån räknas det också när ett bibliotek lånar ut sitt material till andra mottagare än bibliotek, exempelvis företag, institutioner och privatpersoner. http://www.kb.se/bibliotek/fjarrlan/rekommendationer/ Slutanvändaren är marginellt närvarande i definitionen och utredaren lämnar en rad förslag till frågeställningar inför den kommande utredningen, utifrån definitioner och rekommendationer. Bland annat föreslår hon att fjärrlånebegreppet utreds utifrån slutanvändarens behov och inte hur biblioteken internt hanterar lånet och att man formulerar en nationell vision för vad man vill åstadkomma med den nationella fjärrlåneverksamheten. 7
ANTAL SIDOR 8(11) Uppdrag och ansvar När det gäller uppdrag och ansvar föreslår förstudien bland annat att det gemensamma ansvaret för medborgarnas informationsförsörjning utreds. Vem ansvarar för den enskildes behov när avsändaren är en individ och inte ett inlånande bibliotek? Och vad händer med policyn att betrakta ett fjärrlån som ett inköpsförslag, när användaren inte ställer frågan till ett lokalt bibliotek? Elektronisk förmedling Ett problem i dag är att elektronisk förmedling ofta upphör vid det inlånande biblioteket, eftersom nuvarande avtal medger att det mottagande biblioteket förmedlar en papperskopia till slutanvändaren men inte en elektronisk. Förstudien föreslår här att den kommande utredningen belyser hinder och möjligheter som finns med elektronisk leverans utifrån slutanvändarens perspektiv, och vilka konsekvenser detta får för bibliotekens samarbeten. Förstudien påpekar även att fler och fler fjärrlån kanske inte är lösningen utifrån studenternas behov. Behovet av kurslitteratur är omfattande och ett intensivt förmedlande av kurslitteratur mellan olika bibliotek medför både ökade transporter och mer material under transport. Kostnader Förstudien föreslår att man utifrån nuvarande finansieringssystem utreder till exempel hur det statliga stödet kan optimeras, utifrån slutanvändarens perspektiv. Ska man satsa lokalt, eller genomföra övergripande insatser som främjar många slutanvändare, som till exempel transporter, licensupphandlingar och regionala kursbibliotek? Teknik När det gäller den tekniska infrastrukturen så föreslår utredaren att man bland annat utreder om det är möjligt att utveckla en nationell teknisk plattform för informationssökning, som kan kopplas till Libris fjärrlån. Transport Vilka konsekvenser som utökade transporter innebär för miljön bör också utredas. Finns det alternativ som kan öka åtkomsten av bibliotekens fysiska material och samtidigt minska transporterna? En bok under transport är inte tillgänglig Statistik När det gäller fjärrlånestatistik föreslår utredaren samordning och konstaterar att 8
ANTAL SIDOR 9(11) det är angeläget att sammanställa statistik från samtliga fjärrlåneaktörer. Själva definitionen av ett fjärrlån behöver också formuleras så att den passar samtliga aktörer. Internationell jämförelse Medan antalet fjärrlån minskar i Sverige, så ökar de i många andra länder. Har lokala bibliotek i Sverige tillgång till fler informationsresurser än bibliotek i andra länder, eller är flödet av elektroniskt material högre? Eller använder enskilda medborgare andra kanaler än bibliotek för sin informationsförsörjning i Sverige? Utredningen föreslår att man utreder varför fjärrlåneverksamheten är särskilt attraktiv i andra länder? Fjärrlånekompensation När det gäller det statliga finansieringsstödet finns det anledning att utreda sambandet mellan lån och ersättning. Finns det andra sätt att stimulera bibliotekens medverkan i fjärrlånearbetet? Förstudien är ett samarbetsprojekt som finansieras av KB och Kulturrådet. En detaljerad utredning kommer att utföras 2009. 8 Utveckling av teknisk plattform för biblioteksstatistik. Tore Torngren, Lunds universitet, Christine Lindmark Alla typer av bibliotek har idag högre krav på olika typer av återrapportering till sina respektive huvudmän och önskar ett bättre teknikstöd för detta. För att bedöma och i förlängningen kunna utveckla kvalitet och effektivitet för en bättre användning av resurserna måste man kunna mäta det man gör. Expertgruppen för biblioteksstatistik föreslår därför att en förstudie görs som undersöker förutsättningarna för att utveckla ett verktyg för uppföljning av biblioteksverksamhet. Verktyget ska förenkla leverans, lagring och uttag av statistiska data kopplad till bibliotekens olika sorters insatser och tjänster. Förstudien ska undersöka hur biblioteken vill kunna använda de statistiska data de lämnar i enkäter. Denna behovsinventering ska ge underlag till en kravspecifikation för ett statistikverktyg som kan användas av både samverkansbibliotek (forskningsbibliotek) och folkbibliotek. Förstudien beräknas ta tre månader och är ett samarbetsprojekt mellan Kulturrådet och KB. Expertgruppen för biblioteksstatistik kan fungera som 9
ANTAL SIDOR 10(11) referensgrupp. Teknisk expertis och representanter för löpande verksamhet kommer att vara delaktiga ända från början. 9 Libris-frågor. Maria Hedenström presenterade en lista över aktuella frågor inför 2009. När det gäller själva hjärtat i Libris, katalogsystemet, så ska Voyager uppgraderas till 7.0. Vidare vill man, bland annat, utveckla ett gränssnitt för webbkatalogisering, utarbeta en maskinell rutin för inmatchningar av folkbibliotekens bestånd, samt utreda frågan om Libris som nationell biblioteksdatabas. KB har fått en förfrågan från Länsbibliotek Skåne om vilka möjligheter som finns för biblioteket att bli en aktiv partner i Libris samkatalog. KB utreder detta. När det gäller söktjänster vill man exempelvis vidareutveckla Libris Webbsök med bland annat användargenererat data, vilket efterfrågas alltmer, samt mobil access. Med på listan finns också en översyn av Samsök och Bibliotek.se. När det gäller BIBSAM och Samsök-konsortierna ska en översyn av Samsök göras, med processkartläggning och eventuellt en användarundersökning. Den nya styrgruppen för licensverksamheten inrättas och inleder sitt arbete. Bland annat kommer frågan om centraliserad/distribuerad licensverksamhet upp på styrgruppens agenda i början av 2009. När det gäller fjärrlån vill Libris-enheten göra en översyn av nuvarande fjärrlånesystem, inklusive arbetsflöden och datastruktur. En användarundersökning om kundernas nöjdhet ska göras. Driften av systemen behöver hela tiden ses över och förnyas för att ha största möjliga kvalitet. I diskussionen efteråt påpekades vikten av att prioriteringsdiskussioner förs och Nationella referensgruppen undrade hur man kan ge återkoppling på Libris verksamhet. Gunnar Sahlin svarade att förutom den viktiga översynen av Samsök, så finns det ytterligare fyra-fem centrala strategifrågor. Han konstaterade även att dialog om Libris verksamhet måste föras även med forskare och att expertgruppen för Libris samkatalog borde innehålla någon forskare. Riksbibliotekarien uppdrog till referensgruppen att inför 23 februarimötet 10
ANTAL SIDOR 11(11) prioritera några centrala librisfrågor. Maria Hedenström och Gunilla Herdenberg fick i uppdrag att koordinera upplägget för en sådan diskussion. Föreslogs även att enheten för Libris kontaktar till exempel Bisam-biblioteken, de nio stora universitets- och högskolebiblioteken, Svensk biblioteksförening, representanter för forskare och studenter, SLBA och KB:s forskarråd för samtal. 10 Övriga frågor Förändringar i KB:s organisation. Sammanslagningen av SLBA och KB innebär att organisationsstrukturen måste ses över och justeringar göras. En ITavdelning inrättas och avdelningen för det Digitala biblioteket omstruktureras. KB domineras av tryckta pliktleveranser och lagringsproblematiken behöver lösas. Riksbibliotekarien har därför beslutat att digitaliseringsplanering läggs in under avdelningen för Nationell samverkan. En förstärkning av expertgruppen för digitalisering görs och avdelningen för Nationell samverkan har fått i uppdrag att utarbeta en digitaliseringsplan. Frågan tas upp igen vid ett kommande möte med Nationella referensgruppen. 11 Tid för nästa möte 2009: 23 februari, 2-3 juni (internat), 10 september, 19-20 november (stämma 20 november) 11 Mötet avslutas. Gunnar Sahlin tackade deltagarna och avslutade mötet. 11