Innehåll Inledning... 3 Sammanfattning... 3 Projektorganisationen... 4 Tids- och resursåtgång... 5 Problem, hinder och avvikelser under projektets gång... 5 Positiva erfarenheter och effekter... 6 Projektets resultat... 7 Värdering av resultat och andra effekter... 7 Förslag och rekommendationer... 8 2
Inledning Det var inte längesedan landet blomstrade av festivaler. I stort sätt varje svensk stad hade en egen stadsfestival och därmed även tillfällen för de lokala artisterna att visa upp sig. För bara några år sedan har dock festivaldöden börjat härja och festival efter festival har gått i graven. I Umeå lyckas man däremot undgå stora delar av det övriga rikets stora kulturbekymmer. Inomhusfestivalen Umeå Open är ett levande exempel på hur en festival bör skötas och med sina 16 år på nacken har den visat sig slagkraftig även i de stormigaste av tider. Vi ska dock inte tro att allt löser sig av sig självt, utan det krävs hårt arbete och kreativa lösningar för att möta morgondagens svårflörtade publik. Tillsammans med Kulturföreningen Humlan och inomhusfestivalen Umeå Open hoppades vi kunna behålla denna starka position och ville med projektet Umeå Open flyttar in bidra till en ökad kännedom bland studenter, en stärkt gemenskap och en ökad biljettförsäljning. Eftersom vi i projektgruppen till vardags är studenter kändes det rimligt och roligt att få iscensätta ett hemtrevligt och avslappnat evenemang på hemmaplan ett vardagsrum i Lindellhallen vid Umeå universitet. Sammanfattning Syftet med Umeå Open flyttar in var att öka kännedomen om Umeå Open bland studenter. Denna ökade kännedom skulle förhoppningsvis främja försäljningen av biljetter till festivalen. Då syftet var att öka kännedomen, något som är svårt att mäta, hade fyra konkreta mål skapats: Målet var att lämnat ut 50 förköpta festivalband. o Vi lämnade ut 5 festivalband. Målet var att 10 bilder ska samlas under #umeaopen på Instagram. o 1 bild samlades under #umeaopen på Instagram. Målet var att 100 studenter skall delta i tävlingarna o 160 studenter deltog i tävlingarna. Målet var att sälja 10 tygpåsar. o Vi sålde 1 tygpåse. 3
Vissa delar av målen uppfylldes, andra uppfylldes inte alls. Summan av evenemanget ser vi ändå som lyckat. En anledning till att vissa delar inte uppfylldes kan vara att vi flyttade evenemanget till en dag då många skrev tentamen och därför var det få elever på skolan. En annan var att Kulturföreningen Humlan var sena med att ge klartecken på att vi skulle få lov att sälja saker och att vi därför inte kommunicerade ut detta förrän väldigt sent. Dessutom tillkom en aktivitet inom evenemanget sent, nämligen att vi skulle sälja rabatterade biljetter till festivalen även detta var något som kommunicerades ut sent. Men vi lyckades ändå sälja 9 biljetter, något vi är nöjda med. Projektorganisationen Vår projektgrupp har bestått av Fredrik Landström, Malin Olsson, Julia Karlsson, Sofia de Bourg Wetterlund, Lisa Bergsten och Jens Hanssen. Fredrik Landström valdes till projektledare och har haft huvudansvaret för projektet i stort. För att allt skulle gå så smidigt som möjligt under projektet delade vi upp arbetsuppgifter och ansvar inom projektgruppen. I vårt Gantt-schema delade vi upp projektet i tre faser: innan evenemanget, under evenemanget och efter evenemanget, och bestämde en ansvarig för varje del inom de olika faserna (se bilaga Gantt-schema). Alla i projektgruppen har på olika sätt varit delaktiga under alla faser, men ansvar har utdelats utifrån olika faktorer som exempelvis vem som har bil eller efter de kontakter vissa av oss har haft. Annars har indelningen gjorts efter intresse eller kompetens, som exempelvis att Fredrik, som jobbar som Art Director vid sidan om studierna, fick det grafiska ansvaret. En kompetens som vi saknade i gruppen var kunskap inom snickeri och bygg. Under själva evenemanget var det mycket som skulle klaffa, och det krävdes att vi följde vårt tidsschema noga. Samtidigt som Julia kokade flera liter kaffe, hämtade Malin och Fredrik släpvagnen, Sofia hämtade material på Humlan och Studiefrämjandet medan Lisa och Jens började bygga upp vardagsrummet. Vi utsattes för mycket problemlösning under dagen då det var vissa saker som inte gick som vi tänkt oss, men alla i gruppen har tillsammans hjälpts åt att lösa dessa problem, och efter evenemanget konstaterade vi alla att trots att vi fick lite motgångar, var vi väldigt nöjda över dagen! 4
Tids- och resursåtgång Något vi gjorde tidigt i arbetet var att konstruera ett Gantt-schema (se bilaga Gantt-schema). Detta delades in i tre steg; fas 1 (innan evenemanget), fas 2 (under evenemanget), fas 3 (efter evenemanget). Detta schema var mycket användbart för gruppen då det tillexempel i fas 1 stod tydligt vem som ansvarade för vad och när deadline för det ansvarsområdet inföll. Det som däremot var svårt under konstruering av Gantt-schemat var att veta vad som var realistiska deadlines för vissa specifika saker. Även om vi klarade deadlines på det allra mesta så tog vissa saker mer tid än vi räknat med. Det som kanske främst tog mer tid än vad som var tänkt var fotoväggen som vi själva byggde. Den tog i slutändan cirka 40 arbetstimmar att bygga. För att underlätta arbetet under fas 2 så konstruerade vi ett körschema specifikt för evenemangsdagen. Körschemat var mer detaljrikt än Gantt-schemat. Vissa saker var svåra att planlägga i förväg exakt hur lång tid de skulle ta, därför fungerade körschemat som en riktlinje för alla inom gruppen då vi visste ungefär vad vi skulle göra och när. Eftersom vissa saker var svåra att veta hur tidskrävande de var startade vi dagen extra tidigt (08.00) för att ha en viss felmarginal. Detta var ett klokt beslut då en del fel inträffade under dagen men på grund av att vi räknat med detta var vi ändå klara att börja evenemanget klockan tolv som var bestämt. Både Gantt-schemat och körschemat fungerade alltså relativt felfritt vilket var väldigt bra och vi i gruppen har även insett vikten av att ha en fungerande tidsplan och hur mycket en sådan faktiskt underlättar. Angående resurser så var vår enda inkomst till evenemanget de 400 kronor vi fick från kårföreningen Medium (se bilaga Budget- och finansieringsplan). Dessa skulle täcka materialkostnader, kakor och avgift för hyrsläpen. Budgeten som var satt överskreds dock en del, kanske framförallt på grund av kostnader vi inte räknat med såsom färg till fotoväggen. Trots att budgeten inte höll är gruppen ändå nöjd med resultatet då den verkliga summan egentligen borde blivit betydligt högre om vi inte lyckats fixa många av sakerna till evenemanget genom sponsorer. Problem, hinder och avvikelser under projektets gång En av de viktigaste lärdomarna vi tar med oss efter projektets slut är att allt inte alltid blir som 5
en tänkt sig. Tidigt under arbetet fick evenemangets datum flyttas för att på ett smidigt sätt samarbeta med en annan projektgrupp som även de gjorde ett evenemang åt Humlan och Umeå Open. De två främsta problem vi haft under projektet är tid och budget. Det har inte varit enkelt att uppskatta hur mycket tid förberedelserna skulle komma att ta samt att budgeten inte blev som vi tänkt oss på grund av oplanerade inköp. Gällande tidsramar vi hade planerat var det främst material och transport som fick planeras om. Fotoväggen var ett av de delprojekt inför evenemanget som tog mycket tid att få ihop så som vi tänkt oss. Att samla ihop material och rekvisita var något som även det tog tid och som krävde planering för att verkligen få ihop. Ett betydande problem vi stötte på kring rekvisita var att trossen vi skulle använt oss av inte gick att montera på grund av saknad av material. Det påverkade främst utseendet på vardagsrummet då våra möjligheter att hänga upp annan rekvisita minimerades. Vi fick sent i projektarbetets gång reda på att armbanden och tygpåsarna skulle hinna fram i tid vilket skulle göra att vi dels kunde sälja och dela ut armband. Hade materialet kommit tidigare hade vi kunnat gå ut med informationen till studenterna tidigare vilket skulle kunna ha ökat antalet besökare. Denna avvikelse innebar även att vi i projektgruppen fick avsätta tid i förberedelserna för en kort utbildning i betalsystemet izettle hos Humlan samt att hämta upp materialet samma dag som evenemanget. Positiva erfarenheter och effekter Så vad lärde vi oss av projektet och från de problem som uppstod? Som sagt, hur noga och hur bra en projektgrupp än planerar ett evenemang blir det inte alltid som en tänkt sig. Vi stötte som tidigare nämnt på problem med tidsplanering samt att vi överskred vår budget. Eftersom oväntat material tillkom i form av tygpåsar och armband samt att betydande material saknades fick vi komma på snabba lösningar gemensamt i gruppen för att evenemanget ändå skulle flyta på. Det tycker vi att vi som grupp lyckades väldigt bra med och vi är överens om att det till viss del blev stressigt men att det i slutändan löste sig. En positiv erfarenhet vi tar med oss är att vara noga med kommunikationen gruppmedlemmarna sinsemellan, på så sätt minimeras risken för missförstånd. Vi insåg även 6
att det är viktigt att gå igenom planeringen, dels för veckan men även dag för dag, för att alla ska veta hur schemat ser ut och vad som ska göras. Vi har lärt oss mer om vikten av att kommunicera, planera och försöka lösa problem som uppstår under arbetets gång. Detta är något vi som grupp tar med oss till kommande arbeten. Projektets resultat De aktiviteter som erbjöds under evenemanget var: Två tävlingar (plektrumkastning och ball-in-a-cup) Gratis kaffe och kakor Möjlighet att hämta ut sitt förköpta festivalpass Möjlighet att köpa biljetter (till rabatterat pris)/tygpåsar Alla delar flöt på bra under dagen, vi hade delat upp oss inom gruppen så att alla ansvarade för sin egen del. Denna uppdelning fungerade bra, även om det hände en del oväntade saker så var vi som grupp flexibla nog för att kunna lösa detta. Till exempel så var den största lockelsen gratis kaffe. Under tiden som vi hällde upp kaffe till studenten frågade vi om de hade tänkt gå på Umeå Open. Om studenten svarade ja så erbjöd vi dem att delta i en tävling där de kunde vinna biljetter, eller att de kunde köpa biljetter till rabatterat pris. Om studenten svarade nej kunde vi berätta vidare om festivalen för att kunna locka dem till att gå. Genom att bjuda på kaffe inledde vi alltså ett samtal med nästan 160 studenter och kunde på så vi hålla kvar dem vid evenemanget längre. Värdering av resultat och andra effekter Trots att de målsättningar som infördes inför evenemanget inte uppfyllts, har vi en positiv inställning till resultatet. För det första var vår förväntan att studenternas engagemang kring vår monter skulle vara lågt. Detta eftersom vi av egen erfarenhet inte själva har lagt någon större uppmärksamhet av montrar i Lindellhallen. Trots detta blev våra förväntningar motbevisade, detta i och med att vi såg en stark vilja till medverkan. Vår slutsats är att genom vår fina presentation och strategiska kaffebjudning (som lockade många studenter) kunde evenemanget bli så pass bra bemött. Eftersom vår huvudsakliga uppgift var att öka 7
medvetandet om Umeå Open hos studenter på universitetet kan det starka engagemanget och medverkandet ses som en mycket positiv effekt. Utöver det faktiska resultatet har vi andra positiva erfarenheter av projektarbetet. Vi är i gruppen mycket nöjda över vår egen insats. Planering, samarbete och effektiviteten genom arbetsgången har fungerat bra. Med tanke på uppgiftens natur ser vi detta som ett bevis på att vi som grupp har klarat uppdraget med bravur. Slutligen kan det konstateras att evenemanget blev positivt bemött av studenter i Lindell och att vår presentation överträffade våra egna estetiska förväntningar. Många av de målsättningar som sattes inför evenemanget kan vi se i retrospektiv var för svåra att uppfylla. Dessa var också påverkade av ovissheten kring om vi kunde lämna ut band/ sälja biljetter på plats. Något som vi fick reda på nära inpå evenemangsdagen. Med detta i åtanke tycker vi ändå att vi delat ut och sålt biljetter i bra utsträckning. Förslag och rekommendationer Vi har identifierat tre områden som projektgruppen kunnat lägga mer vikt och resurser på. För det första så skulle vi ha gjort en omvärldsbevakning och därmed fått reda på att flytten av vårt arrangemangdatum resulterat i en krock med befintlig tentamensdag. Att inte veta detta i förväg bidrog till att Lindellhallen var tommare än vanligt vilket i sin tur gjorde att vi nådde ut till färre. En annan lärdom är att inte lägga för mycket tid på saker som kanske inte höjer resultatet märkvärt. Vi gjorde i vårt projekt en fotovägg, visserligen mycket snygg och med bidragande vardagsrumskänsla, som tog lång tid att skapa. Det är nog den delen i arbetet som tagit mest tid, men resulterat i minst konkreta vinster. Att fokusera på kärnverksamheten snarare än detaljer verkar vara det vettigaste. Sist men inte minst så tror vi inte att någon var beredd på hur mycket som skulle ändras i realtid under evenemangsdagen. Det var många saker som inte klickade exakt som planerat (avslagna telefoner, glömda grejer, stängda dörrar, etcetera), men vi löste det trots allt utan problem. Medvetenheten om detta gör att ett framtida projekt kanske inte skulle vara lika detaljplanerat utan innefatta en större acceptans på ad hoclösningar. I helhet känns projektet mycket lyckat. Stämningen var på topp och vi är säkra på att kännedomen ökat för Sveriges största inomhusfestival inom popmusik Umeå Open 2015. 8