VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2005 BIBLIOTEK OCH IT MALMÖ HÖGSKOLA

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2005 BIBLIOTEK OCH IT MALMÖ HÖGSKOLA

2005 blev ett mycket annorlunda år för Bibliotek och IT (BIT). Bygget av Orkanen, högskolans nya hus för Lärarutbildningen och Bibliotek och IT, och flytten dit av stora delar av verksamheten påverkade många och mycket hela året. En ny funktions- och teambaserad organisation inrättades 1 juli 2005, och en ny bibliotekschef med samordningsansvar för Bibliotek och IT anställdes samma datum. Medioteket och Beijersbiblioteket slogs ihop till Orkanenbiblioteket och flyttade till Orkanen. I samma hus flyttade även IT-verksamheten och telefoni in. Under våren och sommaren var de flesta medarbetarna vid BIT inblandade i planering av och flytten till Orkanen. I stort sett all IT-personal arbetade hela sommaren för att allt skulle stå klart 15 augusti när Orkanen togs i bruk. Under hela sommaren stod Biblioteket Hälsa och Samhälle för all betjäning av Mediotekets och Beijersbibliotekets användare på grund av flytten. Tillfälliga arbetsplatser inrättades på Biblioteket Hälsa och Samhälle för Medioteks- och Beijerspersonalen. Orkanen och därmed också Orkanenbiblioteket samt IT-supporten på första våningen (E121) öppnade enligt planerna 1 september 2006, och redan första öppningsdagen strömmade studenter, lärare, Malmös invånare och många många fler till de nya lokalerna. Den officiella invigningen av Orkanenbiblioteket hölls 27 september med deltagande av kollegor från när och fjärran. Riksbibliotekarie Gunnar Sahlin förestod själva bandklippningen, och bandet knöts strax därefter syboliskt ihop av IT-chefen och bibliotekschefen. Lördagen den 1 oktober var det öppet hus med visningar, musik, föredrag, utställningar etc, och detta arrangemang lockade mer än 2000 nyfikna. På Odontologiska biblioteket gick merparten av året till att planera för ett nytt bibliotek och renovering av befintliga lokaler, och i slutet av året flyttades biblioteksverksamheten till tillfälliga lokaler i väntan på att de nya skulle stå klara.

På Kranenbiblioteket pågick verksamheten som vanligt med stort tryck speciellt under terminsstart, som fick senareläggas eftersom lokalerna på Teknik och Samhälle var uthyrda till Americas Cups funktionärer. Under året har IT-personalen lagt stora resurser på planeringen och genomförandet av IT-infrastukturen till Orkanen. IT-avdelningens personal arbetade under året bland annat med ett nytt kort- och passagesystem till Orkanen och nya servrar för drift av webbprojekt och databaser köptes in och installerades. Under hösten riktades arbetet utåt på att skapa en attraktiv arbets- och mötesplats på Orkanenbiblioteket och dessutom utveckla och underhålla relationerna med högskolans områden. Inåt har mycket kraft använts till att etablera funktionerna och tillhörande team samt att finna struktur och former för arbetet. I den nya organisationen bildades sju funktioner: Digitala Informationstjänster, Kundtjänst/Undervisning, Medieförsörjning, Nät/Drift, Support, Systemutveckling samt Telefoni/Reception. Under varje funktion finns ett antal tvärgående team med olika karaktär och storlek.

Kurser, konferenser och studiebesök Alla medarbetare på BIT genomgick under hösten kursen Att arbeta i team och projekt, inför införandet av den nya organisationen. Under året har medarbetarna löpande deltagit i kompetensutveckling, utbildning och gjort studiebesök både i Sverige och utomlands. Det nya biblioteket med dess spännande arkitektur lockade till många studiebesök. Närmare femtio grupper, totalt cirka 1000 personer besökte Orkanenbiblioteket under hösten. BIT som konferensvärd DIT arrangerade ett nordiskt användarmöte med ett 50-tal representanter för Millennium bibliotek och Innovative. I oktober var BIT värd för TPBs högskolekonferens. Flera medarbetare deltog i hela eller delar av konferensen där BITs digitala tillgänglighetsverksamhet presenterades. På konferensen presenterades också det BIBSAM-projekt om ett arkiv för lokalt inläst material som BIT deltagit i tillsammans med biblioteksdirektionen på Lunds universitet. Initiativ och diskussioner under året Utredning kring bibliotekets förvärv och medier Översyn av kontaktbibliotekarieverksamheten Utveckling av en mall för avhandlingar Att förbättra och förenkla BITs interna kommunikation Samsök/Länksök Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

Resultat Bibliotek och IT Ökat förvärv på grund av satsning på forskningslitteratur Elektroniskt beställningssystem från bibliotekskatalogen VEGA via EDI Upphandlingar av självbetjäningsautomater och larmbågar Upphandling av tryckeri för högskolans forskningspublikationer En projektgrupp för publikationshantering inom högskolan inrättatades på FFU-beredningens initiativ Fungerande transportkedja mellan biblioteken Inköpta licensierade e-tidskrifter och e-böcker gjordes sökbara Graden av självservice för utlån och återlämning för biblioteken ökade markant till 50% Nytt kort- och passagesystem för Orkanen IP-telefoni i Orkanen Studentdatormiljö med tunna klienter BIT deltar tillsammans med 43 andra svenska bibliotek i ett projekt för en ny digital tjänst: Samsök/Länksök som syftar till att implementera programvarorna Metalib/SFX för att underlätta användandet av elektroniska resurser. BIT deltog i arbetet med funktionsbeskrivning inför upphandlingen av ett LMS-system till svenska högskolor. Mediefunktionen Funktionen består av tre team: fjärrlån, förvärv och katalog/periodika. Det som dominerade året var den utökade förvärsvbudgeten. Den ordinarie förvärvsbudgeten för år 2005 uppgick till 6,2 miljoner som förstärktes med ett extra anslag, forskningssatsningen, på 1 miljon. Anslaget användes dels till ett publiceringsprojekt, dels till inköp av forskningslitteratur. I slutet av året fick biblioteket ytterligare ett extra anslag på 1,8 miljoner, som användes för att köpa in backfiles av tidskrifter. Biblioteket påbörjade under hösten arbetet med en medieutredning.

Fjärrlån Fjärrlåneteamets arbete bedrivs lokalt vid varje bibliotek. Fjärrlån ut och fjärrlån in ökade något, ca 200 volymer vardera per år (aug 04-sept 05) som en följ av att biblioteket på Hälsa och Samhälle blev utlånande bibliotek under perioden samt att studentantalet har ökat. Förvärv Forskningssatsningen medförde aktivt och systematiskt arbete med egen selektion och aktivering av lärare i högre grad än tidigare. Utvecklingen av ett elektroniskt beställningssystem från bibliotekskatalogen via EDI har gjorts i samarbete med Akademibokhandeln. Katalog/periodika Sammanslagningen av Beijersbiblioteket och Medioteket medförde ett stort arbete med slå samman bibliotekens samlingar av litteratur. Under året primärkatalogiserades 1360 volymer och 12 346 volymer sekundärkatalogiserades i Libris. Kundtjänst/Undervisning Funktionen består av fem team: cirkualtion, information/marknadsföring/kontakt, PedagogGuiden, pedagogisk verksamhet och studenternas arbetsplatser. Läshandikappade studenter, framförallt dyslektiker, som tar kontakt med biblioteket för att få kurslitteratur som talbok, ökade markant under 2005. I samband med planeringen av Orkanenbiblioteket breddades utbudet av anpassade datorer och en inventering av hårdvara och

mjukvara av områdenas samtliga anpassade datorer gjordes. Under året erbjöd BIT två informationsträffar och två workshops för läshandikappade studenter. Cirkulation Under hösten infördes en transportkedja för reserverade böcker mellan biblioteken. En stor del av teamets arbete har varit att skapa fungerande rutiner kring cirkulationsarbetet i Orkanenbiblioteket. Rutiner har skapats för hantering av material från Statens ljud och bildarkiv. Information/marknadsföring/kontakt Det inledande arbetet för teamet handlade om att definiera dess ansvarsområden, som i stort rör sig om nya arbetsuppgifter inom BIT. Teamet initierade en diskussion för att förbättra och förenkla BITs interna kommunikation bl a genom interna webbsidor och en messengerfunktion i Groupwise. För att stärka kommunikationen med användarna, sattes en FAQ upp på webben. En översyn av kontaktbibliotekarieverksamheten påbörjades. PedagogGuiden Teamet har dels jobbat med redaktionella frågor kring Pedagogguiden, dels med teknisk utveckling av tjänsten bl a genom RSS-teknik. Teamet anordnade en workshop om guiden för BIT-kollegor. Pedagogisk verksamhet Teamet tog sin utgångspunkt i BITpedagogiska gruppens tidigare arbete och fortsatte med undervisning för studenter och personal. Under hösten gavs forskarutbildningskursen i informationsssökning. Ett gemensamt initiativ tillsammans med kollegor i Lund utmynnade i en handledarkurs för bibliotekarier. Studenternas arbetsplatser Teamets arbete har av naturliga skäl handlat mycket om Orkanenbibliotekets fysiska miljö och har bl a resulterat i en utställningspolicy. Annat som diskuterats är den allmänna ordningen i biblioteket och teamet arbetar vidare med förhållningsregler kring detta. Olika modeller för bemanning och schemaläggning har provats under hösten. För bivil-studenterna hölls en kurs i professionellt bemötande

Digitala informationstjänster (DIT) Funktionen består av två team: bibliotekssystem och webb. Upphandlingar av självbetjäningsautomater och larmbågar genomfördes. Den mest omfattande upphandlingen gällde återlämnings- och sorteringsanläggning till Orkanenbiblioteket som installerats och körts i testdrift. Avtalet för SMS-tjänster utvärderades och förnyades. En verksamhet i kraftig tillväxt under året var publiceringen och MUEP. Efter migration till plattformen DSpace, påbörjades utformning av nya arbetsrutiner för publiceringen. Databasen innehåller totalt ca 1000 forskningspublikationer och examensarbeten vilket innebär en 100% ökning sedan 2004. Tryckeri för högskolans forskningspublikationer upphandlades, utformning av arbetsrutiner och utveckling av en mall för avhandlingar påbörjades. En projektgrupp för publikationshantering inom högskolan inrättades på FFU-beredningens initiativ. Mitt Kursbibliotek används i cirka 40 kurser och driften av tjänsten flyttades under året till Lunds universitet. Användartest av BITs webbsidor med särskilt fokus på informationssöknings-webben genomfördes. Support Under 2005 har fokus legat på att utveckla en gemensam servicedesk (helpdesk) för personal och studenter på Malmö högskola. Processen med en sammanslagning av områdes-it till en gemensam funktion har ställt krav på förbättrad struktur och ökad tillgänglighet i servicedesken. Stort arbete har därför lagts ner på att ta fram roller/arbetsuppgifter, ansvarsfördelning, rutiner, bemanningsschema, policydokument och guider mm. Rutiner för inköp och utleverans i Nilex implementerades och systemet anpassades så att det även skulle kunna fungera som en central avtalsdatabas för Malmö högskola.

All IT-personal fick en grundläggande utbildning kring Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Processen Service Level Management (SLM) började implementeras. I samband med flytten till Orkanen övergick LUTs IT-verksamhet (IKT) till BITs regi. Med IKTs verksamhet följde bl a en utlåningsverksamhet och en handledningsverksamhet (video, multimedia mm). Utlåningsverksamheten (K3 och LUT) i E121 sköts av studenthelpdesken och den pedagogiska handledningen sköts till största delen av personal från IT. Webzonesupporten centraliserades och kompletterades med administratörsmanual och interaktiv felsökning. Support sker främst via e-post men även telefonsupport kan i vissa fall förekomma. Nät/Drift Planering och genomförande av datornät och kopplingsrum i Orkanen och på Odontologiska fakulteten. Uppbyggnaden av ett trådlöst nät för datortrafik och IP-telefoni i Orkanen med 100 accesspunkter. Införandet av hårdvarubrandväggar mellan högskolans nät och SUNETs avlämningspunkter.

Uppbyggnad av en studentdatormiljö med 200 tunna klienter i Orkanenbiblioteket. Förflyttning av högskolans avlämningspunkter till Gäddan 8 respektive Orkanen. Ny organisation med ett större ansvar för nät (mallbyggnad och fler områden). Outsourcing av skrivarna i Orkanen. Systemutveckling Nytt kort- och passagesystem (KOPS) till Orkanen som hämtar personinformation från Ladok och Palasso. Det nya systemet, Dspace, för MUEP befästes. Samarbete med högskolor som har samma system inleddes.

System för antagning och registrering av utbytesstudenter, MoveOn, köptes och testades. Vidareutveckling av Hastur. Installation av Högskolan i Skövdes system för kursinfo påbörjades, och ett samarbete inleddes. Nya servrar för drift av webbprojekt och databaser inköptes och installerades. Motsvarande miljö för utveckling sattes upp. Telefoni/Reception Verksamheten 2005 omfattade telefonväxel och 4 receptioner. Växeln mottog ca 200 000 samtal under året och hade 1700 anknytningar anslutna. De totala samtalskostanderna för 2005 uppgick nästan till 1 miljon kronor varav ca 65% till mobiltelefoni. Flytten till Orkanen betydde för telefonis del att genomföra ett byte till IP-telefoni i ett trådlöst nät så kallat VOWlan samt flytt av ca 450 anknytningar. Detta innebar bland annat research, upphandling, inköp av hårdvara och mjukvara, implementering, testfaser, information och utbildning av såväl systemansvariga som användare, drift m.m. Driften av receptionen på Hälsa och samhälle övergick till områdets regi. I mars var det Öppet Hus i växel och receptioner där telefonis produkter och tjänster visades upp.