Lista över ärenden till omsorgsnämndens sammanträde tisdagen den 7 oktober 2014 1
Resultat tkr Ärende nr 2 Dnr 2014/000029 Delårsbokslut 2014 Sammanfattning Driftsredovisning Delår jan-juni 2013 Bokslut 2013 Budget Delår jan-aug Budget 2013 2014 2014 Prognos BRUTTOINTÄKTER 13 810 25 434 25 434 16 781 22 521 23 221 2014 Personalkostnader 99 951 197 413 197 413 142 347 196 378 206 278 Övriga kostnader 21 329 41 460 42 972 27 600 44 508 44 008 Kapitalkostnader 0 0 0 0 0 0 BRUTTOKOSTNADE 121 280 238 873 240 385 169 947 240 886 250 286 R NETTOKOSTNAD 107 470 213 439 214 951 153 166 218 365 227 065 SKATTEMEDEL 107 475 213 439 214 950 146 000 218 365 218 365 Resultat 5 0-1 -7 166 0-8 700 Investeringsredovisning Nettoinvesteringar, tkr Bokslut Budget Delår jan-aug Budget Prognos 2013 2013 2014 2014 2014 398 2 476 368 3 348 2 348 Kommentar ekonomiskt resultat och årsprognos Driftredovisning Prognos per den 31/8 är oförändrad, -8 700 tkr. Orsaken till avvikelsen är högre personalkostnader en budgeterade medel. Personalkostnaderna har ett sämre utfall än tidigare prognoser under året. 3 800 tkr beräknas härröra till att budgeterade medel för semester motsvarar 3,5 veckas uttag per anställd, vilket diffar mot verkligt uttag. Det leder i sin tur till att det inte finns något budgeterat utrymme för s.k. tillfälliga toppar i verksamheten, ex fall av extra ordinär karaktär. Det är fortsatt hög sjukfrånvaro bland förvaltningens anställda. Korttidsfrånvaron är dryga 10 %. Därtill kommer kostnader för personalförstärkning vid överbeläggningar på korttidsplatser och personalförstärkningar på natten. I och med att Solrosen och Mjölnaren haft personalkostnader för både juli och juli ökar det underskottet med cirka 400 tkr. Totalt en prognos för den typen av personalkostnader beräknad till ca 5 700 tkr. På Kvarnbacken har personalbemanningen justerats nedåt i takt med att platserna vakantsätts, liksom på Solrosen i Madesjö. Vakanssättningen av Solrosen genererar kostnader för outhyrda lägenheter, tillsammans med övrigt outhyrda motsvarar det ett underskott om 300 tkr. Detta vägs upp av 2
vakanta tjänster på omsorgskontoret. För närvarande saknas ersättningslägenhet för två personer på Mjölnaren. Uppdraget på Solrosen är verkställt. De verkställda timmarna har sjunkit marginellt till 34767 i augusti månad. Ett första steg för åtgärd är att ha kontroll, varför förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram en kravspecifikation för ett planeringssystem att införas 2015, Månatliga dialoger med budgetansvariga chefer och ekonom/områdeschef utförs. Riktlinjer för biståndsbedömning är beslutade i omsorgsnämnden i juni. Tidmätning planerad vecka 41-42 som grund för fortsatta åtgärder. Det är förvaltningens bedömning att det kommer ta ett antal år att nå en budget i balans. Investeringsredovisning Av nämndens totala investeringsram om 3348 tkr gör förvaltningen bedömningen att ca 1000 tkr inte kommer att tas i anspråk. Detta beroende på att digitala larm till större delen leasas istället för att köpas och går därmed på driftskostnader samt att planeringssystem ännu inte upphandlats. Vid delårsbokslut är 368 tkr förbrukade på inköp av larm och möbler. Planerade investering som bedöms verkställas under hösten är möbler till allmänna utrymmen särskilt boende samt höj- och sänkbara sängar till särskilt boende, beräknat ca 800 tkr. Beslutsunderlag Bilaga: Nämndernas verksamhetsberättelser till delårsbokslut 2014 - Omsorgsnämnd att uppmuntra förvaltningens chefer att fortsätta ansträngningarna för att begränsa kostnaderna. Utdrag till: Omsorgschefen Kommunstyrelsen 3
Ärende nr 3 Hemrehabilitering Bakgrund Information om hemrehabilitering i Nybro kommun avseende arbetssätt och innehåll. att notera informationen till protokollet Ärende nr 4 Måldialog 2015 - fortsättning Bakgrund Föregående måldiskussion från omsorgsnämndens sammanträde 2014-09-02 57 fortsätter. Beslutsunderlag Bilaga: mål 2015 arbetsmaterial inför dialog i oktober att Ärende nr 5 Redovisning av sjukfrånvaro Bakgrund Omsorgsnämnden uppdrog till förvaltningen 2014-09-02 (ON 59) att redogöra för den beräknade kostnaden för sjukfrånvaro i förvaltningen. Med hjälp av personalenheten har förvaltningen gjort en beräkning. 4
Vidare begärde omsorgsnämnden att förvaltningen skulle undersöka hur stor del av korttidsfrånvaron som ersätts. Beredning Urvalet nedan är sjukhändelser som är daterade 140101 140831 (d.v.s. oavsett när de är löneberäknade och bokförda) och inbegriper samtliga händelser för ansvar som börjar på 54* och samtliga avtal och anställningsformer. Ren faktisk sjuklön: d.v.s. lön som betalas till en person som är hemma och sjuk. 80 % dag 2-14, 10 % dag 15-90 samt övrig sjuklön till de som tjänar över taket I de flesta fall tjänar den som är sjuk in semesterdagar också. I denna beräkning är med andra ord inte kringkostnader med. För omsorgsförvaltningens del är vikarie för den som är sjuk en kringkostnad som inte är med i denna redogörelse: Motsvarande period 2013 visade på 2152 tkr exkl. PO. Hela 2013 visade på 3234 tkr exkl. PO, d.v.s. nära 4500 tkr inkl. Po Förvaltningen har begärt att från och med 2015 få kostnaderna för sjukfrånvaro redovisade på enhetsnivå månatligen. Korttidsfrånvaron ersätts av timvikarier eller poolpersonal. Ibland kan ett eftermiddagspass vara utan ersättare, t ex mellan kl. 14.00 16.00. På Västra används en del personal som är övertaliga till andra enheter. att notera informationen till protokollet. 5
Ärende nr 6 Dnr 2014/000134 Besvarande av motion om att utveckla medborgardialogen Bakgrund Ledamöterna Christina Davidson (C), Lars-Gunnar Hellström (C) och Bodil Johansson (C) har den 23 maj 2014 lämnat in en motion till kommunfullmäktige med följande lydelse: Centerpartiet i Nybro kommun vill öka insyn, öppenhet och delaktighet för våra medborgare inför politiska beslut. Nybro kommun bör målmedvetet och kontinuerligt på olika sätt jobba med att stärka dialogen med kommunmedborgarna. Ett led i det är att genomföra ett antal medborgardialoger och förbättringsvandringar varje år. Syftet med dialogen och vandringarna ska vara att alla som bor i kommunen ska känna delaktighet och att det finns en möjlighet att påverka politiska beslut. Centerpartiet vill att det ska vara enkelt för medborgarna att göra sig hörd, att föra fram idéer och synpunkter. Dialogen kan ske på många sätt, medborgardialog ger politiker och medborgare möjlighet att diskutera inriktningar och prioriteringar. Medborgardialog i Nybro kommun bör handla om att tidigt inleda ett samtal mellan politiker och medborgare för att förbereda hållbara politiska beslut, ge och ta emot råd och/eller kunskap. Vid förslag som direkt berör Nybroborna ska alltid en medborgardialog övervägas. Samhällsbyggnad i Nybro kommun ligger steget före då de vid flera tillfällen har genomfört medborgardialog vid samråd om översikts- och detaljplaner. I Kalmar kommun har man sedan hösten 2012 anordnat en lokal demokrativecka, som har innehållit politikercaféer på biblioteken, äldredialog och barnpanel. De har också startat en medborgarpanel som är en möjlighet för fler att vara med och påverka beslut och utvecklingen i bygden. Det handlar om att hitta nya kanaler och nya sätt för hur de får en bra dialog mellan politiker och medborgare. De tankar och synpunkter som kommer fram genom medborgarpanelen blir en del i beslutsunderlaget. Kalmar kommun genomför också regelbundna utvecklingsdialoger med medborgarna via Förbättringsvandringar ute i de mindre tätorterna. Avsikten är att skapa väl förankrat underlag för utveckling på landsbygden. Det handlar inte om önskelistor, utan om konkreta åtgärder. Både sådant som kommunen kan göra och sådant som invånarna själva kan göra. Med hänvisning till ovanstående yrkar Centerpartiet: Att Nybro kommun arbetar fram en plan för genomförande av kontinuerliga medborgardialoger och förbättringsvandringar med medborgarna i enlighet med motionens syfte. 6
Nybro 2014-05-17 Christina Davidson Lars-Gunnar Hellström Bodil Johansson Tidigare beredning Kommunfullmäktige beslutade den 26 maj 2014, 130 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 2014-06-23 118, att att remittera motionen till samtliga nämnder, inklusive kommunstyrelsen, för besvarande inom sex månader. Omsorgsförvaltningens beredning En god dialog med medborgarna är helt i linje med socialtjänstlagens första paragraf: Samhällets socialtjänst skall på demokratins och solidaritetens grund främja människornas- ekonomiska och sociala trygghet, - jämlikhet i levnadsvillkor, - aktiva deltagande i samhällslivet. Socialtjänsten skall under hänsynstagande till människans ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. I sammanhanget kan nämnas att Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) utvecklar tillsammans med kommuner system och metoder för att använda medborgardialog som en del i underlaget för beslut. Detta pågår under 2014 och har så gjort sedan 2012. Syftet är att medborgardialogen sker strukturerat och blir en naturlig del i beslutsprocessen. Här finns säkert goda exempel att luta sig mot. Att ta ställning till är om respektive nämnd självständigt tar beslut om att genomföra medborgardialoger eller om kommunstyrelsen årligen tar beslut om vilka sakområden som ska lyftas i en medborgardialog. att ställa sig bakom motionärernas intentioner om att utveckla medborgardialogen i vår kommun. Utdrag till: 7
Kommunstyrelsen Akten Ärende nr 7 Dnr 2014/000074 Taxor och avgifter 2015 Bakgrund 2006 tog Kommunfullmäktige beslut om det dokument som ligger till grund för avgifter, dokumentet har kompletterats/reviderats 2009, 2010, 2011 och 2013. Det är nu relevant att revidera dokumentet i sin helhet, då exempelvis omsorg om funktionsnedsatta jml LSS numera tillhör individ- och familjenämndens ansvarsområde. Utöver det har Socialstyrelsens terminologiråd har tagit beslut om revidering av termerna funktionsnedsättning och handikapp. Funktionsnedsättning och funktionshinder är inte längre synonymer, funktionshinder blir en egen term och handikapp utgår. I och med detta definieras begreppet funktionsnedsättning: nedsättning av fysisk, psykisk eller intellektuell funktionsförmåga. Begreppet funktionshinder definieras: begränsning som en funktionsnedsättning innebär för en person i relation till omgivningen. För båda termerna avråds handikapp som synonym. Av detta skäl föreslås ändring av rubriken för dokumentet om avgifter Sammanfattning Den revidering av faktisk avgift som föreslås i det nya dokumentet är att i de fall inkomstuppgift inte lämnas debiteras högsta avgift. Det förekommer ibland att personer med insatser väljer att inte lämna sina inkomstuppgifter till omsorgsförvaltningen för fastställande av avgift, trots påstötningar. Skälet till det kan vara varierande, man kanske vet att inkomsterna är i en nivå som gör att man kommer att debiteras maxavgift och finner det då onödigt att redovisa sina inkomster eller så är man avogt inställd till förfarandet. Ett förtydligande har gjorts avseende näringsdrycker och sondmat. Vidare har dokumentet justerats med de tillägg som revisionen påpekat avseende skattepliktiga inkomster/överskott av inkomstslag 8
Fattade beslut om kostnad för vissa hjälpmedel samt abonnemangsavgift för digitala trygghetslarm har lagts in i dokumentet för att samla samtliga taxor och avgifter i ett dokument. Beslutsunderlag Bilaga: Avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jml socialtjänstlagen. att föreslå kommunfullmäktige att anta avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jml socialtjänstlagen att gälla från och med 2015-01-01. Utdrag till: Kommunfullmäktige Ärende nr 8 Dnr 2014/000073 Internkontrollplan 2014-2015 Sammanfattning Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll. Omsorgsnämnden tar fram en internkontrollplan årligen. Av planen framgår vad som ska granskas, hur granskningen ska gå till, vem som är ansvarig samt en riskbedömning av det som ska granskas. Från och med 2015 används Stratsys som verktyg för dokumentation av internkontrollerna. Förvaltningens ledningsgrupp har arbetat fram ett förslag på moment som bör granskas. Faktorer som bidrar till att en kontroll föreslås kan vara signaler om att kvaliteten är otillfredsställande, avvikelser klagomål m.m. et har varit uppe för dialog och möjlighet för omsorgsnämndens ledamöter att meddela kontrollmoment som ska ingå i internkontrollplanen (ON 2014-09-02, 61). Kontrollområden 2014 Personal: Inget område föreslaget för 2014. De områden som är relevanta för kontroll ligger i 2015 års 9
plan och området personal har ett kontrollmoment mer än övriga kontrollområden. Ekonomi: Debitering av avgiftsärenden, rapport i ON 2014-11-11. Verksamhet: Basala hygienrutiner, rapport i ON 2014-12-09. Kontrollområde 2015 De föreslagna kontrollområdena för 2015 är: Personal: Tidig rehab, rapport i ON mars 2015 Tekniska hjälpmedel, rapport i ON maj 2015 Medarbetar- och lönesamtal, rapport i ON september 2015. Ekonomi: Ekonomiuppföljning, rapport i ON april 2015 Ytterligare ett antal kontrollmoment inom ekonomiområdet kommer att göras via ekonomienheten som gäller för samtliga förvaltningar. Verksamhet: Biståndshandläggning, rapport i ON april 2015 Teamarbete, rapport i ON november 2015 Beslutsunderlag Bilaga: Internkontrollplan 2014-2015 att anta internkontrollplan 2014-2015 Ärende nr 9 Dnr 2014/000075 Reviderade rutiner för Lex Sarah Sammanfattning Befintliga rutiner för lex Sarah behöver revideras för att helt nå upp till kraven i Socialstyrelsens föreskrifter, SOSFS 2011:5. et innebär att rutinerna omarbetas till att bli processorienterade. et tydliggör bland 10
annat ansvarsfördelning, tillvägagångssätt vid rapportering och utredning vid misstänkta missförhållanden eller risker för missförhållanden. Ärendets beredning et har redovisats och tillstyrks av omsorgsnämndens förvaltningsledning. Bakgrund et innebär att rutinerna omarbetas till att bli mer processorienterade. Detta eftersom omsorgsnämnden och förvaltningen omfattas av Socialstyrelsens föreskrifter, SOSFS 2011:9, ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Enligt föreskrifterna om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska för verksamheten viktiga processer identifieras och kartläggas. En för omsorgsnämnden viktig process är rapportera och handlägga rapporter om misstänkta missförhållanden. Konsekvensbeskrivning Det förändrade förslaget förväntas i jämförelse med dagens rutiner bli mer tydligt för alla medarbetare. I nuläget används bland annat samma blankett för avvikelserapportering även för lex Sarah-rapporter. Det medför en otydlighet gällande om det är en avvikelse eller en lex Sarah-rapport som rapporteras. Beslutsunderlag Bilagor: till process Rapportera och hantera rapporter om missförhållanden, bilaga 1 Processpecifikation, bilaga 2 Rutin för rapportering enligt lex Sarah, bilaga 3 Blankett för anmälan enligt lex Sarah, bilaga 4 Checklista för hantering av inkommande lex Sarah rapporter, bilaga 5 Information om lex Sarah, bilaga 6 Rutin för handläggning av lex Sarah rapporter, bilaga 7 Checklista för handläggare av Lex Sarah utredning, bilaga 8 Mall för utredning av lex Sarah, bilaga 9 Mall utredningsjournal, bilaga 10 11
till beslut Omsorgsförvaltningen föreslår omsorgsnämnden besluta att anta förslag till reviderade rutiner för lex Sarah, samt att delegationsordningen revideras så att omsorgschefen har delegation att anmäla missförhållanden till Inspektionen för Vård- och Omsorg (IVO). Ärende nr 10 Rutin och struktur för kontaktpolitikers träffar i verksamheterna Föreligger förslag till mallar för kallelse och dokumentation av kontaktpolitikers träffar i verksamheterna. Beslutsunderlag Bilaga: Inbjudan till kontaktpolitikermöte Mötesanteckningar Kontaktpolitiker att föreslagna mallar för inbjudan och mötesanteckningar skall användas vid kontaktpolitikers träffar i verksamheterna. Ärende nr 11 Rapporter Dokumenterade besök genomförda av kontaktpolitiker. Leda för resultat. 12
att notera informationen till protokollet Ärende nr 12 Delegationsärenden Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgsnämndens närmast följande sammanträde. Från 2014-08-25 till 2014-09-28 redovisas förteckning över beslut fattade på delegation: Lagrum Socialtjänstlag: Bifall SoL Hjälp i hemmet: Bifall SoL Korttid: Bifall SoL Särskilt boende: Bifall SoL Trygghetslarm: Bifall SoL Trygghetsplats: Totalt antal bifallsbeslut: Delavslag SoL: Avslag SoL Särskilt boende: 75 st 27 st 9 st 16 st 1 st 128 st 1 st 0 st Avgiftsbeslut Hemtjänst Särskilt boende Korttid Hemsjukvård Totalt antal avgiftsbeslut 77 st 6 st 19 st 4 st 106 st 13
att godkänna redovisning av delegationsbeslut under perioden 2014-08-25 till 2014-09-28. Ärende nr 13 Anmälningar Anmälan av postlista för vecka 36, 2014 vecka 40, 2014. att lägga informationen till protokollet. 14