Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN Granskning av inköpsprocessen 2013-11-06 ABCD
Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 3 1 Inledning... 6 1.1 Bakgrund... 6 1.2 Syfte och avgränsning... 6 1.3 Avgränsning... 7 1.4 Genomförande... 7 1.5 Revisionskriterier... 7 2 Vad rör i huvudsak kommunens inköp?... 8 3 Hur är inköpsprocessen organiserad?... 9 4 Finns en inköpspolicy? Efterlevs den?... 9 5 Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den?... 10 6 Sker inköp i enlighet med förekommande avtal med leverantörer?10 7 Sker mottagningskontroll av inköpta varor?... 13 8 Finns rutiner för reklamationer?... 14 9 Finns rutiner för hur inköp ska konteras (vilken verksamhet belastas, klassificering av inköpet som kostnad respektive tillgång)?... 14 10 Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter?... 15 11 Attesteras utbetalningar till leverantörer?... 15 Granskning av inköpsprocessen 2
Sammanfattande bedömning KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska inköpsprocessen inom tekniska nämnden. Nedan redogörs sammanfattningsvis för våra iakttagelser i samband med granskningen och rekommendationer i förbättringshänseende. Vad rör i huvudsak kommunens inköp? De största inköpen från tekniska nämndens verksamheter sker från företag inom bygg-, anläggnings- och entreprenadbranschen, fastighets-, el-, transport- och IT-branschen samt från bolagen inom Umeå kommunkoncern. Hur är inköpsprocessen organiserad? Upphandlingsbyrån är en central enhet som sköter Umeå kommuns upphandlingar. Kommunen har en decentraliserad organisation med många inköpsbehöriga. Personalens behörighet att göra inköp anges i befattningsbeskrivningar. Finns en inköpspolicy? Efterlevs den? Verksamheterna inom tekniska nämnden följer kommunens gemensamma Inköps och upphandlingspolicy för Umeå kommunkoncern, antagen av kommunfullmäktige 2011-05- 30. Utredningar görs vid misstanke om bristande efterlevnad av policyn. Personal som är involverade i inköp påminns kontinuerligt om sitt ansvar enligt inköpspolicyn. Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den? Verksamheterna kopplade till tekniska nämnden använder en Attestförteckning med beställningsreferenser. Attestförteckningen/flödet finns inbyggt i systemet för leverantörsfakturahantering, Palette. Alla fakturor ska attesteras av minst två personer (mottagningsattest och beslutsattest) innan betalning kan ske. En inbyggd spärr i leverantörsfakturahanteringssystemet Palette säkerställer att inköp attesteras utifrån gällande attestflöde. Beställning av förändringar i attestförteckningen/ attestflödet kommer till medarbetare inom leverantörsreskontran från tekniska nämndens verksamheter. Det brister ibland från verksamhetens sida när det gäller att lämna in tillfälliga attestordningar till ekonomiavdelningen. Vi rekommenderar att verksamheten säkerställer att aktuella attestförteckningar finns hos ekonomiavdelningen. Sker inköp i enlighet med förekommande avtal med leverantörer? I samband med granskningen har vi stickprovsvis tagit del av avtal med leverantörer. Vissa avtal finns tillgängliga inom kommunens avtalsdatabas, andra avtal finns hos tjänstemän inom verksamheten. Kommunens avtalsdatabas är följaktligen inte helt uppdaterad. Ett antal förbättringspunkter har noterats vad gäller attestanters kontroll av att inköp görs i enlighet med avtal. Främst gäller noteringarna att mottagningsattest och kontering ibland Granskning av inköpsprocessen 3
görs av ekonomiavdelningen, inte verksamhetspersonal. Vidare har mottagningsattest ägt rum utan att ett gällande avtal med leverantören finns samt utan tillgång till fullständiga uppgifter från leverantören, såsom objektsbeskrivning och fakturaspecifikation. Utifrån internkontrollsynpunkt bedömer vi det positivt att chefer gör stickprovskontroll av överensstämmelse mellan inköpsfaktura och avtal. Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att avtalsdatabasen hålls uppdaterad. Vi rekommenderar att mottagningsattest görs av personer med insyn i affären och goda förutsättningar för att kunna stämma av inköpsfaktura mot avtal. Funktionen mottagningsattest bör säkerställa att inköp görs från leverantörer med gällande avtal samt att fullständiga uppgifter och underlag från leverantör har inkommit som grundar fakturor. Vi rekommenderar att rutinen med stickprovskontroll av att verksamheternas inköp efterlever avtal formaliseras. Utförda stickprovskontroller bör dokumenteras. Vidare rekommenderar vi att tekniska nämnden inför en särskild funktion som kontrollerar att inköp motsvarar avtal. Sker mottagningskontroll av inköpta varor? Personal med funktionen mottagningsattest gör mottagningskontroll. Vid entreprenader görs besiktning för att säkerställa att fullgod leverans har skett. Det förekommer att besiktningsprotokoll inte har färdigställts för attesterade inköp av entreprenadarbeten. Det är viktigt att ansvariga för mottagningsattest är medvetna om sitt ansvar att kontrollera leveranser mot avtal innan inköpet attesteras. Som ett led i fastighetskontorets arbete med att stärka uppföljning och kontroll under 2013 har externa konsulter utfört revision av en utvald leverantör. Revisionen bedömde bland annat hur väl leveranser överensstämmer med avtal. Mottagningskontroll bör säkerställa att leveranser har besiktats med godkänt resultat innan fakturor för leveransen attesteras. Besiktningar bör dokumenteras i protokoll. Vi rekommenderar att arbetet med revision av leverantörers efterlevnad av avtal utökas och blir varaktigt. Finns rutiner för reklamationer? Tjänstemän med mottagningsattest påtalar avvikelser mellan leverans av vara/tjänst och avtal till leverantören för åtgärd. Finns rutiner för hur inköp ska konteras (vilken verksamhet belastas, klassificering av inköpet som kostnad respektive tillgång)? Verksamhetens ekonomihandbok ger ledning i hur inköp ska konteras. Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter? Olika personer inom ekonomiavdelningen och inom verksamheten kan lägga upp leverantörer eller betalningsmottagare. Ingen attest sker när leverantörsuppgifter ändras eller vid nyupplägg av leverantörer/ betalningsmottagare. Vi rekommenderar att en rutin införs som innebär att ändringar och nyupplägg av leverantörer och betalningsmottagare attesteras. Granskning av inköpsprocessen 4
Attesteras utbetalningar till leverantörer? Två personer inom ekonomiavdelningen har behörighet att upprätta en betalningsfil som skickas till Banggirocentralen där betalningen verkställs. Ingen attest sker av utbetalningen. När en kontroll saknas över att korrekta uppgifter läggs upp avseende leverantörer och betalningsmottagare, föreligger en ökad risk för att betalningar till felaktiga mottagare genomförs. Kontroll av utbetalningar blir därmed viktig, men saknas i dagsläget. Utbetalningsfiler bör systematiskt kontrolleras med avseende på rimlighet och attesteras. Granskning av inköpsprocessen 5
1 Inledning De förtroendevalda revisorerna i Umeå kommun har i revisionsplanen för 2012 beslutat att granska inköpsprocessen i kommunen. 1.1 Bakgrund Revisorerna ska granska om kommunens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, att fullmäktiges beslut har iakttagits samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Den interna kontrollen syftar till att skapa rutiner så att styrelsen kan säkerställa att verksamheten styrs mot de mål som fullmäktige har fastställt. Med intern styrning och kontroll menas en process genom vilken styrelse och personal skaffar sig rimlig säkerhet för att verksamhetens mål uppnås genom en ändamålsenlig och effektiv organisation och förvaltning av verksamheten. Intern kontroll främjas av om en befattningshavare inte ensam handlägger en transaktion genom hela behandlingskedjan. Revisionen bedömer att inköpsprocessen är en väsentlig del av intern kontroll. Kommunen gör inköp för betydande summor årligen. Det är viktigt att inköp görs inom ramen för verksamheten, att inköp beslutas av behörig instans, att inköp görs i enlighet med förekommande avtal med leverantörer, att varor mottagningskontrolleras för att säkerställa rätt vara, kvantitet och kvalitet, att rutiner för reklamationer finns, att riktlinjer finns för kontering av inköp avseende vad som anses vara kostnad respektive tillgång samt vilken verksamhet som ska belastas av inköp och att nyupplägg eller ändringar av leverantörsuppgifter attesteras. 1.2 Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om inköpsprocessen fungerar tillfredställande med avseende på intern kontroll. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor Vad rör i huvudsak kommunens inköp? Hur är inköpsprocessen organiserad? Finns en inköpspolicy? Efterlevs den? Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den? Sker inköp i enlighet med förekommande avtal med leverantörer? Sker mottagningskontroll av inköpta varor? Finns rutiner för reklamationer? Finns rutiner för hur inköp ska konteras (vilken verksamhet belastas, klassificering av inköpet som kostnad respektive tillgång)? Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter? Attesteras utbetalningar till leverantörer? Granskning av inköpsprocessen 6
1.3 Avgränsning Granskningen avser Tekniska nämnden. 1.4 Genomförande Projektet har genomförts genom: Upprättande av projektplan och förankring av projektet. Dokumentstudier av styrdokument och riktlinjer etc. Stickprov bland inköpsrelaterade underlag. Intervjuer med berörda tjänstemän. Intervjuer har skett med Anna Lundberg, processledare Ekonomi och Håkan Sjögren, Ekonomichef Samhällsbyggnad och Stödfunktioner. Upplysningar har inhämtats från Umeå kommuns Upphandlingsbyrå samt från medarbetare inom verksamheterna Gator och Parker och Fastighet. Anders Karlsson, bygg- och fastighetsteknikchef och Anna Lundberg, processledare ekonomi har saklighetskontrollerat berörda delar av rapporten. Projektet har genomförts av personal vid KPMG:s kontor i Umeå, Helen Sundström Hetta och Anna Nordlöf. 1.5 Revisionskriterier Leverantörsfunktionen är parallellt med lönefunktionen den del av administrationen i en organisation där majoriteten av alla medel betalas ut. Det är i detta sammanhang viktigt att kunna säkerställa att: Inköp sker i enlighet med förekommande avtal med leverantörer. Betalning sker till rätt mottagare. Rätt person av rätt anledning utför rätt åtgärder i leverantörsfunktionen. Om systemet inte styrs av korrekt angivna parametrar, bemannas behörighetsmässigt i förhållande till befogenheter och ansvar samt vårdas vad gäller fasta registreringsuppgifter, finns risk för att betalning inte går till rätt betalningsmottagare. För att efterlevnad av LOU skall säkerställas krävs att uppföljning sker av fakturor mot ingångna avtal. Granskning av inköpsprocessen 7
2 Vad rör i huvudsak kommunens inköp? I samband med granskningen har vi getts tillgång till listor med de beloppsmässigt största leverantörerna under 2012 för verksamheterna inom tekniska nämnden. De trettio beloppsmässigt största inköpen har skett från leverantörerna i tabellen nedan: Leverantörsnamn Antal fakturor Totalbelopp REKAB ENTREPRENAD AB 94 94 981 594 NCC CONSTRUCTION SVERIGE AB 108 90 437 148 Umeå Energi AB (4032751) 7675 65 412 891 Bostaden Lokalen AB 124 48 945 057 NCC ROADS AB 292 41 007 919 SIEMENS AB 79 38 635 311 UMEÅ ENTREPRENAD AB 1815 37 414 402 Svevia AB 54 28 898 095 PEAB SVERIGE AB (8466344) 74 26 107 412 Lönnbacken Fastigheter i Umeå AB (8630899) 15 22 699 044 Trafikverket (6047377) 8 22 113 834 Bostaden i Umeå AB (1086057) 438 21 559 703 Gjersvold Trädgård & Mark AB 231 21 549 051 NCC CONSTRUCTION SVERIGE AB 94 21 454 125 Umeå Taxi BC AB 54 19 395 835 ATEA (51751188) 563 19 310 828 SKANSKA SVERIGE AB (51278729) 28 17 301 989 Hemsö Umedalenfastigheter AB (2095545) 37 16 729 990 Umeå Energi Elnät AB 167 16 403 950 VÄNNÄSBYGGARNA 16 14 940 519 Umeå Vatten & Avfall AB (56662455) 1765 14 503 971 FAST.PROFFSEN NORDLANDER & FESSE 267 13 866 368 (56101512) Bilfrakt Bothnia AB (51700789) 144 12 832 848 VÄSTERBOTTENS LÄNS LANDSTING (57283061) 3 12 000 000 DELTA EL & TELE AB 338 11 762 498 Umeå Energi AB (4032751) 1328 11 608 318 SVENSK MARKSERVICE FT AB 403 11 502 603 QUADRO ENTREPRENAD AB 76 11 317 968 Ramböll Sverige AB 165 10 751 116 Bilfrakt Bothnia AB (51700789) 740 10 191 222 Granskning av inköpsprocessen 8
3 Hur är inköpsprocessen organiserad? Under ett år köper Umeå kommun varor, tjänster och entreprenader för cirka 1,4 miljarder kronor. Upphandlingsbyrån är en central enhet som sköter Umeå kommuns upphandlingar. Kommunen har en decentraliserad organisation med många inköpsbehöriga. 1 Personalens behörighet att göra inköp anges i befattningsbeskrivningar. Beställaren sammanfaller normalt med funktionen mottagningsattest. Inköpet godkänns därefter genom beslutsattest av minst en överordnad verksamhetsansvarig, beroende på storleken på fakturan. 4 Finns en inköpspolicy? Efterlevs den? Verksamheterna inom tekniska nämnden följer kommunens gemensamma Inköps och upphandlingspolicy för Umeå kommunkoncern, antagen av kommunfullmäktige 2011-05-30. I policyn framgår: Samtliga nämnder och styrelser ansvarar för att: - personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har nödvändig kunskap om gällande lagstiftning, policys och regler - verksamheterna medverkar i och verkar för samordnad upphandling - verksamheterna utser kontaktperson som ansvarar för informationsutbyte mellan verksamheten och upphandlingsbyrån - verksamheterna använder de gemensamma ramavtalen - aktivt bidra till uppföljning och utvärdering av ingångna avtal. I detta ingår även uppföljning och utvärdering av sociala och etiska krav, samt ställda hållbarhetsoch miljökrav. Vid misstanke om att personal agerat otillbörligt i förhållande till inköpspolicyn gör personer inom fastighetskontorets ledningsgrupp en utredning om hur det förhåller sig. Misstanke om olämpligt beteende kan grundas på rykten eller egna observationer. Exempel kan vara tveksamma resor av privat natur eller byggprojekt på egen bostad. För att säkerställa att inköpspolicyn efterlevs påminns involverade i inköp om sitt ansvar enligt policyn. Medarbetarna har också delgetts information utifrån Sveriges kommuner och Landstings Om mutor och jäv - vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner, som ger en förklaring till lagens syn på mut- och jävsituationer. I vissa avseenden uppfattas kommunens riktlinjer vad gäller inköp som alltför strikta. I syfte att undvika situationen att en representant från kommunen mottar något från en leverantör, har tjänstemän svårligen kunnat delta i olika typer av seminarier och informationsträffar där någon form av förtäring bjuds. Därigenom menar man att 1 Umeå kommuns hemsida, hämtat 2013-09-17 på adressen http://www.umea.se/naringsliv/offentligupphandling.4.1821d6e811c67c7e79580002103.html Granskning av inköpsprocessen 9
kontakten med marknaden och viktig benchmarking med andra kollegor och aktörer begränsas. 5 Finns en attestinstruktion avseende inköp? Efterlevs den? Verksamheterna kopplade till tekniska nämnden använder en Attestförteckning med beställningsreferenser. Attestförteckningen/flödet finns inbyggt i systemet för leverantörsfakturahantering, Palette. Beställning av förändringar i attestförteckningen/ attestflödet kommer till medarbetare inom leverantörsreskontran från ekonomer inom tekniska nämndens verksamheter. Oftast skickas begäran om förändring via e-post. Enligt uppgift brukar ekonomichefen se över och godkänna matrisen över attestflöden några gånger per år. Enligt uppgift från Fastighetskontoret är det ledningsgruppen som beslutar om vilka personer som ska ingå i attestflödet. Strävan är att fördela beslutsattestfunktioner så jämt som möjligt mellan olika chefer, för att jämna ut den administrativa belastningen. Alla fakturor ska attesteras av minst två personer (mottagningsattest och beslutsattest) innan betalning kan ske. En inbyggd spärr i leverantörsfakturahanteringssystemet Palette säkerställer att minst två personer har attesterat inköp utifrån gällande attestflöde. Vid inköp som överstiger 100 tkr plus moms kräver systemet att minst två användare med beslutsattestbehörighet attesterar. Fakturor som överstiger 100 tkr kontrolleras av personal inom ekonomiavdelningen med avseende på rätt attest, belopp och förfallodatum, innan de skickar fakturan till betalning. 6 Sker inköp i enlighet med förekommande avtal med leverantörer? I samband med granskningen har vi med hjälp av ekonomiavdelningen fått fram listor som visar totalbelopp som har köpts in från leverantörer under 2012. Listorna har sorterats i storleksordning. Utifrån listorna har vi valt ut ett antal fakturor och noterat vilka personer som har attesterat dem. Vi har träffat ett urval av personer bland dem som har attesterat fakturorna för att undersöka hur de uppfattar sin attestfunktion och vilka rutiner som följs i samband med attest av fakturor. I tabellen nedan framgår granskade fakturor: Granskning av inköpsprocessen 10
Nr Leverantör Fakturabelopp, kr (inkl moms) Vad avser fakturan? 1 NCC 4 859 460 Slitlager 2012 2 NCC 7 995 252 Slitlager 2012 3 NCC 4 954 556 Ombyggnad Broparken 4 NCC 5 389 566 Stråket etapp 2 5 Cramo 196 279 Hyra moduler/ inventarier 6 Cramo 196 279 Hyra moduler/ inventarier 7 Balticgruppen 1 982 396 Hyra 8 Siemens 5 987 748 EPC Umeå kommun enl. spec. 9 Siemens 6 645 053 EPC H2-Umeå kommun enl. spec. Specifikation saknas! 10 Rekab 5 363 125 Tegs äldrecentra 11 Rekab 5 625 000 Tegs äldrecentra 12 Balticgruppen 1 982 396 Hyra 13 Nordströms el 275 944 Div. elartiklar 14 Nordströms el 206 250 Leverans och installation av ny grind 15 Bravida 1 096 250 Kolbäcksskolan 16 Bravida 281 250 Stöcksjö förskola 17 NVS 250 000 Kylkullvert Umeå arena 18 NVS 250 000 Ombyggnation dagiset Klumpen 19 Fastighetsproffsen Nordlander & Fessé 20 Fastighetsproffsen Nordlander & Fessé 774 150 Driftavtal 424 300 Driftavtal Bland personer med mottagningsattesträtt är uppfattningen att det är deras ansvar att kontrollera att rätt vara/tjänst har levererats samt att följa upp att fakturan stämmer mot underliggande avtal. Inom fastighetskontoret fungerar många gånger bygg- och fastighetsteknikchef som beslutsattestant. Chefen förlitar sig på att den person som gör mottagningsattest har kontrollerat att inköpet stämmer mot avtal. Chefen gör emellertid egna stickprovskontroller för att säkerställa att inköp görs i enlighet med avtal. Dessa stickprovskontroller dokumenteras inte. Granskning av inköpsprocessen 11
När det gäller huruvida verksamheten säkerställer att inköp sker i enlighet med förekommande avtal har vi följande noteringar och rekommendationer: Notering I samband med granskningen har vi stickprovsvis tagit del av avtal med leverantörer. Vissa avtal finns tillgängliga på kommunens avtalsdatabas över upphandlade avtal, andra avtal finns hos tjänstemän inom verksamheten. Kommunens avtalsdatabas är följaktligen inte helt uppdaterad. Tjänstefaktura (nr två) förekommer där berört objekt inte framgår. Vid mottagningsattest har fakturans delbelopp avstämts mot prislista, för att härleda till vilket objekt inköpet hör. Hyresfaktura (nr fem) avviker ca 3 tkr mot vad som ska faktureras enligt underliggande avtal. Personal gör ibland rimlighetsbedömning av fakturabelopp när det rör upprepade rutininköp från leverantörer, t ex för hyror. Fakturor (nr åtta och nio) finns där personal med mottagningsattest inte är adekvat för denna funktion, eftersom de inte är inblandade i affären eller förfogar över avtal att stämma av inköpet mot. För faktura nummer sex, sju och tolv har personal på leverantörsreskontran /ekonomiavdelningen gjort mottagningsattest. Ekonomiavdelningen har vid upprepade tillfällen påtalat till verksamhetsansvariga att ekonomiavdelningen inte har den kunskap eller formell funktion som krävs för att göra mottagningsattest. För faktura nummer nio finns inte den fakturaspecifikation som hänvisas till inskannad och bilagd med fakturan. Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att avtalsdatabasen hålls uppdaterad. Vi rekommenderar att funktionen mottagningsattest säkerställer att en tillräckligt specificerad leverantörsfaktura erhålls från leverantören, för att avstämning av inköpet ska kunna ske mot avtal. Vid mottagningsattest bör uppmärksammas när fakturabelopp avviker från avtalet. Differensen bör påtalas till leverantör och redas ut innan inköpet godkänns. Vi rekommenderar att mottagningsattest görs av personer med insyn i affären och goda förutsättningar för att kunna stämma av inköpsfaktura mot avtal. Vi rekommenderar att attestflödet ses över och korrigeras vad gäller mottagningsattest. Behörig beställare med anknytning till inköpet och inte ekonomiavdelningens personal bör ha funktionen mottagningsattest. Vi rekommenderar att alla specifikationer och bilagor till en faktura skannas in. Avsaknad av bilagor som hänvisas till bör efterlysas hos leverantören. Granskning av inköpsprocessen 12
Notering För faktura nummer 17 har en ersättare varit inblandad i attestkedjan av fakturan då ordinarie attestant var på semester. Det brister ibland från verksamhetens sida i att lämna in tillfälliga attestordningar till ekonomiavdelningen. Faktura 17 har fakturadatum i juni 2012. Enligt kommunens Upphandlingsbyrå saknades avtal med leverantören från april 2012 till 1 januari 2013. Vi rekommenderar att verksamheten säkerställer att aktuella attestförteckningar finns ekonomiavdelningen tillhanda. Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att inköp görs från leverantörer med gällande avtal. För faktura 14, 19 och 20 har personal från ekonomiavdelningen konterat fakturan. Vi rekommenderar att fakturor konteras av beställare/ ansvariga för inköpen i verksamheten och inte ekonomiavdelningen. Utifrån internkontrollsynpunkt bedömer vi det positivt att chefer gör stickprovskontroll av överensstämmelse mellan inköpsfaktura och avtal. Vi rekommenderar att rutinen med stickprovskontroll av att verksamheternas inköp efterlever avtal formaliseras. Utförda stickprovskontroller bör dokumenteras. Vidare rekommenderar vi att tekniska nämnden inför en särskild funktion som kontrollerar att inköp motsvarar avtal. 7 Sker mottagningskontroll av inköpta varor? I granskningen har framkommit att personal med funktionen mottagningsattest gör mottagningskontroll. Vid entreprenader görs besiktning för att säkerställa att fullgod leverans har skett. Enligt uppgift dokumenteras besiktningar i protokoll av tjänsteman med mottagningsattest. I samband med granskningen hade inte besiktningsprotokoll färdigställts för utvalda attesterade inköp av entreprenadarbeten, på grund av tidsbrist. Under 2013 har fastighetskontoret fokuserat på att stärka uppföljning och kontroll inom verksamheten. Ett led i arbetet har varit att med hjälp av externa konsulter utföra revision av en utvald leverantör, där bedömning görs av bland annat hur väl leveranser överensstämmer med avtal. Genomförd revision har visat på att en del avvikelser mot avtal förekommer. Synpunkterna har kommunicerats till leverantören. Granskning av inköpsprocessen 13
Fastighetskontoret har blivit medlem i HBV 2 (Handelns byggvaror), som bland annat gör egna upphandlingar. En del inköpsfakturor är omfattande, detaljerade och problematiska att stämma av mot avtal. Rimlighetsbedömning och stickprovsvis kontroll tillämpas då för att säkerställa avtals efterlevnad. Kommentar/rekommendation Mottagningskontroll bör säkerställa att leveranser har besiktats med godkänt resultat innan fakturor för leveransen attesteras. Besiktningar bör dokumenteras i protokoll. Det är viktigt att ansvariga för mottagningsattest är medvetna om sitt ansvar att kontrollera leveranser mot avtal innan inköpet attesteras. Vi rekommenderar att arbetet med revision av leverantörers efterlevnad av avtal utökas och blir varaktigt. 8 Finns rutiner för reklamationer? Enligt tjänstemän med mottagningsattest påtalas eventuella avvikelser mellan leverans av vara/tjänst och avtal till leverantören för åtgärd. Fastighetskontoret strävar efter kontinuerlig bevakning av att leverantörsfakturor följer avtal. Avvikelser meddelas leverantörer och kan resultera i t ex kreditfakturor eller att ytterligare underlag såsom tidredovisning kompletteras från leverantören för att inköpet ska godkännas. 9 Finns rutiner för hur inköp ska konteras (vilken verksamhet belastas, klassificering av inköpet som kostnad respektive tillgång)? Följande utdrag ur verksamhetens ekonomihandbok har erhållits från ekonomiavdelningen: 4.2.1 Definition investering Med en investering avses anskaffning av en anläggningstillgång. En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Om anskaffningsvärdet uppgår till minst ett prisbasbelopp och den bedömda nyttjandeperioden uppgår till tre år eller mer, ska anskaffningen alltid klassificeras som en anläggningstillgång. Anskaffningen får inte klassificeras som en anläggningstillgång om värdet understiger ett prisbasbelopp, oavsett bedömd nyttjandeperiod. Förstagångsanskaffningar av grupp av inventarier/utrustning ska betraktas som investering, om livslängden uppgår till tre år, även om beloppsgränsen underskrids för enskilda objekt. 2 HBV är en ekonomisk förening som ägs av sina medlemmar, i huvudsak kommunägda bostadsbolag. Mer information finns på hemsida med adressen http://www.hbv.se/sv/start.aspx Granskning av inköpsprocessen 14
10 Attesteras nyupplägg och ändringar av leverantörsuppgifter? Olika personer inom ekonomiavdelningen och inom verksamheten kan lägga upp leverantörer eller betalningsmottagare. Ingen attest sker när leverantörsuppgifter ändras eller vid nyupplägg av leverantörer/ betalningsmottagare. Vi rekommenderar att en rutin införs som innebär att ändringar och nyupplägg av leverantörer och betalningsmottagare attesteras. 11 Attesteras utbetalningar till leverantörer? Först när fakturor har attesterats enligt det inbyggda flödet i leverantörsfakturahanteringssystemet Palette kan de skickas till betalning. Två personer inom ekonomiavdelningen har behörighet att upprätta en betalningsfil som skickas till Bankgirocentralen (BGC) där betalningen verkställs. Ingen attest sker av utbetalningen. Kommentar När en kontroll saknas över att korrekta uppgifter läggs upp avseende leverantörer och betalningsmottagare, föreligger en ökad risk för att betalningar till felaktiga mottagare genomförs. Kontroll av utbetalningar blir därmed viktig, men saknas i dagsläget. Utbetalningsfiler bör systematiskt kontrolleras med avseende på rimlighet och attesteras. Umeå, dag som ovan Helen Sundström Hetta Anna Nordlöf Granskning av inköpsprocessen 15