Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 2015 Miljö- och byggnadsnämnden
1 Budget på nämndens rapporteringsnivå Kommentar Miljö- och byggnadsnämndens budgetram förstärks år 2015 med 1 800 tkr. I detta innefattas tillkommande kostnader för driftkostander gällande miljöövervakning och utökad controllerverksamhet samt ny tjänst vid bygglovsenheten. Budgeten har justerats för respektive verksamhet inom miljö- och byggnadsnämnden utifrån kända behov och ändrade förhållanden. Därför minskas budgetramen från och med år 2015 med de öronmärkta medlen om 1 590 tkr gällande projekt för e-tjänster år 2014 samt avvecklingen av interndebitering för administrativa tjänster om 168 tkr. Internbudgeten ger även en återersättning av en tjänst vid mät- och kartenheten. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 2(10)
2 Mått och handlingsplaner till nämndens åtaganden till mål Fokusområden: 2.1 Näringsliv och arbetsmarknad 2.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Nämndens åtaganden: Miljö- och byggnadskontoret ska senast 2018 ha länets bästa Nöjd-Kund-Index för vår myndighetsservice inom områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd samt livsmedel. Satsningen innebär ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information, handläggningstider, tillgänglighet, rättsäkerhet, kompetens och bemötande inom de aktuella tillsynsområdena. De nämnda aspekterna undersöks hos de företag som varit föremål för myndighetsutövning och resultatet vägs samman i ett totalt index för kundnöjdhet som kan jämföras mellan kommuner. Stockholm Business Alliance mätning görs 2014, 2016 och 2018 i alla deltagande kommuner i länet. Sollentuna kommer att genomföra mätningen av NKI varje år. Under 2015 utvecklas Kontaktcenters roll inom nämndens verksamhetsområde genom projektet En väg in. Nämnden bidrar också i det kommungemensamma arbetet med Tillståndsguiden. Arbetet fortsätter med att stötta förvaltningens medarbetare i att utveckla ett konsultativt förhållningssätt i myndighetsarbetet. Förhållningssättet underlättar kommunikationen och ökar värdet i våra tjänster för företagare. Handlingsplaner Utveckla forum för företagsfrågor till miljö- och byggnadskontoret kopplat till det kommunövergripande projektet "En väg in". Näringslivets kontakter med kommunen ska förenklas och underlättas ytterligare under 2015. Kontaktcenter ska få en större roll i att hjälpa företagen få rätt information och komma i kontakt med rätt del av kommunen. Arbetet påbörjas under 2015 och miljö-och byggnadskontoret behöver skapa rutiner i förhållande till funktionen, inom nämndens myndighetsområden. Genomföra utbildning/coaching för ett konsultativt förhållningssätt i myndighetsutövningen. Arbetet fortsätter med att stötta förvaltningens medarbetare i att utveckla ett konsultativt förhållningssätt i myndighetsarbetet. Förhållningssättet underlättar kommunikationen och ökar värdet i våra tjänster för företagare. Bidra i det kommunövergripande arbetet med utredning av "Tillståndsguiden". De företag som behöver någon form av tillstånd kopplat till sin verksamhet ska få en samlad ingång kring all tillståndshantering i kommunen. En kommunövergripande förstudie kring samlad tillståndshantering, en s.k. tillståndsguide på webben, ska vara klar i början av 2015. Därefter inleds arbetet med att ta fram Sollentunas Tillståndsguide. Arbetet beräknas behöva hålla på även 2016. Miljö- och byggnadskontorets handlingsplan syftar till att bidra i arbetet med att skapa och nå ut med relevant information i ett sammanhang med övriga myndighetsfunktioner som företag möter. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 3(10)
2.1.2 Fler i arbete Fokusområden: 2.2 Utbildning 2.2.1 Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet Fokusområden: 2.3 Förebyggande insatser och omsorg 2.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv Nämndens åtaganden: Fortsatt inventering av enkelt avhjälpta hinder i Sollentuna centrum inklusive pendeltågsstationsmiljöerna. Inventering ska göras av publika ytor i Sollentuna centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Inventeringen ska leda till att respektive fastighetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att avhjälpa hindren. Uppdraget redovisas i en rapport som sedan ligger till grund för vidare tillsynsåtgärder. Handlingsplaner Inventering i Sollentuna centrum 2.3.2 Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet Fokusområden: 2.4 Miljö och samhällsutveckling 2.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö Nämndens åtaganden: Följa upp effekter av Trafikverket utförd åtgärd av bullerreducerande asfalt på E4:an. Miljö- och byggnadskontoret utför, genom konsulter, mätningar av partikelhalter och bullernivåer under året för att följa upp effekterna av Trafikverkets åtgärder på E4. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 4(10)
Handlingsplaner Genomföra buller- och partikelmätningar under 2015. Resultaten rapporteras löpande till nämnden under 2015. 2.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser Fokusområden: 2.5 Kommunikation 2.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling Nämndens åtaganden: Fastställa och följa upp kommunikationsplan för miljö- och byggnadsnämnden 2015. Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämndens verksamhet, dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll. Andra viktiga aspekter är att öka allmänhetens förtroende för dessa verksamheter och för kommunen i stort, men även för att effektivisera verksamheternas arbete. Genom att upprätta en kommunikationsplan för hela året beskrivs varför, vad och hur MBN ska kommunicera med externa intressenter, samt att planerade aktiviteter för förbättringar av kommunikationen redovisas. Handlingsplaner Ta fram en kommunikationsplan samt konkretisera nämndens uppgifter med extern miljökommunikation och tydliggöra nämndens informationsansvar kontra miljöutskottets informationsansvar. Nämndens åtaganden: Göra information tillgängligt som "öppna data". Genom att tillgängliggöra information som "öppna data" kan intressenter använda detta för att t.ex. skapa tjänster i både samhällsnyttiga och kommersiella syften. Under 2015 publiceras en första informationsmängd från något av nämndens verksamhetsområden. Handlingsplaner Information som t.ex. viss geografisk information och miljöinformation (flygbilder, stomnätspunkter, radondata m.m.) görs tillgänglig för utlämning i lämpliga format. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 5(10)
Nämndens åtaganden: Miljö- och byggnadskontoret ska senast 2019 nå utmärkelsen för bästa hemsidan, Web Service Award, i kategorin samhällsinformation inom myndighetsområdena bygglov och miljö- och hälsoskydd. Web Service Award är en tävling som fokuserar på användarvänlighet, information och kontaktmöjligheter, snarare än design. Besökarna rankar de webbplatser de besöker. Vårt syfte med denna satsning är att underlätta för företag och privatpersoner i kontakt med myndigheten att hitta information, kontakta oss och göra det lätt att göra rätt inom myndighetsområdena bygglov och miljö- och hälsoskydd samt livsmedel. Webben är navet för information och service. Under 2015 publiceras en första informationsmängd från något av nämndens verksamhetsområden. Mått Data tillgängligt: Utfall 2013 Utfall 2014 Typ av målvärde målvärde Målvärde 2015 Web Service Award, kategori Information och service Handlingsplaner Ta fram förstudie och handlingsplaner för 2016-2019. Handlingsplanen kommer att utformas efter inledande webbundersökningar under våren 2015. Konkreta förbättringsåtgärder för hemsidan kan påbörjas under hösten 2015. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 6(10)
3 E-förvaltningsplan 3.1 Personal/löneadministrativa processer och system 3.2 Ekonomiadministrativa processer och system Strategi/planering Under 2015 fortsätter införandet av nytt ekonomisystem. En budget- och prognosmodul kommer att implementeras. 3.3 Dokument- och ärendehantering - processer och system 3.4 E-förvaltningsplan 2015 Strategi/planering Ny plattform för kartdata Med den nya IT-plattformen för lagring, visning och ajourföring av kommunens kartdata, vilken införs under hösten 2014, blir det möjligt att infoga en för invånarna interaktiv karta i kommunens e-tjänster. Syftet med en interaktiv karta (som t ex Google Maps) är att underlätta för användaren att utföra ärenden i kommunens e- tjänsteplattform utan att behöva ha kunskap om fastighetsbeteckningar, adresser och liknande information. Information som är av stor nytta för kommunen i många ärenden men som en användare av en e-tjänst inte nödvändigtvis känner till i användningsögonblicket. Kartan som del i kommunens e-tjänsteplattform är ett steg mot målet att göra vardagen enklare för privatpersoner och företag. Med kartan som bas i en e-tjänst kan kommunen utveckla tjänster för felanmälan och rapportering av skadegörelse, trasiga gatlyktor m.m.; tjänster för att anmäla bergvärmeanläggning, söka bygglov, beställa husutstakning m.m. och detta utan att behöva veta exakt vad en fastighet heter eller den exakta adressen osv. Kartan kommer att kunna användas i kommunens alla e-tjänster där en koppling till kartan är intressant. Genomförandet av tjänsterna svarar respektive förvaltning för. Den externa webbkartan beräknas bli driftsatt första kvartalet 2015, vilket också styr när kartkopplingen till e-tjänsteplattformen kan sättas i drift. It -enhetens stöd behövs för arbetet. Integration mellan e-tjänster och CASTOR En integration mellan e-tjänsteplattformen och bygglovsenhetens handläggarsystem CASTOR utvecklas under 2014/2015 och en första version som endast innebär en envägskommunikation från e-tjänsteplattformen till CASTOR (ingen kommunikation tillbaka till sökanden) kommer driftsättas under hösten 2014. Nästa version med dubbelriktad kommunikation där CASTOR kommunicerar med invånarna via Mina sidor kommer driftsättas under 2015. Förstudie om digital bygglovshandläggning. En förstudie av möjligheterna till digital hantering av ett ärende från början till slut Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 7(10)
inklusive digital stämpling kommer påbörjas under hösten 2014. Ambitionen är att bygglovsenheten ska kunna börja handlägga helt digitalt under 2015. En helt digital hantering innebär att all handläggning sker utan papper. Digitalisering av äldre arkiv för anmälningar av installation av värmepumpsanläggning Miljö- och hälsoskyddsenheten vill fr.o.m. 2015 att digitalisera äldre bergvärmebeslut så att den informationen blir tillgänglig digitalt både för invånare och för tjänstemän som handlägger bergvärmeärenden. Digitala beslut underlättar för framtida integration med kommunens e-arkiv och information blir därmed tillgänglig på ett helt annat sätt än den är idag. Digitaliseringen effektiviserar handläggningen som idag kräver många sökningar i källararkiven. Förstudie om större uppgradering av ECOS Miljö- och hälsoskyddsenhetens IT-stöd för den dagliga verksamheten, ECOS, kommer enligt leverantören Tekis att släppas i en ny modern version ECOS 2. Miljö- och hälsoskyddsenheten kommer därför behöva planera för införande av detta system under hösten 2015 och förväntad driftstart första halvåret 2016. Införandet kommer kräva resurser av både miljö- och hälsoskyddsenheten och IT-enheten i form av ekonomiska och personella resurser. För närvarande saknas en detaljerad plan över införandet då leverantören inte lämnat några exakta datum än för releaser m.m. för ECOS 2. Detaljer kan förväntas tidigast under hösten 2015, dock kan en del städarbete av nuvarande ECOS-version påbörjas för att underlätta övergången till ECOS 2 när det väl är på plats. Övergången till ECOS 2 är egentligen en uppgradering av befintligt system, men med ett modernt ECOS kommer möjligheterna till att arbeta digitalt ur ett e-förvaltningsperspektiv att öka. Öppna data Syftet med att tillhandahålla öppna data är att gynna och underlätta för innovation och delaktighet utifrån kommunens stora informationsmängder. Miljö- och byggnadskontoret avser tillhandahålla öppna data så snart det finns tekniska förutsättningar att göra så. Vilka datamängder som ska släppas som öppna data är inte givet i dagsläget då detta är en fråga på övergripande kommunledningsnivå. Varje enhet inom kontoret måste dessutom själv gå igenom det egna datat och besluta vilka som kan släppas som öppna data. Öppna data som redan under 2015 kan bli aktuella är: - vissa geografiska data - vissa miljödata - vissa bygglovsdata För att kontoret ska kunna tillhandahålla öppna data krävs en inventering av kontorets datamängder samt beslut om vilka som ska betraktas som sådana. 3.5 Långsiktig e-förvaltningsplan Strategi/planering E-arkiv med integrationer Samtliga enheter på miljö- och byggnadskontoret avser leverera arkiverade handlingar till kommunens e-arkiv när kommunledningskontoret driftsatt detta under 2016. Syftet med detta är att uppnå högre kvalitet och effektivitet i verksamheten samt kunna erbjuda Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 8(10)
invånarna en enklare vardag då arkiverade handlingar blir lättare att få tillgång till. För att ett IT-system ska kunna leverera handlingar till kommunens e-arkiv krävs att systemet anpassas för e-arkivering. Det innebär kostnader för anpassning av de ITsystem som ska kommunicera med kommunens e-arkiv. Kostnaden för dylika anpassningar är i dagsläget mycket svåra att uppskatta men en preliminär gissning ligger någonstans mellan 250 000 kr och 500 000 kr. Kostnaden gäller per IT-system som ska anslutas till e-arkivet, i miljö- och byggnadskontorets fall ECOS och CASTOR. I budgeten för 2016 behöver höjd tas för dessa aktiviteter utifrån en noggrannare kostnadsuppskattning. E-tjänst för Nybyggnadskarta online Ambitioner finns på sikt att tillhandahålla en digital baskarta inklusive planbestämmelser, en "Nybyggnadskarta online". Denna e-tjänst kräver att kommunens detaljplaner först har digitaliserats så att bestämmelseinformationen kan användas interaktivt i kartan. Ett annat exempel är e-tjänsten Kan jag bygga mitt hus?, med syftet är endast att ge sökanden en preliminär uppfattning om vad man kan bygga enligt rådande bestämmelser på en viss fastighet. Tjänsten bygger på en interaktiv karta på vilken sökanden kan testa olika husstorlekar och placeringar, och beroende på husets storlek och/eller placering blir kartan grön eller röd. Bägge nämnda förslag till e-tjänster syftar till att underlätta för invånare som vill bygga i kommunen samt för de egna verksamheterna då material som blir underlag till bygglov kommer hålla en högre kvalitet. En utökad e-tjänst för anmälan om installation av värmepumpsanläggning. Den på sikt önskade utökade e-tjänsten för bergvärmeanläggning prövar installation av bergvärmeanläggning enligt samma automatiserade princip som Stockholms stad använder, t.ex: - är marken fri för borrning - borrhålets placering i förhållande till andra installationer - borrhålets vinkel - borrhålets djup Syftet med e-tjänsten är att förenkla för privatpersoner och företag som vill borra för bergvärme i Sollentuna, tjänsten bidrar dessutom till högre kvalitet och effektivitet i verksamheten då det material som handläggaren arbetar med kommer vara komplett och hålla hög kvalitet. Integration av e-tjänster från ECOS till "Mina sidor" En integration av miljö- och hälsoskyddsenhetens e-tjänster mot handläggarsystemet ECOS samt koppling mot Mina sidor planeras under 2016 i samband med att ECOS 2 driftsatts. Öppna data Syftet med att tillhandahålla kommunens geografiska data (kartdata) som öppna data är att underlätta och inspirera till innovationsarbete i form av app-produktion m.m. Öppna geografiska data innebär större delaktighet för invånarna då man lätt kan få tag i Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 9(10)
information om den egna fastigheten, för att nämna ett konkret exempel. Miljö- och byggnadskontoret har som ambition att släppa i princip allt kommunens geografiska data som öppna data, men eftersom det är kommungemensamt samt genererar intäkter till miljö- och byggnadskontoret krävs det en justering av anslaget innan det geografiska datat kan släppas fritt. Öppna geografiska data är tidigast aktuellt 2016 då budgetarbetet för 2016 styr förutsättningarna för detta. Intäkter som förloras är ca 1,5 mkr och motsvarar kostnader för arbetet med att upprätthålla kartan. Miljö- och byggnadsnämnden, Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 10(10)