Riktlinjer för Volontärverksamheten Piteå församling 2016 Reviderad januari 2016
Riktlinjer för volontärverksamhet i Piteå församling Varför har Svenska kyrkan i Piteå ideella medarbetare/volontärer? Att engagera sig för andra är att sprida Guds kärlek vidare i världen. Som volontär berikar man andras och sitt eget liv. Volontärer kan bidra med många unika värden till verksamheten, exempelvis: Volontärer kan för församlingsborna vara extra trovärdiga i sitt engagemang just för att de inte erhåller någon ekonomisk ersättning för sin insats. Församlingsborna uppskattar att de är där av fri vilja och på ideell basis. Volontärernas engagemang kan bidra till att andra blir intresserade att göra en insats. Volontärer har egna nätverk och kontakter som innebär nya kontaktytor för församlingen. Volontärer kan med perspektiv både inifrån och utifrån se och bidra till verksamheten. Volontärer kan möjliggöra att församlingen kan genomföra projekt man annars inte har möjlighet eller resurser till. Olika personer, vid olika tillfällen i livet, har möjlighet att engagera sig ideellt. Det är viktigt att poängtera att det inte spelar någon roll hur mycket eller lite man kan vara engagerad. Kanske är det två timmar per termin eller en halv dag i veckan. Varje insats är värdefull. Volontärverksamheten i Piteå församling är inriktad på utökat samarbete med övriga aktörer i samhället. Definition av volontär i Piteå församling Volontär är en person som utför ett uppdrag under en kortare eller längre tid i Piteå församling, utan ekonomisk ersättning. Relation mellan ideella och anställda Att arbeta för ett ökat ideellt medarbetarskap innebär en förändrad yrkesroll för anställda, från att enbart vara utförare till att också vara möjliggörare. I alla verksamhetsområden ska anställda möjliggöra för ideellt engagemang. Vilket innebär att anställda ska dela med sig av befogenhet och ansvar till ideella inom de områden som den anställde ansvarar för och vara kontaktperson. Detta skulle kunna innebära att som möjliggörare så blir man den som rekryterar ideella, ser till att de ideella kan genomföra sina uppdrag. Som anställd jobbar man jämsides med ideella likaväl som med andra anställda. 1
Verksamhet i Piteå församling kan bedrivas av volontärer utifrån egna idéer. Det förutsätter att verksamheten har egen finansiering, följer församlingens värdegrund, sker med kontinuerlig återkoppling, inte ger församlingen dålig publicitet och att volontärerna eventuellt lämnar referenser. Rekrytering och rutiner Det är alla anställdas och förtroendevaldas ansvar att i det dagliga arbetet aktivt möjliggöra för ideellt engagemang. Detta bör främst utgå från det personliga mötet och att i det mötet tänka på den enskildes kompetens och intresse. Aktiv rekrytering av ideella i Piteå församlings hela verksamhet utvecklas genom att webb-verktyget Volontärbyrån används. annonsera och inbjuda till ideellt engagemang på församlingens hemsida, i församlingstidningen Gloria, via foldrar och anslagstavlor. i mötet med dem vi möter i vardagen tänka in möjligheten till ideella uppdrag. kontinuerligt fundera över lämpliga uppdrag. Volontäruppdragets kontaktperson avgör om sökande personer har tillräcklig kompentens för uppdraget. Innan volontären börjar sitt uppdrag lämnar kontaktpersonen information och blanketter gällande tystnadslöfte. För volontäruppdrag bland barn, ungdom och funktionshindrade krävs utdrag ur belastningsregistret. Om utdraget visar bristande lämplighet för uppdraget hänvisas volontären andra volontär-uppdrag. Kontaktpersonen har rätt att tacka nej till en person som inte anses vara lämplig. Vid denna situation bör man kunna erbjuda ett annat uppdrag. Ibland kan det visa sig att en person inte är lämplig för något uppdrag men den personen ska alltid välkomnas att delta i församlingens verksamheter till exempel gudstjänster. Kontaktperson Alla volontärer i Piteå församling ska ha en kontaktperson. Volontärens kontaktperson kan vara anställd, förtroendevald eller volontär. Alla kontaktpersoner får information om vad det innebär att vara kontaktperson. Volontärens kontaktperson ansvarar för regelbunden ledaromsorg genom att: hålla regelbunden kontakt se volontären. ta emot frånvaroanmälan. regelbundet ha samtal med volontären minst 1gång per år inklusive introduktions- och avslutningssamtal. I volontärregistret föra in och ta bort volontärer man är kontaktperson för. 2
Introduktion Volontäruppdragets kontaktperson bör personligen träffa den som är intresserad av ett ideellt uppdrag, för att ta reda på vilka uppgifter som kan vara aktuella och introducera personen i uppgiften samt skriva in volontären i volontärregistret när uppdraget påbörjas. I introduktionen ingår: information om uppdraget (vad, var, när och hur = överenskommelse) samt vilka resurser som finns för uppdraget information om rutiner, policys och säkerhetsfrågor information om vad det innebär att vara volontär information om församlingens struktur Problemlösning Om problem uppstår, så ska i första hand kontaktpersonen och volontären träffas för ett samtal och där bena ut vad som uppkommit. Om problemet inte kan lösas finns också volontärsamordnare som en resurs att tillgå. Uppmuntran Kontaktpersonens ansvar innebär att aktivt inspirera och ge feedback kontinuerligt. Vid sidan av detta ordnar kontaktpersonen, referensgruppen för volontärverksamhet eller församlingsledningen olika former av uppmuntran för olika typer av uppdrag. Inriktningen gällande uppmuntran är en strävan efter enhetlighet. Ojämna år inbjuds alla volontärer till en volontärfest och jämna år till en inspirationskväll. Utgiftsersättning och lön Volontärer erhåller inget arvode och ersätts inte för resor till och från uppdraget. Däremot ersätts överenskomna utgifter mot kvitto. Om volontäruppdraget innebär utlägg för resor inom uppdraget får volontären ersättning för resan efter överenskommelse med kontaktperson. Försäkringar, andra policys och riktlinjer Volontärer i Piteå församling omfattas av församlingens olycksfallsförsäkring samt delvis av befintliga policydokument rörande arbetsmiljöfrågor (tillexempel jämställdhet, kränkande särbehandling). Volontärer omfattas också av vissa riktlinjer för församlingen, t ex säkerheten kring resor i församlingens regi. 3
Tystnadslöfte Alla människor som deltar i församlingens verksamhet, eller på annat sätt kommer i kontakt med församlingens medarbetare, måste kunna lita på att uppgifter om deras personliga förhållanden inte förs vidare. Volontärer hör till församlingens medarbetare. Kontaktpersonen informerar volontären om de regler om offentlighet och tystnadsplikt som gäller inom Svenska kyrkan och vikten av att till sin kontaktperson anmäla om volontären i sitt uppdrag upplever att någon far illa. På varje Kontaktformulär finns texten "Vara medveten om att man i sitt uppdrag i Piteå församling kan få information om sådant som inte ska föras vidare i respekt för de personer det gäller". De volontärer som gör sitt uppdrag inom barn- och ungdomsarbete, besöksverksamhet och verksamhet bland funktionshindrade skriver under en förbindelse gällande tystnads- och anmälningsplikt. Att avsluta uppdrag Ett volontäruppdrag avslutas när det är fullgjort eller när volontären bestämmer sig för att sluta. Vissa uppdrag kan behöva uppsägningstid, vilket i så fall regleras i den överenskommelse som görs vid introduktionen. Volontären kan också skiljas från sitt uppdrag om inte överenskommelsen följs, dock först efter uppföljande samtal. Volontärer som avslutar ett uppdrag skall erbjudas avslutande samtal med kontaktperson eller volontärsamordnare. Detta är viktigt eftersom det ger församlingen värdefull kunskap i sammanhanget Kontaktpersonen kan efter avslutat volontäruppdrag utfärda ett intyg som volontären kan ha med i sitt CV. Revidering av Riktlinjer för volontärverksamhet Riktlinjer för volontärverksamhet är inte ett statiskt dokument utan ett hjälpmedel som ska underlätta arbetet kring ideellt engagemang. På grund av detta kommer Riktlinjer för volontärverksamheten att kontinuerligt behöva revideras. Ansvarig för detta är församlingens referensgrupp för volontärverksamhet. Riktlinjer för volontärverksamhet revideras kontinuerligt med ett minimum på årlig revidering. Piteå januari 2016 Mats Björk Kyrkoherde i Piteå församling 4