Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 1 Plats och tid Beslutande Messingen, Ragnvald Onsdagen den 15 juni 2016, klockan 08:30-12.10 Ledamöter: Anders Rosén (V), ordförande Mathias Bohman (S) Lars Valtersson (MP) Ann-Christin Frickner (C) Oskar Weinmar (M), 37-44 Ersättare: Leif Bejhed (V) Ann-Christin Martens (S) Roland Storm (VB) Torsten Hemph (L) tjg 45 46 Övriga deltagande Utses att justera Timmie Aspelin, nämndsekreterare Torgny Hagelin, direktör med ansvar för HR och Stöd & Process 37 44 Per Axell, arbetsrättsjurist 37 Sara Svanfeldt, enhetschef HR och löner 38 Viktoria Färm, förhandlingsstrateg 37-40 Ann-Christin Frickner (C) Sofia Gullberg, projektledare 39 43 Per-Richard Lindgren, ekonom 42 Maria Lindeberg, projektledare 39 43 Danilo Espinoza, arbetsmarknadscoach 39 44 Niklas Claesson, säkerhetssamordnare 39 46 Justeringens plats och tid Kommunhuset Dragonvägen 86 måndagen den 20 juni 2016 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 37-46 Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 Datum för anslags uppsättande 2016-06-21 Datum för anslags nedtagande 2016-07-13 Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten Underskrift...
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 2 37 Utbildning i arbetsmiljöansvar Ärendebeskrivning Per-Axell, arbetsrättsjurist vid Arbetsrättsspecialisten, håller utbildning i arbetsrätt för kommunstyrelsens allmänna utskott. Områden som berörs är: - Arbetsgivarens skyldigheter (kap 3 AML) - Delegering av arbetsmiljöuppgifter (SAM 6 och HD:s praxis) - Ansvar för arbetsmiljön (kap 8 AML och kap 3 BrB)
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 3 38 Upphandling HR och lönesystem (KS/2016:65) Kommunstyrelsens allmänna utskott godkänner förfrågningsunderlaget gällande upphandling av HR och lönesystem. Beskrivning av ärendet Denna upphandling avser ett HR- och lönesystem som tjänst, så kallad Software as a Service. Webbaserat system för chefer, administratörer och medarbetare. Befintligt avtal för HR- och lönesystem löper på avtalade förlängningsoptionsperioder med ett år i taget. Kommunen har som ambition att ett nytt upphandlat system ska driftsättas år 2017. Idag använder Upplands Väsby kommun systemet Heroma med sidosystem. Varje månad behandlas ca 2300 löner, arvoden och ersättningar för personer knutna till Upplands Väsby kommun. I Upplands Väsby kommun finns ca 90 chefer med budget- och personalansvar. Den centrala lönefunktionen består av fyra och en halv årsarbetare, därutöver finns ett flertal lokalt placerade lönerapportörer. När det handlar om lönehantering är grundprincipen att all hantering av löneunderlag sker av verksamheterna själva. En central supportfunktion (Helpdesk) finns inom HR & löneenheten för att tillhandahålla stöd via epost och telefon. Utbildningar och workshops erbjuds chefer/administratörer för att stödja lönehanteringen. Helpdesk kvalitetssäkrar processerna för lönehantering, sköter filöverföring till banken, rapporterar till berörda myndigheter samt hanterar samtliga personalakter. Uppdraget rymmer intygshantering, extrautbetalningar och rättningar av löner. Utgångspunkten är att inga arbetssätt ska ändras. En styrgrupp och en arbetsgrupp bestående av tjänstemän i kommunen har arbetat fram förfrågningsunderlaget. Konsultföretaget AdviceU har kvalitetssäkrat förfrågningsunderlaget, tagit fram processbeskrivningar och systemkarta. Två referensgrupper, verksamhetsrepresentanter och fackliga förtroendemän, har tagit del av förfrågningsunderlaget och haft möjlighet att lämna synpunkter. Förfrågningsunderlaget ställer på att Leverantören kan leverera ett system som klarar av: lönehantering, anställning, tidrapportering, historikföring, intyg, LAS hantering, lönekörning, schema-och bemanningshantering, rättningar och löneskulder, kopplingar mot redovisningen, pension, semester, frånvarohantering, lönekartläggningar, självservice, digitala lönespecifikationer, reseräkningar, statistik och utdata samt årsbearbetning och kontrolluppgifter.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 4 Leverantören ska tillhandahålla ett system med en portal där användaren når Systemets samlade personaladministrativa funktioner för samtliga roller som användaren innehar. Systemet ska vidare stödja en effektiv digital flödesprocess. Stora krav ställs på effektiv hantering av integrationer. Beställaren kommer att anta det anbud som det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till nedanstående kriterier kommer att antas: Pris 40 % Användarvänlighet 40 % Börkrav 15 % Referenser 5 % Ekonomiska konsekvenser Investeringskostnader på 1 900 000 kr. Driftskostnaderna uppskattas bli oförändrade eller något lägre. Driftskostnaderna ryms inom befintlig budget. Barnrättsperspektivet Barnchecklistan har inte använts eftersom frågorna inte är aktuella i detta ärende. Kommunstyrelsens allmänna utskott godkänner förfrågningsunderlaget gällande upphandling av HR och lönesystem. Beslutsunderlag 1. Förfrågningsunderlag upphandling av HR och lönesystem 2. Utvärdering användarvänlighet upphandling HR och lönesystem 3. Referensfrågor upphandling och lönesystem 4. Tidplan upphandling och lönesystem Beslutet skickas till: HR och löneenheten
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 5 39 Jämställdhet och övrig likabehandling Informationen noteras till protokollet. Ärendebeskrivning Förhandlingsstrateg Viktoria Färm redogör för arbetet med jämställdhet och övrig likabehandling. Pågående aktiviteter just nu: Uppstart och implementering Agenda 2030 mål om jämställdhet Nulägesrapport Anslutning till jämställdhetskartan Kartläggning av struktur, resurser och aktiviteter Kartläggning av styrdokument Tydliggörande av mål och nyckeltal Revidering av styrdokument Utbildning för nyckelpersoner Formalisering av struktur med likabehandlingsombud- och råd Formulering av årshjul för likabehandling på APT-nivå Informationen noteras till protokollet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 6 40 Pågående rekryteringar Informationen noteras till protokollet. Ärendebeskrivning Torgny Hagelin, direktör med ansvar för HR och Stöd & Process, informerar om pågående rekryteringar: Pågående rekryteringar är: Ekonomidirektör Rekryteringen är genomförd, endast formaliteter återstår Samhällsbyggnadschef Avstämningar med KSB har genomförts, två personer från KSB är involverade i arbetet. Förhoppningen är att få ut annons på rekryteringen snarast Kommundirektör Processen har inletts. Kommunstyrelsens presidium kommer utgöra styrgrupp i arbetet Informationen noteras till protokollet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 7 41 Slutrapport av Ung i Väsby 2016 (KS/2015:365) Allmänna utskottet godkänner slutrapporten och redovisningen av informationen. Beskrivning av ärendet Den 10 februari genomfördes för 13:e året i rad ungdomsforumet Ung i Väsby. Den 3 februari anordnades ett Ung i Väsby forum i mindre skala för elever vid Smedby grundsärskola. Ung i Väsby genomförs med syftet att ge ungdomar i kommunen en möjlighet att påverka, samt att bekanta elever med hur demokrati och beslutsfattande kan fungera i praktiken. Elever i årskurserna 6-9 från Väsbys skolor bjöds in att delta vid forumet. Planering och genomförande av forumet skedde med hjälp av en projektgrupp bestående av tio ungdomar från olika skolor. Förutom projektgruppen av ungdomar deltog 156 ungdomar från sex olika skolor i Ung i Väsby; Väsby skola, Runby skola, Grimsta skola, Vittra Väsby, Södervikskolan och Smedby grundsärskola. De senaste åren har Ung i Väsby haft ett särskilt tema och år 2016 var temat trygghet. Ungdomarna fick i grupper om fyra till åtta personer ta fram förslag på hur tryggheten i Upplands Väsby kan ökas på kort och lång sikt. Totalt arbetade ungdomarna fram 22 förslag som rörde allt från trygghet och säkerhet i fysiska miljöer till vilka fritidsaktiviteter som de önskar se i Upplands Väsby. Återkommande diskussionsämnen var att det upplevs som tryggt med väl upplysta platser och gångvägar, samt att närvaro av andra människor såsom vänner, familj eller vuxna i form av fältare och nattvandrare ger trygghet. Flera förslag på fritidsaktiviteter i kommunen föreslogs under diskussionerna. Mellan den 11 februari och den 29 februari 2016 kunde alla ungdomar i kommunen rösta på de olika förslagen via ett digitalt verktyg. Fyra förslag togs sedan vidare genom att de skickades till den nämnd som förslaget berör. Nämnderna ska återrapportera till kommunstyrelsens allmänna utskott hur de hanterat förslagen från Ung i Väsby i juni 2016. Dialogen följs även upp genom att sammanställningen av åsikter sprids till kommunens skolor och fritidgårdar, övriga berörda verksamheter i kommunen såsom fältverksamheten och ungdomsmottagningen, polis samt intresserad allmänhet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 8 Under Ung i Väsby hölls, förutom dialog om trygghet, en politisk debatt med företrädare för de olika partierna i Upplands Väsby. Frågorna som togs upp i debatten skickades in i förväg av ungdomarna vid tillfället för anmälan till Ung i Väsby. Ung i Väsby är ett viktigt forum för ungdomarna i kommunen, både som en mötesplats för påverkan och för utveckling av kommunen samt som en arena för att pröva nya arbetssätt. Sammanfattningsvis så uppfylldes syftet med projektet att ungdomar ska ges möjlighet att påverka kommunen. För att sprida projektet och möjliggöra vidareutveckling och förbättring av projektet har en rapport om Ung i Väsby 2016 tagits fram. Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser. Barnrättsperspektivet Ung i Väsby ger en arena för ungdomar i Upplands Väsby i åldrarna 10-15 att uttrycka sin åsikt och påverka den lokala politiken och samhällsutvecklingen i kommunen. Genom att hålla ett särskilt forum för elever vid särskolan tillgodoses även att barn med utvecklingsstörning ges möjlighet att uttrycka sin åsikt. Allmänna utskottet godkänner slutrapporten och redovisningen av informationen. Protokollsanteckning Kommunstyrelsens allmänna utskott vill till sammanträdet 20 september ha en uppföljning på hur nämnderna har hanterat de förslag som kom från projektet Ung i Väsby. Beslutsunderlag 1. Tjänsteutlåtande 2016-05-24, Dnr KS/2015:365 2. Slutrapport Ung i Väsby 2016
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 9 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Samtliga grundskolor i Upplands Väsby Samtliga fritidsgårdar i Upplands Väsby Projektet Ett lärande Väsby Elevråden i Upplands Väsby
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 10 42 Utdelning ur stiftelsen Adolf Stafs fond 2016 (KS/2016:132) 1. Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar att dela ut följande bidrag för år 2016 ur Stiftelsen Adolf Stafs Fond: PRO Upplands Väsby SPF i Upplands Väsby PRO Upplands Väsby Finska Väsbypensionärernas bridgeförening Uppl. Väsby Finska Förenings Pensionärs. SeniorNet Smedbys Seniorklubb Summa 114 290 kronor 90 487 kronor 13 772 kronor 10 472 kronor 9 436 kronor 8 660 kronor 7 883 kronor 255 000 kronor 2. Röda Korset i Upplands Väsby får ett bidrag på 25 000 kronor. Sammanfattning av ärendet Pensionären Adolf Staf testamenterade i slutet av 1960-talet en större del av sin kvarlåtenskap till kommunen. Enligt ändamålsbestämmelserna ska stiftelsen användas till att främja vården av behövande ålderstigna inom Upplands Väsby kommun. För sådant ändamål kan utdelning ske till trivselfrämjande åtgärder, såsom hobbyverksamhet eller utflykter. Under en längre tid har huvuddelen av stiftelsens avkastning, efter avdrag för omkostnader, delats ut som driftbidrag till pensionärsföreningar i kommunen. Medlen har betalats ut som ett generellt driftbidrag och inte varit kopplat till någon enskild person eller verksamhet. Kommunstyrelsen beslutade den 6 oktober 2008, 175, om ändrade regler för utdelning av nettoavkastningen från Stiftelsen Adolf Stafs Fond. Reglerna innebär att 85 procent av nettoavkastningen, året före bidragsåret, delas ut till pensionärsorganisationer/föreningar/sektioner, som har minst 50 ålderspensionärer som medlemmar. Resterande 15 procent av nettoavkastningen är tillgängligt för utdelning av kommunstyrelsens allmänna utskott. Dessa medel kan sökas av pensionärsföreningar och/eller andra ideella organisationer och ska användas till fritidsverksamhet i första hand för pensionärer i särskilt boende eller annat
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 11 Nettoavkastningen år 2015, som utgör det utdelningsbara beloppet 2016, uppgick till 300 000 kronor. Av den summan avser 255 000 kronor (85 procent) bidrag till pensionärsföreningar och 45 000 kronor (15 procent) övriga bidrag. Enligt kommunledningskontorets förslag till beslut utdelas totalt 255 000 kronor som driftbidrag till pensionärsföreningar och 25 000 kronor utdelas som övrigt bidrag. 1. Kommunstyrelsens allmänna utskott beslutar att dela ut följande bidrag för år 2016 ur Stiftelsen Adolf Stafs Fond: PRO Upplands Väsby SPF i Upplands Väsby PRO Upplands Väsby Finska Väsbypensionärernas bridgeförening Uppl. Väsby Finska Förenings Pensionärs. SeniorNet Smedbys Seniorklubb Summa 114 290 kronor 90 487 kronor 13 772 kronor 10 472 kronor 9 436 kronor 8 660 kronor 7 883 kronor 255 000 kronor 2. Röda Korset i Upplands Väsby får ett bidrag på 25 000 kronor. Beslutsunderlag 1. Tjänsteutlåtande 2016-05-09, Dnr KS/2016:132 2. Beräkning av bidrag till pensionärsföreningar 2016 Beslutet skickas till: Per-Richard Lindgren, Stöd & Process
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 12 43 Bidrag till föreningar 2016 (KS/2016:15) Kommunstyrelsens allmänna utskott beviljar föreslagna bidrag. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens allmänna utskott beviljar bidrag till handikapp- och frivilligorganisationer samt vissa intresseorganisationer. Frivillig- och intresseorganisationerna ska vara ett komplement eller ett alternativ till socialtjänsten. Verksamheterna ska ha kommuninvånare i Upplands Väsby som medlemmar eller deltagare. Bidrag utgår inte till enskilda medlemmar och till organisationer som får bidrag från annan nämnd, styrelse eller utskott i kommunen. Enstaka organiserade projekt samt engångsbelopp för speciella ändamål, till exempel föreningars jubileum kan också bli beviljade bidrag. Riktlinjer och handläggningsordningen beslutades av kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen år 2003. Riktlinjerna kommer att ses över under år 2016. I budgeten för 2016 finns totalt 307 144,50 kronor att fördela varav 14 619,50 kronor har använts till annonskostnader. I den totala summan ingår lokalhyran för HSO med 70 100 kr. Enligt följande förslag kommer 292 525 kronor att beviljas som föreningsbidrag (exklusive annonskostnader). Nr. Organisation Förslag på bidrag Lokala handikapporganisationer 1. Hjärt- och lungsjukas förening i Upplands Väsby 6 371 Handikapporganisationer i grannkommunerna 2. Reumatikerförbundet i Sollentuna Upplands 4 728 Väsby Sigtuna 3. FUB Sollentuna-Väsby 4 810 4. Astma- och allergiföreningen Stockholm nordväst 5 876
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 13 Övriga handikapporganisationer 5. Handikappföreningarnas Samarbetsorgan HSO i Upplands Väsby kommun 135 000 Lokala frivilligorganisationer 6. Bokstavsbarn 50 000 7. Väsby Tjejjour 75 000 Frivilligorganisationer i grannkommunerna 8. Akillesjouren 5 000 Frivilligorganisationer i Stockholms län 9. Barnens rätt i samhället BRIS region Mitt 2 870 10. Bryggan Stockholm 2 870 Intresseorganisationer 11. Röda korset Upplands Väsby 0 12. Auktion för fred och utveckling i Kongo 0 Totalt: 12 292 525 Kommunstyrelsens allmänna utskott beviljar föreslagna bidrag. Beslutet skickas till: Samtliga ansökande föreningar
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 14 44 Information feriearbeten Informationen noteras till protokollet. Ärendebeskrivning Arbetsmarknadscoach Danilo Espinoza informerar om feriearbeten 2016. Totalt har 387 ungdomar sökt feriejobb. 183 ungdomar har fått feriejobb hos 49 olika arbetsgivare, av dessa har 9 ordnat jobben själva. Fördelning av platser: 2015 2016 Mål för 2016 Kommunen 91 82 (16) 100 Ideella föreningar 55 48 95 Privata företag 26 22 (9) 210 Informationen noteras till protokollet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 15 45 Trygghet och säkerhet Informationen noteras till protokollet. Ärendebeskrivning Säkerhetssamordnare Niklas Claesson lämnar nulägesrapport gällande trygghet/säkerhet i Upplands Väsby. Rapporter har samlats in från ett antal olika aktörer såsom Polismyndigheten, KSB, SOB m.fl. Polismyndigheten rapporterar att förberedelser inför skolavslutningarna pågår. Utöver det har det på senare tid förekommit olovligt nyttjande av mark och mopedåkare på gång- och cykelvägar. Enligt fältarna är det relativt lugnt just nu. De möter ibland större grupper av ungdomar men det är just nu inte samma oro som de tidigare mött på exempelvis Arkadstigen. SOB rapporterar att läget är bra men att det förekommer oroligheter i vissa områden. Exempel på detta är: Stökiga ungdomar och skadegörelse i Vilundaparken, våld och hot vid stationsområdet, alkoholförtäring utanför Vilunda kyrka, stökiga ungdomar vid Kairobadet och Sigma centrum, samt mopedåkning och stökiga ungdomar vid Bollstanäs skola. SOB arbetar förebyggande genom att exempelvis besöka ungdomar för att skapa kontakt. KSB redovisar kostnader för skadegörelse mellan januari 2016 och juni 2016. 2015 2016 Glaskross 225 tkr 448 tkr Klotter 170 tkr 200 tkr Bevakning 200 tkr 450 tkr Informationen noteras till protokollet.
Kommunstyrelsens allmänna utskott 2016-06-15 16 46 Meddelanden Allmänna utskottet godkänner redovisning av meddelanden. Ärendebeskrivning 1. Utdrag ur KS protokoll 105 - Månadsrapporter 2016 för Upplands Väsby kommun Allmänna utskottet godkänner redovisning av meddelanden.