Systemförvaltning och systemdrift Föredragande Anders Mobjörk Systemansvarig 010-470 06 38 anders.mobjork@uhr.se BESLUT Diarienummer 4.2.2-2210-2014 Datum 2014-11-28 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Förvaltningsplan NyA 2015 Sida 1 (15)
Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Definitioner och förkortningar... 3 Referenser... 3 Versionshistorik... 3 Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation... 4 Målsättningar och planer... 5 Förvaltningsstrategi... 5 Långsiktiga mål... 5 Kvalitetssäkring och test inom NyA-förvaltning 2015... 6 Bakgrund... 6 Nulägesanalys och strategi... 6 Beslutad förändring... 6 Prioriterad utveckling 2015... 8 Anpassningar till Ladok3... 8 Övriga utvecklingssatsningar... 9 Beredning... 11 Vidareutveckling och underhåll... 12 Agil utveckling och utvecklingsspår... 12 Sökandespåret... 12 Institutionsanvändarspåret... 12 Infrastrukturspåret... 12 Produktionsstyrningsspåret... 13 Handläggarspåret... 13 BM-spåret... 13 Bedaspåret... 13 Tekniskt underhåll... 13 Användbarhetsarbete... 14 Målsättningar... 14 Leveransplanering... 15 Sida 2 (15)
Inledning Syfte Förvaltningsplanen utgår från Förvaltningsstrategin för NyA och utgör den övergripande planen för vidareutveckling och underhåll av förvaltningsobjektet NyA under 2015. Förvaltningsplanen innehåller framför allt målsättningar och planer för förvaltningsåret 2015. Inledningsvis ges en sammanfattande redogörelse för förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning. En mer detaljerad beskrivning av förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning finns i förvaltningsdokumentationen av förvaltningsobjektet NyA, ref [1]. Definitioner och förkortningar BEDA BM Ladok Den nationella betygsdatabasen Maskinell behörighetsprövning och meritvärdering Ett nationellt system för studiedokumentation för universitet och högskolor Referenser [1] Förvaltningsdokumentation för förvaltningsobjektet NyA [2] NyA Förvaltningsstrategi [3] Releaseplan 2015 [4] Strategi för kvalitetssäkring och test inom NyA-förvaltning [5] Processbeskrivning Releasehantering [6] Releasepolicy NyA förvaltning Versionshistorik Versioner Datum Författare Kommentar 0.01 2014-11-17 Anders Mobjörk Första utkast 0.02 2014-11-21 Anders Mobjörk Version för granskning av systemägare 0.03 2014-11-23 Anders Mobjörk Uppdaterad version efter granskning av systemägare 1.0 2014-11-24 Anders Mobjörk Version för fastställande Sida 3 (15)
Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation Med förvaltningsobjekt menas det som förvaltas av förvaltningsorganisationen. Förvaltningsobjektet NyA omfattar inte bara NyA-systemet som sådant utan även gränssnitt mot andra externa system, verksamhetsprocessen som systemet stödjer samt dokumentationen om systemet. Systemförvaltningens omfattning regleras delvis genom överenskommelser med varje lärosäte. I överenskommelserna beskrivs förvaltningens verksamhetsområden, vilka tjänster som ingår i dessa samt i relevanta fall vilka de förväntade servicenivåerna är. I avtalen regleras också ansvarsförhållandet mellan NyA förvaltning och respektive högskolas lokala förvaltningsorganisation för NyA. Förvaltningen av NyA är organiserad i en verksamhetsdel och en teknisk del. Verksamhetsförvaltningen utgör beställare av förvaltningsåtgärder från den tekniska systemförvaltningen. Roller och ansvarsfördelning mellan de olika aktörerna inom förvaltningen beskrivs tillsammans med förvaltningsobjektet och förvaltningens omfattning i förvaltningsdokumentationen för NyA ref [1]. Sida 4 (15)
Målsättningar och planer Förvaltningsstrategi Nedanstående mål och direktiv finns angivna i NyA:s förvaltningsstrategi (ref [2]), vilken är det huvudsakliga styrande dokumentet för förvaltningsarbetet. Utöver denna strategi finns UHR:s verksamhetsplaner som styrande dokument för förvaltningsarbetet. Långsiktiga mål Nöjda lärosäten Det övergripande målet vid förvaltningen av NyA är att lärosätena ska vara nöjda med det stöd till antagningsverksamheten som förvaltningsobjektet erbjuder. Nöjda sökande Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till att de sökande blir nöjda. Funktionaliteten på sökandewebben liksom de texter och meddelanden som systemet skapar ska vara utformade utifrån de sökandes behov. Stabilitet och driftsäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska vara ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt stöd för antagning. Stabilitet och driftsäkerhet är prioriterade områden med tanke på att hela antagningsverksamheten är beroende av ett väl fungerande systemstöd. Objektets ITkomponenter ska vara konstruerade i enlighet med rådande standarder och normer för enklare och mer effektiv utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. Effektivitet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en effektiv studieadministration genom att erbjuda ett effektivt, användbart och uppföljningsbart system- och processtöd genom hela antagningsprocessen. Rättssäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en rättssäker hantering av sökande genom hela antagningsprocessen. God arbetsmiljö Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en god arbetsmiljö för sina användare genom att erbjuda ett användbart och målgruppsanpassat stöd för samtliga delar av antagningsprocessen. Sida 5 (15)
Kvalitetssäkring och test inom NyA-förvaltning 2015 Bakgrund De senaste åren har stora delar av arbetet inom NyA-förvaltningen anpassats till agila arbetssätt. Främst har förändringar gjorts inom krav, utveckling och förvaltningsledning. Dagens acceptansförfarande, i formen av ett acceptanstest (AT) som utförs när all programvara är utvecklad och levererad från utvecklingsprocessen, är utformat enligt en tidigare utvecklingsmodell och bidrar idag till långa utvecklingstider, ökad parallell utveckling (som i sin tur bidrar till ökade kvalitetsproblem), samt att eventuella avvikelser upptäcks väldigt sent och kostar mycket att åtgärda. Nuvarande acceptanstestorganisation får idag mycket kort förberedelsetid för sitt arbete. Acceptanstesterna genomförs under hård tidspress i tre iterationer vilket trots det pressade tidsschemat ger ett kodstoppsdatum som är flera månader före driftsättning i produktionsmiljö. Nuvarande organisation ställer stora krav på de organisationer som bidrar med resurser till acceptanstest, att avvara dessa under just de perioder som de behövs i testarbetet (dvs under testiterationerna samt vid akuta leveranser). Det pressade tidsschemat ställer också stora krav på driftorganisationen, att installationerna görs i tid och att miljöerna är fungerande när testerna ska starta. De fel som hittas sent under acceptanstest hinner inte rättas till driftsättning och skapar därmed problem för våra kunder i form av ytterligare driftsstopp. Nulägesanalys och strategi Under våren 2014 upphandlades en teststrateg som fick i uppdrag att dels kartlägga vår test- och kvalitetssäkringsverksamhet, dels ta fram en strategi för hur vi vill bedriva arbetet framåt. Kartläggningsarbetet har resulterat i en nulägesanalys, en börlägesoch gapanalys samt ett förslag att anpassa arbetssätten inom acceptanstest till agila metoder. Beslutad förändring Beslut har fattats att genomföra föreslagna förändringar och arbetet med att genomföra det nya arbetssättet startade under hösten 2014 och kommer att fortsätta under 2015. Den övergripande visionen är att Bygga in kvalitet i stället för att mäta kvalitet och förändringen (ref [4]) innebär i korthet följande: Skapa ett agilt kundteam för varje spår Ett kundteam skapas för varje spår som ska stödja produktägaren och delta i arbetet med kravhantering och förfining av produktbackloggen, fungera som verksamhetsexperter och stödja utvecklingsteamet, samt utföra UAT och i övrigt arbeta med och stödja utvecklingsteamet tillsammans med produktägare och kravanalytiker. Förväntade effekter av att införa kundteam för varje spår är att det: avlastar produktägare och kravanalytiker, ökar kvaliteten i kravarbetet, bidrar till ökad kvalitetssäkring genom förenklad och förbättrad kommunikation mellan utvecklingsteam och verksamhet, förbättrar kvaliteten i testarbetet, minskar arbetsinsatsen för acceptanstest utförd av användare (UAT). Sida 6 (15)
Transformera dagens VP/AT till ett agilt acceptanstest Dagens acceptansförfarande, i formen av ett acceptanstest (VP/AT) som utförs när all programvara är utvecklad och levererad från utvecklingsprocessen, är utformat enligt en tidigare utvecklingsmodell och bidrar idag till långa utvecklingstider, ökad parallell utveckling (som i sin tur bidrar till ökade kvalitetsproblem), samt att eventuella avvikelser upptäcks väldigt sent och kostar mycket att åtgärda. Genom ett förändrat acceptansförfarande och arbetssätt kan varje sprint godkännas för sig. De förväntade effekterna av detta är att det: ökar utvecklingstiden i varje release, med bibehållen eller till och med förbättrad kvalitet, minskar behovet av parallell utveckling, vilket kommer att bidra till ökad kvalitet och lägre teknisk skuld, ökar effektiviteten genom att avvikelser som upptäcks tidigare kräver mindre arbetsinsats, möjliggör fler releaser/releaser efter behov. Detta sker genom att transformera dagens acceptanstest, VP/AT, till ett agilt acceptanstest som sker i varje sprint. Dessa tester utförs dels av utvecklingsteamet, genom både manuella och automatiserade tester, som baseras på av produktägare, kravanalytiker och kundteam framtagna exempel och testfall. Men också i form av mer kontrollerade User Acceptance Tests, UAT, som utförs av produktägare, kravanalytiker och kundteam, samt mindre formella tester där utvecklingsteamet ber en eller flera användare att verifiera och/eller validera en förändring för att få en tidig återkoppling. Kontinuerlig integration Kontinuerlig integration är en av grundstenarna i agil utveckling och en förutsättning för korta iterationer och snabba återkopplingar. Det innebär i praktiken att det ska vara möjligt att på daglig basis kunna bygga, integrera och testa hela systemet, vilket normalt kräver en helt automatiserad process. Förväntade effekter av kontinuerlig integration är att det: bidrar till ökad effektivitet och kvalitet genom att det möjliggör att tidigt och kontinuerligt utföra integrationstester och automatiserade VP-tester i en produktionslik miljö med produktionslik testdata. Sida 7 (15)
Prioriterad utveckling 2015 Anpassningar till Ladok3 Under 2012 startade systemutvecklingsarbetet för det system som ska utgöra den nya generationen av Ladoksystemet. Inom Ladok3-projektet utvecklar man systemstöd för ett antal studieadministrativa processer vilka gränsar till den antagningsprocess som NyA stödjer. Inom Ladok3-projektet kommer man också att ta fram tekniska lösningar för kommunikation och datautbyte mellan Ladok3 och andra system inom den studieadministrativa sektorn. Dessa tekniska lösningar och systemstöd ställer krav på, och påverkas själva av, utvecklingen inom förvaltningsobjektet NyA. Under 2015 genomförs ett utvecklingsprojekt inom NyA-förvaltningen för att anpassa antagningssystemet för den nya versionen av Ladok. Anpassningsarbetet är mycket omfattande och kommer att ta i anspråk en avsevärd del av utvecklingsresurserna under året. Lärosätenas antagningsverksamhet och övriga studieadministrativa verksamhet är beroende av att NyA och Ladok fungerar tillsammans, varför Ladok3- anpassningsprojektet utgör det högst prioriterade utvecklingsprojektet under 2015. Utvecklingsprojektet består av tre huvudområden och utvecklingen sker inom ramen för ordinarie utvecklingsarbete inom utvecklingsspåren. De tre huvudsakliga utvecklingsområdena är: Överföringar till och från Ladok NyA och Ladok utbyter information om sökande, meriter, antagningsresultat med mera. Idag sker utbytet i form av ett antal filöverföringsbatchar där det ena systemet skapar en datafil som hämtas och läses in i det andra systemet. I den nya generationen av Ladok kommer informationsutbytet i stället att ske med hjälp av så kallade Atom Feeds och via ett tjänstegränssnitt, så kallade REST-tjänster. Projektet innebär att man i NyA anpassar befintlig och bygger upp ny funktionalitet för att skicka och ta emot information från Ladok med hjälp av motsvarande teknik där så är tillämpligt. Dessutom anpassas NyA för att under en övergångsperiod hantera informationsutbyte både på det gamla och nya sättet parallellt, tills samtliga lärosäten har gått över till nya Ladok. Hantering av personuppgifter Dagens hantering, i NyA och Ladok, av personer som saknar svenskt personnummer är problematisk. Personer kan förekomma med olika uppgifter i olika system och en enhetlig process saknas. För att komma tillrätta med problemen anpassas hanteringen av personer utan svenskt personnummer i NyA i syfte att säkerställa, i största möjliga mån, att en person inte ska förekomma med olika uppgifter i de olika systemen. Reservantagning Systemstöd för reservantagning har redan tidigare utretts inom NyA:s systemförvaltning. I samband med Ladok3 och det då uppkomna behovet av ny funktionalitet i NyA har frågan aktualiserats. Det finns flera anledningar att utveckla systemstöd för att göra reservantagningen i NyA: Ersätta det systemstöd för reservantagning som idag finns i Ladok och som inte kommer att utvecklas i Ladok3. Sida 8 (15)
Behovet av en sammanhållen arbetsprocess och ett användarvänligt systemstöd för institutionsanvändarnas arbete mellan ordinarie urval/efterantagning i NyA och det att antagna sökande registreras i Ladok. Starka önskemål från användare om systemstöd för att hjälpa användaren att kalla rätt reserver. Tanken är att systemstödet inte bara ska ersätta och förbättra den funktionalitet för reservantagning som idag finns i Ladok, utan även förbättra institutionsanvändarnas administration av efterantagna. Övriga utvecklingssatsningar Utöver anpassningarna till den nya generationen av Ladok finns det ett antal områden som vi avser satsa på under året. Nedanstående projekt och utvecklingssatsningar kommer att genomföras i så stor utsträckning som möjligt utifrån de förutsättningar som Ladok3-anpassningarna ger. Tillgänglighets- och mobilanpassning av sökandewebben, fas 2 Under 2014 har vi genomfört förbättringar inom sökandewebben med avseende på tillgänglighet för sökande med funktionshinder. Denna första fas av tillgänglighetsanpassningar fokuserade främst på visuella förbättringar: kontraster, klickytor, textytor, tangentbordsnavigering och man införde standardkomponenter som skärmläsare kan tyda. Under 2014 har vi också genomfört en mobilanpassning av flödet för att svara på antagningsbesked. Under 2015 går vi vidare och anpassar resten av anmälningsflödet för användning med mobila enheter. I samband med att anmälningsflödet anpassas för mobila enheter genomför vi också en omstrukturering och anpassning av webbplatsens kod för att möjliggöra användning av skärmläsare på sökandewebben. Kommunikation med sökande Idag stödjer NyA kommunikation med sökande i huvudsak via systemtexter och meddelanden kopplade till kontrollbesked och antagningsbesked. Det finns emellertid behov av att kommunicera med sökande löpande under antagningsprocessen samt att kunna rikta kommunikationen till enskilda eller grupper av sökande. Under 2014 har en förstudie genomförts för att kartlägga behoven och utreda förutsättningarna för en mer flexibel kommunikation med de sökande. Under 2015 räknar vi med att kunna genomföra ett begränsat antal åtgärder inom området. Vilka åtgärder som ska prioriteras får avgöras utifrån angelägenhetsgrad i förhållande till tillgängliga utvecklingsresurser. Satsning på förstagranskning Under en kartläggning av användargrupper inom handläggningen har det framkommit ett antal ändringsförslag och påpekanden av direkta felaktigheter i NyA:s olika gränssnitt för registrering. Registreringsfunktionerna i NyA är eftersatta och inte anpassade till rådande registreringsförfarande. Satsningen innebär att användaranpassa funktionalitet i de mest frekvent använda gränssnitten för i första hand de stora externa användargrupperna, till exempel Contact Center, och BTH-registrerare. Förbättringarna torde även komma övriga användare, till exempel VO-handläggare och handläggare på UHR och lärosäten till godo. Förslagen syftar till att motverka dagens tidskrävande workarounds och onödiga upprepade handläggningsmoment. Sida 9 (15)
Anpassning av informationsöverföring till SCB Projektet syftar till att förbättra och förenkla överföringen av information till Statistiska Centralbyrån (SCB). Informationen som idag förs över är inte den information som SCB efterfrågar utan den maskinella informationsöverföringen (batchen) måste kompletteras manuellt vilket tar mycket tid och kostnader i anspråk, samt att det innebär en risk för felaktigheter med en manuell hantering. Hanteringen av själva batchkörningen är också ett problem idag. Bland annat finns det brister i övervakningen av körningen så att användaren kan få meddelande om att överföringen gått bra, trots att den misslyckats. Standardisering och stabilisering av batchar, fas 2 Projektet syftar till att fortsätta det standardiserings- och stabiliseringsarbete som inleddes 2014. De olika batchar som finns ska standardiseras för att förenkla användning och felsökning. En standardisering ger dessutom en mer kostnadseffektiv och tillförlitlig förvaltning. En fortsatt stabilisering ger en direkt nytta i och med att färre batchar kraschar i onödan. Förbättrad sortering i ärendeköer granskningstidpunkt per kö I verksamheten finns ett missnöje med sorteringen utifrån granskningstidpunkt för ärendet, eftersom att den innebär att olika organisationer flyttar runt ärenden åt varandra, samt att det kan straffa sig att ta kontakt med någon handläggare, eftersom ärendet då hamnar sist i alla köer. För att komma tillrätta med dessa problem behöver sättet som ärendeköerna sorteras på ändras. Granskningstidpunkten bör i stället sättas per ärendekö, så att granskning i en kö inte påverkar sorteringen i en annan kö. Styr upp antagningsomgången Funktionen för att hantera antagningsomgångar är en av de äldsta i systemet. Genom åren har mer och mer funktionalitet lagts på. Det rör sig om värden relaterade till utbildningsnivå, avgifter, efterantagning, kontinuerlig backning av tillstånd vid tillkomst av meriter med mera. Funktionen har aldrig rensats, så det finns exempelvis fortfarande stöd för kryssrutor på pappersblanketter, vilket sedan länge tagits bort. Under 2015 ska vi påbörja en modernisering och användaranpassning av funktionen för att hantera antagningsomgångar. Vilka åtgärder som ska prioriteras får avgöras utifrån angelägenhetsgrad i förhållande till tillgängliga utvecklingsresurser. Utdata anpassad till institutionsanvändares behov På NyA-webben kan institutionsanvändaren ta fram uppgifter om de utbildningar som tillhör den egna institutionen. Dels finns samma varianter av sökandelistor och statistik som i expertklienten, dels en möjlighet att ta fram sökandelistor direkt i Excel-format. Det senare skapades i samband med att NyA-webben togs fram. Vid användningstester och intervjuer med institutionspersonal som använder NyA-webben har det framkommit att en hel del skulle kunna göras för att anpassa utdatarutinerna mer till användarnas behov. Avsikten med projektet är att utifrån den förstasida med möjlighet att markera utbildningar som Mina som finns på webben från och med september 2014 bygga vidare med möjligheter att ta fram utdata som baseras på användarnas behov och synpunkter och är anpassat för att få fram de uppgifter som är intressanta för planering och uppföljning. Sida 10 (15)
Systemstöd för separat antagning av avgiftsskyldiga sökande Förändringar i högskoleförordningen innebär att det nu är möjligt att separera antagningen av sökande utifrån om de är studieavgiftsskyldiga eller inte till utbildningen. För att det ska vara möjligt att separera de studieavgiftsskyldiga sökandena krävs det att systemet anpassas för att kunna ta hänsyn till studieavgiftsstatus. Under 2015 siktar vi på att utreda de tekniska förutsättningarna för att separera uppgifterna om studie- respektive anmälningsavgiftsskyldighet i systemet. Under året ska vi även utreda behovet av systemstöd för att stödja den separata antagningen och genomföra de åtgärder som är mest angelägna utifrån verksamhetens behov. Förvaltning och vidareutveckling av Beda Under de senaste åren har Beda byggts om från grunden och anpassats till den nya gymnasieskolan, Gy2011 samt infört möjlighet till överföring av slutbetyg och enstaka kurser från KomVux. Under 2015 kommer utvecklingstakten i Beda att minska och större fokus kommer ligga på löpande underhålls- och förvaltningsarbete. Verktyg för antagningsstatistik Under 2015 ska vi utreda möjligheten att skapa en teknisk plattform för antagningsstatistik inom ramen för NyA-systemets databasstruktur. Syftet är att skapa en stabil och tillgänglig källa till anmälnings- och antagningsstatistik för användning såväl inom NyA:s användargränssnitt som av andra applikationer med godkända gränssnitt till NyA. Beredning Beredning innebär det utredningsarbete som görs inför utvecklingsarbetet, såsom förstudier och analyser av förändringsförslag utifrån ett verksamhetsperspektiv, liksom omvärldsbevakning och övriga utredningar, exempelvis för att klargöra vilka behov av systemstöd som finns i verksamheten. Inom utvecklingsspåren genomförs löpande utredningsarbete för att möjliggöra prioritering och utveckling. Detta beredningsarbete omfattar såväl mindre som medelstora frågor vilka ryms inom respektive spårs arbete. I vissa fall kan man inte direkt avgöra verksamhetsnyttan eller omfattningen av ett förslag och då får man initiera en mer ingående förstudie för att komma fram till ett lösningsförslag. Sida 11 (15)
Vidareutveckling och underhåll I förvaltningen av NyA ingår både underhåll och vidareutveckling av systemet. Underhåll kan sägas vara åtgärder för att vidmakthålla befintlig funktionalitet medan vidareutveckling innebär en större förändring eller utökning av funktionaliteten. Nedlagda resurser inom vidareutveckling hanteras som investeringar och skrivs av under systemets livstid. Agil utveckling och utvecklingsspår Inom NyA-förvaltningen bedrivs utvecklingen enligt principer för agil systemutveckling. Detta innebär i korthet att man arbetar tätt tillsammans mellan utvecklare och verksamhet, man utvecklar och levererar funktionalitet i korta iterationer och utvärderar löpande att det som utvecklas motsvarar verksamhetens behov. Syftet med att bedriva utvecklingen enligt agila principer är framför allt att öka kvaliteten på det som levereras, det vill säga att det som levereras bättre motsvarar verksamhetens behov. Ett agilt arbetssätt ger också bättre förutsättningar att delleverera funktioner alltefter de blir klara istället för att vänta på att allt ska bli färdigt. Man kan således snabbare få ut verksamhetsnytta till användarna. Utvecklingen inom NyA-förvaltningen är huvudsakligen organiserad i ett antal utvecklingsspår, dels utifrån målgrupper för funktionaliteten, dels utifrån tekniska skäl. Varje utvecklingsspår har en produktägare som ansvarar för den löpande planeringen och prioriteringen av arbetet. Till sin hjälp ska produktägaren bland annat ha ett antal verksamhetsspecialister som kan stödja produktägaren med att delta i arbetet med kravhantering och att verifiera att överenskomna krav uppfylls i utvecklingsarbetet. Varje utvecklingsspår har också ett utvecklingsteam som är långsiktigt bemannat. Grundidén är att samma produktägare och utvecklingsteam långsiktigt kan underhålla, vidareutveckla, utvärdera och förbättra systemets funktionalitet utifrån verksamhetens behov. Under året ansvarar respektive produktägare för att kartlägga kravbilden och förankra lösningsförslag med verksamheten. Följande utvecklingsspår är planerade för 2015: Sökandespåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till sökande. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av sökandewebben för svenska och internationella sökande liksom hanteringen av information i form av mailutskick och dylikt från NyA. Institutionsanvändarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till användare utanför de centrala antagningsavdelningarna på lärosätena. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av NyA-webben, ett webbgränssnitt till NyA som huvudsakligen vänder sig till sällananvändare av NyA. Infrastrukturspåret Inom utvecklingsspåret för Infrastruktur och processtöd hanteras sådan vidareutveckling av antagningssystemet som berör effektiviseringar av antagningsprocessen samt Sida 12 (15)
sådan grundläggande funktionalitet som används inom flera delar av systemet. Till utvecklingsspåret räknas också vidareutveckling av gränssnitt mot externa system. Produktionsstyrningsspåret Produktionsstyrningsspåret hanterar framför allt underhåll och vidareutveckling av systemstödet för produktionsansvariga inom lärosäten och UHR. Inom spåret hanteras också den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende framför allt akademiska meriter. Handläggarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till antagningshandläggare inom UHR och lärosätenas centrala antagningsavdelningar. Detta omfattar även det arbete som görs inom de virtuella organisationerna och sådant antagningsarbete som är utlagt på entreprenad hos externa leverantörer. BM-spåret BM-spåret hanterar den maskinella behörighets- och meritvärderingsfunktionaliteten avseende gymnasiala meriter samt sådan funktionalitet som rör registrering och validering av gymnasiebetyg. Bedaspåret Den nationella betygsdatabasen (Beda) är en databas som förvaltas och administreras av UHR. Till denna databas sänder gymnasieskolorna och gymnasial vuxenutbildning in betyg att använda i antagnings- och statistiksammanhang. Betygen i Beda överförs regelbundet till NyA-systemet för de sökande som har en aktuell anmälan. Tekniskt underhåll Löpande tekniskt underhåll av systemet ingår i det arbete som utförs inom utvecklingsspåren. Emellertid finns det också behov av mer övergripande underhållsåtgärder på en mer grundläggande nivå syftande till att säkra systemets långsiktiga förmåga att möta nya krav på funktionalitet. Exempelvis fortsätter arbetet att räta ut onödigt krångliga lösningar, att ta bort dubblerad funktionalitet och effektivisera interna beroenden. Årets större enskilda insats kommer handla om integration med Ladoks nästa systemgeneration (G3). Anpassningsarbetet är så pass omfattande att en stor del av utrymmet för tekniskt underhåll kommer att gå åt för att genomföra anpassningen. Det utrymme som blir över för tekniskt underhåll kommer att ägnas åt: Ny paket- och projektstruktur Analys och efterföljande konsolidering av extern kommunikation (inte bara Ladok3-relaterad) Förbättrad felhantering - visning av felmeddelande och/eller loggkod som gör det enklare att felsöka i systemet Förnyelse av teknik för kommunikation med sökande Förnyelse av personhanteringen Förenklad formattering av utskrifter Förbättring av batchramverket Integrationstest samt övervakning av drift Minskat beroende av (och risk relaterad till) tredjepartsprodukter Refaktorisera bort logik från SQL Sida 13 (15)
Översyn av bygg och leveranssystem Test av nytt versionshanteringssystem Utredning av rollhanteringen (behörigheter) i NyA Borttagning av studera-db Borttagning av Hubble Ovanstående lista kommer löpande prioriteras under året beroende på hur förutsättningarna förändras. Prioritering av dessa underhållsåtgärder och tekniska projekt hanteras av den tekniske förvaltningsledaren, vilken agerar produktägare på motsvarande sätt som inom utvecklingsspåren. Syftet med dessa åtgärder och projekt är att förbättra förvaltningsbarheten av systemet och höja kvaliteten på såväl programkod som på utvecklings- och testprocesser. Nedlagda resurser i dessa projekt hanteras budgetmässigt som kostnader. Vi kommer också att utöka deltagandet på sektorns generella informationsaktiviteter såsom Inkubator-Ladokdagarna under SUNET-veckan samt etablera ett kontaktforum för lärosätenas IT-verksamhet som vi vill använda för diskussioner och förankring av tekniska lösningar som påverkar IT-enheternas lokala arbete. Användbarhetsarbete För att uppnå förvaltningsstrategins långsiktiga mål nöjda lärosäten, nöjda sökande och god arbetsmiljö har det sedan NyA togs i drift löpande genomförts användbarhetsinsatser i systemet. Användbarhetsarbetets omfattning har anpassats utifrån målgrupperna och verksamhetens olika behov och mål i NyA. Under 2013 har ett ramverk för en användbarhetsmodell tagits fram. Ramverket ligger till grund för både utveckling och förvaltning av NyA. Ramverkets stomme består av effektkartan. Effektkartan ska kunna svara på följande frågor: Varför ska denna produkt byggas? Syftet + mätpunkter=effektmål Vilka är de som ska skapa de önskade effekterna? Vad vill och behöver målgrupperna? Hur ska produkten och verksamheten utformas? I användbarhetsmodellen ingår också metoder som prototyping, användningstester, intervjuer/observationer, enkäter etc. Målsättningar För att anpassa användbarhetsarbetet till NyA-förvaltningens utvecklingsspår är målsättningen att följande aktiviteter genomförs 2015: Slutföra införandet av en effektkarta för respektive utvecklingsspår i NyA. Ta fram individuella användbarhetsplaner för respektive utvecklingsspår. Användbarhetsforum som vänder sig till produktägare/projektledare. Utbilda teamen så att de får kunskap om ramverket för användbarhetsmodellen och hur de kan bidra i sitt arbete till att NyA har nöjda lärosäten, nöjda sökande och god arbetsmiljö. Sida 14 (15)
Leveransplanering Under 2015 införs en ny leveransprocess (releaseprocess) som är mer anpassad till det agila arbetssättet inom utvecklingen. Syftet med releaseprocessen är att driftsätta godkända releaser, skydda myndighetens driftmiljö, verksamhet och användare, minimera nertid av IT-system och tjänster, samt säkerställa att rätt systemkomponenter installeras och driftsätts. En övergripande bild av processen för releasehantering visas i nedanstående processvy. Driftsätt akutrelease Godkänd begäran om förändring Planera release Bygg release Testa & acceptera release Driftsätt release Stäng release Slut Planera driftsättning av release Kommunicera & förbered release Övergripande processvy för releasehanteringen Releaseprocessen har åtta huvudaktiviteter: Planera release Bygg release Planera driftsättning av release Kommunicera & förbered release Testa & acceptera release Driftsätt release Driftsätt akutrelease Stäng release För den övergripande releaseplaneringen upprättas och underhålls en övergripande releaseplan (ref [3]) som omfattar planerade och pågående releaser. Den övergripande releaseplanen används som stöd för releasehanteringsprocessen och för att kommunicera till alla intressenter och innehåller information om aktuella releasedatum, syfte och mål, innehåll, och affärskritiska perioder då förändringar i driftmiljön inte får ske. En detaljerad beskrivning av den nya releaseprocessen ges i dokumenten Processbeskrivning Releasehantering (ref [5]) och Releasepolicy NyA förvaltning (ref [6]). Nämnda dokument utgör huvudsakliga styrdokument för releaseprocessen och dokumenten är för närvarande (november 2014) under utarbetande. Sida 15 (15)