Diarienummer: Kvalitetsbokslut 2012 Medicinsk fysik och teknik Sörmland Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Innehållsförteckning Inledning... 3 Faktaruta... 3 Organisation / Kompetens... 3 Verksamhetens uppdrag... 5 Tillgänglighet... 6 Medicinska resultat... 6 Patientsäkerhetsresultat... 6 Patienterfarenheter... 6 Måluppfyllelse... 6 Ekonomi... 8 Aktiviteter 2013... 8 Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 2(8)
Inledning Medicinsk Fysik och Teknik är landstingets specialistavdelning rörande medicinteknisk utrustning och strålsäkerhet. I detta ingår bl.a. anskaffning och underhåll av medicinteknisk utrustning samt insatser för optimal och säker användning av strålfysikaliska utrustningar som t.ex. röntgen och strålbehandling. Kännetecken Våra främsta kännetecken ska vara hög tillgänglighet med kort inställelsetid, kompetent service samt förmåga till god samverkan med samtliga basenheter/brukare. MFT ska uppfattas som en attraktiv arbetsplats med goda möjligheter till bl.a. kompetensutveckling för medarbetare. Utveckling I dag utvecklas tekniken utvecklas tekniken mycket snabbt, framför allt inom elektronik och data. Detta ställer stora krav på MFT:s medarbetare som ständigt behöver få utbildning för att kunna utföra det stöd till hälso- och sjukvården förväntar. Utvecklingen inom data med kommunikation och nätverk mellan utrustningar och system kräver nära samarbete med landstingets data- och IT enhet. Komplicerade utrustningar och system kräver i större omfattning än tidigare att MFT bidrar med användarstöd utöver underhållsinsatser. Faktaruta Fakta Utfall 2012 Omsättning Antal anställda 45 mnkr 30 st Budget 45 milj kr. Antal anställda är 30 personer. Organisation / Kompetens MFT är länsövergripande och är landstingets specialistavdelning inom medicinsk teknik och strålningsfysik och svarar för medicinteknisk och radiofysikalisk service inkl. strålskydd i landstinget Sörmland. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 3(8)
Linjeorganisation Basen i den interna organisationen utgörs av fyra enheter: MFT/Radiologi som svarar för teknisk service inom MR- och röntgenteknik vid KSK och MSE. Applikationsansvar för RIS/PACS och Picsara i landstinget. MFT/Elektromedicin/Gas-Mekanik som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik vid KSK och MSE samt primärvården i nordvästra länsdelen. MFT/Radiofysik som svarar för teknisk service inom onkologi och nuklearmedicin samt strålningsfysikalisk service inkl. strålskydd inom strålbehandling, nuklearmedicin, radiologi samt icke joniserande strålning i länet. MFT/Nyköping som svarar för teknisk service inom elektromedicin, gas, vätska, mekanik, MR- och röntgenteknik vid NLN samt primärvården i södra länsdelen. Som stödfunktioner finns dessutom: Administrativ stab, som svarar för löpande ekonomi- och personaladministrativa ärenden. Ledningsgrupp för ledningsfrågor. Kvalitetssamordnare på deltid som ansvarar för kvalitetsledningssystemet. Basenhetsråd för facklig samverkan Processorganisation: Organisationen kan även beskrivas med tvärgående processer i linjeorganisationen Fem processer finns definierade och leds av en processledare med två till fyra ytterligare medarbetare i varje processgrupp. Processgrupperna driver, utvecklar och standardiserar arbetsmetoder inom respektive process: Anskaffning Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll/kontroller Kundstöd Avveckling Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 4(8)
Verksamhetens uppdrag Förvaltning av medicinteknisk utrustning och system Medverkan i investeringsprocessen MFT medverkar i landstingets planerings- och avropsprocess avseende investeringar i medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att i samverkan med den kliniska verksamheten planera för samt medverka vid upphandlingsarbetet med framtagning av kravspecifikationer, granskning och utvärdering av anbud, besiktning och klinisk igångsättning av utrustning vid leverans samt utbildning av vårdpersonal i handhavande. Säkerhetsbevakning I MFT:s uppdrag ingår registerhållning och säkerhetsbevakning av medicinteknisk utrustning. MFT åtar sig att ankomstkontrollera, registrera och följa upp säkerhetskrav för den medicintekniska utrustningen. Avhjälpande och förebyggande underhåll MFT åtar sig att utföra avhjälpande och förebyggande underhåll på medicinteknisk utrustning som är registrerad i landstingets händelse- och inventariesystem för medicinteknisk utrustning. Förebyggande underhåll utförs på utrustning som anses ha stort underhållsbehov, kan innebära stor risk för patient vid funktionsfel eller vara av stor verksamhetsekonomisk betydelse. Bedömning görs i samråd mellan MFT och aktuell verksamhet med utgångspunkt från tillverkarens rekommendationer. Underhållsavtal med leverantörer I MFT:s uppdrag ingår att handlägga och teckna underhållsavtal med externa leverantörer av medicinteknisk utrustning och system. Systemförvaltning Personal från MFT deltar i förvaltningen av några av landstingets medicinska ITsystem. Flera av systemen har kopplingar till medicinteknisk utrustning och är även klassade som medicintekniska produkter. Resurserna från MFT ingår i olika systemförvaltningsorganisationer och arbetar bland annat med systemförvaltningsstyrning, felhantering, versionshantering, registerunderhåll, utbildning/användarstöd, drift/teknik, IT-säkerhet samt olika uppdrag och projekt som initieras av systemägare m.fl. Avveckling av medicinteknisk utrustning MFT medverkar till att utrangerad utrustning tas ur drift på ett korrekt sätt och avregistreras från inventarieregistret. Utrangering hanteras enligt riktlinjer från landstinget och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Strålningsfysikalisk service inkl. strålskydd MFT har genom fastställd strålskyddsorganisation i landstinget samt genom föreskrifter och tillståndsvillkor från Strålsäkerhetsmyndigheten ett strålskyddsansvar för landstingets verksamhet med strålning. Detta ansvar kan delas in i en teknisk fysikalisk del samt en klinisk del som riktar sig till enskilda patienter. Den första innebär bl. a. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 5(8)
kalibrering av linjäracceleratorer, gammakameror, dosimetriutrustning, isotopkalibratorer mm, olika former av stråldosmätningar och beräkningar, periodiska kontroller av utrustning, administrering av persondosimetrar mm. Det senare åtagandet innebär bl. a. medverkan i kliniska ronder inom onkologi och nuklearmedicin, stråldos- och aktivitetsmätningar på patienter, medverkan vid strålbehandling, utveckling av behandlingsmetoder, administrering av terapiaktiviteter mm Övriga åtaganden Inom de två ovan nämnda huvudområdena medverkar MFT i fortbildning av klinisk personal. Deltar i kvalitetssäkringsprogram. Medverkar vid anmälan/utredning vid avvikelserapportering rörande medicinteknisk utrustning och strålskydd. Kännetecken MFT:s främsta kännetecken ska vara hög tillgänglighet med kort inställelsetid, kompetent service samt förmåga till god samverkan med samtliga basenheter/brukare. MFT ska uppfattas som en attraktiv arbetsplats med goda möjligheter till bl.a. kompetensutveckling för medarbetare. Tillgänglighet MFT har inga patienter. Därför mäts inte tillgänglighet i detta avseende. Medicinska resultat MFT bedriver ingen medicinsk verksamhet och därför kan inga medicinska resultat redovisas. Patientsäkerhetsresultat MFT:s roll gällande patientsäkerhet är att hjälpa till med att endast säker medicinteknisk utrusning anskaffas och även bistå med kunskap till de kliniska verksamheterna om säker användning av medicinteknisk utrustning och säker hantering av utrustning som genererar röntgenstrålar och liknande. Exempel på sådan insats är de s.k. medicintekniska kvalitetssäkringsmöten som MFT regelbundet håller med många av de kliniska verksamheterna. Någon mätning av patientsäkerhetsresultat görs inte denna bemärkelse, dock mäter MFT antalet kvalitetssäkringsmöten som hålls. Patienterfarenheter MFT har inga patienter. Måluppfyllelse från MFT:s uppsatta kvalitetsmål Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 6(8)
------------------------------------------------------------------------------------------------------- Anskaffningsprocessen Minst 90% av angivna kliniker ska ha erhållit besked med rekommendation från MFT om återanskaffningar till nästkommande år. 90% av klinikerna fick besked i rätt tid Processen Förebyggande underhåll 100% av icke relevant utrustning för FU ska rensas bort ur MFT:s inventarieregister Medusa. 99,5% av utrustningen blev bortrensat Processen Avhjälpande underhåll (reparationer) Minst 80% av felanmäld utrustning ska vara reparerad och utlämnad inom högst sju dagar. 80% av felanmäld utrustning vara reparerad och utlämnad inom sju dagar. Processen Kundstöd (1) Minst 80% av klinikernas medicintekniska avvikelseärenden där MFT rapporterar till leverantör och läkemedelsverket ska ha fått ett utredningsbesked inom 30 dagar. 93% av inkomna ärenden till MFT resulterade i utredningsbesked minst inom 30 dagar. Processen Kundstöd (2) 100% av de personalgrupper inom hälso- och sjukvården som enligt riktlinjer kräver strålskyddsutbildning, skall ha erbjudits detta av MFT. 86% erbjöds utbildning. Processen Avveckling Minst 90% av utrustning i MFT:s inventariesystem Medusa ska vara inventerade och ha Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 7(8)
en kommentar om detta som är högst 1 år gammal. 65% hade en kommentar som var ett år eller mindre. Ekonomi MFT hade 2012 en budget c:a 45 milj kr. et för året stannade på c:a -1,2 milj kr. Då ska det beaktas att MFT inte har haft budget för vissa dyra reservdelar som under året belastade resultatet med -2,8 milj kr. Om denna kostnad borträknas så skulle resultatet i stället blivit +1,6 milj kr et för personalkontot blev +212 tkr. Aktiviteter 2013 Aktiviteter Medarbetarsamtal med samtlig personal. Telefon- eller videokonferens används som alternativ till bilresa. Vid minst en APT lägga större fokus på miljöfrågan och då gå igenom landstingets miljöpolicy och även navigera runt i miljöledningssystemet på Insidan. Månatlig uppföljning av det ekonomiska resultatet med hjälp av teamekonom. Medicinsk fysik och teknik Sörmland, Kvalitetsbokslut 2012 8(8)