1 (7) Överenskommelse nr. C01918 Diarienr. 2011-00154 Beslut nr. Kemikaiie- I fhandl inspektion»,wt - 2012-05- 2 4 ^ nr löp nr ~~ r i TJÄNSTEKÖPSÖVERENSKOMMELSE FÖR DET INTERNÄTIONECDT UTBILDNINGSPROGRAMMET ITP 299 "STRATEGIES FOR -ft? *W CHEMICALS MANAGEMENT" MED START 2012, 2013, 2014, 2015 <l S / s - /? OCH 2016 Parter a) Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, Sida Org nr: 202100-4789 Attention: Ingrun Hattenbach Åslund Avd/enhet: GLOBAL/KAPSAM Adress: S-105 25 STOCKHOLM Momsregnr: SE 202100-478901 Telefon: 08 698 56 34 E-mail: ingrun.hattenbach.aslund@sida.se b) Kemikalieinspektionen, Kemi (nedan kallad Utbildningsanordnaren) Org.nr: 202100-3880 Attention: Gunilla Antvik Adress: Box 2, 172 13 Sundbyberg Momsregnr: 202100-3880 Telefon: 08 51 94 11 00 Telefax: 08 73 57 698 Bankgiro (Bg): E-mail: gunilla.antvik@kemi.se 1 Överenskommelsen Följande handlingar utgör Parternas fullständiga överenskommelse avseende det som denna överenskommelse reglerar. Handlingarna som ersätter samtliga tidigare skriftliga och muntliga åtaganden kompletterar varandra och skall, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, ha företräde i den ordning som följer. 1) Skriftliga tillägg och ändringar till denna överenskommelse 2) Denna överenskommelse OX*
2(7) 3) Ramöverenskommelsen mellan Sida och Kemikalieinspektionen, Bilaga A 4) Riktlinjer för genomförande av Sidas internationella utbildningsprogram 2010, vilka kan komma att uppdateras, Bilaga B 5) Uppdragsbeskrivningen/Projekt/Programdokument, Bilaga C 6) Budget, Bilaga D Denna överenskommelse, inklusive ovan angivna handlingar, kallas nedan Överenskommelsen. 2 Uppdraget a) Omfattning Utbildningsanordnaren skall utföra planering och genomförande av 9 (nio) internationella utbildningsprogram ITP 299 "Strategies for Chemicals Management" i enlighet med vad som anges i programbeskrivningen, Bilaga C. Programmen beräknas genomföras med start av ett program under 2012 samt start av vardera två program under 2013, 2014, 2015 och 2016. Arbetet påbörjas i och med att överenskommelsen träder i kraft. b) Rapportering Utbildningsanordnaren skall lämna in Årsrapport, Verksamhetsberättelse inklusive Finansiell rapport och Slutrapport enligt nedan. Årsrapporten skall innehålla återrapportering och analys av Uppdraget och skall ligga till grund för en årlig genomgång (nedan kallad Årsgenomgången) mellan Sida och Utbildningsanordnaren. Årsrapporten skall vara Sida tillhanda senast 30 april under åren 2013-2018. Årsrapporten skall innehålla en beskrivande del och en analyserande del. Den beskrivande delen skall täcka genomförda aktiviteter, deltagare och deras förändringsarbeten. Huvudsaklig fokus i Årsrapporten skall dock ligga på analys och diskussion av Uppdragets resultat och måluppfyllelse. Årsrapporten skall innehålla förbättringsförslag och rekommendationer inför Uppdragets fortsättning Under Årsgenomgången skall Sida och Utbildningsanordnaren tillsammans gå igenom uppnådda resultat och måluppfyllelse i såväl pågående som i redan avslutade program. Syftet är att göra eventuella justeringar för att bättre nå uppsatta mål. Mötet skall hållas under maj månad under åren 2013-2018. Utbildningsanordnaren kallar till detta möte.
3(7) I den mån Sida har synpunkter på årsrapporten, skall utbildningsanordnaren inom två månader efter årsgenomgången lämna en slutlig version av rapporten som skall godkännas av Sida. Verksamhetsberättelsen skall vara en kortfattad rapport (1-2 sidor) per program av summerande karaktär. Verksamhetsberättelsen skall innehålla en beskrivning av genomförda aktiviteter inom Fas 2 och Fas 4, samt en beskrivning av deltagarnas förändringsarbeten. Verksamhetsberättelsen skall även innehålla Finansiell rapport där kostnader i jämförelse med avtalad budget redovisas och analyseras. Redovisningen ska innehålla samtliga utestående fordringar och vara i enlighet med Instruktion för finansiell rapportering. Den redovisningsprincip som använts skall framgå av Verksamhetsberättelsen. Denna rapport utgör underlag för revision enligt 5 nedan. Verksamhetsberättelsen skall signeras av Utbildningsanordnaren och skall vara Sida tillhanda senast 6 månader efter utbildningsprogrammets slutförande, dock senast 2014-03-31 för program som startar 2012, därefter senast samma datum årligen. Slutrapporten skall följa samma format som Årsrapporten och skall lämnas efter att Uppdraget slutförts. Slutrapporten skall behandla Uppdraget i sin helhet och skall innehålla analys av Uppdragets resultat och måluppfyllelse inklusive uppföljning av deltagarnas förändringsarbeten. Slutrapporten ska även innehålla finansiell rapportering. Slutrapporten skall inlämnas senast 2018-12-31. Utbildningsanordnaren skall i Slutrapporten intyga att den interna styrningen och kontrollen av Uppdraget är tillfredställande. Eventuella brister skall rapporteras till Sida. a) Tidsplan Uppdraget skall utföras i enlighet med nedan milstolpar: Resultat Klar senast Godkänd kandidatlista 2012-09-17 Inledning av den regionala fasen (fas 4) 2013-09-30 Godkänd slutredovisning (Verksamhetsberättelse) 2014-03-31 Specificerade tidpunkter avser programår 1, som startar 2012. För programår 2, 3, 4 och 5 används motsvarande milstolpar. Tidpunkter för att uppnå dessa resultat efter programår 1 fastställs årligen vid Årsgenomgången mellan Sida och Utbildningsanordnaren. Sida har rätt att revidera tidplanen på grund av förändringar i Sidas resurser eller prioriteringar.
4(7) 4 Bemanning Uppdraget skall utföras av den personal vilken redovisas i programbeskrivningen, Bilaga C. Eventuella ändringar av den programledning vilken används för uppdraget skall godkännas av Sida. Utbildningsanordnaren ska, när tillämpligt, anlita utomstående expertis för delar av uppdraget, bl a för att säkerställa programmets komponenter av sådan kompetens som myndigheten inte själv besitter. De delar av uppdraget som inte avser den myndighetsunika tjänsten/funktionen enligt myndighetens instruktion ska upphandlas enligt gällande regler (LOU). 5 Budget och Ersättning a) Budget Sida ersätter utbildningsanordnaren för faktiskt havda kostnader för planering och genomförande av programmet enligt budget för uppdraget, Bilaga D. Takbeloppet per utbildningsprogram för arvodet är SEK 2 948 000, för ersättningsgilla kostnader SEK 1 521 000 och för deltagarnas resor till regional del SEK 375 000. b) Arvode Arvode för utfört arbete inom ramen för denna överenskommelse framgår av ramöverenskommelsen. Priset för utbildningen är baserad på 25 deltagare per program. I händelse av färre deltagare än 25 i hela eller delar av ett program reduceras ersättningen från Sida. Taket för arvodesdelen minskar med 1 % per genomsnittligt antal deltagare under 25 och taket för ersättningsgilla kostnader minskar med 3 % per genomsnittligt antal deltagare under 25. Vid högre deltagarantal än 25 i hela eller delar av ett program ökar taket för arvodesdelen med 1 % per genomsnittligt antal deltagare över 25 och taket för ersättningsgilla kostnader med 3 % per genomsnittligt antal deltagare över 25. Antalet deltagare skall dock inte överstiga 30. En förutsättning för genomförande av ett program är att minst 15 deltagare deltar i de båda schemalagda faserna. Om ett program inte skulle genomföras p.g.a. för lågt deltagande är Utbildningsanordnaren endast berättigad till skäliga kostnader för nedlagt arbete. cm
5(7) c) Arvodesjustering Arvodesjustering för arvoden för utfört arbete inom ramen för denna överenskommelse framgår av ramöverenskommelsen. d) Revisionskostnad Sida åtar sig att utanför budget för uppdraget (Bilaga D) ersätta Utbildningsanordnaren för kostnader i samband med revision som handlas upp av Utbildningsanordnaren i enlighet med 7 nedan. Endast arvode för faktiskt nedlagd tid samt faktiskt havda ersättningsgilla kostnader och uppdragskostnader får faktureras. e) Kostnad för oberoende utvärdering Sida åtar sig att utanför budget för uppdraget (Bilaga D) ersätta Utbildningsanordnaren för kostnader i samband med oberoende utvärdering som handlas upp av Utbildningsanordnaren i enlighet med 9 nedan. Endast arvode för nedlagd tid samt faktiskt havda ersättningsgilla kostnader och uppdragskostnader får faktureras. 6 Fakturering och betalning Fakturering och betalning skall ske enligt Ramöverenskommelsen mellan Sida och Kemikalieinspektionen. Fakturering skall dock endast ske halvårsvis. Kostnader för revision faktureras separat efter att Sida godkänt revisionsrapport och Utbildningsanordnarens svar. Kostnader för oberoende utvärdering faktureras separat efter att Sida godkänt rapport. Betalning sker mot faktura i SEK senast 30 dagar från fakturadatum till Utbildningsanordnarens postgiro/bankgiro. Av fakturan skall framgå vilket program fakturan rör och vilket programår liksom arvode och ersättningsgilla kostnader. 7 Revision Utbildningsanordnaren är enligt ramöverenskommelsen ansvarig för att projektet/programmet revideras årligen. Utbildningsanordnaren skall skicka revisionsrapporten/intyget, revisionspromemoria samt utbildningsanordnarens svar till Sida senast den 2013-08-31 samt samma datum följande år.
6(7) 8 Kontaktperson och ändringar av Överenskommelsen a) Kontaktperson Kontaktperson avseende frågor och ändringar av Överenskommelsen är för Utbildningsanordnaren Gunilla Antvik eller den person som myndigheten sätter i dennes ställe och för Sida Ingrun Hattenbach Åslund eller den person Sida sätter i dennes ställe. b) Ändringar Ändringar av Överenskommelsen får endast ske skriftligen och skall undertecknas av båda Parter. 9 Utvärdering a) Utbildningsanordnaren skall genomföra en oberoende utvärdering av genomförda aktiviteter i tidigare ITP 258 "Strategies for Chemicals Management", överenskommelse C78645, till en kostnad av högst SEK 284 000. Uppdragsbeskrivning samt budget skall godkännas av Sida. Resultatet av utvärderingen skall avrapporteras till Sida skriftligen senast 2013-04-30 och skall innehålla en utförlig analys av i vilken utsträckning de uppsatta utvecklings-, insats- och resultatmålen har nåtts. Utbildningsanordnaren skall visa på hur dessa resultat tas om hand i utveckling av programmet som omfattas av denna överenskommelse. b) Utbildningsanordnaren skall genomföra en oberoende utvärdering av genomförda program inom ITP 299 "Strategies for Chemicals Management" under 2015 till en kostnad av högst SEK 284 000. Uppdragsbeskrivning och budget skall godkännas av Sida. Resultatet av utvärderingen skall avrapporteras till Sida skriftligen senast 2015-12-20 och skall innehålla en utförlig analys av i vilken utsträckning de uppsatta utvecklings- insats- och resultatmålen har nåtts. c) Utbildningsanordnaren skall genomföra utvärdering av ITP 299 "Strategies for Chemicals Management" enligt Riktlinjer för genomförande av Sidas internationella utbildningsprogram 2010 (Bilaga B). Sida använder sig av ett elektroniskt utvärderingssystem med tre obligatoriska utvärderingarna (Q1a, Q1b och Q2) i ITP-plattformen. Q2 genomförs ett år efter avslutat program. Kostnad för genomförande av Q2 finansieras i första hand av outnyttjade medel. 10 Tvistelösning Alla tvister, meningsskiljaktigheter eller krav med uppkomst ur denna överenskommelse ska lösas genom enskild förhandling mellan parterna. Om parterna ej kommer överens, så kan tvisten slitas i allmän domstol.
7(7) 11 Giltighetstid Överenskommelsen skall träda i kraft vid undertecknandet. Överenskommelsen skall vara giltig t o m 2018-12-31. Verksamhetsperioden pågår dock längst t.o.m. 6 månader innan överenskommelsens giltighetstid löper ut. Överenskommelsen har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Parterna tagit var sitt. 12 Uppsägning/Ändring av uppdragets omfattning Sida äger rätt att skriftligen säga upp överenskommelsen eller begränsa uppdragets omfattning med tre månaders varsel. Utbildningsanordnaren skall vid uppsägning omedelbart vidta åtgärder för att avveckla verksamheten till minsta möjliga kostnad. Inom uppsägningstiden har Utbildningsanordnaren rätt till ersättning för skäliga kostnader för pågående verksamhet som inte går att avbryta. Ersättning för skäliga kostnader är begränsad till faktiskt havda kostnader under uppsägningstid. Stockholm, 2012-04-02 Ört och datum För Sida Sundbyberg, Ort och datum För Kemikalieinspektioner. l5nderskrift _ Maria Tegborg, Enhetschef Namnförtydiigande och titel Underskrift Nina Cromnier, Generaldirektör Namnförtydiigande och titel