www.pwc.se Revisionsrapport Jan Nilsson Cert kommunal revisor Hantering av brukares privata medel Botkyrka kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga och metod... 3 2.3. Avgränsning och redovisning... 3 3. Tidigare granskning och regelverk... 4 3.1. Tidigare granskning... 4 3.2. Externt regelverk... 4 3.3. Internt regelverk... 5 3.4. Kommentarer... 5 4. Granskningsresultat... 7 4.1. Kunskap om och tillgänglighet till regelverk... 7 4.2. Tydlig målsättning och ansvarsfördelning... 8 4.3. Överenskommelser och övrigt blankettmaterial... 9 4.4. Ändamålsenligt redovisningssystem... 10 4.5. Plan för intern kontroll och dess uppföljning... 11 Botkyrka kommun
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har vi genomfört en granskning kring hantering av brukares privata medel inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde. Efter genomförd urvalsmässig granskning är den sammanfattande bedömningen att det i stort finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och att den interna kontrollen kring hanteringen i huvudsak är tillräcklig. Nedan utvecklas vår bedömning och i detta sammanhang lämnas även ett antal rekommendationer. Tillgängligheten till anvisningarna för privata medel är generellt tillfredsställande på granskade enheter. Kunskapen om regelverket är vidare god på det ena granskade boendet, men mindre god på det andra boendet som granskats. Det finns en tydlig målsättning och ansvarsfördelning i anvisningarna kring hantering av privata medel, förutom när det gäller fickpengar utan krav på redovisning via kvitton. Följsamheten till anvisningarna för privata medel är vidare god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. Denna bedömning görs utifrån att viss grunddokumentation i form av överenskommelse samt blankett över utsedda kassaansvariga inte har kunnat förevisas för granskade brukare på Stendalsvägen samt vissa brister i det material som trots allt kunnat granskas. Standarden på granskade överenskommelser och övrigt blankettmaterial är generellt god. Följsamheten till gällande blankettmaterial är vidare god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. Det redovisningssystem som föreskrivs i anvisningarna följer gällande normgivning och är i övrigt ändamålsenligt, förutom kravet på kontroll och signerad avstämning av annan personal. Vi anser att detta ansvar för avstämning redan är tillfredsställande reglerat i blanketten för kassaansvarig. Följsamheten till redovisningssystemet är vidare god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. Efter genomförd urvalsmässig granskning av två boenden kan vi sammanfattningsvis konstatera att följsamheten till gällande regelverk är god på Dynamiten och bristfällig på Stendalsvägen. Vid granskningstillfället var enhetschefen på Stendalsvägen nytillträdd, men vederbörande har mångårig erfarenhet från andra boenden i kommunen. Vår intervju visar att enhetschefen har en god kunskap om regelverket och även har insikt i vilka förändringar som behöver genomföras i nuvarande hantering av privata medel på boendet för att uppfylla gällande regelverk. Vård- och omsorgsnämnden har på övergripande nivå ett fungerande system för intern kontroll inom sitt verksamhetsområde som är integrerat med ett dokumenterat kvalitetssystem. Detta innebär att årliga planer fastställs inom området och genomförd kontroll återrapporteras till nämnden samt att en årlig kvalitetsrapport upprättas. Botkyrka kommun 1 av 12
Den intern kontroll kring hantering av privata medel är i huvudsak tillräcklig. Denna bedömning görs utifrån att planenliga kontrollinsatser har skett både 2013 och 2014, inom ramen för de årliga kvalitetskontrollerna på enhetsnivå och genomförd inventering av privata medel inför bokslutet. Avslutningsvis kan vi konstatera att de synpunkter som lämnades vid tidigare granskning avseende privata medel i allt väsentligt har beaktats på ett tillfredsställande sätt. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Upprätta ekonomipärmar per brukare på Stendalsvägen, för att därigenom samla all dokumentation kring privata medel och blankettmaterial på ett ställe och därigenom både få överblick över och kvalitetssäkra det samlade materialet. I samband med detta behöver även genomgång av regelverket ske med kassaansvarig personal Komplettera anvisningarna kring att kopia ska finnas på enheten av företrädares förordnande samt att den skriftliga överenskommelsen även ska innehålla hantering av fickpengar utan redovisning med kvitto (omfattning/belopp), i de fall detta förekommer. Överväg att ta bort kravet i anvisningarna på kontroll och signerad månadsvis avstämning av annan personal än den kassaansvariga. Botkyrka kommun 2 av 12
2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunen ansvarar för verksamheten inom de särskilda boendeformerna. Beträffande ekonomisk förvaltning och hantering av privata medel är det brukaren, om denne klarar hanteringen själv, eller annars anhörig med fullmakt alternativt brukarens legale företrädare 1 som har det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen. Det är dock vanligt att kommunens personal hjälper till med hanteringen av brukares privata medel, ofta mat- och fickpengar. Granskningen är prioriterad och intagen i 2015 års revisionsplan. 2.2. Revisionsfråga och metod Följande revisionsfråga har formulerats i projektplanen: Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Utifrån revisionsfrågan har följande kontrollmål formulerats: Kunskap och tillgänglighet till regelverk Tydlig målsättning och ansvarsfördelning Standard på överenskommelser och övrigt blankettmaterial Ändamålsenligt redovisningssystem Plan för intern kontroll och dess uppföljning Granskningsmetod är dokumentstudier (regelverk, tillämpningsanvisningar m m) samt intervjuer med berörd personal. Ett urval av de boendes redovisningslistor och tillhörande verifikat har översiktligt granskats. Detta gäller även förekomsten av skriftliga överenskommelser och andra blanketter. 2.3. Avgränsning och redovisning Granskningen har avgränsats till de kontrollmål som redovisats i delavsnitt 2.2 och omfattar två boenden med särskild service, i form av Stendalsvägen 140 (5 lgh) och Dynamiten (6 lgh). Vidare sker en uppföljning av den granskning av privata medel som genomfördes under 2011. Granskningsobjekt är vård- och omsorgsnämnden, som ansvarar för omsorg om personer med funktionsnedsättning samt äldreomsorg. Revisionskriterier utgörs av kommunallagen, normgivning samt interna styrande och stödjande dokument inom området. Granskningsresultatet redovisas under ett sammanhållet avsnitt i rapporten, under olika delavsnitt. Vidare finns ett allmänt avsnitt i rapporten kring tidigare granskning och regelverk. I rapportens första huvudavsnitt återfinns sammanfattande bedömning och rekommendationer. 1 God man alternativt förvaltare. Botkyrka kommun 3 av 12
3. Tidigare granskning och regelverk 3.1. Tidigare granskning Under 2011 skedde en granskning av privata medel som finns sammanfattad i en revisionsrapport daterad i augusti 2011. Revisionsrapporten överlämnades, med en revisionsskrivelse daterad 2011-09-05, för besvarande till vård- och omsorgsnämnden samt kommunstyrelsen. I vård- och omsorgsnämndens svar på revisionsrapporten 2011-11-22 framgår att huvudprincipen är att den enskilde eller dess företrädare ska hantera privata medel. Av svaret framgår att målet är att minimera kommunens engagemang och ansvar för kontanthanteringen. Vidare framgår av svaret att följande åtgärder ska vidtas: Ett uppdaterat och kompletterat blankettmaterial ska vara klart och publicerat på intranätet 2011-12-31. Utbildning av personal ska äga rum under februari till mars 2012. Internkontrollplanen för 2012 kommer att innehålla kontroll av privata medel. Vid varje årsredovisning ska en sammanställning av alla enheters specifikationer av privata medel rapporteras till ekonomifunktionen. I kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten 2011-11-28 framgår att privata medel. som hanteras i ett sidordnat system, kommer att redovisas i årsredovisningen i form av en ansvarsförbindelse i balansräkningen. Vidare framgår att dokumentationen av redovisningssystemet kommer att kompletteras med uppgift om redovisning i sidordnat system. 3.2. Externt regelverk I kommunallagen betonas tydligt nämndernas ansvar för att verksamheten bedrivs effektivt och med tillräcklig intern kontroll. I kommunallagen (KL) 6 kap 7 sägs att nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska vidare, enligt KL, även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Rådet för kommunal redovisning (RKR) har i december 2010 gett ut en information om hantering av privata medel. I den konstateras att en ekonomisk händelse har inträffat när kommunen eller företrädare för kommunen som ett led i sin tjänsteutövning mottagit respektive utbetalt pengar för annans räkning. Därav följer också kravet på grundbokföring eller någon form av huvudbokföring, antingen via ett särskilt balanskonto i balansräkningen eller i ett sidordnat system. RKR konstaterar att om kommunen redovisat medel som handhas för annans räkning i ett sidoordnat system ska dessa medel redovisas i balansräkningen som en ansvarsförbindelse. Botkyrka kommun 4 av 12
3.3. Internt regelverk Reglerna för hantering av privata medel är genom de anvisningar, som vård- och omsorgsnämnden ursprungligen antagit 1995-12-12, utformade så att samtliga parters krav på säkerhet, service och integritet ska kunna tillgodoses. Utgångspunkten i regelverket är att den boende i största möjliga utsträckning själv ska ta hand om och sköta sin privata ekonomi. Målsättningen ska också vara att minimera kommunens engagemang och ansvar för kontanthanteringen. Det framgår vidare att regelverket ska kännetecknas av en: Klar ansvarsfördelning Systematiskt uppbyggd rutin för redovisning Löpande avstämning, kontrollräkning och inventering Ovanstående regleras genom att skriftliga överenskommelser ska upprättas mellan verksamheten och brukaren eller dess legale företrädare och via skriftliga anvisningar inom verksamheten. Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån regelverket utarbetat tillämpningsanvisningar inkl blanketter som är daterat 2012-01-01 2, utifrån synpunkter som lämnades vid tidigare granskning. Anvisningarna finns publicerade på kommunens intranät och innehåller följande rubriker: Syftet med anvisningarna Grundprincip Överenskommelse Kassaansvarig Användning av betalkort Kontantuttag Redovisning Avstämningsrutin Redovisning till brukare till företrädare Förvaltning av privata medel ingår i kommunens redovisning Följande blanketter finns utarbetade till tillämpningsanvisningarna: Överenskommelse Kassaansvarig Redovisningslista Godkännande av redovisning Redovisning i samband med bokslut 3.4. Kommentarer Standaren på regelverket kring privata medel samt kunskap om och tillgänglighet till regelverket redovisas i delavsnitt 4.1 och 4.2. Vård- och omsorgsnämndens övergripande ansvar inom området innebär att brukaren ska hållas skadeslös vid eventuell kassabrist, inom ramen för överenskommen handläggning. Det senare ska komma till uttryck i den skriftliga överenskommelsen mellan verksamheten och den legale företrädaren. Granskningen av överenskommelser och annat blankettmaterial redovisas i delavsnitt 4.3. 2 Dessa anvisningar ersätter tidigare regler och rutiner inom området som var från 1997-11-06. Botkyrka kommun 5 av 12
Redovisningssystem och följsamheten till RKR:s information kring redovisning av privata medel kommenteras i delavsnitt 4.4. Vård- och omsorgsnämnden ansvarar ytterst för att fastställt regelverk följs, utifrån ansvaret enligt KL för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Förvaltningen ansvarar, på nämndens uppdrag, för information om gällande regler samt planenliga kontrollerar av att reglerna efterlevs. Det senare bör bl a regleras i den årliga planen för intern kontroll, som fastsälls av och återrapporteras till nämnden. Resultatet av granskningen i denna del redovisas i delavsnitt 4.5. Botkyrka kommun 6 av 12
4. Granskningsresultat 4.1. Kunskap om och tillgänglighet till regelverk Kontrollmål: Kunskap om och tillgänglighet till fastställt regelverk för privata medel, i form av tillämpningsanvisningar inkl blankettmaterial. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång kring kunskapen om och tillgängligheten till regelverket på två boenden med särskild service. Genomgången har skett tillsammans med enhetschef och vid granskningstillfället tjänstgörande övrig personal. Kommentarer Det samlade regelverket kring privata medel inkl blankettmaterial finns tillgängligt på kommunens intranät och på granskade boenden, vilket ur tillgänglighetssynpunkt är viktigt. När det gäller regelverket kan vi vidare konstatera att information och viss utbildning genomfördes med ansvarig personal då regelverket var nytt 2012. Det är viktigt att regelverket fortlöpande aktualiseras, bl a i samband med introduktion av nyanställd personal. Granskningen visar att det samlade regelverket är tillgängligt på de två boendena. På Dynamiten finns en ekonomipärm upprättad för respektive brukare innehållande anvisningar för privata medel, redovisningslistor inkl kvitton och övriga blanketter för privata medel. På Stendalsvägen finns inga sådana ekonomipärmar upprättade, där det samlade materialet per brukare finns samlat, vilket är en brist. Däremot finns en allmän rutinpärm på boendet, där bl a anvisningar och blankettmaterial för privata medel finns. På båda boendena finns vidare en omsorgspärm per brukare där genomförandeplan, kopia på företrädares förordnande m m finns. Det är respektive enhetschef som ansvarar för att regelverket för privata medel är känt och följs, bland annat i form av att överenskommelser upprättas och att kassaansvariga formellt utses. Våra intervjuer visar att enhetschef och övrig personal på Dynamiten har god kunskap om regelverk och blankettmaterial. På Stendalsvägen har den nytillträdda enhetschefen god kunskap om regelverk och blankettmaterial. Bland övrig personal är dock kunskapen mindre god inom detta område. Vi bedömer att tillgänglighet till regelverket för privata medel generellt är tillfredsställande på granskade enheter. Vidare bedömer vi att kunskapen om regelverket är god på det ena av det granskade boendet, men mindre god på det andra boendet som granskats. Denna bedömning gäller för övrig personal, eftersom båda enhetscheferna har god kunskap om regelverket. Vi rekommenderar att ekonomipärmar per brukare upprättas på Stendalsvägen, för att därigenom samla all dokumentation kring privata medel och blankettmaterial på ett ställe och därigenom både få överblick över och kvalitetssäkra det samlade materialet. I samband med detta behöver även genomgång av regelverket ska med kassaansvarig personal. Botkyrka kommun 7 av 12
4.2. Tydlig målsättning och ansvarsfördelning Kontrollmål: Tydlig målsättning och ansvarsfördelning i regelverk för privata medel samt dess praktiska tillämpning. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av standarden på det samlade regelverket kontra den praktiska tillämpningen av detta på två boenden med särskild service. Genomgången av rutiner har skett tillsammans med enhetschef och vid granskningstillfället tjänstgörande övrig personal samt via urvalsmässig granskning av brukares redovisning. Kommentarer Det finns en tydlig målsättning i regelverket om att minimera kommunens engagemang och ansvar för kontanthanteringen. Vår urvalsmässiga granskning visar att för ingen av brukarna omfattar kommunens kontakthantering mer än mat- och fickpengar 3. Övrig kontanthantering för boende sköts av företrädare. Det förekommer att mindre belopp i form av fickpengar lämnas till brukare utan krav på redovisning av kvitton. Detta framgår inte av den skriftliga överenskommelsen, men enligt uppgift finns muntliga överenskommelser med företrädare kring detta. Detta förhållande har uppmärksammats på Dynamiten och utifrån genomförda intervjuer kan vi konstatera att detta även är vanligt på andra boenden i kommunen. Granskningen visar vidare att det finns en vilja och ambition hos ledningen på båda boendena att tydliggöra ansvarsfördelning mellan verksamhet och brukare. Företrädare bedöms ha tillförordnats för brukare i tillräcklig omfattning. Det är viktigt att det finns en kopia på boendet av företrädarens förordnande för att säkerställa att denna person är brukarens legala företrädare samt att få kunskap omfattningen på uppdraget. Vi kan konstatera att regelverket för privata medel inte innehåller något krav i detta hänseende, med för de brukare som granskats fanns sådan kopia i respektive omsorgspärm. På Dynamiten finns en tydlig ansvarsfördelning avseende privata medel, bland annat via överenskommelser, utsedda kassaansvariga samt redovisnings- och avstämningsrutiner. På Stendalsvägen är denna ansvarsfördelning otydlig, eftersom överenskommelser och blanketter för kassaansvariga inte har kunnat förevisas för granskade brukare. Detta beror på tidigare kommenterad avsaknad av ekonomipärm per brukare och att tidigare enhetschef, enligt uppgift, förvarade detta material någonstans på sitt kontor. I delavsnitt 4.3 redovisas standarden på och tillämpningen av överenskommelser samt övrigt balankettmaterial. 3 På Dynamiten används betalkort för samtliga boende, vilket ytterligare har begränsat kontanthanteringen. På Stendalsvägen har systemet med betalkort inte generellt införts, vilket innebär en mer omfattande kontanthantering. Detta avspeglas i enhetens inventering av privata medel till bokslut 2014, där Dynamiten hade 742 kr medan Stendalsvägen hade 6 370 kr per 2014-12-31. Botkyrka kommun 8 av 12
Det finns även en tydlig ansvarsfördelning mellan respektive enhet och central förvaltning. Denna kommer till uttryck i uppföljning av privata medel inom ramen för de årliga kvalitetsredovisningarna 4, planerna för intern kontroll samt enhetens redovisning av privata medel till central förvaltning i samband med bokslut (delavsnitt 4.5). Vi bedömer att det finns en tydlig målsättning och ansvarsfördelning kring hantering av privata medel, förutom när det gäller fickpengar utan krav på redovisning via kvitton. Vi bedömer vidare att följsamheten till anvisningarna är god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. Denna bedömning görs utifrån att viss grunddokumentation i form av överenskommelse samt blankett över utsedd kassaansvarig inte har kunnat förevisas för granskade brukare på Stendalsvägen samt vissa brister i det material som trots allt kunnat granskas (delavsnitt 4.4). Vi rekommenderar att anvisningarna kompletteras kring att kopia ska finnas på enheten av företrädares förordnande samt att den skriftliga överenskommelsen även ska innehålla hantering av fickpengar utan redovisning med kvitto (omfattning/belopp), i de fall detta förekommer. 4.3. Överenskommelser och övrigt blankettmaterial Kontrollmål: Standard på och tillämpning av överenskommelser samt övrigt blankettmaterial. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av ett urval överenskommelser och övrigt blankettmaterial för boende, gentemot innehållsmässiga krav enligt fastställda mallar. Genomgången har skett tillsammans med enhetschef och vid granskningstillfället tjänstgörande övrig personal. Kommentarer Granskningen visar att blankettmaterial i form av överenskommelser, kassaansvarig, redovisningslista, godkännande av redovisning samt redovisning i samband med bokslut används fullt ut på Dynamiten. När det gäller Stendalsvägen har vi som tidigare nämnt i delavsnitt 4.2 inte kunnat granska material i form av överenskommelse och kassaansvarig. I detta sammanhang vill vi framhålla att överenskommelsen är själva grunddokumentet när det gäller ansvarsfördelningen mellan företrädare och enheten. Blanketten för kassaansvarig är även viktig, eftersom där tydliggörs ansvaret för den löpande hanteringen av privata medel. 4 De årliga kvalitetsredovisningarna har sammanställts och redovisats till vård- och omsorgsnämnden fr o m 2012. Inom ramen för den kvalitetsuppföljningen ställs olika frågor till samtliga enhetschefer bl a kring kunskap om regelverket för privata medel och dess följsamhet. Vi har uppmärksammat att poängresultatet kring frågeområde privata medel har förbättrats mellan 2012 och 2013. För 2013 redovisades maximal poäng för frågeområdet privata medel. Botkyrka kommun 9 av 12
Övrigt blankettmaterial har dock kunnat granskas på Stendalsvägen. I detta sammanhang har vi även konstaterat vissa brister tillämpningen av fastställt redovisningssystem på den enheten (delavsnitt 4.4). Vi bedömer att standarden på granskade överenskommelser och övrigt blankettmaterial generellt är god. Följsamheten till blankettmaterialet bedöms vidare vara god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. I detta sammanhang hänvisas till tidigare lämnad rekommendationer kring ekonomipärmar. 4.4. Ändamålsenligt redovisningssystem Kontrollmål: Ändamålsenligt redovisningssystem i regelverk för privata medel samt dess praktiska tillämpning. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av föreskrivet redovisningssystem kontra den praktiska tillämpningen av detta på två boenden för särskild service. Genomgången har skett tillsammans med enhetschef och vid granskningstillfället tjänstgörande övrig personal. Vidare har uppföljning skett kring redovisning av privata medel i kommunens årsredovisning 2011 till 2013 samt statusen på arbetet inför årsredovisning 2014. Kommentarer Resultatet av granskningen visar att på Dynamiten tillämpas det redovisningssystem som stadgas i anvisningarna fullt ut. På Stendalsvägen tillämpas systemet endast delvis. De avvikelser gentemot gällande regelverk som vi konstaterat vid den urvalsmässiga granskningen på den enheten är följande: Maximal beloppsgräns på 2 tkr för hantering av kontanta medel överskrids. För en brukare har företrädaren överlämnat 13 tkr (augusti 2014) och 10 tkr (december 2014). Redovisningen för en brukare avseende hela 2014 hade vid granskningstillfället inte överlämnats för godkännande till företrädaren. För en brukare konstaterades eftersläpningar i redovisningen (ska stämmas av månadsvis) och kvittonummer hade inte heller angetts på granskade redovisningslistor. Övriga kolumner i redovisningslistorna var dock ifyllda. Enligt anvisningarna ska kassaansvarig stämma av redovisningslistan en gång per månad. Vid avstämning ska saldokolumnen på listan stämmas av mot vad som finns i kontanta medel i kassan. Den avstämning som kassaansvarig gör ska kontrolleras och signeras av annan i personalen. Vi kan konstatera att denna sista del i hanteringen inte tillämpas på granskade boenden. Denna överprövning av avstämningen av annan i personalen kan även ifrågasättas utifrån följande skrivning i blanketten som kassaansvarig skriver under: Du är som är kassaansvarig ska hjälpa brukaren att hantera sina privata medel. Du ansvarar för att insättningar och uttag redovisas på redovisningslista samt att saldot stämmer överens med förvaltade kontanter. Botkyrka kommun 10 av 12
Vidare framgår av anvisningarna att en gång i kvartalet ska den avstämda redovisningslistan lämnas till enhetschefen som kontrollerar att kvitton finns och att saldo stämmer. Detta sker normalt inför överlämnande och företrädares godkännande av redovisningen, som ska undertecknas av både enhetschef och företrädare. Denna överlämning ska enligt anvisningarna göras minst en gång i kvartalet. Kontanter som mottagits och kvitterats för brukarens räkning förvaras separat och åtskilda från de andra brukares medel. Kontanterna är också inlåsta på ett sätt som är tillfredsställande ur säkerhetssynpunkt. I nedanstående tabell redovisas en sammanställning av de privata medel som har redovisats som ansvarsförbindelse i årsredovisning 2011 till 2014 5. Belopp i tkr 2011 2012 2013 2014 Ansvarsförbindelse - privata medel 265,5 339,5 332,6 383,6 Granskade enheter har lämnat in redovisning av privata medel till den centrala ekonomifunktionen i samband med bokslut 2014-12-31. Denna redovisning följer även den information som RKR gett ut i december 2010, kring hantering av privata medel. Vi bedömer att det redovisningssystem som föreskrivs i anvisningarna följer gällande normgivning och i övrigt är ändamålsenligt, förutom kravet på kontroll och signerad avstämning av annan personal. Vi anser att detta ansvar för avstämning redan är tillfredsställande reglerat i blanketten för kassaansvarig. Vi bedömer vidare att följsamheten till redovisningssystemet är god på det ena granskade boendet, men bristfällig på det andra boendet som granskats. Vi rekommenderar att kravet på kontroll och signerad månadsvis avstämning av annan personal tas bort från anvisningarna kring hantering av privata medel. 4.5. Plan för intern kontroll och dess uppföljning Kontrollmål: Plan för intern kontroll och dess uppföljning, generellt och specifikt för hantering av privata medel, samt övrigt arbete kring intern kontroll på enhetsnivå. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av vård- och omsorgsnämndens hantering av planen för intern kontroll 2013 och 2014 samt innehållet i planen när det gäller hantering av privata medel. Genomgången har skett i dialog med förvaltningens kvalitetscontroller. 5 Uppgifterna för 2014 bygger på det material som lämnats in av enheterna och som kommer att redovisas i kommunens samlade årsredovisning för 2014. Botkyrka kommun 11 av 12
Förekomsten av och arbetet med intern kontroll har vidare granskats på två boenden med särskild service. Genomgången har skett tillsammans med enhetschef och vid granskningstillfället tjänstgörande övrig personal. Kommentarer Granskningen visar att årliga planer för intern kontroll har antagits av vård- och omsorgsnämndens för 2013 och 2014. Resultatet av genomförda kontroller har vidare återrapporterats till nämnden i enlighet med gällande reglemente inom området. Vård- och omsorgsnämndens planer för intern kontroll 2013 och 2014 innehåller kontrollmomentet kring hantering av brukares privata medel. Vid återrapportering av planerna till nämnden konstateras att rutinen kring hantering av privata medel fungerar enligt anvisningarna samt att uppföljning av detta sker inom ramen för den årliga kvalitetskontrollen. Detta arbete återredovisas även till nämnden i en särskild kvalitetsrapport. På de granskade enheterna sker även en viss fortlöpande intern kontroll av privata medel, som i normalfallet sker inför överlämnande och företrädares godkännande av redovisningen. Detta ska enligt anvisningarna göras minst en gång i kvartalet. Vidare sker en årlig inventering av privata medel på granskade enheter inför bokslut, i enlighet med vad som stadgas i anvisningarna. Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden på övergripande nivå har ett fungerande system för intern kontroll inom sitt verksamhetsområde som är integrerat med nämndens dokumenterade kvalitetssystem. Detta innebär att årliga planer fastställs inom området och genomförd kontroll återrapporteras till nämnden samt att en årlig kvalitetsrapport upprättas. När det gäller intern kontroll kring hantering av privata medel bedöms den i huvudsak vara tillräcklig. Denna bedömning görs utifrån att planenliga kontrollinsatser har skett både 2013 och 2014 inom ramen för de årliga kvalitetskontrollerna på enhetsnivå och genomförd inventering av privata medel inför bokslutet. 2015-02-20 Jan Nilsson Uppdragsansvarig/projektledare Botkyrka kommun 12 av 12