PROTOKOLL 1 (16)

PROTOKOLL 1 (16) 2014-12-09 Gemensam överförmyndarnämnd Plats och tid Kontorshuset Hjorten 14.00-16.00 ande Valter Stenberg (S), ordförande ej 90 Agda Johansson (C) 90 ordförande Ann-Sofi Sehlstedt (S) Carina Lillbacka(S) Inger Lundqvist (FP) Harriet Sundström(S) Norsjö Ersättare Kristina Hedman (S) Karl-Gustav Lilja (KD) Lars Lundmark (S) Gudrun Gustavsson(S) Norsjö Tjänstemän Jörgen Lindkvist, avdelningschef Pär Hellgren, förvaltningschef Susanne Johansson, sekreterare Per-Erik Berglund, handläggare Övriga deltagande Kjell Noren 90 Justerare Inger Lundqvist Paragrafer 77-90 Ersättare Underskrifter.. Valter Stenberg, ordförande Susanne Johansson, sekreterare.. Inger Lundqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av gemensam överförmyndarnämnds protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-12-09 Förvaringsplats för protokollet Kontorshuset Hjorten Underskrift. Susanne Johansson

PROTOKOLL 2 (16) 2014-12-09 Gemensam överförmyndarnämnd 77 Dnr Information om kompetensförsörjningsplanen Sammanfattning Jenny Holmberg, HR-specialist på bygg- och miljökontortet informerar nämnden om Kompetensförsörjningsplan för bygg- och miljökontoret 2014-2017. Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Medarbetarnas kompetens får allt större betydelse för organisationers och företags trovärdighet och konkurrenskraft. Kompetensförsörjning är ett strategiskt viktigt område idag och i framtiden. En väl fungerande kompetensförsörjning är en förutsättning för att Skellefteå kommun ska kunna säkerställa rätt kompetens på rätt plats för att nå verksamhetens mål och möta kunders behov på ett bra sätt. I Kommunfullmäktiget styrkort för 2013 är målet att Skellefteå kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Ett fokusområde för att uppnå detta är att jobba med kompetensförsörjning. Bygg- och miljönämnden beslutade därför att ta fram en framsynt kompetensförsörjningsplan. Syftet med denna plan är att identifiera kommande kompetensbehov genom att belysa kompetenssituationen idag samt vilka faktorer i omvärlden som påverkar våra verksamheters behov. I planen beskrivs vilka aktiviteter vi ska satsa på för att säkra kommande kompetensförsörjningsbehov. Det handlar till stor del om att utveckla och behålla befintlig kompetens men också om att ställa om och rekrytera ny kompetens. Överförmyndarnämnden tackar för informationen. sunderlag Kompetensförsörjningsplan för bygg- och miljökontoret 2014-2017.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 78 Överförmyndarnämndens frågor till Ungdomsfullmäktige 2015 Sammanfattning Nämnderna har möjlighet att ställa fråga till Ungdomsfullmäktige. Frågan ska vara påverkningsbar och fråga/svar ska på lämpligt sätt kunna återkopplas till ungdomarna. Nämnden beslutar att det inte finns några frågar som passar till Ungdomsfullmäktige 2015: sunderlag et sänds till: Jörgen Svedberg, Demokratilots

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 79 Inbjudan till Ungdomsfullmäktigedagen Sammanfattning Ungdomsfullmäktigedagen 2015 hålls torsdag 12 februari 2015. Varje nämnd har rätt att låta tre politiker och en tjänsteperson delta på förmiddagen. Under förmiddagen deltar ungdomar från årskurs 8 samt årskurs 2 i gymnasiet. Överförmyndarnämnden beslutar att inte skicka någon deltagare. sunderlag Inbjudan till Ungdomsfullmäktigedagen 2015 et sänds till: Jörgen Svedberg, Demokratilots

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 80 Förvaltningschefen informerar Sammanfattning Pär redovisar resultatet från medarbetarenkäten 2014 för bygg- och miljökontoret. Svarsfrekvensen var 99 % vilket är ett mycket bra resultat. Medarbetarenkäten kommer att finnas tillgänglig på insidan i jan-15. Överförmyndarnämnden tackar för informationen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 81 Dnr 2013.4189 Internbudget överförmyndarnämnden 2015 Sammanfattning av ärendet Internbudgeten för överförmyndarnämnden 2015 reglerar den interna fördelningen av den tidigare fastställda rambudgeten. Överförmyndarnämnden godkänner förslaget till internbudget sunderlag Bygg- och miljökontorets förslag till internbudget 2014-12-02 Beskrivning av ärendet ÖN:s internbudget uppställd som en driftsredovisning 2015 2014 Intäkter -800 000-900 000 Arvoden 6 762 000 6 806 000 Kurser & Resor 120 000 80 000 Summa 6 082 000 5 986 000 ÖN:s internbudget netto enligt verksamhet 2015 2014 Nämnden 499 000 403 000 Stf arvoden 5 583 000 5 583 000 Summa 6 082 000 5 986 000 Överförmyndarnämnden har inför 2015 fått en mindre utökning av budgetramen. Minskning av intäkterna beror på att färre ärenden är möjliga att återsöka från migrationsverket. et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 82 Dnr 2014. Ekonomiska delegationer överförmyndarnämnden 2015 Sammanfattning av ärendet De ekonomiska delegationerna reglerar beloppsnivåer för anskaffnings- och inköpsbeslut samt vilka som är behöriga beslutsattestanter. Överförmyndarnämnden godkänner de ekonomiska delegationerna sunderlag Förslag till anskaffnings- och inköpsbeslut 2014-11-24 Förslag till beslutsattestanter 2014-11-24 et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 83 Dnr2014. Verksamhetsplan, överförmyndarnämnden 2015 Sammanfattning av ärendet Bygg- och miljökontorets verksamhetsplan beskriver förvaltningens planerade aktiviteter för att nå de beslutade målen i styrkortet för 2015. Plan för planering och uppföljning ger en överblick över 2015 års rapportering till nämnden inom ekonomi och verksamhet. Överförmyndarnämnden godkänner plan för planering och uppföljning. Nämnden noterar i övrigt redovisningen av planerade aktiviteter för att nå styrkortsmålen. sunderlag Förslag till plan för planering och uppföljning 2014-12-02 et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 84 Dnr 2014.4148 Budget 2016 och plan 2017-2018 för överförmyndarnämnden Sammanfattning av ärendet I arbetet med budget 2016 och plan 2017-2018 har nämnderna fått kommunledningens uppdrag att senast 11 december svara på dessa frågor: Förväntad utveckling under perioden Eventuell förändring av uppdrag Förslag till kommunfullmäktiges styrkort Konsekvensanalys och förslag till driftbudget Externa taxor och avgifter Förslag till investeringsbudget Överförmyndarnämnden godkänner förslaget till budget 2016 och plan 2017-2018. sunderlag Tjänsteskrivelse 2014-11-24 Planeringsförutsättningar ÖN 2016 2018. et sänds till: Budgetberedningen Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 85 Dnr 2014.4137 Verksamhetsstatistik Sammanfattning av ärendet Överförmyndarenhetens verksamhetsstatistik per november månad presenteras. Godkänner rapporten. sunderlag Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2014-11-28. et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 86 Dnr Verksamhetstatistik Sammanfattning Överförmyndarenhetens verksamhetsstatistik för Norsjö Kommun per november månad presenteras. Godkänner rapporten sunderlag Överförmyndarkontorets tjänsteskrivelse 2014-11-25 et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 87 Dnr 2014.4136 Delegationsärenden Sammanfattning av ärendet Anmälan av delegationsärenden. Lägger anmälda delegationsbeslut till handlingarna. sunderlag Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2014-11-26 et sänds till: Norsjö kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 88 Dnr.2014.4135 Arvodesregler 2015 Sammanfattning Förslag till justering av arvodesregler presenteras. En del förtydliganden föreslås samt att alla ställföreträdare som yrkar ersättning för bilresor som utförs från och med år 2015, ska lämna in körjournal eller motsvarande noteringar. Fastställer föreslagna arvodesreglerna för 2015 och utökar ställföreträdares skyldighet att lämna in noteringar om körsträcka till att gälla oavsett körsträcka för de resor som sker från och med 2015-01-01. sunderlag Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2014-11-24. Beskrivning av ärendet Arvodesreglerna justeras på följande sätt. Det förtydligas att begränsning av rätt till ersättning för förmyndare enbart gäller föräldrar och inte för förmyndare som tingsrätten har förordnat. Innehållet i kategori 2 som avser sörja för person är justerat för att närmare överensstämma med rådande praxis. God man ska mer ses som en beställare och kontrollant än en utförare av åtgärder för sin huvudman. När det gäller resor med egen bil har nämndens krav tidigare varit att ställföreträdare ska bifoga körjournal om resorna totalt överstiger 200 mil per år i alla uppdrag. På förekommen anledning bör från och med verksamhetsåret 2015 alla ställföreträdare lämna in löpande noteringar om datum, körsträcka och ärende, i samband med att man yrkar ersättning för resor i uppdraget. Skyldighet för ställföreträdare att föra noteringar framgår av 12 kap. 5 föräldrabalken och utökningen avser kravet att också skicka in noteringarna tillsammans med redogörelsen när ersättning yrkas. När det gäller ställföreträdare för ensamkommande barn har tidigare beslut under 2014 om schablonarvode infogats i arvodesreglerna. et sänds till: Helen Ask Norsjö komunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 89 Dnr.2014.4134 Formalia kring bl.a. blanketter Sammanfattning Nämnden gav i beslut 2014-03-11 14 verksamheten i uppdrag att agera för att minimera brister som uppmärksammats av länsstyrelsen vid inspektion i november 2013. Verksamheten föreslår ett antal åtgärder. Fastställer föreslagna och tillämpade rutiner i de aktuella frågorna. sunderlag Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2014-11-24. Beskrivning av ärendet Länsstyrelsen i Luleå genomförde den 3 och 4 december 2013 sin årliga inspektion. I protokollet 2014-02-11 förekom en del anmärkningar. Vissa ej specificerade brister medförde att nämnden inte kunde undgå kritik. Länsstyrelsen påpekade särskilt vikten av att det tydligt ska framgå av årsräkningarna hur den enskildes medel har använts. Sammantaget ansågs dock överförmyndarnämnden generellt arbeta enligt gällande föreskrifter samt ha goda rutiner och en lämplig och rättssäker handläggning av akterna. Specifikation av hur den enskildes medel använts Verksamheten har i en skrivelse till länsstyrelsen bl.a. efterlyst förslag på vilka uppgifter som bör finnas i en årsräkning för att lagens krav ska uppfyllas. Lagen stadgar att det i årsräkningen särskilt ska framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. 16 kap. 15 2 st föräldrabalken. Länsstyrelsens svar var allmänt hållet och angav inte närmare i vilken omfattning utgiftsposterna bör specificeras. Verksamheten har i exempel på årsräkning på webben utökat posterna till följande fem poster: Hyra, el, telefon, tv; Omsorgsavgifter och sjukvård; Hushållspengar insatta på konto; Överlämnat mot kvitto; Inköp av god man enligt kvitto. I förslaget till kassabok på nätet finns sju poster för specifikation av utgifter som avser uppehälle och nytta. Förslag I januariutskicket till alla redovisningsskyldiga ska påpekas hur en specifikation bör se ut.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Det ingår sedan tidigare i granskningsrutinerna att större ospecificerade poster ska utredas. I de fallen att ställföreträdaren bara uppger en klumpsumma för alla utgifter ska en specifikation begäras in. För att en anhörig eller huvudmannens dödsbo ska kunna bedöma en årsräknings rimlighet ska i dessa fall en specifikation vidhäftas blanketten. Kopior i akt Länsstyrelsen kritiserade att pappersutskrift av tjänsteanteckningar saknas i akterna. Vidare menar man att de journalanteckningar som registreras i verksamhetssystemet inte kan likställas med tjänsteanteckning. Befintligt verksamhetssystem skiljer inte på tjänsteanteckningar av stor vikt eller med uppgift som tillför ärendet en sakuppgift och på noteringar som inte tillför ärendet en sakuppgift. Vidare påtalades att det saknas uppgift i akten att huvudmannen delgetts arvodesbeslut. Här uppgavs efter förfrågan att det ska räcka att notering sker på kopian som finns i akten. Förslag När huvudman eller behörig anhörig vill ta del av en akt är rutinen att dagbok och journalanteckningar skrivs ut innan akten ska gås igenom. Verksamheten har haft kontakt med andra kommuner som tillämpar motsvarande rutin och bedömer att det bl.a. av ekonomiska och praktiska skäl saknas anledning att betunga akterna med handlingar som är digitalt sparade och som skrivs ut vid behov eller vid arkivering av avslutat ärende. Vid kommande inspektioner ska länsstyrelsen ges tillgång till dessa utskrifter när urvalet av akter är gjort. Det är verksamhetens mening att de noteringar i journalanteckningar som sker i princip alltid har betydelse för aktuella ärenden. Om tillsynsmyndigheten vidhåller krav på annan form av tjänsteanteckningar måste verksamhetssystemet omarbetas. Notering av utskick av arvodesbeslut till huvudmannen kan ske manuellt på aktkopian av arvodesbeslutet. Omfattande ändringar av årsredovisning Länsstyrelsen menar att en omfattande ändring bör delges god man i form av en ny blankett för ny underskrift. Som exempel nämns bl.a. när utgående saldo justeras. Förslag Verksamhetens rutin innebär att en justerad blankett returneras med begäran att god man lämnar eventuella synpunkter inom viss tid. Om god man inte hör av sig förutsätts hen samtycka till gjorda korrigeringar. Därmed bör hen ha medverket i den mening som JO uttryckt kan göra att straffansvar inträder för eventuell oriktig uppgift. Det vore inte rationellt om alla större rättelser eller rättelser av utgående saldo skulle medföra

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 utskick av en ny årsräkning, som i princip upprättats av granskaren, för ställföreträdarens underskrift. I övrigt har verksamheten inte några synpunkter på de påpekanden som länsstyrelsen har gjort i några ärenden utöver vad som noterats i tjänsteskrivelsen i ärende 2014-0623 som grund för beslut 2014-03-11 14. et sänds till: Helen Ask Norsjö kommunfullmäktige