Plats: Kulturens hus Lokal: Länsbibliotekets gamla kontor Ordförande: Birgitta Markusson Sekreterare: Micael Jonsson Närvarande: Erica Forsgren, Annelie Henriksson, Kristina Holmgren, Micael Jonsson, Birgitta Markusson, Roger Melin, Ulrika Persson, Margit Pettersson, Fredrik Rönnberg, Christina Sundqvist, Maria Thysell, Irene Wallin, Ann-Catrine Westerberg, Lena Lundberg Vesterlund. Gäster: Regine Nordström, Kristian Priemel, Christina Stålnacke och Maria Öman 1 Genomgång av föregående mötesanteckningar enligt bilaga. 2 Rapport Projekt Läsfrämjandeplan Christina Stålnacke berättade om tankarna runt läsfrämjandeplaner. Projektet är länsövergripande och ägs av bibliotekscheferna i Norrbotten samt länsbiblioteket. Målet är att alla länets kommuner ska ha en läsfrämjandeläroplan. Ingången blir att titta på verksamheten och se hur vi jobbar nu och om det är något som bör ändras inför framtiden, att helt enkelt ha ett reflekterande arbetssätt och starta samtal som utmynnar i en konkret handlingsplan. En möjlig ingång är att använda sk taxonomier. Befintliga resurser avgör på vilken nivå en kommun kan/ska lägga sig på taxonomiskalan. Förslaget är att bjuda upp Malin Ögland till ett av de första chefsmötena 2015. (Tillägg efter mötet: Ögland har tackat ja till att medverka den 1 april.) KB:s kvalitetsmodell är ytterligare en utgångspunkt, förutsatt att den anpassas efter våra förutsättningar. Vi kommer att jobba med kvalitetsfrågan utifrån kraven i bibliotekslagen. Förslaget är att tillsätta en arbetsgrupp som tittar på och reviderar kvalitetsmodellen. Hör av er till Bibbi om ni vill medverka i gruppen! En mediedag är planerad till 20 januari 2015 och läsfrämjandekonferensen blir av 10 eller 24 februari. (Efter mötet fastställdes datum till den 24 februari i Landstingshuset, stora sessionssalen).
3 Norrbotten läser för barn Erica Forsgren och Kristian Priemel berättade om arbetet med Norrbotten läser för barn. Problem med att få personer till arbetsgruppen gjorde att Kommunikationsgruppen till slut tog ansvar för genomförandet. För övrig information se dokumentet som bifogades till bibliotekschefsmötesinbjudan Länk: uppföljning VBV. 4 Barnpoesiåret Regine Nordström redogjorde för den enkät som bibliotekscheferna besvarat angående arbetet med Barnpoesiåret. Hon ställde frågan: Hur jobbar man för att få till stånd ett bra förankringsarbete i arbetsgruppen med ett projekt som Barnpoesiåret? I diskussionen framkom att det kan vara svårt att entusiasmera om det inte finns ett naturligt engagemang. Andra nyckelord som nämndes och som i första hand fokuserade på det problematiska med förankringsarbetet var: tidsbrist, motstånd, något utöver ordinarie verksamhet, personalminskningar, ovan vuxenpersonal, förklara, försvara. För att lyckas kan man behöva se över organisationen och kanske stryka eller dra ned på något under en tid samt eventuellt koppla det nya uppdraget till löneutvecklingen. Därefter ritade Regine en behovstrappa över stegen i arbetet med att förankra ett projekt, hos sig själv som chef och bland personalen, inför projektets start. Nedanstående fann mötesdeltagaran relevant att inordna under respektive steg. 1. Sätta sig in i arbetet. Föra dialog med sig själv. Innehåll i projektet. Omvärldsbevakning. Förväntan. 2. Dialog med personalen, innehåll, resurser, målgrupp, utbildning. 3. Grund, syfte, aktivitet och mål med projektplanen. 4. Projektstart Se bild:
5 E-böcker Ett pressmeddelande skickades ut v. 48 som fick uppmärksamhet i Piteå-Tidningen, Kuriren samt lokalradion. Övergången till det nya systemet har behäftats med vissa inkörningsproblem. Titlar som inte valts visas fortfarande dessutom går det att logga in via personnummer vilket inte ska fungera. Elib kommer att ordna detta och lån gjorda med personnummer kommer inte att debiteras. 6 Transporter a) Transportupphandlingen är i princip i hamn men vid mötet saknades några delegationsbeslut. Dessa är nu inkomna och anbudsgivarna är meddelade om resultatet 141202. När tiden för överprövning löpt ut tecknas ett avtal med anbudsvinnaren. b) Jultransporterna sker nedanstående datum. Micael skickar ut en lista där respektive bibliotek kan ange öppettider samt om de vill ha lämning/hämtning. Tisdag 23/12 Hämtning Måndag 29/12 Lämning Onsdag 7/1 Hämtning Torsdag 8/1 Lämning
7 RFID-upphandlingen Upphandlingen blev bra, det lönar sig att samarbeta. Axiell är öppna för att även övriga kommuner i Norrbotten ska kunna handla inom ramen för avtalet, exempelvis vanliga etiketter som efter upphandlingen kan köpas för 0,95kr/st. Noterbart är att priserna sjunkit kraftigt i och med att fler och fler bibliotek gått över till den nya tekniken. Turordning för konverteringsvagnarna efterfrågas. 8 PressReader Eftersom bara 8 av 14 kommuner nappade på erbjudandet blir priset för de intresserade kommunerna högre i och med att priset för länsabonnemanget ligger fast. Detta till trots så blir det ändå billigare än att teckna ett individuellt avtal. Mer information skickas från Piteå till berörda kommuner. 9 Bibblo.se Implementeringen med OLS har fungerat bra. Att OLS tog på sig projektledarrollen var lyckat. Ett utvärderingsmöte med OLS, Maria Öman och Anders Fredriksson från implementeringsgruppen samt Birgitta och Micael från chefsgruppen, äger rum torsdag 4/12. Så länge inte alla krav är uppfyllda betalas inga pengar ut. (Tillägg efter mötet: beslutet blev att inte godkänna slutbesiktningen på grund av brister, nytt besiktningstillfälle den 18/12. Särskild information har skickats ut om detta av Maria Öman.) Mycket arbetet återstår eftersom det är många sidor att bygga men siktet är inställt på att lansera portalen i börja på februari, datum ej fastställt. Bibbloredaktionen för diskussioner med Plan Sju om material till en kampanj/bibblodag som ska genomföras i samband med lanseringen. Maria presenterade materialet. Beslut: att en gemensam Bibblo-dag genomförs i början av februari, datum meddelas senare. 10 Ersättare Styrgruppen Förslag antogs om att en alfabetisk turordning utifrån kommun införs med undantag för de kommuner som redan suttit med. Eftersom Micael står i tur att lämna Styrgruppen föreslås Liselotte som ersättare, allt enligt den alfabetiska turordningen. Kristina Grubbström återgår till att vara enbart förvaltningschef efter sommaren och avslutar därför uppdraget som bibliotekschef och därmed även uppdraget i styrgruppen. Beslut: Christina Sundqvist ersätter fr o m augusti. Liselotte ersätter fr o m januari.
11 Uppföljningsmöte 20/10 På uppföljningsmötet mellan samordnarna och styrgruppen framkom att tid inte alltid är avsatt för arbete i grupperna. I vanlig ordning konstaterades att det är problem som måste lösas intern på respektive bibliotek. Vidare konstaterades att det är svårt att hitta ersättare om någon hoppar av. På vissa bibliotek ingår uppdraget i tjänsten men så är det inte på alla ställen. Största problemet är dock om utesedda personer slutar engagera och uteblir från möten och/eller inte svara på mail. Beslut: Ansvarig chef meddelas om problem uppstår. En fråga som skickades med till mötet var: Hur ersätter vi vakanser och hur ska mandatperioderna fungera? Mötet konstaterade att längre mandatperioder är eftersträvansvärt. Ett minimum bör vara på två år. Beslut: Avhopp från en arbetsgrupp måste meddelas innan sista chefsmötet före sommaren. Bytet sker vid årsskiftet. 12 Direktiv 2015 Alla direktiv godkändes med undantag för smärre justeringar. Därtill framkom ett antal frågor direkt kopplade till direktiven/grupperna: Bibblo.se Frågan om Alex kvarstår. Visade sig vara en ickefråga eftersom alla kommuner efter mötet tackat ja. För övrigt inga frågetecken. Polarbibblo Vakans redaktör 1 timme. Hör av er till Erica eller Susann om en ersättare. Medier/Transporter Arbetsbelastningen på gruppen har minskat varför vakansen efter Roger inte behöver ersättas. Systemförvaltning Inga anmärkningar. Kommunikation Tillägg/beslut: Kampanjer som inte får deltagare till arbetsgruppen kan ställas in eller så kan enskilda bibliotek som vill genomföra kampanjen få använda de länsgemensamma pengarna. Förslag på mallar som är användbara skickas till Erica. Ni kan även vända er till kommunikationsgruppen om ni vill ha tips/idéer på mallar. Gruppen har fortfarande en vakans och från årsskiftet saknas samordnare. Hör av er till
Erica om ni har en person som ersättare. Frågan om samordnare går i ett första läge tillbaks till arbetsgruppen. En annan lösning kan vara att någon av cheferna tar på sig samordnarskapet. Beslut: beslut om frågan tas på februarimötet om ingen i arbetsgruppen nappar. Bibliografisk service Gruppen undrar hur detaljerad beskrivningen ska vara för den fördjupade konsekvensbeskrivningen av Librisövergången, vilket förra chefsmötet beslutade om. Förslag kom om att ta upp kända erfarenheter och förändringar som påverkar det dagliga arbetet. Läslust Inga anmärkningar E-boksgruppen En vakans har uppstått i och med att Karin Stridsman bytt jobb. Hör av er till Erica eller Lotta om ni har förslag på ersättare. 13 Kvalitetsarbete genom observationer Punkten flyttades till nästa chefsmöte men alla mötesdeltagare fick med sig boken Från Kalix till Ystad observationer på folkbibliotek av Malin Ögland. 14 Länskonferensen Arbetsgruppen berättade om tankarna runt länskonferensen i Kiruna. Sedan tidigare är datum satt till 28-29/5-2015. Temat kommer att bli läsfrämjade samt övergången till Libris/Dewey. Barnpoesiåret ges utrymme istället för att en särskild slutkonferens anordnas. Utgångspunkten för Barnpoesiårspunkten blir att ge goda exempel på hur man kan arbeta läsfrämjande. Andra viktiga inslag under konferensen blir gruppdiskussioner, studiebesök samt utdelningen av Aurorastipendiet. Kom ihåg att skicka nomineringar till Bibbi! Innehåll samt pris spikas på nästa chefsmöte. Anmälningstiden blir kort! Beslut: Konferensavgift och hotellavgift separeras. 15 Händer i länet Kiruna En omorganisation av förvaltningarna gör att biblioteket fr o m årsskiftet sorterar under skolan. Kulturen får ett eget kulturutskott med egna politiker medan förvaltningschefen blir kulturchef. Konceptet öppet bibliotek gör det möjligt för privatpersoner att boka biblioteket för exempelvis barnkalas. Överkalix
Julspel i december, tomtemor och tomtefar på besök. Utställningar. Biblioteksplanen ute på remiss. Kalix Pensionsavgångar under kommande år. Förhoppningen är att samtliga tjänster återbesätts. Årets sista kafékväll går snart av stapeln. För övrigt pågår planering för nästa års utställningar. Kalix lilla trästad. Boden Tillväxtförvaltningen förändras, eventuellt blir det en ny KoF-förvaltning. När biblioteket hade skyltsöndagsöppet delades priset för Årets bokbuss ut. Kommunalrådet utlovade då en litteraturfestival i klass med bokmässan!! RFID på gång Övertorneå En tjänstledighet innebär att vikarie måste rekryteras. Många nyanlända flyktingar, oklart om/hur det påverkar verksamheten. För övrigt business as usual. Luleå Många nya ledamöter i nämnden, oklart om det får inverkan på verksamheten. Politiskt beslut om att företagsservicen läggs ned, mer krut ska läggas på ungdomsanstalten/häktet. Boken kommer äntligen på gång. Arbetet med biblioteksplanen fortskrider. Bok- och bild för 2015 har börjat planeras. Älvsbyn Övergång till Windows 7 i hela kommunen. Förändrat samarbetet med BVC. Kommunalrådet bjuds in för att dela ut boken. RFID på gång. Politisk stabilitet råder. Arjeplog Tomtemor ska ut och läsa sagor. Kommunchefen har sagt upp sig, återstår att se om det innebär några förändringar.
Kulturskolan. Jokkmokk Kulturveckan som startade i september pågår fortfarande. Många nyanlända. Internationell aftonen under namnet Mat på olika språk som arrangerades i Porjus och Vuollerim var mycket lyckad, ska även prövas på centralorten. Pepparkakshustävling. Piteå Biblioteket fick ta del av den kommunala kulturmiljonen. Har resulterat i ett antal extra Kafé å läs-program som Maj-Gull Axelsson, Jonas Hassen Khemiri samt, förutseende nog, årets Augustprisvinnare Kristina Sandberg. Det snart färdigställda Allaktivitetshuset innebär att Konsthallen flyttas från stadsbiblioteket vilket innebär större utrymme för biblioteksverksamheten. Arbetet med att revidera biblioteksplanen är påbörjat. Länsbiblioteket Oklart om det blir några förändringar när Kent Ögren ersätts. Svårt att veta vad som händer med kulturfrågorna. Sparbeting 1,6 % Pengar äskade för en tjänst på 50 % för arbetet med läslust. (Bifölls på landstingsstyrelsens möte 9/12.) Samarbetet Biblioteken i Norrbotten är fokus, därutöver Norrbottensförfattare.se. Övriga frågor På bokbussträffen i Kiruna kom en fråga till chefsgruppen om att framtida möten ska infalla vart annat år och anordnas som lunch till lunch möte med övernattning. Mötena ska inte ske samma år som länskonferensen. Nästa möte sker dock i Haparanda 2015 och den nya förordningen gäller först från 2016. Beslut: Mötet beslutade att godkänna förslaget. Uthämtning av reserverade medier Luleå lyfte frågan om att det är många böcker som skickas som inte hämtas ut, i Luleås fall 35-40 böcker per vecka, mest facklitteratur. Övriga mötesdeltagare kände igen fenomenet men upplever det inte som ett problem, än så länge. Eskalerar okynnesreserveringen kanske vi tvingas ta omtag och införa reservationsavgifter. Sekreterare Micael Jonsson