Sammanträde med Tekniska nämnden

Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Tekniska nämnden Tid: Tisdagen den 21 Maj 2013, kl 14.00 Plats: Skräddaren, Sveagatan 12, Alingsås Information och överläggningar A/ Dp - Bostäder vid Frostvägen B/ Ekonomisk uppföljning C/ Förvaltningschefen, aktuell information Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Tertialuppföljning 2013 (T1), ekonomi, åtaganden m.m. tekniska förvaltningen 2. Attestlista för tekniska förvaltningen 2013. revidering 3. Reviderad delegationsordning 4. Revisionsrapport 2012. genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013, granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling 5. Delegerade beslut 2013 6. Inkomna skrivelser 2013 Övrigt Anita Skoglund (M) Ordförande Gunilla Hedman Sekreterare Tel: 0322-616207 E-post: Gunilla.hedman@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: 0322-61 60 00 Fax: 0322-61 67 30 E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats: www.alingsas.se

Ärende 1 Tertialuppföljning 2013 (T1), ekonomi, åtaganden m.m. tekniska förvaltningen

Tekniska kontoret Datum: 2013-04-30 Tekniska nämnden Handläggare: Martin Wollhag Direktnr: Beteckning: 2013.156 TN TERTIALUPPFÖLJNING 2013 (T1), EKONOMI, ÅTAGANDEN MM TEKNISKA FÖRVALTNINGEN ÄRENDET Den första uppföljningen år 2013 som är ett beslutsärende (enligt styrmodellen) är också den första där vi följer upp åtaganden. Uppföljningen är dock i huvudsak en ekonomisk uppföljning. För att göra dokumentet mer läsbart har anvisningarna som tagits fram av kommunledningskontoret klippts in i bifogad bilaga med kursiv stil. FÖRSLAG TILL BESLUT Tekniska nämnden beslutar att godkänna Tertialuppföljning 2013, ekonomi, åtaganden mm för tekniska förvaltningens verksamheter enligt bilaga. Barbro Sundström Teknisk chef Martin Wollhag Ekonomienhetschef/Controller Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum: 2013-05-02

Riktlinjer för våruppföljning per 30 april 2013 Årets första uppföljning, den s k våruppföljningen, är en tertialuppföljning (T1) av kommunens verksamhet och skall ske utifrån kriterierna kvalitet, volym och ekonomi. Uppföljningen utgör kommunstyrelsens rapport till kommunfullmäktige. Ni skall använda Er av den mall som finns bifogad för att underlätta vår sammanställning. Nämnden har ett ansvar för att åtaganden, medel och verksamhet överensstämmer med varandra. Nämnden förutsätts därför parera förändringar under året och fortlöpande vidta åtgärder i verksamheten. Prognosen skall visa det resultat som nämnden tror att den kommer att redovisa i bokslutet efter att åtgärder är vidtagna. Under rubriken "slutsatser och åtgärder" skall vidtagna och/eller planerade åtgärder redovisas. En negativ budgetavvikelse ska pareras genom åtgärdsförslag beslutade av nämnden. Negativ budgetavvikelse får alltså inte lämnas utan åtgärd. Gata & Park/natur Resultaträkning och investeringar Flerårsstrategin 2013 Ni använder er av den av fullmäktige beslutade flerårsstrategin 2013-2015 (2012-06-20, 129) vid uppföljningen. Kostnader skall anges som negativa tal. När det gäller investeringar, är det den investeringsbudget som beslutats av kommunfullmäktige som skall användas. Prognos 1 Helårsprognos med första tertialet som grund (mnkr). (Kostnader som negativa tal) Resultaträkning Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 Avvikelse Verksamhetens intäkter 12,6 12,6 0,0 Verksamhetens kostnader -43,7-43,7 0,0 Avskrivningar -14,0-14,0 0,0 Verksamhetens nettokostnader -45,1-45,1 0,0 Kommunbidrag 57,1 57,1 0,0 Finansnetto -11,0-11,0 0,0 Resultat före extraordinära poster 1,0 1,0 0,0 Extraordinära poster Förändring av eget kapital 1,0 1,0 0,0 Ingående eget kapital 0,0 0,0 Utgående eget kapital 1,0 1,0 0,0 1

Investeringar Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 Expansionsinvestering Ej tillämpbar 15,9 Imageinvestering Ej tillämpbar 0,0 Reinvestering Ej tillämpbar 11,6 Anpassningsinvestering Ej tillämpbar 9,0 Investeringar totalt 0,0 36,5 Ekonomisk sammanfattning Först korta kommentarer kring avvikelser från driftbudgeten. Kommentarerna ska inledas med kommentarer kring avvikelser, totalt för nämnden. På detta sätt får politiken snabbt en bild av nämndens avvikelse från budget och vad avvikelsen beror på. Vill nämnden dessutom redovisa avvikelser mer i detalj, per exempelvis huvudverksamhet, kan det göras därefter. Därefter ska korta kommentarer kring nämndens investeringar göras. Eventuella avvikelser från investeringsbudget skall förklaras. Ekonomisk sammanfattning Drift I dagsläget redovisas ett resultat som är i nivå med budget. För att få ökad förståelse vad detta i innebär skall dock följande tilläggas: Ansvarsenheten har budgeterat ett överskott för att ta igen gammalt underskott av eget kapital. Detta underskott utraderades dock redan 2012 beroende av att försäljning av parkeringsplatser fördes på resultatet som en intäkt. Försäljning av allmän platsmark till ett värde på ca 600 tkr har förts som en intäkt då inget värde på marken finns redovisat som en anläggningstillgång. Dessa typer av intäkter är obudgeterade och skall inte finansiera ordinarie verksamhet. Ett obudgeterat investeringsbidrag till en vägförening för upprättande av en gång och cykelväg belastar resultatet med ca 800 tkr under 2013. Byte av redovisningsprincip under 2012 innebär att asfaltsunderhåll normalt redovisas som investering istället för kostnad. På kort sikt innebär detta ett ökat utrymme i driftbudgeten. 2

Investeringar Anledning till att nämnden har investeringar som expansion trots att dessa ligger under kommunstyrelsens ansvar beror på att dessa är investeringar som beslutats om i tidigare budgetar och därför skall utföras. Dessutom ligger utgifter på ca 13 mkr för parkeringsköp i den nya parkeringsanläggningen i kv. Bryggaren. Uppdelning i av investeringsprojekt har ej genomförts på ansvarsenhetsnivå utifrån EIRA-klassificering och därför benämns budgetkolumnen som ej tillämpbar. De investeringar som utförs på uppdrag av kommunstyrelsen finns inte redovisade i prognosen. Avvikelser från fastställda åtaganden Kommunstyrelsen fastställde 2013-02-11, 5, nämndernas åtaganden. Enligt styrmodellen skall kommunstyrelsen rapportera nämndernas samlade åtaganden till fullmäktige i året första uppföljning. Kommunfullmäktige har sedan möjlighet att reagera på om åtagandena är tillräckliga för att uppnå de prioriterade målen. Om nämnden redan i denna uppföljning kan konstatera att det finns ett eller flera åtaganden som man inte kommer att kunna uppfylla under året skall detta rapporteras under denna rubrik. Nämnden ska rapportera vilket åtagande det gäller, vilken indikator och övergripande mål åtagandet tillhör och orsaken till varför åtagandet inte kommer att kunna uppfyllas. Avvikelser från fastställda åtaganden Inga större avvikelser från beslutade åtaganden. Redovisning till nämnd av alla åtaganden sker till som separat information. Slutsatser och åtgärder Uppföljningen avslutas med en kort analys och slutsats av prognosen samt en beskrivning av eventuella åtgärder till följd av rapportens slutsatser och resultat. En negativ budgetavvikelse får inte lämnas utan redovisning av vilka aktiva åtgärder nämnden vidtar för att få ekonomin i balans. Slutsatser och åtgärder Arbetet med att effektivisera och göra investeringsprocessen mer ändamålsenlig fortsätter. Arbetet med att införa ett verksamhetsledningssystem har saktat in och istället fokuserar nämnden på att få ordning på processerna för att göra verksamheterna mer kostnadseffektiva. Stora resurser kommer att läggs på förberedelser att lägga ut delar av parkverksamheten på entreprenad under det kommande året. 3

Kostnader och intäkter per huvudverksamhet Belopp i mnkr Budget 2013 Prognos 1 Diff 2013 +/- Kostnader Politisk verksamhet -0,2-0,2 0,0 Gemensamma kostnader -3,9-3,9 0,0 Gata ledning -1,5-1,5 0,0 Utförarverksamhet Gata (netto) -0,6-0,6 0,0 Gator och vägar -33,7-33,7-0,1 Konstbyggnader -1,2-1,2 0,0 Torghandel -0,2-0,2 0,0 Trafik och parkerings-övervakning -2,0-2,1 0,0 Vägföreningar -2,2-3,0-0,8 Park ledning -1,1-1,1 0,0 Utförarverksamhet Park (netto) 0,0 0,0 0,0 Parkmark -10,2-10,2 0,0 Naturmark -3,8-3,8 0,0 Summa -60,5-61,4-0,9 Intäkter Gata ledning 0,0 0,1 0,1 Utförarverksamhet 0,6 0,6 0,0 Gator och vägar 0,6 1,4 0,8 Konstbyggnader 0,0 0,0 0,0 Torghandel 0,1 0,1 0,0 Trafik och parkerings-övervakning 1,1 1,1 0,0 Vägföreningar 0,0 0,0 0,0 Park ledning 0,0 0,0 0,0 Utförarverksamhet Park 0,0 0,0 0,0 Parkmark 0,3 0,3 0,0 Naturmark 0,8 0,8 0,0 Kommunbidrag 0,0 Summa 3,5 4,4 0,9 Netto -57,0-57,0 0,0 4

Riktlinjer för våruppföljning per 30 april 2013 Årets första uppföljning, den s k våruppföljningen, är en tertialuppföljning (T1) av kommunens verksamhet och skall ske utifrån kriterierna kvalitet, volym och ekonomi. Uppföljningen utgör kommunstyrelsens rapport till kommunfullmäktige. Ni skall använda Er av den mall som finns bifogad för att underlätta vår sammanställning. Nämnden har ett ansvar för att åtaganden, medel och verksamhet överensstämmer med varandra. Nämnden förutsätts därför parera förändringar under året och fortlöpande vidta åtgärder i verksamheten. Prognosen skall visa det resultat som nämnden tror att den kommer att redovisa i bokslutet efter att åtgärder är vidtagna. Under rubriken "slutsatser och åtgärder" skall vidtagna och/eller planerade åtgärder redovisas. En negativ budgetavvikelse ska pareras genom åtgärdsförslag beslutade av nämnden. Negativ budgetavvikelse får alltså inte lämnas utan åtgärd. Avfall Resultaträkning och investeringar Flerårsstrategin 2013 Ni använder er av den av fullmäktige beslutade flerårsstrategin 2013-2015 (2012-06-20, 129) vid uppföljningen. Kostnader skall anges som negativa tal. När det gäller investeringar, är det den investeringsbudget som beslutats av kommunfullmäktige som skall användas. Prognos 1 Helårsprognos med första tertialet som grund (mnkr). (Kostnader som negativa tal) Resultaträkning Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 Avvikelse Verksamhetens intäkter 34,6 34,6 0,0 Verksamhetens kostnader* -30,4-29,3 1,1 Avskrivningar -3,9-3,9 0,0 Verksamhetens nettokostnader 0,3 1,4 1,1 Kommunbidrag 0,0 0,0 0,0 Finansnetto -0,1-0,3-0,2 Resultat före extraordinära poster 0,2 1,1 0,9 Extraordinära poster Förändring av eget kapital 0,2 1,1 0,9 Ingående eget kapital 11,1 11,1 Utgående eget kapital 11,3 12,2 0,9 * inkl gemensamma kostnader Investeringar Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 avvikelse Expansion ej applicerbar 11,1 0,0 Reinvestering ej applicerbar 0,9 0,0 Anpassningsinvestering ej applicerbar 5,2 0,0 Investeringar totalt 1 0,0 17,2 0,0

Ekonomisk sammanfattning Först korta kommentarer kring avvikelser från driftbudgeten. Kommentarerna ska inledas med kommentarer kring avvikelser, totalt för nämnden. På detta sätt får politiken snabbt en bild av nämndens avvikelse från budget och vad avvikelsen beror på. Vill nämnden dessutom redovisa avvikelser mer i detalj, per exempelvis huvudverksamhet, kan det göras därefter. Därefter ska korta kommentarer kring nämndens investeringar göras. Eventuella avvikelser från investeringsbudget skall förklaras. Ekonomisk sammanfattning Drift Det positiva resultatet på +1,1 mnkr härrör till minskade transportkostnader. Investeringar Den lägre investeringsprognosen härrör till FNI projektet (Fastighetsnära insamling) Detta då en lägre anslutningsgrad än beräknat påverkar investeringen av kärl. Avvikelser från fastställda åtaganden Kommunstyrelsen fastställde 2013-02-11, 5, nämndernas åtaganden. Enligt styrmodellen skall kommunstyrelsen rapportera nämndernas samlade åtaganden till fullmäktige i året första uppföljning. Kommunfullmäktige har sedan möjlighet att reagera på om åtagandena är tillräckliga för att uppnå de prioriterade målen. Om nämnden redan i denna uppföljning kan konstatera att det finns ett eller flera åtaganden som man inte kommer att kunna uppfylla under året skall detta rapporteras under denna rubrik. Nämnden ska rapportera vilket åtagande det gäller, vilken indikator och övergripande mål åtagandet tillhör och orsaken till varför åtagandet inte kommer att kunna uppfyllas. Avvikelser från fastställda åtaganden Tekniska nämndens åtagande 12. I Alingsås minskar vi vår miljöpåverkan genom energieffektiv omställning Tekniska nämnden åtar sig att - B) Ruttoptimera hämtning av avfall och egna avfallstransporter i övrigt Avfallsavdelningens kommentar: Arbetet pågår, vi ligger i ett mellanläge där ruttoptimering inte är en självklarhet nu när vi byter hämtsystem. 2

Slutsatser och åtgärder Uppföljningen avslutas med en kort analys och slutsats av prognosen samt en beskrivning av eventuella åtgärder till följd av rapportens slutsatser och resultat. En negativ budgetavvikelse får inte lämnas utan redovisning av vilka aktiva åtgärder nämnden vidtar för att få ekonomin i balans. Slutsatser och åtgärder Då avfallsavdelningen är i ett förändringsskede i och med införandet av fastighetsnära insamling så kommer det ske förändringar driftsmässigt sett. Hur detta kommer att påverka verksamheten kostandsmässigt är svårt att beräkna i dagsläget. Kostnader Belopp i mnkr och intäkter Budget per huvudverksamhet 2013 Prognos 1 Diff 2013 +/- Kostnader Politisk verksamhet Gemensamma kostnader -1,9-1,9 0,0 Avfallsledning -3,8-3,7 0,1 Avfallshantering ÅVC -17,8-16,5 1,3 Hämtning Hushållsavfall -10,9-11,4-0,5 Summa -34,4-33,5 0,9 Intäkter Ränta eget kapital 0,7 0,7 0,0 Avfall ledning 27,5 27,5 0,0 Avfallshantering ÅVC 6,4 6,4 0,0 0,0 Kommunbidrag 0,0 Summa 34,6 34,6 0,0 Netto 0,2 1,1 0,9 3

Riktlinjer för våruppföljning per 30 april 2013 Årets första uppföljning, den s k våruppföljningen, är en tertialuppföljning (T1) av kommunens verksamhet och skall ske utifrån kriterierna kvalitet, volym och ekonomi. Uppföljningen utgör kommunstyrelsens rapport till kommunfullmäktige. Ni skall använda Er av den mall som finns bifogad för att underlätta vår sammanställning. Nämnden har ett ansvar för att åtaganden, medel och verksamhet överensstämmer med varandra. Nämnden förutsätts därför parera förändringar under året och fortlöpande vidta åtgärder i verksamheten. Prognosen skall visa det resultat som nämnden tror att den kommer att redovisa i bokslutet efter att åtgärder är vidtagna. Under rubriken "slutsatser och åtgärder" skall vidtagna och/eller planerade åtgärder redovisas. En negativ budgetavvikelse ska pareras genom åtgärdsförslag beslutade av nämnden. Negativ budgetavvikelse får alltså inte lämnas utan åtgärd. Vatten & avlopp Resultaträkning och investeringar Flerårsstrategin 2013 Ni använder er av den av fullmäktige beslutade flerårsstrategin 2013-2015 (2012-06-20, 129) vid uppföljningen. Kostnader skall anges som negativa tal. När det gäller investeringar, är det den investeringsbudget som beslutats av kommunfullmäktige som skall användas. Prognos 1 Helårsprognos med första tertialet som grund (mnkr). (Kostnader som negativa tal) Resultaträkning Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 Avvikelse Verksamhetens intäkter 50,5 50,8 0,3 Verksamhetens kostnader* -41,5-42,2-0,7 Avskrivningar -5,7-5,8-0,1 Verksamhetens nettokostnader 3,3 2,8-0,5 Kommunbidrag 0,0 0,0 0,0 Finansnetto -3,7-3,7 0,0 Resultat före extraordinära poster -0,4-0,9-0,5 Extraordinära poster Förändring av eget kapital -0,4-0,9-0,5 Ingående eget kapital 6,3 6,3 Utgående eget kapital 5,9 5,4-0,5 * inkl gemensamma kostnader 1

Investeringar Belopp i mnkr Budget Prognos 1 2013 2013 avvikelse Expansionsinvesteringar Ej tillämbar 31,2 0,0 Reinvestering Ej tillämbar 0,7 0,0 Anpassningsinvestering Ej tillämbar 23,7 0,0 Investeringar totalt 0,0 55,6 0,0 Ekonomisk sammanfattning Först korta kommentarer kring avvikelser från driftbudgeten. Kommentarerna ska inledas med kommentarer kring avvikelser, totalt för nämnden. På detta sätt får politiken snabbt en bild av nämndens avvikelse från budget och vad avvikelsen beror på. Vill nämnden dessutom redovisa avvikelser mer i detalj, per exempelvis huvudverksamhet, kan det göras därefter. Därefter ska korta kommentarer kring nämndens investeringar göras. Eventuella avvikelser från investeringsbudget skall förklaras. Ekonomisk sammanfattning Drift Det negativa resultatet på ca 0,5 tkr består av följande under-/överskott: Ej budgeterade ersättningar för ledningsrätt och servitut till fastighetsägare, vilka betalas ut fr o m 2013. Ej budgeterad projektledartjänst. Överskott på personalkostnader på vattenverken pga sjukskrivningar Eventuellt överskott som beror på lägre elkostnad än budgeterat på pumpstaionsverksamheten pga mindre nederbörd under första tertialet Investeringar Anledning till att nämnden har investeringar som expansion trots att dessa ligger under kommunstyrelsens ansvar beror på att dessa är investeringar som beslutats om i tidigare budgetar och därför skall utföras. De expansionsinvesteringar som VAverksamheten kommer att arbeta med under 2013 är flera exploaterings- respektive omvandlingsområden samt tryckavloppsledning Hemvägen. Avvikelser från fastställda åtaganden Kommunstyrelsen fastställde 2013-02-11, 5, nämndernas åtaganden. Enligt styrmodellen skall kommunstyrelsen rapportera nämndernas samlade åtaganden till fullmäktige i året första uppföljning. Kommunfullmäktige har sedan möjlighet att reagera på om åtagandena är tillräckliga för att uppnå de prioriterade målen. 2

Om nämnden redan i denna uppföljning kan konstatera att det finns ett eller flera åtaganden som man inte kommer att kunna uppfylla under året skall detta rapporteras under denna rubrik. Nämnden ska rapportera vilket åtagande det gäller, vilken indikator och övergripande mål åtagandet tillhör och orsaken till varför åtagandet inte kommer att kunna uppfyllas. Avvikelser från fastställda åtaganden Inga större avvikelser att rapportera Slutsatser och åtgärder Uppföljningen avslutas med en kort analys och slutsats av prognosen samt en beskrivning av eventuella åtgärder till följd av rapportens slutsatser och resultat. En negativ budgetavvikelse får inte lämnas utan redovisning av vilka aktiva åtgärder nämnden vidtar för att få ekonomin i balans. Slutsatser och åtgärder Ett nytt arbetssätt i exploateringsprocessen med ordentliga förkalkyler där samtliga ekonomiska konsekvenser i kommunen beskrivs har lett till tätare och bättre dialog mellan de berörda verksamheterna. Detta leder till mer tillförlitliga budgetar och prognoser. Den negativa avvikelsen om 0,5 mnkr hanteras inom ramen för VA-verksamhetens egna kapital. Inför budget 2014 överväger VA-verksamhetens ledning att inte höja va-taxorna, som en åtgärd, som syftar på att minska det egna kapitalet. 3

Kostnader och intäkter per huvudverksamhet Belopp i mnkr Budget 2013 Prognos 1 Diff 2013 +/- Kostnader Politisk verksamhet -0,3-0,3 0,0 Gemensamma kostnader -2,0-2,0 0,0 VA ledning -2,7-3,0-0,3 Vattenverk -11,3-11,2 0,1 Avloppsreningsverk -16,7-16,7 0,0 Ledningsnät -18,1-18,7-0,6 Summa -51,1-51,9-0,8 Intäkter Ränta eget kapital 0,1 0,1 0,0 VA ledning 47,0 47,0 0,0 Vattenverk 0,2 0,2 0,0 Avloppsreningsverk 2,5 2,5 0,0 Ledningsnät 0,9 1,2 0,3 Kommunbidrag 0,0 Summa 50,7 51,0 0,3 Netto -0,4-0,9-0,5 4

Ärende 2 Attestlista för tekniska förvaltningen 2013. revidering

Datum: 2013-05-15 Tekniska nämnden Handläggare: Bo Norling Alingsås Direktnr: 616 337 Beteckning: Attestlista för tekniska förvaltningen 2013 - revidering Ärendebeskrivning Gällande attestlista för tekniska förvaltningen antogs 2013-02-04, 2. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef för både samhällsbyggnadskontoret och tekniska förvaltningen och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver attestlistan revideras. Samtidigt har också förvaltningen sett över övriga attestanter och tagit bort tjänstemän som inte längre är aktuella, då de slutat sin tjänst samt kompletterat med tillkomande anställningar. Beredning Ekonomienheten har upprättat förslag till ny attestlista för tekniska förvaltningen. Förslaget innehåller förutom ovan nämnda förändringar en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och bitr förvaltningschef till 3 500 000 kr (nu 2 000 000 kr) för att tillmötesgå revisionens synpunkter kring tillfälliga höjningar av attestbelopp vid stora fakturor. En genomgång under 2012 och 2103 visar att inga fakturor under denna period har överstigit 3 500 000 kr. Förslag till beslut i Tekniska nämnden Nämnden fastställer upprättat förslag till reviderad attestlista för 2013. Barbro Sundström Förvaltningschef Bo Norling Bitr. förvaltningschef Alingsås kommun Tekniska förvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Sveagatan 12 Telefon 0322-61 60 00 E-post: tekniska.namnden@alingsas.se Webbplats: www.alingsas.se

Attestlista 2013 Bilaga 1 Konto är alltid 4-8* Tekniska förvaltningen Uppdaterad: 2013-05-14 En ekonom kan alltid ersätta vid beslutsattest (upp till 100 tkr), men får endast användas i undantagsfall. Ekonom kan alltid ersätta (upp till 100 tkr) vid godkännandeattest men endast i undantagsfall, när ingen annan kan attestera. Permanent anteckning på fakturan skall göras om varför person går in som ersättare. Ansvar Ansvar text Verksamh. Verksamhet text Attestant Beslut Belopp beslut Ersättare beslut Belopp ersättare beslut Godkännare Belopp godkännare Ersättare godk. Belopp ersättare godk. titel senaste ändring datum 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Bo Norling x 3 500 000 x 3 500 000 Biträdande Förvaltningschef 2013-04-29 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Barbro Sundström x 3 500 000 x 3 500 000 Förvaltningschef 2013-04-29 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Anita Skoglund x 3 500 000 x 3 500 000 Ordförande TN 2013-04-29 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Martin Wollhag x 200 000 Enehetschef ekonomienheten, controller 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Tapani Jumisko x 200 000 Inköpsansvarig 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Margareta Battisti x 200 000 Informatör 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Börge Davidsson x 40 000 Personalman 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Marlene Karlin x 100 000 x 100 000 Ekonom 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Isabella Ek x 100 000 x 100 000 Ekonom 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Birgit Thorman x 100 000 x 100 000 Ekonom 2* tekniska förvaltningen (hela) * alla verksamheter Ewa Strandberg x 100 000 Administratör 20 Teknisk nämnd 10002 Politisk verksamhet Gunilla Hedman x 40 000 Utredare / nämndsekreterare 20 Teknisk nämnd 10002 Politisk verksamhet Ulrika Samuelsson x 40 000 x 40 000 Avdelningschef adm avd. 21 Stab tf 94001 Stab tf Tomas Carlsson x 40 000 Utredare / fordonsansvarig 21 Stab tf 94001 Stab tf Gunilla Hedman x 40 000 Utredare / nämndsekreterare 21 Stab tf 94001 Stab tf Conny Josefsson x 40 000 Utredare 21 Stab tf 94001 Stab tf Anna Hansson x 40 000 Miljöingenjör 21 Stab tf 94001 Stab tf Börge Davidsson x 40 000 Personalman 21 Stab tf 94001 Stab tf Rose-Marie Jansson x 40 000 Administratör 21 Stab tf 94001 Stab tf Ulrika Samuelsson x 40 000 x 40 000 Avdelningschef adm avd. 2013-04-29 211 Ekonomienhet 94002 Ekonomienhet Martin Wollhag x 40 000 x 40 000 Enehetschef ekonomienheten, controller 211 Ekonomienhet 94002 Ekonomienhet Birgit Thorman x 40 000 Ekonom 211 Ekonomienhet 94002 Ekonomienhet Marlene Karlin x 40 000 Ekonom 211 Ekonomienhet 94002 Ekonomienhet Isabella Ek x 40 000 Ekonom 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Martin Wollhag x 200 000 x 500 000 x 500 000 Enehetschef ekonomienheten, controller 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Tapani Jumisko x 500 000 Inköpsansvarig 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Maria Widell Andersson x 500 000 Administratör mk 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Junis Carlsson x 50 000 Administratör sbk 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Anita Claesson x 500 000 Administratör mk 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Willy Schånberg x 50 000 GIS-samordnare SBK 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Carina Gillqvist x 50 000 Administratör sbk 21 Gemensamma kostnader SVEA 94004 Gemensamma kostnader SVEA Conny Josefsson x 50 000 Utredare 212 Fordonsansvarig 92091 Fordonshantering Tomas Carlsson x 40 000 x 500 000 Utredare / fordonsansvarig 212 Fordonsansvarig 92091 Fordonshantering Martin Wollhag x 500 000 Enehetschef ekonomienheten, controller 212 Fordonsansvarig 92091 Fordonshantering Ewa Strandberg x 500 000 Administratör 212 Fordonsansvarig 92091 Fordonshantering Roland Andersson x 100 000 Verkstadsansvarig 212 Fordonsansvarig 92091 Fordonshantering Tapani Jumisko x 500 000 Inköpsansvarig 213 Personalman 94003 Personalman Börge Davidsson x 40 000 x 200 000 Personalman 24x Gatuchef 24x, 9401x Hela gata Åke Aronsson x 2 000 000 x 2 000 000 Gatuchef 24 Gatuchef 249 Ledning Gata Bo Karlsson x 100 000 Kalkylator 24 Gatuchef 249 Ledning Gata Håkan Danielsson x 100 000 Projektör 24 Gatuchef 249 Ledning Gata VAKANT x 40 000 x 2 000 000 Tf gatuchef 24 Gatuchef 249 Ledning Gata Roland Andersson x 40 000 Verkstadsansvarig 24 Gatuchef 249 Ledning Gata Karl-Gustav Liljeäng x 40 000 x 2 000 000 Produktionsledare Gata 24 Gatuchef 249 Ledning Gata Peter Johansson x 2 000 000 Lagerhantering 24 Gatuchef 2496 Trafik Andersson Lennart x 100 000 Trafikingenjör 24 Gatuchef 2496 Trafik Marino Pozzi x 100 000 Trafikingenjör 24 Gatuchef 2496 Trafik Kjell-Eve Jäderström x 100 000 Trafiksäkersansvarig 24 Gatuchef 2496 Trafik Maria Malmström x 100 000 Parkeringsövervakare 24 Gatuchef 2495 Torg Rose-Marie Jansson x 50 000 Administratör 24 Gatuchef 2495 Torg Marino Pozzi x 50 000 24 Gatuchef 2491 Gator och vägar Karl-Gustav Liljeäng x 40 000 x 2 000 000 Produktionsledare Gata 24 Gatuchef 2491 Gator och vägar VAKANT x 40 000 x 2 000 000 Tf gatuchef 24 Gatuchef 2491 Gator och vägar Peter Johansson x 2 000 000 Lagerhantering 24 Gatuchef 2491 Gator och vägar Marino Pozzi x 400 000 24 Gatuchef 2492-4 GC, konstbyggn och parkering Karl-Gustav Liljeäng x 40 000 x 100 000 Produktionsledare Gata 24 Gatuchef 2492-4 GC, konstbyggn och parkering VAKANT x 40 000 x 100 000 Tf gatuchef 24 Gatuchef 2492-4 GC, konstbyggn och parkering Peter Johansson x 100 000 Lagerhantering 24 Gatuchef 2492-4 GC, konstbyggn och parkering Marino Pozzi x 50 000 24 Gatuchef 24980 Vägföreningar Marino Pozzi x 100 000 Trafikingenjör 24 Gatuchef 24980 Vägföreningar Karl-Gustav Liljeäng x 40 000 x 100 000 Produktionsledare Gata 24 Gatuchef 24980 Vägföreningar VAKANT x 40 000 x 100 000 Tf gatuchef 241 Utföranenhet 9401x Utföranenhet Karl-Gustav Liljeäng x 40 000 x 2 000 000 Produktionsledare Gata 241 Utföranenhet 9401x Utföranenhet VAKANT x 40 000 x 2 000 000 Tf gatuchef 241 Utföranenhet 9401x Utföranenhet Roland Andersson x 100 000 Verkstadsansvarig 241 Utföranenhet 9401x Utföranenhet Peter Johansson x 1 000 000 Lagerhantering 25x Parkchef 25x, 9402x hela park Maria Borisson x 2 000 000 x 2 000 000 Parkchef 25 Parkchef 25 Ledning park Ewa Strandberg x 100 000 Administratör 25 Parkchef 25 Ledning park Roland Hallin x 1 000 000 Parkmästare 25 Parkchef 25 Ledning park Mikael Bank x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 9402 Utförarenhet Roland Hallin x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 9402 Utförarenhet Mikael Bank x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 9402 Utförarenhet Roland Andersson x 40 000 Verkstadsansvarig 251 Parkmästare 2501 Parkmark Roland Hallin x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 2501 Parkmark Mikael Bank x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 2502 Lekplatser Roland Hallin x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare 251 Parkmästare 2502 Lekplatser Mikael Bank x 40 000 x 1 000 000 Parkmästare

Ansvar Ansvar text Verksamh. Verksamhet text Attestant Beslut Belopp beslut Ersättare beslut Belopp ersättare beslut Godkännare Belopp godkännare Ersättare godk. Belopp ersättare godk. titel senaste ändring datum 252 Skogsmästare 2503 Naturmark Anna Lindquist x 40 000 x 1 000 000 Skogsmästare 252 Skogsmästare 2503 Naturmark Stefan Johansson x 40 000 x 1 000 000 Tf skogsmästare 252 Skogsmästare 2503 Naturmark Roland Andersson x 40 000 Verkstadsansvarig 252 Skogsmästare 2507 Naturreservat Anna Lindquist x 40 000 x 1 000 000 Skogsmästare 252 Skogsmästare 2507 Naturreservat Stefan Johansson x 40 000 x 1 000 000 Tf skogsmästare 27x Avfallschef 87* hela avfall Vakant x 2 000 000 x 2 000 000 Avfallschef 27x Avfallschef 87* hela avfall Dan Ohlsson x 40 000 x 2 000 000 Driftledare 27 Avfallschef 87000 Ledning avfall Marie Bartelsen x 250 000 Administratör 27 Avfallschef 87000 Ledning avfall Anna Hansson x 40 000 Miljöingenjör 271 Driftschef Insamling 8703 Insamling Marie Bartelsen x 250 000 Administratör 271 Driftschef Insamling 8703 Insamling Tomas Andersson x 40 000 Avfall 271 Driftschef Insamling 8703 Insamling Roland Andersson x 40 000 Verkstadsansvarig 271 Driftschef Insamling 8709 Övrig insamlingsverksamhet Marie Bartelsen x 250 000 Administratör 271 Driftschef Insamling 8709 Övrig insamlingsverksamhet Tomas Andersson x 40 000 Avfall 271 Driftschef Insamling 8709 Övrig insamlingsverksamhet Roland Andersson x 40 000 Verkstadsansvarig 272 Avfallsanläggning (ÅVC) 8702x Avfallsanläggning (ÅVC) Marie Bartelsen x 250 000 Administratör 272 Avfallsanläggning (ÅVC) 8702 Avfallsanläggning (ÅVC) Tomas Andersson x 40 000 Avfall 29x VA-chef 865* hela VA Kristian Grötting x 2 000 000 x 3 500 000 VA-chef 29x VA-chef 865* hela VA Tommy Blom x 2 000 000 Biträdande VA-chef 29x VA-chef 865* hela VA Jennie Eriksson x 2 000 000 Projektledare 2013-04-29 29 VA-chef 86500, 86590 Ledningsfunktion VA Gert-Inge Claesson x 2 000 000 Planeringsavdelningschef 29 VA-chef 86500, 86590 Ledningsfunktion VA Mats Andersson x 2 000 000 ARV-chef 291 Planeringsavdelning 86560-74, 86597 ledningsnät Gert-Inge Claesson x 40 000 x 2 000 000 Planeringsavdelningschef 291 Planeringsavdelning 86560-74, 86597 ledningsnät Peter Johansson x 100 000 Lagerhantering 291 Planeringsavdelning 86560-74, 86597 ledningsnät Stefan Svantesson x 100 000 291 Planeringsavdelning 86560-74, 86597 ledningsnät Mikael Svantesson x 100 000 291 Planeringsavdelning 86560-74, 86597 ledningsnät Marielouise Qvist x 100 000 VA-tekniker 292 Bitr va-chef / vattenverk 86510-20 VV Tommy Blom x 40 000 x 2 000 000 Biträdande VA-chef 292 Bitr va-chef / vattenverk 86510-20 VV Anders Bernardsson x 40 000 Driftledare 293 Driftchef avlopp 86530-50, 86595 ARV Mats Andersson x 40 000 x 2 000 000 ARV-chef 293 Driftchef avlopp 86530-50, 86595 ARV Peter Gustavsson x 40 000 293 Driftchef avlopp 86530-50, 86595 ARV Alf Olofsson x 40 000 293 Driftchef avlopp 86530-50, 86595 ARV Bernt Almqvist x 40 000 Processingenjör Balanskonton Konto 24* Utföranenhet 166x Teknisk förvaltning VAKANT x 600 000 Tf gatuchef 24* Utföranenhet 166x Teknisk förvaltning Karl-Gustav Liljeäng x 600 000 Driftledare 24* Teknisk kontoret 166x Teknisk förvaltning Åke Aronsson x 1 000 000 Gatuchef 2* Teknisk kontoret xxx Teknisk förvaltning Tomas Carlsson x 40 000 Utredare / fordonsansvarig 29* Teknisk kontoret xxx Teknisk förvaltning Gert-Inge Claesson x 40 000 Planeringsavdelningschef 29* Teknisk kontoret xxx Teknisk förvaltning Peter Johansson x 40 000 Lagerhantering

Ärende 3 Reviderad delegationsordning

Tekniska förvaltningen Datum: 2013-04-29 Tekniska nämnden Handläggare: Bo Norling Direktnr: 616337 Beteckning: 2011.114 TN Revidering av delegationsordning Ärendebeskrivning Gällande delegationsordning för tekniska nämnden antogs 2012-06-18, 53. Med anledning av att Barbro Sundström utsetts till förvaltningschef och Bo Norling till biträdande förvaltningschef behöver de delar i delegationen som omfattar delegation till teknisk chef ändras. Beredning Det finns för närvarande ingen anledning att göra någon större översyn av delegationsordning, utan denna bedöms kunna fungera mandatperioden ut, dvs. åtminstone till 31 december 2014. Således föreslås endast de ändringar som föranleds av chefsbytet. Förslag till beslut i tekniska nämnden Beteckningen Teknisk chef i gällande delegationsordning ändras till Förvaltningschef och som ersättare till förvaltningschefen införs Bitr förvaltningschef. Tekniska förvaltningen Barbro Sundström Förvaltningschef Bo Norling Bitr förvlatningschef Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum: 2013-05-02

Ärende 4 Revisionsrapport 2012. genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013, granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling

Tekniska förvaltningen Datum: 2013-05-15 Tekniska nämnden Handläggare: Bo Norling Direktnr: 616337 Beteckning: 2013.139 TN Revisionsrapport 2012. genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013, granskning av systematiskt arbetsmiljöarbete och upphandling. Ärendebeskrivning Revisorerna har genomfört en uppföljning av tidigare granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Rapporten har 2013-04-09 översänts till nämnden för yttrande inom 60 dagar. Rapporten behandlar frågorna såväl inom kommunstyrelsens område som flera andra nämnder, däribland tekniska nämnden. Betr. arbetsmiljöarbetet konstaterar revisorerna att kommunstyrelsen upprättat och förtydligat de övergripande dokument som krävs samt att de berörda nämnderna har upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar av arbetsmiljansvaret samt även i övrigt genomfört de åtgärder som revisionen föreslagit. När det gäller upphandling och inköp anser revisorerna att tekniska nämnden vidtagit samtliga åtgärder med undantag för tillfälliga höjningar i belopp för att kunna attestera större fakturor. Förvaltningens yttrande Förvaltningen noterar med tillfredsställelse att revisorerna är nöjda med de åtgärder som nämnden beslutat om och genomfört. När det gäller rekommendationen att se över attestförfarandet med tillfällig höjning (via kommunledningskontoret) för att klara enstaka stora fakturor har besluts- och godkännandebeloppen för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef höjts till 3,5 Mkr. Under 2012 och hittills under 2013 har inga fakturor över detta belopp varit aktuella, varför förvaltningen anser att även denna rekommendation är åtgärdad. Kommunstyrelsen har genom att införa en upphandlingsdatabas tagit första steget för att ha en bättre kontroll samt service till förvaltningarna. Dock saknas fortfarande en systematisk uppföljning av de för kommunen samlade inköpen under gränsen för när upphandling krävs (f.n. 200 000 kr), vilket är en brist.

Förslag till beslut i Tekniska nämnden Tekniska nämnden noterar med tillfredsställelse att revisionen är nöjda med de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av tidigare revision. Nämnden anser också att det påtalade problemet med tillfällig höjning av attestbelopp är löst genom en höjning av attestbeloppet för förvaltningschef och biträdande förvaltningschef. Nämnden anser att även inköp under upphandlingsnivån bör ingå i kommunens övergripande upphandlingsdatabas. Tekniska förvaltningen Barbro Sundström Förvaltningschef Bo Norling Bitr. förvaltningschef Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate

Revisorerna Göteborg 2013-04-09 Alingsås kommun Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Tekniska nämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Uppföljning av tidigare granskningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp Kommunens revisorer har genomfört ovanstående granskning. Rapporten fastställdes på revisionsmötet den 2 april varvid revisorerna beslutade att sända rapporten till nämnderna. Våra granskningsrapporter skall löpande redovisas till kommunfullmäktige under året. Vi planerar att lämna bifogad granskningsrapport till vår uppdragsgivare i juni månad och emotser Era kommentarer inom 60 dagar. Skicka era svar till erik.soderberg@se.ey.com samt till kommunstyrelsen@alingsas.se för registrering i Revisionens diarium. Med vänliga hälsningar Erik Söderberg På uppdrag av kommunens revisorer Kopia till: Kommunfullmäktiges presidium

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2012/2013 Alingsås kommun Uppföljning av tidigare granskningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp 111 ERNST & YOUNG

ERNST & YOUNG Innehåll Sammanfattning 2 1. Inledning 4 1.1. Bakgrund 4 1.2. Syfte och revisionsfrågor 4 1.3. Metod 4 1.4. Revisionskriterier 4 2. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 5 2.1. Kommunstyrelsen 6 2.2. Barn- och ungdomsnämnden 9 2.3. Tekniska nämnden 10 2.4. Vård- och äldreomsorgsnämnden 10 2.5. Vår bedömning 11 3. Granskning av upphandling och inköp 13 3.1. Tekniska nämnden 14 3.2. Barn- och ungdomsnämnden 17 3.3. Kommunstyrelsen 19 3.4. Vår bedömning 20 4. Slutsatser 21 Bilagor: Bilaga 1: Dokumentförteckning Bilaga 2 Kommunstyrelsens svar avseende granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 1

; JERNST&YOUNG Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun granskat hur kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar avseende styrning av det systematiska arbetsmilĺöarbetet samt upphandling och inköp. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2009) Vi bedömer att kommunstyrelsen har vidtagit flera åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Alingsås kommun. Bland annat har ansvar och uppgifter för nämnderna tydliggjorts genom en revidering av nämndernas reglementen. Centrala riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet samt en arbetsmiljöpolicy har arbetats fram och utbildningar har genomförts för såväl nämndpolitiker som för chefer inom förvaltningen. Granskningen visar att barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden i huvudsak har inväntat de kommungemensamma riktlinjerna för arbetsmiljöarbetet och uppger att dessa tillämpas inom respektive nämnd. När det gäller uppgiftsfördelning har samtliga av de granskade nämnderna upprättat skriftliga uppgiftsfördelningar från nämnden och vidare till förvaltningen. Den tf. förvaltningschefen i vård- och äldreomsorgsnämnden har inte undertecknat uppgiftsdokumentet, vilket formellt innebär att nämnden inte fördelat några uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sammantaget bedömer vi att det finns goda förutsättningar i form av centrala riktlinjer och rutiner som stöd för nämnderna att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom denna övergripande uppföljande granskning är det inte möjligt att bedöma hur dessa rutiner genomsyrar respektive nämnd och förvaltning, dä vi endast granskat dokument och intervjuat den översta chefsnivån, förvaltningschefer. Granskning av upphandling och inköp (2011) Vi bedömer att kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden och tekniska nämnden har vidtagit flera åtgärder utifrån granskningens resultat. Barn- och ungdomsnämnden samt tekniska nämnden har tagit fram riktlinjer och rutiner för hur inköp och upphandling ska ske inom förvaltningen. Kommunstyrelsen har förvärvat en elektronisk databas för hantering av kommunkoncernens samtliga avtal och genomför en kartläggning för att tydliggöra processerna avseende relationen mellan upphandling, inköp och uppföljning. När det gäller den tidigare rekommendationen till tekniska nämnden avseende att attestrutinerna bör ses över för att säkerställa att beloppsgränser inte höjs utan ett föregående nämndbeslut, visar granskningen att beloppsgränser fortfarande höjs tillfälligt för att kunna betala vissa fakturor i samband med entreprenader. Rekommendationen kvarstår därmed och vi bedömer att tekniska nämnden bör se över och anpassa attestrutinerna utifrån verksamhetens behov. 2

JERNST&YOUNG Det pågår vid granskningens genomförande ett antal åtgärder inom området upphandling och inköp och det är genom denna granskning inte möjligt att bedöma hur dessa åtgärder implementerats och genomsyrar respektive nämnd och förvaltning. Sammantaget bedömer vi, utifrån denna uppföljande granskning, att kommunstyrelsen och nämnderna i huvudsak påbörjat och vidtagit åtgärder utifrån granskningarnas framförda rekommendationer och förbättringsområden. 3

1111III1IIIIII I ERNST&YOUNG. Inledning.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har tidigare genomfört granskningar avseende kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (2009) samt upphandling och inköp (2011). Utifrån identifierade förbättringsområden lämnades rekommendationer om åtgärder till berörda nämnder. Granskningen har fokuserat på hur berörda nämnder hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar samt vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av dessa. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte var att granska hur kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden hanterat de synpunkter som framkommit under revisionens tidigare granskningar avseende styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt upphandling och inköp. Revisionsfrågorna har utformats utifrån de rekommendationer som lämnats under respektive granskning och frågor har ställts kring hur nämnderna hanterat de synpunkter och rekommendationer som framkom av granskningarna. 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, skriftliga frågor samt telefonintervjuer under perioden november 2012 februari 2013. Intervjuer har genomförts med följande personer: Kommundirektör Förvaltningschefer för: o Vård- och äldreomsorgsförvaltningen o Tekniska kontoret o Barn- och ungdomsförvaltningen En förteckning av de dokument som har granskats återfinns i bilaga 1. 1.4. Revisionskriterier Revisionskriterierna i denna uppföljning utgår ifrån lämnade rekommendationer i de granskningar som följs upp samt tidigare beskrivna revisionskriterier för respektive granskning. 4

a ERNST &YOUNG 2. Granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Under 2009 genomförde Ernst & Young på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna en granskning av kommunens styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen syftade till att övergripande bedöma om kommunen bedrev ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete så att avsedd effekt uppnåddes. Granskningen inriktades på barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Granskningen visade att: Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs med varierande intensitet och struktur i de olika nämnderna. Samordningen mellan nämnderna såväl som uppsikten från kommunstyrelsen gällande hanteringen av arbetsmiljöfrågor behöver förbättras avsevärt. Det finns ingen kommunövergripande arbetsmiljöpolicy som innehåller övergripande riktlinjer och rutiner och beskriver kommunens målsättningar inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av de tre granskade nämnderna har barn- och ungdomsnämnden samt vård- och äldreomsorgsnämnden arbetsmiljöplaner som i stort sett motsvarar de lagstadgade krav som ställs på en arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöansvaret synliggörs inte i nämndernas reglementen. Det finns inte heller något övergripande dokument som klargör vilket ansvar och vilka uppgifter som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelse samt övriga nämnder i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av de granskade nämnderna har barn- och ungdomsnämnden samt tekniska nämnden en upprättad uppgiftsfördelning. Uppgiftsfördelningen är dock relativt okänd, såväl för nämnderna som i verksamheten. Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet varierar mellan nämnderna. Det är endast barn- och ungdomsnämnden som har ett formellt upprättat arbetsmiljöbokslut. Generellt är det väldigt lite information som efterfrågas och kommuniceras till respektive nämnd, vilket gör det svårt för nämnderna att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig för att uppfylla sitt omfattande arbetsmiljöansvar enligt lagar och föreskrifter. Rekommendationer till respektive nämnd samt nämndernas svar och nuläge redovisas uppdelat per nämnd nedan. 5

ii ERNST & YOUNG 2.1. Kommunstyrelsen Utifrån granskningens resultat gavs följade rekommendationer till kommunstyrelsen: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen upprättar tydliga övergripande rutiner och riktlinjer som klargör kommunens intentioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vilket ansvar och vilka uppgifter som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt övriga nämnder. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att såväl extern lagstiftning som interna styrdokument efterföljs inom kommunens samtliga verksamhetsnivåer. Utifrån iakttagelser i granskningen rekommenderar vi att någon form av utbildning genomförs gällande nämndledamöternas ansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.1.1. Kommunstyrelsens svar Kommunstyrelsen beslutade 2009-12-14 att anta kommunledningskontorets förslag till åtgärder. I kommunledningskontorets svar framgår ett flertal åtgärder utifrån granskningens rekommendationer. Dessa redovisas i sin helhet i bilaga 2. 2.1.2. Nuläge Vid sitt sammanträde 2010-10-11 föreslog kommunstyrelsen kommunfullmäktige att besluta om en ny arbetsmiljöpolicy samt riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunfullmäktige antog arbetsmiljöpolicyn och riktlinjerna vid sitt sammanträde 2010-10-27 och beslutade att nämnderna skulle anpassa sitt arbetsmiljöarbete efter den nya arbetsmiljöplanen och de nya riktlinjerna. Kommunen har i sin arbetsmiljöpolicy bland annat definierat att en god arbetsmiljö innebär att det finns en god samverkan mellan ledning och personal, att alla medarbetare är riskmedvetna och ständigt reflekterar över vilka risker de utsätts för, samt att arbetsmiljöarbetet präglas av regelbundenhet, långsiktighet och hållbarhet. I riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet framgår bland annat roller i arbetsmiljöarbetet, fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. När det gäller fördelning av arbetsmiljöuppgifter framgår i riktlinjerna en översikt kring hur fördelning av arbetsmiljöuppgifter formellt ska gå till: Från... till... Från kommunfullmäktige till nämnd Från nämnd till förvaltningschef Från förvaltningschef till avdelningschef Från avdelningschef till enhetschef Genom Nämndreglemente Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter samt beslut i nämnd Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter Undertecknande av arbetsmiljöuppgifter 6

11111I"IIII ERNST&YOUNG Det finns kommungemensamma mallar för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. I framkommer ansvar för förvaltningschefer, avdelningschefer och enhetschefer. dessa Hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas under året framkommer av nedanstående bild. Den är hämtad från kommunens gemensamma arbetsmiljöpolicy och kallas "arbetsmiljöåret". Medarbe tarenkät skickas ut dec ~ jan ~. -" --- ~ no Fysisk, ~ AM- Psykosocialrond Uppföljning / / AM-rond kr. Redovisning Utvecklingssamtal se l ~ Arbetsmiljömål,! aar.eau ma jul ( ( jun Uppföljning Enkät till chefer Statistik Redovisning Nämndens årsredovisning! Personal- 11 redovisning (pers. avd) Mål Nämndens flerksstrategi/ "N MI" (pers. avd.) Bild 1: Visualisering av arbetsmiljöåret Källa: Riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet Kommunstyrelsen beslutade 2010-11-22, utifrån kommunledningskontorets skrivelse 2010-10-05, att föreslå kommunfullmäktige att göra följade tillägg i reglementena avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Kommunstyrelsens reglemente kompletteras med följande sats under 6: Det kommunövergripande arbetsmiljöarbetet Arbetsmiliö Kommunstyrelsen har ansvaret för arbetsmiljön på kommunledningskontoret vilket innebär att: - Verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön samt att konsekvenser för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. - Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på alla nivåer inom verksamheten samt att konkreta arbetsmiljömål tas fram. - Ge uppgifter i kommunledningskontorets systematiska arbetsmiljöarbete till kommundirektören med rätt för kommundirektören att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Övriga nämnders reglementen kompletteras med följande stycke: Arbetsmiljö 7

- 1111II1IIlIII =~ ERNST&YOUNG N N-nämnden har ansvaret för att Verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön samt att konsekvenser för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. - Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på alla nivåer inom verksamheten samt att konkreta arbetsmiljömål tas fram. - Ge uppgifter i kommunledningskontorets systematiska arbetsmiljöarbete till förvaltningschefen med rätt för förvaltningschefen att delegera arbetsmiljöuppgifter så långt ut i förvaltningen som är lämpligt. Delta i det kommunövergripande arbetsmiljöarbetet. Kommunfullmäktige beslutade 2010-12-15 att nämndernas reglementen kompletteras enligt kommunstyrelsens förslag. När det gäller rekommendationen kring att någon form av utbildning genomförs gällande nämndledamöternas ansvar i det systematiska arbetsmiljöarbetet har kommunstyrelsen tagit initiativ till utbildningar både för nämndpolitiker och för chefer inom förvaltningen. Under hösten 2011 genomfördes en arbetsmiljöutbildning för alla chefer. Under hösten 2011 och våren 2012 har en föredragning genomförts för alla nämndpolitiker om arbetsgivarrollen och systematiskt arbetsmiljöarbete. Övriga åtgärder som har genomförts inom arbetsmiljöområdet i annat: kommunen är bland En redovisning av arbetsmiljön sker till varje nämnd som en bilaga till årsredovisningen. Olika nyckeltal som sjukfrånvaro, arbetsskador, uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet och NMI (Nöjd-Medarbetar-Index) ingår i redovisningen. NMI (Nöjd-Medarbetar-Index) används som en indikator i styrmodellen. En uppföljning av arbetsmiljöarbetet genomfördes 2011 via enkät till alla chefer. Nya system har införts för att hantera arbetsskador, tillbud och kommunens rehabiliteringsansvar. Utbildning i rehabilitering och arbetsmiljö genomförs för nya chefer. Fysisk och psykosocial arbetsmiljörond genomförs årligen. 8