Plats: Kommunkontoret, Mellanfryken Tid: 15:30-17.05 ande Mikael Johansson S Ordförande Angelica Rage S Vice ordförande Kenneth Eriksson S Anders Ljungsten M Övriga Christian Söderblom IT-chef Jan-Olov Ragnarsson Kommunchef Kil Ingrid Näsström Kommunchef Forshaga Wibecke Ivarsson Ekonomichef Kil Lena Backlund Ekonomichef Forshaga Cecilia Hurtig Sekreterare Justering Justerare Kenneth Eriksson (S) Tid 2011-02-24 Paragrafer 1-5 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Cecilia Hurtig Mikael Johansson Kenneth Eriksson Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Samverkansnämnden Sammanträdesdag Anslaget sätts upp 2011-02-25 Anslaget tas ner 2011-03-21 Förvaringsplats Kommunkontoret, Kil Underskrift Cecilia Hurtig
SVN 1 Bokslut för samverkansnämnden 2010 SVN 11/2 IT-avdelningen har upprättat ett bokslut för samverkansnämnden 2010. I bokslutet finns en beskrivning av verksamheten, viktiga händelser under året, måluppfyllelse samt redovisning av drift och investeringar. Nämndens resultat visar en positiv avvikelse mot budget på knappt en miljon kronor. Dessa pengar återbetalas till kommunerna. sunderlag Bokslut verksamhetsbeskrivning 2010-12-31 Samverkansnämnden bokslut driftredovisning 2010-12-31 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-01-28 Samverkansnämnden godkänner förslag till upprättat bokslut. Utdrag Kommunstyrelsen Kil
SVN 2 Rapport över revisorernas årliga övergripande granskning 2010 SVN 10/25 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen, som regleras i kommunallagen och i god revisionssed. Kommunallagen (9 kap.) och god revisionssed förutsätter att revisorerna ska granska all verksamhet årligen. För att tillgodose detta krav inriktar revisorerna sin granskning på att följa upp och säkerställa hur nämnder och styrelse arbetar för att styra, leda och ha kontroll över sina verksamheter och därmed uppfylla den uppgift och nå de mål som fullmäktige har beslutat om. Revisorerna har genomfört granskningen genom dialog och möten med ledamöterna i nämnderna. Revisorerna har nu inkommit med en rapport över den övergripande granskningen 2010. De vill ha synpunkter och kommentarer kring granskningen senast den 15 april 2011. I rapporten konstateras att nämnden är i ett uppstartsskede och att den tekniska gemensamma plattformen ännu inte är på plats. Nämnden har inte någon verksamhetsplan med mätbara mål men att vi har en några mål vi redan är klara med. Vidare påpekades nämndens ansvar för den interna kontrollen. Revisorerna efterfrågar ett kvalitetssystem för verksamheten. IT-avdelningen har upprättat ett förslag till yttrande över rapporten. sunderlag Revisionsrapport om årlig övergripande granskning 2010, 2011-01-27 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2011-02-04
Yrkanden Ordföranden Mikael Johansson föreslår att nämnden beslutar enligt ITavdelningens förslag med följande tillägg: "Samverkansnämnden ber kommunrevisionen att förtydliga vad som avses med kvalitetssystem för verksamheten." Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på det egna förslaget och finner att nämnden har bifallit det. Samverkansnämnden beslutar att lämna följande yttrande till kommunrevisionen: IT-avdelningen kommer under våren kommer att ta fram en internkontrollplan och en verksamhetsplan med konkreta mål och på detta sätt tydligt arbeta mot de brister revisorerna beskriver i sin rapport. Samverkansnämnden ber kommunrevisionen att förtydliga vad som avses med kvalitetssystem för verksamheten. Utdrag Kommunrevisionen
SVN 3 Diskussion om kommunernas övergripande mål SVN 11/4 Vid sammanträdet diskuteras hur nämnden ska förhålla sig till respektive kommuns övergripande mål. Även nämndens syfte och mål diskuterades.
SVN 4 Information om intern tjänstegaranti SVN 11/3 IT-avdelningen har tagit fram ett utkast till avtal för att konkretisera avdelningens tjänster för samverkansnämndens båda koncerner. Vid sammanträdet informerar IT-chef Christian Söderblom om ärendet. Samverkansnämnden har tagit del av informationen.
SVN 5 Uppdrag att ta fram en plan för utbildning inom IT På sammanträdet diskuteras behovet av kompetenshöjning när det gäller IT-relaterade frågor, t.ex. Office-paketet. Samverkansnämnden uppdrar till kommuncheferna att ta fram ett förslag till utbildningsplan, som bland annat omfattar behov av utbildning, kostnad för detta, tidplan och hur utbildningen kan genomföras. Utdrag Kommunstyrelsen Kil, kommunchefen Kommunstyrelsen Forshaga, kommunchefen