VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2014-11-19 DNR SN 2014.187 VILDANA ZORLAK SID 1/4 AVDELNINGSCHEF VILDANA.ZORLAK@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Svar på revisionens granskning av dokumentation och handläggning inom individ-och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar Förslag till beslut Socialnämnden antar föreslaget yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Revisorerna har granskat dokumentation och handläggning inom individ- och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar i Vallentuna kommun. Socialnämnden lämnar härmed sitt svar på revisionsrapporten. Bakgrund Vallentuna kommun har regler för hur revisionsrapporter ska besvaras. Syftet med dessa regler är dels att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Beskrivning av revisionsrapporten Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av individ-och familjeomsorgen vilket har genomförts av ett externt revisionsbolag. Socialnämnden fick revisionsrapporten den 25 september. Revisionsrapporten finns bifogad som bilaga. Revisionens synpunkter - Vi bedömer att det finns kända mål för ärenden och utbetalning, men att det saknas aktuella och uppdaterade riktlinjer inom vissa områden, tex för ekonomiskt bistånd och inom barn- och familjeenheten. SOCIALFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2014-11-19 DNR SN 2014.187 SID 2/4 Kommentar: Arbete med införande av ett system för kvalitetsledning pågår på förvaltningens alla verksamheter. Under hösten 2014 kommer både ekonomiskt bistånd och barn-och familjeenheten att omfattas av detta. Samtidigt görs en genomgång/uppdatering av riktlinjer för handläggning inom dessa områden. Grunden för all handläggning är aktuell lagstiftning, föreskrifter inom området och alla handläggare har tillgång till rättsdatabas samt löpande kompetensutveckling för att upprätthålla en rättssäker handläggning. - Vi bedömer att det i några fall saknas aktuella och lättillgängliga rutiner för handläggning, uppföljning och informationsöverföring. Det är dock positivt att ett arbete pågår med att se över rutinerna. Kommentar: Rutiner utformas och uppdateras löpande. Avsaknaden av ett verktyg för systematisk förvaring och uppdatering av riktlinjer/rutiner har varit en av grunderna till de uppkomna bristerna. Ett sådant arbete måste ske systematiskt, då lagstiftning och andra förutsättningar för handläggning inom områdena förändras löpande. Införandet av kvalitetsledningssystem är ett viktigt led i att denna process ska fungera tillfredställande. - Vi bedömer att uppföljning av kritiska moment i handläggnings- och utbetalningsprocess i huvudsak sker. Exempelvis finns en fungerande tvåhandsprincip för utbetalningar vilket minskar risken för felaktigheter. Vidare ser vi det som positivt att det finns regelbundna ärendedragningar som stärker möjligheterna till lika bedömningar. Revisionens rekommendationer - Tydliggör ansvar och roller för framtagande av riktlinjer. Vidare är det viktigt att riktlinjerna implementeras/förankras med förvaltningen i syfte att underlätta den framtida tillämpningen. - Kommentar: Enligt Socialförvaltningens organisationsbeskrivning är myndighetsavdelningen ansvarig för frågor som rör avdelningens ansvarsområde som t.ex. riktlinjer och rutiner, om inte förvaltningsledningen beslutat annat.
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2014-11-19 DNR SN 2014.187 SID 3/4 - Skapa en struktur och en känd(elektronisk) databas för rutiner och säkerställa att rutinerna är uppdaterade inom alla enheter. En förteckning av tillgängliga rutiner, vem som ansvarar för uppdatering, rutinens datum och annan relevant information bör finnas. Kommentar: Dessa delar finns i kvalitetsledningssystemet som är under införande. - Öka systematiken i kontrollen av utbetalningslistor. Genom specifika urval för uppföljning samt kontroll av avvikelser skapas en god grund för den årliga riskbedömningen och förvaltningens egen kontroll. Kommentar: Förvaltningen kommer att se över rutiner för kontroll av utbetalningslistor i enlighet med rekommendationen. - Se över behovet av en generell kompetenshöjning i verksamhetssystemet Treserva för att säkra moment i handläggningsprocessen samt att rätt information lagras i systemet. Ingående information bör kvalitetssäkras för att ge förutsättningar för uppföljning och statistisk analys. Kommentar: Treserva infördes januari-februari 2014 och är ett verksamhetssystem för alla socialtjänstens områden. Alltså ett mycket omfattande system. Utveckling av kompetens, systemets funktioner, lathundar, kopplingen till andra system pågår för fullt. Arbetet involverar många parter; systemleverantör, kommunens centrala IT avdelning, förvaltningens IT support, kommunens ekonomi- och HR funktioner, handläggare och utförare av biståndsinsatser. Detta arbete kommer att fortsätta både under 2014 och 2015 och förbättringar sker löpande. Ett mycket prioriterat område. Handlingar 1. Revisionsrapport, granskning av dokumentation och rättssäker handläggning inom individ- och familjeomsorgen samt intern kontroll vid utbetalningar 2. Svar på revisionens granskning av dokumentation och handläggning inom individ-och familjeomsorg samt intern kontroll vid utbetalningar
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2014-11-19 DNR SN 2014.187 SID 4/4 Gunilla Åhlander Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen