Sekreterare: Carl Bladh-Johansson Ordförande: Anders Långberg PROTOKOLL Datum: 15-02-16 Styrelsemöte BRF Primusbacken Tid: 19:00 till 20:30 Plats: Rosa Drömmar Närvarande: Anders Långberg, Carl Bladh Johansson, Emilia Molin, Michael Monaghan, Patrik Pagréus och Imam Bayashi. 1. Mötet öppnades av ordförande Anders Långberg. 2. Åtgärdslistan gicks igenom (se bilaga 1). Nedan återges de punkter där vi beslutat om förändringar eller där informationen uppdaterats väsentligt: a. Punkt nr 1: Idag har 12 personer fyllt i enkäten gällande bredbandet. Vi behöver få upp deltagarfrekvensen ytterligare varför Anders L ska skriva ut nyhetsbrevet, där information om enkäten framgår, så att fler fyller i enkäten b. Punkt nr 5:Mike har mailat och ringt hyresgästföreningen men inte nått fram till dem. Han försöker igen. Imam läggs till som kopia på eventuella mail i ärendet. c. Punkt nr 6: Anders L, har mailat Excel-filen angående trasiga fönster och dörrar till Niklas från Åkerlunds som ska in i en lägenhet och kolla fönster och dörrar hos Markus Grammer på högsta våningen alternativt hos Imam om Markus dörrar och fönster är hela. En extern person kommer att tas in för att besiktiga tak och fasad. d. Punkt nr 7: Anders L har tagit kontakt med Åkerlunds om offertförslag för reperation av trasiga fönsterhakar etc. se punkten 6 ovan! e. Punkt nr 8: Filter har beställts och levererats. f. Punkt nr 9: Hissen Elektriska och Mekaniska AB har lämnat en offert på hissmodernisering som i princip hamnar på samma summa som OTIS offert, däremot är OTIS offert mer omfattande än Hissen Elektriska och Mekaniska AB. Inspekta har inspekterat hissarna igen i 28 november 2014. Vi behöver ta ett beslut i frågan eftersom det finns hot om körförbud. Gällande hissen i nr 18 ska vi kolla upp varför denna har stannat under den senaste tiden och vad vi kan göra åt detta. Mötet beslutade att gå på OTIS alternativet vad det gäller hissen i hus 20. Kontakt med OTIS ska tas snarast. Om möjligt vill vi försöka få hissreperationen utförd under sommaren då så många som möjligt av medlemmarna är på semester. Vid nästa möte kommer vi att besluta om hur det ska finansieras, med kassa eller lån.
g. Punkt nr 20: Anders L skriver ut och lägger nyhetbrevet i brevlådorna. h. Punkt nr 25: Imam tar reda på om företaget som ansvarar för snöskottning av våra tak har de varit och kollat taken nu när det varit snö. i. Punkt nr 27: Vi behöver leta upp aktiveringskoden till kodlåsen för att Åkerlunds ska kunna byta kod. 3. Nya punkter a. Punkt 31: Punkten 24 delades upp i två så att åtgärden gällande armaturerna avslutades och en ny punkt 31 skapades för strömbrytaren i hus 18 som ännu inte fixats. Anders L påminner Åkerlunds om att åtgärda felet. b. Punkt nr 32: Spolning av avlopp i hus 18 och 20 kommer att göras eftersom det har varit stopp dels hos en person på bottenvåningen i hus 18 och dels i tvättstugan i hus 20. Informera Åkerlunds om att vi har en medlem som bor på nedervåningen i hus 18 och att de ska meddela när spolningen görs så att inget händer med deras avlopp 4. Avslutade punkter a) Punkt 12: En kamera med inspelningsfunktion har satts upp i soprummet. Förhoppningsvis kommer nedskräpningen därmed upphöra. b) Punkt 24: De trasiga armaturerna har fixats. c) Punkt nr 30: Tvättstugestädningen har utökats till 1 gång i veckan istället för en gång i månaden. 5. Övrigt Inga övriga punkter. 6. Datum för nästa styrelsemöte: 23 mars kl 19.00 på Rosa Drömmar. 7. Mötet avslutades Justerat av: Michael Monaghan Anders Långberg
Bilaga 1. Åtgärdslista 1. AllTele 1. Mike 2. Markus Grammer Pågående 1. Det är flera som har problem med bredbandet, styrelsen ska göra en inventering över vilka problem som finns och hur våra medlemmar blir bemötta av AllTele (Markus ansvarar för detta). AllTele hänvisar oftast tillbaka till föreningen vid problem. Har vi något kundnummer? Det kan vara bra att ha när man ringer till AllTeles kundservice. 2. Iman skriver ihop ett brev till AllTele om att föreningen ämnar säga upp avtalet på grund av kontraktsbrott. 2. Inglasningen Carl Pågående Ärendet ligger fortfarande hos Stockholms stad. En informationslapp har satts upp i huset. Carl skickar påminnelser till Nordic House om att ligga på så att det händer något i ärendet. 3. Hyresrätt i nr 18 Anders L Avslutat Det ska bytas matta hos Tahani, hon får åka och kolla vilken typ av matta hon vill ha och återkomma till Anders, som kan ta det vidare med Åkerlunds. Mattan är nu utbytt. 4. Två låsta utrymmen i pannrummet i nr 20 Avslutad Ulfs förråd är det som ligger direkt till vänster när man kommer in i pannrummet i nr 20. Det som ligger på höger sida är outhyrt men låst. Troligtvis den förra hyresgästen som bara har lämnat det låst. Klipp upp låset och sätt på ett nytt lås som styrelsen har nycklar till. 5. Höjning av hyra hyresrätter Iman/Mike Pågående Hur går det till med höjning av hyra för dessa? Hyran måste höjas till det den lagligen får höjas till. Mike har efter samtal med Pia på SBC mailat hyresgästföreningen om diskussion kring hyrorna. Inget svar ännu. Mike kommer fortsätta att försöka få kontakt med hyresgästföreningen.
6. Underhållsplan Anders L Pågående Se till att Åkerlunds upprättar en underhållsplan för 5-10 år framöver. Anders har fått ett utkast på hur en underhållsplan kan se ut. På mötet den 19 januari bestämde vi oss för att köra på denna och komplettera med besiktning av tak och fasad. Utförliga bedömningar för varje område måste finnas. Anders L har mailat Excel-filen angående trasiga fönster och dörrar till Niklas från Åkerlunds som ska in i en lägenhet och kolla fönster och dörrar hos Markus Grammer på högsta våningen alternativt hos Imam om Markus dörrar och fönster är hela. En extern person kommer att tas in för att besiktiga tak och fasad 7. Balkongdörrar och fönster Anders L Pågående På årsmötet beslutades att fönster och balkongdörrar skall åtgärdas under 2014-2015. Styrelsen ska ta in offert från fastighetsskötaren på att åtgärda detta. Anders ser till så att vi får tre offertförslag. 8. Ventilationsfilter Anders L Pågående Styrelsen ber Åkerlunds köpa in filter och så får var och en byta själv. Anders har varit i kontakt med Åkerlunds och ska ge dem uppgifter om storleken på filtren. Anders påminner Åkerlunds om detta (19/1). Filter har beställts och finns i källaren i hus 18. 9. Hissen i nr 20 Anders L och Markus Grammer Pågående Hissen i hus 20 ska moderniseras så att den uppfyller de krav som ställs. Inspekta har senast granskat hissen den 28 november 2014 och om vi inte gör något åt den kommer vi att få körförbud på den. Hissen Elektriska och Mekaniska AB och OTIS (vilka vi har servicekontrakt med idag) har lämnat offert på hissmodernisering som i princip hamnar på samma summa, däremot är OTIS offert mer omfattande än Hissen Elektriska och Mekaniska AB:s offert. Gällande hissen i nr 18 ska vi kolla upp varför denna har stannat under den senaste tiden och vad vi kan göra åt detta.
Mötet den 16 februari 2015 beslutade att gå på OTIS alternativet vad det gäller hissen i hus 20. Kontakt med OTIS ska tas snarast. Om möjligt vill vi försöka få hissreperationen utförd under sommaren då så många som möjligt av medlemmarna är på semester. 10. Vattenkostnaderna Mike Avslutad Vattenkostanden var 15 000 kr högre 2013 än 2012. Frågan kom upp på årsmötet vad det beror på. Mike utreder om kostnaden beror på höjda vattenavgifter eller ökad förbrukning alternativt en kombination av båda. Den höjda kostnaden beror på att brytdatum för fakturorna skett så att 14 fakturor kommit med det ena året och 12 det andra. 11. Förbud mot att parkera cyklar vid fastigheten 12. Soprummet / nedskräpning Patrick Pagreus Avslutad Anders E, Anders L, Emilia och Carl Vi avvaktar med att sätta upp förbudsskyltar på fasaden eftersom det efter höststädningen inte längre finns något problem med detta. Cyklar som saknar ägare ska forslas bort. Vid städdagar ska de cyklar som inte är uppmärkta forslars bort för förvaring. Avslutad 1. Det är fortfarande problem med att det ställs in grovsopor i soprummet. Sätta upp skyltar med information om att föreningen kommer att sätta upp kameraövervakning om detta inte slutar. Emilia skriver lapp och sätter upp. Carl fixar upp kameran under veckan. 2. Det finns en viss person som stökar till väldigt mycket i fastigheten, och som har gjort det under en lång period, och fortsätter trots tidigare uppmaningar om att sluta med detta. Styrelsen tar en muntlig erinran med denna person. 3. Styrelsen ber vår fastighetsskötare att slänga allt som ställs i trapphuset vid deras rond i
fastigheten en gång i veckan. 13. Andrahandsuthyrningar Mike Pågående Vi har dålig koll på vilka som hyr ut sina lägenheter i andrahand. Hur kan vi kolla om det bor olovliga andrahandsgäster? Mike ska ta fram en lista över vilka medlemmar vi har och därefter kontrollerar vi listan mot folkbokföringen. Hur går vi vidare med detta? Ett sätt är att kontrollera varje gång gröna lappar från Bring City mail sätts upp. Alternativt trycka upp nya lappar för brevlådorna så att egen skrivna lappar försvinner. 14. Info om att var försiktig vid flytt/renovering Anders L Pågående Sätt upp en lapp och information på webben om att man ska vara försiktig med hiss etc. när man renoverar, det blir så mycket förstört. Anders L lägger in något om detta på hemsidan och i boendeboken (se punkt 23) 15. Höststädning Avslutad Städdagen blir den 13 september 2014. Container ska hyras in 16. Vad ska utrymmet högst upp i hus 18 användas till. Markus Grammer Avslutad Markus Grammer ansvarar för denna fråga. Efter att ha undersökt utrymmet har vi kommit fram till att utrymmet inte
går att använda till något speciellt, 17. Trasig tapet i hus 20 Anders L Avslutad Anders Långberg har kontaktat Åkerlunds för att åtgärda detta. Inget har dock hänt på denna punkt. Anders L påminner Åkerlunds om detta. Anders har fortfarande inte fått något svar på detta utan kommer ta tag i detta snarast. 18. Värme Anders L Avslutad Anders L pratar med Åkerlunds om att sänka värmen i trapphus och lägenheter under sommaren. Anders kontaktade Åkerlunds men fick inte något direkt svar på denna fråga. Förslagsvis läggs sänkning av värmen in i åtgärdsplanen så att det sker vid samma tidpunkt varje år. 19. Hemsidan Anders L Avslutad Anders L ska uppdatera informationen på hemsidan med nya styrelsemedlemmar. 20. Nyhetsbrev Pågår Förslag om att ta fram ett nyhetsbrev för att uppdatera föreningens medlemmar om vad som händer i föreningen. Protokollet från styrelsemötet skulle kunna publiceras. Frågor som är av känslig karaktär kan lyftas ut från detta protokoll. Ett nyhetsbrev har givits ut efter mötet den 19 januari 2015. Det har publicerats på föreningens hemsida och i entréerna. Förslagsvis ges nyhetsbrevet ut en gång i kvartalet. Protokoll från styrelsens möte läggs upp på hemsida. 21. Fixa extranyckel till postfacken 22. Beställa grus till gången på baksidan Mike Avslutad En extra nyckel ska beställas så att Emilia får åtkomst till styrelsens postfack. En extranyckel har införskaffats. Anders L har denna. (19/1). Emilia Pågår Grus behöver beställas till gången på baksidan eftersom denna håller på att växa igen. Vi väntar med denna punkt till våren och vårstädningen.
23. Uppdatera boendeboken 24. Åtgärda trasiga armaturer Anders L Pågår Boendeboken behöver uppdateras med aktuell information och delas ut till alla nya medlemmar. Vi behöver även ta fram ett välkomstbrev till nya medlemmar med information om boendeboken och information om adresser (namn) som kan användas till att märka upp dörrar, brevlåda och entré). Anders L Avslutad Anders L kontaktar Åkerlunds och ber dem fixa den trasiga armaturen på baksidan av hus 20. Anders kollar upp detta med Åkerlunds. Armaturerna i hus 20 är nu åtgärdade. (19/1). 25. Snöskottningsavtal Mike Avslutad Mike har kollat upp att avtalet för snöskottning av tak även gäller för år 2015. Har de varit och kollat taken nu när det varit snö? Imam kollar upp detta med företaget efter att Mike har kollat kontaktuppgifterna. 26. Radonmätning Carl Pågår En långtidsmätning ska pågå minst två månader gärna upp till tre månader. Mätningens ska göras under eldningssäsongen (1 oktober 30 april). Kostnaden är 360 kr per mätpaket. Minst 13 mätpaket kommer att krävas. Carl Beställer dessa till föreningen! Mätare är beställda. 27. Byte av portkod. Anders L Pågår Byte av portkod behöver göras. Anders ska se till så att Åkerlunds fixar detta och att svenska direktreklam kontaktas. Anders behöver hitta en aktiveringskod för att Åkerlunds ska kunna byta kod. 28. Nyckelinventering Anders L Pågår Nyckelinventering behöver göras. Anders L ansvarar för detta. 29. Procentsats delägande Avslutad Procentsatsen för delägandeskap fastställs till minst 10 %. Maximalt tillåts 2 ägare.
30. Städning av tvättstuga Anders L Avslutad Tvättstugorna är dåligt städade. Anders L kollar upp om städfirman bokar tid och har åtkomst till tvättstugan samt hur ofta vårt avtal säger att de ska städas. Förslag på att sätta upp en lapp där städbolaget kan kvittera städningen fanns också. 31. Trasig strömbrytare i källare i hus 18 Anders L Pågår En strömbrytare i källaren i hus 18 ser ut att vara provisoriskt lagad med tejp. Kontakt gällande detta tas med Åkerlunds. 32 Stopp i avloppet hus nr 18 och 20 Anders L Pågår Spolning av avlopp i hus 18 och 20 kommer att göras eftersom det har varit stopp dels hos en person på bottenvåningen i hus 18 och dels i tvättstugan i hus 20. Informera Åkerlunds om att vi har en medlem som bor på nedervåningen i hus 18 och att de ska meddela när spolningen görs så att inget händer med deras avlopp.