Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum 2014-09-01 Vår referens Sara Mellander Planeringssekreterare Tjänsteskrivelse Sara.Mellander@malmo.se Föreningspool - MISO och MIP FRI-2013-1283 Sammanfattning I maj 2013 beslutade fritidsnämnden att bevilja en ansökan från MIP och MISO om att driva en föreningspool med lönebidragsanställda för att ge administrativt stöd till föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Poolens verksamhet skulle utvärderas under hösten 2014. Förvaltningen förslår att nämnden ger fortsatt stöd till MIP och MISO för att driva föreningspoolen genom att teckna ett 2-års avtal med automatiskt förnyelse och med en uppsägningstid om 7 månader. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att att att att att att bevilja bidrag till MIP och MISO om ett grundstöd på 500 000 kr per år, som årligen indexeras motsvarande den budgetuppräkning nämnden erhåller för personalkostnader respektive övriga kostnader, för att fortsätta driva en föreningspool med målet att ha 5-10 lönebidragsanställda i sin verksamet, projektet därutöver erhåller full kostnadstäckning för max fem anställda med lönebidrag, föreningspoolen i första hand erbjuder sina tjänster till de föreningar som saknar anställd personal som arbetar med administrativa arbetsuppgifter, föreningspoolen ger stöd till i första hand registrerade föreningar samt malmöbor som behöver stöd för att kunna bilda en förening och i andra hand föreningar som erhåller bidrag från andra förvaltningar, föreningspoolen inte ställer som krav på föreningar att de ska vara medlemmar i MIP och MISO, uppdra åt förvaltningen att teckna avtal med MIP och MISO gällande föreningspool, samt att föreningspoolens verksamhet utvärderas våren 2016 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelser fortsatt stöd till Föreningspool MIP och MISO Ansökan om permentering Föreningspool, MIP & MISO Verksamhetsrapport 1/7 2013-26/8 2014, MIP & MISO SIGNERAD 2014-09-01
Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-09-10 Fritidsnämnden 2014-09-18 2 (5) Ärendet I maj 2013 beslutade fritidsnämnden att bevilja en ansökan från MIP och MISO om att driva en föreningspool med lönebidragsanställda för att ge administrativt stöd till föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Flertalet föreningar drivs enbart eller till stor del av medlemmar som inte uppbär någon lön. Eftersom många föreningar saknar den kompetens som krävs för att kunna sköta bokföring och rapporter bedömdes det från förvaltningen och MIP och MISO att det behövdes en föreningspool för att underlätta för föreningarnas verksamhet. MIP och MISO beviljades bidrag om 250 000 kr för andra halvåret 2013 samt 500 000 kr för 2014 för att starta och driva en föreningspool med målet att under 2014 ha 5-10 lönebidragsanställda i verksamheten. MIP och MISO beviljades också bidrag för lönebidragsanställda för de personer som skulle ingå i föreningspoolen samt full kostnadstäckning för fem anställda med lönebidrag. Nämnden beslutade vidare att föreningspoolen i första hand skulle erbjuda sina tjänster till de föreningar som saknar anställd personal med administrativa arbetsuppgifter samt att föreningar som söker stöd hos föreningspoolen ska vara registrerade hos fritidsförvaltningen men att krav på medlemskap hos MIP eller MISO inte fick ställas. MIP och MISO:s ansökan MIP och MISO ansöker om en permanentning av verksamheten föreningspool med förslaget att skriva ett avtal med fritidsförvaltningen om två år, som därefter automatiskt förnyas, med en uppsägningstid om sju månader. I ansökan efterfrågas ett grundstöd om 500 000 per år för att finansiera verksamhetschef, lokalkostnad samt administrativa kostnader samt mellanskillnaden till full kostnadstäckning upp till 100 % motsvarande max fem heltidtjänster. MIP och MISO:s utvärdering I juli 2013 skrevs avtalet mellan MIP och MISO och fritidsförvaltningen avseende föreningspoolens verksamhet. Föreningspoolen har en styrgrupp bestående av verksamhetsledare för poolen, representant från MIP och MISO samt en representant från fritidsförvaltningen. I oktober 2013 etablerade poolen en hemsida för att underlätta för föreningar att hitta till föreningspoolen. På hemsidan finns information om det stöd poolen erbjuder föreningar och information om aktuella utbildningar. Hemsidan länkas också via Malmö stads hemsida. Material har producerats med information om stadgar etc. Vidare har poolen kommunicerats via Föreningsnytt, i MIP och MISO:s nyhetsbrev samt via artikel i dagspress. Poolens personal har också medverkat vid föreningsmässor och Ledardagen 2014. Poolen har även haft ett informationsmöte för förvaltningar i Malmö stad samt för etniska föreningar. De lönebidragsanställda i poolen uppgår till fyra personer som sammanlagt utgör 2,75 heltidstjänster. MIP och MISO uppger att det har tagit tid att rekrytera lönebidragsanställda att det har varit svårt att hitta personer med rätt kompetens. De uppger också att det har tagit tid med arbetsträning samt att förhandlingen med arbetsförmedlingen har dragit ut på tiden för etableringen av de lönebidragsanställda.
Föreningar i bildningsfas MIP och MISO beskriver att 24 inledande möten har genomförts med personer som har velat få information om hur man kan starta en förening. Flera som fått stöd arbetar med att skriva stadgar och planera bildandemöte, nästa steg kommer bli att ge stöd kring vad som krävs för att bli registrerad som förening hos fritidsförvaltningen. Vissa personer som har sökt stöd har senare insett att en ideell förening inte är vad det var ute efter och har då fått stöd av poolen att söka sig till organisationer som arbetar med ekonomiska föreningar. 3 (5) Föreningar 39 föreningar har haft möten med föreningspoolen för att få stöd och hjälp med stadgar, medlemsregister, hemsida/kommunikation, tips på finansiering, navigering i föreningsstöd, bokföringsråd etc. Poolen har fått 76 samtal via telefon och ett trettiotal frågor via epost. Poolen har även haft uppsökande verksamhet där stöd har erbjudits i föreningens lokaler. MIP och MISO beskriver att de har mellan två till fyra besök per vecka till poolen och att de föreningar de har träffat representerar mångfalden i Malmös föreningsliv. Många föreningar som är verksamma i stadsområden har kontaktat föreningspoolen för att få hjälp att växa, oftast föreningar som inte är registrerade hos fritidsförvaltningen. Poolen har även gett stöd till föreningar som fått bidrag för lovaktiviteter. Poolen har i uppdrag att sköta två föreningars löpande bokföring samt struktur för redovisning till kommun och andra bidragsgivare. Föreningspoolens personal har också en uppsökande verksamhet där stöd erbjuds på plats hos föreningen. Ett mål för poolen är att anställda en person med lönebidrag som kan fokusera på Malmös etniskt baserade föreningar och på så sätt stärka deras uppsökande verksamhet. Poolen har även bistått föreningar som fått bidrag till lovaktiviteter genom att räkna ut ledarlöner, hjälp med reglering av skatter och betalning av sociala utgifter. Poolen har också underlättat för de föreningar som inte har eget skattekonto genom att ta hand som utbetalning av ledarlöner. Föreningars kostnad för föreningspoolens stöd i bokföringsservice och personaladministrativt stöd Föreningspoolen ännu inte börjat ta betalt av föreningar för löpande bokföringsservice och löpande personaladministrativt stöd. MIP och MISO skriver att föreningspoolen kommer besöka Malungs föreningsråd för att ta lärdom av deras prislista. Sammanfattning I utvärderingen från MIP och MISO beskrivs att poolen har fyllt ett behov av administrativt stöd till föreningar. Poolen har även inneburit en trygg arbetsplats för lönebidragsanställda med möjlighet till utbildning och stöd och där de anställda får arbetskamrater. Genom föreningspoolen underlättas kommunens samverkan med föreningslivet då föreningar med svag administration stärks. Fritidsförvaltningens bedömning I ärendet som nämnden beslutade om i maj beskrevs att MIP och MISO:s arbete med föreningspoolen skulle utvärderas inför avtalets eventuella förnyelse. Föreningspoolen har under de första ett och ett halvt åren etablerat sin verksamhet, arbetat med att få lönebidragsanställda på plats och kommunicera poolens tjänster till föreningslivet. Poolen har gett stöd till personer som är intresserade av att starta en förening, till föreningar som behöver råd och stöd kring stadgar, medlemsregister och bidragsbestämmelser. Poolen har också underlättat för de föreningar som inte har eget skattekonto att bedriva lovverksamhet genom att
poolen tar hand som utbetalning av ledarlöner. 4 (5) Det behov som fritidsförvaltningen tillsammans med MIP och MISO såg när det gäller administrativt stöd till föreningar har visat sig finnas och där fyller poolen en viktig funktion. Föreningspoolen har dock flera utmaningar för sin framtida verksamhet, att nå målet om fem bidragsanställda, att nå ut till de föreningar som behöver stöd samt att hitta former för att följa upp effekterna av verksamheten. Föreningar som använder sig av föreningspoolen För fritidsnämnden var ett syfte med föreningspoolen att den skulle nå ut till olika typer av föreningar (idrott, invandrarföreningar, stora och små etc). Det har också varit viktigt att poolen ger stöd till de föreningar som själva saknar anställd personal, ett av nämndens beslut var att föreningspoolen i första hand skulle ge stöd till föreningar som saknar personal som har administrativa arbetsuppgifter. MIP och MISO har inte inkommit med uppgifter kring vilka föreningar som har fått stöd av föreningspoolen men beskriver att de når ut till både stora och små föreningar samt att de föreningar de har träffat representerar mångfalden i Malmös föreningsliv. Poolens satsning på uppsökande verksamhet och plan att anställda en lönebidragsanställd som kan utveckla den verksamheten för att nå Malmös etniskt baserade föreningar ser förvaltningen som positivt. Vidare ger poolen stöd till föreningar i bildningsfas. Något som förvaltningen också ser som positivt då det kan innebära att fler föreningar bildas i Malmö. Poolen har också underlättat för de föreningar som inte har eget skattekonto att bedriva lovverksamhet genom att poolen tar hand som utbetalning av ledarlöner. Kostnad för föreningar som får stöd I avtalet mellan MIP och MISO samt fritidsförvaltningen beskrivs att administrativt stöd till mindre ideella föreningar skall ges utan kostnad. För löpande bokföringsservice och löpande personaladministrativt stöd ska styrgruppen fastställa ett för den ideella sektorn marknadsmässigt pris. Föreningspoolen har inte börjat ta betalt för det stöd de ger inom ramen för poolen när det gäller bokföring och personaladministration. Frågan kring hur stödet skulle påverka aktuella föreningarna ekonomiskt är därför inte aktuellt att utreda just nu. Under kommande arbete med föreningspoolen bör frågan på nytt tas upp kring hur stor en eventuell kostnad skulle vara och hur den ska betalas i samråd med förvaltningen inom ramen för arbetet i styrgruppen för föreningspoolen. Fritidsförvaltningen ser det som positivt att poolen tar lärdom av andra liknande verksamheter som planerat med förvaltningsrådet i Malung. Föreningspoolens effekt Föreningspoolen har arbetat med att få igång och etablera sin verksamhet. För att ta reda på vilken effekt föreningspoolens verksamhet har haft på att fler föreningar kommer in med korrekta handlingar och att fler föreningar registreras skulle förvaltningen behöva ha ett underlag över vilka föreningar som föreningspoolen ger stöd till. Om nämnden beslutar att fortsatt ge stöd till föreningspoolen bör nästkommande utvärdering (under våren 2016) utvärderas enligt följande: Föreningspoolen skickar ett underlag till förvaltningen över de föreningar som föreningspoolen har gett stöd till samt vilket stöd de har gett till dessa föreningar (specificerat efter kategorier som t.ex.: bildandefrågor, registreringsfrågor, stöd i ekonomisk administration samt löneserviceledarlöner). Förvaltningen kan sedan använda underlaget för att se om stödet har resulterat i t.ex.
ökat antal registrerade föreningar, korrekta ansökningshandlingar mm, beroende på det stöd som har getts. 5 (5) I beslutet från nämnden i maj står att föreningar som söker stöd hos föreningspoolen ska vara registrerade hos fritidsförvaltningen. Det är inte enbart redan registrerade föreningar som behöver stöd från föreningspoolen utan även personer som är intresserade av att starta en förening. Således bör malmöbor som har intresse av att starta en förening kunna få stöd av föreningspoolen. Förvaltningen föreslår därför att detta ändras till att de som är intresserade av att starta en förening även får stöd. Eftersom de som söker sig till föreningspoolen inte alltid vet exakt vad det är för förening de vill starta eller vad som ryms inom ramen för fritidsförvaltningens bidragsbestämmelser kan det uppstå situationer där det visar sig att den förening som personen vill starta snarare faller inom ramen för exempelvis kulturförvaltningens stöd. Förvaltningen ser det därför som viktigt att föreningspoolen även kan ge stöd till dessa personer då det är svårt att på förhand veta om den nybildade föreningen är aktuell för registrering hos fritidsförvaltningen. Det är även av vikt att föreningar som erhåller bidrag från andra förvaltningar i Malmö stad kan ta del av föreningspoolens tjänster. Förvaltningen föreslår därför att föreningspoolen i mån av tid och resurser även ger stöd till dessa föreningar. Föreningsavdelningen hänvisar föreningar som behöver extra stöd i kunskap om allmänna bestämmelser till föreningspoolen. Detta har underlättat arbetet för personal på föreningsavdelningen. När personalen på föreningsavdelningen har hänvisat till föreningspoolen har föreningspoolen inte informerats om detta. För att underlätta för föreningspoolens kontakt med intresserade bör en rutin införas där varje hänvisning till föreningspoolen även vidarebefordras till föreningspoolen som kan följa upp att personer i fråga får stöd. På så sätt säkerhetställer också fritidsförvaltningen att personerna hittar till föreningspoolen och får det stöd de behöver. Ansvariga Bo Sjöström Direktör