Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (3) Datum 2015-09-039 Vår referens Linda Johansson Planeringssekreterare Linda.Johansson20@malmo.se Tjänsteskrivelse Meröppna bibliotek i Stadsområde Väster SOFV-2015-839 Sammanfattning De fyra folkbiblioteken i Stadsområde Väster är populära med 325 000 besökare årligen. En projektgrupp, bestående av bibliotekarier anställda vid biblioteken i Väster, har under våren 2015 utrett alternativet att införa meröppet på samtliga folkbibliotek i stadsområdet. Att ett bibliotek är meröppet innebär att besökare kan, med hjälp av ett digitalt inloggningssystem, använda biblioteket även när det är obemannat. Förslaget är att införa meröppet på det nybyggda biblioteket i Limhamn initialt, följt av övriga bibliotek. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att planera för meröppet på det nybyggda Limhamnsbiblioteket hösten 2016 att under 2016 utreda och kostnadsberäkna de anpassningar som behöver åtgärdas på de tre övriga biblioteken; Bellevuegårds-, Bunkeflo- och Tygelsjöbiblioteket, samt att efter utvärdering av meröppet på Limhamnsbiblioteket våren 2017 planera för införande av meröppet på övriga bibliotek Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AU 150818 Meröppna bibliotek i Stadsområde Väster Rapport meröppet Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2015-09-22 Stadsområdesnämnd Väster 2015-09-30 Ärendet I nuläget finns inget meröppet bibliotek i Malmö. I Skåne finns 17 meröppna bibliotek, varav det första öppnade i Veberöd år 2009. Meröppna bibliotek i större städer är fortfarande unika i Sverige. Stadsområde Västers fyra folkbibliotek (Bellevuegårds-, Limhamns-, Bunkeflo- och Tygel- SIGNERAD 2015-09-03
sjöbiblioteket) är populära institutioner med 325 000 besökare under 2014. Antalet besökare har sedan innevarande år ökat med mer än 20 000 besökare. 2 (3) För att möta behovet av utökade öppettider, och för att nå nya ytterligare målgrupper, föreslår stadsområdesförvaltningen att samtliga bibliotek i stadsområdet inför konceptet meröppna bibliotek. En projektgrupp, bestående av bibliotekarier anställda vid biblioteken i Väster, har under våren 2015 utrett alternativet att införa meröppet på samtliga folkbibliotek i stadsområdet, se bilaga Rapport meröppet. Skillnaden mellan ett meröppet bibliotek från gängse bibliotek är att besökarna vid det meröppna biblioteket har tillgång till lokalen och dess innehåll, även när biblioteket är obemannat. Besökare servar sig själva med hjälp av datorer och utlåningsmaskiner, och passerar in och ut genom lokalen med hjälp av exempelvis sitt lånekort. Under ordinarie öppettider är biblioteket bemannat precis som vanligt. Oavsett hur mycket meröppen tid, maskiner och självservice biblioteket erbjuder besökarna är den mänskliga kontakten och bibliotekariekompetensen det som värderas högst i olika undersökningar. Därför måste meröppet ses som ett komplement. Kostnader och anpassning Kostnaderna för meröppet kan delas in i tre grupper: kostnaderna för att anpassa lokalerna till meröppet, engångskostnaden för systemet, den årliga kostnaden för underhåll och support Varje bibliotek av de fyra har olika behov av lokalanpassning. Det rör sig om kostnader för ytterdörrar som måste bytas, dörrar in till kontor som måste bli mer svårforcerade, personalingång som måste byggas, nya utrymningsvägar, med mera. Förutom kostnader för lokalanpassning kommer själva meröppetsystemet att kosta 100 000-120 000 kronor per bibliotek i ett inledningsskede. Därefter tillkommer en årlig kostnad för support och underhåll på ca 30 000 kronor per bibliotek. Teknik De ut- och återlämningsmaskiner som biblioteken använder i dagsläget fyller inte tillfredsställande funktion för en meröppen verksamhet då de är alltför osäkra. Kulturnämnden har avsatt medel i investeringsbudgeten inför 2016 gällande RFID, som är ett system baserat på chip i stället för streckkoder vid utlåning. Stadsbiblioteket har fått i uppdrag att påbörja arbetet med upphandling av systemet. Stadsområdesförvaltningen inväntar planering för implementeringsarbetet. RFID systemet kommer uppskattningsvis implementeras på samtliga bibliotek i Malmö under 2016-2017. Implementeringsprocessen Förvaltningen rekommenderar därmed att planeringen för meröppet initialt införs på det nybyggda biblioteket i Limhamn hösten 2016. Parallellt bör en utredning och kostnadsberäkning göras angående de anpassningar av lokaler, samt kostnader för uppgradering av tekniken för
utlåning och återlämning, som behöver åtgärdas på de tre övriga biblioteken (Bellevuegårds-, Bunkeflo- och Tygelsjöbiblioteket). Efter en utvärdering av meröppet på Limhamnsbiblioteket under våren 2017, rekommenderas att en planering för införande av meröppet på de övriga biblioteken påbörjas. 3 (3) Ansvariga Siv Jensen Avdelningschef Gisela Gréen Stadsområdesdirektör
Meröppet på biblioteken i Väster Avdelningen för områdesutveckling 2015-04-17 Ida Bengmark Emelie Lindberg Johan Nilsson
Innehållsförteckning Meröppet på biblioteken i Väster... 3 Bakgrund... 3 Vad är meröppet?... 3 Biblioteket... 4 Förutsättningar... 4 Säkerhet... 5 Teknik och kostnader... 5 Besökarna... 6 Tillgänglighet och delaktighet... 6 Säkerhet... 6 Jämställdhet... 7 Personalen... 7 Yrkesrollen... 7 Arbetsmiljön... 8 Framtiden... 8 Åtgärder för att kunna införa meröppet på respektive bibliotek 10 Gemensamt för alla biblioteken... 10 Bellevuegården... 10 Bunkeflostrand... 10 Limhamn... 11 Tygelsjö... 11 Riskanalys... 11 2 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Meröppet på biblioteken i Väster Bakgrund Under våren 2015 har projektgruppen, bestående av bibliotekarier anställda vid biblioteken i stadsområde Väster, jobbat med att sammanställa och utreda möjligheter, hot, styrkor och svagheter inför ett eventuellt införande av meröppet på biblioteken i Väster. Bakgrunden till undersökningen är ett förslag från stadsområdets politiker. Rapporten behandlar de förutsättningar som råder för Västers fyra bibliotek: Bellevuegården, Bunkeflostrand, Limhamn och Tygelsjö. Arbetsgången har varit att först inhämta information via redan utförda arbeten och rapporter kring meröppet samt genom studiebesök. Därefter har fakta sammanställts och analyser genomförts. En enkät har också skickats ut till fem meröppna bibliotek runt om i Sverige. Vad är meröppet? Det som skiljer ett meröppet bibliotek från ett gängse bibliotek är att besökarna vid det meröppna biblioteket har tillgång till lokalen och samlingarna även när biblioteket är obemannat. De servar sig själva med hjälp av datorer och utlåningsmaskiner, och passerar in och ut genom lokalen med hjälp av exempelvis sitt lånekort. Under vanliga öppettider är biblioteket bemannat precis som vanligt. Sveriges första meröppna bibliotek öppnade i Veberöd 2009, och har därefter fått flera efterföljare, speciellt på landsbygden. Meröppna bibliotek i städer, framförallt i större städer är fortfarande ovanligt i Sverige. 3 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Biblioteket Biblioteken är välbesökta och omtyckta; Västers bibliotek besöks årligen av ca 325 000 personer. Flera av dessa besöker biblioteket frekvent och visar ett stort intresse och engagemang. För dessa personer skulle meröppet betyda en ökad tillgänglighet till både lokalen, samlingarna och den teknik (datorer, kopiatorer) som finns att tillgå där. Införandet av meröppet skulle också kunna locka nya målgrupper, till exempel studenter och unga vuxna, till biblioteket. Västers bibliotek är alla de enda kulturinstitutionerna i respektive område, och folkbiblioteken är ett av få ställen i samhället som är öppet för alla, utan krav på att prestera eller att konsumera. Förutsättningar De lokalmässiga förutsättningarna för meröppet varierar på respektive bibliotek. På några ställen är lokalen i stort sedd redo för installation av ett meröppetsystem, på andra håll krävs ganska stora satsningar på exempelvis ytter- och innerdörrar, utrymningsvägar och belysning innan meröppet kan bli aktuellt. Även om det rör sig om engångskostnader kan dessa bli förhållandevis stora. En lista på dessa förutsättningar presenteras sist i denna rapport. En del förutsättningar är av sådan karaktär att biblioteken eller stadsområde Väster inte själva äger frågan. Ett exempel är Malmö stads digitala miljö, där exempelvis nätverksuppkopplingen med jämna mellanrum tappas. Detta är något som, om det sker utanför öppettid, stör den meröppna verksamheten. Här krävs alltså en tydlig kommunikation med andra förvaltningar inom Malmö stad för att säkerställa den stabila uppkoppling meröppetsystemen kräver. Även frågor kring support av Malmö stads interna system behöver säkerställas. De ut- och återlämningsmaskiner biblioteken idag använder håller inte måttet för en meröppen verksamhet; de är alldeles för osäkra och det räcker med att en besökare gör fel för att det ska bli totalstopp i maskinerna. Nya ut- och återlämningsmaskiner finns i 2015 års investeringsbudget. Det pågår också en utredning kring en övergång till RFID ett system baserat på chip i stället för streckkoder vid utlåning i Malmö, och många meröppna bibliotek nämner RFID som en förutsättning för att verksamheten skall fungera så problemfritt som möjligt för besökarna. Inte heller här äger Stadsområde Väster frågan. Övergång till RFID kräver att alla bibliotek i Malmö gör det tillsammans, samtidigt. Att en samordning mellan olika förvaltningar inom Malmö stad krävs är med andra ord tydligt. Eftersom Väster är först ut i Malmö med att diskutera frågan om meröppet, är det viktigt att allt utförs med största noggrannhet så att det blir lätt för nästa stadsområde som vill meröppna biblioteken. För Limhamns del råder särskilda förhållanden. Eftersom biblioteket ska byggas upp från grunden är det viktigt att systemet för meröppet redan från början integreras i lokalen. Framförallt påverkar detta utformning och installation av passersystem, larm, utrymningsvägar, personalutrymmen och belysning. Detta sparar både tid och pengar till skillnad från om systemet 4 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
integreras i ett senare skede, i en redan befintlig byggnad. Således gäller det att tillvarata de möjligheter som ett nybygge innebär, att i inledningsskedet skapa förutsättningar för ett meröppet bibliotek i stadsområdet. Säkerhet Bibliotekens geografiska omgivning kan påverka förutsättningarna för meröppet. De geografiska områdena i vilka Västers bibliotek finns skiljer sig mycket åt. Tygelsjö och Bunkeflostrand ligger i mindre samhällen, Limhamn ligger som en småstad i staden, i ständig kontakt med storstaden men ändå på sina egna villkor och Bellevuegården ligger där miljonprogram och villakvarter möts. I de mindre orterna finns ofta en social kontroll och en stor omsorg och stolthet över orten. Detta är en av anledningarna till att de flesta av Sveriges meröppna bibliotek finns på landsbygden och på mindre orter. I mer stadsnära områden rör sig flera människor och den sociala kontrollen är mindre. Storstadens bekymmer finns inpå knuten bara under det senaste halvåret har området kring Bellevuegården drabbats av både skottlossning och rån. Droger finns i bibliotekets närhet och att dessa bekymmer inte flyttar in i bibliotekets lokaler om de blir tillgängliga genom meröppet går inte att säkerställa. Bellevuegårdsbiblioteket har dessutom flera gånger drabbats av både stölder och inbrott. Även under öppettid sker stölder, både av stora saker som ex datorskärmar och mindre saker som glödlampor. Stöldsäkring av både stort och smått behövs därför. För att göra det meröppna biblioteket och miljön runt det till en plats där människor känner sig trygga och säkra kan exempelvis mer yttre belysning, en dialog med polisen och eventuellt samarbete med vaktbolag bli nödvändiga. Eftersom ingen personal finns på plats under meröppet, kan det vara en extra säkerhet för besökarna om det finns övervakningskameror på biblioteken. Länsstyrelsen kan utfärda tillåtelse till att kameraövervaka meröppna bibliotek, då de under meröppen tid inte räknas som allmän plats. Kameraövervakning av lokalen skulle stärka känslan av trygghet hos både besökare och personal. Stadsområdets stora och växande befolkningsgrupp och närheten till Malmös innerstad motiverar detta. Teknik och kostnader Kostnaderna för meröppet kan delas in i tre grupper: engångskostnaden för systemet, den årliga kostnaden för underhåll och support, och slutligen kostnaderna för att anpassa lokalerna till meröppet. Två leverantörer av meröppetsystem har kommit in med offerter. Kostnaden för systemet kommer att röra sig i spannet 100 000 140 000kr/bibliotek. Detta innefattar till exempel inpasserdator, högtalare, system för automatisk påslagning av lås, larm, datorer och belysning samt installation av dessa. De årliga kostnaderna för support och underhåll landar på runt 30 000 kr/år och bibliotek. Den tredje gruppen av kostnader är förvisso engångskostnader, men samtidigt desto större. Till den här gruppen räknas externa kostnader för installation, t ex 5 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
för elektriker och larmtekniker, men framför allt förberedande åtgärder som att anpassa belysning och larm, byta ut ytterdörrar för att systemet skall fungera, byta ut innerdörrar personalutrymmen och anpassning av utrymningsvägar. Ett aber i sammanhanget är att de större fasta kostnader som meröppet innebär. Nästan årligen drabbas bibliotekens redan knappa budgetar av sparbeting, vilket påverkar verksamheten. Meröppet innebär fasta kostnader för underhåll och support, något som måste betalas även när kassan är skral. Risken finns då, att biblioteken i spartider tvingas dra ner ännu mer på exempelvis inköp av medier och programverksamhet, vilket leder till en försämrad biblioteksservice för besökarna. Besökarna Under 2014 besökte närmre 325 000 personer de fyra biblioteken i stadsområde Väster, en ökning med mer än 20 000 från året innan. Tillgänglighet och delaktighet Många besökare är kunniga och väldigt intresserade av sitt bibliotek. På flera meröppna bibliotek har man dessutom noterat ett ökat samspel mellan besökarna; man är mer benägen att hjälpa andra vid exempelvis utlåningsmaskinen. Detta är en stor vinst med ett meröppet bibliotek att biblioteket på riktigt kan få bli den mötesplats det allt oftare benämns som. I det meröppna biblioteket kan både enskilda personer och grupper få större möjligheter att mötas och interagera med varandra. Mer självgående besökare ger dessutom under bemannad öppettid bibliotekarierna mer tid att ägna sig åt att svara på referensfrågor och förmedla litteratur. I rapporten Olika syn på saken: Folkbiblioteket bland användare, icke-användare och personal, utgiven av Svensk Biblioteksförening 2011, kan följande citat läsas: "Det allra viktigaste för användarna är personalen och det bemötande man får när man använder biblioteket [---]. I topp hamnar kunnig personal, följt av personalens bemötande och en upplevelse av att vara välkommen till biblioteket." Detta är oerhört viktigt att hela tiden ha i åtanke när biblioteksverksamhet bedrivs. Oavsett hur mycket meröppen tid, maskiner och självservice biblioteket erbjuder användarna är den mänskliga kontakten och bibliotekariekompetensen det som värderas högst. Bibliotekens publika datorer används väldigt mycket och naturligtvis behöver dessa vara tillgängliga även under meröppet. I dagsläget bokas flertalet av dessa datorer via en lista i lånedisken, vilket inte fungerar under meröppet. Här finns två alternativ: att ta bort bokningskravet under meröppettid eller att installera ett digitalt bokningssystem, vilket vore att föredra för att undvika att samma personer använder datorerna under hela den meröppna tiden. Detta medför dock ytterligare en fast kostnad. Säkerhet Platser som är öppna för alla förutsätter att var och en som besöker platsen är medvetna om och förstår de outtalade regler som gäller just där, och som är en förutsättning för att verksamheten skall kunna bedrivas. Under öppettid finns bibliotekarierna i biblioteket för att upprätthålla både dessa outtalade regler och de uttalade regler som gäller för respektive bibliotek. Detta gör att verksamheten och samspelet mellan besökarna för det mesta fungerar, och att 6 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
olika grupper kan vistas i lokalen samtidigt utan att störas (allt för mycket) av varandra. Under meröppen tid finns ingen ordningshållande personal på plats, utan ansvaret för att samspelet besökarna emellan fungerar hamnar på just besökarna. Detta har på meröppna bibliotek då och då lett till meningsskiljaktigheter och konflikter mellan besökare. Installation av övervakningskameror i bibliotekslokalen utgör ytterligare en trygghetsskapande åtgärd. Jämställdhet Tätt knuten till säkerhetsfrågan är jämställdhetsfrågan och allas möjligheter att använda det meröppna biblioteket. Alla män, kvinnor, gamla, unga ska känna sig trygga i biblioteket under meröppettid. Det fysiska rummet behöver anpassas efter detta, med till exempel låga hyllor, placering av dessa samt god belysning både ute och inne. Ett meröppet bibliotek kräver att lokalen är överblickbar för låntagaren och att denne ska kunna vistas där utan att känna obehag. Personalen Vid de fyra biblioteken i Väster arbetar i nuläget ca 20 personer, varav de flesta är bibliotekarier. Yrkesrollen Meröppet betyder inte att det blir mindre arbete för bibliotekspersonalen, eller att biblioteket går att driva med mindre personal. Snarare har det visat sig att meröppet genererar mer arbete, och framförallt är det de tunga och okvalificerade arbetsuppgifterna med bokhantering som ökar (till exempel bokuppsättning, tömning av återlämningsmaskiner, hantering av reserverade böcker, städning av hyllor osv). Detta är också de arbetsuppgifter som kan leda tillförslitningsskador. Bibliotekarier på flera meröppna bibliotek vittnar om ovanstående, det vill säga att det blir mer tid till städning och bokhantering, och mindre tid till att driva verksamheten framåt, arbeta med samlingarna och till att planera och genomföra programverksamhet. Det meröppna biblioteket fungerar bara om det råder en tydlig ordning på hyllorna och bibliotekarierna måste vara närvarande i sin frånvaro för att kommunicera med besökarna utifrån skyltar, tydlighet och information. Utifrån Västerbibliotekens höga besökssiffror finns det anledning att känna viss oro inför att dessa fysiskt monotona arbetsuppgifter kan komma att bli överväldigande och dessutom stjäla tid från det mer kvalitativa bibliotekariearbetet. Meröppna bibliotek kan även attrahera besökare från andra stadsområden, vilket ytterligare kan öka mängden bokhantering. Meröppet medför även arbete med saker som under öppettider kommuniceras över disk, men som på de flesta meröppna bibliotek möter bibliotekarierna i form av en stor mängd lappar och anteckningar kring önskemål, klagomål, problem och idéer. Detta ökar risken för missförstånd och fel och genererar merarbete för personalen. 7 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Bibliotekarier besitter en kompetens som inte återfinns någon annanstans i samhället. Kompetensen rör dels det rent bibliotekariska; att kunna välja ut och hitta litteratur, att jobba läsfrämjande och litteraturförmedlande och att strategiskt bygga en boksamling, men den rör också kunskapen om att systematiskt kunna organisera och återfinna information, både i fysiska böcker och digitalt. Detta är kompetenser som medborgarna även framledes kommer att behöva i allt högre utsträckning. Omstrukturering av arbetsscheman kommer med all sannolikhet att bli nödvändig, framförallt under den tidigare delen av dagen då till exempel dagstidningarna bör finnas tillgängliga och lokalen i övrigt ska ställas i ordning. Arbetsmiljön Bibliotek är en plats dit allmänheten äger tillträde och dit alla är välkomna. Detta innebär att medvetenheten om och risken för hot och våld är påtaglig i en bibliotekaries vardag, och detta är över lag ett av de största arbetsmiljöproblemen i bibliotekariearbetet. Det finns en oro att problemen med hot och våld skall öka om personer fritt kan ta sig in och ut ur biblioteket med hjälp av lånekort. Ett bekymmer är hanteringen av dagskassor i en lokal där det fortfarande finns besökare. I dagsläget hanteras inga kassor under öppettid, utan de räknas och transporteras till och från kassalådan när biblioteket är stängt. Under meröppet skulle personalen behöva hantera dagskassan i närvaro av besökare, vilket är en säkerhetsrisk. En annan säkerhetsrisk är avsaknaden av personalingångar på både Tygelsjö, Bunkeflostrand och Bellevuegården. Bibliotekarier på meröppna bibliotek vittnar om att besökarna har svårt att skilja på meröppen och bemannad tid, och detta är något som måste kommuniceras tydligt. Den fysiska lokalen och samlingarna är viktiga arbetsredskap för bibliotekarierna och det kan bli problem med att ostört kunna röra sig i biblioteket under meröppen tid. Detta problem handlar främst om biblioteket har meröppen tid på morgonen, när hyllor behöver städas eller gallras, reserverade böcker ska hanteras eller när större omflyttningar av böcker eller möbler behöver göras. Det kan för en användare vara svårt att förstå när bibliotekarien är tillgänglig eller ej, vilket kan innebära att bibliotekarien får besvara frågor och hjälpa till med ärenden under meröppettid. Detta kan skapa en stress för personalen. Denna oförståelse för skillnaden mellan meröppen och bemannad tid kan också öka risken för hot och våld. Att biblioteken (förutom Limhamnsbiblioteket) saknar personalingångar är en annan sida av samma mynt, eftersom bibliotekarierna då behöver passera både lokalen och den låsta ytterdörren för att kunna lämna arbetsplatsen. Det är de så kallade inre arbetsuppgifterna som driver verksamheten framåt. Utan bokinköp, planering av program och övrig inre verksamhet blir biblioteket ett statiskt bokrum i stället för en rörlig verksamhet som utvecklas i takt med samhället i övrigt. Framtiden Det finns en oro att meröppet kommer att innebära neddragningar av personalen på biblioteken. Så har fallet varit i Danmark, men i Sverige har man på många håll blivit från politikers håll försäkrat personalen om att meröppet 8 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
inte ska påverka personaltätheten. Trots detta kvarstår oron över detta. Denna oro, att tjänster skall dras in eller pensionsavgångar inte tillsättas, finns också hos personalen på biblioteken i Väster. Redan nu finns det få luckor i bibliotekariens arbetsdag, med dels yttre tjänst i lånedisken, det inre arbetet och programverksamhet. När någon är sjuk är det svårt att pussla ihop dagarna och biblioteken skulle snarare behöva åtminstone någon ytterligare tjänst för att få ett schema som fungerar på lång sikt. Mindre tid till de inre arbetsuppgifterna med exempelvis urval, planering av samlingarna, planering och genomförande av program och verksamhetsutveckling, betyder på sikt att servicen på biblioteket blir sämre och att det blir svårare för besökarna att hitta den information de söker och att det finns färre programpunkter för besökarna att delta i. Bibliotekarierna i Väster önskar med andra ord en försäkran om att meröppet inte kommer att påverka beslut kring nya tjänster och kring tillsättandet vid exempelvis pensionsavgångar. 9 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Åtgärder för att kunna införa meröppet på respektive bibliotek Gemensamt för alla biblioteken System för meröppet, kostnad ca 100 000 110 000 kr/bibliotek. RFID utlåningssystem baserat på chip i stället för streckkoder. Detta är under utredning och ett centralt beslut för hela Malmö fattas våren 2015. Relästyrd belysning Teknisk support från ex Malmö stad och Stadsbibliotekets systemavdelning Nya och säkrare ut- och återlämningsmaskiner Nya och större återlämningslådor till återlämningsmaskinerna SIP2-licenser för att bibliotekssystemet Sierra ska kunna kommunicera med meröppetsystemet, kostnad ca 10 000 kronor per bibliotek System där låntagare själva kan boka de publika datorerna med hjälp av lånekort Tillstånd för kameraövervakning Möjligheter att låsa in och stöldsäkra ex datorer (i disken och publika, kassaapparater, telefon, ipads mm) Hitta ett system för att hantera betalning för utskrift och kopiering under meröppettid Möjlighet till närvaro av väktare kring stängning under den inledande perioden Bellevuegården Ny ytterdörr med elslutsbleck Nya utrymningsvägar med elstyrda lås Säkrare dörrar in till personalutrymme och sagorum, för att förhindra inbrott och stöld där Nya dörrar till toaletterna, för att slippa nyckelhantering till dessa Ökad belysning utvändigt Personalingång Larm i två zoner (arbetsrum och publik del) Bunkeflostrand Personalingång Lokalen delas i nuläget med andra verksamheter, kan bli problematiskt Entren har två dörrar, vilka behöver larmas Ökad belysning utvändigt Nya utrymningsvägar Galler och/eller lås för fönstren Utlåningsmaskin 10 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Limhamn Planering av meröppet i samband med bygget av det nya biblioteket, t ex vid val av entrédörrar, dörrar till personalutrymmen och utrymningsvägar Larm i två zoner (arbetsrum och publik del) Bra belysning runt biblioteket Vagnar eller hyllor för återlämnade böcker Eventuellt ett bokinkast Tygelsjö Dialog och avtal med skolan för att få kontroll och befogenheter över de dörrar som leder in till biblioteket Säkrare, låsbara dörrar in till personalutrymmen, för att förhindra inbrott och stöld där Se över tillgängligheten för rullstolsburna, vilka idag enbart kan nå bibliotekets övervåning via hiss. Kan den involveras i meröppetsystemet och i så fall hur? Tillgång till vaktmästare, då skolans vaktmästare inte finns tillgänglig under exempelvis sommarlovet Säkrare besöksräknare Tydligare utrymningsplan med skyltar osv Ökad belysning utomhus Personalingång Larm i två zoner (arbetsrum och publik del) Riskanalys Här följer en lista på de risker projektgruppen identifierat under arbetets gång. Stora kostnader för att meröppetanpassa lokalerna Malmö stads digitala miljö, där stadsområde Väster själva har litet inflytande över publika datorer, uppkoppling mm och behöver ett system för support De ålderdomliga och osäkra återlämningsmaskiner biblioteken har idag Bibliotekens geografiska omgivning med storstaden och dess problem och brottslighet inpå knuten Upprepade stölder av allt från teknik till glödlampor Dålig belysning av miljöerna kring biblioteken Ökade fasta kostnader för biblioteken kan göra att sparkrav kan drabba biblioteken och dess verksamhet ännu hårdare än vad de redan gör, vilket leder till sämre service Avsaknad av ett bokningssystem för de publika datorerna Avsaknad av ordningshållande personal under meröppettid Mer arbete med fysiskt tunga arbetsuppgifter kring bokhantering, mindre tid till att utveckla och driva verksamheten framåt Större risk för missförstånd och fel samt merarbete när besökare och personal inte kan kommunicera över disk utan snarare via lappar 11 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster
Ökad risk för hot och våld, dels besökare emellan men också när bibliotekspersonalen rör sig i lokalen under meröppettid Hantering av dagskassor i en lokal där besökare finns Bristen på personalingångar så att personal tryggt kan anlända och lämna biblioteket vid arbetsdagens början och slut Svårare för personalen att ostört arbeta i och med lokalen Ökning av ärenden till kravavdelningen gällande exempelvis påstått återlämnade böcker Svårighet för besökarna att skilja meröppen tid från bemannad öppettid Meröppets påverkan på personaltätheten att tjänster vid ex pensionsavgångar inte kommer att tillsättas Liten samlad erfarenhet och kunskap kring meröppet i storstäder. 12 Avdelningen för områdesutveckling Meröppet på biblioteken i Väster